8/18/2019 Procedimiento de Auditoria de Procesos

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE PROCESOS

Objetivo

* Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como se

deben realizar las auditorías a los procesos las cuales nos arrojen resultados para

la mejora continua, determinando el cumplimiento de los indicadores establecidos

en la organización.

Alcance

1. Definir objetivo2. laneación de las visitas!. "lcance de auditoría#. Criterios a revisar $. %stablecer a los involucrados&. Designar a los responsables'. "signar recursos(. Definir las actividades a realizar dependiendo del proceso a auditar ). Cumplimiento de los parmetros o indicadores definidos1+.nforme11. -bservaciones para mejorar 

Actores de la auditoria

* ormalmente la auditoria de rocesos se realiza por un consultor del proyecto,

en compa/ía de un facilitador y0o líderes de procesos y0o líderes de cambio.

* os auditores deben ser independientes del proceso a auditar 

* ueden ser de carcter interno o eterno

* adie puede auditar su propio trabajo

* %l auditor es 3uien 4ace la revisión 5capaz, capacitado, liderazgo6

* %l auditado es a 3uien se le 4ace la revisión 5conocedor del proceso,

disponibilidad, veracidad6

* %n cada proceso debern definirse los involucrados, responsables, líderes,

auditores, asesores y la función de cada uno de ellos para el logro óptimo de los

objetivos planteados al inicio de la auditoria.

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* Cuando eisten manuales de organización y procedimientos en las

organizaciones eisten procesos en donde convergen ms de dos departamentos

y 4ay varias personas involucradas, en donde ser importante delimitar las

actividades de cada rea y tambi7n las responsabilidades para la correcta

evaluación de los procesos.

* ara el desarrollo de la auditoria de procesos es vital 3ue los involucrados est7n

informados de 3u7, cómo y cundo se van a realizar las actividades, entrevistas,

revisiones, informes de manera 3ue puedan organizarse y participar activamente

en el cumplimiento de los objetivos planteados al inicio de la misma.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

* laneación y rograma

* 8evisión

* "nlisis y 8egistro

* nformes

* 9eguimientos

* Documentación y %pedientes

Planeación Pro!ra"a

-bjetivos

 "lcance

Criterios a revisar o fundamentos

:ec4as de auditoria

%3uipo

ersonal

;aterial

%conómico

9e debe informar a los auditores y a los auditados

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rograma autorizado

8esponsabilidades de cada uno de los integrantes

rocesos a revisar 

%ntre otros

Revisión

 ara realizar la auditoria el proceso debe estar en funcionamiento<

* os involucrados debern apoyar en los cuestionarios de información 3ue se

levantarn y en todos los datos, documentos e informes 3ue puedan aportar 

* Deber realizarse una lista de verificación del proceso conforme a los

lineamientos establecidos en el proceso 3ue se revisa 5cuestionario6

* =erificar si el proceso solo tiene un rea o 4ay reas de interconeión para

delimitar funciones y responsabilidades

* as entrevistas apoyarn a recabar información durante la revisión

* %n el caso de 3ue se necesiten opiniones de terceros involucrados, debern

solicitarse 5ejemplo< rea jurídica, estudios actuariales, m7dicos, etc.6

* Debe obtenerse evidencia competente y suficiente de lo 3ue se est revisando

* >oda la información recabada se analiza y se eval?a con los criterios de revisión

establecidos

* Durante el proceso de auditoría al realizar el anlisis se precisar si la

información y documentación es suficiente o el alcance debe ser mayor para

obtener la información 3ue se necesita

Des#u$s de la revisión deben reali%arse los in&or"es corres#ondientes

revios

De retroalimentación y :inales

os cuales se irn comentado con el personal para obtener el informe final

* Debe establecerse un cierre de auditoría en el cual todos los elementos

necesarios para la evaluación deben estar integrados en los epedientes

correspondientes

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* o 3ue se detecta puede ser una oportunidad de mejora o un problema

detectado, sustentado en las evidencias recabadas y en el juicio objetivo del

auditor 

* %l informe 3ue resulte debe ser del conocimiento del auditado y del auditor 

* 9olo en casos ecepcionales podría resultar un informe en donde al auditado no

se le informe de los resultados de la auditoría 5ejemplo< fraude6

* Derivado de la revisión se le debe dar seguimiento a los informes indicando

campos de acción, responsables, fec4as estimadas de ejecución

In&or"e

* %l informe debe contener<

@allazgos encontrados

Conclusiones

8ecomendaciones

Cual3uier otra información relevante 5revisión anterior o de la vigente 3ue tenga

3ue presentarse6

* %n el caso de auditorías de seguimiento deber eistir la medición en el avance

de las recomendaciones y observaciones de la auditoría anterior 

* 9e debe obtener la aprobación y el compromiso del líder de proyecto y0o director

de rea o dependencia del nforme resentado

* 9e deben estipular planes de acción respecto del informe aprobado en caso de

necesitarse y definir fec4as estimadas de ejecución y como se realizar.

* os involucrados debern conocer lo encontrado y los planes de acción a

ejecutarse así como de los compromisos ad3uiridos.

* Debe eistir siempre evidencia en la entrega de los informes, los cuales debern

estar firmados por el auditor.

Se!ui"iento

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* %n cada nueva auditoría se debe realizar el seguimiento a los planes de acción

pendientes. os resultados de los planes de acción deben plasmarse en

documentos y verificar si se cumplió con ellos en tiempo y forma.

* 9i por alguna razón las oportunidades de mejora y problemas detectados nofueron resueltos de la forma y en el tiempo establecido debern indicarse las

causas, motivos o circunstancias 3ue provocaron dic4a situación.

9iempre debe 4aber un soporte documental de la auditoria 3ue se realizó

mediante el arc4ivo de la documentación e información proporcionada por todos

los involucrados

Deber indicarse un índice, delimitarse un formato de los papeles de trabajo

utilizados, de las marcas e índices utilizados durante toda la revisión.

Docu"entación

* %l soporte documental incluye todos y cada uno de los documentos e

información recabada durante el proceso de auditoría así como los documentos,

comunicados o elementos de información recabada 3ue ayudaron para emitir los

informes

 Pueden dividirse en

ermanentes

>emporales

* Deber de limitarse el tiempo de resguardo de los epedientes de acuerdo con la

organización o con las disposiciones institucionales o gubernamentales eistente.