Procedimiento Para Elaborar Documentos-2

8/10/2019 Procedimiento Para Elaborar Documentos-2

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UNIVERSIDAD DEL PAPALOAPANSistema de Gestión de la Calidad

Manual de calidad

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PROCEDIMIENTO PARA ELEBORAR DOCUMENTOS DEL SGI

1. Objetivo:

Establecer los lineamientos y la metodología para elaborar los documentos del

Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad del Papaloapan U!P"#$

2. Alc!ce:

%ocumentos &ue integran el Sistema de Gestión de 'ntegrado de la Universidad

del Papaloapan$

". Re#e$e!ci%:

($)$ P*+%R+GC+,,)$+ Procedimiento para Control de %ocumentos$

($-$ P*+%R+GC+,,-$+ Procedimiento Control de registros$

($($ "!+"C+C"+,,-$+ Maestro para Claves de %ocumentos$

($.$ RC+"C+C/+,,-$+ 0o1a de 'nstrucción de /raba1o$

&. De#i!icio!e%:

Alt Di$ecci'!: Está integrada por Rectoría2 3ice+Rectoría "cad4mica2 3ice+

Rectoría de "dministración y Gestión de la Calidad2 así como a las 1e5aturas de

departamento de la Universidad del Papaloapan$

O(e$ci'! E%t)!*$: "ctividad es# a seguir cuando se 6a detectado una variable

de calidad 5uera de estándar$7ec6a de elaboración:

7ec6a de revisión: 7ec6a de autori8ación:




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A*+i!i%t$*o$ *e Doc,+e!to%: Encargado de Controlar la %ocumentación delSistema de Gestión 'ntegrado$

-. Se,$i**:

PRECAUCI/N: En caso de contingencia por eventos de seguridad como son9

Sismos2 incendios2 5ugas2 etc$2 seguir lo indicado en los procedimientos del

manual de seguridad 'nstitucional MSI-,

0. Mto*o:

0.1. Elbo$ci'!:

os documentos del Sistema de Gestión 'ntegrado &ue son elaborados en la

Universidad del Papaloapan son:

•

Manual del Sistema de Gestión 'ntegrado• Sistemas

• Plan de Calidad de Medición

• Procedimientos *perativos

• 0o1a de 'nstrucción de /raba1o

• "ne;os

• 7ormatos para Registros

7ec6a de elaboración:





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os documentos del Sistema de Gestión de 'ntegrado &ue no son elaborados en laUniversidad del Papaloapan son las Re5erencias E;ternas$ Estas ingresan al

Sistema de Gestión al ser re5erenciados en alg<n documento del Sistema$

Es recomendable utili8ar para la elaboración de la documentación 5uente "rial o

/imes !e= Roman ó similar n<mero ),2 así como al 5inali8ar el documento incluir

la leyenda >7'! %E %*CUME!/*?2 con esto se indicará &ue el documento 6a

5inali8ado$

os documentos del Sistema de Gestión son controlados por el >"dministrador de

%ocumentos?2 &uien integra los elementos de control de todos y cada uno de los

documentos2 estos son:

Clve *el *oc,+e!to. Clave <nica con la &ue se conocerá el documento y &ue se

integra de la siguiente 5orma: %*+@@+AA+BB$

%onde:

>%*? es la clave de acuerdo a tipo de documento9

>@@? es la "lta %irección a la &ue pertenece el documento9

>AA? es el departamento emisor del documento y9

>BB? es el n<mero consecutivo del documento$

Para identi5icar las claves de la "lta %irección y %epartamento se cuenta con el

%*+%R+GC+,,( Maestro para Claves de %ocumentos$ Cuando un documento es

emitido por la misma "lta %irección2 la clave de área será la misma &ue la clave de

la "lta %irección$






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No+b$e *el *oc,+e!to: %ebe registrarse el nombre con el &ue se conocerá aldocumento$

Re%(o!%ble *el *oc,+e!to: Es la persona Responsable de aprobar el

documento9 puede ser la "lta dirección o las e5aturas de %epartamento$

E*ito$: Personas# &ue pueden# modi5icar el documento2 para posteriormente

enviar el documento para su aprobación al Responsable del documento$

U%,$io% #i!le%: En este apartado se registran los puestos de las personas &ue

re&uieren utili8ar el documento$

ec3 *e (,blicci'!: Registrar la 5ec6a en la cual el documento será emitido y

por tanto es la 5ec6a en la cual el documento iniciará a aplicarse$

0.2. M!,l *el Si%te+ *e Ge%ti'! I!te$*o

0.2.1. Elbo$ci'! *el M!,l *el Si%te+ *e Ge%ti'! I!te$*o:

a creación del Manual de Gestión 'ntegrado es responsabilidad de la "lta

%irección2 su adecuación es responsabilidad del Gestor de Calidad2 Gestor

"mbiental A Gestor de Seguridad y Salud *cupacional2 la revisión y la aprobación

es responsabilidad del Responsable de "seguramiento de Calidad$

Contenido$+ %escribe el índice del contenido del Manual de Gestión 'ntegrado$

*b1etivo del manual$+ %ebe describir el propósito del Manual$

"lcance$+ Se debe mencionar a &u4 y en dónde se aplica el documento$






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Re5erencias$+ Se deben anotar los títulos o códigos si aplica# de los documentos&ue sirven de base para la elaboración del documento2 mínimo los siguientes

documentos:

• Procedimiento Control de los %ocumentos P*+%R+GC+,,)

• Procedimiento Control de Registros P*+%R+GC+,,-$

%e5iniciones$+ E;plicar la terminología utili8ada o la interpretación especí5icaasignada a un t4rmino en el documento$ En caso de &ue no e;istan de5iniciones2

escribir la palabra D!o "plicaD o D!ingunaD$

%escripción del sistema$+ 'ncluye una breve descripción de la Universidad del

Papaloapan2 su 3isión y el Propósito de la misma$ /ambi4n debe incluir la

de5inición del Sistema de Gestión 'ntegrado y la descripción de cómo la U!P" da

cumplimiento a la !orma 'S* ,,):-,,F2 ).,,):-,,. y *0S"S )F,,):-,,$

0.". Elbo$ci'! *e Si%te+%:

'n5ormación General:

a creación de Sistemas surge a trav4s del análisis del Sistema de Gestión2 la

elaboración es asignada a alg<nos# integrantes# del e&uipo de me1ora de

Sistema2 la revisión es responsabilidad del Responsable con 5unciones acordes a

la operación del Sistema2 la aprobación la e5ect<a el Responsable de la U!P"$Para el Procedimiento de Planeación Estrat4gica y *perativa es responsabilidad

del Rector2 del e5e de Sistemas de Calidad2 "mbiental y de Seguridad y Salud

*cupacional2 la revisión la e5ect<a la "lta %irección y la aprobación la e5ect<a el

Responsable de la U!P"$






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"demás de la in5ormación general los Sistemas en su contenido deben indicar:

E!7*HUE:

)$ Propósito

-$ %iagrama del Sistema

($ %escripción

.$ 'ndicadores

I$ 'nteracciones

"!E@*S

C*!/R* %E C"MJ'*S:

Este apartado se utili8a siempre &ue se e5ect<en modi5icaciones a los sistemas2

6aciendo una breve descripción de los cambios e5ectuados en la versión emitida2

no se registraran ni conservaran los cambios anteriores$

0.&. Elbo$ci'! *el Pl! *e Cli** *e Me*ici'!:

a elaboración y modi5icación puede ser reali8ada por alg<n Coordinador de las

áreas involucradas9 la revisión y la aprobación es responsabilidad del

Responsable de "seguramiento de Calidad$

Para describir el Plan de Calidad de Medición se debe Registrar lo siguiente:






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Proceso$+ !ombre del proceso en el cual se reali8a la operación$

Ktem$+ !<mero Consecutivo de 3ariable$

3ariable$+ Característica del producto o del proceso$

Punto de muestreo$+ ugar ó punto especí5ico en donde se debe tomar la muestra

para su inspección yLo prueba$

Especi5icaciones$+ 3alor dentro del cual se debe encontrar la inspección yLo

prueba de la variable correspondiente$

7recuencia$+ Periodicidad con la &ue la inspección yLo prueba es reali8ada$

P$*$ Medición$+ Procedimiento *perativo &ue indica como e5ectuar la medición$

Registro de calidad$+ Se registra el código del 5ormato o documento donde se

reali8a el registro de la inspección yLo prueba$

E&uipo de inspección2 medición yLo prueba$+ !ombre del instrumento con el cual

es reali8ada la inspección yLo prueba2 o en su caso cuando no apli&ue escribir el

puesto de la persona &ue realice la inspección yLo prueba$

*peración estándar$+ El código del procedimiento yLo instructivo de traba1o en

donde se tienen documentadas las actividades a seguir cuando se 6a detectado

una variable de calidad 5uera de estándar$

Responsable de medir la variable$+ Es el nombre del área responsable de medir la

variable2 en caso de variables 5acultadas se anotará el nombre del puesto

5acultado para e5ectuar la medición de la variable$






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Responsable de la variable$+ Es el nombre del área responsable de la variable$

0.-. Elbo$ci'! *e P$oce*i+ie!to% O(e$tivo%:

os Procedimientos *perativos son los documentos &ue sealan los pasos a

seguir para e1ecutar una actividad$

Estos documentos pueden ser elaborados por un integrante del área de traba1o2 la

revisión y aprobación son responsabilidad del Coordinador de Nrea$

os Procedimientos *perativos contendrán los siguientes apartados:

)$ *b1etivo

-$ "lcance

($ Re5erencias

.$ %e5iniciones

I$ Seguridad

O$ M4todo

$ lenado de Registros de Calidad

F$ Modi5icaciones

)$+ *b1etivo$+ %escribir en 5orma breve2 la 5inalidad o propósito de ser del

documento$






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-$+ "lcance$+'ndicar el departamento2 área2 grupo de personas o 5unciones al &uees aplicable el documento2 es decir2 a &uienes e1ecutan alguna actividad descrita

en el procedimiento$

($+ Re5erencias$+ istar los documentos mencionados en el procedimiento9 este

listado debe ser en base al nombre y Clave de control si aplica# del documento

re5erenciado$ En caso de &ue no e;istan re5erencias2 escribir la palabra !'!GU!"

o !* "P'C"$

.$+ %e5iniciones$+E;plicar la terminología utili8ada o la interpretación especi5ica

asignada a un t4rmino en el procedimiento$ En el caso de &ue no e;istan

de5iniciones2 escribir la palabra !'!GU!" o !* "P'C"$

I$+ Seguridad$+%ocumentar los riesgos &ue representa el reali8ar las actividades

de este procedimiento e1emplo: &uemadura por reactivo &uímico2 incendio2

e;plosión2 caída2 etc$# y re5erir la tabla de e&uipo de protección personal del área

correspondiente2 así como las medidas generales de seguridad re&ueridas# para

la actividads#$ En caso de &ue no se re&uiera documentar riesgos yLo e&uipo de

protección personal escribir !* "P'C"$

O$+ M4todo$+ %ocumentar en 5orma secuenciada &ui4n 6ace y tambi4n cómo2

cuándo y dónde se lleva a cabo las# actividades# especí5icas#2 así como las

medidas de seguridad y protección ambiental &ue se re&uieren para llevar a cabo

las# actividades# indicando las precauciones &ue se re&uieren en cada una de

ellas2 para indicar dic6as precauciones se debe iniciar con un triangulo amarillo y

la palabra precaución$ >E1emplo precaución?$ Se debe especi5icar &uien llena

los registros si aplica#$






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a descripción del m4todo incluye:

a) as acciones detalladas pueden ser presentadas ba1o las siguientes

5ormas:

• /e;to !umerado

• %iagrama de 7lu1o

• Cuadros de Secuencias

Re5erencia a otro %ocumento$ Es decir2 seguir las instrucciones marcadas en

otro documento$ Estas re5erencias pueden ser a la totalidad de un documento o

solo a una parte de 4l9 esto debe ser per5ectamente sealado$

b) Si se re&uiere2 como parte de las acciones detalladas2 se podrán incluir

es&uemas2 planes2 grá5icos2 etc$

c) E;clusivamente para áreas responsables de 3ariables de Calidad de5inidas

en el Plan de Calidad de Medición %*+%R+GC+,,- documentar dentro de

los procedimientos operativos la operación estándar correspondiente2 y

deben contener los incisos indicados en el ane;o )$

0.0. 4oj% *e I!%t$,cci'! *e T$bjo:

Para elaborar 6o1as de instrucción de traba1o se utili8a el 5ormato &ue se encuentra

en el "ne;o ( >0o1a de 'nstrucción de /raba1o? &ue contiene lo siguiente:






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%'"GR"M" %E 7U*$+ %ocumentar ó colocar imagen &ue muestre la secuenciade manera general de las instrucciones a seguir dentro de la operación$ En caso

de no re&uerirse diagrama indicar &ue no aplica D!L"D$

'/EM$+ Es el n<mero consecutivo de la instrucción$

'!S/RUCC'*!ES$+ %ocumentar las actividades importantes &ue el personal debe

reali8ar durante la operación en su puesto2 incluyendo medidas de seguridad

generales &ue se deben seguir para llevar a cabo la actividad$ El nivel de detallede las actividades debe ser de tal 5orma &ue asegure &ue estas se lleven a cabo

en 5orma consistente$

a primera instrucción debe contener el responsable de reali8ar la actividad2 seg<n

apli&ue2 esto es en caso de &ue no se d4 entender con el nombre de la

operación#$

a segunda instrucción debe re5erir la tabla de e&uipo de protección personal delárea correspondiente$

Si aplica2 se debe especi5icar &uien llena los registros$

PU!/*S CRK/'C*S$+ %ocumentar aspectos importantes &ue el operador debe

cuidar2 documentar las medidas especí5icas de seguridad y protección ambiental

&ue se re&uieren para llevar a cabo la actividad indicando las precauciones &ue se

re&uieren en cada una de ellas$

0.5. Elbo$ci'! *e A!e6o%:

Estos documentos de apoyo ingresan al Sistema de Gestión2 al ser re5erenciados

en alg<n documento del Sistema$ Por la diversidad de in5ormación &ue contiene no7ec6a de elaboración:





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se utili8a un 5ormato <nico para elaborarlos$ E1emplos: tablas2 dibu1os2 lay+out2muestrarios2 catálogos2 pi8arrones o carteles de instrucciones2 listados2 ayudas

visuales$

os ane;os deben contener como elementos de control al menos lo siguiente:

!*MJRE %E %*CUME!/*$+ %ebe registrarse el nombre con el &ue se

conocerá al documento$

C"3E %E C*!/R*$+ Es la clave con la cual se identi5ica el documento dentro

del Control de %ocumentos y &ue es asignada en el >"dministrador de

%ocumentos? de acuerdo con el %*+%R+GC+,,( Maestro para Claves de

%ocumentos$

7EC0" %E "P'C"C'!$+ 7ec6a a partir de la cual el documento tiene vigencia y

debe ser aplicado$

0.7. Elbo$ci'! *e o$+to% ($ $ei%t$o%:

a necesidad de utili8ar un nuevo 5ormato es detectada por las# personas# de las

áreas de traba1o en 5unción de los re&uerimientos del área$ a revisión y

aprobación es responsabilidad del Coordinador de área$

Por su naturale8a pueden ser de muy diversas 5ormas2 pero en todo caso deben

contener un nombre y la Clave de Control incluido el n<mero de versión#$

/odos los 5ormatos para registros elaborados deben contener los siguientes

elementos de control:

)$ !ombre






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Revisión: Página

-$ Clave de Control

($ !<mero de Revisión

.$ !ombre del responsable del 7ormato

I$ 7ec6a a partir de la cual aplica el 7ormato

O$ Paginado: !<mero de página y total de n<mero de página$

$ 7olio cuando apli&ue#

5. Lle!*o *e $ei%t$o% *e cli**:

!o "plica$

7. Mo*i#iccio!e%

ec3 De%c$i(ci'! *e l +o*i#icci'!.






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FIN DEL DOCUMENTO



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