Procedimientos de Auditoria de Propiedad Planta y Equipo

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

OBJETIVOS DE AUDITORIA

Los objetivos de los procedimientos de auditora, otros, son los siguientes:

a) Determinar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;

b) Determinar que se mantengan registros adecuados de la propiedad, planta y equipo, que permitan tanto la correcta clasificacin de los mismos de acuerdo con su caractersticas, como el control oportuno de su uso, disposicin o consuman

c) Determinar mediante inspeccin fsica que existan y que estn en uso;

d) Determinar mediante la documentacin relativa que sean propiedad de la Entidad u Organismo;

e) Determinar que las adiciones durante el perodo constituyan cargos debidamente capitalizables y representan propiedades fsicas instaladas o construidas y si se han cargado a cuenta de gastos partidas importantes que debieron ser capitalizadas;

f) Determinar su correcta valuacin;

g) Determinar que los gastos por concepto de depreciaciones acumuladas por valores significativos que correspondan a todos los retiros abandonos de activos fijos que no estn prestando servicios, hayan sido eliminados de la contabilidad.

h) Determinar que haya consistencia en el mtodo de valuacin y el clculo de la depreciacin;

i) Determinar que las bases de presentacin sean razonables;

j) Determinar que se hayan revelado en los estados financieros cualquier limitacin o gravamen que recaiga sobre los bienes que integran estas cuentas.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los principales procedimientos de auditora que usualmente aplican pan el examen d esta cuenta son los siguientes:

a) Evale el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;

b) Prepare una cdula que contenga el resumen de la propiedad, planta y equipo y su depreciacin acumulada mostrando los saldos de inicio, adicional, retiros y saldos finales;

c) Sume los registros auxiliares por tipo de cuenta y balancee cada una de ellas contra el libro mayor.

d) Examine la documentacin (escritura o ttulo de propiedad) y la autorizacin que ampare la adquisiciones de esta clase de activo y determinar que se hayan registrado al costo de adquisicin;

e) Al examinar la adquisiciones determinar si representan reposiciones y comprobar que los bienes sustituidos fueron dados de baja;.

f) Mediante inspeccin fsica comprobar que los bienes adquiridos existen y estn en uso;

g) Por las adiciones a travs de orden de trabajo en proceso o sea cuando la Entidad u Organismo ha realizado determinada construccin o instalacin de un equipo, examine:

l) El costo de los materiales utilizados contra la documentacin correspondiente;

2.) El costo de la mano de obra contra las nminas respectivas;

3.) Los gastos indirectos de la obra, observando que estos se refieran al departamento de ingeniera, construccin o algn otro departamento que intervenga en una o varias obras;

4.) La adecuada capitalizacin de intereses durante el perodo de construccin, si la obra ha sido financiada con prstamos;

S.) La obra concluida a fin de formarse una idea de la relacin de los costos incurridos contra la estructura fsica de dicha obra.

h) En caso de existir presupuesto comprobar que la adicin haya estado contemplada en el mismo, verificando la variaciones significativas en cuanto al costo de adquisicin, as como obtener las explicaciones necesarias sobre adquisiciones no contempladas en el presupuesto y que aparente adiciones innecesarias.

i) Examine la cuenta de gastos de reparacin y mantenimiento y observe si existen partidas que pueden ser capitalizables.

j) Comprobar que la utilidad o prdida resultante de ventas o retiro de activos haya sido correctamente registrada al igual que se haya cancelado la depreciacin acumulada correspondiente.

k) Comprobar si se efectan recuentos peridicos de la propiedad. planta y equipo, y si las bajas detectadas han sido ajustadas.

1) Examine la autorizacin de parte del funcionario competente en la que consten los motivos de las bajas o retiro ms importantes, determinando el costo y depreciacin acumulada y el precio de venta o de retiro, verificando que la utilidad o prdida se haya registrado adecuadamente, conforme el procedimiento siguiente:

l.) Verifique que estn aprobados por un funcionario autorizado y asentadas en el libro de actas respectivos;

2.) Examine el acta de baja respectiva, asegrese que est debidamente firmada y que se haya anotada en ella el valor en libro de los bienes;

3.) Revise la documentacin sustentatoria del acta de baja;

4.) Verifique que en las ventas de la propiedad, planta y equipo se observen las disposiciones legales pertinentes;

5) Obtenga si lo considera necesario, copia de las actas de baja.

m) Cercirese de la existencia de una poltica definida que establezca cuales son los gastos de capital y cuales los incurridos por concepto de gastos de reparaciones y mantenimiento;

n)Verifique que las adquisiciones de propiedad planta y equipo se hayan realizado al amparo de presupuestos debidamente aprobados y que estos hayan sido ejecutados de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias;

) Verifique que se ejerza control y que se sealen responsables por el manejo y custodia de pequeas herramientas, accesorios, muebles y elementos afines;

o) Prepare con relacin a los terrenos y edificios una cdula analtica y verifique detalladamente las adquisiciones y bajas realizadas durante el perodo;

p) Verifique de existir activos fijos ociosos, retirados u obsoletos que se controlen fsica y contablemente;

q) Cercirese de que se ejerza control sobre los bienes muebles e inmuebles arrendados a terceros, de que se ejerza control sobre ellos;

r) Comprobar que las cuentas de herramientas y moldes sean manejadas de acuerdo con polticas contables adecuadas;

s) Efectuar prueba global de la depreciacin del perodo y comparar los valores registrados contra los. clculos de la auditora, aclarando las diferencias resultantes y ajustarla segn el caso;

t) Revisar que los mtodos de valuacin y depreciacin hayan sido aplicados consistentemente;

u) Disee procedimientos de prueba, que le permitan verificar si la propiedad planta y equipo se usa nica y exclusivamente en la consecucin de los objetivos y metas de la Entidad u Organismo;

v) Analice todas las contrataciones, principalmente aquellas relativas a obras pblicas y compruebe se haya cumplido con la Ley y Reglamento de Contrataciones Administrativas;

w) Realice una inspeccin fsica con la colaboracin de un ingeniero especialista, para verificar y evaluar la existencia real, calidad de la obra, estado de avance y uso eficiente y econmico de los recursos; asimismo, si est de acuerdo con lo convenido y a los plazos previstos en el contrato.

x) Compruebe si los activos donados, recibidos por transferencia, o proporcionados por terceros para uso de la Entidad u Organismo, se reciben mediante acta, estn en poder de la institucin, adecuadamente valuados, contabilizados y controlados;

y) Comprobar su adecuada comprobacin y revelacin de gravmenes y restricciones en los estados financieros;

x) Concluya en la sumaria conforme los resultados de los objetivos propuestos en el programa.

ACTIVOS INTANGIBLE

OBJETIVOS DE AUDITORIA

Los objetivos de los procedimientos de auditora, entre otros, son los siguientes:

a) Determinar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;

b) Determinar que se trata de erogaciones de las que se derivarn beneficios en ejercicios futuros;

c) Determinar que haya consistencia en la poltica de capitalizacin;

d) Determinar la racionabilidad de su aplicacin de los resultados durante el perodo;

e) Determinar su correcta valuacin;

f) Determinar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los principales procedimientos de auditora son los siguientes:

a) Evale el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;

b) Examine la validez propiedad y derecho de los mismos. Para ello solicite, convenios de compra, patentes, contratos sobre concesiones, registro de propiedad intelectual, etc.;

c) Verifique la valuacin (costo menos amortizacin); para ello remitirse a los documentos originales del registro;

d) Compruebe que los intangibles sean tiles, que produzcan los ingresos previstos;

e) Inspeccione los documentos originales que amparen las erogaciones capitalizadas y compruebe su autorizacin;

f) Verificar que las aplicaciones a los resultados correspondan a la parte proporcional de acuerdo con el mtodo y perodo de amortizacin establecida;

g) Con las ampliaciones o modificaciones que considere necesarias, segn las circunstancias, puede utilizar los procedimientos descritos para las otras cuentas de activo;

j) Concluya en la sumaria conforme lo resultados de los objetivos propuesto en el programa.

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y DEPRECIACIN

ARTCULO 64. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construccin, con la intencin de emplearlos en forma permanente, para la produccin o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administracin del ente econmico, que no estn destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida til excede de un ao.

El valor histrico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilizacin, tales como los de ingeniera, supervisin, impuestos, intereses, correccin monetaria proveniente de la UVR y ajustes por diferencia en cambio.

El valor histrico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta, donacin, dacin en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes, debidamente aprobado por las Autoridades cuando fuere el caso o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalo.

El valor histrico se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la produccin o la vida til del activo.

Se entiende por vida til el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuir a la generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fbrica, el deterioro por el uso, la accin de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnolgicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya produccin o suministro contribuyen.

La contribucin de estos activos a la generacin del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciacin de su valor histrico ajustado. Cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual tcnicamente determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.

La depreciacin se debe determinar sistemticamente mediante mtodos de reconocido valor tcnico, tales como lnea recta, suma de los dgitos de los aos, unidades de produccin u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel mtodo que mejor cumpla la norma bsica de asociacin.

Al cierre del perodo, el valor neto de estos activos, debe ajustarse a su valor de realizacin o a su valor actual o a su valor presente, el ms apropiado en las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. Pueden exceptuarse de esta disposicin aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte (20) salarios mnimos mensuales.

El valor de realizacin, actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del perodo en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres aos, mediante avalos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente econmico, o por personas jurdicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello sera inapropiado, entre uno y otro avalo estos se ajustan al cierre del perodo utilizando indicadores especficos de precios segn publicaciones oficiales.

El avalo debe prepararse de manera neutral y por escrito, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Presentar su monto discriminado por unidades o por grupos homogneos.

2. Tratar de manera coherente los bienes de una misma clase y caractersticas.

3. Tendr en cuenta los criterios utilizados por el ente econmico para registrar adiciones, mejoras y reparaciones.

4. Indicar la vida til remanente que se espera tenga el activo en condiciones normales de operacin.

5. Segregar los bienes muebles reputados como inmuebles, mostrando su valor por separado.

DEPRECIACIN

La depreciacin, como trmino contable, es la asignacin del costo de un activo tangible a los resultados en los perodos en los cuales se reciben los servicios del activo. En resumen, la finalidad bsica de la depreciacin es aplicar el principio de asociacin, es decir, compensar el ingreso de un perodo contable con los costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso, y por otro lado, recuperar en pare el costo de los activos.

De lo anterior se deduce, con base en la norma bsica de la asociacin y la norma tcnica de la asignacin, que un activo se deprecia si contribuye a la generacin de ingresos del ente econmico

En la cuenta 1592, se registra el monto de la depreciacin calculada por el ente econmico sobre la base de costo en libros.

Se consideran bienes depreciables las propiedades, planta y equipo tangibles con excepcin de los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y la maquinaria en montaje.

En todo inmueble debe desagregarse contablemente previo concepto de perito avaluador cuando sea el caso, el importe atribuible al terreno y a la construccin.

La depreciacin debe basarse en la vida til estimada del bien. Para la fijacin de es necesario considerar el deterioro por el uso y la accin de factores naturales, as mismo la obsolescencia por avances tecnolgicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados. La vida til podr fijarse con base conceptos o tablas de depreciacin de reconocido valor tcnico.

Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente econmico deber depreciarlo teniendo en cuenta la vida til restante.

El valor de las propiedades, planta y equipo que tienen una vida til limitada debe distribuirse como una forma de medir la expiracin de ste mediante el registro sistemtico de su depreciacin, durante su vida til o el perodo estimado en que dichos e activos generan ingresos. Con tal fin, deber observarse lo siguiente:

a. La depreciacin debe ser determinada por mtodos de reconocido valor tcnico, como el de lnea recta, saldos decrecientes, suma de los dgitos de los aos. El mtodo seleccionado debe establecer una relacin adecuada entre los costos expirados de los bienes y los ingresos correspondientes.

b. Los cambios en las estimaciones iniciales del perodo de vida til deben reconocerse, cambiando la alcuota por depreciacin en forma prospectiva de acuerdo con la nueva estimacin.

MTODOS DE DEPRECIACIN

Para el clculo de la depreciacin, se pueden utilizar diferentes mtodos como la lnea recta, la reduccin de saldos, la suma de los dgitos y mtodo de unidades de produccin entre otros.

Mtodo de la lnea recta

El mtodo de la lnea recta es el mtodo ms sencillo y ms utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida til del mismo: valor del activo/vida til.

Para utilizar este mtodo primero se determina la vida til de los diferentes activos: segn el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida til de 20 aos, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida til de 10 aos y los vehculos y computadores tienen una vida til de 5 aos.

Supongamos un vehculo cuyo valor es de $30.000.000.

Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.

As como se determina la depreciacin anual, tambin se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 aos. Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.

Mtodo de la suma de los dgitos del ao

Este es un mtodo de depreciacin acelerada que busca determinar una mayor alcuota de depreciacin en los primeros aos de vida til del activo. La frmula que se aplica es: (vida til/suma dgitos)*valor activo

Donde se tiene que:

Suma de los dgitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida til del activo.

Ahora determinemos el factor.

Suponiendo el mismo ejemplo del vehculo tendremos:

(5(5+1)/2 ; (5*6)/2 = 15 luego, 5/15 = 0,3333

Es decir que para el primer ao, la depreciacin ser igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)

Para el segundo ao: 4/15 = 0,2666, luego, para el segundo ao la depreciacin corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)

Para el tercer ao: 3/15 = 0,2

Quiere decir entonces que la depreciacin para el tercer ao corresponder al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)

Y as sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida til restante entre el factor inicialmente calculado.

Mtodo de la reduccin de saldos

Estees otro mtodo que permite la depreciacin acelerada. Para su implementacin, exige necesariamente la utilizacin de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer ao se depreciara el 100% del activo, por lo que perdera validez este mtodo.

El valor de salvamento o valor residual, es aquel valor por el que la empresa calcula que se podr vender el activo una vez finalizada la vida til del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.

La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciacin = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n

Donde n es el la vida til del activo

Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciacin, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar.

Continuando con el ejemplo del vehculo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehculo) tendremos:

1- (3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904

Una vez determinada la tasa de depreciacin se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000

Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67

Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciacin para este segundo periodo ser de:

18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22

As sucesivamente hasta el ltimo ao de vida til

Mtodo de las unidades de produccin

Este mtodo es muy similar al de la lnea recta en cuanto se distribuye la depreciacin de forma equitativa en cada uno de los periodos.

Para determinar la depreciacin por este mtodo, se divide en primer lugar el valor del activo por el nmero de unidades que puede producir durante toda su vida til. Luego, en cada periodo se multiplica el nmero de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciacin correspondiente a cada unidad.

Ejemplo: Se tiene una mquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida til 20.000 unidades.

Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciacin de $500

Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciacin por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y as con cada periodo.

ARTCULO 65. ACTIVOS AGOTABLES. Los activos agotables representan los recursos naturales controlados por el ente econmico. Su cantidad y valor disminuyen en razn y de manera conmensurable con la extraccin o remocin del producto. El valor histrico de estos activos se conforma por su valor de adquisicin, ms las erogaciones incurridas en su exploracin y desarrollo.

La contribucin de estos activos a la generacin del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante su agotamiento, calculado con base en las reservas probadas mediante estudios tcnicos, en las unidades extradas o producidas, en el trmino esperado para la recuperacin de la inversin o en otros factores tcnicamente admisibles.

CONTROL INTERNO

Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.

Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciacin al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio.

Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos.

Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operacin sin problemas.

INICIO DEL CONTROL

El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Fsico al barrer; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica fsicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que ser su identificacin definitiva. La identificacin se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignndole de este modo el rea Usuaria y el Centro de Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente se consignar tambin el estado fsico en que se encuentra cada activo fijo.

Este primer inventario servir para la elaboracin de la Base de Datos inicial de los activos fijos existentes en la empresa.

Conciliacin con libros contables: la Base de Datos Inicial resultante del Inventario Fsico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisicin de acuerdo con el documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliacin y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado fsicamente.

Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos: la Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente informacin:

Cdigo de Identificacin fsica de cada activo

Cdigo de Equipo y Modelo

Descripcin amplia del activo

Fecha de adquisicin

Documento contable de adquisicin y nmero de registro contable

rea Usuaria a la que pertenece

Centro de Costo Contable al que pertenece

Costo de adquisicin

Depreciacin anual y acumulada

Valor neto del activo

Estado actual

Vida til estimada

Con estos datos, se podr iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque tambin se puede llevar en forma manual.

Mantenimiento del sistema de control de activos fijos: como es normal, los Activos Fijos tendrn movimiento futuro por:

Nuevas adquisiciones

Retiros por ventas

Retiros por bajas

Donaciones

Transferencias a otros departamentos

Retiros y posteriores ingresos por reparaciones

Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debera efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera l.

Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deber realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique:

Los documentos a utilizar a cada movimiento

Las rutas que debe seguir el documento

Las autorizaciones que debe tener el documento

Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y que con toda seguridad, diversas personas manejarn el sistema, la administracin moderna ha compilado cada movimiento, llevando un Manual de Procedimientos, que contiene el diseo tanto de los documentos como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos de los activos.

El artculo sobre depreciaciones fue tomado de: http://www.gerencie.com/metodos-de-depreciacion.html ,l ac encontrarn ejemplos en Excel y simular con cifras reales.

COLOMBIA. MINISTERIO DE DESARROLLO ECONMICO. Decreto 2649 de 1993, diciembre 29, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Cartagena de Indias. 2003.