PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE … · ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C. INSTRUCTIVO No....

DIRECCIÓN DISTRITAL DE CONTABILIDAD

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ALCALDIA MAYORDE BOGOTA D.C.

PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE

RESPONSABILIDADES EN LOS ENTES PUBLICOS

DEL DISTRITO CAPITAL

INSTRUCTIVO No. 31 20 DE AGOSTO DE 2003

Deroga Instructivo No. 07 Derogado con Circular Externa No. 02 del 16/06/2010

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INSTRUCTIVO No. 31 (20 de agosto de 2003)


Por el cual se reglamentan los procedimientos para el registro y control de

responsabilidades en los entes públicos del Distrito Capital


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TABLA DE CONTENIDO

I. AMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................................................... 3 II. OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 3

1. General .............................................................................................................................................. 3 2. Específicos ........................................................................................................................................ 3

III. MARCO LEGAL ................................................................................................................................... 4 1. Responsabilidades ............................................................................................................................. 4 2. Gestión Fiscal ................................................................................................................................... 4 3. Demás Eventos ................................................................................................................................. 6 4. Caducidad y Prescripción ................................................................................................................. 6 5. Jurisdicción coactiva ......................................................................................................................... 7

IV. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL – ORGANISMO DE CONTROL FISCAL ......... 7 1. Indagación Preliminar ...................................................................................................................... 8 2. Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal ............................................................................. 8 3. Requisitos del Auto de Apertura ....................................................................................................... 9 4. Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal ................................................................................ 9 5. Fallo con Responsabilidad Fiscal . ...................................................................................................10 6. Fallo sin Responsabilidad Fiscal .....................................................................................................10 7. Cesación de la Responsabilidad Fiscal ............................................................................................10

V. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA PROCESOS DE

RESPONSABILIDAD ORIGINADOS EN GESTION FISCAL ................................................................11 1. Procedimiento Administrativo .........................................................................................................11 2. Causas que originan la responsabilidad ...........................................................................................11

2.1 Pérdida o Faltante de Bienes en Bodega ..................................................................................11 2.2 Mayores Valores Pagados por Salarios ....................................................................................12 2.3 Faltante de Fondos ...................................................................................................................12 2.4 Glosas en la facturación de las Empresas Sociales del Estado .................................................12 2.5. De gestión ................................................................................................................................13

3. Tratamiento Contable.......................................................................................................................13 3.1. General .....................................................................................................................................13 3.2 Específicos ...............................................................................................................................15

4. Terminación del proceso de responsabilidad originada en el ejercicio de la gestión fiscal. ............22 VI. PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA EN LOS

DEMAS EVENTOS ....................................................................................................................................24 1. Investigación disciplinaria ...............................................................................................................24 2. Evaluación de la Investigación Disciplinaria ...................................................................................25 3. Descargos, pruebas y fallo ...............................................................................................................25 4. Criterios para la graduación de la sanción .......................................................................................26

VII. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA PROCESOS DE

RESPONSABILIDAD ORIGINADOS EN LOS DEMAS EVENTOS ......................................................27 1. Procedimiento Administrativo .........................................................................................................28

1.1. Procedimiento General .................................................................................................................28

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1.2. Partes que intervienen en una investigación sobre responsabilidades ..........................................29 1.3. Determinación del valor ...................................................................................................................29

1.3.1 Método de Reconocido Valor Técnico .......................................................................................30 1.3.2 Costo Actual o Valor de Reposición ...........................................................................................30

2. Causas que originan la responsabilidad ...........................................................................................30 2.1 Pérdida o Faltante de Bienes ....................................................................................................31 2.2 Siniestro Automotriz (Accidente de Tránsito) .........................................................................31

3. Tratamiento contable .......................................................................................................................31 3.1. Pérdida de Bienes .........................................................................................................................32 3.2 Siniestro Automotriz (Accidente de Tránsito) ..............................................................................45

4. Terminación del proceso de responsabilidad originada en los demás eventos .................................49

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I. AMBITO DE APLICACIÓN El presente Instructivo será aplicado por los Organismos y Dependencias de la Administración Central, Fondos de Desarrollo Local y Establecimientos Públicos del Distrito Capital. Así mismo, podrá podrá ser adoptado por las demás entidades del nivel descentralizado, que aún no tengan procesos establecidos a su interior los procesos administrativos requeridos para realizar el control del rubro de responsabilidades.para el manejo de responsabilidades. II. OBJETIVOS 1. General Establecer las acciones administrativas y contables que deben adelantar los entes del nivel distrital, a fin de registrar oportuna y adecuadamente en el rubro de responsabilidades, aquellos hechos originados en la pérdida, hurto, disminución, perjuicio, detrimento, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos del Distrito Capital, de conformidad con lo establecido en la Leyes 610 de 2000 y 734 de 2002. 2. Específicos

Recopilar la conceptualización existente en materia de responsabilidades y conforme a la normatividad vigente, verificar la aplicabilidad en el Distrito Capital.

Orientar Dar lineamientos que permitan a las entidades del nivel distrital, de modo que puedan identificar, clasificar y contabilizar los procesos que se inicien a los servidores públicos o particulares según correspondan a hechos catalogados como “gestión fiscal” o “demás eventos”.

Determinar las acciones administrativas a adelantar para ejercer un control y manejo adecuado de las operaciones relacionadas con el rubro de responsabilidades.

Determinar las etapas del registro contable de las operaciones originadas en desarrollo de investigaciones por concepto de responsabilidades, con el objeto de reflejar información contable oportuna y confiable.

Con formato

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Establecer mecanismos orientados a mejorar el sistema de control interno contable en las entidades del nivel distrital, en particular sobre las investigaciones originadas en los procesos de responsabilidad.

III. MARCO LEGAL Las disposiciones contenidas en este instructivo, se enmarcan dentro de la Ley 610 de 2000, la Ley 734 de 2002 y el Plan General de Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 400 de 2000. A continuación se detallan los conceptos básicos en relación con Responsabilidades: 1. Responsabilidades El Plan General de Contabilidad Pública establece en su Modelo Instrumental que la Responsabilidad: “Representa el valor de los faltantes de fondos o bienes y demás actos relacionados con el detrimento del patrimonio público que ameritan el inicio de un proceso de responsabilidades, para funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes públicos” (...) En la información contable de las entidades que conforman el Distrito Capital, deberá registrarse los valores a cargo del funcionario o agente responsable de la lesión al patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado1. 2. Gestión Fiscal La responsabilidad fiscal opera cuando el daño patrimonial al Estado se produce en ejercicio de la gestión fiscal, definida en el artículo 3º de la Ley 610 de 2000, así: “....se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o

1 Ley 610 de 2000, Artículo 6º

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administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales”. Con base en este artículo y los diferentes pronunciamientos jurisprudenciales se concluye que:

La gestión fiscal implica actividades tendientes a: la adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto y disposición de bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas.2

Los sujetos que realizan o ejercen la gestión fiscal son los servidores públicos o personas de derecho privado que manejan o administran recursos públicos.3

La gestión fiscal se predica de los servidores públicos, que en ejercicio de sus funciones manejan recursos o fondos públicos y de los particulares que en virtud de una delegación o de un contrato, manejan los recursos ya anotados, realizando actividades como las enunciadas en el punto anterior.

La responsabilidad fiscal únicamente se puede pregonar respecto de los servidores públicos y particulares que estén jurídicamente habilitados para ejercer gestión fiscal, es decir, que tengan poder decisorio sobre fondos o bienes del Estado puestos a su disposición. Advirtiendo que esa especial responsabilidad está referida exclusivamente a los fondos o bienes públicos que hallándose bajo el radio de acción de titular de la gestión fiscal, sufran detrimento en la forma y condiciones prescritos por la ley.4

Solo pueden ser responsables fiscales quienes realizan gestión fiscal (servidores públicos y particulares habilitados legalmente), en consecuencia los servidores públicos que no ejerzan gestión fiscal no podrán ser sujetos de ese tipo de responsabilidad fiscal, pero si de otras acciones en los casos de daño patrimonial. Se incluyen como gestores fiscales a aquellos funcionarios que de acuerdo con sus funciones tienen la obligación de amparar bienes del Estado (art. 107 de la ley 42 de 1993). 5

2 Ibídem y Sentencia C529 de 1993 3 Corte Constitucional, Sentencia C623 de 1999 4 Corte Constitucional, Sentencia 840 del 9 de agosto de 2001, incorporada en Concepto No. 01247 del 20-05-2003 Contraloría General. 5 Contraloría General, Concepto No. 01247 del 20-05-2003

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En los casos de pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables.6

3. Demás Eventos Conforme a lo dispuesto en el artículo 7º de la Ley 610 de 2000, se otorgaron facultades a la Administración para que en caso de pérdida de bienes, cuando la misma no sea con ocasión de la gestión fiscal, inicie el respectivo proceso disciplinario y en caso de no existir causales eximentes de responsabilidad, el servidor público debe pagar o devolver el bien perdido, como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas. No obstante la ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Unico, al definir las sanciones de las conductas disciplinarias, no discrimina entre principales y accesorias, como si lo hacía el anterior estatuto (ley 200 de 1999), ni contempla directamente el resarcimiento de los perjuicios causados al erario como sanción, ello no quiere decir que la obligación de resarcir el daño patrimonial causado, haya desaparecido del ordenamiento. 7 En estos casos, la entidad debe adelantar el proceso pertinente, tal como se explica en el capítulo VI de este Instructivo. 4. Caducidad y Prescripción La acción fiscal caducará si transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal. Este término empezará a contarse para los hechos o actos instantáneos desde el día de su realización, y para los complejos, de tracto sucesivo, de carácter permanente o continuado desde la del último hecho o acto.

6 Ley 610 de 2000, Artículo 7º

7 Contraloría General, Concepto No. 01247 del 20-05-03

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La responsabilidad fiscal prescribirá en cinco (5) años, contados a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare8. 5. Jurisdicción coactiva9

La jurisdicción coactiva es un privilegio que la Ley otorga a las entidades públicas para el cobro de los créditos en su favor. La competencia para dicha jurisdicción se da única y exclusivamente a través de la ley, de conformidad con el artículo 116 de la Constitución Nacional. Las entidades descentralizadas, incluyendo las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de empresas industriales y comerciales del Estado, tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivos los créditos exigibles a su favor, de conformidad con los artículos 68 y 79 del Código Contencioso Administrativo. Para este efecto, la respectiva autoridad competente, otorgará poderes a funcionarios abogados de cada entidad o podrá contratar apoderados especiales que sean abogados titulados; la implementación de esta jurisdicción coactiva debe obedecer a los reglamentos de la misma entidad y el curso de los procesos se sujetan, además de las normas contempladas en el Código contencioso administrativo, a los procedimientos concordantes establecidos en el código de procedimiento civil10. Son deberes de todo servidor público11 ordenar, en su condición de jefe inmediato, adelantar el trámite de jurisdicción coactiva en la respectiva entidad, para el cobro de la sanción de multa, cuando el pago no se hubiere efectuado oportunamente y ejercer, dentro de los términos legales, la jurisdicción coactiva para el cobro de las sanciones de multa.

IV. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL – ORGANISMO DE CONTROL FISCAL

El artículo 1º de la Ley 610 del 15 de agosto de 2000, establece: “El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado”. De acuerdo con el artículo 5º de ley 610 de 2000 los elementos de la responsabilidad fiscal son :

8 Ley 610 de 2000, Artículo 9 9 Estatuto Orgánico de Bogotá, Decreto 1421/1993. Artículo 169 10 Concepto EE90010502 del 24 de febrero de 2003, Unidad de Juicios Fiscales Dirección Distrital de Tesorería, Secretaría de Hacienda. 11 Ley 734 de febrero 5 de 2002, Artículo 34, numerales 29 y 30

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Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal Un daño patrimonial al Estado, Un nexo causal entre los dos elementos anteriores

El daño patrimonial al Estado podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento del patrimonio público. El proceso de responsabilidad fiscal podrá iniciarse de oficio, como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de la Contraloría, de la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organización ciudadana, en especial por las veedurías ciudadanas de que trata la ley 563 de 2.000. 12 A continuación se presenta el trámite del proceso de responsabilidad fiscal que, conforme al capítulo IV de la Ley 610 de 2000, deben adelantar los Organismos de Control Fiscal:

1. Indagación Preliminar 13

Si no existe certeza sobre la ocurrencia del hecho, la causación del daño patrimonial con ocasión de su acaecimiento, la entidad afectada y la determinación de los presuntos responsables, podrá ordenarse indagación preliminar por un término máximo de seis (6) meses, al cabo de los cuales solamente procederá el archivo de las diligencias o la apertura del proceso de responsabilidad fiscal. La indagación preliminar tendrá por objeto verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento o intervenido o contribuido a él. 2. Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal 14 Cuando de la indagación preliminar, de la queja, del dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control, se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial

12 Ley 610 de 2000, Artículo 8 13 Ley 610 de 2000, Artículo 39 14 Ley 610 de 2000, Artículo 40

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al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo, el funcionario competente ordenará la apertura del proceso de responsabilidad fiscal. El auto de apertura inicia formalmente el proceso de responsabilidad fiscal. En el evento en que se haya identificado a los presuntos responsables fiscales, a fin de que ejerzan el derecho de defensa y contradicción, deberá notificárseles el auto de trámite que ordene la apertura del proceso. Contra este auto no procede recurso alguno. 3. Requisitos del Auto de Apertura El auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal deberá contener lo siguiente: a. Competencia del funcionario de conocimiento. b. Fundamentos de hecho. c. Fundamentos de derecho. d. Identificación de la entidad estatal afectada y de los presuntos responsables fiscales. e. Determinación del daño patrimonial al Estado y estimación de su cuantía. f. Decreto de las pruebas que se consideren conducentes y pertinentes. g. Decreto de las medidas cautelares a que hubiere lugar, las cuales deberán hacerse efectivas

antes de la notificación del auto de apertura a los presuntos responsables. h. Solicitud a la entidad donde el servidor público esté o haya estado vinculado, para que ésta

informe sobre el salario devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y su última dirección conocida o registrada; e igualmente para enterarla del inicio de las diligencias fiscales.

i. Orden de notificar a los presuntos responsables esta decisión. 4. Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal

El funcionario competente proferirá auto de imputación de responsabilidad fiscal cuando esté demostrado objetivamente el daño o detrimento al patrimonio económico del Estado y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los implicados.

El auto de imputación deberá contener: a. La identificación plena de los presuntos responsables, de la entidad afectada y de la

compañía aseguradora, del número de póliza y del valor asegurado.

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b. La indicación y valoración de las pruebas practicadas. c. La acreditación de los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal y la

determinación de la cuantía del daño al patrimonio del Estado. 5. Fallo con Responsabilidad Fiscal 15. El funcionario competente proferirá fallo con responsabilidad fiscal al presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público y de su cuantificación, de la individualización y actuación cuando menos con culpa leve del gestor fiscal y de la relación de causalidad entre el comportamiento del agente y el daño ocasionado al erario, y como consecuencia se establezca la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable. Los fallos con responsabilidad deberán determinar en forma precisa la cuantía del daño causado, actualizándolo a valor presente al momento de la decisión, según el índice de precios al consumidor certificados por el DANE para los períodos correspondientes. 6. Fallo sin Responsabilidad Fiscal 16 El funcionario competente proferirá fallo sin responsabilidad fiscal, cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal. 7. Cesación de la Responsabilidad Fiscal

En cualquier estado de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, procederá el archivo del expediente cuando se establezca que la acción fiscal no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción, cuando se demuestre que el hecho no existió o que no es constitutivo de daño patrimonial al Estado o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o aparezca demostrado que el daño investigado ha sido resarcido totalmente 17.

15 Ley 610 de 2000, Artículo 53

16 Ley 610 de 2000, Artículo 54 17 Ley 610 de 2000, Artículo 16

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En los casos cuando se haya proferido fallo por responsabilidad fiscal, el presunto implicado podrá presentar los recursos determinados por la ley y de admitir su responsabilidad, la única forma de resarcirla es efectuando el pago del valor actualizado establecido en el acto administrativo emitido por el organismo de control fiscal. V. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA PROCESOS DE RESPONSABILIDAD ORIGINADOS EN GESTION FISCAL 1. Procedimiento Administrativo a. Cuando el hecho tenga relación directa con los actos propios de la gestión fiscal y se

causó un daño patrimonial al erario público que pueda derivar en responsabilidad fiscal, el cual es conocido en primera instancia por la entidad, la Dirección Administrativa o quién haga sus veces informará al representante legal (o su delegado) para que, dentro de los cinco (5) días siguientes al conocimiento del hecho por parte de su despacho, de aviso a la Contraloría para que inicie la correspondiente investigación. Así mismo la Dirección Administrativa comunicará al responsable del área contable para lo de su competencia.

b. Si los actos son conocidos como resultado de los hallazgos en desarrollo del control fiscal,

la Contraloría comunicará a la entidad afectada para proceder a incorporar dicha información en los Estados Contables.

2. Causas que originan la responsabilidad

A continuación se relacionan las situaciones más comunes, sobre las cuales se pueden generan procesos de responsabilidad fiscal; no obstante, se aclara que el Organismo de Control Fiscal, en el ámbito de su competencia, podrá efectuar las investigaciones correspondientes sobre otro tipo de hechos que no se tipifican en este instructivo. 2.1 Pérdida o Faltante de Bienes en Bodega En los casos de pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables. En este caso se catalogaría la pérdida de bienes al Almacenista o quien haga sus veces.

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Esta pérdida se puede evidenciar a través de los resultados del levantamiento de inventarios físicos, o cuando el funcionario responsable detecta que falta el bien y no se tiene evidencia documental o justificada de la salida. En estas circunstancias, quienes tienen a su cargo el levantamiento del inventario, deben dejar evidencia en el acta correspondiente indicando las posibles causas del faltante. Por otra parte si la pérdida se detecta en otra circunstancia se debe informar a las instancias correspondientes en forma inmediata. 2.2 Mayores Valores Pagados por Salarios Ocurre cuando al liquidar la nómina, se cometen errores, omisiones o irregularidades, que dan lugar a la cancelación de un mayor valor, en cuyo caso se constituye una responsabilidad a cargo del funcionario responsable del proceso de liquidación, por el mayor valor liquidado y pagado. Este caso, igualmente incluye las liquidaciones de indemnizaciones y prestaciones sociales. 2.3 Faltante de Fondos Esta situación se tipifica cuando a través de los mecanismos de control administrativo pertinentes, se comprueba la existencia de irregularidades en el manejo de los fondos Distritales, y en consecuencia, faltantes injustificados. Los faltantes de cajeros se pueden determinar, bien sea en el momento de realizar el arqueo de Caja por el personal competente, de acuerdo con las políticas de la entidad y la reglamentación vigente, o al finalizar la jornada laboral, al momento de efectuar el cuadre de caja diario. 2.4 Glosas en la facturación de las Empresas Sociales del Estado Las glosas son objeciones a la facturación presentada por las Instituciones prestadores de servicios de salud – IPS, originadas en las inconsistencias detectadas en la revisión de las facturas y sus respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institución o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de servicios, tales como: Empresas promotoras de salud – EPS, Administradoras del régimen subsidiado – ARS, Compañías de Seguros, Direcciones seccionales de salud y otras IPS.

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El proceso de responsabilidad se origina cuando la causa de la glosa es la falta de pertinencia técnico científica entre diagnóstico y procedimientos18. En este caso debe establecerse la responsabilidad de quienes participaron, con base en las investigaciones que se adelanten al interior de la Empresa Social del Estado, para tal efecto.

2.5. De gestión Ocurre cuando los funcionarios en razón de la gestión en ejercicio de su cargo causen perjuicio a los intereses patrimoniales del Distrito, bien sea por error, omisión, negligencia o en forma consciente.

3. Tratamiento Contable La Contaduría General de la Nación incluyó en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, en el grupo 19 Otros Activos, la cuenta y subcuentas para el control contable de los hechos económicos inherentes a los procesos de responsabilidad. Para el efecto determinó:

Código Descripción Concepto

195002 Responsabilidades fiscales Registro de los procesos de competencia de la Contraloría Distrital, que de acuerdo con la investigación han sido fallados en contra del responsable

195004 Responsabilidades en proceso – Autoridad competente

Registro de los procesos que se encuentran en investigación en los organismos de control y/o autoridades judiciales.

3.1. General 3.1.1. Registro en la cuenta de Responsabilidades – Autoridad competente. Los procesos de responsabilidad iniciados en contra de un funcionario de la entidad o de particulares por un posible detrimento patrimonial relacionado directamente con el ejercicio de los actos propios de la gestión fiscal, se incorporarán en la subcuenta Responsabilidades en Proceso Autoridad Competente, registrando bien sea la disminución del respectivo activo; o cuando los

18 Plan General de Contabilidad Pública numeral 5.1.2.4.4.

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actos no sean imputables a un bien específico, el valor total se registrará como un crédito diferido, según se detalla a continuación: Estos procesos pueden ser informados, como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de las propias contralorías, de la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organización ciudadanas.19 En esta subcuenta también se reclasificarán los procesos registrados en forma inicial como Responsabilidades en Proceso Internas, sobre las cuales la administración de la entidad decidió seguir un proceso ante otras autoridades competentes para resarcir el detrimento patrimonial causado, previa sanción disciplinaria determinada por la oficina de control interno disciplinario o quien haga sus veces.

Código Descripción Débito Crédito

19 OTROS ACTIVOS

1950 RESPONSABILIDADES XXXX

195004 Responsabilidades en Proceso – Autoridad Competente

195004xx Origen de la responsabilidad

Tercero

29 OTROS PASIVOS

2915 CRÉDITOS DIFERIDOS XXXX

291509 Ingreso en la constitución de responsabilidades

Tercero

Nota : La entidad podrá registrar la provisión cuyo porcentaje depende del estudio realizado para determinar la contingencia de pérdida.


53 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

5309 PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES XXXX

530903 Responsabilidades en proceso – Autoridad Competente

19 OTROS ACTIVOS

1955 Provisión para Responsabilidades (CR) XXXX

195504 Responsabilidades en proceso – Autoridad Competente

195504xx Origen de la responsabilidad

Tercero

19 Ley 610 de 2000, Artículo 8

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3.1.2. Registro de la Responsabilidad Fiscal

Si como resultado de la investigación, el Organismo de Control Fiscal, determina que el implicado es sujeto de responsabilidad fiscal y por tanto debe resarcir o cancelar el valor del daño de acuerdo con el fallo definitivo, el monto respectivo se traslada contablemente, reclasificando la subcuenta 195004 Responsabilidades en proceso – Autoridad competente a la subcuenta 195002 Responsabilidades Fiscales.

Igual procedimiento se debe efectuar con los valores registrados en la Provisión para Responsabilidades. Simultáneamente se realizará el ingreso extraordinario, cancelando el valor del crédito diferido.


19 OTROS ACTIVOS


195002 Responsabilidades Fiscales

195002XX Origen de la responsabilidad

Tercero

19 OTROS ACTIVOS


195004 Responsabilidades en Proceso – Autoridad Competente


Tercero

1955 PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES

195504 Responsabilidades en proceso – Autoridad competente XXXX


Tercero


195502 Responsabilidades fiscales XXXX


Tercero

29 OTROS PASIVOS

2915 CRÉDITOS DIFERIDOS XXXX


Tercero

48 OTROS INGRESOS

4810 EXTRAORDINARIOS XXXX

481008 Recuperaciones

3.2 Específicos

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3.2.1 Faltante de bienes en bodega Existen en bodega bienes los cuales pueden clasificarse como devolutivos o de consumo, que de acuerdo con determinadas circunstancias no se han podido dar al servicio o que se han recibido porque los funcionarios y contratistas han efectuado su devolución. El faltante o pérdida de esta clase de elementos, da lugar a iniciar el proceso de inclusión en el rubro de responsabilidades y tramitarlas ante la Contraloría de Bogotá D.C., teniendo en cuenta que los almacenistas cumplen funciones de gestión fiscal. Esta situación es independiente al reconocimiento de la indemnización correspondiente por parte de las Compañías de Seguros. Un faltante o pérdida de esta clase de elementos se debe registrar en responsabilidades, una vez determinado el valor según la respectiva acta, disminuyendo el cargo diferido. Por ejemplo, si el faltante es de $30.000 y corresponde a tres resmas de papel a $10.000 cada una (valor de reposición), el registro será:


19 OTROS ACTIVOS

1950 Responsabilidades

195004 Responsabilidades en proceso – autoridad competente 30.000

195004XX Faltante de Bienes

Tercero

19 OTROS ACTIVOS

1910 Cargos diferidos

191001 Materiales y Suministros* 30.000

TOTAL $ 30.000 $30.000 *Esta subcuenta variará según la clase de elemento que corresponda

Simultáneamente la entidad deberá estudiar la contingencia de pérdida con el fin de registrar la Provisión para Responsabilidades en Proceso que cubra la responsabilidad en el porcentaje estimado. Para este ejemplo se considera que el valor de reposición es igual al valor en libros. Si resultare inferior el valor en libros respecto del valor de reposición, la diferencia se registrará como un crédito diferido. Si resultare superior, la diferencia se registrará como un gasto por pérdida en baja de otros activos (Subcuenta 5810-34).

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3.2.2. Por mayores valores pagados por salarios En este caso, el valor para incluir al implicado en el rubro de responsabilidades corresponde al mayor valor pagado; por lo tanto se debe disminuir el gasto correspondiente, causado en el momento en que se registró contablemente la nómina. Suponemos un mayor valor pagado por concepto de sueldos, el modelo de contabilización es el siguiente:


19 OTROS ACTIVOS

1950 RESPONSABILIDADES 250.000

195004 Responsabilidades en Proceso – Autoridad competente

195004XX Mayores valores pagados

Tercero

51 ADMINISTRACIÓN

5101 SUELDOS Y SALARIOS 250.000

510101* Sueldos de Personal *La subcuenta depende de los conceptos sobre los cuales se pagó un mayor valor. Si corresponde a vigencias anteriores se afectará la cuenta 581506-Sueldos y salarios.

Antes de registrar en el rubro de responsabilidades, es importante tener en cuenta los manuales de procedimientos y normas existentes en la entidad para la liquidación y pago de nómina. Para el caso que nos ocupa, si la entidad tiene previsto dentro de sus procesos, descontar por nómina el mayor valor pagado en el período siguiente (funcionarios activos), no habrá lugar a inclusión en el rubro de responsabilidades. En el caso de funcionarios retirados, si luego de agotar la gestión de recuperación no se logra la devolución del mayor valor, se iniciará la investigación respectiva, conjuntamente con la inclusión en el rubro de responsabilidades del funcionario liquidador. 3.2.3. Faltante de Fondos en caja principal o caja menor Previo al registro del faltante en el rubro de responsabilidades, es importante revisar los manuales de procedimientos y normas vigentes en la entidad para el manejo de cajas, los cuales contemplan las formas de responder por los posibles faltantes o descuadres; en tal sentido, bien sea por corresponder a una mínima cuantía o por la cancelación inmediata, no amerita la inclusión en el rubro de responsabilidades. Cuando se presenten faltantes de fondos en caja principal o caja menor, la responsabilidad se debe constituir por el respectivo valor del faltante.

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3.2.3.1. Caja Principal Para ilustrar el caso, supongamos un faltante de dinero en la caja principal por $100.000, así:

Ingresos del día según Recibos de Caja 1.000.000 Valores encontrados en cheques, billetes y monedas 900.000 Faltante 100.000

El registro del faltante como Responsabilidad en Proceso, se realizará en el momento de contabilizar el respectivo informe (boletín o planilla) de movimiento diario de Tesorería, teniendo en cuenta lo estipulado en el numeral 3.2.3


11 EFECTIVO

1105 CAJA 900.000

110501 Caja Principal

19 OTROS ACTIVOS

1950 RESPONSABILIDADES


195004XX Faltante de Fondos 100.000

Tercero

XXXXX Esta cuenta depende del concepto por el cual hubo ingreso de fondos a Caja.

1.000.000

3.2.3.2. Caja Menor Si suponemos un faltante de $80.000, encontrado luego de efectuar el arqueo de Caja:

Monto Fijo de Caja Menor 500.000 Valores encontrados en cheques, billetes y monedas 300.000 Comprobantes pendientes de legalizar 120.000 Faltante 80.000

El registro del faltante como Responsabilidad en Proceso, se realizará al día siguiente de efectuar el arqueo de caja menor:

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19 OTROS ACTIVOS



195004XX Faltante de Fondos

Tercero

11 EFECTIVO

1105 CAJA

110502 Cajas menores 80.000

Tercero

3.2.4. Glosas en la facturación de las Empresas Sociales del Estado Las glosas que no se pueden subsanar completando documentación o información, realizando correcciones o formulando las aclaraciones del caso, por corresponder a deficiencias en los procesos de facturación o prestación del servicio, se incluyen como responsabilidad a cargo del funcionario o funcionarios que causaron tal situación. Asimismo se inicia el proceso de responsabilidad cuando la causa de la glosa es la falta de pertinencia técnico científica entre diagnóstico y procedimientos. En este caso debe establecerse la responsabilidad de quienes participaron, con base en las investigaciones que se adelanten para tal efecto. El procedimiento administrativo a seguir será: a. Los funcionarios designados para analizar y hacer el trámite de las glosas (auditor médico,

analista de facturación, entre otros), una vez determinen que la glosa no es subsanable deberán informar de manera inmediata o a más tardar el día hábil siguiente esta situación a la gerencia o al área que esta designe.

b. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la gerencia o el área que esta designe

informará al responsable de la contabilidad, anexando los soportes correspondientes, para efectuar el proceso de registro contable y a la Contraloría de Bogotá para que inicie la investigación correspondiente.

c. El responsable de la contabilidad en la entidad, efectuará el registro contable de la

responsabilidad dentro del mes en el que recibió la información y documentación soporte correspondiente. Una vez efectuado el registro contable, procederá a comunicar al implicado su inclusión en el rubro de responsabilidades. Esta comunicación se surtirá

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mediante memorando u oficio entregado en forma personal o dirigida mediante correo certificado a la última dirección registrada en los archivos de la entidad, o mediante edicto.

En los casos de glosas en la facturación de las Empresas Sociales del Estado, el valor de la responsabilidad corresponderá al monto de la glosa no subsanable por incumplimiento de uno o más funcionarios. Cuando se inicia el proceso de investigación deben efectuarse los siguientes registros: a. Constitución de la responsabilidad


19 OTROS ACTIVOS


195004 Responsabilidades en proceso – Autoridad competente XXX

195004XX Glosas en facturación ESES

Tercero

14 DEUDORES

1409 SERVICIO DE SALUD

140901 Plan obligatorio de salud POS – EPS XXX

b. Reversión de la cuenta de orden. Este registro debe efectuarse por el valor de la glosa inicialmente constituida


89 DEUDORAS POR CONTRA

8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)

891517 Facturas glosadas en la venta de servicios de salud XXX

83 DEUDORAS DE CONTROL

8333 FACTURACION GLOSADA EN LA VENTA DE SERVICIOS DE SALUD

833301 Plan obligatorio de salud POS – EPS XXX

c. Constitución de la provisión





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19 OTROS ACTIVOS

1955 PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES (CR)



Tercero

d. Cuando la entidad obtiene el reconocimiento y aceptación por parte del funcionario

responsable, éste debe constituir una libranza a favor de la institución, previo cumplimiento de los requisitos legales. La conciliación por sí misma no genera registro contable.

e. Pago o abono por parte del funcionario


11 EFECTIVO

1105 CAJA

110501 Caja principal XXX

19 OTROS ACTIVOS




Tercero

f. Si la recuperación se da dentro del mismo ejercicio en el cual se constituyó la provisión


19 OTROS ACTIVOS




Tercero




Si la recuperación corresponde a provisiones constituidas en ejercicios anteriores, se registrará la cancelación de la provisión para responsabilidades acreditando la cuenta 481008 – Recuperaciones.

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19 OTROS ACTIVOS




Tercero

48 OTROS INGRESOS

4810 EXTRAORDINARIOS

481008 Recuperaciones XXX

g. Castigo Cuando como resultado de la investigación se exime al funcionario de la responsabilidad, se procede al castigo, con base en el acto administrativo correspondiente.


19 OTROS ACTIVOS




Tercero

19 OTROS ACTIVOS




Tercero

4. Terminación del proceso de responsabilidad originada en el ejercicio de la gestión

fiscal. El proceso de responsabilidad en proceso se ve afectado por una de las situaciones siguientes:

a. Cancelación en efectivo b. Restitución del Bien c. Fallo por exoneración de la Responsabilidad

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d. Fallo por inclusión en responsabilidad fiscal

a. Para la cancelación en efectivo del valor de la Responsabilidad el Contador de la entidad deberá expedir una autorización de pago indicando:

Entidad

Nombre del Responsable.

Identificación del Responsable

Concepto de la Responsabilidad

Valor a Pagar

Cuentas afectadas contablemente en la causación de la Responsabilidad NOTA : El responsable deberá remitir al Contador de la Entidad y al organismo de control, mediante oficio, copia del Recibo de Caja en que conste el pago del valor de la Responsabilidad para efectos de su contabilización y archivo del proceso correspondiente.

Con relación al literal b: Restitución del Bien, de acuerdo con los procedimientos internos, las areas administrativas o el Comité de Inventarios, deberán preparar un Acta en donde se determine:

Nombre e identificación del responsable de la restitución.

El objeto de la restitución, es decir especificando que el bien restituido es producto de una posible responsabilidad.

Valor en libros de la Responsabilidad

Características del bien restituido (Deben ser similares con las del bien entregado)

Valor de la restitución.

Vida útil estimada del bien a partir de la restitución

Es viable que el documento emitido por la entidad mediante el cual se formaliza la restitución del bien, sea soporte valido para efectuar su incorporación a las propiedades, planta y equipo de la entidad siguiendo los procedimientos establecidos para tal fin (comprobantes de ingreso, por ejemplo); por lo tanto, si el responsable presenta la factura de compra, esta se convertirá en soporte del acto administrativo elaborado. En este aspecto es importante precisar que la factura no debe convertirse en requisito esencial o general para el caso de la restitución, teniendo en cuenta que muchas veces los funcionarios para evitarse los procesos inherentes a un proceso de investigación prefieren efectuar la restitución del bien, para lo cual, de acuerdo con las características de los bienes

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los pueden adquirir ya usados o simplemente optan por restituirlos con bienes de su propiedad.

El responsable del control administrativo de los bienes deberá informar de la restitución del bien al contador de la entidad y al organismo de control fiscal para efectos de su contabilización y archivo del proceso correspondiente.

c. El fallo por exoneración de responsabilidad fiscal es emitido por el organismo de control

fiscal, y conlleva a la cancelación del valor de la responsabilidad en proceso autoridad competente con la provisión constituida en forma inicial.

d. El Fallo por inclusión en responsabilidad fiscal emitido por la Contraloría de Bogotá, origina

la reclasificación de la responsabilidad en proceso autoridad competente a la cuenta de responsabilidad fiscal.

VI. PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA20 EN LOS

DEMAS EVENTOS 1. Investigación disciplinaria

Cuando, con fundamento en la queja, en la información recibida o en la indagación preliminar, se identifique al posible autor o autores de la falta disciplinaria, el funcionario competente iniciará la investigación disciplinaria. La investigación disciplinaria tiene por objeto verificar la ocurrencia de la conducta; determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió, el perjuicio causado a la administración pública con la falta, y la responsabilidad disciplinaria del investigado. La decisión que ordena abrir investigación disciplinaria deberá contener: a. La identidad del posible autor o autores. b. La relación de pruebas cuya práctica se ordena. c. La orden de incorporar a la actuación los antecedentes disciplinarios del investigado, una

certificación de la entidad a la cual el servidor público esté o hubiere estado vinculado,

20 Ley 734 de febrero 5 de 2002

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una constancia sobre el sueldo devengado para la época de la realización de la conducta y su última dirección conocida.

d. La orden de informar y de comunicar esta decisión, de conformidad con lo señalado en el código disciplinario.

Iniciada la investigación disciplinaria se notificará al investigado y se dejará constancia en el expediente respectivo. En la comunicación se debe informar al investigado su derecho a designar defensor.

El término de la investigación disciplinaria será de seis meses, contados a partir de la decisión de apertura. En los procesos que se adelanten por las faltas descritas en el artículo 48, numerales 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11 de la Ley 734 de 2002, la investigación disciplinaria no se podrá exceder de doce meses. Este término podrá aumentarse hasta en una tercera parte, cuando en la misma actuación se investiguen varias faltas o a dos o más inculpados.

Vencido el término de la investigación, el funcionario de conocimiento la evaluará y adoptará la decisión de cargos, si se reunieren los requisitos legales para ello o el archivo de las diligencias. Con todo, si hicieren falta pruebas que puedan modificar la situación se prorrogará la investigación hasta por la mitad del término inicial, vencido el cual, si no ha surgido prueba que permita formular cargos, se archivará definitivamente la actuación. 2. Evaluación de la Investigación Disciplinaria Cuando se haya recaudado prueba que permita la formulación de cargos, o vencido el término de la investigación, dentro de los quince días siguientes, el funcionario de conocimiento, mediante decisión motivada, evaluará el mérito de las pruebas recaudadas y formulará pliego de cargos contra el investigado u ordenará el archivo de la actuación, según corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 156 de la ley 734 de 2002. 3. Descargos, pruebas y fallo Notificado el pliego de cargos, el expediente quedará en la Secretaría de la oficina de conocimiento, por el término de diez días, a disposición de los sujetos procesales, quienes podrán aportar y solicitar pruebas. Dentro del mismo término, el investigado o su defensor, podrán presentar sus descargos. Se ordenarán las pruebas que se consideren necesarias, las cuales se deberán practicar en un término no mayor de noventa días.

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Si no hubiere pruebas que practicar, el funcionario de conocimiento proferirá el fallo dentro de los veinte días siguientes al vencimiento del término para presentar descargos, o al del término probatorio, en caso contrario. El fallo debe ser motivado y contener: a. La identidad del investigado. b. Un resumen de los hechos. c. El análisis de las pruebas en que se basa. d. El análisis y la valoración jurídica de los cargos, de los descargos y de las alegaciones que

hubieren sido presentadas. e. La fundamentación de la calificación de la falta. f. El análisis de culpabilidad. g. Las razones de la sanción o de la absolución, y h. La exposición fundamentada de los criterios tenidos en cuenta para la graduación de la

sanción y la decisión en la parte resolutiva. 4. Criterios para la graduación de la sanción La cuantía de la multa y el término de duración de la suspensión e inhabilidad se fijarán de acuerdo con los siguientes criterios: a. Haber sido sancionado fiscal o disciplinariamente dentro de los cinco años anteriores a la

comisión de la conducta que se investiga; b. La diligencia y eficiencia demostrada en el desempeño del cargo o de la función; c. Atribuir la responsabilidad infundadamente a un tercero; d. La confesión de la falta antes de la formulación de cargos; e. Haber procurado, por iniciativa propia, resarcir el daño o compensar el perjuicio causado; f. Haber devuelto, restituido o reparado, según el caso, el bien afectado con la conducta

constitutiva de la falta, siempre que la devolución, restitución o reparación no se hubieren decretado en otro proceso;

g. El grave daño social de la conducta; h. La afectación a derechos fundamentales; i. El conocimiento de la ilicitud; j. Pertenecer el servidor público al nivel directivo o ejecutivo de la entidad.

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A quien, con una o varias acciones u omisiones, infrinja varias disposiciones de la ley disciplinaria o varias veces la misma disposición, se le graduará la sanción de acuerdo con los siguientes criterios: a. Si la sanción más grave es la destitución e inhabilidad general, esta última se incrementará

hasta en otro tanto, sin exceder el máximo legal; b. Si la sanción más grave es la suspensión e inhabilidad especial, se incrementará hasta en

otro tanto, sin exceder el máximo legal; c. Si la sanción más grave es la suspensión, esta se incrementará hasta en otro tanto, sin

exceder el máximo legal; d. Si las sanciones son de multa se impondrá la más grave aumentada en otro tanto, sin

exceder el máximo legal; e. Si las sanciones a imponer para cada una de las faltas son la multa o la amonestación, se

impondrán todas.

VII. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA PROCESOS DE RESPONSABILIDAD ORIGINADOS EN LOS DEMAS EVENTOS

Según lo dispuesto en el numeral 63 del artículo 48 de la Ley 734 de febrero 5 de 2002, se constituye en falta disciplinaria gravísima, “no asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes”. En los casos en que tales eventos ocurran sobre bienes que no se encuentren amparados por póliza de seguros, la responsabilidad fiscal podría ser endilgada a quien de acuerdo con sus funciones, tiene el deber legal de ampararlos, por cuanto la obligación de amparar los bienes del Estado, bien puede ser considerada dentro de la órbita de Gestión fiscal21. En consecuencia, la entidad debe realizar las gestiones necesarias para efectuar las reclamaciones derivadas de esta pérdida, daño o deterioro de bienes o recursos de forma que la compañía de seguros responda por el bien conforme a las condiciones establecidas en las pólizas de seguros. Es importante precisar que lo anterior, en ningún momento exime el inicio del proceso de investigación disciplinaria que pueda darse

21 Contraloría General de la Nación. Concepto No. 012147 del 20-05-03

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En los casos en que la compañía aseguradora pague el valor del siniestro, por el deducible no cubierto podrá iniciarse o proseguirse el proceso de responsabilidad fiscal22. Considerando este deber, se presentan los procedimientos administrativos y contables para responsabilidades originadas en los “demás eventos”. 1. Procedimiento Administrativo Si el daño al patrimonio del Estado lo efectúa una persona que no realiza gestión fiscal o no se produce en ejercicio de ésta, sino que está catalogado dentro de los “demás eventos”, no se dará inicio al proceso de responsabilidad fiscal. Antes de efectuar la inclusión en el rubro de responsabilidades por cualquiera de las causas que motiven el proceso, es importante tener en cuenta los manuales de procedimientos, funciones y normas existentes en la entidad, en donde se contemplen las formalidades que los posibles implicados deben cumplir en el evento de pérdida de bienes y/o siniestro automotriz. 1.1. Procedimiento General A continuación se detalla el procedimiento para adelantar la incorporación contable e investigación respectiva: a. Cualquier funcionario que tenga conocimiento de un hecho considerado como pérdida,

daño o deterioro de los bienes del ente público, sin importar si se encuentra o no bajo su custodia, tiene la obligación de informar de manera inmediata o a más tardar el día hábil siguiente esta situación a la Dirección Administrativa o a la dependencia que haga sus veces en la entidad.

b. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la Dirección Administrativa o el área que

haga sus veces, procederá a adelantar los trámites para la obtención de la documentación soporte que considere suficiente, gestionará la reclamación respectiva ante la compañía aseguradora si a ello hubiere lugar e informará al responsable de la contabilidad, anexando los soportes correspondientes, para efectuar el proceso de registro contable y a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias23 para que inicie la investigación disciplinaria respectiva.

22 Idem 23 Ley 734 de 2002, Artículo 76. Toda entidad u organismo del Estado, debe organizar una unidad u oficina del más alto nivel que ejerza el control disciplinario interno

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c. El responsable de la contabilidad en la entidad, efectuará el registro contable de la responsabilidad dentro del mes en el que recibió la información y documentación soporte correspondiente. Una vez efectuado el registro contable, procederá a comunicar al implicado su inclusión en el rubro de responsabilidades. Esta comunicación se surtirá mediante memorando u oficio entregado en forma personal o dirigida mediante correo certificado a la última dirección registrada en los archivos de la entidad, o mediante edicto.

1.2. Partes que intervienen en una investigación sobre responsabilidades Pueden verse involucrados en esta investigación: a. Los funcionarios que causen detrimento a los bienes estén o no bajo su custodia y los

particulares que con sus acciones causen deterioro y perjuicio a los bienes del Distrito, cuando manejen, administren bienes o fondos públicos y por otra parte la Administración Distrital.

b. El funcionario que tenga bajo su responsabilidad bienes, al momento de establecer el

faltante por cualquier causa. c. El responsable de controlar la propiedad, planta y equipo, al momento de efectuar el

inventario físico y detectar faltantes. d. Cualquier funcionario del Distrito que detecte anomalías o deterioro sobre los bienes

públicos. 1.3. Determinación del valor

El valor de la responsabilidad está directamente relacionada con la causa que origina el proceso, así: a. En los casos de pérdida o faltante de bienes, la responsabilidad corresponde al valor de

reposición determinado según un método de reconocido valor técnico y certificado en el acta de avalúo.

b. En caso de siniestro automotriz, la responsabilidad se debe constituir por el valor indicado en

el Acta de Avalúo hecha por peritos.

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1.3.1 Método de Reconocido Valor Técnico Se considera método de reconocido valor técnico aquel que debe ser verificable, comparable, operativo y fidedigno de acuerdo con las políticas establecidas para el efecto por la administración. Aquellas entidades que no tengan actualizados a valores de reposición la propiedad, planta y equipo a la fecha de pérdida del bien, deberán establecer un método que cumpla con las anteriores características. 1.3.2 Costo Actual o Valor de Reposición Representa el importe en efectivo o su equivalente, que podría pagarse por la adquisición de un activo similar a aquel que podría requerirse para cancelar una obligación similar o de las mismas características del bien perdido en el momento actual. Para determinar el valor de reposición es procedente realizar, entre otros, uno de los siguientes procedimientos: a. Obtener cotización en el mercado de los elementos (faltantes o perdidos), o en su defecto, de

elementos semejantes o de características similares, entendiéndose por características similares, las propias del elemento objeto de la valoración, como naturaleza, antigüedad, uso, beneficio o costo de utilización y grado de obsolescencia.

b. Tomar como base de cálculo el valor de otro bien que por su tipo, uso o beneficio presente

características similares, descontando la valoración de factores como deterioro, obsolescencia, utilización o inutilización, entre otros, desde el período de adquisición hasta el momento de su pérdida.

c. Obtener el concepto técnico de peritos autorizados que determinen el cálculo incluyendo

conceptos de desgaste, deterioro, uso, obsolescencia, utilización, inutilización y grado de valorización o desvalorización.

d. Obtener el concepto y la valorización que del elemento objeto de la baja efectúe el Comité de

Inventarios de la Entidad, mediante la presentación del acta correspondiente. 2. Causas que originan la responsabilidad

Dentro de los hechos que originan una responsabilidad interna están: Pérdida o faltante de bienes y el siniestro automotriz, entre otros.

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2.1 Pérdida o Faltante de Bienes De acuerdo con lo expresado en la base legal del presente instructivo, numeral 3º, este hecho se tipifica como “demás eventos” cuando los bienes perdidos son aquellos entregados a los funcionarios para el desarrollo propio de sus funciones. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7º de la Ley 610 de 2000, se otorgan facultades a la Administración para que en este evento inicie el respectivo proceso disciplinario y en caso de no existir causales eximentes de responsabilidad, el servidor público debe pagar o devolver el bien perdido, como sanción accesoria, de aquella que se imponga de conformidad con la Ley 734 de 2002.24 Este hecho se puede evidenciar cuando en desarrollo de un inventario físico resulta algún faltante de un bien en una determinada área o almacén, o cuando el funcionario responsable detecta la ausencia injustificada del bien a su cargo y no se tiene evidencia documental o justificada de la salida. En estas circunstancias, quienes tienen a su cargo el levantamiento del inventario, deben dejar evidencia en el acta correspondiente indicando las posibles causas del faltante. Asimismo si es el funcionario quien detecta el faltante, es procedente que lo informe por escrito a su superior inmediato o a quien corresponda de acuerdo con los procedimientos internos establecidos por la entidad para estos casos. 2.2 Siniestro Automotriz (Accidente de Tránsito) Corresponde a todo tipo de siniestros que afecten los equipos de transporte terrestre, de propiedad del Distrito Capital, adquiridos para desarrollar su función administrativa o cometido estatal. 3. Tratamiento contable La Contaduría General de la Nación incluyó en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, en el grupo 19 Otros Activos, la cuenta y subcuentas para el control contable de los hechos económicos inherentes a los procesos de responsabilidad. Para el efecto determinó: 24 Contraloría General de la República, Concepto 80112-00820-011948

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Código Descripción Concepto

195003 Responsabilidades en Proceso Internas Registro de los procesos de competencia de las oficinas de control interno disciplinario, originados en la pérdida de bienes a cargo de funcionarios de la entidad catalogada como “demás eventos”

195004 Responsabilidades en proceso – Autoridad competente

Reclasificación de los procesos registrados en forma inicial como Responsabilidades en Proceso Internas, sobre las cuales la administración de la entidad decidió seguir un proceso ante el organismo de control fiscal y/u otras autoridades competentes para resarcir el detrimento patrimonial causado, previa sanción disciplinaria determinada por la oficina de control interno disciplinario o quien haga sus veces.

3.1. Pérdida de Bienes 3.1.1 Pérdida de la totalidad del bien En los casos de pérdida de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, se constituirá la responsabilidad por el valor de reposición del bien. Si el valor considerado como de reposición del bien es superior al registrado en libros, se genera un crédito diferido en la subcuenta 291509-Ingresos en la constitución de responsabilidades.25 Cuando el valor de reposición es inferior al registrado en libros, se genera un gasto extraordinario, que debe reflejarse en la subcuenta 581033 – Pérdida en baja de propiedades, planta y equipo. La documentación soporte requerida en este evento será: a. Denuncia presentada por el responsable del bien ante autoridad competente. b. Comunicación escrita, mediante la cual el responsable informe a la Dirección

Administrativa o a la Dependencia encargada de las propiedades, planta y equipo, la

25 Plan General de Contabilidad Pública Numeral 2.2.4.6.1 – Reconocimiento y Revelación de las Propiedades, Planta y Equipo

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pérdida del bien entregado para su custodia, asignado para ejercer las funciones del cargo, o el faltante detectado como resultado del proceso de levantamiento físico de inventarios, adjuntando copia de la denuncia.

c. Acta de Avalúo suscrita por la Dirección Administrativa o la Dependencia encargada de las

propiedades, planta y equipo, la cual debe ser motivada expresando todas las condiciones y circunstancias que se hayan tenido en cuenta para determinar el valor de reposición del bien por el cual se va a constituir la responsabilidad:

El costo histórico del bien perdido o dañado.

El valor de los ajustes por inflación del bien a la fecha de la pérdida o daño26.

El valor de la Depreciación Acumulada a la fecha de la pérdida o daño del bien.

El valor de los ajustes por inflación de la depreciación acumulada del bien a la fecha de la pérdida o daño.

El valor de la valorización o desvalorización cuando lo hubiere.

El valor de reposición determinado mediante método de reconocido valor técnico.

Las firmas de quienes participaron en el proceso de determinación del avalúo, en la elaboración del Acta de Avalúo y del responsable de las propiedades, planta y equipo.

El registro contable relacionado con las responsabilidades, debe estar soportado por los documentos mencionados en este numeral. Es importante que se identifique la vigencia correspondiente, indicando mes y año en el registro contable de la responsabilidad. Para ilustrar de manera clara el modelo de asiento contable, se presenta un ejemplo que considera la pérdida de una máquina de escribir de acuerdo con los siguientes datos:

Vida Util 10 años

Costo Histórico $ 10.000

Ajuste por Inflación* 5.000

Depreciación Acumulada 2.000

Ajuste por Inflación a la depreciación* 1.000

*Saldos anteriores a diciembre 31 de 200127

a. Cuando el valor de reposición es superior al valor en libros

26 Mediante las resoluciones 351 y 364 de 2001, la Contaduría General de la Nación eliminó la reexpresión del costo histórico de los bienes que conforman el patrimonio de los entes públicos a través de los sistemas de ajustes por inflación. 27 Plan General de Contabilidad Pública Numeral 1.2.3.3 Sistemas de Ajustes por inflación

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Inicialmente, se requiere establecer el valor en libros, el cual considera, además del costo histórico, los ajustes por inflación del activo y de la depreciación acumulada.

En aquellas entidades que aplicaban el sistema de ajustes parciales por inflación, además de reconocer la diferencia entre el valor en libros y el valor de reposición en la cuenta del pasivo “crédito diferido”, debe tener en cuenta la afectación de los saldos de ajustes por inflación que aparecen en el patrimonio, bien sea Hacienda Pública (3135) o Patrimonio Institucional (3250).

313506 o 325006 Ajustes por Inflación – Propiedades, planta y equipo(CR) 5.000

313510 o 325010 Ajustes por inflación - Depreciación Acumulada(DB) 1.000

TOTAL AFECTACIÓN PATRIMONIAL (4.000)

Valor en Libros 12.000

VALOR NETO EN LIBROS 8.000

Si en nuestro ejemplo consideramos un valor de reposición de $18.000, el monto del crédito diferido se determinará a partir del siguiente análisis:

Valor de reposición 18.000

Menos Valor neto en libros (8.000)

Igual TOTAL CRÉDITO DIFERIDO 10.000

Registro en la cuenta de Responsabilidades en proceso – Internas


19 OTROS ACTIVOS


195003 Responsabilidades en Proceso – Internas


Tercero

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA

COSTO TOTAL 15.000

Costo Histórico 10.000

Ajuste por Inflación del activo 5.000

Menos Depreciación Acumulada Total (3.000)

Depreciación Acumulada (2.000)

Ajuste por Inflación a la Depreciación (1.000)

Igual VALOR EN LIBROS 12.000

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168506 Muebles, Enseres y Equipo de Oficina

168506XX Depreciación 2.000

168506XX Ajuste por Inflación 1.000

31 o 32 HACIENDA PUBLICA o PATRIMONIO INSTITUCIONAL

3135 o 3250 AJUSTES POR INFLACIÓN 5.000

313506 o 325006

Propiedades, planta y equipo

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

1665 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

166502 Equipo y Máquinas de Oficina 10.000

166599 Ajuste por Inflación 5.000

29 OTROS PASIVOS

2915 CRÉDITOS DIFERIDOS 10.000


Tercero

31 o 32 HACIENDA PUBLICA o PATRIMONIO INSTITUCIONAL

3135 o 3250 AJUSTES POR INFLACIÓN 1.000

313510 o 325010

Depreciación acumulada

TOTAL $26.000 $26.000

Simultáneamente la entidad deberá estudiar la contingencia de pérdida con el fin de registrar la Provisión para Responsabilidades en Proceso que cubra la responsabilidad en el porcentaje estimado de contingencia de pérdida. Para el ejemplo supondremos una provisión del 100%



5309 PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES 18.000

530902 Responsabilidades en proceso – Interna

19 OTROS ACTIVOS

1955 PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES 18.000

195503 Responsabilidades en Proceso - Internas


Tercero

TOTAL $18.000 $18.000

b. Cuando el valor de reposición es inferior al valor neto en libros

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Si el valor considerado como de reposición del bien es inferior al registrado en libros, se genera un gasto extraordinario, que debe reflejarse en la subcuenta 581033 – Pérdida en baja de propiedades, planta y equipo. c. Reclamación ante la aseguradora Una vez se gestione la reclamación ante la compañía aseguradora, se deberá efectuar el registro por el valor respectivo en cuentas de orden. Continuando con nuestro ejemplo, supondremos que el valor asegurado del bien es de $15.000, en cuyo caso el registro contable será:



8390 OTRAS CUENTAS DEUDORAS DE CONTROL 15.000

839090 Otras cuentas deudoras de control

Tercero (Compañía de Seguros)

89 DEUDORES POR CONTRA

8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA 15.000


TOTAL $15.000 $15.000

Cuando la compañía aseguradora reconoce el valor correspondiente al seguro, teniendo en cuenta las condiciones del contrato, además de cancelar los registros en cuentas de orden, se debe disminuir la responsabilidad por dicho valor, de modo que el saldo corresponda al valor del deducible, y crear el deudor respectivo.


14 DEUDORES

1470 OTRAS DEUDORES 15.000

147027 Reclamaciones e indemnizaciones a compañías de seguros

Tercero (Compañía de Seguros)

19 OTROS ACTIVOS


195003 Responsabilidades en Proceso – Internas 15.000


Tercero

TOTAL $15.000 $15.000

Reversión de la provisión de la responsabilidad

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19 OTROS ACTIVOS



195503XX Faltante de Bienes 15.000

Tercero



530902 Responsabilidades en proceso – Interna 15.000

TOTAL $15.000 $15.000

De lo anterior se concluye que la responsabilidad queda con un saldo de $3.000, valor sobre el cual continuará el proceso.

Realización del ingreso originado en el Cargo Diferido registrado en forma inicial28


29 OTROS PASIVOS



Tercero

48 OTROS INGRESOS

4810 EXTRAORDINARIOS 10.000


481008xx Responsabilidades Internas

TOTAL $10.000 $10.000

d. Fallo definitivo por parte de la Oficina de Investigaciones Disciplinarias d.1. El Fallo determina una sanción disciplinaria para el funcionario: La entidad deberá gestionar el resarcimiento de la responsabilidad ante las instancias correspondientes atendiendo los procedimientos que para el efecto se hayan estipulado al interior de cada ente. En los casos en que la compañía aseguradora pague el valor del siniestro, por el deducible no cubierto podrá iniciarse o proseguirse el proceso de responsabilidad fiscal.29

28 Plan General de Contabilidad Pública Numeral 2.2.4.8.4 – Responsabilidades – pág. 112 29 Contraloría General de la República, Concepto No. 01247 del 20-05-2003

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Registro contable por la cancelación en efectivo Para la cancelación en efectivo del valor de la responsabilidad, el Director Administrativo o quien haga sus veces deberá expedir una autorización de pago indicando: Entidad, nombre del responsable, número de identificación del responsable, concepto de la responsabilidad, valor a pagar. Continuando con el ejercicio, suponemos el pago de $3.000 En las dependencias y organismos de la Administración Central, los registros son:

En la Dirección Distrital de Tesorería


11 EFECTIVO

1105 Caja 3.000


19 OTROS ACTIVOS

1995 Principal y subalterna 3.000

199511 Derechos recibidos

Tercero

TOTAL $ 3.000 $ 3.000

En la dependencia


19 OTROS ACTIVOS

1995 Principal y Subalterna 3.000

199510 Derechos transferidos

19 OTROS ACTIVOS




Tercero

TOTAL $ 3.000 $ 3.000

En forma alterna se reversa la provisión de la responsabilidad

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19 OTROS ACTIVOS




Tercero




TOTAL $ 3.000 $ 3.000

Para este registro cuando la reversión se efectúe en una vigencia posterior a la causación de la provisión se debe utilizar la cuenta 481008 – Recuperaciones, en lugar de la cuenta 5309 Provisión para responsabilidades. En los Fondos de Desarrollo Local, los registros son:

En la Dirección Distrital de Tesorería


11 EFECTIVO

1105 Caja 3.000


24 CUENTAS POR PAGAR

2455 Depósitos recibidos de Terceros 3.000

245506 En Administración

Tercero

TOTAL $ 3.000 $ 3.000

En el Fondo de Desarrollo Local


14 DEUDORES

1425 Depósitos entregados 3.000

142504 En Administración

19 OTROS ACTIVOS

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Tercero

TOTAL $ 3.000 $ 3.000

En forma alterna se reversa la provisión de la responsabilidad


19 OTROS ACTIVOS




Tercero




TOTAL $ 3.000 $ 3.000

Para este registro cuando la reversión se efectúe en una vigencia posterior a la causación de la provisión se debe utilizar la cuenta 481008 – Recuperaciones, en lugar de 5309 Provisión para responsabilidades. En las entidades descentralizadas, se hará directamente la disminución de la responsabilidad con cargo al efectivo y se reversará la provisión. d.2. El Fallo determina que no hay lugar a imponer una sanción disciplinaria al funcionario:

La entidad asume la responsabilidad castigando la provisión.


19 OTROS ACTIVOS




Tercero

19 OTROS ACTIVOS




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Tercero

TOTAL $ 3.000 $ 3.000

Disminución del crédito diferido


29 OTROS PASIVOS



Tercero

48 OTROS INGRESOS



TOTAL $ 10.000 $ 10.000

Es importante aclarar que el resultado de la investigación disciplinaria adelantada por cada entidad, es documento soporte válido para la realización de todos los registros contables y ajustes relacionados con un proceso de responsabilidades.

NOTA: La realización del ingreso por $10.000 se da por el reconocimiento de la diferencia entre el valor de reposición y el valor neto en libros. (Ver literal c. del numeral 3.1 del presente capítulo).

3.1.2 Perdida de Partes de un Bien En estos casos, es pertinente tener en cuenta que el valor en libros de un bien refleja el costo integral del mismo, por lo tanto, la desaparición de algunas de sus partes debe reconocerse como menor valor del activo. En consecuencia, contablemente debe afectarse el activo, constituir la responsabilidad y las provisiones que la entidad estime conveniente. Aquellos entes que registran estos bienes separadamente no tendrían inconvenientes para este registro contable, pues cada elemento componente del bien posee su propia identificación en los Estados Contables. Ahora bien, si el bien afectado está registrado como un todo, la entidad podrá adelantar el siguiente procedimiento: a. Obtener el valor de reposición del bien discriminándolo en cada una de sus partes.

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b. Determinar si la parte perdida es fundamental o no para el funcionamiento del bien como

un todo.

Si la parte es fundamental, disminuirá el valor del activo y se afectará la responsabilidad en proceso interna. En el caso contrario, se registrará la responsabilidad en proceso interna contra un Crédito Diferido, sin afectar los saldos del activo.

3.1.3. Pérdida de Bienes entregados en Comodato El comodato o préstamo de uso es el contrato mediante el cual una de las partes entrega a la otra gratuitamente, una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la entrega del bien o los bienes objeto del comodato.30 En tal sentido, el comodatario es responsable de todo deterioro que no provenga de la naturaleza o del uso legítimo del bien; y si este deterioro es tal, que no sea ya susceptible de emplearse en su uso ordinario, una vez liquidado el contrato, el comodante podrá exigir el precio del bien, cediendo su propiedad al comodatario. Por su parte el comodatario, deberá incluirlo en el rubro de responsabilidad efectuando los registros correspondientes en concordancia con lo estipulado en las cláusulas del contrato o convenio, mediante el cual se entregaron los bienes. Cuando el comodante conozca el faltante, debe reclasificar el activo, es decir, de la cuenta 1920 - Bienes Entregados a Terceros a la cuenta 1470 - Otros Deudores31. Para ilustrar el caso, se presenta un ejemplo que considera un faltante de bienes recibidos en comodato:

Vida Útil 15 años

Costo Histórico $ 15.000

Ajuste por Inflación* 10.000

Amortización Acumulada 5.000

Ajuste por Inflación a la amortización* 2.500 *Saldos anteriores a diciembre 31 de 200132

30 Código Civil, artículo 2200 31 -Concepto 06667 de 28 de octubre de 1999 – Doctrina Contable Pública Tomo IV Contaduría General de la Nación 32 Plan General de Contabilidad Pública Numeral 1.2.3.3 Sistemas de Ajustes por inflación

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Para determinar el valor del faltante, es necesario conocer el valor en libros del bien faltante:

COSTO TOTAL 25.000

Costo Histórico 15.000

Ajuste por Inflación del activo 10.000

Menos

Amortización Acumulada Total (7.500)

Amortización Acumulada (5.000)

Ajuste por Inflación a la amortización (2.500)

Igual VALOR EN LIBROS 17.500

En aquellas entidades que aplicaban el sistema de ajustes parciales por inflación, además de reconocer la diferencia entre el valor en libros y el valor de reposición en la cuenta del pasivo “crédito diferido”, debe tener en cuenta la afectación de los saldos de ajustes por inflación que aparecen en el patrimonio, bien sea Hacienda Pública (3135) o Patrimonio Institucional (3250)

313506 o 325006 Ajustes por Inflación – Propiedades, planta y equipo(CR) 10.000

313510 o 325010 Ajustes por inflación – Amortización Acumulada(DB) 2.500

TOTAL AFECTACIÓN PATRIMONIAL (7.500)

Valor en Libros 17.500

VALOR NETO EN LIBROS 10.000

Si suponemos un valor de reposición equivalente $18.000, el monto del crédito diferido se determinará a partir del siguiente análisis:

Valor de reposición 18.000

Menos Valor neto en libros (10.000)

Igual TOTAL CRÉDITO DIFERIDO 8.000


14 DEUDORES

1470 OTROS DEUDORES

147090 Otros deudores 18.000

Tercero

19 OTROS ACTIVOS

1925 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE BIENES ENTREGADOS A TERCEROS

192505 Bienes muebles entregados en comodato 5.000

192599 Ajustes por inflación 2.500

31 o 32 HACIENDA PÚBLICA o PATRIMONIO INSTITUCIONAL

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3135 o 3250 AJUSTES POR INFLACIÓN

313507 o 325007

Otros activos 10.000

19 OTROS ACTIVOS

1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS 192005 Bienes muebles entregados en comodato 15.000

192099 Ajustes por inflación 10.000

29 OTROS PASIVOS

2915 CREDITOS DIFERIDOS

291509 Ingreso en la constitución de responsabilidades 8.000

31 o 32 HACIENDA PÚBLICA o PATRIMONIO INSTITUCIONAL

3135 o 3250 AJUSTES POR INFLACIÓN

313512 o 325012

Amortización acumulada 2.500

TOTAL $ 35.500 $ 35.500

La entidad comodataria deberá efectuar la reversión de las cuentas de orden, constituyendo la responsabilidad y su correspondiente provisión, reconociendo la obligación a favor de la entidad comodante:


19 OTROS ACTIVOS



195003XX Faltante de bienes recibidos en comodato 18.000

Tercero

24 Cuentas por Pagar

2425 Acreedores

242590 Otros acreedores 18.000

Tercero

93 ACREEDORAS DE CONTROL

9346 BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS

934605 Maquinaria y Equipo 15.000

99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

9915 Acreedoras de Control por Contra (DB)

991506 Bienes recibidos de terceros 15.000

TOTAL $ 33.000 $ 33.000

Simultáneamente la entidad deberá estudiar la contingencia de pérdida con el fin de registrar la Provisión para Responsabilidades en Proceso que cubra la responsabilidad en el porcentaje estimado de contingencia de pérdida.

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3.2 Siniestro Automotriz (Accidente de Tránsito)

Con ocasión de un accidente de tránsito con vehículos de propiedad del ente público, el conductor o funcionario encargado del vehículo deberá presentar el informe sobre los hechos anexando copia del croquis levantado por la autoridad de tránsito, para que la Administración inicie las indagaciones que le permitan adelantar el proceso de reclamación ante la compañía de seguros y determinar la presunta responsabilidad del servidor público. El registro contable debe estar debidamente soportado por los siguientes documentos:

a. Informe del Conductor b. Informe de las autoridades que hayan intervenido c. Croquis elaborado por la Autoridad de Tránsito y Transporte competente d. Cotizaciones de repuestos y mano de obra e. Acta de Avalúo de los daños sucedidos (ver literal c del numeral 3.1.1 Pérdida de Bienes,

de este instructivo) f. Copia Inventario Individual a cargo del conductor

El valor inicial de la responsabilidad corresponde al valor estipulado en el acta de avalúo de los daños sucedidos y se disminuirá por el valor reconocido y cancelado por la Compañía Aseguradora. Cuando con ocasión del siniestro, se determine que el bien requiere ser retirado del servicio se deberá trasladar a la cuenta Propiedades, planta y equipo no explotados y se suspenderá la respectiva depreciación hasta cuando esté en condiciones de ser utilizado o retirado definitivamente del servicio.

Si suponemos un siniestro donde el avalúo por los daños sucedidos fue de $500.000, el registro será:


19 OTROS ACTIVOS



195003XX Siniestro Automotriz

Tercero

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29 OTROS PASIVOS

2915 CREDITOS DIFERIDOS 500.000

291509 Ingresos en la constitución de responsabilidades

Terceros

TOTAL $ 500.000 $ 500.000

Cuando el contrato de seguros, contemple deducibles, sugerimos que el valor de la provisión para Responsabilidades, corresponda al monto del deducible. Para nuestro ejemplo, el deducible corresponde al valor de un salario mínimo mensual vigente (para el año 2003 $332.000):


53 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIONES


530902 Responsabilidades en proceso – Internas 332.000

19 OTROS ACTIVOS


195503 Responsabilidades en proceso - Internas 332.000

Tercero

TOTAL $ 332.000 $ 332.000

Cuando se traslade el reclamo ante la compañía aseguradora, se deberá controlar contablemente, mediante el registro en cuentas de orden, así:





Tercero




TOTAL $ 500.000 $500.000

Cuando la Compañía aseguradora reconoce el valor correspondiente al seguro, teniendo en cuenta las condiciones del contrato se debe disminuir la responsabilidad por dicho valor, de modo que el saldo corresponda al valor del deducible. En tal sentido si no existe deducible, el saldo de la responsabilidad será igual a cero.

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Para nuestro caso, se disminuye la responsabilidad por el valor a pagar por la compañía aseguradora, es decir, $168.000


14 DEUDORES

1470 OTRAS DEUDORES 168.000

147027 Reclamaciones e indemnizaciones a compañías de seguros

Tercero

19 OTROS ACTIVOS



195003XX Siniestro Automotriz

Tercero

TOTAL $ 168.000 $ 168.000

En consecuencia, el saldo que aparecerá en el rubro de responsabilidades será el valor del deducible que en el ejemplo corresponde a $332.000.

En forma simultánea, se cancelará la cuenta de orden








TOTAL $ 500.000 $ 500.000

Igualmente, se realiza el ingreso disminuyendo el valor del crédito diferido:


29 OTROS PASIVOS

2915 CREDITOS DIFERIDOS 168.000

291509 Ingresos en la constitución de responsabilidades

Tercero

48 OTROS INGRESOS



. TOTAL $ 168.000 $ 168.000

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48

De acuerdo con la investigación disciplinaria la entidad deberá determinar si el funcionario es responsable o es exonerado. Si es responsable, se realiza el ingreso, como se observa a continuación:


29 OTROS PASIVOS


291509 Ingresos en la constitución de responsabilidades 332.000

Tercero

48 OTROS INGRESOS

4810 EXTRAORDINARIOS

481008 Recuperaciones 332.000

TOTAL $ 332.000 $ 332.000

Si se determina que no existe responsabilidad alguna a cargo del funcionario, se cancelará el crédito diferido contra la cuenta de responsabilidades, e igualmente se cancelará la provisión para responsabilidades constituida inicialmente:


29 OTROS PASIVOS


291509 Ingresos en la constitución de responsabilidades 332.000

Tercero

19 OTROS ACTIVOS



195003XX Siniestro automotriz

Tercero

19 OTROS ACTIVOS

1955 Provisión para responsabilidades


Tercero

53 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIONES

5309 Provisión para responsabilidades *


TOTAL $ 664.000 $ 664.000

* Si corresponde a una vigencia fiscal anterior se debe utilizar la cuenta 481008- Recuperaciones.

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Cuando la compañía aseguradora se encarga de realizar la totalidad de las reparaciones y el vehículo se habilita adecuadamente para su normal funcionamiento, en principio no habría lugar a registro en el rubro de responsabilidades. Sin embargo, independientemente del resultado de la gestión con la compañía aseguradora, la oficina de investigaciones disciplinarias, determinará si la conducta del funcionario implicado amerita iniciar un proceso de investigación disciplinaria y por lo tanto ser incorporado en el rubro de responsabilidades en proceso internas. 4. Terminación del proceso de responsabilidad originada en los demás eventos El proceso de responsabilidad en proceso se ve afectado por una de las situaciones siguientes:

a. Cancelación en efectivo b. Restitución del Bien c. Fallo en donde no se determina sanción disciplinaria a un funcionario.

JORGE CASTAÑEDA MONROY Contador General de Bogotá D.C.

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Elaborado por: Arnulfo Arévalo González – Sonia Tirado Barrera Revisado por: Luz Marina Riveros Franco, Irma Consuelo Díaz García, Héctor O. Parada Ballén Aprobado por: Gloria Nancy Jara Beltrán

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