PROCEDIMIENTO REQUISICION DE COMPRAversin: 1F-05-1

1. Objetivo1.1 Obtener en tiempo y en forma los recursos materiales para la ejecucin de rdenes de servicio con la mayor calidad. 2. Alcance2.1 Este procedimiento es aplicable a la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios Generales y a la Direccin de Administracin y Finanzas. 3. Polticas de operacin, normas y lineamientos 3.1 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios Generales elaborar las requisiciones de material que se necesiten para la utilizacin de los mismos y le dar seguimiento al trmite hasta que estos sean entregados. 3.2 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios Generales verificar las caractersticas del material que se solicite en las requisiciones, al mismo tiempo ser responsable de la descripcin de los modelos, tamaos, espesores, calibres, colores y dems caractersticas que se necesiten para comprar correctamente los materiales y herramientas solicitadas. 3.3 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios Generales, recabar las cotizaciones, manuales, muestras, folletos, fotos, y dems aditamentos que soporten la requisicin as como de elaborar y realizar el trmite para la solicitud de la suficiencia presupuestal. 3.4 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios Generales tramitar la suficiencia presupuestal como soporte econmico que respalde la compra de los materiales. 3.5 Es responsabilidad de la Subdireccin de Conservacin, Mantenimiento y Servicios Generales recibir de la Subdireccin de Recursos Materiales los materiales de la requisicin a travs de un vale de salida que especifique las cantidades y caractersticas del material.

4. Descripcin del procedimiento. Elabora requisicin de compra, cotizando el material, la herramienta. Elaboracin de suministros que se vayan a solicitar. Conservacin, requisicin Mantenimiento y Servicios Formato de requisicin. Solicita la autorizacin de suficiencia presupuestal, la cual ser autorizada siempre y cuando el importe haya sido Elaboracin de considerado en el presupuesto del gasto suficiencia Subdireccin de Recursos I anual de adquisiciones presupuestal. Entrega para su validacin, revisa que se encuentre completa y se verifica que la solicitud sea clara y especifique correctamente las caractersticas del Subdireccin de material. Solicita la compra de la requisicin, entrega el material solicitado a la Subdireccin de Conservacin Subdireccin de Se recibe Mantenimiento y Servicios Generales. Subdireccin de Recursos material solicitado.

ELABORORECIBIOAPROBO

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PROCEDIMIENTO ORDEN DE COMPRAversin: 1F-05-2

1. ObjetivoDesarrollar una metodologa para garantizar un suministro oportuno de los requerimientos de la organizacin, el almacenamiento adecuado y el control de proveedores.

2. AlcanceAbarca desde el recibo de la requisicin autorizada hasta loa entrega a conformidad del producto o servicios a los procesos

3. ResponsablesVicepresidente administrativo y financiero, Gerente administrativo, Director de compras, Director comercio exterior, Profesional de compras, Jefe de almacn y auxiliares de almacn, Comit de compras.

4. Condiciones GeneralesLas reas y/o procesos son responsables del control de cada uno sus documentos como se especifica en el procedimiento.4.1 Definiciones: No conforme externo: Ocurre una vez a sido despachado el producto en el formato de producto no conforme. Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto. Materia Prima: Materiales que sufren una serie de transformaciones para la obtencin de un producto terminado. No conforme interno: Se presenta dentro de la compaa diligenciando el formato de no conformes internos. Producto: Resultado de un esfuerzo creador, que tiene un conjunto de atributos tangibles e intangibles, los cuales son percibidos por los compradores como capaces de satisfacer sus necesidades.5. Normas generales Toda requisicin de materiales productivos debe venir firmada por programacin y dependiendo de los montos de autorizacin, aprobada por director de planeacin. Toda requisicin de materiales No productivos, debe venir firmada por el usuario responsable de cada dependencia y autorizada por el director o jefe de reas respectivas. Si la compra supera el monto de autorizacin establecido esta debe contemplar el visto bueno de la respectiva vicepresidencia. En el momento de solicitar cotizaciones, el personal del departamento de compras tiene la responsabilidad de establecer igualdad en las especificaciones y preparar el cuadro comparativo en donde se incluyan las diferentes de los aspectos a evaluar. Todas las compras superiores a 10 MM que impliquen el anticipo al proveedor, requieren contrato y generacin de plizas tales como: Buen manejo del anticipo, cumplimiento, garanta, estabilidad en la obra entre otras sea cada caso. Las requisiciones de materiales proyectos generadas por el rea de programacin, sern ingresadas al sistema, las cuales deben incluir el numero y el nombre del proyecto o proyectos; las requisiciones deben indicar la planta de produccin al cual debe llegar, indicando la fecha en el cual se requieren para el inicio de la produccin.

ELABORORECIBIOAPROBO

Cargo:Nombre:Fecha:Cargo:Nombre:Fecha:Cargo:Nombre:Fecha:

INFORMACION PROVEEDORESversin: 1F-06-1

1. OBJETIVO Buscando mantener una relacin mutuamente beneficiosa con los proveedores de materias primas definidas como crticas por el departamento de ingeniera, se establecen los criterios para su control, seleccin, evaluacin y reevaluacin.

2. ALCANCEProveedores de materias primas definidas como crticas enunciadas en la base de datos de los proveedores.3. DEFINICIONESProveedor: Persona natural o jurdica que abastece todo lo necesario o requerido para la suplir la operatividad o desempeo de la compaa.4. RESPONSABLEDireccin de suministros5. CONDICIONES GENERALESMATERIALES CRTICOS QUE AFECTAN LA CALIDAD DEL PRODUCTO

En la siguiente tabla se identifican los materiales que por su impacto se consideran crticos. Por esta razn se debe ejercer control sobre los proveedores de estas materias primas.

NATURALEZA DE CAMBIOVERSIONAPROBOFECHA

NA015-07-04

NA111-04-05

NA214-10-05

NA323-03-06

Se le da estructura al procedimiento, se cambio registro de modificaciones y se agregan servicios crticos418-08-2008

Se introduce la evaluacin de servicios514-07-2009

Se quita la evaluacin de servicios6

Se quita la evaluacin de servicios7Representante Direccin01-06-2011

INFORMACION PROVEEDORES

versin: 1F - 06 - 1

MATERIAL

Tuercas remachables

Lamina

Corredera

Vidrios

Aluminio Inyectado

Aluminio Extruido

Tubera CR y Especial Porto

Textil

Canto rgidos

Nota: Aquellos proveedores que cuenten con certificacin y cuyas materias primas afecten la calidad del producto deben entregar certificacin de calidad.

SELECCIN DE PROVEEDORES

Para la seleccin del proveedor se diligencia el formato Inscripcin de proveedores nuevos, anexando la documentacin estipulada (Rut, Cmara de comercio y certificacin bancaria). Los documentos se deben presentar en original o en copia.

Para la seleccin inicial del proveedor se tienen en cuenta diferentes criterios cuantificados de acuerdo al impacto de cada uno de ellos en el formato de seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores. Esta seleccin se realizara con los proveedores de materias primas crticas que deseen comenzar a trabajar con la compaa. (Ver la tabla de materias primas crticas)

INFORMACION PROVEEDORES

versin: 1F - 06 - 1

Criterios

Posee un sistema de gestin de la calidad: Se evala si el proveedor cuenta con un sistema de gestin de la calidad que puede estar en alguna de las siguientes etapas: Sistema certificado, sistema de gestin de la calidad en proceso de certificacin (ms de un 70% de implementado) y sistema de gestin de la calidad en desarrollo (menos de un 70% de implementado). Experiencia en el mercado: Este tem se evala respecto al tiempo de experiencia que el proveedor tiene en el mercado. Cumplimiento de las especificaciones tcnicas requeridas: Las especificaciones tcnicas estn enunciadas en los formatos de materias primas crticas. El proveedor debe estar en capacidad de cumplir con las condiciones requeridas en cada uno de los formatos. Condiciones de pago: Hace referencia a la forma de pago acordada con el proveedor. (Contado, 5-30 das, 31-60 das y ms de 60 das, etc). Descuentos Ofrecidos: Hace referencia a los descuentos ofrecidos por el proveedor. Valores agregados: Entre los valores agregados se consideran, capacitaciones, disponibilidad de contar con un stock exclusivo para la organizacin, entro otros. Documentacin requerida: Para la seleccin del proveedor se diligencia el formato Inscripcin de proveedores nuevos, anexando la documentacin estipulada (Rut, Cmara de comercio y certificacin bancaria).

Siempre que no se cumplan las especificaciones tcnicas de las materias primas crticas, el rea de ingeniera ser la encargada de autorizar al proveedor dependiendo de la urgencia con que se requiera el suministro.

INFORMACION PROVEEDORES

versin: 1F - 06 - 1

EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES

Se realizar la evaluacin de proveedores aquellos que suministren materias primas crticas de acuerdo a los criterios establecidos utilizando Seleccin, Evaluacin y Reevaluacin de proveedores y en cada de los formatos definidos.

Cuando el producto entregado por el proveedor no cumple con las especificaciones establecidas en cada uno de los formatos, almacn debe registrar la causa de la devolucin en la base de datos de seguimiento de las O.C. , y devolver el material al proveedor mediante una nota en la remisin o factura. Si el producto no conforme es detectado en el rea de produccin es necesario que las diferentes reas diligencien el formato de NO CONFORME y lo entregue al rea del almacn junto con el material y registrar el motivo de la devolucin en la base de datos de seguimiento de O.C. Se har reevaluacin del proveedor si se presenta ms de 3 productos no conformes. Cuando esto suceda suministros dejara evidencia en el formato Seleccin, evaluacin y reevaluacin.

SEGUIMIENTOEs responsabilidad del rea de suministros llevar control cada vez que se genere un NO CONFORME con los requisitos del producto. Con el fin de Identificar cules son los criterios que no se cumplieron para evitar su ocurrencia.

ELABORORECIBIOAPROBO

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