Versión 27 de Octubre de 2004 1

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE TAREASDE AUDITORÍA INTERNA

IMPORTANTE:

La veracidad y exactitud de la información declarada en este procedimiento esresponsabilidad del Jefe de cada área participante en el mismo, por lo tanto cualquierobservación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a labrevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento.

----------------------------------- ---------------------------------- ------------------------------------------ Gerencia Operativa Gerencia Comercial Gerencia de Adm. y Finanzas

ObjetivoDescribir el procedimiento que seguirá el responsable de realizar la tarea.

AlcanceToda la Compañía.

Vigencia / cumplimientoEste procedimiento entra en vigencia a partir de Octubre de 2004.

AnulacionesEste procedimiento anula toda medida dispuesta anteriormente sobre auditoría interna.

IMPORTANTE:

La rutina de trabajo descripta en este procedimiento no limita el alcance de la auditoría,pudiendo, en los casos que así se considere o requiera, ampliar la rutina a cualquier otrasituación o necesidad de la Compañía que aquí no este descripta.

Definiciones

Arqueo finalizado: se produce con la comparación del dinero arqueado con loinformado en el Resumen de Caja, una vez analizadas las diferencias, en caso de queexistieran.

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DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO N° 1: ARQUEO DE CAJA Y DE FONDO FIJO

1. Auditoría Interna

1. El Auditor ingresará a la agencia priorizando el efecto sorpresa. Elresponsable de los fondos o valores permanecerá con el auditor mientrasel dinero es recontado.

IMPORTANTEAl momento de realizar el arqueo y hasta tanto el mismo haya finalizadose deben suspender los movimientos de ingreso y egreso de caja.

2. Completará la planilla de Arqueo de Caja (Anexo I)

3. Solicitará al responsable de la administración:

que cargue todos los comprobantes pendientes de registrar;

que cierre e integre todos los lotes pendientes.

El objetivo de este punto es que todos los comprobantes – de ingreso yegreso – queden registrados en el sistema de tesorería al momento deefectuar la comparación con el dinero arqueado.

4. Finalizada la carga en el sistema de tesorería de todos los comprobantespendientes de registrar, emitirá el listado Resumen de Caja y el deDébitos y Créditos con Saldo.

ACLARACIÓN:El listado de Débitos y Créditos con Saldo servirá para controlar los lotescerrados y no integrados y los saldos de las boletas de depósitopendientes de ser utilizadas (Crédito del Cobrador).

5. Comparará los valores arqueados con los saldos informados en el listadoResumen de Caja. El control se efectuará para: Dinero en efectivo, CajaMoneda Extranjera, Bonos y Valores Diferidos.

5.1. En los casos en que la comparación resulte satisfactoria, secontinuará con el procedimiento de Auditoría.

5.2. En aquellos casos en que la prueba arroje diferencias y las mismasno tuvieran una debida justificación se debe tomar contacto con CasaCentral e informar sobre dicha situación.

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NOTA:Todas las observaciones que puedan surgir del arqueo serán tenidas encuenta para la redacción del informe, pero en caso de que el auditordetecte alguna anomalía que deba ser corregida o salvada rápidamente sela trasmitirá inmediatamente al Administrativo y al Encargado o Gerentede la agencia.

6. Una vez finalizado el arqueo los valores serán devueltos al Responsablequien firmará de conformidad los valores recibidos (Anexo I).

IMPORTANTE:Previo a la visita a la agencia el Auditor hará un breve control de algunascuentas contables de modo de tener una visión más global sobre la agenciaque revisará.A modo de ejemplo se citan las siguientes cuentas: Deudores Varios,Anticipo de Sueldo, Cheque Rechazados, Documentos a Cobrar, Anticipo deComisiones, Fallas de Caja, Recaudación Banco etc.

PROCESO N° 2: IMPUESTOS

1. Auditoría Interna

1. Controlará, para los últimos tres meses, el pago en tiempo y forma detodos los impuestos que le correspondan a la agencia (Municipales yProvinciales).

2. Visitará la municipalidad de esa localidad y solicitará el estado de cuentade la Cía.

2.1 Controlará que no existan deudas o períodos intermedios impagos.

2.2 Comprará la ordenanza municipal vigente y verificará que los pagosingresados estén de acuerdo con las disposiciones vigentes.

2.3 Trasladará la ordenanza municipal a Sección Impositiva.

PROCESO N° 3: SEGUROS GENERALES

1. Auditoría Interna

1. Efectuará, previa visita a la agencia, un control cruzado entre los subsistemas de cobranza y producción con las cuentas de recaudaciónrespectivas de la contabilidad, para un período determinado, a losefectos de controlar que no existan lotes cerrados y omitidos de registrarcontablemente.

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2. Emitirá el listado de recibos a anular y el listado de recibos preimpresosvencidos. Se tomarán como vencidos aquellos que vencieron a más de 7días de la fecha de visita a la agencia). En ambos casos solicitará suanulación.

3. Efectuará el control sobre los recibos pendientes de Cobranza Manual (F138)

4. Efectuará, para todas las solicitudes de Seguros Generales, un controlsobre las solicitudes pendientes. El alcance de la tarea estará en funcióndel volumen de la agencia y de la razonabilidad de la situación.

PROCESO N° 4: SEGUROS DE CONTRATACIÓN COLECTIVA

1. Auditoría Interna

1. Efectuará, previa visita a la agencia, un control cruzado entre el subsistemas de cobranza y la cuenta de recaudación respectiva de lacontabilidad, para un período determinado, a los efectos de controlar queno existan lotes cerrados y omitidos de registrar contablemente.

2. Controlará las facturas pendientes. La situación de los saldos de losconvenios formará parte del Informe de Auditoría.

3. Controlará que la Agencia haya enviado, de corresponder, una notainformando la suspensión de cobertura y/o de facturación.

En caso de no existir la nota, deberá enviar una nota dirigida a CasaMatriz justificando la no suspensión de la cobertura y/ofacturación.

4. Elegirá, al azar, algunos convenios.

4.1. Visitará los convenios elegidos.

4.2. Solicitará una copia del último certificado de pago emitido por lacompañía.

4.3. Controlará que el certificado de pago coincida con los registrosingresados a la Cía..(Original=Duplicado=Triplicado)

5. Emitirá el listado de Resultados de Convenios (Facturado menosSiniestrado) para un período que no podrá ser inferior a los últimos docemeses. Dicho listado formará parte del Informe de Auditoría.

6. Efectuará control sobre los recibos pendientes de cobranza manual (F188 o 422).

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PROCESO N° 5: SEGUROS GRUPALES

1. Auditoría Interna

1. Efectuará, previa visita a la agencia, un control cruzado entre los subsistemas de cobranza y producción con las cuentas de recaudaciónrespectivas de la contabilidad, para un período determinado, a losefectos de controlar que no existan lotes cerrados y omitidos de registrarcontablemente.

2. Controlará los recibos de cobranza (Manuales – 303 - y Preimpresos). Elalcance de la tarea será en función al volumen de operaciones de laagencia.

2.1. Mínimamente controlará que no existan recibos preimpresospendientes de períodos anteriores.

2.2. Controlará que los recibos manuales asignados a cobradores tenganla correspondiente constancia de entrega firmada.

3. En caso de que la auditoría lo considere se podrán efectuar controlessobre cobradores.

3.1. Controlará los legajos de los cobradores.

5. Efectuará, para todas las solicitudes de Seguros Grupales, un controlsobre las solicitudes pendientes. El alcance de la tarea estará en funcióndel volumen de la agencia y de la razonabilidad de la situación.

6. En caso de que la auditoría lo considere se podrá efectuar control avendedores.

PROCESO N° 6: SINIESTROS

1. Auditoría Interna

1. Efectuará, previa visita a la agencia, un control cruzado entre el subsistema de siniestros pagados y la cuenta contable siniestros pendientesvida, a los efectos de verificar que no existan pagos registradoscontablemente que no tengan su debida contrapartida en el sistema desiniestros pagados.

1.1. Verificará que el saldo de la cuenta siniestros pendientes vida secorresponda con lo informado según el listado de siniestrospendientes. Este último listado se obtiene del sub sistema desiniestros.

2. Visitará, al azar, alguna/s cochería/s y solicitará que informe/n si existenservicios pendientes de ser abonados por la Cía, por servicios prestados

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a nuestros asegurados y, que por solicitud de estos últimos, la Empresadeba abonar sus facturas.

3. En caso de considerarlo podrá investigar e indagar (en la agencia o, a losbeneficiarios) sobre cualquier siniestro abonado por la Cía.

PROCESO N° 7: OTROS

1. Auditoría Interna

1. Efectuará un relevamiento sobre el estado general de la agencia, tantodel estado del inmueble como así también de la imagen institucional, lalimpieza y el orden.

2. Verificará el contrato de alquiler, que el mismo esté vigente y que seesté dando debido cumplimiento al mismo.

2.1. En caso de abonar con cheque, debe verificar que los pagos sean anombre del titular del contrato.

2.2. En caso que el pago se haga en efectivo, el titular del contrato debefirmar el recibo respectivo frente a la administración de la agencia,aclarando su firma y DNI.

3. Tomará contacto con las asesorías legales locales y solicitará un informeactualizado sobre la situación procesal de los litigios pendiente deresolución que tiene la agencia.

4. En caso de recibir en la agencia servicios de terceros, por ejemplo:limpieza, peluquería etc., solicitará los contratos y controlará la vigenciay debido cumplimiento de los mismos.

5. Para aquellas agencias que posean parcelas o nichos, controlará elinventario y los gastos de mantenimiento.

PROCESO N° 8: CONFECCIÓN DEL INFORME

1. Casa Matriz - Auditoría Interna

1. Al finalizar la auditoría, realizará un informe donde consten lasobservaciones de la auditoría y las sugerencias. Deberá tener en cuenta cadauno de los puntos enunciados en los procesos anteriores y todas lasobservaciones que considere pertinentes.

2. Confeccionado el mismo, lo enviará a la agencia, vía mail.

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2. Agencia - Responsable de Agencia

1. Recibirá el informe y lo leerá atentamente.

2. Asentará por escrito su opinión al respecto.

3. Enviará el informe con las respuestas vía mail a Sección Auditoría - CasaMatriz.

IMPORTANTE: El plazo de la agencia para enviar las respuestas a Casa Central es de72 hs. desde el momento de la recepción del informe.

3. Casa Matriz - Auditoría Interna

1. Recibirá las respuestas realizadas por la agencia.

2. Adjuntará las mismas al Informe de Auditoría y lo entregará a aquellasGerencias que se relacionen con los problemas descriptos en él, ademásentregará un informe completo a la Gerencia Comercial Zonal.

4. Casa Matriz - Gerencias

1. Recibirá el informe.

2. Emitirá opinión por escrito y propondrá soluciones, si lo creyeraconveniente.

3. Entregará el escrito a Auditoría vía mail.

IMPORTANTE: Deberá ser enviado antes de transcurridos los 5 días hábiles desde elmomento de la recepción del informe.

5. Casa Matriz - Auditoría Interna

1. Recibirá los comentarios de la/s Gerencia/s.

2. Elevará el Informe de Auditoría junto a los comentarios (de la agencia y dela/s Gerencia/s), a la Gerencia General.

3. Procurará realizar un seguimiento de las observaciones realizadas y lastendrá en cuenta al realizar el informe de la próxima auditoría.

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ANEXO 1: DETALLE DEL ARQUEO DE CAJA

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CAMPO REFERENCIAS DETALLE ARQUEO DE CAJAPara ser confeccionado por Auditoría

1 Colocará el nombre de la Agencia en la cuál se realiza la auditoría.2 Indicará la fecha del arqueo.3 Indicará la hora en la que se realiza el arqueo.

4 Colocará la cantidad de billetes o monedas existentes para cada uno de losvalores indicados en la columna anterior.

5 Corresponde al producto de cada valor de la primer columna y la cantidadcorrespondiente especificada en el campo 4.

6 Sumará los importes del campo 5.

7 Indicará el número de cada uno de los cheques en poder del Responsable oSección.

8 Consignará la razón social de la entidad financiera a la que pertenece elcheque especificado en el campo 7.

9 Colocará el nombre o razón social a favor de la cual fue librado el cheque. Sifuese al portador, no completará este campo.

10 Especificará la fecha a partir de la cual el cheque entra en vigencia para elcobro. Si no fuese de pago diferido, colocará la fecha de emisión.

11 Consignará el importe del cheque.12 Sumará los montos colocados en el campo 11.13 Corresponde a la suma de los campos 6 y 12.14 Utilizará este campo para cualquier comentario que considere conveniente.

15 Campo destinado a la firma del Responsable o el encargado de la Sección enla que se realiza el arqueo.

16 Firmará el responsable de Auditoría.