7. auditoría del sig

Implementación y auditoría de Sistemas Integrados de Gestión.Calidad, Medio Ambiente, Salud y Seguridad Ocupacional.

Ing. Pablo Adolfo Molinero Durand.MSc. Ingeniería Ambiental. Six Sigma Green Belt.

En busca de la perfección.

Auditoría del sistema de gestión integradoMódulo VII -1:

Concepto de la auditoría. Criterios, tipos y principios de la auditoría.

¿Qué es la auditoría?

Herramienta para verificar laconformidad con respecto a unareferencia.

ISO 19011:2002

Proceso sistemático, independiente ydocumentado para obtener evidenciasde la auditoría y evaluarlasobjetivamente a fin de determinarhasta que punto los criterios de laauditoría se cumplen.

¿Cuál es la finalidad de la auditoría?

• Generar confianza a los directivos en que el desempeño es conforme a loproyectado.

• Generar confianza en los clientes.

• Detectar y observar problemas operacionales (oportunidades de mejora)

• Suministrar “feedback” para acciones correctivas y preventivas.

Criterios de la auditoría

ISO 19011:2002: Conjunto depolíticas, procedimientos orequisitos utilizados como unareferencia.

ISO 9001

ISO 14001

OHSAS 18001

Tipos de auditoría: Por la organización involucrada

Interna – De 1ra parte

Externa – De 2da parte

Certificación – De 3ra parte

Inicial

De seguimiento

De re certificación

Las realiza la organización a su propio sistema de gestión

Entre clientes y proveedores (contractual)

Conducidas por organismos de certificación

Tipos de auditoría: Por la etapa a ejecutar

También llamada del sistema, documentaria o gabinete.Abarca la revisión de la documentación y su conformidad con la norma

También llamada de implementación. Busca establecer hasta donde se ha entendido, implementado y observado el sistema documentado.

De conformidad

De suficiencia


Norma ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría. Términos y definiciones.

Términos relacionados a la auditoría

Auditoría Criterios de

auditoriaEvidencias de la auditoría

Hallazgos de la auditoría

Conclusiones de la auditoría

Auditado AuditorEquipo auditor

Experto técnico

Programa de auditoría

Plan de auditoria

Alcance de la auditoría

Competencia


Competencias del Auditor. Norma ISO 19011:2002.

Competencia

Capacidad demostrada para aplicarconocimientos y habilidades.

Responsabilidades del Auditor

• Cumplir con los requisitos

• Seguir plan y procedimientos

• Permanecer dentro del alcance

• Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoria

• Planear y realizar tareas individuales, acertadas y responsablemente.

• Recolectar y analizar evidencia.

• Permanecer alerta

• Reportar las observaciones.

• Verificar las acciones correctivas.

• Cooperar con el auditor líder.

• Retener y proteger documentos de la auditoría.

• Mantener la confidencialidad

• Actuar de manera ética.

Responsabilidades del Auditor Líder

• Recolectar toda la información necesaria

• Seleccionar al equipo auditor

• Preparar el plan de auditoría

• Asignar tareas individuales

• Asegurarse de que los documentos de trabajo estén preparados

• Auditoría de suficiencia.

• Representar al equipo de auditoría

• Liderar reuniones de apertura y cierre

• Asegurar que la auditoría se desarrolle de

acuerdo al plan

• Asegurar que las reuniones de enlace se realicen periódicamente

• Asegurar que los resultados de la auditoría sean reportados claramente y a tiempo.

• Educación

• Experiencia de trabajo

• Entrenamiento

• Experiencia de auditorías

• Independencia

• Entender las actividades

Competencias del auditor

Habilidades del auditor

• Dar con el problema rápido sin apresurarse a conclusiones.Perceptividad

• Cumplir las acciones programadas a pesar de los obstáculosPersistencia

• Ver las cosas desde distintos puntos de vista, para adaptarse al cambio.Flexibilidad

• Afrontar un problema lógica y sistemáticamenteAcercamiento disciplinado

• Comunicarse y trabajar con gente de diferentes niveles y trasfondosSociales

• Expresarse, tanto oral como escrito, claramentePresentación

• Investigar y buscar el cumplimiento acertado en diferentes áreasTécnicas

Características positivas del auditor

Educado

Amable

Servicial

Constructivo

Informativo

Perceptivo

Justo

Mente abierta

Diplomático

Honesto

Maduro

Modesto

Tiene tacto

Características negativas del auditor

Critico

Argumentador

Emite juicios

Precipitado

Agresivo

Desconsiderado

Inconsistente

Inflexible

Perezoso

Susceptible

No práctico

“Sabelotodo”

Indeciso

Intratable

Descuidado


Gestión de un Programa de Auditoría. Actividades y Técnicas.

Aspectos a considerar

• Importancia de los procesos y áreas a auditar, aspectos ambientales significativos yevaluaciones de riesgo.

• Estado de la actividad

• Resultados de auditorías previas.

• Minimizar alteraciones de la empresa

• Disponibilidad de auditores y auditados

• El programa suele ser anual o semestral.

Etapas • Recolección de Información

• Planificación y preparaciónPreparación

• Reunión de apertura

• Auditoría

• Reunión de cierreEjecución

• Entrega documento finalInforme

• Reuniones post auditoriaSeguimiento

PREPARACION DE LA AUDITORIA

Comprende una serie deactividades que sirven desoporte al proceso de auditoríadurante su ejecución en laorganización.

Una preparación adecuadaredunda en el éxito de laauditoría.

Preparación de la auditoría - pautas

• Las auditorías son costosas.

• Deben ser bien planeadas y conducidas

• No deben ser realizadas por sorpresa

• Acordar fechas por adelantado

Máximo beneficio

Costos Mínimos

Recolección de Información

Organización a ser auditada

Fechas

Duración

Tamaño y composición del

equipo

Razón de la auditoría

Alcance de la auditoría

Áreas a ser auditadas

Procesos de la organización a

cubrir

Visita previa (auditorías internas)

Actividades y complejidad de

las áreas a auditar

Los criterios de la auditoria

ISO 9000

ISO 14000

OHSAS 18000

Otros

Planificación y Preparación

1. Determinar volumen de trabajo

2. Preparar el plan de auditoría

3. Preparar documentos de trabajo

4. Definir la metodología

5. Mantener informado al auditado

Planificación y Preparación:Preparación del trabajo

Documentos de trabajo

• Listas de verificación

• Formularios

• Estándares

• Guías

• Formatos

Logística

• Viajes y arreglos

• Espacio de trabajo

• Intérpretes

Información previa

• Informes de auditorías anteriores y revisiones por la dirección

• Documentos del SIG: procedimientos, métodos, manuales, etc.

• Legislación y otros requisitos aplicables

• Reclamos de partes interesadas.

Información del auditado

• Qué hacen en el área o sector

• Magnitud de las operaciones del área

• Procesos operando

• Criterios a cumplir

• Complejidad de las operaciones

Planificación y Preparación:Preparación del auditor

Entender el sistema y los procesos

Mapear el sistema

• Procesos

• Entradas y salidas

• Controles

• Secuencia de procesos

• Interacciones

Elaborar el plan de auditoría

Planificación y Preparación:Preparación del auditor

El auditor debe prepararse para:

• Seguir el proceso de principio a fin, verificando la eficacia del control.

• No limitarse solamente a verificar la conformidad de las actividades con loestablecido en los procedimientos.

• Evaluar también, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultadosprevistos

El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de losprocesos y del sistema para alcanzar los objetivos establecidos

1.¿El SIG está diseñado conforme a las normasaplicables?

2.¿El SIG está implementado y funcionando según loplanificado?

3.¿El SIG es eficaz?

4.¿El SIG es capaz para lograr los objetivos y alcanzar lasatisfacción de las partes interesadas?

Planificación y Preparación:Plan de auditoría

Contenido del Plan

Objetivos y alcance

Lugares, fechas y recursos

Criterios de la auditoría

Integrantes del equipo auditor

Cronograma de actividades y tareas asignadas a los auditores

Debe ser acordado con el auditado

Planificación y Preparación:Preparación de la auditoría

EL EQUIPO DE AUDITORÍA DEBE ESTARINFORMADO DE:

• Objetivos , alcance y criterio de la auditoría.

• Detalle de los sectores y actividades a auditar

EL EQUIPO DE AUDITORIA: RESPONSABILIDADES

• Recopilar la información previa necesaria

• Elaborar la agenda de la auditoria

• Preparar los documentos de trabajo.

Planificación y Preparación:Listas de verificación.

Sirven como ayuda memoria

Asegura se cubran todos los asuntos importantes.

Asegura profundidad y continuidad de la auditoría

Organiza la toma de notas

Es parte del reporte final

Deben ser específicas para el sistema de gestión auditado

Preparadas a partir de los documentos del sistema de gestión

Planificación y Preparación:Recomendaciones en el uso de listas de verificación

FORMATO

• Deje espacios para notas

• Referencias a los criterios de auditoría.

• Referencia a la documentación del sistema.

• Referencia a los registros.

MAL USO

• Usada como cuestionariodisminuye la visión y entorpece lacomunicación.

• Un seguimiento muy estrictopodría ocasionar la omisión deaspectos importantes,

EJECUCION DE LA AUDITORIA

Es el proceso de la auditoría ensí mismo, consiste dereuniones, entrevistas,actividades de verificación quevan a permitir verificar laconformidad del sistemaintegrado de gestión.

Ejecución de la auditoría

Reuniones

Reunión de apertura

Reuniones de enlace

Reuniones de retroalimentación

Reuniones de cierre

Recopilación de evidencias

Entrevistas

Revisión de documentos

Observación

Actividades durante la ejecución de la auditoría

Reunión de apertura

1. Presentar al equipo

2. Objetivo, alcance y criterios

3. Revisión del plan de auditoría

4. Explicación sobre el muestreo.

5. Confidencialidad

6. Método de informe

7. Grado de las No Conformidades

8. Confirmar la disponibilidad de los auditados

9. Confirmar aspectos logísticos

10. Confirmar guías

11. Requisitos de seguridad

12. Preguntas

El líder y el equipo auditor con el Representante de la Alta Dirección y otros directivos.

Reuniones de enlace

DURANTE LA AUDITORIA

• Aseguran el progreso y eficacia

• Aseguran se cubra el alcance

• Revisan no conformidades

• Se reúnen hallazgos

AL FINAL DE LA AUDITORIA

• Prepara la reunión de cierre

• Revisan los hallazgos

• Discutir conclusiones

• Preparar el informe final

El líder de auditoría con el equipo auditor

Reunión de retroalimentación

1. Revisión de los hallazgos

2. Explicación de las No Conformidades

3. Acuerdo de Acciones Correctivas


Reunión de cierre

1. Agradecer al auditado y volver a presentar al equipo

2. Recapitular objetivos, alcance y criterios.

3. Revisar el plan.

4. Repetir confidencialidad y muestreo.

5. Informar fortalezas y áreas de mejora a nivel global

6. Detallar las No Conformidades

7. Conclusiones de la auditoría

8. Preguntas y respuestas

9. Acciones correctivas y plazos

10. Seguimiento.


Recopilación de evidencias.

Se basan en:

1. Entrevistas.

2. Examinación de documentos.

3. Observación de actividades y condiciones

4. Resultados de mediciones y ensayos.

5. Registros.

Las evidencias deben ser objetivas y verificables.

Entrevistas

Se realizan a personal previamente seleccionado

Preguntas abiertas

• Que, Cuándo, Porqué Cómo, Dónde, Quién.

• Muéstreme! Sirven para demostrar.

Preguntas cerradas

• Responden Si - No

• Sirven para aclarar.

Entrevistas

• Verificar lo expuesto durante las entrevistas.

• Comunicar al auditado las No Conformidades

• Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si songeneralizadas.

• Registrar las No Conformidades.

Muestreo de registros y documentos

• No hay tiempo para verificar todo.

• Escoja ejemplos representativos.

• No hay un porcentaje establecido.

• Representación de acciones.

• Cubrir periodo relevante.

• Mirada al control.

Observación de actividades y condiciones

• Aspectos

• Equipos e instrumentos.

• Condiciones.

• Control operacional.

Buscar siempre evidencia física.


• Procedimientos disponibles

• Operaciones en curso

• Puntos de emisión

• Registros operacionales

• Instrumentos con condiciones de proceso

• Alarmas

• Limpieza y organización

• Carteles de comunicación

• Recordatorios de toma de conciencia

• Etiquetas de calibración

• Letreros de peligros

• Uso de EPP

• Etc.

¿Qué buscar?.


• ¿Para qué se usa?

• ¿Necesita mantenimiento?

• ¿Se le dio mantenimiento?

• ¿Hay un registro?

• ¿Cuál es la lectura?

Ejemplo: observando instrumentos.

Registro asociados:• Calibración• Mantenimiento

Recomendaciones prácticas

• Explique la necesidad de tomarnotas al auditado

• Haga sus notas

• Comprensivas

• Acertadas

• Precisas

• Legibles

Tome notas, siempre tome notas.

Recomendaciones prácticas

• El tiempo, siempre es corto.

• Planifique.

• No permita que su auditoría se desvíe.

• No “cave” demasiado profundo.

• No se enfoque en trivialidades.

• Decida el tamaño de la muestra y asegúresede él.

Administre bien el tiempo.

No Conformidades

Recordando: ¿Qué es una No Conformidad?

• No cumplimiento de un requisitos de las partes interesadas.

• Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita.

• Requisito legal o regulatorio.

• Una oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de laspartes interesadas.

No Conformidades y Hallazgo de la auditoría

OBSERVACION

• Incumplimiento potencial de un requisito

NO CONFORMIDAD

• Incumplimiento real de un requisito

Para que un Hallazgo se defina como No Conformidad se requieren tres condiciones mínimas:

• Debe describir el problema• Debe estar basado en evidencias objetivas.• Debe demostrar incumplimiento de requisitos.

• Normas: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001• Procedimientos, planes, objetivos o metas.• Requisitos legales o regulatorios.

Redactando la No Conformidad

Características

Claro y precisoComprensibleDescribe el problemaExplica el requisitoReferencia la evidencia

Contenido

Área o procesoHallazgo (evidencia objetiva)Requisito incumplidoClasificaciónResponsabilidad / Plazos

REPORTE DE NO CONFORMIDAD

FECHA RNC N° PROCESO

AUDITOR AREA AUDITADA

HALLAZGO: OBSERVACION / NO CONFORMIDAD

FECHA FIRMA DEL AUDITOR

ANALISIS DE CAUSAS

ACCION CORRECTIVA / PREVENTIVA

FECHA FIRMA DEL AUDITADO

REVISION DE LA ACCION CORRECTIVA

FECHA FIRMAS: AUDITADO AUDITOR

Ejemplo de No Conformidad

Ejemplo 1: Departamento de producción de bolas de acero

Turno: mañana

04 de 14 operarios fueron vistos no usando cascos ni zapatos de seguridad. Los cascosestaban disponibles a la entrada del área y los zapatos de seguridad habían sidoasignados la semana anterior.

La instrucción BA-P-01 cláusula 5, requiere que todo el personal que entre aldepartamento de producción debe usar los cascos y zapatos de seguridad. Lainstrucción estaba claramente visible a la entrada del área.


FECHA 28/12/15

RNC N° 01SEG PROCESO: Producción de bolas de acero

AUDITOR PAMD

AREA AUDITADA: Producción.


Requisito

OHSAS 18001:2007 – 4.4.6

Descripción

Durante el turno mañana 04 de 14 operarios fueron vistos no usando cascos ni zapatosde seguridad.

La instrucción BA-P-01 cláusula 5, requiere que todo el personal que entre aldepartamento de producción debe usar los cascos y zapatos de seguridad.


4.4.6 Control operacionalLa organización debe determinar las operaciones y actividades que están asociadas con el peligro(s) identificado donde la implementación de controles es necesaria para manejar el riesgo(s) S&SO. Esto debe incluir la gestión del cambio (ver 4.3.1).


Ejemplo 2: Departamento de producción de lentes W4

Turno: mañana

04 de 18 operarios no utilizaban protección (gorras de nylon). Las gorras estabandisponibles en la entrada

WI4-01 cláusula 6, requiere que todo el personal que todo el personal durante laproducción de lentes utilice la gorra de nylon.


FECHA 12/12/15

RNC N° 01CAL PROCESO: Producción lentes W-4

AUDITOR PAMD

AREA AUDITADA: Producción.


Requisito

ISO 9001:2008 – 6.4

Descripción

Durante el turno mañana 04 de 18 operarios no utilizaban gorras protectoras de nylon,WI4-01 cláusula 6, especifica el uso de estas. El estándar requiere que la compañíaobserve las condiciones humanas y ambientales para su efecto sobre la calidad delproducto.


6.4 Ambiente de trabajoLa organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con losrequisitos del producto.

NOTA El término "ambiente de trabajo" está relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales se realiza eltrabajo, incluyendo factores físicos, ambientales y de otro tipo (tales como el ruido, la temperatura, la humedad, lailuminación o las condiciones climáticas).


Ejemplo 3: Almacenes

Al pasar por los almacenes el auditor verifica que en el recipiente para disponer losresiduos sólidos peligrosos se están colocando los residuos comunes, contraviniendo loestablecido en el procedimiento “Segregación de Residuos”, artículo 6.0. Esto se hapodido verificar en 7 casos en los cuales indistintamente se usan los recipientes noadecuados ni de acuerdo a lo establecido en el mencionado procedimiento.


FECHA 22/10/14

RNC N° 01AMB PROCESO: Varios

AUDITOR PAMD

AREA AUDITADA: Varias.


Requisito

ISO 14001:2004 – 4.4.6

Descripción

No se está segregando los residuos conforme a lo planificado, por ejemplo, en elrecipiente para poner residuos peligrosos se están colocando residuos comunes,contraviniendo lo establecido en el procedimiento “Segregación de Residuos”, artículo6.0. Esto se ha podido verificar en 7 casos en los cuales indistintamente se usan losrecipientes no adecuados ni de acuerdo a lo establecido en el mencionadoprocedimiento.


4.4.6 Control operacionalLa organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectosambientales significativos identificados, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y metas, con el objetode asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante:

a) el establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados paracontrolar situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metasambientales; y …

ADVERTENCIA

SEA CAUTELOSO, NO SAQUE CONCLUSIONESAPRESURADAS!

ASEGURESE DE TENER EVIDENCIA COMPLETA!

ASEGÚRESE DE QUE SU EVIDENCIA ES ACERTADA

CUANDO DUDE, INVESTIGUE!

IDENTIFIQUE LOS PUNTOS CLAVE PARA SIGUIENTESINVESTIGACIONES!

TALLER 1:

Para los casos estregados establezca la No Conformidad.

En base a las normas proporcionadas indique que requisito (s) se estaría incumpliendo.

INFORME DE AUDITORIA

Es el proceso durante el cual ladirección y sus representantesa nivel de área, reciben loshallazgos de la auditoría y seestablecen plazos para lasacciones correctivas ypreventivas.

Informe de Auditoría

El informe de auditoría contiene normalmente la siguiente estructura:

• Área auditada

• Lugar y fecha

• Equipo de auditoría

• Participantes

• Documentación aplicable

• Objetivo, alcance y conclusiones

• Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG

• No Conformidades y Observaciones

Características de los informes de auditoría

• Pueden sr verbales y/o escritos

• Se reportan todos los resultados y no solo las no conformidades

• Debe agregar valor al sistema de gestión.

• Se redacta y establece de acuerdo a los procedimientos de la organización

¿Quiénes reciben el informe? V

erb

alm

ente • Auditados directos

• Gerentes de área

Escr

ito

• Auditados directos

• Gerentes de área

• Otros auditores internos.

• Responsable del programa de auditoría

• Representante de la gerencia

• Gerencia de área.

SEGUIMIENTO

Lo conforman todas lasactividades posteriores a laauditoría que tienen porfinalidad verificar lasubsanación de los hallazgosdeterminados como noconformidades eimplementación de lasoportunidades de mejora.

Acciones durante el seguimiento

• Verificar progreso de la implementación.

• Evidenciar, donde sea necesario, capacitación.

• Establecer nuevos procedimientos que hubiese lugar.

• Cambios en infraestructura.

• Nuevos registros

• Seguimiento a la eficacia

• No recurrencia de no conformidades, accidentes, incidentes.

TALLER 2:

En base a lo indicado para elaborar una auditoría tomaremos un grupo de personas al azar y simularemos los diferentes procesos asociados.

Prepárese para salir y actuar.

Muchas Gracias

7. auditoría del sig

Engineering

Transcript of 7. auditoría del sig