PROCEDIMIENTO DE ALTAS DE PERSONAL (HI-A-P20)

PROCEDIMIENTO DE ALTAS DE PERSONAL

USO INTERNO DE GLOBAL HITSS

Fecha de emisión: 08 de noviembre del 2021

Código: HI-A-P20

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CONTENIDO 1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 3

2. ALCANCE .................................................................................................................................. 3

3. REFERENCIAS .......................................................................................................................... 3

4. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 3

5. ENTRADAS Y SALIDAS ............................................................................................................ 4

6. LINEAMIENTOS ......................................................................................................................... 5

7. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................................................................ 10

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................................................... 11

9. INDICADORES ......................................................................................................................... 14

10. CONTROLES ........................................................................................................................... 15

11. REGISTROS DE CALIDAD ...................................................................................................... 15

12. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................ 15




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1. OBJETIVO

Establecer las normas, métodos y los criterios para la aplicación y cumplimiento de la Administración y Control de las Altas del Personal en la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado por todos los colaboradores de la organización involucrado en las altas de personal para las sedes para Global Hitss, país México y la sede Perú.

3. REFERENCIAS

3.1. Internas

• Procedimiento de Atracción de Talento (HI-A-P03)

• Procedimiento de Administración de Expedientes (HI-A-P26)

• Procedimiento de Incidencias de Personal (HI-A-P21)

• Procedimiento de Bajas de Personal (HI-A-P22)

• Procedimiento de Control de Proyectos (HI-C-P03)

• Política de Gestión y Protección de Datos Personales (HI-SGSI-L02)

• Proceso de Capital Humano (HI-AP-07)

• Procedimiento de Nómina (HI-A-P15)

• Inventario de Datos Personales (HI-SGSI-P05-F06)

• Reglamento Interno de Trabajo Perú 3.2. Externas

• Ley Federal del Trabajo

• Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social

• Ley del Impuesto sobre la Renta

• Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares

• Decreto Legislativo de Perú Nº 728

• Para efectos de eliminación de datos personales, de manera enunciativa más no limitativa: Art. 11 LFPDPPP, Art. 46 Código de Comercio y Art. 67 Código Fiscal de la Federación, así como cualquier otro vigente y aplicable para el cumplimiento de finalidades previstas en el Aviso de Privacidad.

4. DEFINICIONES

Proveedor para nómina externa: Es el proveedor de Global HITSS que proporciona el servicio de administración de nómina flexible.

Alta de personal: Registro en el Sistema SAP para su reconocimiento como un nuevo colaborador en la empresa.

Alta administrativa: Registro en el Sistema SAP de un alta que no debe afectar la nómina normal. Su uso es para cancelaciones de alta, generación de pagos y cualquier otro asunto administrativo.

Baja administrativa: Registro en el Sistema SAP de una baja que no debe afectar la nómina normal. Su uso será siempre para los casos que se hayan empleado una alta administrativa.

AT: Área de la organización denominada Atracción de Talento.

APC: Administración de Personal Corporativo.




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CEO: Chief Executive Officer.

COO: Chief Operating Officer.

CFO: Chief Financial Officer.

GCH: Generalista de Capital Humano.

CM: Country Manager.

CPO: Chief Personal Officer.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

Sistema SAP: Sistema informático institucional utilizado para la gestión de recursos humanos y nómina.

SUNAT: Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria de Perú.

Repositorio Alfresco: Repositorio vía web en donde se suben expedientes, constancias de alta en IMSS y guías de cuenta de correo de los colaboradores de nuevo ingreso.

Guía de Cuenta de correo: Archivo en formato Word en donde se define la configuración usuario y contraseña de las cuentas de correo de los colaboradores de nuevo ingreso.

Recursos: Para fines de este Procedimiento son usuarios activos que deben tener acceso a los sistemas de la organización y por ende deben de ser dados de alta en SAP, sin embargo, no son colaboradores.

5. ENTRADAS Y SALIDAS

5.1 Entradas

Entrada Descripción

Solicitud de contratación por medio del sistema RH Global

Se recibe por medio del sistema RH Global una solicitud de contratación resultado del proceso de Atracción de Talento (HI-A-P03) y de Onboarding. No aplica Perú

Documentos personales del colaborador

Documentos con información personal del colaborador que se dará de alta los cuales son depositados en el repositorio digital de RH Global. No aplica Perú

Ficha de Aprobación de Ingreso (Sin Código)

Formato online de Office 365 que se utiliza en la sede Perú para la solicitud de Aprobación de Ingreso de personal. https://bit.ly/fichaingresohitss

Control de Files y Documentos Personales (Sin Código)

Registro de Datos y Documentos de Candidatos que van a Ingresar a HITSS en Google Formularios que se utiliza en la sede Perú http://bit.ly/ControlFilesHITSSPeru

https://bit.ly/fichaingresohitss

http://bit.ly/ControlFilesHITSSPeru




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5.2 Salidas

Salida Descripción

Registro de contratación en el sistema RH Global

Registro de alta en la plataforma RH Global mediante el cual se asigna un ID de empleado validando datos personales del colaborador usando los documentos en el repositorio. No aplica Perú

Registro de contratación en sistema SAP

Registro de alta en sistema SAP mediante el cual se calculará la nómina de empleado.

Registro de alta en sistema HOST Mediante interfaz con la plataforma RH Global, se manda la información de alta al sistema HOST para su posterior asignación a proyecto. No aplica Peru.

Constancia de alta en el IMSS Documento emitido por el IMSS como comprobante de alta de personal que entrega el Generalista de Recursos Humanos de sede al empleado. No aplica Peru.

Guías de correo electrónico. Manual de configuración de la cuenta de correo electrónico para un colaborador de nuevo ingreso y que se usa para registrar la cuenta de correo corporativa en sistema SAP. La guía de correo electrónico es proporcionada al colaborador de nuevo ingreso por el Generalista de Recursos Humanos de la sede, en el caso de Perú el Coordinador y/o Asistente de Capital Humano para la configuración técnica de la cuenta.

Reporte de Altas En el formato Reporte de Altas, el Coordinador de Capital Humano reportará las altas de personal a la Gerencia de Administración y Finanzas al cierre de incidencias y el fin de mes (Sede Perú).

6. LINEAMIENTOS

6.1. Generales

6.1.1. Este procedimiento forma parte del Proceso de Capital Humano (HI-AP-07).

6.1.2. Cualquier excepción a los lineamientos descritos en este procedimiento debe ser justificada por el Director Corporativo, y autorizada por el Director de Recursos Humanos Corporativo.

6.2. Datos personales y solicitud de alta de personal.

6.2.1. Todos los datos personales que son usados en este procedimiento pertenecen al Titular quien autorizó el uso de sus datos para fines laborales, y serán protegidos bajo las medidas que garanticen su confidencialidad, seguridad y autenticidad. En ningún sistema se resguardará información de terceros salvo se tenga que dar cumplimiento a alguna obligación de carácter legal.

6.2.2. Los datos personales de los Titulares se conservarán en la plataforma RH Global y SAP por un periodo de 10 años por el posible acontecimiento de que alguna autoridad requiera de Global HITSS, la información.

6.2.3. El Generalista de Recursos Humanos, es responsable de cargar los documentos personales en el repositorio de RH Global para el registro de alta de personal.

6.2.4. La documentación necesaria que se deberá cargar en el repositorio RH Global es la siguiente:




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6.2.4.1. Acta de nacimiento. Para validar identidad. 6.2.4.2. Identificación oficial. Para validar identidad. 6.2.4.3. Número de seguridad social emitido por IMSS. Para dar cumplimiento a las

obligaciones de seguridad social. 6.2.4.4. RFC con homoclave emitido por el SAT. Para dar cumplimiento a las obligaciones

hacendarias. 6.2.4.5. Caratula de cuenta bancaria donde se visualice nombre completo, número de

cuenta y cuenta clave interbancaria. Para programar los pagos de nómina por transferencia bancaria. En caso de que el colaborador de nuevo ingreso no tenga cuenta bancaria de alguno de los bancos con los que la empresa paga la nómina, se le realizará pago por medio de cheque. Una vez que el colaborador tenga su cuenta bancaria, el Generalista de Recursos Humanos deberá reportar cambio de forma de pago por medio del procedimiento de Incidencias de Personal (HI-A-P21).

6.2.4.6. Comprobante de domicilio. Para registro en sistema RH Global. 6.2.4.7. Requisición de personal emitida por plataforma RH Global. Para validar sueldo y

posición de la contratación. 6.2.4.8. Simulador de nómina. Para validar nombre, sueldo y provisión de bono. 6.2.4.9. FM2 o FM3. Permiso de trabajo para extranjeros.

6.2.5. Los datos personales que se emplean en este procedimiento y los cuales están enumerados en el Inventario de Datos Personales (HI-SGSI-P05-F06) son:

a) Datos de identificación. Nombre, CURP, Estado Civil, Fecha de nacimiento, Género, Lugar de Nacimiento, Nacionalidad, Número de seguridad social, RFC.

b) Datos de contacto. Contacto en caso de emergencia, Correo electrónico Personal, Domicilio, Teléfono celular, Teléfono en caso de emergencia, Teléfono fijo principal.

c) Datos Laborales. ID empleado, Correo electrónico institucional, domicilio de trabajo, Puesto, Fecha de contratación.

d) Datos migratorios. FM3

e) Datos patrimoniales y/o financieros. Crédito Fonacot, Crédito Infonavit, Cuenta bancaria, Ingresos.

6.2.6. El Generalista de Recursos Humanos de sede es responsable de generar y administrar el

expediente de personal conforme al Procedimiento de Administración de Expedientes (HI-A-P26), así como la administración de los documentos depositados en RH Global.

6.2.7. El Generalista de Recursos Humanos es responsable de mandar la solicitud de contratación con base a las actividades de onboarding a través de la plataforma RH Global y asegurar el consentimiento por parte del colaborador para el tratamiento de sus datos personales mediante la firma del Aviso de Privacidad el cual formará parte del expediente del empleado.

6.3. Altas de personal en sistema

6.3.1. Los sistemas en los que se verán aplicadas las altas de personal son en el siguiente orden: RH Global para la asignación de ID de empleado y gestión de personal, SAP para el cálculo de la nómina, LDAP para la creación de la cuenta de correo y generación de usuario y HOST para la asignación del colaborador al proyecto.




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6.3.2. Las solicitudes de configuración o modificación al módulo Employee Central de RH Global y de HCM del sistema SAP para el registro de altas, deben ser realizadas por el Gerente de Administración de Personal Corporativo y el área responsable de autorizar es Contraloría. La solicitud deberá contener la justificación del cambio en la configuración y ser mandada por correo electrónico a Contraloría con copia a Soporte SAP para que, una vez aprobada la solicitud, el equipo de Soporte SAP realice la configuración o modificación solicitada.

6.3.3. El área de Administración de Personal Corporativo es la única área facultada para el registro del alta en la plataforma RH Global, asegurando la totalidad de los registros de aquellas solicitudes que se reciban con la información completa hasta las 16:00 horas. Cuando se reciba una solicitud en periodo de cálculo de nómina se deberá realizar el registro hasta que el sistema SAP se encuentre con el registro de gestión de nómina abierto liberado. En caso de que falten documentos para la información de alta, se dará retroalimentación al Generalista de Recursos Humanos por correo electrónico, a fin de justificar el motivo del atraso en el registro.

6.3.4. Los datos que el área de Administración de Personal podrá editar y/o actualizar en la plataforma RH Global, bajo el procedimiento de altas, son: Información biográfica, información personal, Información de contacto, Direcciones, Identificador nacional, Permiso de trabajo, Información de Pago y Relaciones Laborales.

6.3.5. Cuando se reciba una solicitud de contratación, y se identifique una inconsistencia en la Información de Empleo e Información Organizacional, el área de Administración de Personal podrá realizar corrección en los datos teniendo como soporte correo del Generalista de Recursos Humanos solicitando la corrección de los datos.

6.3.6. Bajo ningún motivo, el área de Administración de Personal podrá realizar modificaciones en la fecha de ingreso y en el sueldo del colaborador cuando realice el registro de alta. En caso de que haya algún error en estos campos, se deberá cancelar el alta y generar un flujo nuevo con las debidas autorizaciones consideradas en la plataforma RH Global.

6.3.7. El Analista de Administración de Personal validará que el registro del alta en RH Global se transmita por medio de la interfaz al sistema SAP, para continuar con el registro de un alta complementaria para efectos de cálculo de nómina. En caso de algún tipo de fallo en la interfaz entre RH Global y el sistema SAP, deberá solicitar soporte técnico al equipo de sistemas internos.

6.3.8. El Analista de Administración de Personal, realizará la medida complementaria de alta en SAP para agregar los siguientes datos: Contingentes de vacaciones, datos fiscales, información de viaje, y si aplica provisión de bonos. Se asegura que el alta en SAP así como su medida complementaria se encuentren sin errores a fin que se pueda transmitir la información por interfaz a Infraestructura.

6.3.9. Una vez registrada el alta en sistema SAP, por medio de interfaz se transmitirá la información al área de Infraestructura para la creación de usuario y cuenta de correo. Al día siguiente hábil, él área de infraestructura pondrá a disposición del Analista de Administración de Personal los datos de la cuenta de correo para que sean cargados en el repositorio documental y se registre la información en RH Global para que, finalmente se pueda transmitir la información del alta a HOST.

6.3.10. Se podrán realizar registros de alta de Recursos externos, los cuales no forman parte de la organización, pero requieren tener acceso a los sistemas institucionales por alguna necesidad del negocio. Para realizar estos registros, el Generalista de Recursos Humanos deberá mandar correo a Administración de Personal solicitando el alta.




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6.3.11. Se podrán realizar registros de Altas Administrativas en sistema, únicamente por parte del área de Administración de Personal, y serán empleados para efectos de cambios de personal de sociedad pagadora.

6.4. Alta en IMSS

6.4.1. El Analista de Administración de Personal es responsable de mandar diariamente, al área de Nóminas, las solicitudes de alta en IMSS de los nuevos colaboradores. Las solicitudes se mandarán en un horario de 16 a 18 horas a través del repositorio documental establecido.

6.4.2. El área de nómina cargará en el repositorio documental establecido, todos los comprobantes de las altas en IMSS al menos una vez por semana.

6.4.3. Las altas de personal se acumularán en la quincena en que se registraron conforme al calendario de nómina, el cual se actualiza cada año. Este calendario es liberado por el área de nómina y se comparte con el equipo de Administración de Personal Corporativo y de Generalistas de Recursos Humanos.

6.5 Alta de personal en la sede Perú

6.5.1 El coordinador o asistente de Capital Humano son las responsables del registro de altas de personal en el Sistema SAP.

6.5.2 El coordinador o asistente de Capital Humano cuenta con la Ficha de Aprobación de Ingreso online (Sin código) autorizada: https://bit.ly/fichaingresohitss, la información completa y correcta del expediente en Google Formularios http://bit.ly/ControlFilesHITSSPeru, realizará el registro de alta de personal en sistema SAP.

6.5.3 En Perú, se determina que los días de ingreso de personal son los lunes y miércoles, considerando que los ingresos se deberán hacer hasta el día hábil previo al día 25 de cada mes.

6.5.4 El área de Atracción de Talento es responsable de integrar el expediente con la documentación completa del candidato seleccionado utilizando el formato para los expedientes Control de Files de Personal y Documentos Personales http://bit.ly/ControlFilesHITSSPeru.

6.5.5 La documentación necesaria que debe contener el expediente en la sede Perú, es:

6.5.5.1 Ficha de Aprobación de Ingreso. 6.5.5.2 Identificación oficial (DNI, Carnet de Extranjería). 6.5.5.3 Currículum Vitae. 6.5.5.4 Certificados/Documentos de Estudio. 6.5.5.5 Constancias de Trabajo 6.5.5.6 Comprobante de domicilio no mayor a 3 meses de antigüedad (luz, agua o teléfono, contrato de

alquiler de departamento). 6.5.5.7 Referencias laborales y personales. Si aplica. 6.5.5.8 Informe psico laboral. 6.5.5.9 Ficha de Riesgo Personal 6.5.5.10 Contrato laboral. 6.5.5.11 Aviso de Privacidad de datos Personales. 6.5.5.12 Convenio de Confidencialidad. 6.5.5.13 Convenio de Vale de alimentos (Si aplica). 6.5.5.14 Ficha de afiliación de EPS. Si aplica. 6.5.5.15 Cuenta bancaria para pago de nómina, se debe entrega un comprobante que incluya

nombre completo, número de cuenta y cuenta interbancaria. En caso aplique. 6.5.5.16 Documentos de conyugue e hijos.

https://bit.ly/fichaingresohitss






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6.5.5.17 Otros documentos como Acta de Matrimonio o Convivencia, según corresponda. 6.5.5.18 Certificado de 5ta (Si aplica) 6.5.5.19 Solicitud de afiliación a la AFP (Si aplica)

6.5.6 El coordinador o la asistente de Capital Humano son responsables de recabar la firma de los nuevos ingresos en los documentos como Contrato laboral, aviso de privacidad, convenio de confidencialidad y convenio de prestaciones alimentarias (si aplica).

6.5.7 Los encargados de Capital Humano de la sede deberán enviar al colaborador, de manera física o virtual, el contrato firmado por el representante legal.

6.5.8 El Coordinador de Capital Humano y/o Asistente de Capital Humano envía las Altas de Personal a Gerencia de Administración y Finanzas dos veces al mes, al cierre de incidencias y el último día útil del mes a fin que se realicen los registros correspondientes de nómina.

6.5.9 Capital Humano reporta al corporativo a inicios del mes siguiente el Reporte HC de todo el personal que estuvo activo en el mes anterior.

6.6 Cancelación de altas

6.6.1 Cuando se tenga que cancelar un alta la cual aún no haya sido registrada en RH Global, el Generalista de Recursos Humanos deberá cancelar la solicitud de contratación para evitar el registro de alta en la plataforma.

6.6.2 Cuando un colaborador decline la oferta laboral, y el alta ya haya sido aplicada en RH Global, el jefe inmediato deberá solicitar en la plataforma la terminación con el motivo “Declinación de oferta”, conforme al Procedimiento de Bajas de Personal (HI-A-P22). Con la finalidad de mantener la información homologada en los diferentes sistemas, se deberá ver reflejado el movimiento en RH Global, LDAP, SAP y HOST.

6.6.3 Para la sede Perú, el coordinador de Capital Humano es responsable de dar de baja en el sistema SAP por cancelaciones de Alta de Personal.




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7. DIAGRAMA DE FLUJO

7.1. Altas de personal - Corporativo:

Alta de Personal (HI-A-P20)

Infr

aest

ruct

ura

Atr

acci

ón

de T

alen

to

Nóm

ina

Inte

rna

Ad

min

istr

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nal

Co

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rati

voG

ener

alis

ta d

e R

ecur

sos

Hu

man

os

Corporativo

Inicio

1. Procedimiento de Atracción al

Talento

2. Solicitar contratación por

RH Global

3. Recibir la solicitud de contratación

5. Realizar el alta en Sistema RH Global

4. ¿Son válidos los documentos?

6. Asegurar trasmisión al sistema SAP

7. Registrar Medida Complementaria en

SAP

7.a Solicitar al área de Nóminas las altas

en IMSS

7.a.1 Registrar el Alta en IMSS

7.a.2 Cargar las constancias de Alta del

IMSS en repositorio

7.b. Generar guía de configuración de cuenta de correo

7.b.1. Subir al repositorio

documental y notificar a APC

7.b.2. Registrar cuenta de correo en

RH Global

7.b.2.2 Validar Alta en HOST

7.b.2.1 Cargar guías de correo para

soporte a Generalistas

FIN

No




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7.2. Altas de personal - Sede Perú:

Alta de Personal (HI-A-P20)

Cand

idat

oA

nalis

ta d

e CH

OCP

Are

a So

licita

nte

Coor

dina

dora

CH

Sede Perú

Inicio

1. Realizar selección de personal

3. Notificar selección por correo

electrónico a candidato

2. ¿Procede la selección?

Sí

4. Recibir notificación e instrucciones

5. Elaborar expediente en

Sharepoint

6. Gestionar antecedentes

7. ¿Procede ingreso?

Sí

8. Enviar correo a Gerente

9. Aprobar Ficha de ingreso

10. ¿Es personal Administrativo?

Sí11. Solicitar visto bueno Dirección

General

No

13. Enviar a la OCP

14. Validar la rentabilidad de

proyecto

15. ¿Es conforme?

Sí

16. Acordar ingreso

No

12. ¿Es conforme?

Sí

17. ¿Es ingreso antes del 25?

No

18. Contactar a candidato para

firma de contrato

Sí

19. Firmar documentación

20. Actualizar información en el

repositorio

21. Realizar Inducción

22. Registrar en Sistema SAP

FIN

No A

No

A

No

A




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8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8.1. Altas de personal - Corporativo:

Responsable No.

Actividad Descripción de actividades

Analista de AT de la Sede.

1 Realizar reclutamiento y selección de personal conforme al procedimiento de Atracción de Talento (HI-A-P03) y notificar a través de la plataforma RH Global la selección del candidato.

Generalista de Recursos Humanos

2

Solicitar contratación con base a las actividades de onboarding a través de la plataforma RH Global; asegurándose que se encuentren los documentos personales necesarios para su alta en sistema.

Analista AP Corporativo

3 Recibir la solicitud de contratación y realizar validación de documentos.


4 ¿Son válidos los documentos personales? Sí, continua a la actividad 5 No, regresa a la actividad 3


5 Realizar el alta en sistema RH Global.


6 Asegurar que la información sea transmitida por interfaz al sistema SAP.


7 ¿Se registró medida complementaria de alta de personal? Sí, Pasar a actividad 9 No, continuar a actividad 8


8 Registrar Medida complementaria en el registro de SAP


9 Asegurar que la información sea transmitida a Infraestructura para que se pueda generar la cuenta de correo electrónico.

AP Corporativo 10 Solicitar al área de Nóminas las altas en IMSS de los colaboradores de nuevo ingreso por medio del repositorio documental.

Coordinador de Nomina Interna

11 Realiza y registrar altas en el IMSS conforme al procedimiento de Nóminas (HI-A-P15).

Coordinador de Nomina Interna

12 Realizar la carga de las constancias de alta en el IMSS de los nuevos colaboradores en el repositorio asignado para este fin.

Infraestructura 13 Generar la guía para la configuración de la cuenta de correo electrónico del colaborador de nuevo ingreso.

Infraestructura 14 Subir al repositorio documental, notificando a Administración de Personal Corporativo el cumplimento de esta actividad de forma diaria.


15 Registrar la cuenta de correo corporativa en la plataforma RH Global.


16 Cargar las guías de correo para que el equipo de Generalistas de Recursos Humanos pueda compartírselas a los colaboradores de nuevo ingreso.




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Responsable No.



17 Validar que la información de alta se haya actualizado al sistema HOST para la posterior asignación al proyecto del nuevo colaborador.

8.2. Altas de personal - Sede Perú:

Responsable No.


Analista de Capital Humano

1. Realizar reclutamiento y selección de personal

Analista de Capital Humano 2.

¿Procede Selección? Sí, continua a Actividad 3 No, Termina proceso


3. Notificar selección por correo electrónico

Candidato 4. Recibir notificación e instrucciones


5. Elaborar experiente en sharepoint (Control de Files)


6. Gestionar antecedentes Penales, Judiciales y Policiales


¿Procede Ingreso? Sí, continua a Actividad 8 No, Termina proceso


8. Enviar correo a Gerente para Aprobación

Área Solicitante 9. Aprobar con la Ficha de Ingreso


¿Es personal administrativo? Sí, continua a actividad 11 No, continua a actividad 12


11. Solicitar visto bueno de Dirección General


¿Es conforme? Sí, continua a la actividad 16 No, regresa a la actividad 1


13. Enviar para validación a la OCP

OCP 14. Validar la rentabilidad de proyecto

OCP 15.

¿Es conforme? Sí, continua a la actividad 16 No, regresa a la actividad 12


16. Acordar ingreso


17. ¿Es antes del 25? Sí, Continua actividad 18




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Responsable No.


No, acordar ingreso en 1 del siguiente mes


18. Contactar a candidato para firma de contrato

Candidato 19. Firmar documentación: contrato, avisos, convenios.


20. Actualizar la información en el repositorio


21. Realizar la inducción para el colaborador.

Coordinadora de CH 22. Registrar el Alta en el sistema SAP

9. INDICADORES

Indicador Objetivo Generador/

Periodicidad Procedimiento de Cálculo Semáforo

Altas de personal

registradas oportunamente. No aplica Perú

Asegurar que todas las personas de nuevo ingreso se encuentren dados en los 4 sistemas, al tercer día hábil de haber recibido la solicitud de contratación. Aplica para las solicitudes recibidas antes de las 16:00 horas.

APC/ Mensual

(# solicitudes recibidas/ # total de personas dadas de alta al tercer día hábil después de la solicitud *100)

= 100%. META

< 100% y >= 90%

< 90%

Altas de Personal

Registradas en el SAP. Aplica

Perú

Asegurar que todas las personas de nuevo ingreso y

reingreso se encuentren dados en el sistema SAP, un día hábil antes del

ingreso.

Mensual

(# solicitudes de ingreso y reingreso recibidas/ # total de personas dadas de alta un día hábil antes del ingreso *100)

= 100%. META

< 100% y >= 90%

< 90%




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10. CONTROLES

Puntos de control

Tipo de revisión

Frecuencia de revisión

Alcance

Responsable / Evaluador

Evidencia D

oc

um

en

tal

Cá

lcu

los

o S

iste

ma

s

Ins

pec

ció

n

fís

ica

Se

lec

tiv

o

To

tal

A. Verificar que todos los colaboradores hayan sido dados de alta en el IMSS.

X Semanal X Responsable del Proceso

Comprobantes de alta en IMSS

B. Verificar que el registro de alta haya afectado los sistemas RH Global, SAP, LDAP y HOST

X Diario X Responsable del Proceso

Logs de sistemas

11. REGISTROS DE CALIDAD

Código Nombre Responsable de

resguardo Recuperación

Tiempo de retención y disposición

Sin código Registro de

contratación en RH Global

Administración de Personal

Acceso a la plataforma. Permanente, una vez concluida la relación laboral 10 años.

Sin código Registro de

contratación en SAP Administración

de Personal Acceso al sistema

Permanente, una vez concluida la relación laboral 10 años.

Sin código Creación de cuenta

de correo Administración

de Personal Acceso a la plataforma. Permanente

Sin código Registro de alta en

HOST Sistemas Internos

Acceso a la plataforma. Permanente

Sin código Ficha de Aprobación de Ingreso

Coordinador de CH Perú

Formato online en Office 365 de Solicitud de Ingreso de Personal en Sharepoint

Permanente

Sin código

Control de Files de Personal y Documentos de Personal

Coordinador CH Formato electrónico en Google Formularios

Permanente

12. CONTROL DE CAMBIOS




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Versión que

Cambia Descripción del cambio

Versión Nueva

Fecha

N/A Versión inicial del documento 00 N/A

00

NORMATIVIDAD: a) En la documentación necesaria que debe contener el expediente del personal, se adiciona el “Formato de Alta HSF” (HI-A-P03-F09) y el “Convenio de Confidencialidad”. Se elimina: “Reporte de exámenes psicométricos”. Se agrega un párrafo que indica que el expediente podrá contener otros documentos tales como “Carta Oferta”, “Hoja de retención de Infonavit”, “Otros acuerdos de confidencialidad”, “Reporte de exámenes psicométricos”, “Reporte de exámenes toxicológicos”, “Carta de no antecedentes penales”. b) Se modifica la descripción en el siguiente Lineamiento: “El Analista de Administración de Personal Corporativo es responsable de realizar los registros de altas en Sistema SAP tanto de Colaboradores como de Recursos, asignándoles el Grupo de Personal correspondiente”. INDUCCIÓN: a) Se elimina detalle del procedimiento y solo se hace referencia al proceso de Formación (HI-A-P04). CREDENCIALIZACIÓN: a) Se elimina detalle del procedimiento y solo se hace referencia al proceso de Desarrollo y Comunicación Organizacional (HI-A-P24). INDICADORES: a) Se eliminan los indicadores de “Credencialización” y de “Inducción”. CONTROLES: a) Se agrega el siguiente punto de control: “Verificar que el registro de alta en SAP sea transmitido al Sistema HOST” b) Se modifica el alcance de todos los puntos de control. De selectivo a total. REGISTROS DE CALIDAD: a) Se actualiza formato (HI-A-P20-F01) b) Se actualiza formato (HI-A-P20-F02), antes (HI-A-P05-04). c) Se actualiza formato (HI-A-P20-F03) DEFINICIONES: a) Se agrega el término “Recurso” REFERENCIAS INTERNAS: b) Se elimina el Procedimiento de Capital Humano, derivado de la baja del mismo en el SGC

01 N/A

01

Alcance: Se modifican las sedes involucradas en el Alta de Personal. Lineamientos:

02 N/A




Código: HI-A-P20

Versión: 06

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Se actualizaron los lineamientos dada la inclusión de la plataforma (Dimensions) Diagrama de Flujo: Se modifican las actividades relacionadas con el Procedimiento de altas de Personal. Descripción de Actividades: Se añade el Área de Formación como parte de los responsables en las actividades del Procedimiento.

02

Se modifica la sección de Entradas y Salidas, se establece como medio oficial para notificar las altas el repositorio de Alfresco, se modifican conceptos generales del Procedimiento, se incluye un indicador para medir la oportunidad con la que se reportan las altas del personal y se incluye el uso de la Matriz de Riesgos.

03 27/03/2018

03

1. Se extiende el alcance del procedimiento a la sede Perú.

2. Se incorpora el sistema RH Global para el registro de altas. Se incorporan entradas y salidas de sede Perú.

3. Se incorporan lineamientos en materia de protección de datos personales para país México. Se agregan lineamientos para sede Perú

4. Se actualizan diagramas de flujo y descripción de actividades de México y Perú

5. Se eliminan registros de calidad en formato de papel para país México. Se incluyen registros de calidad para sede Perú.

04 24/08/2020

04

1. Se modifican las entradas y salidas según el contexto de Perú.

2. Se modifican los lineamientos de acuerdo con la sede de Perú apartado 6.5.

3. Se agrega un indicador para sede Perú. 4. Se modifican los registros de calidad de

acuerdo con el contexto de Perú.

05 30/04/2021

05

1. Se incluye como referencia interna al Inventario de Datos Personales

2. Se enumeran los datos personales que son tratados en el procedimiento, conforme al inventario de datos personales

06 08/11/2021

PROCEDIMIENTO DE ALTAS DE PERSONAL (HI-A-P20)

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