Procedimiento: ENTRADAS

Procedimiento: ENTRADAS

Unidad responsable: Departamento logístico

Macroproceso: Servicios de Salud de Sinaloa

Proceso Sustantivo: Subdirección de Recursos Materiales

Subproceso: Dirección Administrativa

Fecha de vigencia 01-Marzo-2016

Código PCD 01

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1. PROPÓSITO

Verificar que todos los bienes adquiridos que arriben al departamento logístico por cualquier concepto

(compra, donación, cambio o devolución) cumplan con la descripción, estado y calidad, establecidos en la

orden de pedido, contrato o documento de entrada.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica al encargado de entradas, coordinador operativo, auxiliar de almacén, y auxiliar

administrativo del centro logístico, así como, a los proveedores de los Servicios de Salud. Intervienen los

enlaces Administrativos de las Direcciones de programas, hospitales y unidades de salud, así como la

Subdirección de Recursos Materiales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Inicia cuando el proveedor presenta documentación que respalda la entrega de insumos al Departamento

Logístico de los Servicios de Salud de Sinaloa. La entrega se realiza de manera física y se permite la entrada

siempre y cuando cumplan con los requisitos obligatorios que marca este procedimiento del Departamento

Logístico. Este proceso termina en el momento que el proveedor recibe su Contra recibo firmado y sellado,

el auxiliar de almacén acomoda los insumos recibidos, y el auxiliar administrativo hace el registro de

entrada en el sistema de control de inventario.

Los insumos a considerarse en este tipo de acción son de cualquier tipo, los cuales no pertenezcan a la partida 5000 que corresponde al departamento de activo fijo.

SERÁ OBLIGACIÓN DEL ENCARGADO DE ENTRADAS:

3.1 Recibir los materiales de lunes a viernes (días hábiles) de 8:00 a 13:00 hrs cuando se trate de cargas pesadas, y de 8:00 a 14:00 cargas ligeras.

Elaboró Revisó Aprobó

José Rafael Romo Briseño Jefe del Departamento Logístico

Celenne J. Mariscal de Dios Subdirectora de Recursos Materiales

Jorge Humberto Pérez Vega Responsable Sanitario

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:







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3.2 Devolver al proveedor en caso de incumplimiento de la documentación requerida, o de alguna de las especificaciones de los insumos expuestas en el pedido, boletín y/o en la carta de compromiso de canje.

3.3 Vigilar la estancia del personal ajeno que se encuentre efectuando maniobras de descarga en el área de recepción.

3.4 Recibir del proveedor la documentación correspondiente al concepto de entrada. 3.5 De no cumplir con las caducidades mínimas de 1 año en compras consolidadas o centralizadas, y 18

meses en compras directas, recibir carta compromiso de canje por parte del proveedor y autorizada por el área requirente.

3.6 Inspeccionar que las tarimas a utilizar se encuentren en buen estado. 3.7 Solicitar al proveedor que coloque los insumos en la tarima asignada y emplayarla. 3.8 Informar al proveedor el status de los documentos por los insumos entregados al centro logístico. 3.9 Avisar al coordinador operativo que los insumos se recibieron correctamente y están identificados para

su almacenamiento. 3.10 Elaborar el contra-recibo. 3.11 Toda entrada debe estar validada por el coordinador operativo y en cuestiones de medicamento

también por el responsable sanitario (política de operación).

SERÁ OBLIGACIÓN DEL COORDINADOR OPERATIVO: 3.12 Mantenerse al pendiente de las actividades de descarga de insumos de los transportes del

proveedor para protegerlos de daños. 3.13 Otorgar la firma para la validación del contra-recibo junto con el encargado de entradas. 3.14 Verificar los buenos manejos en el área de recepción del centro logístico. 3.15 Informar vía correo electrónico al área requirente del horario designado para la recepción del

pedido.

SERÁ OBLIGACIÓN DEL ÁREA ADMINISTRATIVA:

3.16 Llevar un registro de las entradas del día.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestación de los servicios de atención médica. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Sinaloa.







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Reglamento Orgánico de la Administración Pública Estatal de Sinaloa.

5. REGISTROS

Orden de Pedido Factura original Remisión Copia de contrato Copia de boletín Oficio de donación Oficio de canje Solicitud de devolución Certificado analítico Carta compromiso de canje Contra-recibo SSS-DA-SM-DL-PIT-01 SSA-DA-SM-05

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Carta Compromiso de canje: Documento que respalda el cambio de los insumos ante el proveedor debido

a que en la entrega no se cumple con las caducidades del pedido.

Contra-recibo: Documento que se expide al proveedor o empresa que entrega mercancía al centro

logístico, en el cual se avala la entrega de lo solicitado y con el cual se realizará el cobro por dicho

abastecimiento.

Compra consolidada: Es la adquisición de un bien, arrendamiento o contratación de servicio de

características similares, que se requieren para un periodo determinado.

Cotejar: Revisión comparativa entre la factura y el pedido, donde se verifican que sean las mismas

cantidades de insumos, fechas de caducidad, lote y descripción.

Factura: Documento emitido por las empresas prestadoras de servicios con el cual se realiza el trámite

para su pago correspondiente.

Orden de pedido: Documento con el cual la subdirección de recursos materiales realiza las compras.

Remisión: Documento que se utiliza como comprobante de entrega al centro logístico por parte de un

proveedor.

Techo Presupuestal: Es el límite Financiero para llevar a cabo la contratación de un servicio,

arrendamiento o compra de insumos.







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Certificado analítico: Documento que emite el laboratorio que fabrica un medicamento, el cual aprueba

las condiciones mínimas de calidad establecidas para cada medicamento.

7. DIAGRAMA DE FLUJO







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8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE ACTIVIDAD TAREAS REGISTROS

PROVEEDOR 1. Entrega

documentación

1.1. De acuerdo a fecha de entrega previamente programada, presenta los documentos que respalden la entrada de insumos al almacén, con en el encargado de entradas.

Orden de Pedido

Factura original

Remisión

Copia de contrato

Copia de boletín

Oficio de donación

Oficio de canje

Solicitud de devolución

Certificado analítico

Carta compromiso

de canje

ENCARGADO DE ENTRADAS

2. Recibe y revisa documentación

2.1. Revisar documentación acompañado de un representante del área requirente. Dependiendo el concepto de entrada es el tipo de documentación a recibir:

2.1.1. Compra directa: Recibe orden de Pedido y factura original.

2.1.2. Compra centralizada o consolidada: Factura original y/o remisión, copia del contrato y/o boletín y, anexo de distribución estatal.

2.1.3. Donación: Oficio de donación. 2.1.4. Cambio: Dependiendo del cambio, si es

proveniente de una compra o una donación, se anexa la documentación antes mencionada más el oficio de canje.

2.1.5. Devoluciones: Solicitud de devolución. 2.2. Si el insumo se trata de medicamento, se deberá

anexar los certificados analíticos correspondientes a cada lote a recibir.

2.3. Verificar la correcta elaboración de la factura, es decir, que cumpla exactamente con las especificaciones descritas en la orden de pedido, remisión y/o boletín.

2.4. Verificar que los oficios especifiquen las descripciones correctas de los insumos, así como, fechas de caducidad si aplica, número de lote, cantidades, proveedor, lugar o programa de donde provienen.

2.5. Si no está correcta la documentación, o los insumos no cumplen con las especificaciones del pedido, se rechaza la entrada y la documentación se devuelve al proveedor. Concordancia de lotes, cantidades, claves y caducidades así como tipo y presentación.

2.6. Si la caducidad del insumo no cumple con el mínimo establecido, se acompaña con una carta compromiso de canje, autorizada por el área requirente.

2.7. Realiza muestreo aleatorio de insumos para asegurarse sean los insumos que se están recibiendo.

2.8. Autoriza y asigna cortina para la descarga de todos los insumos a recibir.







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PROVEEDOR 3. Descarga y

entrega insumos

3.1. Descarga los insumos en el lugar indicado. Coloca los insumos sobre tarimas, forma camas y estiba conforme al recipiente o cartón en el que se presentan los insumos se lo permite, y sin exceder el límite de peso que pueda soportar cada uno de estos.

3.2. En el caso de insumos que requieren condiciones especiales de temperatura (refrigeración), muestra al encargado de entradas la temperatura a la cual se encuentran los insumos.

3.3. Separa los insumos por lotes y/o caducidades según aplique para cada insumo.

3.4. Coloca los bultos con restos por separado para su conteo individual.

3.5. Emplaya las tarimas formadas. 3.6. Entrega el total de los insumos.

ENCARGADO DE ENTRADAS

4. Recibe insumos

4.1. Verifica las condiciones en que se encuentran los insumos. Asegurándose que no muestren ningún daño aparente por el manejo.

4.2. Observa que las condiciones de temperatura de los insumos que requieren refrigeración, se encuentren dentro de los límites permitidos.

4.3. Comprueba que todos los insumos que está recibiendo corresponden a los descritos en los documentos de entrada, en descripción, cantidad, lote, caducidad.

4.4. Rechaza la entrada de los insumos en caso de que no concuerde alguno de los conceptos marcados en el punto anterior.

4.5. Acepta la entrada de los insumos al verificar que correspondan exactamente a los descritos en los documentos de entrada.

4.6. Firma y sella de recibido los documentos de entrada. Entrega una copia al proveedor, resguarda y archiva una copia, y entrega originales al auxiliar administrativo encargado de registrar el ingreso en sistema electrónico.

4.7. Si el proveedor lo requiere, elabora un contra recibo. Lo firma y se lo entrega al mismo. (Actividad 5)

4.8. Entrega originales al auxiliar administrativo para su registro en sistema de control de inventario electrónico. (Actividad 6)

4.9. Elabora papeleta de identificación de tarimas (formato SSS-DA-SM-DL-PIT-01).

4.10. Coloca formato SSS-DA-SM-DL-PIT-01 en la tarima correspondiente.

4.11. Avisa al coordinador operativo que los insumos están listos para su almacenamiento. (Actividad 7)

Contra-recibo SSS-DA-SM-DL-PIT-01

PROVEEDOR 5. Recibe

documentos

5.1. Recibe copia de la documentación presentada para la entrada, firmada y sellada de recibido por el encargado de entradas.

Copia de documentos de entrada







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5.2. En caso de requerirlo, recibe un contra recibo. Contra-recibo

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

6. Recibe documentos de entrada

6.1. Recibe documentación original de la entrada de insumos.

6.2. Realiza el registro de entrada correspondiente a los insumos recibidos, en el sistema de control de inventario electrónico. Origina el formato SSA-DA-SM-05 (Remisión de entrada)

6.3. Archiva documentación.

Documentos de entrada en original SSA-DA-SM-05

COORDINADOR OPERATIVO

7. Ordena almacenamiento de insumos

7.1. Recibe notificación del encargado de entradas, de que los insumos estas listos para ser almacenados.

7.2. Ordena al auxiliar de almacén a cargo del área a la que pertenecen los insumos recibidos, que acomode los mismos en el lugar que les corresponde.

AUXILIAR DE ALMACÉN

8. Acomoda insumos

8.1. Acomoda los insumos recibidos, en el área que les corresponde. Coloca la tarima con vista al frente del formato SSS-DA-SM-DL-PIT-01.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

9. INDICADORES

Indicador Unidad de medida Periodicidad Responsable

(Número de entradas correctas/ número

total de entradas) x 100

Entradas Trimestral Director de Servicios

Generales

10. PRODUCTOS

11. CONTROL DE CAMBIOS.

Productos

Reporte de entradas al almacén general







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Versión Fecha Revisó Aprobó Descripción del cambio

01 01/MAR/16

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales

María Alejandra Gil

Álvarez Directora

Administrativa

Emisión Inicial

12. ANEXOS.

ANEXO 1. Firmas de conocimiento.

ANEXO 2. Identificación y tratamiento de servicio no conforme

Servicio No Conforme Tratamiento Responsable de tratamiento

Recibir mercancía sin la documentación correcta

Verificación del Responsable de entradas, coordinador operativo y del Responsable Sanitario

Coordinador Operativo

1. PROPÓSITO.

Llevar a cabo el control de todos los medicamentos y demás insumos para la salud, así como, otros

consumibles que salgan del Departamento Logístico de forma regulada y sistematizada que permita el

adecuado control de inventario, tanto en físico, como en sistema electrónico.







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2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica al Jefe del departamento, Responsable sanitario, Coordinador operativo,

Encargado de salidas, encargado de surtimiento de medicamento, auxiliar de almacén, transportistas,

auxiliar administrativo y responsable de control de inventario del Departamento Logístico de los

Servicios de Salud de Sinaloa.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

Inicia en el momento que el encargado de salidas recibe un formato SSS-DA-SM-43 solicitud para la

salida de material de almacén, o el área administrativa, por medio electrónico recibe el formato SSS-

DA-SM-43A solicitud para la distribución y salida de material de almacén debidamente requisitado,

cualquier formato se verifica y asigna folio para proceder con el surtimiento de lo solicitado.

Será obligación del encargado de salidas y el auxiliar administrativo encargado de recibir los formatos

de solicitud aquí mencionados:

3.1. Deberán entregar el abasto de insumos al requirente, exclusivamente al personal autorizado, adscrito a los Servicios de Salud de Sinaloa para tal efecto.







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3.2. Deberán verificar el catálogo de firmas de los servidores públicos autorizados para otorgar la salida de la mercancía.

3.3. Todas las salidas deberán estar soportadas con la nota de salida que emite el sistema electrónico o con cualquiera de los formatos de solicitud de material de almacén, debidamente autorizadas por cada director de programa al cual pertenecen los insumos solicitados, y con los datos correspondientes en cada rubro del formato, de no ser así, será causa del no surtimiento de la misma. Las solicitudes de salida de pedidos específicos, deberán acompañarse de una copia del mismo.

3.4. Asignar número de folio consecutivo y fecha a cada formato de solicitud de salida.

3.5. Todas las Notas de salida deberán ser selladas, fechada y firmadas por quien recibe los materiales o insumos solicitados, el jefe del departamento y se anexará una copia de identificación laboral o del IFE de la persona que recibió los insumos. En caso de no elaborarse la nota de salida al momento de la entrega de insumos, esta se elaborará en cuanto sea posible y se respaldará con el formato de solicitud de salida atendido y debidamente firmado y sellado.

3.6. Elaborar archivo de las copias de todos los formatos de solicitud de materiales recibidos y atendidos, para efecto de respaldo, justificación de salidas y medidas de control de inventario.

3.7. Entregar una copia de la solicitud de materiales, firmada de recibido por personal del área requirente, al responsable de control de inventario para su proceso.


José Rafael Romo Briseño

Jefe del Departamento Logístico

Celenne J. Mariscal de Dios

Subdirectora de Recursos Materiales

Jorge Humberto Pérez Vega

Responsable Sanitario









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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley General de Salud

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Sinaloa.

Reglamento Orgánica de la Administración Pública Estatal de Sinaloa.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestación de los servicios de Atención

médica.

Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sinaloa.

5. REGISTROS







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SSS-DA-SM-43 Solicitud para salida de material de almacén.

SSS-DA-SM-43A Solicitud para distribución y salida de material de almacén.

Orden de Pedido.

Nota de Salida.

Copia de identificación de la persona que recibe.


Orden de Pedido: es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar

ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las

condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

SSS-DA-SM-43: Solicitud para salida de material de almacén.

SSS-DA-SM-43A: Solicitud para distribución y salida de material de almacén (Ruta).

Nota de salida: Documento por el cual se da la salida de almacén y la baja respectiva del

sistema.

Formato Único de Comisión (FUC): Documento que antepone a una persona de los Servicios de

Salud de Sinaloa para el uso de un recurso monetario que le permita realizar actividades de

distribución de medicamento, muebles, inmuebles y equipo.

http://definicion.de/documento/







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7. DIAGRAMA DE FLUJO.







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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

Responsable Actividad Tareas Registro

ÁREA

SOLICITANTE

1. Entrega documentación

1.1. Presenta físicamente formato SSS-DA-SM-43 solicitud para salida de material de almacén debidamente requisitado, en recepción. Pasa a actividad 3.

o

1.2. Envía por medio de correo electrónico el formato SSS-DA-SM-43A solicitud para distribución y salida de material de almacén, al auxiliar administrativo encargado de atender solicitud de salidas por ruta. Pasa a actividad 2.

SSS-DA-SM-43

SSS-DA-SM-43A

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

2. Recibe documentación por correo y da tramite

2.1. Recibe formato SSS-DA-SM-43A por correo electrónico.

2.2. Realiza ajustes de acomodo e impresión para facilitar el

surtido de acuerdo a las rutas de distribución de

insumos.

2.3. Entrega formato SSS-DA-SM-43A impreso al encargado

de salidas. Pasa a actividad 3.

2.4. Elabora FUC y se lo entrega al transportista asignado

para la ruta en operación.

SSS-DA-SM-43A

FUC

ENCARGADO DE

SALIDAS

3. Recibe y da tramite a formatos

3.1. Recibe el formato SSS-DA-SM-43.

3.2. Verifica que cumpla con los requisitos, especificando en

el mismo el programa o departamento que lo solicita,

fecha, referencia de numero de pedido, clave de

artículos solicitados (cuando aplique), descripción de

artículos, cantidad solicitada y, nombre, puesto y firma

de quien solicita, quien autoriza y quien recibe.

SSS-DA-SM-43







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3.3. Verifica que el número de pedido al que hace referencia

se encuentre disponible.

3.4. Asigna folio y sella el formato SSS-DA-SM-43.

3.5. Entrega el formato al coordinador operativo para dar

continuidad.

o

3.8. Recibe formato SSS-DA-SM-43A.

3.9. Asigna folio y lo entrega al coordinador operativo para dar continuidad.

SSS-DA-SM-43A

COORDINADOR

OPERATIVO

4. Recibe formatos SSS-DA-SM-43 y SSS-DA-SM-43A

4.1. Recibe formatos de solicitud de salidas.

4.2. Verifica que los formatos se encuentren bien

requisitados, y los entrega al auxiliar de almacén

responsable de los insumos solicitados.

SSS-DA-SM-43

SSS-DA-SM-43A

AUXILIAR DE

ALMACÉN

5. Recibe formato SSS-DA-SM-43 y SSS-DA-SM-43A, y surte insumos

5.1. Recibe formato SSS-DA-SM-43 verificando que los

insumos solicitados pertenezcan a su área.

5.2. Surte las cantidades solicitadas, siempre y cuando la

existencia de los insumos se lo permita.

SSS-DA-SM-43







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5.3. Anota en el formatoSSS-DA-SM-43 el lote de los insumos

y la cantidad surtida.

5.4. En caso de ser diferente la cantidad solicitada a la

surtida, se anota esta última enseguida de la cantidad

solicitada. La cantidad solicitada será atravesada con

una diagonal significando que no se surtió esa cantidad.

5.5. Entrega los insumos surtidos y formato SSS-DA-SM-43 al

encargado de salidas. Pasa a actividad 14.

o

5.6. Recibe formato SSS-DA-SM-43A verificando que los

insumos solicitados pertenezcan a su área.

5.7. Surte las cantidades solicitadas, siempre y cuando la

existencia de los insumos se lo permita.

5.8. Anota en el formatoSSS-DA-SM-43A el lote de los insumos

y la cantidad surtida.

5.9. En caso de ser diferente la cantidad solicitada a la

surtida, se anota esta última enseguida de la cantidad

solicitada. La cantidad solicitada será atravesada con

una diagonal significando que no se surtió esa cantidad.

5.10. Entrega los insumos surtidos separados por unidad de

salud solicitante, al coordinador operativo. Pasa a

actividad 9.

5.11. Exclusivamente en el caso de solicitud de

medicamentos, estos son surtidos de manera global para

todas las unidades de salud de la ruta en proceso, y

pasan al área de surtimiento de medicamento junto con

el formato. Pasa a actividad 6.







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SSS-DA-SM-43A

ENCARGADO DE

SURTIMIENTO DE

MEDICAMENTO

6. Recibe medicamento y lo separa por unidad de salud

6.1. Recibe medicamento surtido de manera global para la

ruta y supervisa la distribución por unidad de salud.

SSS-DA-SM-43A

AUXILIARES DE

SURTIMIENTO

7. Distribuir medicamento por unidad de salud

7.1. Ligan el medicamento de 10 y lo distribuyen por unidad

de salud, formando bultos identificados con el formato

SSS-DA-SM-DL-PIB-01 papeleta de identificación de

bultos, donde se registra la unidad de salud a la que va

dirigido, la fecha, número de ruta, un distintivo de quien

arma el bulto, la clave y cantidad del medicamento que

se encuentra dentro de ese bulto.

SSS-DA-SM-DL-PIB-

01

ENCARGADO DE

SURTIMIENTO DE

MEDICAMENTO

8. Verifica y cierra bultos

8.1. Una vez lleno el cartón de un bulto, verifica que el contenido corresponda a lo establecido en el formato SSS-DA-SM-DL-PIB-01.

8.2. Cierra bultos llenos verificados.

8.3. Entrega todos los bultos trabajados para una ruta, separados por unidad de salud, junto al formato SSS-DA-SM-43A al coordinador operativo. Pasa a actividad 9.

SSS-DA-SM-DL-PIB-

01

SSS-DA-SM-43A

COORDINADOR

OPERATIVO

9. Verifica y entrega insumos a transportista

9.1. Al mismo tiempo que verifica los insumos surtidos por los diferentes auxiliares de almacén, y el encargado de surtimiento, hace entrega al transportista encargado de la ruta en proceso, en base al formato SSS-DA-SM-43A y Nota de salida.

SSS-DA-SM-43A

Nota de salida

TRANSPORTISTA 10. Recibe,

embarca y entrega en unidad

10.1. Recibe la totalidad de los insumos solicitados para cada una de las unidades de salud incluidas en la ruta a su cargo.

10.2. Carga la camioneta asignada para dicha ruta respetando el orden de acomodo, última unidad en entregar insumos, primera en cargar.

10.3. Cargada la camioneta recibe su formato único de comisión (FUC).

10.4. Comienza su ruta, entregando en cada unidad de

FUC

Nota de salida







Código PCD 01

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salud los insumos plasmados en la Nota de salida.

ENCARGADO EN

UNIDAD DE

SALUD

11. Verifica y recibe insumos surtidos

11.1. Verifica de que los insumos que recibe correspondan a los establecidos en la nota de salida que presenta el transportista.

11.2. Si está de acuerdo con lo recibido, firma y sella de conformidad la nota de salida.

11.3. Firma y sella documento probatorio de la visita de comisión que realizó el transportista.

Nota de salida

FUC

TRANSPORTISTA 12. Regresa y

entrega documentación

12.1. Con las notas de salida, y sus documentos probatorios de comisión firmados y sellados, regresa al Departamento Logístico.

12.2. Entrega notas de salida al coordinador operativo y menciona observaciones referentes a su ruta.

12.3. Entrega camioneta y FUC al encargado de las unidades móviles.

Nota de salida

FUC

COORDINADOR

OPERATIVO

13. Recibe documentación y entrega al área administrativa

13.1. Recibe las notas de salida que le entrega el transportista.

13.2. Entrega notas de salida al auxiliar administrativo para formar archivo. Pasa a actividad 20.

Nota de salida

ENCARGADO DE

SALIDAS

14. Recibe y entrega, insumos y documentos

14.1. Recibe y verifica que los insumos surtidos por el auxiliar de almacén, correspondan a lo solicitado en formato SSS-DA-SM-43.

14.2. Entrega formato SSS-DA-SM-43 al auxiliar administrativo.

SSS-DA-SM-43

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO 15. Elabora nota de

salida

15.1. Recibe formato SSS-DA-SM-43 ya surtido, y en base a eso elabora nota de salida.

15.2. Entrega formato SSS-DA-SM-43 y nota de salida al encargado de salidas.

SSS-DA-SM-43

Nota de salida







Código PCD 01

Revisión 01

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ENCARGADO DE

SALIDAS

16. Entrega insumos y nota de salida

16.1. Entrega insumos al personal del área solicitante para verificación.

16.2. Solicita firma de conformidad del área solicitante y gafete de trabajo o identificación oficial.

ÁREA

SOLICITANTE

17. Verifica insumos y firma de recibido

17.1. Verifica insumos surtidos conforme a lo solicitado.

17.2. Firma de conformidad de recibido los bienes que se mencionan en el formato SSS-DA-SM-43.

17.3. Entrega copia de gafete laboral o identificación oficial.

SSS-DA-SM-43

Identificación

ENCARGADO DE

SALIDAS

18. Distribuye copias y originales de documentos

18.1. Entrega documentos originales de formato SSS-DA-SM-43, nota de salida y copia de identificación, al auxiliar administrativo para archivar. Pasa a actividad 20.

18.2. Forma su propio archivo de respaldo, con copias de documentos.

18.3. Entrega copia del formato SSS-DA-SM-43 surtido y de la nota de salida al área solicitante.

SSS-DA-SM-43

Identificación

Nota de salida

ÁREA

SOLICITANTE

19. Recibe copia de formato y nota de salida

19.1. Recibe copias del formato SSS-DA-SM-43 surtido y de la nota de salida al área solicitante.

SSS-DA-SM-43

Nota de salida

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

20. Recibe documentos y archiva

20.1. Recibe documentos originales de formato SSS-DA-SM-43, nota de salida y copia de identificación.

20.2. Recibe notas de salida del coordinador operativo, provenientes de las unidades de salud surtidas en ruta.

20.3. Recibe FUC sellados del transportista.

20.4. Elabora archivos.

SSS-DA-SM-43

Nota de salida

FUC







Código PCD 01

Revisión 01

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Identificación


9. INDICADORES


(número de solicitudes que no se surten

/número de solicitudes totales)

solicitudes

Trimestral

10. PRODUCTOS

Productos

Inventarios físicos inmediatos







Código PCD 01

Revisión 01

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01 01/MAR/16

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales


Álvarez Directora

Administrativa

Emisión Inicial

12. ANEXOS.

ANEXO 1. Firmas de conocimiento



Entrega de mercancía sin la documentación

completa

Acatamiento de la documentación

obligatoria Responsable de salidas







Código PCD 01

Revisión 01

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Entrega de medicamentos de ruta sin la

documentación completa

Observancia de la documentación

obligatoria Responsable de sanitario

4. PROPÓSITO.

Surtir y acondicionar los medicamentos, material de curación e insumos de salud bucal, conforme a

las cantidades señaladas en el formato de salida SSS-DA-RM-SSS-DA-SM-43A, de acuerdo a las

cantidades solicitadas para cada una de las unidades de salud, para cumplir con el uso, manejo y

transporte adecuado de los insumos para la salud.

5. ALCANCE.

Este procedimiento aplica al responsable sanitario, al encargado y auxiliares de surtimiento, del

Departamento Logístico de los Servicios de Salud de Sinaloa.


Inicia cuando el coordinador operativo entrega el formato SSS-DA-SM-43A al auxiliar de almacén y al

encargado surtimiento de medicamento, los cuales se encargaran de surtir y distribuir los

medicamentos en cartones separados e identificados con formato SSS-DA-SM-DL-PIB-01 papeleta de

identificación de bultos.

1. Es responsabilidad del Coordinador Operativo entregar la documentación necesaria para iniciar el proceso de surtimiento y abasto de rutas.

2. Será deber del auxiliar de almacén entregar las cantidades exactas al área de surtimiento, para que puedan proceder con el acomodo de insumos por unidades de Salud.







Código PCD 01

Revisión 01

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3. El Surtimiento se llevará a cabo en cartones para cumplir con los lineamientos de conservación y transporte adecuado de los insumos, los cartones podrán contener una o varias claves de medicamentos, pero no podrán mezclar unidades de Salud diferentes.

4. Se colocarán dentro del cartón la cantidad de insumos que el tamaño del mismo lo permita, cada insumo ligado de 10 en el caso de los medicamentos, y solo se permitirá un insumo sin ligar por cartón. Algunos insumos por las características propias de los envases, no se ligaran siempre y cuando no afecte el acomodo, identificación y fácil conteo de los mismos en los cartones.










5. El encargado de surtimiento deberá contar los medicamentos al recibirlos del auxiliar de almacén y notificar los faltantes al mismo para su corrección.

6. El encargado de surtimiento deberá entregar los insumos solicitados al área de verificación y embarque, en cartones debidamente identificados por ruta, unidad de salud, artículo descrito o por clave, cantidad de cada insumo y firmado por quien acondicionó.


Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.










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Revisión 01

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Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestación de los servicios de atención

médica.


Reglamento Orgánico de la Administración Pública Estatal de Sinaloa.

Reglamento Interior de los Servicios de Salud.

5. REGISTROS

Formato SSS-DA-SM-43A solicitud para distribución y salida de material de almacén.

SSS-DA-SM-DL-PIB-01 papeleta de identificación de bultos.


Entradas: Al documento por medio del cual se le da entrada al medicamento o insumos al centro

de distribución.

Salidas: Al documento por medio del cual se le da salida a los medicamentos o insumos del centro

de distribución.







Código PCD 01

Revisión 01

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Insumos: Al material y utensilios que se requieren para las atenciones médicas en los distintos

hospitales y unidades médicas.

Medicamento: a los implementos medicinales con sustancia activa que se utilizan para la

atención médica y control de enfermedades


Coordinador Operativo

Auxiliar de almacén Encargado de Surtimiento

Auxiliares de surtimiento

1. Entrega la solicitud de insumos con formato SSS-DA-SM-43A al encargado de surtimiento y al auxiliar de almacén.

INICIO

3. Recibe los

medicamentos

encartonados y los

cuenta para verificar la

cantidad solicitada en

el formato con SSS-

DA-SM-43A

4. Cuentan, ligan y

separan los

medicamentos

por unidad de

salud

5. Identifican

cartones, por

unidad de salud,

con número de

ruta, clave de

medicamento y

cantidad

2. Recibe formato SSS-DA-SM-43A y entrega al encargado de surtimiento los insumos para su acondicionamiento

6. Entregan todos los medicamentos acondicionados al área de embarque







Código PCD 01

Revisión 01

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Coordinador

Operativo

1. Recibe el formato

SSS-DA-SM-43A y

turna una copia a

las áreas

correspondientes

1.1. Entrega una copia del formato SSS-DA-SM-43A al

auxiliar de almacén y una al encargado de surtimiento. SSS-DA-RM-43A

Auxiliar de

almacén

2. Surtir el

medicamento

solicitado en el

formato SSS-DA-

SM-43A

2.1. Recopila las cantidades solicitadas por claves

2.2. Si alguna clave no está completa o no hay en existencia

informa al responsable de surtimiento. Anota en el

formato las claves surtidas.

2.3. Entrega los medicamentos y el formato SSS-DA-SM-43A

SSS-DA-SM-43A

INICIO







Código PCD 01

Revisión 01

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al encargado de surtimiento.

Encargado de

surtimiento

3. Recibe

medicamento.

3.1. Recibe medicamento por clave asignada a surtir que

corresponda a la ruta y lo cuenta.

7. Distribuye el trabajo a los auxiliares de surtimiento.

4.1. Distribuye la cantidad de unidades de salud entre los

auxiliares de surtimiento.

4.2 Le indica al personal que coloque el formato SSS-DA-

SM-DL-PIB-01 papeleta de identificación de bultos.

SSS-DA-SM-DL-

PIB-01

Auxiliares de

surtimiento

5. Distribución de

medicamentos

por unidad de

salud.

5.1. Cuenta y distribuye medicamentos en los cartones que

identifica por cada unidad de salud de acuerdo a

formato SSS-DA-SM-43A.

5.2 Indica en el formato SSS-DA-SM-DL-PIB-01 el contenido

de claves por cartón.

5.3 Procede a cerrar el cartón y lo turna al área de

verificación.

SSS-DA-SM-43A

SSS-DA-SM-DL-

PIB-01

Encargado de

surtimiento 6. Entrega

medicamento al

6. Entrega medicamento acondicionado al área de

embarque.







Código PCD 01

Revisión 01

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área de embarque

Fin del procedimiento

9. INDICADORES


Rutas por acondicionar / Rutas

acondicionadas y entregados) x 100 Rutas acondicionadas Trimestral

Director de Servicios

Generales

10. PRODUCTOS (no procede)


Productos







Código PCD 01

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01 Emisión Inicial

12. ANEXOS.

ANEXO 1. IDENTIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE SERVICIO NO CONFORME


producto dañado, caducado o mal

empaquetado Supervisión de surtimiento Responsable Sanitario

8. PROPÓSITO.

Mantener en todo momento control y conocimiento de las entradas, salidas y existencias de

cualquier insumo que se maneje dentro del Departamento Logístico.







Código PCD 01

Revisión 01

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9. ALCANCE.

Este procedimiento aplica al área administrativa, encargado de entradas, encargado de salidas y

al responsable sanitario del Departamento Logístico de los Servicios de Salud de Sinaloa.

Involucra también a los responsables de cada uno de los programas y direcciones de los Servicios

de Salud de Sinaloa que requieren y solicitan cualquier insumo al Departamento Logístico.


Este procedimiento inicia cada vez que se acepta la entrada, o se entrega una salida, de

cualquier insumo que se almacena en el Departamento Logístico.

Será obligación del área de Control de Inventario del Departamento Logístico:

3.1. Hacer registro de entrada en el sistema electrónico para el control de inventarios, a todo

artículo que llegue al Departamento Logístico, ya sea por compra directa, licitación,

donación o devolución, en un plazo no mayor a 24 horas.

3.2. El control de inventarios se llevará a cabo de forma permanente con cortes mensuales al

último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en

los presentes procedimientos.

3.3. Los registros mensuales para efecto de cierre mensual se deben contemplar los registros de

entradas y de salidas del día primero al día ultimo del mes correspondiente.

3.4. La conciliación de los Inventarios físicos con los responsables de las áreas del departamento

logístico se realizará en unidades físicas y montos por factura, y/o programa, anotando en el

formato las que queden en tránsito, remitiendo la documentación soporte dentro de los 10

primeros días naturales del mes siguiente al cierre del mes que se está conciliando.







Código PCD 01

Revisión 01

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3.5 El responsable sanitario deberá supervisar que se lleve a cabo esta actividad de manera

diaria.

3.5. Podrán hacerse conciliaciones parciales o totales en cualquier tiempo a petición de alguna

de las partes o de necesidades de información de la institución o del responsable del

programa.

3.6. Los conteos físicos deberán hacerse de acuerdo a la unidad de medida establecida en el

catálogo.

3.7. El margen de diferencia aceptable global entre el registro en sistema electrónico y las

existencias físicas no excederá el 3% del inventario total, sin embargo será obligación del

Jefe del Departamento logístico, investigar las diferencias resultantes en la toma del

inventario físico a efecto de aclarar totalmente dichas diferencias. Si después de las

aclaraciones persistieran diferencias, estas serán registradas contablemente y autorizadas

por los Directores de Administración y de Finanzas.


















Código PCD 01

Revisión 01

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Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestación de los servicios de Atención

médica.

Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sinaloa

5. REGISTROS

Copia de factura.

Copia de remisión.

Copia de devolución.

Copia de donación.

Bitácora de folios.

SSS-DA-SM-43

SSS-DA-SM-43A

Formato de conteo físico de insumos.

Marbetes de conteo.

.

.







Código PCD 01

Revisión 01

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Impresión de inventario en sistema electrónico.

Archivo electrónico


Conciliación: Establecer y tomar en consideración las diferencias que existen entre dos o más

cuentas o sistemas relacionadas entre sí

Copia de factura. Al documento por medio del cual se acredita la propiedad de un bien y el pago de

un insumo.

Copia de Pedido: Al documento por medio del cual se almacena y registra un insumo.

Entrada: Al documento por medio del cual se acredita la entrada y registro dentro del almacén

general.

Insumo: materiales o conjunto de materiales

Inventario Físico: es una estadística física o conteo de los bienes existentes en una organización

para identificarla y confrontarla contra la existencia registrada en los libros.

Inventario: la relación o lista de bienes muebles e inmuebles y mercancías comprendidas en el

activo, la cual debe mostrar la descripción de los mismos, códigos de identificación y sus montos por

grupos y clasificaciones específicas.







Código PCD 01

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RCD.01-01: Nota de Salida de almacén

Registro: Al registro de la documentación enviada y de los insumo que quedaran dentro del almacén.

Remisión: Al documento al que hace referencia el envío de un bien al almacén general.

SSS-DA-SM-43: Solicitud para salida de material de almacén.

SSS-DA-SM-43A: Solicitud para distribución y salida de material de almacén (Ruta).








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RESPONSABLE ACTIVIDAD TAREAS REGISTRO

Control de

inventario

9. Recibe documentación

9.2. Recibe copia de las facturas, remisiones o devoluciones, ya aceptadas, por parte del encargado de entradas. Y realiza el registro correspondiente en el sistema de control de inventario electrónico.

9.3. Marca con un distintivo en forma de (palomita) de color amarillo cada documento de entrada registrado.

9.4. Recibe copia de los formatos RCD01-02, SSS-DA-SM-43 y SSS-DA-SM-43A, ya surtidos. Y realiza el registro correspondiente en el sistema de control de inventario electrónico.

9.5. Marca con un distintivo en forma de (palomita) de color amarillo cada documento de entrada registrado.

9.6. Recibe solicitudes de existencia de bienes y las contesta elaborando formato SSS-DA-SM-44 constancia de existencia de bienes.

Copia de factura.

Copia de remisión.

Copia de

devolución.

Copia de donación.

SSS-DA-SM-43

SSS-DA-SM-43A







Código PCD 01

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SSS-DA-SM-44

Responsable

sanitario

10. Verifica Documentación y archiva

10.2. Verifica que los documentos tanto de entrada como de salida, se encuentren debidamente registrados en el sistema de control de inventario electrónico.

10.3. Realiza inventarios físicos selectivos o parciales, de manera semanal. E inventarios físicos totales de forma mensual.

10.4. Compara y verifica inventarios físicos contra inventarios en sistema electrónico.

Formato de conteo

físico de insumos.

Marbetes de

conteo.

Impresión de

inventario en

sistema

electrónico.








Código PCD 01

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9. INDICADORES


(Número de Solicitudes de existencias /

número de solicitudes emitidas y entregados) x

100

Total de constancias de

existencias elaboradas

Trimestral

Control de

Inventarios

10. PRODUCTOS



01 01/MAR/16

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales


Álvarez Directora

Administrativa

Emisión Inicial

Productos

Registro de Inventarios







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12. ANEXOS.




Hoja de existencia con datos erróneos Verificación y supervisión de la

información Control de Inventarios Físicos

1. PROPÓSITO

Realizar el trámite pertinente que permita agilizar y tener los recursos en tiempo y forma para cumplir con

las funciones de distribución de las rutas.

2. ALCANCE

En este proceso se ven involucradas las áreas administrativas del centro logístico en conjunto con los

transportistas, la Subdirección de Recursos Financieros y los Centros de Salud de Sinaloa.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

SERÁ OBLIGACIÓN DEL ÁREA ADMINISTRATIVA: 3.1 Elaborar el Formato Único de Comisión y Recibo de Anticipo antes del día 18 de cada mes para que el

proceso se complete en tiempo y forma.







Código PCD 01

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3.2 Estar en constante comunicación con la Subdirección de Recursos Financieros para verificar avances

en procedimiento de validación, cambios en el número de partidas y montos preestablecidos para los

viáticos.

3.3 Solicitar firmas de las personas que intervienen en el Formato Único de Comisión.

3.4 Tramitar una comprobación de haber entregado a la Subdirección de Recursos Financieros la

documentación y registrar el número de cheque obtenido al final de la validación.

SERÁ OBLIGACIÓN DEL COORDINADOR OPERATIVO:

3.5 Verificar que los documentos recibidos cuenten con los registros exigidos por la Subdirección de

Recursos Financieros.

3.6 Mantener en orden la documentación recibida por el área administrativa o por la Subdirección de





Celenne Judith Mariscal de Dios






3.7 Acudir a las instalaciones de los Servicios de Salud de Sinaloa para llevar a cabo el trámite de

aprobación y validación por la Subdirección de Recursos Financieros.

3.8 Mantenerse en comunicación con el área administrativa para evitar que la fecha de elaboración del

Formato Único de Comisión (FUC) y Recibo de Anticipado se pase de los días idóneos.

SERÁ OBLIGACIÓN DE LOS TRANSPORTISTAS:

3.9 Firmar el Formato Único de Comisión (FUC).

3.10 Solicitar el sello en cada unidad de salud de la ruta como acción comprobante de sus viáticos.

3.11 Elaborar una vez de su regreso el formato de Comprobación de Viáticos.








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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestación de los servicios de atención médica. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Sinaloa. Reglamento Orgánico de la Administración Pública Estatal de Sinaloa.

5. REGISTROS

Formato Único de Comisión (FUC) Recibo de Anticipo Carta de No Adeudo Formato en Excel: “Planeación Anual de Rutas” Copia de cheque Formato de “Comprobación de Viáticos”


Formato Único de Comisión (FUC): Documento que antepone a una persona de los Servicios de Salud

de Sinaloa para el uso de un recurso monetario que le permita realizar actividades de distribución de

medicamento, muebles, inmuebles y equipo.

Comisionado: Persona de los Servicios de Salud de Sinaloa a quien se asigna un recurso monetario.

Viáticos: Recurso monetario que permite al comisionado realizar actividades de distribución de

medicamento, muebles, inmuebles y equipo.

Partida: Sección de un recurso monetario.

Recibo de Anticipo: Documento comprobatorio que ampara que el Formato Único de Comisión se

encuentra expedido en el tiempo correcto.

Carta de No Adeudo: Documento que muestra las acciones cronológicas de las deudas que un

comisionado tiene hasta la fecha de expedición del documento.

Validación: Aprobación de algún documento una vez verificado en aspectos específicos.

Fondo de Aportaciones para los Servicios de Salud (FASSA): Recurso federal monetario que hace

posible las actividades de distribución.







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AREA ADMINISTRATIVA COORDINADOR OPERATIVO SUBDIRECCION DE

RECURSOS FINANANCIEROS TRANSPORTISTAS







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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO

1. Elabora planeación

mensual.

2. Elabora FUC y

Recibo de Anticipo.

4. Solicita firmas

5. Turna

documentación al

coordinador

operativo.

6. Tramita Carta de

No Adeudo.

7. Entrega documentación

a la Subdirección de


8. Valida, sella y

firma y elabora

cheque.

9. Acude a recoger

documentación y

entrega al área

administrativa.

10. Recibe documentación

y registra número de

cheque y fecha.

11. Elabora una copia del

FUC para los choferes.

12. Entrega el cheque al

chofer.

13. Recaudan sellos y

entregan al área

administrativa.

14. Elabora y entrega

formato de

comprobación de

viáticos.

15. Archiva

documentación. FIN

3. Imprime FUC y Recibo

de Anticipo.







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RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTRO

AREA ADMINISTRATIVA

1. Elaborar planeación mensual.

1.1. En un formato de Excel se elabora la planeación mensual

donde es necesario rotar transportistas y vehículos. De

manera que no se repita el mismo transportista en el

mismo camión y en la misma ruta.

1.2. Se calcula la cantidad de efectivo necesaria para el

consumible a gastar en cada ruta.

2. Elabora formato FUC y Recibo de Anticipo.

2.1 Acceder al SQL Server de la SSA y seleccionar el formato a

elaborar.

2.2 En los datos del comisionado agrega nombre, RFC, área de

adscripción, puesto y clave/categoría del chofer

responsable.

2.3 Dentro del sistema especifica el motivo de la comisión;

donde asigna la frase “Entrega de medicamento”, con el

número de la ruta a realizar (van del 1 al 15), en conjunto

con la descripción de la ruta; que es la especificación de los

centros de salud que visita.

2.4 Como siguiente paso, especifica si el trámite será

anticipado o devengado: será anticipado de entregar la

documentación los días del 15 al 18 del mes en curso, y

devengado si se tramita después del día 18 del mes en

curso.

2.4.1 De ser devengado el trámite se resolverá un mes

después de lo requerido.

2.5 En los lugares de comisión se especifica los municipios que

se abasten con el número de ruta indicado. Acompañado

de las fechas que dura su estadía en cada municipio.

2.6 Después especifica si los gastos son por V= Viáticos

(Gasolina) o GC= Gastos de Camino (Comidas) acompaño

de los días requeridos que proporciona una cuota diaria

que permite corroborar el total de cada aspecto

especificado.

2.7 En el aspecto de transporte se especifica la unidad que el

comisionado utilizará, así como si el vehículo será oficial de

los Servicios de Salud de Sinaloa acompañado de su

número de placas.

2.8 Después se especifica los gastos de gasolina indicando la

partida y el importe total de estos por los días que sean

FUC

(Formato

Único de

Comisión)

Recibo de

Anticipo







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requeridos.

2.9 La partida puede cambiar debido a la poca existencia de

fondos, pero la Subdirección de Recursos Financieros es

responsable de notificar los cambios al área administrativa.

3. Imprime FUC y recibo de anticipo.

3.1 Verifica que los campos estén correctos.

3.2 Imprime los Formatos Únicos de Comisión y Recibos de

Anticipo a través del sistema de viáticos con SQL server de

los SSA.

4. Solicita firma del transportista y jefe del departamento logístico.

4.1 Se le hará un llamado al transportista para que acuda al

área administrativa a firmar sus Formatos Únicos de

Comisión que le fueron asignados para sus rutas a cumplir

en el próximo mes.

4.2 El jefe del departamento logístico firma todos los Formatos

Únicos de Comisión a utilizar en el próximo mes.

5. Turna documentación a coordinador operativo.

5.1 Una vez verificados y firmados por el jefe del

departamento logístico y el transportista responsable, se

turna la documentación al coordinador operativo para que

continúe con los procedimientos siguientes en la

Subdirección de Recursos Financieros.


6. Tramita carta de no adeudo.

6.1 Acude a GLOSA para tramitar carta de no adeudo de los

transportistas.

Carta de No

Adeudo

7. Entrega documentación a Subdirección de Recursos Financieros.

7.1 El departamento de contabilidad recibirá el FUC, Recibo de

Anticipo y Carta de No Adeudo.

7.2 Verifica que los campos del FUC sean los correctos como: la

partida, las cantidades con respecto al tipo de gasto

(viáticos o gastos de camino) y las fechas del recorrido.

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

8. Valida, sella y firma.

1.2. Una vez verificado el FUC se sella con fecha del día

como aprobación por el departamento de Control

Presupuestal y el responsable en curso firma como acción

de validación y aprobación de los datos. Después lo turna al

departamento de Contabilidad.

1.3. El departamento de Contabilidad sella y firma una vez







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que verifica las partidas, el tipo de gasto y la cantidad del

importe; y como acción posterior elabora el cheque con el

monto total estipulado en el FUC.


9. Acude a recoger documentación y entrega al área administrativa.

9.1 Después de haber acudido a los Servicios de Salud de

Sinaloa a recoger la documentación y el cheque, se realiza

una verificación de ellos. Donde verifica sellos y firmas por

los departamentos involucrados, así como la firma de la

Directora Administrativa de los Servicios de Salud.

AREA ADMINISTRATIVA

10. Recibe documentación y registra número de cheque y fecha.

10.1 Recibe FUC, Recibo de Anticipo, Carta de No Adeudo y

Cheque.

10.2 Registra en formato global de rutas en Excel el número de

cheque y la fecha de expedición, así como en el registro

individual de cada transportista.

Formato en

Excel:

“Planeación

Anual de

rutas”

11. Elabora una copia del FUC para los transportistas.

11.1. Elabora una copia del FUC como medida de control que le

permita corroborar a los choferes de las rutas que le

fueron asignadas y el cheque que le será entregado para

realizar las actividades de distribución.


12. Entrega el cheque al transportista.

10.1 Entrega el cheque al comisionado y realiza un registro

para cerciorarse de tener una comprobación de ésta

acción.

Copia de

cheque

firmado

TRANSPORTISTAS

13. Recaudan sellos y entregan al área administrativa.

13.1. En cada Centro de Salud que visite, debe pedir el sello

como medida de corroboración de gastos y entrega de

medicamentos o consumibles.

13.1.1. Todos los sellos estarán en una sola hoja blanca.

14. Elabora y entrega formato de comprobación de viáticos

14.1. Elabora el formato de comprobación de viáticos llenando

los campos requeridos, donde especifica las cantidades

exactas de dinero en que gastó los viáticos. Además

entrega hoja blanca con los sellos de los centros de salud

que visitó.

Formato de

Comprobación

de viáticos

AREA ADMINISTRATIVA

Archiva documentación

14.2. Por cuestiones de comprobación y control se debe

archivar al menos una copia de los documentos

obtenidos, por la finalidad de amparo ante cualquier

situación de cambios, duda o error.

FIN DEL PROCESO







Código PCD 01

Revisión 01

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9. INDICADORES


Porcentaje de FUC elaborados = (Número de FUC

ejercidos/ número total de comprobados) x 100 Porcentaje Mensual

Jefe de Departamento

Logístico

10. PRODUCTOS

11. CONTROL DE CAMBIOS


01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales


Álvarez Directora

Administrativa

Emisión Inicial

12. ANEXOS.



Productos

Comprobación de viáticos del FUC







Código PCD 01

Revisión 01

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FUC mal elaborados Elabora el FUC correctamente Coordinador Operativo

1. PROPÓSITO.

Cumplir con el programa anual de abasto, suministro y distribución de los bienes e insumos que

requieran las Unidades Médicas y administrativas.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica al Departamento logístico con apego a las necesidades de las Unidades

Médicas dependientes de la Dirección de Atención Medica de los Servicios de Salud de Sinaloa,

inicia desde la revisión de lo solicitado por medio del formato SSS-DA-SM-43A y termina hasta el

abastecimiento de las unidades de salud.


3.1. El Departamento Logístico de los Servicios de Salud de Sinaloa, es responsable de realizar la

distribución y entrega de medicamentos a las unidades de salud de primer nivel de atención

médica del Estado de Sinaloa.

3.2. El Departamento Logístico tendrá como obligación el surtimiento de insumos de cualquier

tipo exceptuando los inventariables de Activos Fijos, con la finalidad de que todas las







Código PCD 01

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unidades y áreas de los servicios de salud de Sinaloa tengan los insumos necesarios para su

operación.

3.3. El transportista, es el responsable de entregar al Coordinador Operativo las notas de salida y

formatos SSS-DA-SM-43A firmados y sellados de recibidos por cada una de las unidades de

salud visitadas.

3.4. El transportista de la ruta deberá sujetarse a la calendarización de fechas realizada por el

Departamento Estatal de Farmacias de la Dirección de Atención Médica.

3.5. Todas las notas de salida deberán ser foliadas por el encargado de salidas. Y verificadas por

el Coordinador Operativo antes de enviarse a las rutas.

3.6. No se podrán programar salidas a las rutas de distribución preestablecidas sin las notas de

salidas correspondientes del sistema de inventarios; El tiempo establecido entre una visita y

otra a los centros de salud es de 30 días como promedio general.
















Código PCD 01

Revisión 01

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3.7. Una vez entregados los insumos correspondientes de cada ruta, a su transportista asignado,

serán responsabilidad del propio transportista hasta el momento de entregarlos a la unidad

de salud solicitada.

3.8. Las unidades de salud podrán efectuar devoluciones de medicamentos siempre y cuando

estos cuenten con caducidad menor a 3 meses y sean lotes de la salida más reciente enviada.

3.9. Una vez realizada la entrega de insumos a las unidades de salud el chofer deberá de solicitar

la firma correspondiente de quien está recibiendo y solicitar que sea firmada y sellada la

Nota de Salida.

3.10. El transportista deberá entregar las notas de salida al Coordinador Operativo, al finalizar la

ruta.






Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley Federal de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestación de los servicios de atención médica.







Código PCD 01

Revisión 01

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Reglamento Orgánico de la Administración Pública Estatal de Sinaloa

Reglamento de Insumos para la Salud.

Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos Suplemento para Dispositivos Médicos

NORMA OFICIAL MEXICANA NOM-073-SSA1-2005.

5. REGISTROS

Notas de salida RCD-01.01

Solicitud para distribución y salida de almacén individual RCD-01.02

Solicitud para distribución y salida de almacén individual Ruta RCD.02-01

Solicitud para la distribución y salida de almacén global Ruta RCD.02-02


Condiciones de almacenamiento: Las que se indican en la etiqueta del medicamento o del fármaco.

Especificaciones de estabilidad: Requerimientos físicos, químicos, biológicos o microbiológicos que un fármaco o medicamento debe cumplir a lo largo de su vida útil.

Estabilidad: Es la capacidad de un fármaco o un medicamento de permanecer dentro de las especificaciones de calidad establecidas, en el envase que lo contiene durante su periodo de vida útil.

Fecha de caducidad: Fecha que indica el fin del periodo de vida útil del medicamento.







Código PCD 01

Revisión 01

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Forma Farmacéutica: Es la mezcla de uno o más fármacos con o sin aditivos, que permita su administración.

FUC: Formato Único de Comisión

Insumos para la salud: Los medicamentos, substancias psicotrópicas, estupefacientes y las materias primas y aditivos que intervengan para su elaboración; así como los equipos médicos, prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y productos higiénicos

Lote: A La cantidad de un fármaco o medicamento que se produce en un ciclo de fabricación y cuya característica esencial es su homogeneidad.

Medicamento conocido: Es un medicamento que cuenta con registro en el país.

Medicamento: Toda sustancia o mezcla de substancias de origen natural o sintético que tenga efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio, que se presente en forma farmacéutica y se identifique como tal por su actividad farmacológica, características físicas, químicas y biológicas.

Nota de salida: Se refiere al registro físico que genera el sistema de una salida de artículos al

almacén general.

Periodo de caducidad: Es el tiempo durante el cual un medicamento contenido en su envase de comercialización y conservado en las condiciones indicadas en su etiqueta permanece dentro de las especificaciones establecidas.

PEPS Primeras entradas Primeras Salidas: Sistema de valuación de inventarios que se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén o a la producción serán las primeras en caducar, este sistema es utilizado cuando el insumo no cuenta con fecha de caducidad.

PCPS Primeras caducidades Primera Salidas: Sistema de valuación de inventarios que se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén o a la producción serán las primeras en caducar es decir disponer de los medicamentos de manera que los que vencen primero, estén en primera fila para dispensarlos. Cuando entran los últimos medicamentos solicitados, averiguar siempre la fecha de caducidad

Sistema contenedor cierre: Al conjunto de materiales de empaque que contienen y protegen a la forma farmacéutica. Incluye tanto al envase primario como al secundario, si este último cumple la función de proporcionar protección adicional al producto.

Vida útil: Es el intervalo de tiempo en el que un medicamento o fármaco permanece dentro de las especificaciones establecidas, bajo las condiciones de almacenamiento indicadas en la etiqueta, en el envase de comercialización.







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Zona climática: Área geográfica clasificada por sus condiciones climáticas que prevalecen anualmente. Los Estados Unidos mexicanos se consideran dentro de la Zona Climática II.


RUTAS DE DISTRIBUCION

Coordinación Operativo sistemas

INICIO

1.- Recibe y revisa RCD-01.01 nota de

Salida de almacén

¿corresponde lo solicitado a lo

surtido?

1.4.- Valida con su altefirma

1.3. Se traslada y notifica

SI NO

3.- Recibe y verifica RCD-01.01 nota de

Salida de almacén

¿Esta Completo?

3.3.- Notifica los faltantes

3.4.- valida, pone antefirma y envía

No Si


4.-Recibe RCD-01.01

nota de Salida y mercancía

5.- Realiza Embalaje y carga el camión

Fin

6.-Entrega en centros de Salud

Chofer de Ruta

7.- Revisan, Firman y sellan

8.- Regresa RCD-

01.01 nota de Salida y documentación

comprobatoria

Centros de salud

2.- Verifica y Corrige







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Coordinador

Operativo

1. Recibe y revisa

Nota de Salida

RCD-01.01de

almacén

1.1. Recibe el formato RCD-01.01 nota de Salida de Almacén

1.2. Verifica físicamente que el producto solicitado este

surtido como corresponde

1.3. Cuando lo solicitado NO corresponde a lo surtido, traslada

y notifica al área de sistemas para su corrección. Pasa

actividad 2.

1.4. SI está completo valida con su antefirma y sigue el

procedimiento. Pasa actividad 3







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Auxiliar de

Sistemas 2.Verifica y Corrige

2.1.- Verifica error y corrige en sistema

2.2.- Imprime y entrega, pasa actividad 1

Nota de Salida

RCD-01.01

Responsable

Sanitario

3. Recibe y verifica

Nota de Salida

RCD-01.01 de

almacén

3.1. Recibe el formato RCD-01.01 nota de Salida de Almacén

3.2. Verifica físicamente que el producto solicitado este

surtido como corresponde

3.3. Revisa la descripción de los productos, concentración,

presentación, denominación y caducidad a surtirse, recuerda

surtir de acuerdo al sistema PCPS y PEPS.

3.3. Procede a notificar los faltantes al área requirente, pasa

actividad 2

3.4. SI está completo valida con antefirma y sigue el

procedimiento

Chofer

de ruta

4. Recibe Nota de

salida Nota de

Salida RCD-01.01

y mercancía

4.1. Recibe Nota de Salida RCD-01.01 ya firmada por el

Coordinador Operativo y por el Responsable Sanitario.

5. Realizar el

embalaje y cargar

el camión

5.1. Procede a realizar el embalaje y cargar el camión

asignado para la ruta

5.2. La mercancía para evitar daños durante su trayecto se

acomodará lo primero que salga es lo último que entra,

con el fin de ahorrar tiempo y prevenir daños físicos.

Esto quiere decir que el bulto que fue subido al último al

transporte va ser el primer bulto de entrega a la unidad.

5.3. Los medicamentos sensibles a la temperatura serán







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colocados en hielera con refrigerantes de acuerdo al volumen

de mercancía, recuerda siempre leer las condiciones de

conservación indicadas en la etiqueta del producto.

5.4. Recoge oficio de comisión

6. Entrega en las

Unidades de

Salud

6.1. Entrega en las unidades de salud de acuerdo a la Nota de

salida.

Personal de

las unidades

de salud

7. Revisa, firma y

sella

7.1. Revisan entrega.

7.2. Sella y firma la Nota de Salida RCD-01.01.

7.3. Sella Solicitud para distribución y salida de almacén

individual RCD01-02 donde hará la recopilación de sellos

de los centros visitados.

Nota de salida

RCD01-01

Solicitud para

distribución y

salida de almacén

individual

RCD01-02

Chofer de

ruta

8. Regresa Notas

de salida y

documentación

comprobatoria

8.1. Llegando al almacén entrega al coordinador operativo la

documentación comprobatoria y las Notas de salida

RCD01-01 para que las entregue al área de sistemas para

su resguardo.

8.2. Entrega la documentación comprobatoria al responsable

de logística y vehículos para su comprobación del FUC.








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9. INDICADORES


(número de rutas surtidas /Solicitudes de

rutas para abastecimiento ) x 100

% de Rutas de

distribución surtidas

Trimestral Jefe de departamento

de Centro Logístico

10. PRODUCTOS



01 07/AGO/2014

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

María Alejandra Gil Álvarez

Directora Administrativa

Emisión Inicial

Productos

Notas de Salida







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Materiales

12. ANEXOS.

ANEXO 1. Firmas de Conocimiento



Cajas Dañadas Se asigna un vale de cambio o reposición Responsable Sanitario

4. PROPÓSITO.

Llevar a cabo el retiro de aquellos medicamentos y demás insumos para la salud que no cumplen con

las disposiciones aplicables o bien por las necesidades propias de cada programa, será necesario su

concentración en el Centro Logístico; dicho cumplimiento es solamente parcial y por medidas de

seguridad sanitaria de la Secretaría de Salud y Servicios de Salud de Sinaloa.

5. ALCANCE.

Este procedimiento aplica al responsable sanitario y el encargado de entradas del Departamento

Logístico y a los responsables de los diversos programas de los Servicios de Salud de Sinaloa.







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Inicia cuando el área administrativa del Departamento logístico recibe la documentación que avala la

entrega de los medicamentos y material de curación por parte del proveedor en almacén general, de

acuerdo a lo solicitado en el pedido, con la cual ya se puede proceder a realizar el registro en los

sistemas de inventarios, esto con la finalidad de tener al día los inventarios.

Será obligación del Responsable Sanitario del Departamento Logístico:

3.1. Llevar un sistema de control de Excel a todo medicamento que llegue al centro de distribución

por devolución en un plazo no mayor a 24 horas.

3.2. Desarrollar y mantener un sistema de control de inventarios de todos los insumos para la salud

Los conteos físicos de medicamentos deberán hacerse de acuerdo a la unidad de medida

establecida en el catálogo.

3.3. El control de inventarios de los medicamentos se llevará a cabo en forma permanente con

cortes mensuales al último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias

establecidos en los presentes procedimientos de acuerdo a lo establecido en la Farmacopea.


José Rafael Romo Briseño Celenne J. Mariscal de Dios Jorge Humberto Pérez Vega







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Jefe del Departamento Logístico Subdirectora de Recursos Materiales Responsable Sanitario



3.4. Las devoluciones de medicamentos de los Centros de Salud al almacén del centro logístico

deberán estar soportadas por un formato de devolución debidamente requisitado.

Por cada devolución deberá llenarse un formato de devolución, mismo que deberá ser

autorizado por el Jefe del departamento logístico y del Responsable sanitario y en su ausencia

por el titular de la Administración.

3.5. Vigilar que la devolución por falta de capacidad se almacenen los insumos en otro

establecimiento, que no cuente con la autorización correspondiente.

3.10. Poseer registro de devoluciones de insumos para la salud (almacenes)

3.13. Revisar si las especificaciones de calidad y requisitos sanitarios de los medicamentos y los

demás insumos para la salud no cumplieron con las requeridas

3.14. Asegurar que durante el transporte de medicamentos y demás insumos para la salud, se cumpla

con las condiciones para la conservación, de acuerdo a las indicaciones de sus etiquetas.

3.15. Revisar el manejo adecuado de los libros o sistema de control de medicamentos controlados y

firmarlo.

3.16. La efectividad del proceso de retiro del producto del mercado debe ser evaluada anualmente

mediante simulacros o en los casos en los que se haya presentado







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Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestación de servicios de atención médica.

Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sinaloa

Reglamento de Insumos para la salud

Reglamento de la comisión federal para la protección contra riesgo sanitarios

Reglamento de control sanitario de productos y servicios

NORMA Oficial Mexicana NOM-059-SSA1-2013, Buenas prácticas de fabricación de medicamentos.

NORMA Oficial Mexicana NOM-059-SSA1-2015, Buenas prácticas de fabricación de medicamentos.

Norma de contabilidad Gubernamental N° 11 Contabilización de Inventarios

Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás

insumos para la salud.

.







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5. REGISTROS

Libro de Control de Medicamento controlado

Archivo del formato de devolución

Sistema de control de inventarios de todos los insumos para la salud


Dispensación: acto profesional cuyos objetivos son la entrega de insumos para la salud en las

condiciones óptimas y de acuerdo a la normatividad vigente.

Insumo: materiales o conjunto de materiales

Proveedor: persona, empresa o institución encargada de suministrar los insumos necesarios para un

fin determinado.

Registro: Al registro de la documentación enviada y de los insumo que quedaran dentro del almacén.

Remisión: Al documento al que hace referencia el envío de un bien al almacén general.

Corrección: Es cualquier modificación o acción llevada a cabo por los procesadores en conjunto con

la Autoridad, con la finalidad de garantizar la inocuidad de sus productos. Las correcciones pueden

ser aplicables a cualquier etapa del proceso o incluso si es necesario, a lo referente a etiquetado.

.







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Los procesadores deberán someter las correcciones a llevar a cabo a efecto de que éstas sean

validadas.

Acciones legales: Conjunto de acciones que se deben llevar a cabo a efecto de inducir, conminar,

alentar o hacer cumplir la observancia de las leyes, reglamentos, normas, acuerdos y demás

regulaciones aplicables.

Liberación: Término que implica la acción de retirar sellos o cualquier otro indicador impuesto al

producto por parte de la Autoridad como una prohibición de actos de uso. Lo anterior una vez que se

ha determinado que dicho producto no representa riesgo alguno para la salud pública. Si hay

evidencia de que dicho producto no cumple con las disposiciones legales, éste puede ser liberado

para un uso diferente al del consumo humano.

Producto: Para el propósito de este documento, un producto es cualquiera de los artículos,

medicamentos y otros que se les dio entrada o salida de los inventarios.

Producto devuelto: al producto distribuido que se regresa al establecimiento.

Retiro: Es la acción de retirar de las Unidades de salud, cualquier producto que no cumpla con lo

establecido en la legislación sanitaria vigente, e implica deficiencias en el etiquetado o peligros que

pueden derivar en un riesgo para la salud pública.

Estrategia de retiro: Son todas las actividades derivadas de un retiro. Esto puede aplicar o no a

medidas de seguridad sanitaria,

Aseguramiento: Acto en el cual la Autoridad confisca producto como una prohibición de acto hasta

que el procesador compruebe que el producto involucrado es inocuo para el consumo humano o

bien, cuando tal producto pueda ser utilizado para un uso industrial o diferente al que implica

consumo humano.







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Suspensión: Actividad obligatoria aplicada por la Autoridad de manera inmediata cuando un

proceso, producto o servicio representa un riesgo para la salud pública. La suspensión puede ser

total o parcial y su aplicación debe ser en el preciso momento en el que la Autoridad tiene

conocimiento de cualquier alerta relacionada con la inocuidad del producto a través de cualquiera

de sus contactos: Autoridades Estatales, Federales o ambas.

Alertas sanitarias: la COFEPRIS emite como autoridad sanitaria, sobre la posibilidad de afectación a

la salud de la población derivado del uso y/o consumo de alimentos, insumos para la salud entre

otros productos y provocada por: contaminación, adulteración, alteración, deficiencia en proceso de

producto, fallas en el funcionamiento, etc., que se comercializan en el Territorio Nacional.

COFEPRIS: Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios

CLASIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE RETIRO

Clase I: Situación en la cual el producto involucrado en una acción de retiro tiene una alta probabilidad de que su consumo cause serias consecuencias adversas a la salud de los consumidores e incluso, la muerte. Ejemplos de este tipo de retiro son: (a) Producto cosechado durante marea roja. (b) Producto cosechado durante acciones de contingencia. (c) Producto cosechado de áreas cerradas para tal efecto. (d) Producto cosechado, manejado y empacado durante inundaciones. (e) Producto cosechado durante situaciones meteorológicas adversas.

Clase II: Situación en la cual el producto involucrado en una acción de retiro puede ocasionar con su consumo consecuencias en la salud temporal o reversible, es decir; la probabilidad de que ocasione serios daños a la salud pública es remota. Ejemplo de este tipo de retiro es: (a) Casos de enfermedades diarreicas.

Clase III: Situación en la cual el producto involucrado con el retiro no tiene muchas probabilidad de ocasionar serios daños a la salud pública. Ejemplos de este tipo de retiro son: (a) Inadecuado etiquetado del producto final. (b) Cuestiones relacionadas con la calidad.

COMUNICACIONES DE RETIRO DE PRODUCTO







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Notificaciones oficiales: Cuando la Autoridad tenga conocimiento sobre una alerta sanitaria por otro

medio que no sea el propio procesador, esta deberá ser notificada en una primera instancia en

forma verbal, y posteriormente por escrito.

Alerta pública: Esta acción se realiza solamente cuando hay un retiro del tipo I o II y por tanto,

implican serias consecuencias para la salud pública. La alerta pública deberá hacerse mediante los

siguientes medios de comunicación: radio, periódico o televisión; al nivel conducente: local o

estatal. A esos niveles, estas autoridades serán las responsables de informar a otras instituciones

tales como hospitales, consultorios clínicos, etc. a efecto de que a su vez puedan informar a los

consumidores.

Verificación in situ: La Autoridad debe calendarizar visitas planeadas a los procesadores con la

finalidad de comprobar que se encuentran implementando acciones de retiro: número de

consumidores, distribuidores, comerciantes que ya han sido informados, cantidad de producto que

ha sido retirado del mercado a la fecha de la visita y la cantidad de producto remanente que aún

necesita ser retirado.

Falta de eficacia: a la ausencia, disminución o cambios del efecto terapéutico que aparecen de

manera inesperada con el uso aprobado del medicamento.

Forma Farmacéutica, a la disposición física que se da a los fármacos y aditivos para constituir un

medicamento y facilitar su dosificación y administración.

Identidad: a la confirmación de la presencia del fármaco, como tal o incluido en un medicamento,

por sus propiedades físicas, químicas o efectos biológicos. Para el caso de dispositivos médicos este

concepto se refiere a la caracterización de sustancias o componentes del producto.

Medicamento (preparado farmacéutico): a toda sustancia o mezcla de sustancias de origen natural

o sintético que tenga efecto terapéutico, preventivo o rehabilita torio, que se presente en forma

farmacéutica y que se identifique como tal por su actividad farmacológica, características físicas,

químicas y biológicas.

Seguridad: a la característica de un insumo para la salud de poder usarse sin posibilidades de causar

riesgos potenciales, efectos tóxicos o efectos indeseables, injustificables.







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Revisión 01

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DIRECCIÓN DE

ATENCIÓN MEDICA

RESPONSABLE SANITARIO

ENCARGADO DE

PROGRAMA

JEFE DE CENTRO LOGISTICO

INICIO

8. Se elabora oficio

dirigido a la dirección de

auditoría Interna de los

Servicio de Salud para

que levante el acta de

baja del inventario.

6.1. Es devolución

del medicamento

al proveedor

1. Emite oficio

para solicitar el

retiro y

devolución de

medicamentos

Fin

2. Solicita al

personal

operativo, la

búsqueda,

identificación

y

concentración

de los

medicamentos

6. Procede a

elaborar

oficios a

quien

corresponda

5. Realiza la

concentración

de los

medicamentos

en el área de

no disponibles

del centro

logístico

3. Informan por

oficio al

Responsable

sanitario del

Centro

Logístico la

cantidad de

piezas a

devolver

por cada

lote

4. Solicita por

oficio al jefe

del Centro

Logístico la

recolección

de los

medicamentos


dirigido a la

subdirección

administrativa para que

solicite al proveedor el

cambio del

medicamento

6.2. Es para baja el

medicamento

Fin







Código PCD 01

Revisión 01

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Dirección de

Atención

Medica

1. Emite oficio para solicitar el retiro y devolución de medicamentos

1.1. En el que se especifican el nombre genérico y/o marca, la descripción o presentación, número de lote, fecha de caducidad y laboratorio que lo fabrica.

1.2. Se recibe la indicación de concentrar y resguardar, el o los medicamentos involucrados por : falta de eficacia , deterioro del empaque, contaminación, adulteración, alteración, deficiencia en proceso de almacenaje y transportación, etc.,

Responsable

Sanitario

2. Solicita al personal operativo, la búsqueda, identificación y concentración de los medicamentos

2.1. Por medio de oficio se notifica a cada uno de

los responsables de programas, haciendo

extensiva la indicación de resguardar el

medicamento involucrado.







Código PCD 01

Revisión 01

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Encargados

de programas

3. Informan por oficio al Responsable sanitario del Centro Logístico la cantidad de piezas por cada lote.

3.1. Informan por oficio la cantidad de piezas por

cada lote de cada uno de los medicamentos

con fecha de caducidad y el lugar donde se

encuentran resguardados

3.2. Elaborara una Acta señalando las cantidades,

nombre del medicamento, lote y la causa que

origina la devolución del medicamento.

Acta de

Devolución de

Medicamentos

Responsable

Sanitario

4. Solicita por oficio al jefe del Centro Logístico la recolección de los medicamentos

4.1. en el oficio se indica la cantidad de piezas

por cada lote de cada uno de los

medicamentos con fecha de caducidad

4.2. El lugar donde se encuentran resguardados

4.3. El trabajador designado para la recolección

del medicamento firmara el acta y solicitara

una copia de ella.







Código PCD 01

Revisión 01

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Responsable

Sanitario

5. Realiza la concentración de los medicamentos en el área de no disponibles del centro logístico.

5.1. El trabajador responsable de la recolección

del medicamento al arribar al Centro

Logístico realiza la entrega del Medicamento

y del acta correspondiente.

5.2. Solicita al coordinador operativo que proceda

con el trámite de entrada del medicamento

al lugar asignado para su resguardo dentro

del almacén

5.3. Procede a emplayar el medicamento devuelto

y solicita se elabore papeleta de entrada por

la devolución.

5.4. Procede a etiquetar con la calcomanía que

corresponda para identificar al

medicamento como NO disponible.

Papeleta de

entrada al

almacén del

Centro Logístico

Jefe del

Depto.

logístico

6. Procede a elaborar oficios a quien corresponda

6.1. Si procede la devolución del medicamento al

proveedor, se elabora oficio a la sub

dirección administrativa para su proceder y

pasa al punto 7. Si se trata de medicamentos

controlados en los libros autorizados se

anotará fecha de entrega, razón social y

domicilio del proveedor, número de folio del

comprobante de devolución recibido, saldo y

motivo de la devolución.

6.2. Si corresponde dar de baja el medicamento

se elabora oficio dirigido a la dirección de







Código PCD 01

Revisión 01

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auditoría Interna con copia a la subdirección

administrativa y pasa al punto 8. En el caso

de ser controlados se informa al responsable

sanitario para gestionar los trámites

necesarios de acuerdo al procedimiento de

destrucción e inactivación de insumos.

7. Solicita a la subdirección administrativa que tramite el cambio del medicamento con el proveedor.

7.1. Por medio de oficio se notifica a la

subdirección administrativa del medicamento

que ingresa al almacén del Centro logístico

para que solicite al proveedor el cambio del

medicamento.

7.2. Se anexa al oficio copia del Acta levantada al

momento de recoger el medicamento, donde

se señala las cantidades, nombre del

medicamento, lote y la causa que origina la

devolución del medicamento.

Vale de canje


dirigido a la

dirección de

auditoría Interna

de los Servicio de

Salud para que

levante el acta de

baja del

inventario.

8.1. Se elabora oficio dirigido a la dirección de

auditoría Interna de los Servicio de Salud

para que levante el acta de aseguramiento

correspondiente y se proceda a dar de baja

el medicamento del inventario.

8.2. Se anexara al oficio copia del Acta levantada

al momento de recoger el medicamento,

donde se señala las cantidades, nombre del

medicamento, lote y la causa que origina la

devolución del medicamento.

8.3. Elaborada el acta de baja de medicamentos

se procede a realizar la baja correspondiente

acta de baja de

medicamentos







Código PCD 01

Revisión 01

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del inventario.


9. INDICADORES


(Número de claves de medicamento devueltas/

número de claves entregadas) x 100

Claves Surtidas

Trimestral

Responsable

Sanitario

10. PRODUCTOS

Productos







Código PCD 01

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01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales


Álvarez Directora

Administrativa

Emisión Inicial

12. ANEXOS.

Registro de Claves de Medicamentos devueltas







Código PCD 01

Revisión 01

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ANEXO 1.Firmas de conocimiento



producto dañado o caducado Elabora vale de canje Responsable Sanitario

7. PROPÓSITO.

Establecer las condiciones específicas de almacenamiento con el objeto de facilitar su manejo y

conservar su calidad siguiendo el sistema de primeras entradas primeras salidas (PEPS) y Primeras

caducidades primeras salidas (PCPS).

8. ALCANCE.

Este procedimiento involucra a los auxiliares de almacén, auxiliares de surtimiento, encargado de

surtimiento de medicamentos, encargados de entradas y salidas, coordinador operativo,

transportistas, responsable sanitario y todo el personal que maneje medicamentos y demás

insumos para la salud.

9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. 3.1. Los insumos para salud estarán acomodados según sus condiciones de conservación indicadas en la

etiqueta. Es decir aplicando criterios de buenas prácticas de almacenamiento y distribución de acuerdo a la normatividad vigente. Condiciones de conservación

• Se refiere a la temperatura ambiente o de refrigeración en que debe almacenarse el medicamento para que conserve sus propiedades.







Código PCD 01

Revisión 01

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• En general, todos los medicamentos deben conservarse en condiciones de higiene, orden y limpieza.

• Además se debe asegurar que no exista fauna nociva.

• La temperatura ambiente debe ser entre 15 y 30 grados centígrados, humedad relativa no mayor a 65 % y la de refrigeración debe ser de 2 a 8 grados centígrados.

3.2. Acomodar los insumos para la salud que ostenten fecha de caducidad, respetando el sistema

Primeras caducidades Primera Salidas (PCPS). De no ser el caso, se podrá aplicar el sistema Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS).

3.3. Los productos clasificados como estupefacientes o psicotrópicos deben contar con los libros de control autorizados y ser almacenados en un área bajo llave con acceso restringido.

3.4. Por ningún motivo deben mantenerse en las áreas o mobiliarios de productos disponibles para

distribución, venta o suministro, insumos para la salud con fecha de caducidad vencida. Estos productos deben separarse, ya sea para devolverlos al proveedor o proceder de acuerdo a PCD- 10 para la destrucción.

Será obligación del Responsable Sanitario

3.3. Supervisar el manejo y conservación de los insumos para la salud, asegurando se mantengan

en buen estado.

3.4. Supervisar que se use el sistema PCPS y PCPS.

3.5. Revisar en el momento que se recibe al proveedor, las condiciones de almacenaje o

conservación especificados en el marbete de cada insumo para la salud.
















Código PCD 01

Revisión 01

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3.6. Respetar la cadena de frío de los insumos.

3.7. Identifica los insumos que han perdido sus propiedades.

3.8. Asegurar que los proveedores estén aprobados y cuenten con Licencia o aviso de

funcionamiento y aviso de responsable sanitario

Personal de centro logístico de Sinaloa

3.1. Registra diariamente las condiciones ambientales

3.2. Rotar los insumos de acuerdo al sistema PCPS





NOM-059-SSA1-2013, Buenas prácticas de fabricación de medicamentos. NOM-059-SSA1-2015, Buenas prácticas de fabricación de medicamentos. Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y otros

insumos para la salud, 5ta edición, México 2014

Procedimientos Buenas Prácticas de documentación

PCD-07 Control de Medicamento por Salida

PCD-08 Control de Medicamento por entrada

5. REGISTROS







Código PCD 01

Revisión 01

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Libros de control


DEFINICIONES

Almacén, al área donde se guardan materias primas, materiales, intermedios y fármacos, en

condiciones controladas de orden y limpieza.

Almacenamiento, a la conservación de insumos, producto a granel y terminado en áreas con

condiciones establecidas.

Buenas prácticas de almacenamiento y distribución, son parte del aseguramiento de calidad, el

cual garantiza que la calidad de los medicamentos es mantenida a través de todas las etapas de

la cadena de suministro desde el sitio de fabricación hasta la farmacia

Etiqueta, a cualquier marbete, rótulo, marca o imagen gráfica que se haya escrito, impreso,

estarcido, marcado, marcado en relieve o en hueco, grabado, adherido o precintado en cualquier

material susceptible de contener el medicamento o remedio herbolario incluyendo el envase

mismo







Código PCD 01

Revisión 01

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Denominación distintiva: Nombre que como marca comercial le asigna el laboratorio o fábrica a

sus especialidades farmacéuticas con el fin de distinguirla de otras similares, previa

aprobación de la autoridad sanitaria y registro ante las autoridades competentes

Denominación genérica: Nombre del medicamento, determinado a través de un método

preestablecido, que identifica al fármaco o sustancia activa reconocido internacionalmente y

aceptado por la autoridad sanitaria.

Fecha de Caducidad: Es la que se indica en el material de envase primario y/o secundario y que

determinará el periodo de vida útil del medicamento. Se calcula a partir de la fecha de

fabricación, y se toma en cuenta el periodo de caducidad

Insumos para la salud: Los medicamentos, substancias psicotrópicas, estupefacientes y las

materias primas y aditivos que intervengan para su elaboración; así como los equipos médicos,

prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico,

material quirúrgico, de curación y productos higiénicos

Lote. A La cantidad de un fármaco o medicamento que se produce en un ciclo de fabricación y

cuya característica esencial es su homogeneidad

Número de lote, a la combinación alfanumérica que identifica específicamente un lote.

Registro, al documento que presenta evidencia de las acciones realizadas para demostrar el

cumplimiento de actividades o instrucciones

Red o cadena de frío: al conjunto de sistemas logísticos diseñados que comprenden personal,

infraestructura, equipos y procedimientos, para mantener los productos en condiciones

específicas de temperatura ininterrumpidas, durante su almacenamiento, transporte y

distribución







Código PCD 01

Revisión 01

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Vida útil. Es el intervalo de tiempo en el que un medicamento o fármaco permanece dentro de

las especificaciones establecidas, bajo las condiciones de almacenamiento indicadas en la

etiqueta, en el envase de comercialización.

Abreviaturas utilizadas en este procedimiento es el siguiente:

EMA Entidad Mexicana de Acreditación

PEPS Primeras entradas Primeras Salidas

PCPS Primeras caducidades Primera Salidas










Código PCD 01

Revisión 01

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Inicio

1. Realiza las actividades de

acuerdo a lo indicado en el

“PCD-01. Control de

Medicamento por entrada

Fin

2. Procede a etiquetar por caducidad y lote,

procede a asignarle lugar de acomodo dentro

del almacén, respetando los sistemas PCPS Y

PEPS.

3. Avisa al Coordinador Operativo para que

proceda al ingreso del medicamento al espacio

asignado.

4. Control de Medicamento por

salida

4.2. Entrega al coordinador operativo copia del

formato SSS-DA-SM-43 u oficio de pedido que ya

fue surtido y el medicamento solicitado en el

formato SSS-DA-SM-43A se entrega al área de

surtimiento de medicamento.

4.1. Realiza las actividades de

acuerdo a lo indicado en el

“PCD-02. Control de

Medicamento por salida 4.3. Recibe copia

validada del formato

SSS-DA-SM-43, Nota de

salida u oficio de salida

que ya fue surtido y

firmado de recibido y

validado para su

trámite.







Código PCD 01

Revisión 01

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COORDINADOR

OPERATIVO

1. Control de medicamentos por entrada

1.1. Realiza las actividades de acuerdo a lo indicado en el “PCD-01. Control de Medicamento por entrada “

Factura o Acta de

donación,

Orden de Pedido

2. Almacenamiento

2.1. Colocar el medicamento en el espacio asignado en las estanterías según su clasificación el cual debe mantenerse siempre rotulado con su identificación completa (nombre, presentación, unidad y código). También deberá quedar indicado cualquier situación de excepción, como por ejemplo vía fotosensibilidad.

2.2. Cada medicamento debe colocarse en estante, a fin de evitar que estos se mojen y se encuentren directamente sobre el piso

2.3. Al almacenar las cajas, la etiqueta o rótulo de identificación debe quedar visible, hacia adelante.

2.4. Utilizar el sistema de Primeras Caducidades, Primeras Salidas. Disponer de los medicamentos de manera que los que vencen primero, estén en primera fila para dispensarlos. Cuando entran los últimos medicamentos solicitados, averiguar siempre la fecha de caducidad. De no ser el caso, se podrá aplicar el sistema Primeras entradas Primeras Salidas (PEPS).

2.5. Siempre dejar en primera fila o más próximo para el despacho aquellos artículos que tienen vencimiento más cercano.

2.6. Los medicamentos que deben almacenarse bajo ciertas condiciones de refrigeración, una vez recepcionados deben introducirse inmediatamente al refrigerador.

Bitácora de temperatura







Código PCD 01

Revisión 01

Página 84 de 155

3. Acomodo de insumos que requieren condiciones especiales

Refrigerador

3.1. Colocar en el refrigerador los medicamentos que necesitan conservarse a una temperatura entre 2 y 8° C, evitando la congelación.

3.2. Mantenerse limpio y ordenado el y ser exclusivo para medicamentos.

3.3. Abrir el refrigerador lo menos posible, solo lo necesario.

3.4. Efectuar un Control de Temperatura, cuando menos tres veces al día, anotar el nombre de la persona que realiza la lectura, vigilando que la temperatura esté

entre los límites de 2° C a 8° en caso de que no ocurra, ajustar el control y en caso de que no se pueda controlar, llamar a un técnico capacitado para que lo revise o lo repare.

3.5. Contar con el certificado de calibración del termómetro del refrigerador, emitido por un laboratorio acreditado por la EMA.

3.6. Acomodar los insumos de acuerdo al sistema PCPS y en orden alfabético El personal debe revisar la caducidad, cuando ingrese un insumo para la salud siempre deberá estar al frente el que tenga menor caducidad para garantizar una buena rotación de mercancía.

4. Control de medicamentos por salida

4.1. Realiza las actividades de acuerdo a lo indicado en PCD-02 Control de medicamentos por salida

4.2. Entrega al coordinador Operativo copia del formato SSS-DA-SM-43 u oficio de pedido que ya fue surtido y el medicamento solicitado en el formato SSS-DA-SM-43A se entrega al área de surtimiento.

4.3. Recibe copia validada del formato SSS-DA-SM-43, Nota de salida u oficio de salida

que ya fue surtido y firmado de recibido y validado para su trámite.

Factura

Orden de Pedido

SSS-DA-SM-43

SSS-DA-SM-43-A







Código PCD 01

Revisión 01

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9. INDICADORES


Insumos destruidos en mal estado / peso

total de insumos destruidos al año X 100

% de insumos

destruidos por mal

inadecuado

anual Responsable sanitario

10. PRODUCTOS



01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos



Emisión Inicial

Productos

Medicamentos







Código PCD 01

Revisión 01

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Materiales

12. ANEXOS.


11. PROPÓSITO.

Garantizar el control y buen manejo, venta y suministro de los medicamentos correspondientes a

los grupos II y III del artículo 226 de la Ley General de Salud vigente. Evitando generar

desviaciones que afecten la calidad del producto o las condiciones sanitarias para su almacenaje,

comercialización y distribución.

12. ALCANCE.

Este procedimiento Inicia al recibir medicamentos y clasificarlos dentro del grupos II y III

indicado en la etiqueta del producto o que se encuentre en la lista de productos controlados

o por disposición oficial, publicado por la Comisión para la Protección contra Riesgos

Sanitarios (COFEPRIS) en su página de internet http://www.cofepris.gob.mx/

13. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. El almacén sólo comercializará a establecimientos autorizados, para vender productos controlados se le solicitará al cliente: 3.1. Copia simple de la Licencia Sanitaria que especifique la autorización de los grupos de

medicamentos controlados que puede manejar.







Código PCD 01

Revisión 01

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3.2. Copia simple del comprobante de Aviso de Responsable. Los libros de control son documentos oficiales y como tales no deben presentar manchas, raspaduras ni enmendaduras. El uso de goma borrador, corrector o cualquier otro tipo de enmendadura en los libros de papel no están permitidos Los libros autorizados en desuso deben conservarse por un periodo mínimo de tres años a partir de la fecha del último registro en ellos efectuado, a excepción de disposición expresa por parte de la autoridad sanitaria y sin perjuicio de otras disposiciones aplicables. El descargue de libros se realiza de acuerdo a PCD 17 por lo cual No se permite el uso de gomas, correctores o cualquier otro tipo de enmendadura que obstruyan la información original.

Al requerir nuevamente autorización de libros de control ante la autoridad sanitaria por agotar folios de hojas los libros de control se solicitaran presentado ante la autoridad sanitaria lo siguiente: 3.3. Formato de solicitud de permiso de libros de control debidamente requisitado. 3.4. Copia simple de la Licencia Sanitaria. 3.5. Copia simple del Aviso de Responsable Sanitario. 3.6. Libros foliados, con empastado que impida la separación de hojas, con separaciones delimitadas

específicos para las fracciones de medicamentos autorizados en la Licencia Sanitaria del establecimiento.

3.7. Comprobante original del permiso de libros de control de los libros que se dan de baja para adquirir la autorización de los nuevos libros foliados

3.8. Presentar libros agotados para la cancelación ante la autoridad sanitaria
















Código PCD 01

Revisión 01

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3.9. Llevar el control y registro de los productos controlados, en los libros autorizados por la Secretaria de Salud

3.10. Tener copia de la documentación de los clientes requerida para la distribución de medicamentos estupefacientes y psicotrópicos, durante un plazo de tres años

3.11. Supervisar y autorizar la documentación recibida de los clientes para la comercialización de medicamentos con sustancias controladas, de acuerdo a las indicaciones de la autoridad

3.12. Dictaminar el destino final del producto con sustancias psicotrópicas que se encuentra fuera de especificaciones y supervisar su resguardo hasta devolución al proveedor o aseguramiento por el verificador sanitario, así como la realización de trámites para su baja y posterior destrucción de acuerdo a los lineamientos que marque la autoridad.








Recepción de material por compra, donación o devolución PCD 05

Control de Medicamento por entrada PCD 08

Buenas prácticas de documentación PCD 17







Código PCD 01

Revisión 01

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5. REGISTROS

Facturas

Libros de control


DEFINICIONES

Concentración: Cantidad del fármaco presente en el medicamento, expresada en las unidades de medida

internacionales. Excepto al medicamento homeopático y al remedio herbolario.

Etiqueta, a cualquier marbete, rótulo, marca o imagen gráfica que se haya escrito, impreso, estarcido,

marcado, marcado en relieve o en hueco, grabado, adherido o precintado en cualquier material

susceptible de contener el medicamento o remedio herbolario incluyendo el envase mismo

Denominación distintiva: Nombre que como marca comercial le asigna el laboratorio o fábrica a sus

especialidades farmacéuticas con el fin de distinguirla de otras similares, previa aprobación de la

autoridad sanitaria y registro ante las autoridades competentes







Código PCD 01

Revisión 01

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Denominación genérica: Nombre del medicamento, determinado a través de un método preestablecido,

que identifica al fármaco o sustancia activa reconocido internacionalmente y aceptado por la autoridad

sanitaria.

Factura: Documento emitido por las empresas prestadoras de servicios con el cual se realiza el trámite

para su pago correspondiente.

Fecha de caducidad. Fecha que indica el fin del periodo de vida útil del medicamento.

Insumos para la salud: Los medicamentos, substancias psicotrópicas, estupefacientes y las materias primas

y aditivos que intervengan para su elaboración; así como los equipos médicos, prótesis, órtesis, ayudas

funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y

productos higiénicos

Libros de control: Compilación de registros gráficos, escritos o electrónicos, autorizados por la autoridad

sanitaria, que contienen los datos necesarios para el control de entradas y salidas de los medicamentos

controlados del establecimiento

Lote. A La cantidad de un fármaco o medicamento que se produce en un ciclo de fabricación y cuya

característica esencial es su homogeneidad.

Medicamentos controlados: Son aquellos medicamentos que en su etiquetado vienen marcados como

grupos I,II o III de acuerdo al articulo 226 de la ley general de salud

Psicotrópicos: (también conocidas como drogas psicoactivas) son agentes farmacológicos con propiedades

para inducir cambios en el humor o estado de ánimo y en la calidad de la percepción de un sujeto. Los

medicamentos perteneciente a los grupos II y III son denominados psicotrópicos.

Clasificación de medicamentos (Artículo 226 L.G.S.)







Código PCD 01

Revisión 01

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Los medicamentos para su venta y suministro al público, se consideran:

I. Medicamentos que sólo pueden adquirirse con receta o permiso especial, expedido por la Secretaría de Salud, para un tratamiento no mayor de 30 días y la cantidad máxima de unidades prescritas por día, deberá ajustarse a las indicaciones terapéuticas del producto.

II. Medicamentos que requieren para su adquisición receta médica, que deberá retenerse en la farmacia que la surta y ser registrada en los libros de control que al efecto se lleven. El médico tratante podrá prescribir dos presentaciones del mismo producto como máximo, especificando su contenido. Esta prescripción tendrá vigencia de treinta días a partir de la fecha de elaboración de la receta.

III. Medicamentos que solamente pueden adquirirse con receta médica que se podrá surtir hasta tres veces, la cual debe sellarse y registrarse cada vez en los libros de control que al efecto se lleven. Esta prescripción se deberá retener por el establecimiento que la surta en la tercera ocasión; el médico tratante determinará, el número de presentaciones del mismo producto y contenido de las mismas que se pueda adquirir en cada ocasión. GRUPOS II y III sólo se podrán expenderse a farmacias autorizadas por la secretaria de salud que en su licencia sanitaria e n su línea de venta autorizada describa o tenga escrito psicotrópicos II Y III

IV. Medicamentos que para adquirirse requieren receta médica, pero que pueden resurtirse tantas veces lo indique el médico que prescriba. Excepto antibióticos que están sujetos al acuerdo publicado en el diario oficial de la federación el día 27 de Mayo del 2010 y entro en vigor el 25 de agosto del 2010.

V. Medicamentos sin receta, autorizados para su venta exclusivamente en farmacias. VI. Medicamentos que para adquirirse no requieren receta médica y que pueden expenderse en

otros establecimientos que no sean farmacia.

Responsable Sanitario: Persona que debe ocupar el mayor nivel jerárquico del área técnica, de

acuerdo con las funciones definidas en el Suplemento de la Farmacopea o de los Estados Unidos

Mexicanos, el cuál responderá ante la autoridad correspondiente en caso de que resulte alterada la

identidad, pureza o la seguridad de los medicamentos durante el tiempo que permanezcan en el

establecimiento o transporte a cargo del mismo.



etiqueta, en el envase de comercialización

Símbolos y abreviaturas.

El significado de los símbolos y abreviaturas utilizados en este procedimiento es el siguiente:

SEMARNAT: Secretaria del Medio ambiente y Recursos Naturales.







Código PCD 01

Revisión 01

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RESPONSABLE DE ENTRADAS


JEFE DEL CENTRO LOGISTICO

INICIO

1.1. Revisa

documentación

Fin

2. Registro de

entrada

1.2. Verifica las fecha de caducidades

1.3. Ordena la entrada y el acomodo en el área destinada para psicotrópicos.

1. Recepción

Identifica el libro de control

donde se realizará el registro,

anotará la razón social del

proveedor, domicilio, número de

factura y fecha; así como el

número de piezas recibidas y su

4. Registro de

Salida

1.4. Verifica la clasificación de los medicamentos de acuerdo al artículo 226 LGS

Anota la fecha de salida, la razón

social y domicilio del

comprador, numero de factura

y cantidad de piezas vendidas.

En devoluciones al proveedor,

sea anota la fecha de entrega,

razón social y domicilio del

proveedor

formato SSS-DA-SM-43-A

y del responsable de

inventarios físicos el

formato SSS-DA-SM-43

foliado, mismos que

turna a los auxiliares

de piso

Reunirá el total por clave, Anotará

el número de lote surtido, Anotará

en los cartones el número de la

persona del área de emplaye que

será responsable de las claves,

Entregará al área de emplaye

Continuar de acuerdo a PCD 03

Salidas física de Almacén, Entrega

copia de la documentación RCD01-

02 Solicitud para distribución y

salida de almacén individual y

copia de la Orden de Pedido,

sellada y validada de la salida de

los productos del almacén, a el

responsable de control de

inventario físico para su archivo y

control







Código PCD 01

Revisión 01

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Responsable de

entradas

1. Recepción

1.1. Revisa documentación acompañado de un representante del área requirente (Copia de Orden de Pedido, factura Original) concordancia de lotes, cantidades, claves y caducidades así como tipo y presentación.

1.2. Verifica que la fecha de caducidades sean las correctas, para compra directa será de 18 meses y si es compra consolidada será mínimo 12 meses, si se tiene alguna duda consulta PCD 08.

1.3. Sigue los pasos de acuerdo a PCD 05 para dar entrada y posteriormente ordenar la entrada y el acomodo en el área destinada para psicotrópicos.

1.4. Revisa que su etiquetado indique fracción II o III e informa al responsable sanitario.

Orden de Pedido

Factura Original

3. Surtido







Código PCD 01

Revisión 01

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Responsable

Sanitario

2. Registro de

entrada

2.1. Verifica la clasificación de los medicamentos de acuerdo al artículo 226 LGS y procede a darle entrada en los libros de control, cada fracción de medicamentos tiene un libro de control asignado, es decir existe un libro para los medicamentos perteneciente a los grupos II y un libro para los que están incluidos dentro de la fracción III.

2.2. Identifica el libro de control donde se realizará el registro en base al grupo o fracción perteneciente.

2.3. Se anotará la razón social del proveedor, domicilio, número de factura y fecha; así como el número de piezas recibidas y su existencia actual

2.4. Cada presentación de medicamentos que se maneje en el establecimiento contará con folios específicos asignados dentro del libro de control

2.5. En caso de que el medicamento únicamente cuente con denominación genérica, se especificará el laboratorio fabricante, así como su forma farmacéutica y presentación para la asignación del folio que le corresponde en el libro de control.

2.6. El número de folio de la hoja sirve para relacionar con el folio donde se continúa cuando se termine la página, al terminarse la pagina indicaremos en cual folio continuará dándose los movimientos correspondientes a ese producto, haciendo mención pasar al folio _____, en dicho folio se deberá anotar nuevamente el nombre comercial del producto, concentración, forma farmacéutica y número de piezas que contiene la presentación.

2.7. Todos los movimientos del libro de control se realizan con tinta indeleble.

2.8. Acomoda el medicamento en orden alfabético en el área de resguardo, utilizar el sistema de Primeras Caducidades, Primeras Salidas. Disponer de los medicamentos de manera que los que vencen primero, estén en primera fila para dispensarlos. Cuando entran los últimos medicamentos solicitados, averiguar siempre la fecha de caducidad. De no ser el caso, se podrá aplicar el sistema Primeras entradas Primeras Salidas (PEPS).

Libros de control







Código PCD 01

Revisión 01

Página 95 de 155

Jefe del centro

logístico y

Responsable

Sanitario.

3.- Surtido

3.1. El coordinador operativo recibe del área administrativa el formato SSS-DA-SM-43-A y del responsable de inventarios físicos el formato SSS-DA-SM-43 foliado, mismos que turna a los auxiliares de piso.

3.2. Reunirá el total por clave con respecto a la persona que será responsable de dichas claves y entarimará.

3.3. Anotará el número de lote surtido. 3.4. Anotará en los cartones el número de la

persona del área de emplaye que será responsable de las claves.

3.5. Entregará al área de emplaye 3.6. Continuar de acuerdo a PCD 03 Salidas

física de Almacén, Entrega copia de la documentación RCD01-02 Solicitud para distribución y salida de almacén individual y copia de la Orden de Pedido, sellada y validada de la salida de los productos del almacén, a el responsable de control de inventario físico para su archivo y control

SSS-DA-SM-43-A

Responsable

Sanitario

4.- Registro de

Salida

4.1. Se debe anotar la fecha de salida, se anotará la razón social y domicilio del comprador, numero de factura y cantidad de piezas vendidas.

4.2. Cuando la salida sea por devolución al proveedor, sea anota la fecha de entrega, razón social y domicilio del proveedor, número de folio del comprobante de devolución recibido, saldo físico resultante y motivo de la devolución.

4.3. En caso de salidas por destrucción de medicamentos, anotar la fecha de la recolección o destrucción, la razón social de la empresa autorizada por la SEMARNAT, el número de folio del manifiesto ecológico, el número de acta de verificación en que se autoriza la entrega o destrucción del medicamento y el saldo resultante.

4.4. Cualquier anomalía consulta acciones correctivas y acciones preventivas en PCD 23

Libros de control








Código PCD 01

Revisión 01

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9. INDICADORES


Ventas de psicotrópicos Registro de Salida diaria Responsable sanitario

10. PRODUCTOS



01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales



Emisión Inicial

12. ANEXOS.

Productos

Medicamentos psicotrópicos







Código PCD 01

Revisión 01

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15. PROPÓSITO.

Establecer los requisitos para la destrucción o inactivación de los medicamentos caducos y

deteriorados basándose en los lineamientos y normas vigentes.

16. ALCANCE.

Este procedimiento Inicia con la acta de baja de medicamento finalizando con el manifiesto de

entrega, transporte y recepción de los medicamentos caducos o deteriorados que se sometieron a

tratamientos de destrucción por medio de una empresa autorizada.


Para desechar residuos peligrosos deben someterse a tratamientos para destrucción con una empresa autorizada por la SEMARNAT

Parámetros de revisión para la identificación de los insumos para la salud deteriorados:

1. Empaque decolorado de un producto que ha sido expuesto a un exceso de luz solar o artificial. Es la decoloración de las tintas del empaque secundario o primario.

2. Empaque manchado por rastros de humedad o enmohecimiento de los productos expuestos a condiciones extremas de humedad.

3. Empaque inflado: En las preparaciones efervescentes por la producción de gases originados por descomposición del producto.

4. Empaque manchado por el contenido del envase primario, lo que Indica fugas, derrame o ruptura del envase.

5. Cambio de color del envase. 6. Ruptura del envase o empaque.







Código PCD 01

Revisión 01

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Es recomendable que los medicamentos caducos no permanezcan en el almacén (en el área destinada para los residuos peligros) más de un año después de la fecha de caducidad. Para proceder a la destrucción de medicamentos asegurados por la autoridad, se debe contar con la autorización de la autoridad que ordeno el aseguramiento. Para definir el proceso de disposición final de residuos peligrosos se debe considerar su procedencia como:

a) Insumos para la salud

b) Medicamentos controlados (I, II y III)

Deben conservarse todos los manifiestos de entrega, transporte y recepción de residuos peligrosos de los productos destruidos durante cinco años después de efectuarse la destrucción, archivados en una carpeta con su índice actualizado


3.1. Mantener debidamente identificados los productos, relacionados y asegurados en un área de

no disponibles del centro de logístico.

3.2. Supervisar la Contratación de una empresa autorizada para la recolección, transporte y

destrucción de los medicamentos caducos

3.3. Informar a las autoridades sanitarias sobre el destino final de los insumos deteriorados.
















Código PCD 01

Revisión 01

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5. REGISTROS

Manifiestos

Libros de control


DEFINICIONES







Código PCD 01

Revisión 01

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Envase primario. Elementos del sistema contenedor-cierre que están en contacto con el fármaco

o el medicamento.

Envase secundario. A los elementos que forman parte del empaque en el cual se comercializa el

fármaco o el medicamento y no están en contacto directo con él.

Fecha de caducidad. Fecha que indica el fin del periodo de vida útil del medicamento.

Insumos para la salud: Los medicamentos, substancias psicotrópicas, estupefacientes y las

materias primas y aditivos que intervengan para su elaboración; así como los equipos médicos,

prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico,

material quirúrgico, de curación y productos higiénicos

Lote. A La cantidad de un fármaco o medicamento que se produce en un ciclo de fabricación y

cuya característica esencial es su homogeneidad.

Medicamento, a toda sustancia o mezcla de substancias de origen natural o sintético que tenga

efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio, que se presente en forma farmacéutica y se

identifique como tal por su actividad farmacológica, características físicas, químicas y biológicas.

Cuando un producto contenga nutrimentos, será considerado como medicamento, siempre que se

trate de un preparado que contenga de manera individual o asociada: vitaminas, minerales,

electrolitos, aminoácidos o ácidos grasos, en concentraciones superiores a las de los alimentos

naturales y además se presente en alguna forma farmacéutica definida y la indicación de uso

contemple efectos terapéuticos, preventivos o rehabilitatorios.

Responsable Sanitario (RS): Persona que debe ocupar el mayor nivel jerárquico del área técnica,

de acuerdo con las funciones definidas en el Suplemento de la Farmacopea o de los Estados

Unidos Mexicanos, el cuál responderá ante la autoridad correspondiente en caso de que resulte

alterada la identidad, pureza o la seguridad de los medicamentos durante el tiempo que

permanezcan en el establecimiento o transporte a cargo del mismo.







Código PCD 01

Revisión 01

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etiqueta, en el envase de comercialización

Símbolos y abreviaturas.

El significado de los símbolos y abreviaturas utilizados en este procedimiento es el siguiente:

SEMARNAT: Secretaria del Medio ambiente y Recursos Naturales.


JEFE DEL CENTRO

LOGÍSTICO


EMPRESA AUTORIZADA POR SEMARNAT

INICIO

2.2.2. Grupos IV,V,VI

2. Clasifica los

medicamentos

por grupos

(art. 226 L.G.S







Código PCD 01

Revisión 01

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4.-. Entrega Manifiestos

originales (archivarlos

por 5 años)

1. Identifica y separa

los insumos para la

salud caducados y

deteriorados

3.-Contratar

Proveedor de

servicio( Empresa

autorizada por

SEMARNAT)

Fin

1.1. Realiza la

concentración de los

medicamentos en el

área de no

disponibles del centro

logístico

1.2. Elaborada el

acta de Baja de

medicamentos,

realiza la baja

de inventario







Código PCD 01

Revisión 01

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jefe del Centro

Logístico

1. Identificar y separar insumos para la salud caducados o deteriorados

1.1. Mantener debidamente identificados, relacionados los insumos para la salud caducados, deteriorados o dañados en área de no disponibles en centro logístico.

1.2. Elaborada el acta de baja de los medicamentos por la dirección de auditoría

Interna de los Servicio de Salud se procede a realizar la baja correspondiente del inventario.

Acta de baja de los

medicamentos

Responsable

Sanitario

2. Clasificar los

medicamentos

2.1. Clasificar los medicamentos de acuerdo a la identificación de grupo indicado en su etiqueta

2.1.1. Si en su identificación nos indica que están clasificados como controlados grupos I, II y III, el Responsable sanitario debe registrar su baja en los libros de control autorizados, anotando en el espacio observaciones el motivo de esta baja.

2.1.1.1. Colocar el producto en un contenedor hermético e impermeable, el cual debe estar dentro del área de controlados identificado en la parte inferior derecha del anaquel o sobre tarima para evitar la posible surtido del producto y disponible para verificación por la autoridad.

2.1.1.2. Para proceder a la destrucción de los medicamentos controlados caducados o deteriorados, debe presentar una solicitud y pagar derechos con el formato correspondiente a la COFEPRIS. Para que el verificador Sanitario de fe y constancia. Y proceder a lo indicado en punto 3 y 4.

2.1.1.3. El trámite se hace con una anticipación de cuando menos diez días hábiles anexando: Copia de la autorización de SEMARNAT de la empresa incineradora y copia del PNO.

2.1.1.4. Decidir el método de destrucción

Libros de control







Código PCD 01

Revisión 01

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2.1.1.5. Inactivación Presentar la solicitud de visita en un escrito libre indicando que se realizará una inactivación de producto (especificando si se requiere balance o se tiene el producto asegurado), así como el pago de derechos, copia de los permisos de SEMARNAT de la empresa incineradora y copia del procedimiento “Destrucción o inhabilitación de medicamentos y demás insumos para salud deteriorados o caducados”, versión vigente, con por lo menos 20 días de anticipación de acuerdo al instructivo “Trámites ante COFEPRIS”, versión vigente.

2.1.1.6. Atender al Verificador Sanitario quien revisa que el contenido físico de la caja corresponde con el listado proveniente del acta de balance realizado con anterioridad

2.1.1.7. Para la inactivación las formas farmacéuticas deben separarse de su empaque secundario y envase primario, en un contenedor impermeable y resistente al contenido, con suficiente líquido que los inhabilite, tal como solución de azul de metileno o aceite quemado.

2.1.1.8. Cada contenedor debe cerrarse perfectamente y sellarse con una etiqueta que indique el número de acta de verificación, un número consecutivo en el caso de ser más de uno y nombre y firma del verificador sanitario.

2.1.1.9. Presentar un escrito libre y copia simple del “Manifiesto de entrega – recepción – transporte de residuos peligrosos” en un plazo no mayor a 30 días hábiles posteriores a la verificación sanitaria de la inactivación

2.1.1.10. Incineración Presentar la solicitud de visita especificando en un escrito libre la fecha y hora programada para la recolección, así como el pago de derechos, copia de los permisos de SEMARNAT de la empresa incineradora y copia del procedimiento “Destrucción o inhabilitación de medicamentos y demás insumos para salud deteriorados o caducados”

2.1.1.11. El día de la recolección, atender al







Código PCD 01

Revisión 01

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Verificador Sanitario quien revisa que el contenido físico de la caja corresponde con el listado proveniente del acta de balance realizado con anterioridad

2.1.1.12. Custodiar el traslado del producto hasta la empresa con la que se contrato el servicio acompañado del Verificador Sanitario

2.1.2. Insumos para la salud grupos IV, V y VI 2.1.2.1. Se debe contar con un área de

resguardo especifica bien identificada, para conservar los medicamentos caducos y deteriorados.

2.1.2.2. Para destruir los medicamentos caducos o deteriorados, se someten a incineración, con su envase primario y secundario (blíster, botella, tapa, gotero, caja, etc.)

2.1.2.3. Pasar al punto 3 para continuar con el proceso.

Jefe del centro

logístico y

Responsable

Sanitario.

3.- Contratar un

proveedor de

servicio de

destrucción

3.1. Constatar que la empresa autorizada por la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT). cuente con las autorizaciones vigentes para los servicios de:

3.1.1. Recolección y transporte de residuos peligrosos

3.1.2. Almacenamiento temporal (acopio) de residuos peligrosos.

3.1.3. Prestación de servicios de destrucción (Incineración)

3.2. Contactar a la empresa con quien se realizará el servicio de destrucción por incineración o co-procesamiento pactando la hora en que la empresa recolectará el producto.

3.3. Llenar o verificar el registro correcto de datos en el manifiesto

3.4. Embarcar el producto en la unidad de la empresa prestadora del servicio y solicitar

Autorizaciones







Código PCD 01

Revisión 01

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fecha en que se entregará el manifiesto de entrega, transporte y recepción de residuos peligrosos

Responsable

Sanitario

4.- Archivar

documentación

4.1. Verificar que en el manifiesto se encuentren registrados: el nombre de la empresa autorizada para el transporte, el nombre de la empresa que realiza la destrucción del producto recolectado, la cantidad en kilogramos que se destruyó, además de que los datos del manifiesto correspondan con los datos del establecimiento

4.2. Archivar manifiestos originales por cinco años 4.3. Para el caso de productos asegurados dando

respuesta al oficio emitido por la autoridad, entregar mediante un escrito libre la copia simple del “Manifiesto de entrega – recepción – transporte de residuos peligrosos” en un plazo no mayor a 30 días hábiles posteriores a la destrucción

Manifiesto de entrega,

transporte y recepción

de residuos peligrosos


9. INDICADORES


Peso de insumos destruidos/ peso de

insumos caducados al año x100

% de destrucción Anual Responsable sanitario







Código PCD 01

Revisión 01

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10. PRODUCTOS



01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales



Emisión Inicial

12. ANEXOS.


ANEXO 2. Manifiesto de entrega, transporte y recepción de residuos peligrosos

19. PROPÓSITO.

Asegurar la integridad de los registros y los requisitos que deben de cumplir la documentación e

indicar el tiempo de resguardo de los archivos.

Productos

Manifiesto de entrega, transporte y recepción de residuos peligrosos







Código PCD 01

Revisión 01

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20. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todos los documentos, inicia con aquellos documentos y registros

relacionados con las operaciones de almacenaje y distribución de insumos dentro de las

instalaciones del centro de logístico de los servicios de salud de Sinaloa.


Todo documento debe estar escrito en idioma español y puede existir en papel y medios

electrónicos, empleando vocabulario sencillo e indicar el tipo, naturaleza, propósito o uso del

documento.

No se permite el uso de gomas, correctores o cualquier otro tipo de enmendadura que obstruyan

la información original.


3.1. Controlar y distribuir todos los documentos normativos guardando estos en medios

electrónicos y/o en forma impresa, según sea el caso

3.2. Garantizar que no existe alteraciones en la documentación

3.3. Verificar que se realice el registro de actividades

3.4. Mantener los registros de cualquier actividad delegada es decir deberá designar por escrito

a la(s) persona(s) que atenderá(n) diversas tareas incluyendo la firma de documentos operativos,

cuando éste se encuentre ausente o bajo circunstancias especiales que lo ameriten, por ejemplo

proyectos concurrentes, carga de trabajo, etc.







Código PCD 01

Revisión 01

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3.5. Supervisar el cumpliendo de este PNO

3.6. Revisar que todo procedimiento distribuido se encuentre registrado en la bitácora de copias

controladas

Será obligación de las áreas administrativas

3.7. Supervisar que los documentos que existen en papel y medios electrónicos, exista

concordancia entre ambos sistemas garantizando que el manejo de documentos maestros y

el uso de documentos electrónicos como formatos para el registro de actividades

3.8. Asegurar la integridad de los registros durante el periodo de resguardo.
















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3.9. Llevar un sistema de documentación electrónico y el uso de documentos electrónicos como

formatos






Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley Federal de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestación de los servicios de atención médica.

Reglamento Orgánico de la Administración Pública Estatal de Sinaloa

Reglamento de Insumos para la Salud.

Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos Suplemento para Dispositivos Médicos

NORMA OFICIAL MEXICANA NOM-073-SSA1-2005.

5. REGISTROS

Bitácoras de temperatura

Bitácora de Limpieza

Bitácora de archivo







Código PCD 01

Revisión 01

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Catalogo de firmas

Control de copias controladas

Libros de controlados


Área: al cuarto o conjunto de cuartos y espacios diseñados y construidos bajo especificaciones definidas

Copia controlada: Documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen

Copia no controlada de un documento: Documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones.

Documento: Cualquier medio que contenga información y que sirve para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagrama de flujo, tablas, figuras, formatos entre otros.

Documento Obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha y contenido.

Libros Autorizados: Compilación de registros gráficos, escritos o electrónicos, autorizados por la autoridad sanitaria, que contienen los datos necesarios para el control de entradas y salidas de los medicamentos controlados del establecimiento

Procedimiento normalizado de operación o Procedimiento (PNO): Documento que contiene las instrucciones necesarias para llevar a cabo de manera reproducible una operación.

Registro: Documento que presenta evidencia de las acciones realizadas para demostrar el cumplimiento de actividades o instrucciones.


Personal Responsable Sanitario Departamento de Archivo







Código PCD 01

Revisión 01

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1. Registro Manual. 2. Control de documentos

3. Resguardo de

documentos

4. Destino Final de

documentos

FIN

INICIO

¿Cometí algún error?

SI NO







Código PCD 01

Revisión 01

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Personal 1. Registro

Manual

1.1. Realizar registros a mano de forma clara,

legible e indeleble es decir utilizando

bolígrafos de tinta azul o negra.

1.2. Realiza el registro de actividades al momento

en que se lleven a cabo.

Corrección en registro Manuales

1.3. En caso de cometer un error en el registro manual, no tratar de ocultar , se cruza con una línea el dato equivoco y se anota el correcto al lado sí el espacio lo permite o bien cancelar el

renglón completo y realizar nuevamente el registro en el renglón siguiente

1.4. Cualquier modificación al registro de una actividad o a un documento debe ser firmado y fechado y permitir la lectura de la información original. Cuando se requiera una explicación del motivo de la corrección debe documentarse

1.5. Toda firma o Rubrica del personal que ejecuta la operación deberá estar incluida en el catalogo de firmas

Libros de

controlados

Bitácoras de

temperatura

Bitácora de

Limpieza







Código PCD 01

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Responsable

Sanitario

2. Control de

documentos

2.1. Las copias controladas se les colocarán un sello y se asigna un folio interno.

2.2. El folio asignado inicia en 01

2.3. Al entregar una copia controlada, esta se anotará en el registro control de copias controladas.

2.4. Cuando se actualice la revisión del procedimiento, se recolectará la revisión 01 y se entregará la revisión 02.

2.5. Cuando un documento se actualice, al documento anterior se le coloca un sello en color rojo que dice DOCUMENTO OBSOLETO, este documento se archivará para cualquier aclaración siempre contaremos con un documento actualizado y un documento obsoleto anterior.

Control de

copias

controladas

Responsable

Sanitario

3. Resguardo de

documentación

3.1. Conservar los documentos por tres años, excepto aquellos que por disposición de la secretaría de Hacienda y crédito público deberán estar por un período mayor a cinco años.

3.2. Conservar facturas o documentos que comprueben su legítima posesión o venta conservándolos por tres años.

3.3. Los libros autorizados en desuso deben conservarse por un periodo de tres años a partir de la fecha del último registro. Salvo por disposición expresa de la autoridad sanitaria y sin perjuicio de otras disposiciones aplicables.

3.4. Al archivar un documento, la carpeta que lo porta deberá estar identificada con fecha y descripción de su contenido.

3.5. Se anota en la bitácora de archivo el número de caja que lo contiene y la ubicación de la misma.

Bitácora de

archivo

4. Destino Final de 4.1. En caso de que haya más de una versión del

documento solo se resguardara la versión







Código PCD 01

Revisión 01

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los documentos anterior con la leyenda de obsoleto y el resto será destruido.

4.2. Al transcurrir el tiempo establecido para resguardo la documentación será destruida.


9. INDICADORES


(Cantidad de veces localizado en un

tiempo menor a 10 minutos / Número

de veces realizado auditoria de

localización de documento) x 100

Calidad de acomodo

en archivo

Trimestral Jefe de Archivo

Cada tres meses se tomará de la bitácora, los datos de un documento elegido al azar, en donde

se observará el número de caja al que fue asignado y la ubicación de la misma. Se procederá a

localizarlo anotando en la ficha de rastreo el tiempo que se tardo en localizarlo.

10. PRODUCTOS

Productos

Documentos







Código PCD 01

Revisión 01

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01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales



Emisión Inicial

12. ANEXOS.

ANEXO 1. Portada de documentos

ANEXO 2. Portada de caja de archivo

ANEXO 3. Firmas de conocimiento.

4. PROPÓSITO

Realizar acciones para asegurar la satisfacción y la calidad del servicio, estableciendo una vía

de comunicación eficaz entre los servicios que otorgamos y nuestros usuarios, que permitan

presentar iniciativas, sugerencias, dando seguimiento a las quejas reportadas por nuestros

clientes y autoridades sanitarias.

5. ALCANCE

En este proceso se ven involucrado al Responsable Sanitario, el Coordinador operativo, el Jefe del Departamento Logístico, en conjunto con la Subdirección Administrativa y a todos los usuarios del Almacén general. Iniciando con la recepción del Formato de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones y termina con la conclusión de la queja.

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El buzón será aperturado una vez al mes por el Responsable Sanitario llevando un registro de la cantidad de papeletas encontradas y la fecha de la apertura, firmando el Coordinador Operativo







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Revisión 01

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como testigo presencial del acto, o a falta de este ultimo cualquier otro trabajador del departamento.

Criterios para la Gestión de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones:

1. Cuando la papeleta recolectada haga referencia a una queja y además realiza una felicitación, se

dará prioridad a la queja y se envía a la unidad como queja.

2. Cuando la papeleta recolectada haga referencia a una sugerencia y además realiza una felicitación, se dará prioridad a la sugerencia y se envía a la unidad como sugerencia.

3. Cuando la papeleta recolectada en el buzón del Departamento logístico, haga referencia a una queja o sugerencia de otro departamento de la Sub-dirección de Recursos Materiales, ésta se envía al departamento de referencia.


José Rafael Romo Briseño Jefe del Departamento Logístico

Celenne J. Mariscal de Dios Subdirectora de Recursos Materiales





4. Cuando la papeleta describa una insatisfacción o el planteamiento de una idea en términos

altisonantes contra la persona o la institución, se determinará como no procedente y se resguardará en el expediente físico mensual correspondiente.

5. Las quejas deben ser registradas con todos los detalles originales. Se debe hacer una distinción entre las quejas relacionadas con la calidad de un medicamento y las relacionadas con las de distribución.

La resolución de contestación de la queja o sugerencia recibida, se integra como mínimo

por los siguientes apartados:

Fecha en que se emita la resolución, hechos o contenido de la queja o sugerencia, identificación del usuario o familiares o persona que lo represente que interpusiera la queja o sugerencia, acciones practicadas y/o fecha en que se realizo la queja (informes, entrevistas, otras averiguaciones), conclusiones en relación a la queja o sugerencia planteada, y medidas de mejora







Código PCD 01

Revisión 01

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continua que el establecimiento o de servicios ha desarrollado o tiene previsto desarrollar a resultas de la queja planteada y firma de la Subdirección Administrativa En el caso de las felicitaciones, en el mismo informe se da conocer que éstas fueron extensivas al personal involucrado y podrán ser incorporadas al expediente personal, y en su caso, presentadas en los programas de estímulos y reconocimiento en la forma reglamentaria establecida. La Notificación a directivo Se realiza a través de la generación de un informe dirigido al titular de la Subdirección de Recursos Materiales.

En el caso de una queja sobre la calidad de un medicamento y un posible defecto del producto, el fabricante y/o titular del registro sanitario debe ser informado. Cualquier queja se debe investigar a fondo para identificar el origen o motivo de la queja Cuando sea necesario, se deben tomar acciones de seguimiento (CAPA) después de la investigación y evaluación de la queja, incluyendo si es necesario la notificación a las autoridades nacionales competentes.

SERÁ OBLIGACIÓN DEL RESPONSABLE SANITARIO:

6. La instalación del Buzón físico y de la apertura del correo electrónico

7. Elaborar el Formato para la utilización del buzón físico y del correo electrónico.

8. Establecer el día de apertura del buzón

9. Atender y contestar las quejas y sugerencias derivadas de la apertura del buzón o del correo electrónico

del Departamento Logístico

10. Coordinarse con el jefe del Departamento Logístico para la toma de decisiones.

11. Asegurar que se atiendan las reclamaciones o quejas de los clientes;

12. Recolectar la información para en caso de ser necesario informar a las autoridades sanitarias

13. Indicar en qué casos se procederá al retiro de producto de mercado y notificar a la Secretaría a través de

la COFEPRIS

SERÁ OBLIGACIÓN DE JEFE DEL DEPARTAMENTO LOGÍSTICO:

14. Tomar las medidas necesarias para la aclaración de las quejas, de subgerencias y llegar las felicitaciones

al trabajador que corresponda.

SERÁ OBLIGACIÓN DEL COORDINADOR OPERATIVO:

15. Asistir al Responsable Sanitario en la apertura del Buzón y firmar como testigo de tal acto.

16. Mantenerse en comunicación con el Jefe del Departamento logístico y Responsable Sanitario, para estar

pendiente de cualquier hecho o acto referente al Buzón.








Código PCD 01

Revisión 01

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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Salud Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Sinaloa. Reglamento Orgánico de la Administración Pública Estatal de Sinaloa. NOM-059-SSA1-2015, Buenas prácticas de fabricación de medicamentos. Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y otros


8. REGISTROS

Formato de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones Control de Aperturas del Buzón Registro mensual.de Formatos Oficio de Notificación


Formato: es un estándar que define la manera en que está codificada la información en un archivo. Usuario: Persona o conjunto de ellas que se beneficia con el resultado de una actividad. El cliente puede ser interno o externo. Queja: Toda observación proveniente de un cliente, relacionada con la calidad del producto. Sugerencia: Planteamiento de ideas para mejorar la calidad de los productos que presta un proceso o subproceso, su eficacia o eficiencia. Felicitación: Manifestación de satisfacción por los servicios de salud recibidos.


RESPONSABLE SANITARIO USUARIO JEFE DEL DEPARTAMENTO LOGISTICO

https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(inform%C3%A1tica)







Código PCD 01

Revisión 01

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INICIO

1. Instalación o Reinstalación de

Buzón

3. El resguardo de la llave del buzón,

queda a cargo del Responsable

Sanitario

5. Llenado del formato

del Buzón de

Quejas, Sugerencias

y Felicitaciones

6. Apertura de Buzón

7. Llenado del Registro

mensual de formatos

8. Registro Electrónico en

Excel

9. Realiza indagaciones y Elabora

una resolución que responda

la queja

10. Elaboración de oficios

para notificación

11. Se agrega el

resultado de lo

actuado en el

Registro mensual y

en el Expediente

Físico.

4. Estrategias de difusión del

Buzón de Quejas, Sugerencias

y Felicitaciones.

FIN

Cumple los

requisitos

No

Si







Código PCD 01

Revisión 01

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2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTRO


15. Instalación y/o Reinstalación de Buzón

15.1. A través de esta actividad, se realiza la instalación

y/o reinstalación del buzón en la unidad prestadora de servicios. Se solicita al responsable del área, sugiera el lugar más idóneo, de tal forma que éste se encuentre seguro, visible y accesible para los usuarios.

15.2. Así también, evitar que esté en un lugar de menor concurrencia y visibilidad del personal de salud o usuarios, a fin de evitar que el usuario pueda sentirse inhibido al momento de depositar su queja, sugerencia o felicitación.

15.3. Se procede Al término de esta actividad, se complemente el formato de Acta de Instalación o de Reinstalación en presencia del director de la unidad o área, gestor de calidad o aval ciudadano, quienes dan fe de la actividad firmando dicha acta.

Acta de Instalación o

de Reinstalación

16. Resguardo de la Llave

2.10 El resguardo de la llave del buzón, queda a cargo

del Responsable Sanitario.

17. Estrategias de difusión

3.3 Esta se realiza a través de la elaboración y distribución

de carteles informativos sobre el sistema de gestión en las diferentes unidades prestadoras de servicios, sesiones informativas al personal, donde se den a conocer los procedimientos de gestión y notificación al usuario y acciones de mejora realizadas en consecuencia de la queja o sugerencia

Usuario del Buzón

18. Llenado del formato

4.3 A través de este servicio, el usuario presenta su queja,

sugerencia o felicitación personalmente en la unidad prestadora de servicios de salud. Se dispone de un formato, el cual el usuario puede cumplir o apoyarse con algún prestador de servicios para descripción de su queja, sugerencia o felicitación.

formato de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones

Responsable

19. Apertura de Buzón

5.2 Es la actividad programada de manera mensual, por la cual se acude a cada una de las áreas donde se instalo

Control de Aperturas del Buzón







Código PCD 01

Revisión 01

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Sanitario Responsable Sanitario

Apertura de Buzón

el buzón para recolectar las papeletas depositadas por los usuarios a través de buzones de opinión.

5.3 Al momento de la actividad, el Responsable sanitario, se presenta con el Coordinador Operativo, gestor de calidad o Jefe del departamento Logístico, solicitando de fe de los hallazgos al momento de realizar la apertura del buzón.

5.4 Inmediatamente, se registra en el control de apertura del buzón, anotando el nombre de la unidad o área, fecha, hora, nombre de los que intervienen en la apertura, número de buzón, descripción de los hallazgos, observaciones y firmas de los involucrados en la apertura.

5.5 Se dejan 15 papeletas en blanco o se resurte una cantidad que satisfaga la suficiencia de estos en el Buzón para el periodo de un mes.

20. Llenado del Registro mensual de formatos

20.1. En un formato de Excel El registro de aperturas se

lleva a cabo de manera mensual, anotando los siguientes datos:

20.2. Fecha de la apertura

20.3. Numero de Buzón aperturado y Área o unidad de servicios, ,

20.4. Si no hubo papeleta solo se registra la no existencia y ahí termina el procedimiento.

20.5. Si hay papeleta pasa al punto 7

Registro mensual.de Formatos

21. Registro Electrónico en Excel

7.3 Se realiza en una base de datos diseñada en Microsoft

Excel. El registro se lleva a cabo de manera mensual anotando los siguientes datos: número consecutivo,

folio, clasificador, # de buzón o área de ubicación, fecha de la papeleta, datos del usuario (nombre, fecha de nacimiento,

género, domicilio, colonia y municipio, correo electrónico, teléfono, clasificación de la papeleta, categoría de la queja, sugerencia y/o felicitación,

7.4 Si no cuenta con nombre del usuario del buzón se rechaza y se da por terminado el procedimiento







Código PCD 01

Revisión 01

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7.5 Si el formato contiene una queja, o recomendación y

una felicitación, se le dará prioridad a la queja o recomendación

7.6 Informa mediante oficio al jefe del departamento logístico de los formatos encontrados en el buzón para que tome las medidas correspondientes

7.7

JEFE DEL DEPARTAMENTO LOGISTICO

22. Realiza indagaciones

2.1. Se cuentan con 10 días naturales para que el

responsable de la unidad realice las indagaciones pertinentes para integrar la resolución a la queja o sugerencia e informe sobre las acciones de mejora ejercidas

2.2. Elabora una resolución que responda a los términos y contenidos de la queja planteada, cuando se trate de asuntos o materias que no estén institucionalmente asignada a otra unidad jerárquica superior

23. Elaboración de oficios para notificación

9.2 Mediante oficio notifica las acciones realizadas y el

resultado obtenido de las indagaciones a la subdirección Administrativa y al usuario.

9.3 fecha de resolución de la queja o sugerencia, acción ejercida, validación de procedencia de resultados para el usuario.

9.4 Si el formato es una felicitaciónen el mismo informe se da conocer que éstas fueron extensivas al personal de salud involucrado y podrán ser incorporadas al expediente personal, y en su caso, presentadas en los programas de estímulos y reconocimiento en la forma reglamentaria establecida.

9.5 pasa y fecha de notificación a usuario y observaciones.

Oficio de Notificación


24. . Se agrega el resultado de lo actuado en el Registro mensual

10.3 Se agrega en el registro mensual el resultado obtenido

que corresponda.

10.4 Se procede a integrar el Expediente Físico: Este se integra por el informe de notificación al

directivo y el total de papeletas originales recolectadas en su región de operación, las resoluciones y las cartas de notificación recibidas por

Registro mensual de formatos Expediente Físico







Código PCD 01

Revisión 01

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los usuarios.


9. INDICADORES


(Número de papeletas recibidas / número de

oficios de Contestación elaborados y

entregados) x 100

Evaluar el desempeño Trimestral Jefe del Depto.

logístico

10. PRODUCTOS



01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales


Álvarez Directora

Administrativa

Emisión Inicial

Productos

Oficios de Respuestas







Código PCD 01

Revisión 01

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12. ANEXOS.

ANEXO 1.Firmas de conocimiento



Papeletas no Contestadas Conciliación de Papeletas contra

oficios emitidos Jefe del Depto. Logístico

22. PROPÓSITO.

Establecer lineamientos para garantizar la conservación de los insumos evitando la presencia de

fauna nociva que afecte la integridad del producto, realizando la limpieza adecuada

23. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todas las instalaciones del centro logístico de los servicios de salud

de Sinaloa, inicia con encargado de limpieza, empresa contratada para la fumigación y finaliza

con el personal de esta institución.


Los requisitos para que sea autorizado un proveedor para el "Control y Erradicación de fauna nociva" son los siguientes:

3.1. Licencia Sanitaria vigente 3.2. Registro sanitario vigente de los plaguicidas







Código PCD 01

Revisión 01

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3.3. Hojas de seguridad del producto aplicado. 3.4. Calendario de rotación de sustancias utilizadas para la erradicación de fauna nociva. 3.5. Reporte del servicio, una hoja de servicio de su visita indicando procedimiento utilizado.

Material a utilizar en limpieza general 3.6. Limpiador multiusos 3.7. Cloro 3.8. Jabón en polvo 3.9. Jabón para manos

3.10. Acido muriático. Diariamente se revisará la limpieza del establecimiento por medio de la bitácora de limpieza semanal, en este formato se marcará las observaciones como se observan las áreas señaladas, es decir si antes de finalizar los procesos existe orden, se encuentra limpio o cualquier anomalía que se pueda presentar en cuanto a la revisión general.


3.3. Supervisar que se cumplan los criterios de buenas prácticas de higiene en materia de prevención y control de fauna nociva

3.4. Supervisar que se aplique la fumigación adecuada dependiendo de la fauna nociva que tenga el establecimiento

3.5. Supervisar que la empresa contratada cuente con licencia sanitaria para tal fin.
















Código PCD 01

Revisión 01

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3.6. Revisar que el producto utilizado para la eliminación de plagas no vaya a interactuar con los insumos

3.7. Resguardar los registros de control de plagas

3.5. Supervisar el cumpliendo de este PNO

Será obligación del personal de limpieza

3.7. Cumplir con el presente procedimiento

3.8. Utilizar el material y equipo adecuado para realizar su labor.

3.9. Mantener las instalaciones del centro logístico de los servicios de salud de Sinaloa en

condiciones ideales de limpieza y orden.

Será obligación del personal externo para realizar la fumigación.

Cumplir con el presente procedimiento








Código PCD 01

Revisión 01

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Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás

insumos para la salud. Quinta Edición.

NORMA Oficial Mexicana NOM-059-SSA1-2015, Buenas prácticas de fabricación de medicamentos

5. REGISTROS

Bitácora de Limpieza.

Constancia de realización de servicio.


DEFINICIONES








Código PCD 01

Revisión 01

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Control de plagas: Acción de mantener las poblaciones de plagas por debajo de los niveles que causan un perjuicio a la salud de los humanos, animales y flora. Este incluye la aplicación de plaguicidas y desinfectantes.

Desinfectante: Agente químico empleado para eliminar de superficies inanimadas microorganismos patógenos, con excepción de esporas, endoesporas y otras formas o estructuras de resistencia.

Fumigación: Se define como la aplicación de un plaguicida en estado gaseoso (fumigante) para el control de plagas en un espacio confinado. Esta operación se realiza en espacios confinados que deben sellarse herméticamente, sean cámaras de fumigación, silos, bodegas, buques, tolvas, furgones de ferrocarril y bajo lonas de polietileno, entre otros. A fin de evitar pérdidas del fumigante aplicado.

Hoja de datos de seguridad: Es la información de seguridad e higiene sobre cada sustancia química que se use en el centro de trabajo; se deben tener por escrito en las áreas de trabajo, de acuerdo a lo establecido en la regulación vigente y aplicable

Reporte, al documento de la realización de operaciones, proyectos o investigaciones específicas,

que incluye resultados, conclusiones y recomendaciones.


NO APLICA







Código PCD 01

Revisión 01

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Personal de

limpieza 1. Limpieza

1.1. Pisos.

1.1.1. Utilice escoba y recogedor para barrer las áreas y pasillos

1.1.2. Al realizar la limpieza de pisos, pondrá especial cuidado debajo de anaqueles, racks y tarimas.

1.1.3. Barrido Húmedo de la superficie se podrá realizar de dos formar:

1.1.4. POR EMPUJE: Consiste en avanzar por la superficie mientras se empuja el mop o trapeador, sin levantarlo del suelo.

1.1.5. POR RETROCESO: En este caso, el mop o trapeador resbala sobre el suelo mientras el operario va atrás efectuando un deslizamiento que abarque toda la superficie.

1.1.6. En ambos casos, el mop o trapeador, que no debe despegarse de la superficie, irá recogiendo el polvo, que quedará adherido. Las partículas más gruesas que no queden pegadas al trapeador serán arrastradas hasta el lugar donde serán recogidas con un recogedor.

1.2. Paredes y techos.

1.2.1. Con limpiador tipo plumero sacuda o con una franela humedecida con agua, limpie las esquinas del techo, trabes o estructura metálica, procurando hacerlo uniformemente.

1.2.2. Continúe el mismo procedimiento con las paredes, columnas o estructuras metálicas, enjuague y exprima la franela continuamente en agua limpia

1.6. Anaqueles y racks

Bitácora de Limpieza







Código PCD 01

Revisión 01

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1.3.1. Sacuda con limpiador tipo plumero los anaqueles y racks, así como los productos o cajas con mercancía que se encuentren en estos.

1.7. Tarimas 1.4.1. Limpie las tarimas con escoba seca primero

para retirar el polvo posteriormente con jerga o franela humedecida con agua por ambos lados

1.8. Tuberías, Equipos 1.5.1. Limpie con franela humedecida con agua

las tuberías excepto las que conducen electricidad estas serán limpiadas con sacudidor tipo plumero o franela seca.

1.5.2. Limpie la maquinaria y equipo con franela humedecida las superficies exteriores verifique que la maquinaria y equipo se encuentre apagado, cuando no sea posible hacerlo con la maquinaria o equipo apagado utilice sacudidor tipo plumero o franela seca.

1.5.3. Enjuague y exprima la franela cuantas veces sea necesario en agua limpia, al utilizar franela seca cámbiela cuando esta se encuentre sucia

1.9. Lámparas 1.6.1. Limpie con sacudidor tipo plumero o

franela seca los gabinetes de las lámparas así como la mica protectora

1.6.2. Retire los tubos fluorescentes, límpielos con franela humedecida, séquelos con franela limpia y seca, una vez secos colóquelos nuevamente en el gabinete.

1.7. Sanitarios 1.7.1. Para limpiar lavabos se usará detergente o

desinfectante o quita sarro o germicida,

eliminando la suciedad con agua y secando

bien para que no queda marcas de agua.

1.7.2. Verificar diariamente que los sanitarios

cuenten con suficiente papel sanitario,

jabón Palmolive para manos, sanitas y gel

antibacterial.

1.7.3. Tome sus precauciones; nunca utilice cloro, amoniaco y limpiadores al mismo tiempo, ya que esta mezcla produce un gas tóxico







Código PCD 01

Revisión 01

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Responsable

Sanitario y Jefe

del Centro

Logístico.

2. Control de

Plagas

2.1. Inspeccionar periódicamente las áreas circundantes cerciorándose que no existe infestación de plagas o fauna nociva.

2.2. Queda prohibida la entrada de animales domésticos en las áreas de almacenes de insumos para la salud.

2.3. Le empresa que dará el servicio de control de plagas debe contar con licencia sanitaria expedida, previo al inicio de actividades, por la Secretaría de Salud a nivel federal o por los Gobiernos de las Entidades Federativas en sus respectivos ámbitos de competencia

2.4. El responsable técnico deberá contar con todas las hojas de datos de seguridad y fichas técnicas de los productos plaguicidas que apliquen, las cuales deberán ser entregadas al Responsable Sanitario para actualizar la carpeta de fumigación

2.5. Durante la prestación del servicio, el personal aplicador, deberá portar una identificación vigente de la empresa de control de plagas que representa, de forma visible

2.6. La empresa que dará el servicio de control de plagas deberá extender un certificado de servicio que contendrá los siguientes datos: folio, nombre o razón social, domicilio y número de licencia sanitaria del establecimiento; nombre o razón social y domicilio, nombre y firma del responsable técnico o personal controlador de plagas o el propietario del establecimiento que realice el servicio y número telefónico de la empresa. Además especificar tipo de servicio (casa habitación, comercial, industrial, de servicio u oficinas), método de control

Constancia de realización de

servicio.







Código PCD 01

Revisión 01

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empleado, plaguicida y/o desinfectante aplicado, dosis y cantidades de plaguicida y/o desinfectante utilizados, lugar y sitios tratados, precauciones y recomendaciones de seguridad, antes, durante y posterior a la aplicación, al usuario, plagas a controlar, para el caso de uso de plaguicidas, croquis de localización de las trampas, cebos u otros aditamentos instalados.

2.7. En caso de evidencias de plaga en periodo menores a los que se estableció en el contrato, se solicitará de manera inmediato una fumigación adicional para erradicar cualquier plaga o fauna


9. INDICADORES


Constancia de realización de servicio/

Total de visitas programadas x 100

Efectividad del

servicio

Anual


10. PRODUCTOS

Productos

Constancias de servicio







Código PCD 01

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01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales



Emisión Inicial

12. ANEXOS.


ANEXO 2. Licencia Sanitaria del proveedor del servicio

26. PROPÓSITO.

Establecer los lineamientos para determinar las acciones a seguir, como resultados de las

desviaciones o no conformidades, quejas, devoluciones, fuera de especificaciones, auditorías,

para determinar la causa raíz,

27. ALCANCE.

Este procedimiento aplica en todos los procesos donde hubo una desviación o queja realizados en

cada una de las actividades dentro del almacén, y en cada proceso que pueda afectar un insumo.







Código PCD 01

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Inicia con aquellos procesos, documentos y registros relacionados con las operaciones de

almacenaje y distribución de insumos dentro de las instalaciones del centro de logístico de los

servicios de salud de Sinaloa.

28. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. Metodología para la investigación de desviaciones o no conformidades

3.1. Identificar y registrar el problema 3.2. Determinar la acción correctiva 3.3. Análisis de la causa raíz 3.4. Determinar la acción preventiva 3.5. Resultado documental 3.6. Evaluar el resultado capa

El objetivo es detectar todas las vulnerabilidades, las desviaciones de los procesos y los defectos

de los productos se documentaran y serán objeto de una investigación.

Las reclamaciones sobre productos comercializados se examinaran las causas de los defectos para

evitar repeticiones de estos casos.
















Código PCD 01

Revisión 01

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La solución incluye:

3.7. Investigación 3.8. Informes de no conformidad 3.9. Reclamaciones de producto 3.10. Auditorias de calidad

IDENTIFICAR Y REGISTRAR EL PROBLEMA

Se monitorizan fallos, deficiencias, mal funcionamiento, problemas y reclamaciones

DETERMINAR LA ACCIÓN CORRECTIVA

Se investiga el origen de la causa de la incidencia y se procede a dar solución

ANALISIS DE LA CAUSA RAIZ

DETERMINAR LA ACCIÓN PREVENTIVA

Esta acción deberá ser rápida y especifica

RESULTADO DOCUMENTAL

Nos proporcionará mejorar el sistema y evitar la recurrencia.







Código PCD 01

Revisión 01

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EVALUAR EL RESULTADO CAPA

Los datos proporcionados como resultados de la investigación serán graficados en Excel en

diagramas de columnas para observar la recurrencia y tomar acciones para evitar que ciertas

actividades puedan alterar las condiciones de almacenamiento.


3.11. Revisar las no inconformidades incluyendo quejas de clientes

3.12. Tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con el objeto de prevenir

que vuelvan a ocurrir

3.13. Registrar los resultados de las acciones tomadas.

Será obligación del comité técnico

3.14. Evaluar los procesos, analizan los requerimientos de cada área, desarrollar los cambios

3.15. Dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas (CAPA) para verificar que cumplan

con el marco regulatorio vigente










Código PCD 01

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NOM-059-SSA1-2015, Buenas prácticas de fabricación de medicamentos. Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y otros


Destrucción o inhabilitación de medicamentos y demás insumos para la salud, deteriorados o caducados PCD 19

5. REGISTROS

Solicitud de control de cambios

Formato de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones



Acción correctiva, a las actividades que son planeadas y ejecutadas, con el fin de corregir una desviación o no conformidad

Acción preventiva, a las actividades que son planeadas y ejecutadas, para eliminar la causa de una desviación o no conformidad u otra situación potencialmente indeseable y evitar su recurrencia.

Acuerdo técnico, al documento en el que se formalizan las condiciones en que serán llevadas a cabo actividades o servicios prestados entre las partes y en el que se describen claramente las obligaciones y responsabilidades de cada una de ellas.







Código PCD 01

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Actividad: Conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad responsable para la realización de un trabajo determinado.

Adiestramiento, a las actividades encaminadas a generar o desarrollar habilidades en el personal.

Almacenamiento, a la conservación de insumos, producto a granel y terminado en áreas con condiciones establecidas

Auditoría, al proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el nivel en que se cumplen los criterios establecidos.

CAPA: Acciones correctivas, acciones preventivas (por sus siglas en inglés, Corrective Action and Preventive Action).

Control de cambios: a la evaluación y documentación de cualquier cambio que pudiera impactar en la calidad del producto.

Cambio. Cualquier modificación en la especificación de un producto, proceso, equipo, procedimiento, material, sistema o instalaciones.

Comité técnico: Está integrado por los jefes de área del almacén, el responsable Sanitario, Subdirector de Recursos Materiales y el Director Administrativo

Cuarentena, al estado de los insumos y productos que impiden su disposición para una etapa posterior y/o liberación y que puede evidenciarse a través de la separación física u otros medios

Desviación o no conformidad, Al no cumplimiento de un requisito previamente establecido

Responsable Sanitario: Persona que debe ocupar el mayor nivel jerárquico del área técnica, de acuerdo con las funciones definidas en el Suplemento de la Farmacopea o de los Estados Unidos

Mexicanos, el cuál responderá ante la autoridad correspondiente en caso de que resulte alterada la identidad, pureza o la seguridad de los medicamentos durante el tiempo que permanezcan en el establecimiento o transporte a cargo del mismo.


Metodología para la investigación de desviaciones o no conformidades







Código PCD 01

Revisión 01

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1. Identificar y registrar el problema

FIN

INICIO

2. Determinar la acción correctiva

3. Análisis de la causa raíz

5. Resultado documental

4. Determinar la acción

preventiva

6. Evaluar el resultado capa







Código PCD 01

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Responsable

Sanitario y comité

técnico

1. Identificar desviaciones o no conformidades

1.3. Investigar las desviaciones o no conformidades, clasificándolas para hacer una relación y poder obtener estadísticas de frecuencia y tiempo de respuesta, permitiendo determinar la causa del

problema. 1.4. Clasificar en base al proceso que origino la

desviación. 1.5. Da seguimiento a las CAPAS para saber si son

efectivas, en un formato de Excel tabula acciones correctivas y acciones preventivas resultantes de las desviaciones ya sea no conformidades, quejas, devoluciones, fuera de especificaciones por ejemplo temperatura fuera del rango indicado en su etiquetado, auditorias, etc.

Solicitud de Cambio en

Documento

Responsable

Sanitario

2. CAPA RED

FRIA

2.1. Por tiempo de reparación o por corte de energía eléctrica mayor a cuatro horas, los productos se deben transportar hacia otra área que cuente con refrigerador con las condiciones de temperatura requerida para realizar dicho transporte, se usarán hieleras y anticongelantes refrigerantes para evitar que los medicamentos pierdan sus propiedades

2.2. Se colocara un termómetro y se tomará la lectura desde el momento en que son acomodados en las hieleras hasta momento que se almacenarán en el refrigerador, se dejara como evidencia una fotografía con la primera lectura del traslado y una fotografía con los insumos dentro del refrigerador, se anexará copia de la bitácora de temperatura del refrigerador que fue asignado para este proceso critico.

2.3. Si el producto sufre de alguna contingencia que sobrepasa las condiciones marcadas por el fabricante se Identificarán de los medicamentos que han perdido sus propiedades para proceder de acuerdo a PCD 19

2.4. Se documenta en un archivo Excel la desviación, para este caso falla en red fría, se anota el nombre de la persona que detecto el

Excel







Código PCD 01

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problema, la hora y fecha de la desviación o no conformidad

2.5. Acción correctiva: Contar con una planta emergente y adquirir hieleras con termómetro calibrado para monitor la red fría.

2.6. Análisis de la causa: Determinar si la falla se debió a falta de suministro eléctrico de la colonia o problemas en el equipo de refrigeración

2.7. Acción preventiva: Llevar la bitácora de temperatura diaria y realizar mantenimiento preventivo a la cámara de refrigeración, contar con planta eléctrica de emergencia o con hieleras que puedan preservar la temperatura de los insumos durante la falla eléctrica.

2.8. Documenta el tiempo de la desviación, si el producto requirió de cuarentena o en el peor de los casos se procedió a su destrucción.

2.9. Grafica los motivos de la desviación para identificar la prevalencia y se grafican las acciones preventivas para determinar si el resultado es efectivo o no efectivo

Responsable

Sanitario y Comité

técnico

3.- CAPA Insumos

en mal estado

3.1. Retirarlos y separarlos en área de no disponibles, para negociar la devolución con los proveedores según quién haya facturado dicho medicamento o insumo para la salud o en caso contrario proceder a la destrucción de acuerdo al destrucción e inactivación de medicamentos.

3.2. Documenta en un archivo Excel la desviación, para este caso mal estado, se anota el nombre de la persona que detecto el problema, la hora y fecha de la desviación o no conformidad, especificando si tiene empaque decolorado, empaque manchado por rastros de humedad o enmohecimiento, empaque inflado, empaque manchado por el contenido del envase primario, olor, color, ruptura, desecamiento, humedecimiento, transparencia, sedimentación o cristalización

3.3. Acción correctiva: Detecta falla si es en el LOTE de producto se procede a la rastreabilidad para hacer un retiro de la mercancía de ese LOTE a los clientes, el producto con la desviación se separa en cuarentena para informar al fabricante o presentar una alerta sanitaria para

su revisión. 3.4. La rotación de las existencias deben efectuarse

de manera que se siga el principio de primeras entradas, primeras salidas (PEPS) o primeras caducidades primeras salidas. Las excepciones

deben estar documentadas. 3.5. Los medicamentos deben manipularse y

Excel







Código PCD 01

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almacenarse de manera que se impidan derrames, roturas, contaminación y mezclas. Los medicamentos no deben almacenarse directamente en el suelo a menos que el empaque esté diseñado para colocarse directamente en el piso manteniendo la calidad y seguridad del mismo

3.6. Análisis de causa: SI la causa es debido a que el producto fue almacenado en condiciones no marcadas en su etiqueta, se procede a realizar la investigación para documentar cual fue el origen de la desviación

3.7. Acción preventiva: Realizar auditorías mensuales e inspeccionar las bitácoras de temperatura que no presenten anomalías en rangos marcados en etiquetado de insumos

3.8. Resultado documental: Se procede a documentar si la desviación fue por problemas en la fabricación de un LOTE determinado o fue debido a un mal almacenamiento o falta de adiestramiento.

3.9. Se evalúa mensualmente el tipo de desviación que se presenta en los insumos en mal estado, se llena el formato de desviación para determinar si las CAPA fueron efectivas o no efectivas

Responsable

Sanitario

4.- CAPA Robo de

psicotrópicos

4.1. Presentar la denuncia ante la autoridad legal competente y conservar una copia del acta levantada para exhibirla en caso de así requerirlo la autoridad sanitaria.

4.2. Dar aviso a la secretaria salud o COFEPRIS, para que se presente un verificador Sanitario a realizar el balance de los libros de control y de de baja de los mismos las cantidades que fueron sustraídas en el robo.

4.3. Este tipo de desviación es documentado como Robo

4.4. Acción correctiva: Denunciar ante la autoridad legal competente y dar aviso a la secretaria de salud o COFEPRIS

4.5. Análisis de la causa: En coordinación con la autoridad legal y con la información proporcionada por las investigaciones de las autoridades competentes se determina si fue debido a fuga de información interna o un delito de otra índole

4.6. Acción preventiva: Realizar inventarios diarios a

Acta ministerio público







Código PCD 01

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los medicamentos controlados y auditorías de entregas de producto.

4.7. Documenta la desviación identificando los resultados obtenidos en la investigación

4.8. Evalúa el resultado: Disminuyo el robo de productos o es necesario hacer más adecuaciones que eviten la sustracción de mercancía.

Responsable

Sanitario

5. Auditorías internas (autoinspecciones)

5.1. Todas las autoinspecciones deberán quedar registradas

5.2. Los informes incluirán todas las observaciones realizadas durante las inspecciones y, en su caso, las propuestas de medidas correctivas y/o preventivas deberán registrarse en el sistema CAPA del establecimiento

5.3. Acción correctiva: Capacita al personal y supervisa las actividades asignadas.

5.4. Análisis de causa: Determina cuales son los puntos críticos o con mayor cantidad de calificaciones de cero (0) no cumple, es decir el problema es a causa de instalaciones, personal, documentación, etc.

5.5. Acción preventiva: Realizar auditoria mensuales para identificar áreas de oportunidad, desviaciones o no conformidades, y para comprobar que los PNO son funcionales y que el personal los aplica, que las descripciones de puesto y organigramas son adecuados a las actividades que se realizan y que hay evidencia documentada del cumplimiento.

5.6. Resultado documental: Archiva las auditorias con la calificación obtenida.

5.7. Evalúa el resultado: Asigna fecha de cumplimiento y nombra persona responsable para corregir las desviaciones. Y analiza la efectividad de las auditorias.

Auditorias








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9. INDICADORES



aceptadas /Formatos Solicitud de control

de cambios X 100

Porcentaje de

cambios realizados

Trimestral Comité técnico

10. PRODUCTOS



01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales



Emisión Inicial

12. ANEXOS.


Productos

CAPA







Código PCD 01

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30. PROPÓSITO.

Establecer la normatividad que permitan informar de los cambios involucrados en cada proceso

del almacén.

31. ALCANCE.

Este procedimiento aplica en los cambios realizados en cada una de las actividades dentro del

almacén, y en cada proceso que pueda afectar un insumo. Inicia con aquellos procesos,

documentos y registros relacionados con las operaciones de almacenaje y distribución de insumos

dentro de las instalaciones del centro de logístico de los servicios de salud de Sinaloa.


Tipos de solicitud de cambio que pueden presentarse

Modificaciones a los procedimientos de operación, por cambios regulatorios, actividades,

responsabilidades o al organigrama de la empresa.

Modificaciones en la infraestructura del establecimiento o equipos usados en la prestación de

servicios de almacenamiento y distribución.

Los cambios no planeados deben considerarse como desviaciones o no conformidades.

NOTA: Los documentos pueden sufrir modificación aunque no haya llegado a término su fecha de vigencia, teniendo por consecuencia un cambio de versión y nueva vigencia. Para actualización o mejora de los documentos debe requisitarse mediante el formato “Solicitud de Cambio en Documento”, versión vigente.







Código PCD 01

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3.1. Revisar que ningún cambio pueda afectar la integridad de los insumos

3.2. Capacitar al personal sobre la implementación del cambio.

3.3. Entregar un documento de respalda avalando la autorización del cambio

Será obligación del comité técnico

3.4. Evaluar los procesos, analizan los requerimientos de cada área, desarrollar los cambios

Será obligación de área solicitante
















Código PCD 01

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3.5. Generar la documentación necesaria para justificar el cambio e informar al responsable sanitario para que de seguimiento y aprobación de la no afectación a los insumos que se comercializan








5. REGISTROS










Código PCD 01

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Actividad: Conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad responsable para la realización de un trabajo determinado.

Control de cambios: a la evaluación y documentación de cualquier cambio que pudiera impactar en la calidad del producto.

Cambio. Cualquier modificación en la especificación de un producto, proceso, equipo, procedimiento, material, sistema o instalaciones.

Comité técnico: Está integrado por los jefes de área del almacén, el responsable Sanitario, Subdirector de Recursos Materiales y el Director Administrativo

Desviación o no conformidad, Al no cumplimiento de un requisito previamente establecido

Responsable Sanitario (RS): Persona que debe ocupar el mayor nivel jerárquico del área técnica, de acuerdo con las funciones definidas en el Suplemento de la Farmacopea o de los Estados Unidos

Mexicanos, el cuál responderá ante la autoridad correspondiente en caso de que resulte alterada la identidad, pureza o la seguridad de los medicamentos durante el tiempo que permanezcan en el establecimiento o transporte a cargo del mismo.


Personal Responsable Sanitario Comité Técnico







Código PCD 01

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¿Por qué?

¿Quién?

¿Cuando?

2. Solicitud de

cambio

FIN

INICIO

2. Analiza el

requerimiento 3. Evalua el impacto

SI procede NO procede

7. Notificación 4. Liberación

de cambio







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Responsable

Sanitario

1. Solicitud de elaboración o cambio del documento

1.6. Solicitar el formato de “Solicitud de Cambio en

Documento” versión vigente al RS, informando del cambio que propone

1.7. Llenar los campos correspondientes describiendo de manera clara, concisa y precisa el cambio o implementación del documento que se propone, realizar colocando la justificación del cambio o beneficios que éste aportará al documento.

1.8. Entregar debidamente requisitada la “Solicitud de Cambio en Documento” versión vigente al RS.


1.9. Asignar un número consecutivo a la solicitud del formato recibido por parte del Personal Responsable de la Elaboración de Documento


Documento







Código PCD 01

Revisión 01

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1.10. Dar aviso de la solicitud de cambios vía correo electrónico a cada uno de los integrantes del Comité Técnico.

Comité

técnico

2. Análisis del

requerimiento

2.10. Analizar “Solicitud de Cambio en Documento”, versión vigente en un periodo no mayor a 15 días naturales y decidir si el cambio procede.

2.11. Registrar en la “Solicitud de Cambio en Documento” versión vigente, el dictamen de la evaluación.

2.12. Aprobado: Registrar el nombre y puesto de quien elaborará, revisará y autorizará el documento así como las fechas compromiso para la conclusión de éste y recolectar las firmas en la “Solicitud de Cambio de Documento”, versión vigente, para entregarla al personal que elaborará el cambio y documente los cambios

2.13. Rechazado: Conservar la solicitud de cambio de documento con el registro del motivo por el cual se rechazó la propuesta.


Documento







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2.14. Integrar a la “Solicitud de Cambio en Documento” versión vigente, la evidencia de aprobación o rechazo del cambio (éste puede ser un correo electrónico).

2.15. Informar al personal solicitante si este fue aprobado o rechazado

Responsable

sanitario.

3.- Evaluación del

impacto

3.10. Una vez aprobada la solicitud del cambio, el personal encargado de llevarlo a cabo será informado, proporcionándole toda la información necesaria.

3.11. Responsable de documentación, documentará y resguardará la minuta de los participantes, así como la documentación de respaldo

3.12. Realizar las correcciones correspondientes en el documento y registrar en la “Solicitud de Cambio de Documento”, versión vigente los cambios realizados, en caso de ser documento nuevo colocar la leyenda “Emisión inicial”


Documento

Responsable

sanitario.

4.- Liberación del

cambio

4.9. Comunicar las condiciones que se establecieron para su liberación a las áreas involucradas

4.10. Actualizaran el procedimiento al cual

Procedimiento

Normalizado de

operaciones







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afecto este cambio, anotando en la parte de control de cambios los datos que llenaron en el formato control de cambios, es importante sustentar los cambios de acuerdo a la regulación sanitaria vigente.

4.11. Solicitar curso de capacitación del proceso o documento que fue modificado.

4.12. Recolectar la revisión no vigente y proceder de acuerdo al procedimiento de Buenas prácticas de documentación. Cuando un documento se actualice, al documento anterior se le coloca un sello en color rojo que dice DOCUMENTO OBSOLETO, este documento se archivará para cualquier aclaración

4.13. Si el cambio fue en un procedimiento, entregamos una copia controlada al área que pertenece el proceso y se procede a cumplir lo que nos marca el procedimiento buenas prácticas de documentación.


9. INDICADORES



aceptadas /Formatos Solicitud de control

de cambios X 100

Porcentaje de

cambios realizados

Trimestral Comité técnico







Código PCD 01

Revisión 01

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10. PRODUCTOS



01 01/MAR/2016

Celenne J.

Mariscal de Dios

Subdirectora de

Recursos

Materiales



Emisión Inicial

12. ANEXOS.


Productos

Control de cambios

Procedimiento: ENTRADAS

Documents

Transcript of Procedimiento: ENTRADAS