PROCEDIMIENTO VERSIÓN 0 Realizar la defensa técnica de la ... · PROCESO REPRESENTACIÓN...

PROCESO REPRESENTACIÓN JURÍDICA CÓDIGO RJPD02

PROCEDIMIENTO DEFENSA JURÍDICA VERSIÓN 0

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1. OBJETIVO

Realizar la defensa técnica de la Entidad mediante el análisis, investigación y sustentación de cada proceso, para evitar sentencias condenatorias y fallos adversos a los intereses de la Entidad.

2. ALCANCE

Inicia con las notificaciones de las decisiones proferidas por las autoridades en los cuales la Entidad es vinculada o parte, continua con el análisis, evaluación del caso y ejecución de las gestiones propias de la defensa técnica, para obtener un resultado positivo para la Entidad, y finaliza con el seguimiento del caso hasta cuando culmine el proceso.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica al Nivel Central y Desconcentrado.

4. BASE DOCUMENTAL

Formato Defensa Judicial nivel desconcentrado - RJFT03.

Formato Consolidado Informes Sentencias proceso judicial área defensa judicial y nivel desconcentrado - RJFT04.

Formato solicitud poderes - RJFT05.

Circular No. 078 del 23 de junio de 2017.



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5. BASE LEGAL

Norma (número y fecha) Directriz legal

Constitución Política de Colombia

“En ejercicio de su poder soberano, representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional Constituyente, invocando la protección de Dios, y con el fin de fortalecer la unidad de la Nación y asegurar a sus integrantes la vida, la convivencia, el trabajo, la justicia, la igualdad, el conocimiento, la libertad y la paz, dentro de un marco jurídico, democrático y participativo que garantice un orden político, económico y social justo, y comprometido a impulsar la integración de la comunidad latinoamericana…”

Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional”.

Establece la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional.

Ley 678 de 2001 Reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición.”

Decreto 1010 del 06 de junio de 2000. Organización interna de la RNEC, funciones de sus dependencias y otras disposiciones.

Resolución 6053 del 27 de diciembre de 2000.

Manual de funciones y requisitos específicos para los empleos de la planta de personal de la RNEC.

Resolución 0307 del 21 de enero de 2008 y/o Resolución 5138 de abril 02 de 2014.

Otorgar poderes en la forma ordinaria para la representación de la Entidad o mediante delegación particular efectuada en actos administrativos, a los Delegados Departamentales, Registradores Distritales, abogados vinculados a la Entidad pertenecientes al nivel central y al nivel desconcentrado (Delegaciones y a la Registraduría Distrital), en los procesos Contenciosos Administrativos. Para las audiencias de conciliación extrajudicial o prejudicial donde la Entidad sea convocada o convocante así como en los demás procesos judiciales y constitucionales se continuará otorgando poderes en la forma ordinaria.



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Circulares internas y externas inherentes a la representación judicial tales como la Circular No. 017 del 03 de febrero de 2015 y Circular No. 037 del 03 de marzo de 2016.

Reiteración directrices de solicitudes de poderes.

Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Establece el Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso. “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”.

Regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios. Se aplica, además, a todos los asuntos de cualquier jurisdicción o especialidad y a las actuaciones de particulares y autoridades administrativas, cuando ejerzan funciones jurisdiccionales, en cuanto no estén regulados expresamente en otras leyes.

Código Electoral, Decreto 2241 de 1986 y demás normas concordantes y complementarias.

El objeto de este código es perfeccionar el proceso y la organización electorales para asegurar que las votaciones traduzcan la expresión libre, espontánea y auténtica de los ciudadanos y que los escrutinios sean reflejo exacto de los resultados de la voluntad del elector expresada en las urnas.

Decreto 1716 del 2009 Art. 26.

“De la acción de repetición. Los Comités de Conciliación de las entidades públicas deberán realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición. Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.”

Código Penal. Establece las normas Rectoras en materia Penal en Colombia

Ley 640 de 2001 (conciliación). Modifica normas relativas a la conciliación.

Ley 906 de 2004 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal”.

Establece el procedimiento penal.



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Ley 472 de 1998 Acciones de Grupo y Populares.

Regula las acciones populares y las acciones de grupo de qué trata el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia. Estas acciones están orientadas a garantizar la defensa y protección de los derechos e intereses colectivos, así como los de grupo o de un número plural de personal.

Código Sustantivo del Trabajo. La finalidad primordial de este Código es la de lograr la justicia en las relaciones que surgen entre empleadores y trabajadores, dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio social.

Código Civil. Por cuanto regula entre otras materias asuntos relativos a inmueble, restituciones y por remisión lo ateniente a contratos.

Ley 80 de 1993 Relativo al medio de control de controversias contractuales

Código de Policía Ya que regula materias como restitución, bienes fiscales y de uso público entre otros.

Código de Comercio Aplicable de forma supletoria y por remisión de otras normas.

Ley 1350 de 2009 Régimen especial de carrera de la RNEC

Ley 909 de 2004 Régimen general de carrera

Ley 393 de 1997. Toda persona podrá acudir ante la autoridad judicial definida en esta Ley para hacer efectivo el cumplimiento de normas aplicables con fuerza material de Ley o Actos Administrativos. Declarado Exequible Sentencia Corte Constitucional 157 de 1998.

Código Disciplinario Único En lo pertinente al medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3763#1

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3763#1



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6. DEFINICIONES

Actos administrativos: Manifestación Unilateral de Voluntad; de la Administración, los Particulares que cumplan funciones administrativas, cualquier Entidad Publica en ejercicio de la actividad administrativa.

Hechos administrativos: Fenómeno de carácter fáctico que tiene percepción en el mundo de lo físico, la administración los despliega en ejercicio de su actividad, y por emanar de la administración pública compromete su responsabilidad.

Operaciones administrativas: Es el traslado de un acto administrativo al mundo de la realidad fáctica.

Silencio administrativo: En sentido estricto es una presunción o ficción legal en virtud de la cual, transcurrido cierto plazo sin resolver la Administración y producidas además determinadas circunstancias, se entenderá denegada u otorgada la petición o el recurso formulado por

los particulares u otras administraciones

Reposición: Se adelanta ante el mismo funcionario o entidad administrativa que profirió el acto administrativo o decisión correspondiente, con el fin de que se aclare, modifique o revoque.

Apelación: Este recurso pretende la aclaración, modificación o revocación de un acto administrativo o decisión correspondiente, por parte del

inmediato superior jerárquico del funcionario que lo dicto.

Medio de control de nulidad: Cualquier persona que considere que un acto administrativo de carácter general se ha expedido de forma irregular sin cumplimiento de los requisitos necesarios para su emisión, podrá solicitar por sí o a través de apoderado ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo la nulidad del mismo.

Medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho: con este medio de control se busca que cualquier persona pueda demandar por si o a través de apoderado, la nulidad de un acto administrativo particular expreso o presunto con el cual se le hayan producido perjuicios y además solicitar la reparación del daño y las indemnizaciones a que hubiere lugar. Las causales para demandar la nulidad en el presente medio de control serán las mismas señaladas para la nulidad. Así mismo, se podrá ejercer este medio de control por quien se cree perjudicado por un acto administrativo de carácter general, siempre y cuando se presente durante los cuatro (4) meses posteriores a la publicación del acto general.



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Medio de control de reparación directa: Con este medio de control se busca que el Estado responda, repare y resarza los daños antijurídicos y perjuicios producidos a un particular o a una entidad pública cuando en ejercicio de su actuar los hubiere causado ya sea por acción, omisión, a través de una operación administrativa o por cualquier otra causa atribuida al Estado o a su agente. Bajo este entendido, las entidades públicas también pueden hacer uso de dicho medio de control en contra de particulares o de otras entidades públicas cuando se den los supuestos descritos. En caso de haberse causado el daño por parte de un particular y por una entidad estatal, se podrán demandar a ambas y el juez contencioso deberá determinar el grado de responsabilidad de cada parte dentro de la comisión de los hechos.

Nulidad electoral: Este es un medio de control que se ejerce exclusivamente contra los actos de elección por voto popular o por cuerpos electorales, así como de los actos de nombramiento que expidan las entidades y autoridades públicas de todo orden.

Nulidad por inconstitucionalidad: Los ciudadanos podrán, en cualquier tiempo, solicitar por sí, o por medio de representante, que se declare la nulidad de los decretos de carácter general dictados por el Gobierno Nacional, cuya revisión no corresponda a la Corte Constitucional en los términos de los artículos 237 y 241 de la Constitución Política, por infracción directa de la Constitución.

También podrán pedir la nulidad por inconstitucionalidad de los actos de carácter general que por expresa disposición constitucional sean expedidos por entidades u organismos distintos del Gobierno Nacional.

La Corte Constitucional conoce del control constitucional de los actos de carácter general, expedidos por entidades u organismos distintos del Gobierno Nacional, con contenido material de ley.

Acción de Cumplimiento: Es aquella que se instaura ante autoridad judicial definida en la Ley para hacer efectivo el cumplimiento de normas aplicables con fuerza material de Ley o Actos Administrativos.

Controversias Contractuales: Cualquiera de las partes de un contrato del Estado podrá pedir que se declare su existencia o su nulidad, que se ordene su revisión, que se declare su incumplimiento, que se declare la nulidad de los actos administrativos contractuales, que se condene al responsable a indemnizar los perjuicios, y que se hagan otras declaraciones y condenas. Así mismo, el interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y la entidad estatal no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley.

Los actos proferidos antes de la celebración del contrato, con ocasión de la actividad contractual, podrán demandarse en los términos de los artículos 137 y 138 de este Código, según el caso.



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El Ministerio Público o un tercero que acredite un interés directo podrán pedir que se declare la nulidad absoluta del contrato. El juez administrativo podrá declararla de oficio cuando esté plenamente demostrada en el proceso, siempre y cuando en él hayan intervenido las partes contratantes o sus causahabientes.

Repetición: Cuando el Estado haya debido hacer un reconocimiento indemnizatorio con ocasión de una condena, conciliación u otra forma de terminación de conflictos que sean consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa del servidor o ex servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas, la entidad respectiva deberá repetir contra estos por lo pagado.

La pretensión de repetición también podrá intentarse mediante el llamamiento en garantía del servidor o ex servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas, dentro del proceso de responsabilidad contra la entidad pública.

Cuando se ejerza la pretensión autónoma de repetición, el certificado del pagador, tesorero o servidor público que cumpla tales funciones en el cual conste que la entidad realizó el pago será prueba suficiente para iniciar el proceso con pretensión de repetición contra el funcionario responsable del daño.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Gestión de poderes para los procesos tanto del nivel central como desconcentrado mediante el formato establecido, el cual debe remitirse al buzón de [email protected].

Fungir como apoderados en los diferentes procesos en los que es parte la entidad, lo que implica el estudio y evaluación de los casos, la elaboración de memoriales y asistencia a las audiencias judiciales, así como a la práctica de pruebas dentro de los términos de Ley.

Asesorar a las delegaciones en las contestaciones de demandas, presentación de alegatos de conclusión, interposición de recursos, etc.

Elaboración de fichas técnicas.

Control y requerimientos respecto de las diferentes actuaciones surtidas en los procesos judiciales del nivel central y desconcentrado teniendo en cuenta la presentación de informes mensuales los cuales se deben allegar a esta oficina los cinco primeros días de cada mes en el respectivo formato.

Presentación de informes, previo requerimiento de las diferentes dependencias y entidades.

mailto:[email protected]



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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

# ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL

REGISTRO Y/O DOCUMENTO

1

RECIBIR LA NOTIFICACIÓN DE LA DECISIÓN ADOPTADA POR LA AUTORIDAD

Cuando la Entidad es demandada es notificada mediante el buzón judicial o físico por parte del despacho respectivo, con el fin de defender los intereses de la Entidad.

Inmediato

Oficina Jurídica – Grupo Defensa Judicial – Área

Jurídica del Nivel Desconcentrado

Buzón Judicial – SIC de

Correspondencia

Notificación

2

DETERMINAR COMPETENCIA Y SOLICITAR PODER Determinar si es competencia del nivel central o desconcentrado y gestionar las actuaciones pertinentes para la representación jurídica de la Entidad. Realizar la respectiva solicitud de poder mediante el formato establecido y remitirlo al correo electrónico [email protected] con el fin proceder a la elaboración del mismo.

Máximo el término de Ley

Coordinador Grupo Defensa Judicial,

Registradores Distritales y Delegados

Departamentales y/o Jurídicos.

Formato RJFT 05 Solicitud

poderes- Correo

electrónico – enumeración

de los poderes

Solicitud poder

3

DESIGNACIÓN DE APODERADOS De acuerdo a la solicitud realizada de poder se elabora el mismo o la resolución de designación de apoderados para la firma del Jefe de la Oficina Jurídica y/o Registrador Nacional, según sea el caso, y se gestiona la autenticación y remisión respectiva de los documentos.

Máximo el término de Ley

Jefe Oficina Jurídica,


Registradores Distritales y Delegados

Departamentales y/o Jurídicos.

Correo Electrónico /

Libro de control

Poder o Resolución

mailto:[email protected]



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4

CONTESTAR DECISIÓN DE LA RESPECTIVA AUTORIDAD Y RADICARLA CUANDO LA ENTIDAD ES PARTE PASIVA O ACTIVA

Analizar y evaluar el caso, establecer el problema jurídico y apoyarse en las distintas áreas de la Entidad que tengan injerencia en el asunto jurídico, solicitando conceptos, antecedentes y/o documentos probatorios con el fin de proyectar y relacionar argumentos técnicos para la debida contestación y posterior radicación de la misma dentro de los términos de Ley.

Máximo dentro de término de

Ley

Apoderados judiciales de la

Entidad, Delegados departamentales – Regis. Distritales –

Municipales y/o Judiciales.

Informes mensuales Formato

RJFT 03– en algunos casos página Web de la Rama

Judicial

Contestación radicada en el

despacho respectivo / Escrito radicado

en el despacho respectivo

5

CONTROLAR Y HACER SEGUIMIENTO DE LOS

PROCESOS

Vigilar, asistir a las respectivas audiencias, prácticas probatorias, impetrar los recursos cuando a ello hubiere lugar, presentar los memoriales pertinentes y demás actuaciones en procura de la defensa jurídica de la Entidad, y controlar el desarrollo del proceso en cada una de sus etapas hasta la decisión que pone fin al proceso.

Informar de manera periódica al servidor de la Coordinación

de Defensa Judicial encargado de llevar el registro y control

de procesos. El nivel Desconcentrado lo hace por medio del

formato establecido para el efecto.


Ley


Servidor de la Coordinación de Defensa Judicial,

Registradores Municipales - Distritales y Delegados

Departamentales y apoderados judiciales.


RJFT03 – en algunos casos página Web de la Rama Judicial –

Visita personal a despacho judiciales.

Recibido del despacho Judicial – Correo electrónico



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6

VERIFICACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN DE LA DECISIÓN

DE PRIMERA INSTANCIA

Se analiza la decisión con el fin de tomar las medidas del caso (impetrar recursos, pedir aclaración y complementación, etc.) A – Si la decisión es favorable para la Entidad y no es apelado por la contraparte, se verifica la pertinencia de adelantar algún trámite adicional, si es pertinente se promueve y concluido éste se archiva el caso, de lo contrario, se archiva. B – Si la decisión es favorable y es apelado por la parte interesada, continúe con la actividad 7. C – Si la decisión es desfavorable para la Entidad, continúe con la actividad 8.


Ley

Apoderados Judiciales /

Funcionario adscrito al Grupo de

Defensa Judicial

Correo electrónico / página de la Rama

Judicial / Correspondencia

7

SEGUIMIENTO EN 2º INSTANCIA DECISIÓN FAVORABLE Hacer la vigilancia respectiva del proceso ante el despacho de 2º instancia y ejercer la debida defensa jurídica de la Entidad.

Cuando se profiere decisión de segunda instancia favorable, se verifica la pertinencia de adelantar algún trámite adicional. Si es pertinente se promueve y concluido éste se


Ley

Apoderados judiciales, Delegados

Departamentales, Registradores Distritales y/o

Jurídicos.


RJFT 03 –página Web de la Rama

Judicial - Visita

personal a despacho

Radicado del recurso – Buzón

Judicial



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archiva el caso. Si no es pertinente se archiva.

Cuando se profiere decisión de segunda instancia desfavorable, la Entidad debe dar cumplimiento a lo ordenado por la Entidad.

judiciales.

8

SEGUIMIENTO EN 2º INSTANCIA DECISIÓN DESFAVORABLE

Radicar recurso de apelación y hacer el seguimiento y control respectivo.

Tratándose de fallos contenciosos administrativos, no constitucionales proceda así:

A - Radicar recurso de apelación. B - Elaboración ficha técnica. C – Asistir a audiencia de conciliación prevista en el art.192 del CPACA. D – Si se concilia y se aprueba por el juez administrativo, pagar la sentencia y dar cumplimiento al fallo. E – Si no se concilia o no se aprueba, continuar con la vigilancia del proceso en 2º instancia y presentar alegatos de conclusión.

SI la sentencia es desfavorable a la Entidad, pagarla y dar cumplimiento a lo resuelto en ella.


Ley

Apoderados judiciales, Delegados

Departamentales, Registradores Distritales y/o

Jurídicos.

Informes mensuales Formato RJFT03–

página Web de la Rama

Judicial - Visita

personal a despacho judiciales

Radicación del documento - Acta de

la audiencia.



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9

PAGAR LA SENTENCIA Y DAR CUMPLIMIENTO AL

FALLO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

Con el fin de cumplir con el fallo proferido por el despacho judicial de conocimiento, el Nivel Desconcentrado y las dependencias respectivas del Nivel Central, realizan los trámites establecidos en el procedimiento para el pago de sentencias condenatorias y conciliaciones.


Ley

Nivel Desconcentrado y dependencias del

Nivel Central

Informe de sentencias

Formato RJFT 04 –

Informe mensual de sentencias

10

ARCHIVAR EL PROCESO

Archivar la carpeta correspondiente, teniendo en cuenta las

tablas de retención documental.


Ley


Registradores Distritales, Delegados

Departamentales, apoderados judiciales y

Responsable del archivo.

Archivo



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9. FLUJOGRAMA



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10. ANÁLISIS DE GESTIÓN

Designar apoderados Máximo el término de Ley

Contestar decisión de la respectiva autoridad – Entidad parte pasiva Máximo el término de Ley

Presentar escrito petitorio – Entidad parte activa Máximo el término de Ley

Controlar y hacer seguimiento Máximo el término de Ley

Notificación de decisión de primera instancia Máximo el término de Ley

Seguimiento segunda instancia – decisión favorable Máximo el término de Ley

Seguimiento segunda instancia – decisión desfavorable Máximo el término de Ley

Pagar la sentencia y dar cumplimiento al fallo contencioso administrativo Máximo el término de Ley

Archivar el proceso Tablas de Retención documental

11. ANEXOS https://www.ramajudicial.gov.co/

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO RESPONSABLE

DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA VERSIÓN

Actualización de acuerdo a los requisitos Norma – NTC - ISO 9001:2015.

Jefe de la Oficina Jurídica

15/11/2017 0

ELABORÓ Marisol del Pilar Urdinola Contreras Coordinadora Grupo Defensa judicial

REVISÓ Jeanethe Rodríguez Pérez Jefe Oficina Jurídica

APROBÓ Cástulo Morales Payares Jefe Oficina de Planeación

https://www.ramajudicial.gov.co/



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Álvaro Acero Ríos Profesional Jefatura Jurídica

REVISIÓN TÉCNICA Elizabeth Rivera Trujillo Profesional Universitario Oficina de Planeación.

APROBACIÓN TÉCNICA: Cástulo Morales Payares Jefe Oficina de Planeación

FECHA: 10/11/2017 FECHA: 14/11/2017 FECHA: 15/11/2017

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