Procedimientos del SIG
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION
Ministerio del Trabajo Agosto 17 de 2012
Sistema Integrado de Gestión en
el Ministerio del Trabajo
ENFOQUE EN PROCESOS
“EL PROCESO” es el conjunto de actividades
relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
PROCESOS ESTRATEGICOS
Administración del SIG
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
Gestión del Talento Humano
Comunicación Institucional
Direccionamiento Estratégico
Gestión Tecnologías de Información y Comunicación
Administración de Bienes y Servicios
Gestión Financiera Gestión de Contratación
Gestión del Servicio a la Ciudadanía
PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL
Evaluación Independiente
Formulación de Políticas
Públicas
Implementación de Políticas
Públicas
Seguimiento de Políticas Públicas
Inspección, Vigilancia y
Control
Cooperación y Relaciones
Internacionales
Gestión Documental
Control Interno Disciplinario
Gestión Ambiental Gestión Jurídica
SATI
SFA
CC
IÓN
DEL
CLI
ENTE
-CIU
DA
DA
NO
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles
para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su
emisión.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente.
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de
revisión actual de los documentos.
Asegurase de que las versiones pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en el punto de uso.
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles
para:
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y
fácilmente identificables.
Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo
y se controla su distribución.
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y
aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razón.
PIRAMIDE
DOCUMENTAL POLITICA Y
OBJETIVOS SIG
MANUAL SIG
MAPA DE PROCESOS
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS, GUIAS, FORMATOS, MANUEALES, PROGRAMAS, OTROS
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS EXTERNOS
CODIFICACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS
Tipo de documento Codificación
Manual M
Proceso PR
Procedimiento PD
Instructivo I
Guía G
Programas P
Formatos F
Otros
documentos
DC
ABREVIATURA DE
LOS PROCESOS
Proceso Sigla
Direccionamiento Estratégico DE
Cooperación y Relaciones
Internacionales
CRI
Administración del SIG SIG
Comunicación Institucional CI
Gestión del Servicio a la Ciudadanía GSC
Formulacion de Politicas Publicas FPP
Implementacion de Politicas Publicas IPP
Seguimiento de Politicas Publicas SPP
Inspeccion, Vigilancia y Control IVC
ABREVIATURA DE
LOS PROCESOS
Proceso Sigla
Gestión de Talento Humano GTH
Gestión de Tecnología de Información y
Comunicaciones
TIC
Gestión Documental GD
Administración de Bienes y Servicios ABS
Gestion Ambiental GA
Gestion Financiera GF
Gestion de Contratación GC
Gestion Jurídica GJ
Evaluación Independiente EI
Control Interno Disciplinario CID
CÓMO SE CODIFICA
UN DOCUMENTO
GTH – PD - 01
GTH - PD - 01
Abreviatura del
proceso
Codificación del
documento
Número
Consecutivo
Ejemplo: Procedimiento Liquidación de Nómina
MATRIZ DE
ELABORACIÓN,
REVISIÓN, APROBACIÓN
DE DOCUMENTOS TIPO DE
DOCUME NTO
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
Política del SIG,
objetivos de SIG,
mapa de procesos
Servidor público
asignado por el Jefe
de la Oficina Asesora
de Planeación
Representante de la
Dirección para el SIG
Comité de Dirección
Manual de del SIG Servidor público
asignado por el Jefe
de la Oficina Asesora
de Planeación
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
Representante de la
Dirección para el SIG
Caracterización de
procesos
Gestor de cada
proceso
Representante de la
Dirección para el SIG
Responsable del
proceso
Procedimientos,
instructivos, guías,
formatos, manuales
Gestor de cada
proceso y servidor
público asignado por
el responsable del
proceso
Representante de la
Dirección para el SIG
Responsable del
proceso
QUÉ ES UN
PROCEDIMIENTO ?
Forma especificada para llevar a cabo una o
más actividades de un proceso.
FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
PROCESO XXX
PROCEDIMIENTO YYY
Código
Versión
Fecha
Página
Encabezado:
FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
1. Objetivo: Describir el propósito del procedimiento. El objetivo debe ser
medible. Su redacción debe iniciar con verbo en infinitivo.
2. Alcance : Indica el inicio y fin de procedimiento, cobertura.
3. Definiciones: Se relacionan los términos que requieren ser descritos a fin
de facilitar el entendimiento del procedimiento. Puede incluir términos
técnicos, siglas, abreviaturas, extranjerismos
4. Generalidades del procedimiento: incluye políticas de operación del
procedimiento.
Cuerpo
FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
5. Descripción de las actividades: presenta la relación de las actividades
necesarias para cumplir con el objetivo del procedimiento.
Cuerpo
Nro. Actividad Responsa
ble
Registro
/documento
1
2 n
Nro: Número consecutivo de la actividad.
Actividad: Describe la actividad y cómo realizarla.
Estas actividades deben:
•Cubrir el ciclo PHVA completo
•Tener una secuencia lógica.
•Redactarse iniciando con verbo en infinitivo.
FORMATO DE
PROCEDIMIENTO Cuerpo
Responsable: Cargo o rol responsable de ejecutar la actividad.
Registro/ Documento: Documento o registro que evidencia o es el
resultado de una actividad.
6. Requerimientos técnicos del procedimiento: se incluyen aquellos
requisitos o especificaciones que sean necesarias para la aplicación
eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la
identificación de Servicios no Conformes o No conformidades en Procesos.
Se redacta haciendo referencia al numero de la actividad y sus
correspondientes requerimientos.
FORMATO DE
PROCEDIMIENTO Cuerpo
7. Anexos: se relacionan los documentos que hacen parte integral del
procedimiento. Ej. Tablas, matrices, diagramas y los documentos asociados:
formatos, guías, instructivos, programas.
FORMATO DE
PROCEDIMIENTO Control de cambios y registro de aprobación:
No.
versión
Item del
Cambio
Cambio
realizado
Motivo del
Cambio
Fecha
del
cambio
Elaboró Revisó Aprobó Fecha
Nombre
Cargo
Firma
FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
(Instrucciones de forma)
•Redactarse en tercera persona.
•Uso de lenguaje claro y suficiente para que otras
personas puedan entender el documento.
•Evitar el uso de abreviaturas, en caso de requerirse se
incluirán en la sección "Definiciones".
•Tipo de letra Arial
•Tamaño de letra: 12
COMPROMISO……. ELABORAR LOS PROCEDIMIENTOS APLICABLES AL MINISTERIO DEL TRABAJO.
Cómo lo haremos?
1 Asistir explicación metodológica. Gestores y equipos de trabajo
2
Entregar los procedimientos existentes en el Ministerio
de Protección Social. Corporación DeCiDe
3
Generar listado preliminar de procedimientos del
proceso con base en la revisión de la caraterización y
de los procedimientos existentes en el Ministerio de
Protección Social Gestores y equipos de trabajo
4 Elaborar o ajustar los procedimientos Gestores y equipos de trabajo
5 Revisar la propuesta de procedimiento. Equipo de trabajo gestor
6 Revisar el procedimiento
Persona asignada (Corporaciôn
DeCiDe, Oficina Asesora de
Planeaciôn)
7
Ajustar el procedimiento con base en las
observaciones. Gestor
8 Revisar el contendio temático del procedimiento Oficina Asesora de Planeacion
9 Revisar el contendio temático del procedimiento. Responsable proceso
10
Revisar el contendio temático y cumplimiento requisitos
SIG del procedimiento Oficina Asesora de Planeaciôn
11 Aprobar y publicar el procedimiento Ver Control de Documentos
PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE PROTECCIÓN
SOCIAL.
Gracias por su atención……