Procedimiento de control de no conformidades y …...El control de no conformidades reales y...

Procedimiento de control de no conformidades y acciones correctivas de OEC

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SECRETARÍA TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CUALIFICACIONES PROFESIONALES

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS DE OEC 2018

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PROFESIONAL

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ÍNDICE

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS DE OEC

ÍNDICE.................................................................................................................................................... 3

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS DE OEC ........... 3

Antecedentes Legales ........................................................................................................................... 4

Responsabilidades ................................................................................................................................ 4

1. Origen de las No Conformidades ................................................................................................. 5

2. Fases del Control de No Conformidades ...................................................................................... 5

3. Identificación y clasificación de las no conformidades ............................................................... 6

4. Identificación de no conformidades y observaciones acorde al marco de aseguramiento de la

calidad del proceso de certificación de personas ................................................................................ 7

5. Calificación otorgada a los OEC por la SETEC ............................................................................. 11

6. Tratamiento de no conformidades por parte de los OEC .......................................................... 12

7. Información a enviar a SETEC en respuesta al informe de auditoría técnica ........................... 13

7.1 Informe de gestión.................................................................................................................. 13

7.2 Informe de Subsanación de Observaciones y No Conformidades ........................................ 14


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Antecedentes Legales

Con Decreto Ejecutivo No. 860 publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 666 de 11 de enero

de 2016, y con última reforma emitida a través de Decreto Ejecutivo No. 161 de 18 de septiembre de

2017, se crea el Sistema Nacional de Cualificaciones Profesionales, como el conjunto de principios,

normas, procedimientos, mecanismos y relaciones, para promover y desarrollar la política pública

intersectorial de capacitación, reconocimiento y certificación de cualificaciones de los trabajadores

con o sin relación de dependencia, microempresarios, actores de la economía popular y solidaria,

grupos de atención prioritaria, servidores públicos y ciudadanía en general.

Adicionalmente, el referido Decreto, en su artículo 6 transforma a la Secretaría Técnica de

Capacitación y Formación Profesional (SETEC) en la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de

Cualificaciones Profesionales. Dentro de las atribuciones de la Secretaría Técnica del Sistema

Nacional de Cualificaciones Profesionales se encuentra la de: “Reconocer organismos evaluadores de

la conformidad en materia de certificación de cualificaciones”.

El otorgamiento del reconocimiento se efectuó en base a los procedimientos definidos en la Norma

Técnica de Reconocimiento de Organismos Evaluadores de Conformidad - OEC para la Certificación

de Personas publicada con Registro Oficial No. 711 de 14 de marzo de 2016. Dicha Norma Técnica

establece en su artículo 9 como responsabilidad de los OEC: “Documentar y declarar ante la SETEC,

su estructura, políticas y procedimientos para asegurar la imparcialidad en las actividades de

certificación en relación a sus candidatos o personas certificadas, en condiciones de equidad, de

conformidad con los instrumentos definidos para el efecto”.

El artículo 16 de la norma ibídem establece que: “La SETEC mantendrá un programa de seguimiento y

monitoreo permanente a los OEC, pudiendo realizar auditorías técnicas. Para ello, los OEC deberán

ofrecer las facilidades necesarias […]”.

Objetivo

Definir las actividades y lineamientos a seguir para la identificación y seguimiento de las

subsanaciones de las Observaciones y No Conformidades identificadas en el proceso de auditoría

técnica, para la mejora continua del Sistema de Gestión de Certificación de Personas ejecutado por

un OEC.

Responsabilidades

El procedimiento para la detección de no conformidades establece el sistema básico de

responsabilidades y participación:

Identificación y seguimiento (subsanación) de las no conformidades: Es responsabilidad del

técnico asignado por la Dirección de aseguramiento de calidad y estudios de la SETEC.

Control y tratamientos (subsanación) de no conformidades del sistema de gestión de la

calidad: Es responsabilidad del coordinador del comité de certificación y de los encargados

de la auditoría interna del OEC.


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1. Origen de las No Conformidades

Las no conformidades se producen como consecuencia de:

1. Incumplimiento de requisitos en los procesos de certificación y/o reconocimiento.

2. Incumplimiento del proceso de certificación establecido en el Sistema de Gestión de

Certificación de Personas.

3. Anomalías detectadas en el desarrollo de los procesos de certificación.

4. Cualquier incumplimiento o inobservancia de la norma técnica de reconocimiento de OEC.

2. Fases del Control de No Conformidades

El control de no conformidades reales y potenciales consta de las siguientes fases:

2.1 Manejo de Riesgos

El manejo de riesgos es un factor que se debe considerar en todas las fases del sistema de gestión de

calidad, de forma que permita al OEC identificar posibles no conformidades y oportunidades en el

proceso, buscando que la gestión se integre y se alinee con los requisitos de la Norma Técnica de

Reconocimiento de OEC y el óptimo cumplimiento del Sistema de Gestión de Certificación de

Personas. Procedimiento que debe ser implementado por cada OEC en su sistema de gestión.

2.2 Detección de no conformidades

Las no conformidades pueden ser detectadas en el desarrollo de las auditorías técnicas llevadas a

cabo por la SETEC, por las auditorías internas llevadas a cabo por el OEC o por la detección del

candidato de inconsistencias en los procesos de certificación.

Cuando el OEC detecte una no conformidad y haya posibilidad de corregirla inmediatamente,

decidirá el tratamiento idóneo, en base a la gestión de manejo de riesgos, que permita minimizar su

efecto en el proceso y, posteriormente el OEC registrará las no conformidades en el registro de

hallazgos de acuerdo procedimiento de control de no conformidades, acciones correctivas y

preventivas establecidas en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas. Si la no conformidad

es detectada por la SETEC, se emitirá un informé con el detalle correspondiente, con el propósito de

que el OEC pueda subsanar los hallazgos detectados.

Al detectarse no conformidades se ejecutará el siguiente procedimiento:

Manejo de Riesgos Detección de la No

Conformidad

Identificación y documentación de la No Conformidad

Planes de Mejora Continua

Manejo de riesgos

(exclusivo del OEC)

Detección de la No

Conformidad

Analisis de la No Conformidad0

Corrección/ subsanación de

la No Conformidad

Mejora Continua de los

Sistema de Gestión


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En todos los casos de detección de no conformidades, se deberá crear una evidencia documental de

la ejecución de los procedimientos descritos anteriormente. La evidencia documental se consolidará

en el expediente de reconocimiento del OEC y en el expediente de la auditoría técnica ejecutada por

la SETEC.

3. Identificación y clasificación de las no conformidades

Los hallazgos, observaciones y no conformidades serán evidenciados durante el proceso de auditoría

técnica de la SETEC a los OEC y durante el proceso de auditoría interna que los OEC deben realizar de

manera continua; en general, son registros o acciones que se encuentran en el proceso de

evaluación.

3.1 Identificación

La SETEC clasificará las no conformidades y las observaciones de acuerdo a los siguientes criterios:

a. No Conformidad

En relación a los requisitos de gestión: Son el resultado de un incumplimiento por

parte del OEC, respecto a la gestión operativa y administrativa, que puedan afectar al

proceso de certificación de personas (documental de reconocimiento y certificación).

En relación a los requisitos del proceso de certificación: Son el resultado de

incumplimientos de los OEC a los procesos establecidos en el Sistema de Gestión de

Certificación de Personas, y de las normas establecidas por el Comité

Interinstitucional y la SETEC.

b. Observaciones

En relación a los requisitos de gestión: Aquellas que se producen de manera aislada,

y no afectan a los resultados de la actividad, ni ponen en riesgo el funcionamiento de

las actividades relacionadas al proceso de certificación de personas.

En relación a los requisitos del proceso de certificación: Son aquellos

incumplimientos aislados a los procesos de certificación de personas, siempre que no

impidan o dificulten el adecuado funcionamiento del proceso de certificación del

OEC.

3.2 Clasificación de No Conformidades

Con el fin de identificar la no conformidad en relación al sistema de gestión del OEC, se ha

establecido la siguiente clasificación:

No Conformidad Grave:

o Alcance: el incumplimiento afecta de forma clara y/o sistemática a uno o más

requisitos de la normativa de la SETEC.

o Efecto: pone en riesgo la calidad del proceso de certificación de personas.


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o Consecuencia: puede influir en el logro de metas y calidad de los procesos de

certificación.

No Conformidad Leve:

o Alcance: el incumplimiento afecta de forma parcial y/o puntal a un requisito de la

normativa de la SETEC.

o Efecto: no pone en riesgo significativo la calidad del proceso de certificación de

personas.

o Consecuencia: tiene influencia limitada en el logro de resultados en el corto plazo.

3.3 Documentación de la no conformidad

Una no conformidad bien documentada está compuesta de tres partes:

Para documentar una no conformidad se debe tener en cuenta tres elementos:

1. El requisito: Para el caso de este procedimiento, la detección de una no conformidad es el

incumplimiento de los criterios previamente mencionados y que atentan contra la normativa

actual de la SETEC.

2. La evidencia: El auditor de la SETEC documenta la evidencia de la no conformidad en el

instrumento creado para su efecto en base a los requisitos de la normativa.

3. La declaración: El auditor de la SETEC redacta el informe de la auditoría técnica ejecutada

acorde la revisión documental y la verificación in situ del proceso de certificación que se

generen de las auditorías técnicas.

4. Identificación de no conformidades y observaciones acorde al marco de aseguramiento de

la calidad del proceso de certificación de personas

La identificación y clasificación de las no conformidades y observaciones se basa en los criterios de

evaluación de cada uno de los procesos de certificación de personas, establecidos en la Metodología

de seguimiento, monitoreo y evaluación de los OEC y el proceso de certificación de personas,

emitida por la SETEC. En este sentido, se ha clasificado cada uno de los criterios acorde a la gravedad

de la no conformidad y a su posible afectación al proceso de certificación de personas. Cabe recalcar

que, los criterios presentados en este procedimiento podrían aumentar o disminuir acorde a la

necesidad de la SETEC, para lo cual se expedirán los documentos pertinentes.

Descripción de no conformidades por cada indicador de los Instrumentos de auditoría técnica

Las no conformidades y observaciones detallas a continuación se clasifican con el criterio de un

sistema de calidad basado en procesos y de su afectación a la certificación de personas.


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No conformidades y observaciones a la documentación del reconocimiento otorgado:

CRITERIOS NC GRAVES NC LEVES OBSERVACIONES

Documentos Habilitantes Examinador 10 2 -

Documentos Habilitantes Comité de Certificación 4 2 -

TOTAL 14 4 -

Conforme a los criterios indicados, en caso de incumplimiento del OEC, se determinan las siguientes

clasificaciones: por no conformidad u observación:

Documentación del expediente de reconocimiento

Indicador

Tipo de Hallazgo:

Incumplimientos según

indicadores

PARTE 1: Documentos habilitantes del Examinador

Verificación de la Competencia del Examinador No Conformidad Grave

Resultados de Selección del/la examinador/a Cuadro de evaluación de examinadores No Conformidad Grave

Copia de la cédula de ciudadanía No Conformidad Leve

Copia de la papeleta de votación actualizada No Conformidad Leve

Hoja de vida del examinador Hoja de vida para el personal del OEC con sus

respectivos respaldos No Conformidad Grave

Constancia de participación en la “Inducción del Proceso de Certificación de

Personas” No Conformidad Grave

Hoja de evaluación al examinador para selección No Conformidad Grave

Código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de

certificación de personas No Conformidad Grave

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de la Información No Conformidad Grave

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes No Conformidad Grave

Evaluación de conocimiento al examinador sobre el proceso de certificación No Conformidad Grave

Evaluación de desempeño del examinador No Conformidad Grave

PARTE 2: Documentos habilitantes del Comité de Certificación

Hoja de vida según formato SETEC lleno, firmado y con sus respectivos respaldos No Conformidad Leve

Certificado de haber recibido la inducción del Proceso de Certificación de personas No Conformidad Grave


certificación de personas firmado No Conformidad Grave

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de la información firmada No Conformidad Grave

Copia del contrato de trabajo o nombramiento No Conformidad Leve

Acuerdo de confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes

firmado ( Si es de su competencia) No Conformidad Grave

Nota: Para la detección de no conformidad se tomará en consideración el expediente de

reconocimiento actualizado de acuerdo a la gestión del OEC.

No conformidades y observaciones a la documentación del proceso de certificación de personas:


Confidencialidad 3 - -

Aplicación 1 2 -


9



Verificación - 2 -

Ética y conducta 3 1 -

Notificación 3 - -

Certificación 2 - -

TOTAL 12 5 -

Documentación del proceso de Certificación de Personas

INDICADOR

TIPO DE HALLAZGO:


indicadores

PARTE 1: DOCUMENTOS HABILITANTES

Confidencialidad

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes No Conformidad Grave

Formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes

digitales No Conformidad Grave



Aplicación

Esquema de Certificación No Conformidad Leve

Aplicación para la Certificación de personas No Conformidad Leve

Aceptación de la aplicación para la certificación No Conformidad Grave

PARTE 2: DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN

Verificación

Lista de verificación de lugar de examinación No Conformidad Leve

Lista de asistencia a la examinación No Conformidad Leve

Ética y Conducta

Declaración de Imparcialidad en la Examinación de Competencia No Conformidad Grave

Código de ética y conducta para el examinado No Conformidad Grave

Encuesta de satisfacción de examinado No Conformidad Leve

Examen del candidato No Conformidad Grave

PARTE 3: DOCUMENTOS DE DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN

Notificación

Notificación de resultados de la Examinación No Conformidad Grave

Recomendación para certificación por competencias laborales No Conformidad Grave

Notificación de certificación / No Certificación No Conformidad Grave

Certificación

Certificado de competencias No Conformidad Grave

Acuerdo de cumplimiento con lineamientos para personas No Conformidad Grave

No conformidades y observaciones al proceso de certificación de personas in-situ:


Requisitos Previos 5 1 -

Examinador 1 - -

Apoyo, supervisión y logística - 1 1


10



Proceso Examinación 5 7 4

Instalaciones - 1 -

Equipos, maquinaria e insumos - 1 -

TOTAL 11 11 5

Proceso de Certificación de Personas

INDICADOR

TIPO DE HALLAZGO:


indicadores

PARTE 1: PLANIFICACIÓN DE LA EXAMINACIÓN

Requisitos Previos

Analista de Certificación firma el acuerdo de confidencialidad, responsabilidad de

manejo y acceso a exámenes No Conformidad Grave

Analista firma formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso

a exámenes digitales No Conformidad Grave



Aplicación para la Certificación de personas No Conformidad Leve

Aceptación de la aplicación para la certificación No Conformidad Grave

Se cumplen los pre requisitos formativos del candidato establecidos en el esquema

de certificación acorde al perfil a examinar No Conformidad Grave

Examinador

El experto cumple con los aspectos técnicos, conocimientos, destrezas y

habilidades requeridos en la examinación No Conformidad Grave

PARTE 2: EXAMINACIÓN

Apoyo, supervisión y logística

El responsable de certificación y control y el analista se encuentran supervisando el

proceso de examinación No Conformidad Leve

Analista, supervisor y/o experto verifican las seguridades, la operatividad y

funcionamiento adecuado de los equipos y herramientas requeridos en la

examinación

Observación

Proceso de Examinación

El examinador asiste puntualmente a la examinación y su presentación personal

está acorde al ámbito de la examinación ejecutada. Observación

El Examen viene en sobre sellado No Conformidad Grave

El examen se encuentra impreso a doble cara para evitar alteraciones en el mismo No Conformidad Leve

El experto comprueba la identidad del examinado No Conformidad Grave

El experto realiza una inducción al candidato sobre el proceso de certificación de

personas y al sistema de cualificaciones No Conformidad Leve

El experto hace firmar la lista de asistencia a todo el personal presente en la

examinación No Conformidad Leve

Examinador firmó la Declaración de Imparcialidad en la Examinación de

Competencia No Conformidad Grave

Examinador llevó a cabo la examinación de acuerdo a los esquemas de certificación

que se le fueron proporcionados No Conformidad Grave

Las diferentes formas de expresión del experto (oral, escrito y corporal),

permitieron el desarrollo normal de la examinación Observación


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El experto propició un ambiente de cordialidad y respeto con el examinado Observación

La interacción del experto con el personal del OEC mantuvo una actitud de respeto

durante todo el proceso de examinación Observación

El examinador explica al candidato sobre el proceso de examinación y los instruye

en el trabajo a realizar, de acuerdo al perfil pertinente No Conformidad Leve

El examinador se asegura de que las instrucciones sean claras y que el candidato

las haya entendido No Conformidad Leve

Experto hace llenar la encuesta de satisfacción del examinado No Conformidad Leve

Al final de la examinación, el examinador retro alimenta al candidato No Conformidad Leve

Al finalizar la examinación, el experto entrega todos los documentos y registros

que permitan evidenciar el cumplimiento del proceso de certificación No Conformidad Grave

PARTE 3: INSTALACIONES, EQUIPOS E INSUMOS

Instalaciones

Constatación física de que el mobiliario está de acuerdo al perfil a certificar No Conformidad Leve

Equipos, maquinaria e insumos

El OEC cuenta con materiales, recursos didácticos e insumos suficientes y

adecuados para el desarrollo normal del proceso de certificación de personas No Conformidad Leve

Se considerará como una no conformidad, conforme a los instrumentos de auditoría técnica

detallados anteriormente, también los siguientes casos:

Cuando no presente la documentación establecida en la Metodología y demás normativa

emitida por la SETEC.

La falta de firma en los documentos, por parte del representante del OEC.

La inconsistencia de los datos mostrados en los formularios, que afecten al proceso de

auditoría.

5. Puntuación otorgada a los OEC por la SETEC

Producto de las auditorías técnicas realizadas por la Dirección de Aseguramiento de la Calidad de la

SETEC se obtendrá una puntuación total, con lo que se establecerán los niveles de cumplimiento de

los OEC y los planes de mejora a seguir, conforme se detallan a continuación:

Ponderación Cumplimiento Acción

Entre 90% y 100% Cumplimiento Total Realizar un análisis de brechas con la ISO 17024 para

una mejora continua de los procesos.

Entre 71% y 89,99% Cumplimiento Bueno Aplicar planes de mejora preventivos

Entre 50% y 70,99% Cumplimiento

Regular Aplicar planes de mejora correctivos

Entre 20% y 49,99% Cumplimiento Bajo Suspensión del reconocimiento otorgado por la SETEC

Menor a 19,99% No Cumplimiento Cancelación del reconocimiento otorgado por la SETEC


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6. Tratamiento de no conformidades por parte de los OEC

Una vez elaborado el informe final de la auditoría técnica por parte de la SETEC, el OEC será

notificado con la puntuación total obtenida. Los informes emitidos por la SETEC contendrán los

hallazgos identificados en el proceso de auditoría.

Para la subsanación de las no conformidades u observaciones detectadas, los OEC, deben seguir los

siguientes pasos:

Determinar las causas de la no conformidad u observación.

Establecer un análisis de gestión, identificando debilidades y fortalezas del OEC.

Establecer su plan de mejora continua.

Una vez implantado un plan de mejora continua, evaluar su eficacia para resolver las causas

que dieron lugar a la no conformidad.

Una vez elaborado el plan de mejora continua, el OEC debe designar a la persona responsable que,

en un plazo definido, debe verificar la implantación del mismo y comprobar su efectividad. El analista

o responsable del proceso de certificación del OEC, serán los encargados de coordinar las acciones

correctivas.

Los objetivos de la gestión del manejo de las no conformidades son:

Demostrar a la SETEC que las no conformidades han sido subsanadas coherentemente

acorde a su relevancia.

Evitar su recurrencia. En el caso de que se evidencie que un plan de mejora continua

presentado a la SETEC, no evidencie herramientas que permitan subsanar las no

conformidades, será responsabilidad del OEC modificar dicho plan, en todo lo necesario para

asegurar su eficacia. En este caso se mantendrán registros de dichos cambios que serán

evaluados por la SETEC en las siguientes auditorías.

La SETEC evaluará que las no conformidades detectadas han recibido el tratamiento adecuado, por lo

que, el OEC deberá mantener registros de las actividades realizadas, que deberán ser detalladas en el

Informe de cumplimiento de las subsanaciones a ser presentadas a la SETEC.

En ocasiones por la naturaleza de la no conformidad (por ejemplo, ante no conformidades

detectados en el proceso de certificación de personas in-situ) que precisa de la realización de una

auditoría para evaluar “in situ” la eficacia de las acciones tomadas; el OEC debe documentar las

acciones correctivas establecidas para su subsanación y establecerlas en el informe de cumplimiento

de las subsanaciones; mismas que serán verificadas por la SETEC en la próxima auditoria o en el

proceso de renovación del reconocimiento.

Respecto a las Observaciones identificadas, el OEC debe presentar evidencias de la implementación

de un plan de mejora a las observaciones, siendo suficiente un detalle de la acción tomada;

asegurándose de que dicha explicación incluya toda la información necesaria para su correcta

evaluación.


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En caso de que las evidencias, a juicio de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad y Estudios, no

den seguridad suficiente de la subsanación de las no conformidades se determinará auditorías

técnicas especiales.

En caso de que el OEC no remita la documentación solicitada por la Setec para el proceso de

subsanación, la Dirección de Aseguramiento de la Calidad emitirá un informe a la máxima autoridad

para que se tome acciones correspondientes.

Una vez ejecutado la verificación de las subsanaciones, el OEC deberá obtener por lo menos el 71%

en la puntuación de las subsanaciones; cabe mencionar que, los OEC deberán subsanar por completo

todas las no conformidades graves identificadas en el proceso de auditoría para que el técnico

asignado por la DACE pueda emitir el informe favorable correspondiente. Dicho informe deberá ser

presentado por el OEC para el proceso de renovación.

7. Información a enviar a SETEC en respuesta al informe de auditoría técnica

7.1 Informe de acción

El informe de acción que debe ser entregado a la Dirección de Aseguramiento de la Calidad y

Estudios de la SETEC debe contener por lo menos la siguiente información:

- Datos generales del OEC.- Nombre del OEC, No. resolución, fecha de reconocimiento,

provincia, cantón, nombre del coordinador y nombre del representante legal.

- Objetivo estratégico institucional.- describir claramente los resultados que el OEC desea

alcanzar, hacia donde deben dirigirse los esfuerzos y recursos y deben ser un desglose de la

visión y guardar consistencia con la misión institucional. Además, deben cumplir ciertas

características como: estar claramente definidos, ser medibles y coherentes.

- Análisis FODA.- Permitirá identificar las Fortaleza (factores críticos positivos con los que se

cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras

fortalezas), Debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y

Amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros

objetivos) con las que cuenta la institución.

- Análisis de costo unitario por perfil.- Permitirá identificar los costos directos (tipo de gasto

que tiene una relación directa con los procesos de certificación de personas) e indirectos

(tipo de gasto que no se relaciona directamente con el proceso de certificación y que sin ellos

podría afectar la producción) en los que incurre el OEC, con el fin de determinar acciones

necesarias para futuros procesos de certificación de personas. (Ver formato Anexo: 1)

- Plan de Mejora Continua correspondiente a las subsanaciones de No Conformidades

identificadas en la auditoria de acuerdo al formato establecido en la metodología elaborada

por la SETEC.

7.1.1 Formato del Plan de Mejora Continua


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Plan de Mejora Continua es un documento que permite a los OEC establecer acciones o tareas ante

las No Conformidades detalladas en el Informe Técnico emitido por la SETEC, con la finalidad de

subsanarlas total o parcialmente. (Ver formato Anexo: 2)

El Plan de Mejora Continua debe incluir:

- Objetivos Estratégicos: Deben estar enfocados a la misión y visión del OEC, así como a su planificación.

- Objetivos Tácticos: Profundizan de una forma desagregada, la forma en cómo se va a lograr cumplir el objetivo estratégico.

- Indicadores: Los indicadores que se definan en el Plan de Mejora Continua, son los presentados como no conformidades en el Informe Técnico de Auditoria emitido por la SETEC.

- Estrategia: Establece, de qué forma se busca subsanar los indicadores marcados como No Conformidad.

- Acción: Son las acciones que piensa establecer el OEC con el fin de cumplir las estrategias establecidas.

- Tarea: Es la desagregación de cada acción. Es importante establecer el responsable de cada tarea y los tiempos que le tomará al responsable realizarla.

Una vez elaborado el Plan de Mejora Continua, el OEC debe designar a la persona responsable que,

en un plazo definido, debe verificar la implantación del mismo y comprobar su efectividad. Los

analistas o responsables del proceso de certificación del OEC, son los encargados de coordinar las

acciones correctivas.

El juicio que tenga el personal de la SETEC sobre el Plan de Mejora Continua se limita a determinar la

eficacia que, a su entender, tienen las acciones propuestas para resolver las no conformidades

identificadas en la auditoría técnica, y no implica que se haya evaluado ni dado como válido ningún

otro aspecto de la documentación aportada por el OEC que no esté directamente relacionados con la

resolución de las no conformidades.

En caso que, un OEC no remita el Plan de Mejora Continua en los plazos establecidos, la Dirección de

Aseguramiento de la Calidad y Estudios de la SETEC emitirá un informe a la máxima autoridad de la

SETEC para que tome acciones correspondientes.

7.2 Informe de Subsanación de Observaciones y No Conformidades

El informe de subsanaciones que deberá presentar el OEC una vez notificada la puntuación total

obtenida y de acuerdo a los plazos establecidos, deberá ser presentado según el siguiente formato:


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Fecha del informe:

Nota: repeti r por cada observación identi ficada en el informe de auditoria

Nota: repeti r por cada no conformidad identi ficada en el informe de auditoria

Nombre: Nombre:

Control de las Observaciones

Descripción de la

Observación:

Fecha de la auditoria:

Responsable del seguimiento:

Análisis de las causas (¿Cómo/Por qué sucedió?)

Tipo de AcciónCorrección

Inmediata

Acción

Correctiva

Acción

Preventiva

Fecha de la realización de la corrección:

Informe de Acción

Acción Adoptada:

Datos Generales

LOGOTIPO OEC

INFORME DE SUBSANACIÓN A LOS HALLAZGOS IDENTIFICADOS EN EL PROCESO DE

AUDITORIA

Nombre del OEC:

Descripción de la acción adoptada:

Firmas de Responsabilidad

Firma del Responsable de la

Implementación

Firma del Coordinador del

comité de Certificación

Acción de seguimiento a la subsanación: (Con el fin de evitar la reincidencia de la no conformidad)

Medio de verificación:

Observaciones

Control de No ConformidadesDescripción No

Conformidad:


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Cabe mencionar que es responsabilidad del OEC implementar continuamente procesos de auditorías

internas, que tengan el objetivo de corregir oportunamente observaciones o no conformidades que

puedan afectar el funcionamiento del Sistema de Gestión de Certificación de Personas y pueda

identificar sus fortalezas y debilidades con respecto al proceso de certificación de personas. El

objetivo de emprender estos planes de mejora continua es de asegurar la calidad en dicho proceso.

La auditoría interna se orienta al cumplimiento de los requisitos, procesos y procedimientos

establecidos en el manual del Sistema de Gestión de Certificación de Personas establecido por SETEC

cumpliendo con los principios de transparencia, eficacia y eficiencia

El presente Instructivo es de uso obligatorio, para los funcionarios de la SETEC y los Organismos

Evaluadores de la Conformidad.

DIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Y ESTUDIOS

SECRETARIA TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CUALIFICACIONES PROFESIONALES


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ANEXO 1: LEVANTAMIENTO DE COSTOS

Nombre perfil

Materiales para la certificación

Detalle (suelda, telas, insumos, etc.) Cantidad (a) Costo Unitario (b) Costo Total (a*b)

0,00

0,00

Total de Materiales = A 0,00

Uso de equipos para la certificación *

Detalle (máquinas de coser, computadora, etc.)

Cantidad (a) Costo Unitario (b) Costo Total (a*b)

0,00

0,00

Total uso de equipos = B 0,00

Horas hombre destinadas a la certificación

Cargo (Examinador, analista, coordinador etc.)

No. Horas (a) Costo Unitario (b) Costo Total (a*b)

0,00

0,00

Total horas hombre =C 0,00

Suministros de oficina destinados a la certificación

Detalle (copias, esferos, carpetas, etc.) Cantidad (a) Costo Unitario (b) Costo Total (a*b)

0,00

0,00

Total suministros =D 0,00

Otros costos

Detalle (movilización, viáticos, etc.) Cantidad (a) Costo Unitario (b) Costo Total (a*b)

0,00

0,00

Total suministros =E 0,00

Costo Unitario del perfil = A+B+C+D+E 0,00

Nota: Se deberá realizar por cada perfil reconocido. *El costo unitario debe ser calculado de acuerdo al número aproximado de uso que el OEC dará a

cada equipo.


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ANEXO 2: FORMATO PLAN DE MEJORA CONTINUA

Fecha de

inicio

Fecha de

finalizaciónTarea 1.1.1

Tarea 1.1.2

Tarea 1.2.1

Tarea 1.2.2

Tarea 1.3.1

Tarea 1.3.2

Tarea 2.1.1

Tarea 2.1.2

Tarea 2.2.1

Tarea 2.2.2

Tarea 2.3.1

Tarea 2.3.2

Tarea 3.1.1

Tarea 3.1.2

Tarea 3.2.1

Tarea 3.2.2

Tarea 3.3.1

Tarea 3.3.2

Tarea 4.1.1

Tarea 4.1.2

Tarea 4.2.1

Tarea 4.2.2

Tarea 4.3.1

Tarea 4.3.2

Firma:

Cargo:

Nombre:

Comentarios y Observaciones

Firma de responsabilidad

Fecha de finalización del plan:

Objet

ivo es

traté

gico

Indicador 1

Objetivo

Táctico 2

Acción 3.3

Acción 4.1

Acción 4.2

Acción 4.3

Estratégia 3

Estratégia 4

Indicador 2

Indicador 3

Indicador 4

Acción 2.2

Acción 2.3

Acción 3.1

Acción 3.2

Responsable

(Cargo)

Medio de

verificación

Acción 1.1

Acción 1.2

CronogramaObjetivos

Estratégicos

Objetivo

Táctico

Indicador

(Formulario

o criterio)

Estratégia Acciones Tareas

Objetivo

Táctico 1

Estratégia 1

Estratégia 2

Acción 1.3

Acción 2.1

Nombre OEC:

Contacto Oficial:

Fecha de inicio del plan:

FORMATO DEL PLAN DE MEJORA CONTINUA

Procedimiento de control de no conformidades y …...El control de no conformidades reales y...

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