Procedimientos Para El Manejo de Medicamentos

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL REGIONAL NOROCCIDENTALABREGO-CONVENCION-EL CARMEN-TEORAMA

NIT. 807.008.842 – 9Gerencia e IPS Abrego: Calle 20 Carrera 3A Barrio Santa Bárbara Conmutador (7) 5642156 Tels: 5642484-5642641. Fax 5641641

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE MEDICAMNETOS DE CONTROL ESPECIAL

La ese hospital regional noroccidental cuanta con resolución emitida por la directora el Instituto Departamental de Salud de Norte de Santander RESOLUCION No 000533 DE 2008 con fecha de 25 de marzo de 2008.en la cual se específica, Manejo y compra de medicamentos de control especial, y recetarios oficiales para su servicio en urgencias y hospitalización. Y su vez el manejo de los recetarios en consulta externa y urgencias. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y tiene 5 años, renovables por periodos iguales previo estudio y concepto técnico.

Los medicamentos de control especial son lo que por su potencial de causar abuso y dependencia son restringidos en su comercialización y por lo que su venta es exclusivamente baja la fórmula medica y se distinguen por su franja violeta que llevan en su empaque con la inscripción de medicamento de control especial

Estos medicamentos son usados inadecuadamente por fines diferentes a los terapéuticos por lo que se pueden llegar a constituir en un riesgo para la salud.

Para un adecuando manejo de los medicamentos de control especial tendremos en cuenta los siguientes puntos:

ADQUISICION ALAMCENAMIENTO DISTRUBUCION PROCEDIEMTOS PARA EL MANEJO DE FECHAS DE VENCIMENTOS Y

MECANISMOS DE BAJA

ADQUISICIÓN:

Se define como el proceso de obtener un suministro, bien sea de un proveedor público o privado.

IPS Convención: Barrio Sagoc Tel.(7) 5630021-5630150 Fax 5630163IPS El Carmen: Vía Guamalito Tel. (7) 5633301 Fax 5633501. IPS Guamalito: Telfax. 5633848IPS San Pablo: Calle Principal Cgto. San Pablo – Teorama. Cels. 3138723998 - 3133685871

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Visítenos: www.esenoroccidental.gov.co

Correo electrónico: [email protected]

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ADQUISICIÓN

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADOHOSPITAL REGIONAL NOROCCIDENTAL

ABREGO-CONVENCION-EL CARMEN-TEORAMANIT. 807.008.842

Nombre del proceso: FARMACIA

Nombre del Procedimiento:

ADQUISICION ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION MEDICAMENTOS DE

CONTROL ESPECIAL

Versión: 01

Vigente a partir de: 01 de julio 2010

Página 1 de 1

ActividadDescripción

ADQUISICION

Área Responsa

ble

Fechas a realizar

actividades

Reporte a

Introducción

Para la adquisición de estos medicamentos tendremos en cuenta que se deben manejar cantidades para la ESE y con esto para las diferentes aéreas.

01

Verificación de necesidades:

Revisar la existencia de medicamentos, define revisando la rotación la cantidad a solicitar. Se revisa libro contable. Farmacia

Los 5 primeros días del mes

Farmacia

02Solicitud de cotización

Se realiza oficio de solicitud de cotización. Con los, medicamentos De mayor rotación. Separando los que se solicitan al IDS y que son monopolio del estado (queriendo decir esto que solo se adquieren por medio de ellos) y los restantes se adquieren por medio de proveedor, con respectiva resolución.

FarmaciaEntre los 5

primeros días del mes

Gerencia

03 Entrega de cotización a gerencia

Se le pasa oficio a la gerente. Y ya con su autorización, de compra pasa oficio

Entre los 5 primeros días

Gerencia








de solicitud de cotización al IDS, y proveedores- depósitos. Por fax o por e-mail.

Farmaciadel mes

04Entrega de cotización a

contabilidad

Se recibe por parte de los proveedores respuesta por vía e-mail o fax y ya esta información pasa a contabilidad, Donde se espera por respuesta no más de dos días. Entregando contabilidad recibo de consignación (en original )

Farmacia Entre los 5 primeros días

del mes

Contabilidad

05

Reclamo de medicamentos en el

ISD

Para adquirir ya los medicamentos monopolio del estado se deben presentar en original recibo de consignación, y autorización de una persona encargada de reclamarlos en el IDS (control de medicamentos) esta autorización debe ir firmada por la gerente. Los cuales solo son entregados el día martes en horas 8:30m 11:30am.

FarmaciaEntre los 5

primeros días del mes

Instituto departame

ntal de salud

06

Ya para el reto de los medicamentos que siguen siendo controlados pero que no son monopolio del estado se pasa por fax recibo de consignación al proveedor, este es el total responsable del envió de estos medicamentos queriendo decir con esto que este proveedor los envía por correo terrestre al servicio farmacéutico de la IPS de Abrego.

Esta entrega no pasa de los 3 días








Fin del procedimiento

Elaborado por: GIOVANNA YURLEY BAYONA ASCANIO

Revisado por: Aprobado por:

Cargo: APOYO FARMACEUTICO Cargo: Acta No.

Fecha: 30 DE JUNIO Fecha: Fecha:

Firma: Firma: Firma:








ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Para el almacenamiento de estos medicamentos se debe tener en cuenta lo siguiente condiciones:

ALMACENAMIENTO




Nombre del Procedimiento: ALMACENAMIENTO DE

MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Versión: 01

Vigente a partir de: 01 de julio 2010

Página 1 de 3

No ActividadDescripción

ALMACENAMIENTO Área

Responsable

Cargo persona

responsableReporte a:

Identificación del proceso a desarrollar

Para el almacenamiento de estos medicamentos se tienes en cuanta todas las condiciones físicas, locativas, sanitarias y ambientales (temperatura, humedad y cadena de frio) como todo los demás medicamentos. almacenados en farmacia

Farmacia Regente de farmacia

Este reporte debe reposar en archivos de farmacia

01 Identificación del lugar.

La norma específica que estos medicamentos de control especial deben ir almacenados en un lugar que tenga seguridad (llave). Esta llave de seguridad solo la podrá

Farmacia

Regente de farmacia









manejar el regente de farmacia.

02

Ubicación de los medicamentos en áreas específicas

El primer paso de almacenamiento es Identificar los medicamentos que requieren condiciones especiales. Y manejar las mismas condiciones hasta el lugar de depósito definitivo .es decir conservar la red de frió en el caso de medicamentos termolábiles, y ubicarlos alejados de la luz, los medicamentos fotosensibles.

Farmacia

Regente de farmacia

Este reporte debe reposar en archivos

de farmacia

03

Organización de insumos en estanterías

Organizar los medicamentos en el estante de acuerdo a la clasificación por acción por orden alfabético de genérico claro está que estos medicamentos son pocos su consumo y su existencia no es muy alta, estos medicamentos están clasificados y se maneja en forma FIFO lo de fecha de vencimiento más antigua se le da salida primero.

Farmacia

Regente de farmacia


04 Conservación

Leer y registrar los valores, arrojados por los termos higrómetros de temperatura ambiental, humedad relativa y cadena de frío. Reportar y corregir anormalidades. Para esto se maneja el formato un formato

FarmaciaRegente de farmacia









05 Recepción técnica

Por medio del formato se realiza la recepción técnica de todos los insumos. donde se tiene en cuenta :principio activo ,forma farmacéutica , concentración , registro INVIMA , lote , fecha de vencimiento , estado del producto , y cantidad

Regente de farmacia


Libro contable

Ya hecha la recepción técnica de estos medicamentos se registran en el libro contable (fecha de ingreso , detalle (nombre del proveedor, No de factura) ingreso , egreso , saldo )

Farmacia Regente de farmacia





Cargo: APOYO FARMACEUTICO

Cargo: Acta No.










DISTRIBUCION




Nombre del Procedimiento: ALMACENAMIENTO DE INSUMOS

HOSPITALARIOS

Versión: 01

Vigente a partir de: 01 de julio 2010Página 1 de 3

Actividad

Descripción DISTRIBUCION EN LAS IPS DEL CARMEN , CONVENCION Y SAN

PABLO

Área Responsab

le

Cargo de persona

responsable Reporte a:

Introducción

Para la distribución de los medicamentos de control especial y recetarios oficiales tendremos en cuanta que se adquirió la resolución para la ESE queriendo decir que se manejan para las IPS ( EL CARMAN , CONVENCION, SANPBLO )

Farmacia

Regente de farmacia,

auxiliar de farmacia

Este reporte debe reposar en archivos de farmacia de cada IPS

01

Entrega de stock de medicamento

Se entrega stock de medicamentos diferentes IPS. Al responsable del servicio farmacéutico (regente de farmacia, auxiliar de farmacia y jefe S.S.O) esto. En presencia de ellos y con su respectiva firma de compromiso de velar por el cuidado y conservación de estos .se Registra su salida en l libro contable.

Farmacia Regente de farmacia,










02Reposición de

stock

Para reposición de estas cantidades será necesario que cada IPS presente a esta dependencia la formula debidamente diligenciada, y que en caso que le falte algún dato no se aceptara y se atrasara la reposición de esta hasta su totalidad. se recuerda que este formato solo lo deberá hacer el médico. Y para su reposición estará bajo el cuidado del director técnico encargado, esto se hará en las fechas que ellos creen necesario su reposición. No olvidando que el stock no se puede dejar sin cantidades.




03

Stock de Recetarios de

control especial

Para el stock de recetarios ofíciales se entregara por el número de médicos que atienden en consulta externa, y uno por el servicio de urgencia su entrega será por medio de oficio, especificando los códigos que aparecen en la parte superior del formato de la primera hoja.

Farmacia




04

Reposición de recetarios

oficial

Para adquirir la reposición de los recetarios de control especial beben presentar la solicitud por escrito relacionando los códigos que aparecen en la parte superior del formato de la primera hoja a la ultima y se entrega recetario con la copia de color verde

Farmacia




Ya es responsabilidad del director técnico, o persona encargada por cada IPS una correcta distribución en los carros de paro y stock de urgencias ambulancias y demás. Bajo todas las








condiciones de almacenamiento.





Cargo: Acta No.



:








DISTRIBUCIÓN




Nombre del Procedimiento: ALMACENAMIENTO DE INSUMOS

HOSPITALARIOS

Versión: 01

Vigente a partir de: 01 de julio 2010Página 1 de 3

No ActividadDescripción

DISTRIBUCION ABREGO

Área Responsab

le

Cargo de persona

responsable Reporte a:

Introducción

Para la distribución de los medicamentos de control especial y recetarios oficiales tendremos en cuanta que se adquirió la resolución

01 stock en el servicio de urgencias , carros de paro y ambulancias

Se entrega stock de medicamentos de control especial al jefe del servicio social obligatorio. Socializándolo cada 1 meses se entrega por medio de oficio, especificado sus responsabilidades en el correcto manejo cuidado custodia y conservación con ayuda del médico de turno reportándole a ella en caso de un posible suministro, también que es de su responsabilidad la distribución en las diferentes aéreas y sus condiciones de almacenamiento. como lo son área de urgencias,

Farmacia











carros de paro, ambulancias.es de

La reposición de estos medicamentos se harán cuando la jefe lo crea conveniente no queriendo decir con esto que deje agotar las existencia y se quede con las formulas. Debe presentar a farmacia la fórmula original debidamente diligenciada por el médico, con su firma y sello.

02

Stock de Recetarios de

control especial

Para el stock de recetarios ofíciales se entregara por el número de médicos que atienden en consulta externa, y uno por el servicio de urgencia su entrega será por medio de oficio a cada médico especificando los códigos que aparecen en la parte superior del formato de la primera hoja.

Farmacia Regente de farmacia,



03

Reposición de recetarios

oficial

Para adquirir la reposición de los recetarios de control especial beben presentar el recetario entrega con la copia de color verde. Para esto no hay fechas de reposición, se hará según la necesidad.

Ya es responsabilidad del director técnico, o persona encargada por cada ips una correcta distribución en los carros de paro y stock de urgencias ambulancias y demás. Bajo todas las condiciones de almacenamiento.












Cargo: Acta No.










MANUAL PARA EL CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO Y MECANISMO DE BAJA DE MEDIACEMNTOS DE CONTROL ESPECIAL


HOSPITAL REGIONAL NOROCCIDENTAL

ABREGO-CONVENCION-EL CARMEN-TEORAMA

NIT. 807.008.842 – 9

Gerencia e IPS Abrego: Calle 20 Carrera 3A Barrio Santa Bárbara Conmutador (7) 5642156 Tels: 5642484-5642641. Fax 5642153 Cel. 3138724201



MANUAL PARA EL CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO Y

Versión: 01

Vigente a partir de: 01 DE JULIO DE 2010Página 1 de 2

Actividad

Descripción CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO

MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Área Responsabl

e

Cargo Responsabl

e

Fecha de realización

de actividad

Verificación de fechas de

vencimiento

Para la verificación de estas

fechas de vencimientos

Se deben tener en cuanta en el

área donde ese encuentre

distribuidos y almacenados.

En la IPS de Abrego

En el área de urgencias (carro de

Farmacia y urgencia

.

Regente de farmacia y

jefe del









paro, ambulancias, stock de

urgencias) estas aéreas tienen

formato y por este medio se

controlan las fechas de

vencimiento. Pero de igual

manera estas aéreas se les

supervisan una vez al mes. Se

seleccionan los medicamentos y

se hace relación por medio de

formato de empresa de

recolección (SANDERSOL). se

entregan a farmacia por medio de

oficio ,

La encargada de farmacia hace su

respectiva reposición según

cantidad que ese entreguen.

S.S.O









Elaborado por: GIOVANNA YURELY BAYONA ASCANIO


Cargo: DIRECTOR TECNICO Cargo: Acta

Fecha: 30 DE JUNIO 2010 Fecha: Fecha:









MANUAL Y MECANISMO DE BAJA DE MEDIACEMNTOS DE CONTROL ESPECIAL




NIT. 807.008.842 – 9




MANUAL PARA EL MANEJO DE BAJA DE MEDIACAMENTOS D ECONTROL

ESPECIAL

Versión: 01


ActividadDescripción Área

Responsable

Cargo Responsabl

eReporte a

El mecanismo para dar de baja estos medicamentos es el siguiente:

Área de cuarentena del

servicio farmacia

Ya estos medicamentos en farmacia se pasan al área de cuarentena.

Para que estos productos estén

esta área se deben sacar con 3

meses de proximidad. A vencer.

Los medicamentos monopolio del

estado, los cuales su compra es

directamente con el IDS no tienes

Farmacia

Regente de farmacia y

jefe del S.S.O.








reposición en caso de

vencimiento. Es por esto que s

colocan en el stop de urgencias,

pero con un aviso de

vencimiento. Esto con el fin de

permitir que el medicamento no

tenga su pérdida.

Reporte a proveedor

Una vez se tenga esta relación se analiza su recepción técnica (hoja de vida del producto y proveedor).

Se le informa por medio físico y magnético, para que el haga su respectivo cambio, ya teniendo su respuesta se le envían los productos.

Farmacia REGENTE

DE FARMACIA

Respuesta de proveedor

En caso que el proveedor no acepte esta reportes, se dejan en el área de cuarentena, y ya vencido el producto, envía a relación a gerencia.

Farmacia REGENTE

DE FARMACIA

Respuesta de proveedor

En caso que el proveedor no acepte esta reportes, se dejan en el área de cuarentena, y ya vencido el producto, envía a relación a gerencia.

Farmacia REGENTE

DE FARMACIA

Recolección Se retiran estos productos del área de cuarentena. Se depositan en cajas debidamente selladas

Farmacia a REGENTE DE








con firma del director técnico, esto con el fin que no sean alteradas, y se depositan en una área dentro del servicio farmacéutico identificada como productos inservibles y vencido.

FARMACIA

Reporte a empresa

contratante

La ESE hospital regional tiene contrato con la empresa de SANDERSOL. Se le envía relación de estos productos, en formato SAI-01. Por vía email

Farmacia REGENTE

DE FARMACIA

















NIT. 807.008.842 – 9




REPORTE DE INFORMES

Versión: 01


ActividadDescripción Área

Responsable

Cargo Responsabl

e

Entrega de informes

Se debe entregar informes al Instituto Departamental de Salud

Farmacia

Regente de farmacia

01

Recopilación de información para

el informe Este informe se realizada con la

información que se tienen en el libro

contable supervisando que las

cantidades que se tienen en existencia

sean las mismas que se tienes en el

libro.

Farmacia

Regente de farmacia








02

Con la formulas que se recopilaron durante el mes, del de los pacientes que usaron este tratamiento y que tuvo su entrega para reposición. Se les digita la información del inciso numero 4. El cual debe ser diligenciado por el establecimiento farmacéutico y firmado por el regente encargado ,

Farmacia

REGENTE DE

FARMACIA

Formato par la entrega de

informe

Para la entrega de este informe se debe diligenciar la información en los formatos que el IDS se envió.

Anexo formato.

Farmacia

REGENTE DE

FARMACIA

forma de enviar informe

por e-mail

Se le debe presentar a las siguientes direcciones de correo electrónico Las cuales pertenecen:

Doctor AMILKAR MARQUEZ: [email protected]

Director técnico: MARCELO CARDENAS: [email protected]

Farmacia

REGENTE DE

FARMACIA

Antes de los 8 primeros días de l mes

Forma de enviar informe en físico

Se le presenta al director técnico: MARCELO CARDENAS, se le envía informe ESE hospital EMIRO




mailto:[email protected]






QUINTERO CAÑIZARES, sección farmacia.

Que debe ir anexado en el

informe

.Formatos debidamente diligenciados con sus cantidades:

Droguerías IPS franja violeta: DIAZEPAM, METHERGIN, OXITOCINA, MIDAZOLAM

Droguerías IPS monopolio: FENOBARBITAL, MEPERIDINA, MORFINA

.formulas según el gasto por medicamento.

. Oficio de relación de informe.

















NIT. 807.008.842 – 9

Gerencia e IPS Abrego: Calle 20 Carrera 3A Barrio Santa BárbaraConmutador (7) 5642156 Tels: 5642484-5642641. Fax 5642153 Cel. 3138724201

DATOS DE PROVEEDORES

RAZON SOCIAL INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUBGERENTE O PERSONA ENCARGADA

AMILKRA MARQUEZ

TELEFONO : 5714475-5710351 EX130TELE FAX: 5714643








E-MAIL: [email protected]

DIRECCION : AVENIDA O # 9-60 EDIFICIO ROSETALDEPARTAMENTO : CUCUTA N DE SLISTA DE MEDICAMENTOS:

FENOBARBITAL AMP X 40 MG/ML, FENOBARBITAL AMP X 200 MG /ML, FENOBARBITAL TAB X 100 MG, MORFINA AMP X 10mg/ml,

MEPERIDINA AMP X 100mg/2 ml

RAZON SOCIAL DISPROFARM

GERENTE O PERSONA ENCARGADA

LUIS EDUARDO MOLINA

NIT: 13.445.393-7

NUMERO DE RESOLUCION

001013-10 DE ABRIL DEL 2007

TELEFONOS: 576446-5845988-5845991-5845992TELE FAX: 5844553CELULAR : 315-3814792E-MAIL: [email protected]

DIRECCION : Centro comercial mayoristas local CM 7 av.3#25-61

DEPARTAMENTO : CUCUTA N DE SLISTA DE MEDICAMENTOS:

DIAZEPAM AMP X 10MG/2 ML, METHERGIN AMP X 1 ML , MIDAZOLAM AMP X 15 MG /3 ML , OXITOCINA AMP X 10U.I. /1 ML

RAZON SOCIAL REPREFARCOS

GERENTE O PERSONA ENCARGADA

CIRO E MORENO BAYONA

NIT: 91.203.251-5NUMERO DE RESOLUCION

524 DE 31 DE COTUBRE DE 2006










TELEFONOS: 6343298-6343729

TELE FAX: 6344286

E-MAIL: [email protected]

DIRECCION : carrera.21 # 24-24

DEPARTAMENTO : BUCARAMANGA –SANTANDERLISTA DE MEDICAMENTOS:

DIAZEPAM AMP X 10MG/2 ML, METHERGIN AMP X 1 ML , MIDAZOLAM AMP X 15 MG /3 ML , OXITOCINA AMP X 10U.I. /1 ML






Procedimientos Para El Manejo de Medicamentos

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