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PROCEDIMIENTO EVALUACIN, APROBACIN, ADOPCIN TABLAS DEVALORACIN T.V.D. Y TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL T.R.D.

Acorde con lo determinado en la normatividad que rige la elaboracin, aprobacin, yadopcin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de ValoracinDocumental el procedimiento es el siguiente:

1. El Archivista elabora la propuesta para las Tablas, y junto con los anexosnecesarios, la remite para su estudio por el respectivo comit de archivo de la entidad;se recuerda que deber estar presente en la sesin del comit , el jefe de la seccin ala cual se le esta haciendo el estudio de su respectiva Tabla.

A. Para la T.R.D. son:

a. Estudios de produccin documentalb. Organigrama, con los respectivos actos administrativos que lo sustentan.

c. Normatividad que incide en la produccin, trmite y conservacin de losdocumentos

d. Manuales de funciones de las dependencias

e. Manuales de procesos

f. Manuales de procedimientos

B. Para la TVD son:

a. Historia Institucional, contextualizando el inicio, funcionamiento yfinalizacin (en caso de liquidacin) de la institucin sealando los actosadministrativos de reestructuracin.

b. Organigramas

c. Cuadros de clasificacin Documental: Uno para cada reestructuracinadministrativa

d. Inventario de archivo

e. Normatividad se remite para su estudio por el comit de archivo de larespectiva entidad.

Nota: Los anexos son los mnimos requeridos, la propuesta puede tener otros anexossegn sea conveniente para su estudio, evaluacin.

2. El Comit deber hacer un estudio juicioso de la propuesta; teniendo en cuentaque debe conservar los documentos por el tiempo necesario segn sus valoresprimarios; y que una vez concluidos stos valores se debe examinar si tienen valoressecundarios que puedan justificar su conservacin para la investigacin histrica,tcnica o cientfica. Surtida la aprobacin en el comit de archivo, el secretario general,o el representante legal de la entidad, enviar con comunicacin haciendo entregaformal de las tablas con todos los anexos, y el acta de aprobacin por el comit dearchivo al respectivo presidente del Consejo Territorial de Archivos; para las entidades

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municipales, ser al Consejo del Municipal de Archivos y las Departamentales alConsejo Departamental de Archivos de Antioquia.

3. Al recibo de la tabla por el Consejo Territorial de Archivos, ste encomendar lalabor de evaluacin a su Comit Evaluador de Documentos, -que funciona en el senodel Consejo, como comit tcnico asesor-, el Comit Evaluador deber producir elconcepto sugiriendo la aprobacin o negndola. Se sugiere realizar la evaluacinteniendo en cuenta los requisitos que se seala en el anexo de formato de evaluacinanexo. Cuando se recomienda la aprobacin se presentar al pleno del ConsejoTerritorial de Archivos para continuar con el trmite. En caso que no cumpla con losestndares tcnicos y legales para su aprobacin se deber dar aviso a la entidad ybrindarle la asesora sobre los arreglos que se deba efectuar para poder aprobarla, enel documento de entrega se deber sugerir el plazo mximo de entrega de las tablascorregidas; se sugiere que no sea mayor de 3 meses. El Consejo debe oficiar a la

entidad, si cumplido este plazo no se ha entregado la nueva versin corregida4. Cuando el Consejo recibe el concepto de aprobacin emitido por su Comit

Evaluador, se convocar a sesin lo mas pronto posible- y se discutir el concepto, seproceder a realizar la aprobacin dejando claridad de cuantos votos hay a favor, encontra o abstenciones; se registra en la respectiva acta y se produce el Acuerdo delConsejo Territorial de Archivos aprobando la tabla y ordenando su aplicacin (se anexamodelo de acuerdo de aprobacin).

5. Se notificar por escrito a la entidad la aprobacin de la tabla, devolviendo elcitado instrumento, con la comunicacin de notificacin y entrega de un ejemplar delAcuerdo de aprobacin.

6. Al recibo del Acuerdo de aprobacin de la T.R.D. se deber realizar eldiagnstico necesario en cuanto a recursos de ndole financiero, logstico y humanopara proyectar y elaborar el Plan de Aplicacin de la T.RD. o la T.V.D. previendo lasuficiente capacitacin a todos los empleados para abordar el nuevo sistema deorganizacin de archivos, y la adquisicin de los recursos necesarios (carpetas, cajas,ganchos, rotulos, planotecas, archivadores, equipos, reas de depsito etc). El actoadministrativo respaldar el Plan de Aplicacin, para el caso de las Tablas de Retencindejara claro la fecha a partir de la cual ser una exigencia la conformacin de losarchivos de gestin u oficina, central e histrico segn la tabla., para el caso de lasT.V.D. se indicar la fecha en la cual se inicia y finaliza de la organizacin del fondoacumulado.

7. El respectivo Comit de Archivo Institucional, es el responsable de verificar quela T.R.D. y la T.V.D. continen siendo vigentes, segn sucedan los cambios normativos,de procesos, procedimientos o reformas administrativas de las entidades. Se sugierehacer una revisin mnimo cada ao. Los respectivos jefes de oficina, una vez detectenla necesidad de realizar una actualizacin a la T.R.D. o T.V.D. debern solicitar suactualizacin al Comit de Archivo.

8. El Consejo Territorial de Archivo deber programar en su plan de accin visitas alas entidades a las cuales les ha aprobado las tablas, para verificar su implementacin,en caso de renuencia en la aplicacin deber dar aviso a los entes de controlrespectivos y al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia.

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Recomendaciones

En cualquier etapa del proceso de evaluacin y aprobacin de las tablas se debe

tener en cuenta lo determinado por la Ley 734 de 2002 en el artculo 40, paraevitar problemas por conflicto de intereses.

El Comit de Archivo Institucional, El Comit Evaluador de Documentos y elConsejo Territorial de Archivos, as como el Representante Legal, al emitir losactos administrativos de aprobacin, improbacin o adopcin, debern deejercer el respectivo control para indicar sobre que versin de las Tablas se emitesu decisin. Se sugiere que el Consejo Territorial de Archivos conserve unacopia de la T.R.D. y T.V.D.

Para mayor informacin concerniente al tema puede consultarse la siguientenormatividad:

Ley 594 de 2000, Ley General de ArchivosLey 397 de 1997, Ley General de Cultura, artculos 4 y 12

Decreto Nacional 4124 de 2004. Decreto Departamental 1148 de 1996

Acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nacin A.G.N:

07 de 1994, 02 de 1996, 12 de 1995, 15 de 2003,

22 de 2000, 37, 39, 41, 42 de 2002, 02 de 2004, 27 de 2006

Nota importante: El presente concepto se emite teniendo en cuenta lo que se

determina en el Decreto Nacional 01 de 1984 art. 25Proyecto:

JOS LUIS VARGAS FOREROSecretario TcnicoConsejo Departamental de Archivos de Antioquia.

Tcnico Archivo Histrico de AntioquiaAnexo 1. Formato e Instructivo de Evaluacin Tabla de Retencin Documental.Anexo 2. Formato de Evaluacin Tabla de Valoracin DocumentalAnexo 3. Formato de Acuerdo de Aprobacin de Tabla de Retencin

DocumentalAnexo 4. Formato de Acuerdo de Aprobacin Tabla de Valoracin Documental