PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIN F. APROBACIN PGINA PD-A-SG-03 001 Pgina 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para asegurar el control de los productos y servicios no conformes que se presenten en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para a los productos y servicios no conformes generados en los procesos de artes grficas y de publicacin de actos administrativos. 3. DEFINICIONES Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Especificacin: Documento que establece requisitos. Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.NOTA 1 Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva. NOTA 2 Una correccin puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificacin.

Accin correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable. Accin preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable. 4. RESPONSABLE Los responsables de los procesos de Artes Grficas y de Publicacin son los responsables de garantizar la identificacin y tratamiento de los productos y servicios no conformes.

5. POLTICAS Se deber definir el tratamiento a seguir con cada producto o servicio no conforme velando siempre por garantizar la satisfaccin de los clientes y la optimizacin de los recursos de la entidad. Cuando se presentan no conformes que implican grandes prdidas de dinero para la entidad, su tratamiento deber ser definido por la Gerencia. Cuando se presente incumplimiento en la fecha de compromiso de entrega se debe comunicar al cliente antes de que este se acerque a la entidad por los productos.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIN F. APROBACIN PGINA PD-A-SG-03 001 Pgina 2 de 6 6. PROCEDIMIENTO O DESARROLLO Las actividades de seguimiento a los servicios en la organizacin son: Artes Grficas Revisin de las materias primas para produccin. Verificacin del producto en las diferentes etapas del proceso (Diseo, Maquinas, Acabados). Verificacin del producto contratado con externos Evaluacin del cumplimiento en la entrega de los productos con respecto a la fecha de compromiso. Devoluciones, quejas y reclamos de los clientes. Publicacin Revisin de los actos administrativos entregados para publicacin por los clientes. Verificacin de las publicaciones realizadas. Evaluacin del cumplimiento en la publicacin. Quejas y reclamos de los clientes. Los servicios no conformes se detectan cuando se estn llevando a cabo las actividades mencionadas anteriormente o cuando los clientes los manifiestan. Los servicios no conformes que se pueden presentar en la entidad se encuentran en la tabla anexa. Los productos no conformes se identifican de la siguiente manera: Artes Grficas Para el caso de las materias primas, se ubican en la estantera o recipiente, segn su tamao, identificados como PRODUCTOS NO CONFORMES. Para el caso de los productos en proceso o terminados, se envuelven en papel de empaque en el cual se escribe el nmero de orden de produccin con color rojo y se ubican en la estantera o recipiente, segn su tamao, identificados como PRODUCTOS NO CONFORMES. As mismo en la orden de produccin correspondiente se registra el no conforme presentado. Publicacin Para las gacetas en las cuales se haya presentado algn no conforme, se ubican en la carpeta de PUBLICACIONES NO CONFORMES, tanto fsica como digital. As mismo en el formato Radicacin de Gacetas FO-M-PB-01 se registra el no conforme presentado.

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DETECTAR EL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

2

IDENTIFICAR EL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIN F. APROBACIN PGINA PD-A-SG-03 001 Pgina 3 de 6 DEFINIR EL TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME APLICAR EL TRATAMIENTO DEFINIDO PARA EL SERVICIO NO CONFORME VERIFICAR NUEVAMENTE EL SERVICIO NO CONFORME ANALIZAR LOS SERVICIOS NO CONFORMES CRTICOS O REPETITIVOS Una vez identificado el servicio no conforme este es analizado con el fin de definir el tratamiento a aplicar. Los posibles tratamientos y los cargos que tienen autoridad para definirlos se encuentran especificados en la tabla anexa. De acuerdo al tratamiento que hayan definido los cargos que tienen autoridad para hacerlo, se procede a llevarlos a cabo por parte de los responsables que se encuentran identificados en la tabla anexa. Una vez se haya aplicado el tratamiento definido para el servicio no conforme, estos se deben revisar nuevamente para garantizar la eficacia de dicho tratamiento. Las actividades definidas para llevar a cabo dichas verificaciones se encuentran en la tabla anexa. Trimestralmente se consolida y analiza la informacin de los servicios no conformes presentados en el ltimo perodo. Cuando se identifican servicios no conformes repetitivos o crticos (de alto impacto para la entidad o el cliente) se procede a plantear acciones correctivas, de acuerdo al especificado en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora PD-A-SG-05

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7. ACTIVIDADES DE CONTROL ACTIVIDADES Identificar oportunamente el producto o servicio no conforme para evitar que sea entregado al cliente sin el debido cumplimiento de los requisitos especificados. Verificar el tratamiento a los productos y servicios no conformes. Realizar el anlisis de los productos no conformes crticos o repetitivos. RESPONSABLE Todo el personal relacionado con artes grficas y publicacin. Quien haya identificado el no conforme Responsables de los procesos de artes grficas y publicacin OBSERVACIONES

1. Revis (Firma)_________________________ 1. Aprob (Firma)_________________________ 2. Nombre______________________________ 2. Nombre______________________________ 3. Cargo________________________________ 3. Cargo________________________________ 4. Fecha _______________________________ 4. Fecha _______________________________

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIN F. APROBACIN PGINA PD-A-SG-03 001 Pgina 4 de 6 ANEXO - TABLA DE TRATAMIENTO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES PROCESO FUENTE NO CONFORME Materias primas que no cumplen las especificaciones Revisin de las materias primas para produccin. ARTES GRAFICAS Materias primas deterioradas o en mal estado TRATAMIENTO Devolucin al proveedor Reclasificacin para uso interno en otra actividad Desecho RESPONSABLE Almacenista VERIFICACION Revisin de la materia prima cuando sea remitida por el proveedor nuevamente Revisin de entrega y adecuada disposicin interna Verificacin de la destruccin y disposicin para desecho Validacin con el cliente de su conformidad con el producto Validacin con el responsable del proceso de su conformidad con el producto REGISTRO Devolucin a proveedor (XXXX) Salida de almacn (XXXX) Acta de destruccin o baja (XXXX) Documento de concesin del cliente (XXXXX) Entrega al cliente (XXXX) Orden de produccin (XXXXXXX) (Nota del responsable del proceso)

Almacenista

Almacenista

Verificacin del producto en las diferentes etapas del proceso (Diseo, Maquinas, Acabados).

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX Concesin por parte del cliente XXXXXXXX AQU VAN TODAS LAS OPCIONES DE NO CONFORMES QUE APARECEN EN LA ORDEN DE Concesin interna PRODUCCION

Responsable proceso de artes grficas

Responsable proceso de artes grficas

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIN F. APROBACIN PGINA PD-A-SG-03 001 Pgina 5 de 6 PROCESO FUENTE Verificacin del producto en las diferentes etapas del proceso (Diseo, Maquinas, Acabados). Evaluacin del cumplimiento en la entrega de los productos con respecto a la fecha de compromiso. NO CONFORME TRATAMIENTO Reclasificacin para uso interno en otra actividad Desecho RESPONSABLE Responsable proceso de artes grficas Responsable proceso de artes grficas VERIFICACION Revisin de entrega y adecuada disposicin interna Verificacin de la destruccin y disposicin para desecho REGISTRO Salida de almacn (XXXX) Acta de destruccin o baja (XXXX) Orden de produccin (XXXXXXX) (Nota del responsable del proceso) Entrega al cliente (XXXX) Documento de concesin del cliente (XXXXX) Entrega al cliente (XXXX) Salida de almacn (XXXX) Acta de destruccin o baja (XXXX)

IGUAL QUE EL ANTERIOR

ARTES GRAFICAS

Incumplimiento de la fecha compromiso de entrega al cliente

Comunicacin previa con el cliente

Responsable proceso de artes grficas

Verificacin de la ejecucin de la llamada al cliente

Concesin por parte del cliente Devoluciones, IGUAL QUE EL quejas y reclamos ANTERIOR de los clientes. Reclasificacin para uso interno en otra actividad Desecho

Responsable proceso de artes grficas Responsable proceso de artes grficas Responsable proceso de artes grficas

Validacin con el cliente de su conformidad con el producto Revisin de entrega y adecuada disposicin interna Verificacin de la destruccin y disposicin para desecho

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIN F. APROBACIN PGINA PD-A-SG-03 001 Pgina 6 de 6 PROCESO FUENTE NO CONFORME Revisin de los actos Acto administrativo administrativos ilegible o entregados para incompleto publicacin por los clientes. Acto administrativo ilegible o incompleto en la Verificacin de las gaceta publicaciones realizadas. Datos errados en la presentacin de la gaceta Evaluacin del Publicacin de cumplimiento en la gaceta no realizada publicacin. o tarda Acto administrativo Quejas y reclamos ilegible o de los clientes. incompleto en la gaceta TRATAMIENTO Solicitar al cliente otra copia del acto administrativo Realizar nuevamente la gaceta corrigiendo los inconvenientes encontrados Realizar nuevamente la gaceta corrigiendo los inconvenientes encontrados Publicacin inmediata de la gaceta Comunicacin al cliente Realizar nuevamente la gaceta corrigiendo los inconvenientes encontrados RESPONSABLE Responsable del proceso de publicacin VERIFICACION Revisin del nuevo acto administrativo entregado REGISTRO Radicacin de Gacetas (XXXXX). Radicacin de Gacetas (XXXXX). Nueva versin de la gaceta. Radicacin de Gacetas (XXXXX). Nueva versin de la gaceta. Radicacin de Gacetas (XXXXX). Radicacin de Gacetas (XXXXX). Nueva versin de la gaceta.

Responsable del proceso de publicacin Responsable del proceso de publicacin

Revisin de la nueva versin de la gaceta

PUBLICACION

Revisin de la nueva versin de la gaceta

Responsable del proceso de publicacin

Revisin de la publicacin de la gaceta

Responsable del proceso de publicacin

Revisin de la nueva versin de la gaceta