PROCEDIMIENTOS PARA INICIAR EL PROCESO ECAES 2008-1

Vicerrectoría de Docencia

2008

El objetivo de esta presentación es informar el procedimiento que deben llevar a cabo los Jefes de Programas y la Vicerrectoría de Docencia, para iniciar el proceso de presentación del examen ECAES

El proceso ECAES se divide en cuatro etapas.

• Publicación de fechas de presentación y envío de información.

• Prerregistro.Determinar de forma muy aproximada cuantos serán los evaluados por cada examen .

• Registro en línea.Recaudar los derechos de examen de los alumnos que presentaran la prueba.

• Obtención de la citación.Procurar que cada alumno inscrito obtenga la citación para su examen

Publicación de fechas y envío de información

Publicación por parte del ICFES de las fechas a presentar el ECAES.

De Vicedocencia Se envía via e-mail la información de las fechas para iniciar con el

proceso ECAES a todos los Vicedecanos, Jefes de Programa ó Coordinadores de cada dependencia.

De los Jefes de Programa Deben definir cual examen ECAES va a presentar su programa

porque se acomoda estrechamente a los contenidos impartidos. (ver detalles de los exámenes en www.icfesinteractivo.gov.co ).Por ejemplo: Ingeniería Sanitaria y Ambiental presentó en 2004 el examen para Ing. Ambiental.

Apellidos NombresDocumento de

IdentidadNivel del estudiante

ALVAREZ CANO HIREYA MARIA 48631452 Noveno semestre

Informar a los estudiantes sobre los ECAES remitiéndolos a la página Web de Vicerrectoría de Docencia y del ICFES e invitarlos a presentarlo.

Organizar un listado definitivo de estudiantes que presentarán la prueba, (Los que cumplen con estar matriculados en el último año para graduarse de su carrera). Este listado debe tener las siguientes características.

TOTAL

Numero de estudiantes de ultimo nivel 40

Número de estudiantes de penúltimo nivel 20

Enviar la lista a Vicedocencia (Cristian C. Pulgarin Areiza, proacademica@udea.edu.co )

Carta y correo electrónico en donde se indique el tipo de examen definido y cuantos estudiantes pueden presentar el ECAES.

El listado de estos estudiantes debe de ir en Excel, Impreso y en medio magnético, el formato se debe descargar de docencia.udea.edu.co Formato Inc ECAES 2008

Prerregistro.

De Vicedocencia. Una vez la vicerrectoría de Docencia ha devuelto a las

dependencias la lista definitiva de los estudiantes que cumplen con los requisitos y que nunca han presentado el examen, Vicedocencia procede a prerregistrar los estudiantes de cada programa ante el icfes.

Este prerregistro consiste simplemente en indicar el número de estudiantes por los que se pagarán derechos de inscripción y el tipo de examen que eligió el programa.

Luego de este procedimiento se obtiene nombres de usuario y claves para cada uno de los programas

De la Vicedocencia Remitir las claves proporcionadas por el ICFES al respectivo

programa y conservar copia de ellas e informar a la Vicerrectoría Administrativa el total de estudiantes que presentarán la prueba y el valor total a desembolsar.

De la Viceadministrativa: Consignar, con la tarjeta diseñada para tal fin, los dineros por

derecho de examen de los estudiantes. (Esto es habilitar los cupos para examen).

Registro en línea.Una vez se han cancelado los dineros y ha transcurrido 24 horas se habilita el sistema para a realizar el registro.

De los Jefes de Programa: Ingresar a www.icfesinteractivo.gov.co y de acuerdo a las

pautas, registrar a los estudiantes por los que se ha pagado.

Entregar de manera personal la clave que corresponde a cada alumno e indicarle que el debe terminar su registro, llenando un formulario con sus datos personales en la Web del ICFES.

Conservar registro de todo lo realizado.

De la Vicedocencia Verificar que los jefes han ingresado a la Web destinada para

estos trámites y ya aparece quienes van a utilizar los cupos disponibles (nombre y cédula de los alumnos).

Generar listas de respaldo para rendir informes a rectoría que los programas no dejen pasar las fechas del proceso.

Obtención de la citación.

De los estudiantes: Completar el registro en www.icfesinteractivo.gov.co llenando el

formulario, que entre otras cosas le pregunta por sus discapacidades.

Imprimir su citación personal. De esta forma, el estudiante conoce el sitio de examen, las fechas y horarios del mismo.

De los Jefes de Programa: Monitorear el proceso y llamar a quienes no han completado el

registro para que lo hagan. (apoyados en las listas que poseen)

Una estrategia que minimiza este monitoreo consiste en disponer los medios (una sala de computo, su computador personal o remitir a Vicedocencia) para que los estudiantes cumplan estos procedimientos.

Consultar a ICFES y a Vicerrectoría de Docencia sobre dudas y remitir inconvenientes sobre el proceso a esta última dependencia.

PASO A PASO

REGISTRO EN LINEA ECAES

JEFES DE DEPARTAMENTO

Universidad de Antioquia

2008

Esta presentación pretende clarificar el procedimiento a seguir para el registro en línea de los estudiantes de cada programa. Labor que compete a cada programa académico.

Este archivo es complemento del instructivo remitido a los Jefes de Departamento y a los vicedecanos.

Recuerde que este proceso se realiza 24 horas después de que la Vicerrectoría Administrativa ha efectuado el pago de los derechos de examen; es decir, entre el 22 de abril y el 6 de mayo de 2008. Para realizar el tramite debe disponer de un nombre de usuario y una contraseña entregada por Vicedocencia, luego de recibir la información de cada programa para generarla.

Sus dudas e inquietudes serán resueltas en los teléfonos: 2195105-2195100, Cristian Camilo Pulgarín

Ingrese a www.icfesinteractivo.gov.coEnlace registro

Seleccione Exámenes de calidad de la educación superior

Seleccione programas académicos

Ingrese los datos de su programa

Lea atentamente las instrucciones y continúe

Seleccione autorización por archivo

Rastree la ruta del archivo de la lista de estudiantes

Indique el archivo de la lista de estudiantes

Espere mientras se procesa el archivo

Verifique autorización y regrese al menú

Seleccione Ver autorizados

Para cada autorizado hay una contraseña. Imprima esta página.

Recuerde que los inscritos deben ser los que se enviaron en la lista definitiva por parte de la Vicerrectoria.

Informe por cartelera a los estudiantes que su contraseña está disponible, que deben reclamarla de manera personal en el departamento y que ahora ellos deben registrar sus datos individualmente para obtener su respectiva citación.

Para ello deben consultar el archivo registro ECAES que se encuentra en el vinculo :

http://docencia.udea.edu.co/vicedoce