Evaluación y clasificación de proveedores. Metodología y ...
PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES (PROC-ADQ- 10) · La evaluación de proveedores se lleva a cabo en el...
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PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES (PROC-ADQ- 10)
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PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES
(PROC-ADQ- 10)
Procedimiento de Adquisiciones
Código :PROC-ADQ
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES
1. Objetivo
Adquirir los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la
Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación
Municipal de lo Prado.
2. Alcances
Se inicia cuando el requirente realiza su solicitud de compra; hasta la entrega del
insumo solicitado.
3. Términos y Definiciones
CONCEPTO DEFINICIÓN
Adquisición Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades
de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos.
Proveedores Es aquella persona que abastece a la Administración central de la Corporación
Municipal de lo Prado de material necesario para que desarrolle su actividad
normales.
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4. Funciones y Responsabilidades
Responsable del proceso:
DAF: Director de Administración y Finanzas.
Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los
proveedores que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las
actividades de la Corporación Municipal de lo Prado, según el alcance del SGC.
Jefe de Administración:
Analizar y visa previamente las órdenes de compra para ser entregado a DAF para
autorizar la compra.
Encargado de Adquisiciones:
Administrativo de adquisiciones: Gestionar las solicitudes de compra de las áreas
de la Administración Central, Salud y Educación.
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5. Flujo de proceso: Adquisiciones
ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES
INICIO
Solicitud de Compra para v isación
Cursar O/C
solicitud de compra (Las diferentes áreas de la administración central envían sus requerimientos DAF
Encargado de Adquisiciones
Las diferentes Áreas de la Administración Central
env ían sus requerimientos de compras al Director de Administración y Finanzas para que gestione lo solicitado. La secretaria de DAF entrega el oficio por libro de correspondencia: “derivada a adquisiciones
y presupuesto del año vigente” . La unidad de adquisiciones recepciona revisa que la pertinencia del documento.
Encargado de
solicitud de compra
Es urgente?
Si
solicitud de factura al proveedor
Una v ez recepcionada las solicitudes de compra por Adquisiciones, se cotización a distintos prov eedores (al menos una). Una vez recepcionada
las cotizaciones a través de correo electrónico, fax o al E-mail a Adquisiciones. Se verifica que la cotización sea coherente con la solicitud enviada,
Busqueda de proveedor idoneo
No
Encargado de Adquisiciones
El DAF recibe solicitudes de compra, según Oficio Ordinario de compra. Esta debe venir firmada por el responsable de la solicitud y el
Director del área correspondiente. También debe contener el detalle (producto, cantidad, centro costos, programas), si hay algún problema con el detalle, se devuelve para que
el solicitante lo aclare y visa las solicitudes env iándolas a los departamentos que corresponde.
Encargado de Adquisiciones
En Adquisiciones se genera la orden de compra asignándole un número correlativo en el sistema informático según el área
correspondiente. Con esta orden se solicita la firma del encargado de Adquisiciones, el Jefe de Administración y DAF. Una vez firmada la Orden, se espera que el proveedor emita la
factura. Una v ez recepcionada la factura se adjunta orden de compra y se despacha por libro de correspondencia a la unidad de contabilidad correspondiente de
administración central, salud y educación para su obligación contable. Finalmente, se archiva la copia de la orden de compra y la factura por área (administración central, salud y
educación).En caso que la factura emitida no requiera orden de compra: Adquisiciones recepciona la factura sin órdenes de compra, ingresando
a la planilla “control de adquisiciones”
FIN
despachar factura con orden de compra a contabilidad
archiva fotocopia
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6. Actividades del proceso: Adquisiciones
Etapa Descripción Evidencia
1
Envío de solicitudes: Las diferentes Áreas de la Administración Central
envían sus requerimientos de compras al Director de Administración y
Finanzas para que gestione lo solicitado. La secretaria de DAF entrega
el oficio por libro de correspondencia: “derivada a adquisiciones y
presupuesto del año vigente”. La unidad de adquisiciones recepciona
revisa que la pertinencia del documento.
Descripción de solicitudes y origen: El DAF recibe solicitudes de
compra, según Oficio Ordinario de compra. Esta debe venir firmada por
el responsable de la solicitud y el Director del área correspondiente.
También debe contener el detalle (producto, cantidad, centro costos,
programas), si hay algún problema con el detalle, se devuelve para
que el solicitante lo aclare y visa las solicitudes enviándolas a los
departamentos que corresponde.
Documentos oficiales
para las solicitudes de
compra.
2 Solicitud de cotizaciones a los proveedores: Una vez recepcionada las
solicitudes de compra por Adquisiciones, se cotización a distintos
proveedores (al menos una). Una vez recepcionada las cotizaciones a
través de correo electrónico, fax o al E-mail a Adquisiciones. Se verifica
que la cotización sea coherente con la solicitud enviada, respecto a los
productos cotizados.
Cotizaciones de
proveedores
4 Generación de orden compra: En Adquisiciones se genera la orden de
compra asignándole un número correlativo en el sistema informático
según el área correspondiente. Con esta orden se solicita la firma del
encargado de Adquisiciones, el Jefe de Administración y DAF. Una vez
firmada la Orden, se espera que el proveedor emita la factura. Una vez
recepcionada la factura se adjunta orden de compra y se despacha por
Copia Orden de
compra.
Libro: “ordenes de
compras por área”
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libro de correspondencia a la unidad de contabilidad correspondiente
de administración central, salud y educación para su obligación
contable. Finalmente, se archiva la copia de la orden de compra y la
factura por área (administración central, salud y educación).
En caso que la factura emitida no requiera orden de compra:
Adquisiciones recepciona la factura sin órdenes de compra, ingresando
a la planilla “control de adquisiciones”
Planillas Excel:
“Control de
adquisiciones”.
5 Planilla de seguimiento: Las órdenes de compra con facturas
correspondiente son ingresadas a una planilla Excel llamada “Planilla
de seguimientos” separadas por área: Administración central, salud y
educación, donde aparece el Nº de la orden de compra y el estado. Los
estado son: cerrada completa: cuando la orden se despachó
completamente, cerrada incompleta: cuando se eliminaron algunos
productos, por falta de stock o anulación del solicitante, y el resto se
despachó.
Nula: Cuando la orden fue anulada por el solicitante, adquisiciones y
DAF.
Pendiente: estado en que la orden se encuentra sin la totalidad de los
productos despachados.
Pendiente con facturas: son aquellas que ya son facturadas no por el
total de la orden de compra, quedando pendientes productos por
entregar y facturar.
Planillas Excel por área
Administración
central, salud y
educación : “Planilla
de seguimiento”
Planillas Excel:
“Control de
adquisiciones”.
6 Selección/Evaluación/Reevaluación de proveedores: La
responsabilidad de la selección, evaluación y/o revaluación recae en el
encargado de Adquisiciones, y el DAF.
Informe de
Evaluación/Reevaluaci
ón de Proveedores.
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Para la selección de proveedores el criterio que prevalece es el crédito
disponible y se realiza según la demanda por productos y/o servicios.
En el caso de la evaluación y/o revaluación de proveedores los criterios
que se aplican son: Tiempos de entrega, crédito disponible,
compromiso en el despacho, calidad de los productos.
La evaluación de proveedores se lleva a cabo en el último trimestre del
año. Cuando corresponde realizar la evaluación de proveedores se
aplica una pauta, se analizan los datos y se toman medidas en virtud de
los resultados obtenidos.
7. Control de registro
Identificación
Almacenamiento
Disposición Lugar
/responsables
Medio de
Soporte Protección Recuperación
Tiempo de
Retención
Documentos
oficiales para
las solicitudes
de compra.
Of. de
Adquisiciones /
Encargado de
adquisiciones
Físico
Gaveta Of.
de
Adquisicion
es/archivad
or
Archivador de
Orden de
Compra/ Nº
de Orden de
Compra por
área.
1 año
Bodega
Archivo
General
Cotizaciones
de
proveedores
Of. de
Adquisiciones /
Enc de
adquisiciones
Físico
Gaveta Of.
de
Adquisicion
es/archivad
Archivador de
Orden de
Compra/ Nº
de Orden de
Compra por
1 año
Bodega
Archivo
General
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or área
Orden de
compra
Of. de
Adquisiciones /
Encargado de
adquisiciones
Físico
Gaveta Of.
de
Adquisicion
es/archivad
or
Archivador de
Orden de
Compra/ Nº
de Orden de
Compra por
área
1 año
Bodega
Archivo
General
“Planilla de
seguimiento
de OC por
área”
Of. de
Adquisiciones /
Enc de
adquisiciones Digital
PC de
oficina de
adquisicione
s
Of adq/Mi
pc,/escritorio
/carpeta
Facturas/carp
eta
seguimiento
OC por año
Indefinido
Oficina de
Adquisicione
s
Planilla de
“Control
facturas
adquisiciones ”
Of. de
Adquisiciones /
Enc de
adquisiciones Digital
PC de
oficina de
adquisicione
s
Of adq/Mi
pc,/escritorio
/carpeta
Facturas/carp
eta archivo
Control de
Adquisiciones
indefinido
Oficina de
Adquisicione
s
Libro de
factura por
área.
Of. de
Adquisiciones /
Enc de
adquisiciones
Físico
Gaveta Of.
de
Adquisicion
es
Archivador de
Orden de
Compra/ Nº
de Orden de
Compra por
área
1 año
Oficina de
Adquisicione
s
Informe de
Evaluación/Re
evaluación de
Of. de
Adquisiciones /
Enc de
Digital PC de
oficina de
adquisicione
Of adq/Mi
pc,/escritorio
/carpeta
indefinido Oficina de
Adquisicione
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Proveedores adquisiciones s Facturas/arch
ivo Control de
Adquisiciones
s
8. Indicadores de Cumplimiento
DESCRIPCIÓN INDICADORES:
FORMULA DE CALCULO META
ÁMBITO
DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
Muestra el estado de las
órdenes de compras
realizadas.
(N° órdenes de compra cerradas
(completas e incompletas y nulas/ Total
de Orden de Compras ).*100
75%
Producto eficiencia Trimestral
Mide el número de veces que
se debe realizar el proceso de
adquisiciones
(N° órdenes de compras con productos
disconforme/ Total de ordenes de
Compras )*100
≤5%
Producto Eficiencia trimestral
Mide la calidad del servicio
presado por proveedores.
(Total de proveedores calificados con
nota ≥ 4 / Total de proveedores)*100 80%
Producto eficiencia
último trimestre
del año
9. Referencias
a. Ref 1: Norma ISO 9001
10. Anexos
Anexo 1 : Cotizaciones de proveedores
Anexo 2 : Orden de compra Anexo 3: Planilla de seguimiento”
Anexo 4 : Planilla de “facturas”
Anexo 5: Libro de Facturas por área
Anexo 6: Informe de Evaluación/Reevaluación de Proveedores
Anexo 7:Libro de orden de compra
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11. Aprobación y Control de los Cambios
Fecha Modificaciones
Responsable Fecha de
aprobación de la modificaciones
Responsable Fecha de la
implementación de la modificación
Responsable
16.01.2015 Responsable del
proceso 16.01.2015
Secretario
General 16.01.2015
Representante
de la Dirección
Firmas de los
responsables.
Versión Fecha Principales Puntos Modificados
Resumen de Modificaciones
00 02.11.2011 Versión inicial Estandarizada
01 07.11.2011 Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes.
Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad , Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad
02 04.01.2012 Modificaciones a manuales obligatorios
Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios.
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Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad
03 06.01.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad
Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales
04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones
- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En
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responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.
05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad
- Modificación del Objetivo y campo de aplicación
- Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC
- Modificación de la Política de Calidad y los objetivos
- Modificación de la descripción del servicio
- Complementación de los términos y definiciones
- Actualización del sistema de Gestión de la calidad
- Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección
- Modificación de la descripción de la gestión de los recursos
- Complementación del proceso realización del servicio
- Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora
- Modificación de la aprobación y Control de los cambios.
06 30.12.12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado
- 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama
07 03.03.2013 Estandarización de la versión N° 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem
Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.
08 01.09.2014 Estandarización de la versión N°8 debido al rediseño organizacional
Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones
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de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros
09 01.12.2014 Estandarización de la versión N°9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N° 3
Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional)
10 16.01.2015 Estandarización de la versión N°10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N° 4
Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.
