PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE … · Módulo II. Proceso de Control Administrativo...

Municipio El Marqués, Querétaro DA-M2.05

SISTEMA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE EL

MARQUÉS Dirección Administrativa

FECHA OPERATIVA

19 Noviembre de 2013

Módulo II. Proceso de Control Administrativo

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES

Elaboró Revisó Aprobó Autorizó

Firma Firma Firma Firma

Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez

Encargada de Control Patrimonial

Fátima Ramírez Martínez

Jefe de Departamento

José Alfredo Hernández Zúñiga

Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera

Director General del SMDIF

Dr. Román Bolaños González

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ÍNDICE

_____________________________________________________

Objetivo General 2

Objetivo Específico 2

Alcance o Ámbito de Aplicación 3

Marco Normativo 3

Políticas 4

Normas 20

Descripción del Procedimiento 21

Procedimiento Registrado en el Consejo Interno de Armonización Contable

156

Visto Bueno Firma

Lic. Enrique Vega Carriles Presidente Municipal




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OBJETIVO GENERAL

_____________________________________________________

El Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués Qro.

(SMDIF), tiene como principal objetivo, atender a los habitantes del Municipio brindando una

atención de calidad y calidez, dirigiendo los servicios y realizando un conjunto de acciones

tendientes a mejorar las condiciones de carácter social para el desarrollo integral del individuo; en

materia de salud, alimentación, jurídica, desarrollo comunitario, adultos mayores, discapacidad

física y mental, particularmente a los sectores más vulnerables, bajo estos instrumentos de

asistencia social, así como la eficiente administración de los recursos humanos, materiales y

financieros.

OBJETIVO ESPECÍFICO

_____________________________________________________

Mantener en óptimas condiciones de higiene y seguridad los bienes muebles, parque vehicular e

inmuebles del Sistema Municipal para el Desarrollo Municipal del Municipio de El Marqués, Qro. y

apoyar los eventos cívicos y culturales y así contribuir al logro de los objetivos del Sistema,

facilitando los bienes materiales a cada una de las Unidades, Coordinaciones y Áreas.




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ALCANCE o ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

__________________________________________________________

Dar servicio de calidad y calidez a todas las Unidades, Coordinaciones y Áreas de Sistema

Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués, Qro., para la

contribución de logro de objetivos del mismo.

MARCO NORMATIVO

__________________________________________________________

Planes, Programas y Manuales del Sistema Municipal DIF de El Marqués Qro.,

vigente.

Decreto que Crea el Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia

del Municipio de El Marqués Qro., vigente.

Plan Institucional del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia

del Municipio de El Marqués 2012-2015, vigente.

Plan Municipal de Desarrollo 2012-2015 , vigente.

Ley de la Administración Pública Paraestatal del Estado de Querétaro, vigente.

Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro, vigente.

Ley de Fiscalización Superior del Estado de Querétaro, vigente.

Ley Orgánica Municipal para el Estado de Querétaro, vigente.




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POLÍTICAS

__________________________________________________________

No. Concepto Descripción

1 POLÍTICAS

I. Todas las solicitudes de servicio

deberán estar debidamente

requeridas por los titulares de las

Áre|as de SMDIF., mediante

formato “Solicitud de Servicio”

II. Todas las solicitudes que no

puedan ser atendidas, el

Departamento de Servicios

Generales y Control Patrimonial

deberá notificar al Área

solicitante de manera inmediata.

III. Para el caso en que sea

necesario asignar un vehículo sin

Chofer, el personal solicitante

deberá anexar a la solicitud de

servicio copia de su licencia

vehícular vigente, en caso

contrario por ningún motivo se

podrá asignar el vehículo.




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IV. Si el Área solicitante o el

operador se dieran cuenta de

algún desperfecto en la unidad

proporcionada, se reportará de

inmediato al Departamento de

Servicios Generales y Control

Patrimonial

V. Será responsabilidad del

personal solicitante verificar las

condiciones generales del

vehículo tales como estado de

carrocería, niveles de agua,

aceite, liquido de freno y presión

de aire en neumáticos, estado de

la refacción, herramientas

auxiliares (gato hidráulico,

cruceta, señalamientos, etc.),

previo al uso del mismo. En caso

de alguna anomalía en relación a

lo antes mencionado deberá ser

notificado inmediatamente.

VI. Se deberá reportar por escrito

cualquier queja o sugerencia del

servicio al Departamento de


Patrimonial.




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VII. Todo el personal que proporciona

servicios externos a la Institución,

deberá de registrar su entrada en

el Área de Vigilancia.

VIII. El Proveedor externo deberá de

contar con el permiso del


Generales para llevar a cabo

actividades dentro de la

Institución.

IX. Únicamente se programarán

trabajos que cuenten con la

solicitud de servicio

correspondiente debidamente

llenada por el solicitante y

autorizada por el Departamento

de Servicios Generales y Control

Patrimonial.

X. Se deberá entregar por el

Coordinador, Jefe de Área o

Departamento una solicitud por

actividad o trabajo requerido.




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XI. Las solicitudes de servicio serán

atendidas de acuerdo al número

de folio consecutivo que les sea

asignado.

XII. Las solicitudes de servicio que

por su naturaleza de urgencia,

magnitud e importancia afecten

el desarrollo normal de la

actividad propia del SMDIF,

deberán ser atendidas, de forma

inmediata por el Jefe del


Generales o bien por propia

iniciativa del personal técnico si

así lo requiere. En estos casos el

registro de los trabajos realizados

se hará de forma posterior. Las

solicitudes de servicio antes

mencionadas podrán ser en

forma verbal y después

documentarse.




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XIII. Para atender modificaciones y/o

ampliaciones mayores como:

derribar muros, modificar

cancelerías de oficinas, nuevas

instalaciones eléctricas,

mantenimiento mayor del parque

vehicular y equipo etc., el


Generales previo análisis técnico

emitirá un dictamen al Área

solicitante con copia a la

Dirección Administrativa, en el

cual se establecerá la

procedencia o improcedencia de

la ejecución del trabajo, así como

la recomendación de que el

trabajo se ejecute con personal

interno o externo.

XIV. Interviene la Dirección

Administrativa, Subdirección

Operativa, Área Presupuestal y

Departamento de Adquisiciones y

Contratación de Servicios y el


Generales y Control Patrimonial.

XV. El Departamento de




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Mantenimiento por ningún motivo

podrá realizar trabajos o

actividades de alto riesgo que

pongan en peligro la integridad

física del personal, por lo que,

para que se ejecuten estos

trabajos que se consideran fuera

de la operación regular del

Departamento, valorará su

viabilidad y en su caso se

asegurará que se cuente con los

medios y condiciones necesarios

para evitar accidentes.

XVI. Una vez concluido el servicio o

trabajo el personal del



deberá solicitar al Área o persona

atendida la firma de conformidad

del servicio realizado en formato.

XVII. Este procedimiento es exclusivo

para atender actividades de

Mantenimiento Preventivo a las

Instalaciones y Equipos de la

Institución.




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XVIII. El Programa Anual de

Mantenimiento Preventivo deberá

cumplirse en tiempo y forma, sin

embargo podrá sufrir

adecuaciones mismas que

deberán ser autorizadas por la

Dirección General, Dirección

Administrativa de acuerdo a la

disposición presupuestal.

XIX. El Jefe del Departamento de


Patrimonial, es el responsable de

realizar la supervisión de los

trabajos de jardinería.

XX. Se deberá regar los jardines y

áreas verdes sólo con agua

tratada.

XXI. Será motivo de sanción

determinada por parte del

Departamento de Servicio


a quien se sorprenda dañando

los jardines, áreas verdes y red

de riego de la Institucion.




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XXII. Para determinar los Activos Fijos

en el Sistema de Control

Patrimonial, se aplicara conforme

lo estipulado en la Ley General

de Contabilidad Gubernamental

vigente, al activo fijo en los

parámetros de estimación de

vida útil de los Bienes Muebles.

XXIII. Toda factura que ampare los

activos fijos, deberá contener la

descripción correcta del bien,

indicando el mayor número de

características posibles

(Descripcion del bien, marca,

modelo,número de serie, etc.),

así como costo por artículo.

XXIV. Solo podrá darse de alta un bien

en el Sistema de Control

Patrimonial cuando se tenga al

resguardante a quien sera

asignado, mientras tanto será

resguardado de manera

provisional en el Almacén del


Generales y Control Patrimonial.




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XXV. El Resguardarte tendrá como

máximo cinco días hábiles para

que revise y firme su resguardo,

en caso de no hacerlo la

Direccion Administrativa a través

del Departamento de Servicios

Generales y Control Patrimonial,

tiene la facultad de recoger los

bienes y depositarlos en Almacén

del Departamento.

XXVI. Todo cambio de ubicación,

edificio, resguardante ó área de

un bien, deberá ser solicitado

mediante oficio al Departamento

de Servicios Generales y Control

Patrimonial.

XXVII. Todo oficio de cambio de

ubicación, edificio o resguardante

deberá contener lo siguiente:

Nombre completo del

resguardante

Número de inventario

Descripción del bien

Marca

Modelo

Número de serie




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Área solicitante o

Departamento.

XXVIII. El Encargado de Control

Patrimonial de Activo Fijo,

solicitará al conducente, el oficio

de requerimiento y designación

de nuevo resguardante.

XXIX. Cuando el cambio se refiera a un

bien inservible este deberá ser

entregado al Encargado de

Control Patrimonial con copia

simple del oficio y copia simple

del dictamen del Especialista.

XXX. El Resguardante tendrá como

máximo cinco días hábiles para

que revise y firme su resguardo,

en caso de no hacerlo, el


Generales turnará oficio a la

Dirección General, Dirección

Administrativa y Recursos

Humanos para llevar a cabo el

proceso administrativo que aplica

la normatividad vigente.




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XXXI. Toda donación deberá entregarse

con una carta o factura a favor del

SMDIF.

XXXII. Al recibir los bienes en donación,

se elaborará un oficio informando de la

donación a Dirección General, Dirección

Administrativa, Departamento de

Contabilidad.

XXXIII. Los equipos especializados

donados serán valorizados por un

Técnico Especialista Interno o en su

caso externo (cuando aplique) y se

clasificaran de acuerdo al valor en

Activo Fijo, Enseres Menores o

Consumibles.

XXXIV. El SMFDIF deberá de contar

con los Contratos de Comodato, cuando

se estén usando bienes muebles e

inmuebles propiedad de terceros, como

el caso de ser del Municipio de

Querétaro.

XXXV. Cuando hay bienes muebles en

Comodato se emitirá el resguardo

correspondiente y se aplicarán las

Políticas de Control de Activo Fijo.




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XXXVI. Para la baja de los bienes en el

sistema de inventarios, por inservibles,

desuso y obsoletos, se aplicará la

normatividad del articulo. 58 al 63 de la

Ley de Adquisiciones, Enajenaciones,

Arrendamientos y Contratación de

Servicios del Estado de Querétaro,

vigente, previa relación que entregará el

Encargado de Control Patrimonial de

Activo Fijo a la Dirección General,

Dirección Administrativa del SMDIF.

XXXVII. Para dar de baja un bien en

caso de robo se deberá contar con el

Dictamen Judicial correspondiente, que

determine la imposibilidad de

recuperación del mismo, previa

autorización de la Junta Directiva del

SMDIF y la instrucción por escrito de

Dirección General, al Departamento de


Patrimonial.

XXXVIII. Para el caso de pérdida o

extravío de algún bien propiedad de la

Institución, el Encargado de Control

Patrimonial conjuntamente con el

resguandante de el bien, deberán

levantar en Acta Administrativa de




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Hechos correspondiente e informar al

Director General y al Organo Interno de

Control, para aplicar el proceso

administrativo respectivo.

XXXIX. En caso de reposición, se hará

con un bien de iguales características o

superiores, dando de baja el anterior,

previa acta y autorización de la Junta

Directiva del SMDIF.

XL. En reposición de equipo de cómputo

o de instrumental médico será el Jefe

de Área o el Especialista quien dará el

visto bueno de la reposición. Para el alta

del bien entregado se tendrá lo

establecido en el procedimiento “Alta de

Activo Fijo, Bienes Muebles” el caso de

que sea pago en efectivo, se deberá

tomar en consideración invariablemente

el valor actual de reposición y se

anexarán los registros contables copia

del Acta Circunstanciada

correspondiente.

XLI. En todos los casos relacionados a

este procedimiento el Área de Activo

Fijo deberá abrir un expediente por

separado debidamente documentado, el




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cual quedará bajo su resguardo de

manera permanente.

XLII. Se considerará “Enser Menor”

aquel bien tangible que tenga una

duración mayor de un año y que tenga

un valor no mayor de 35 salarios

mínimos y no menor de 10 salarios

mínimos diarios vigentes de la zona B.

XLIII. Toda factura que ampare los

enseres menores, deberá contener la

descripción correcta del bien, indicando

el mayor número de características

posibles (Descripcion del Bien, número

de serie, modelo, estado del bien, etc.)

XLIV. Solo podrá darse de alta un Enser

Menor en el Sistema de Inventarios

cuando se tenga la información a quien

será asignado, mientras tanto será

resguardado de manera provisional en

el Almacén.

XLV. El Resguardante tendrá como

máximo cinco días hábiles para que

revise y firme su resguardo, en caso de

no hacerlo la Direccion Administrativa a

través del Departamento de Servicios




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Generales y Control Patrimonial, tiene la

facultad de recoger los Enseres

Menores y depositarlos en Almacén.

XLVI.. Para que un bien sea dado de

baja, el Área correspondiente deberá

enviar un formato “Solicitud de Baja de

Enseres Menores” dirigido al

Departamento de Servicios Generales y

Control Patrimonial con copia al Auxiliar

de Control Patrimonial, notificando el

motivo de la baja.

XLVII. En el caso de los enseres

obsoletos y en desuso serán enviados al

Almacén para su resguardo, entregando

el formato correspondiente debidamente

requisitado.

XLVIII. El Auxiliar de Control

Patrimonial, será el responsable de

gestionar las firmas de autorización del

formato.




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XLIX. En caso de robo se levantará Acta

Administrativa, la cual se turnará a

Direccion General, Dirección

Administrativa y al Órgano de Control

Interno, para que determine la

existencia ó no de responsabilidad.

L. Mensualmente el Encargado de

Control Patrimonial entregará una

relación a Direccion Administrativa de

los Enseres Menores dados de baja.

LI. Para la entrega de bienes al Almacén

deberá existir un oficio señalando si el

bien esta en desuso, obsoleto o

inservible, dirigido al Departamento de


Patrimonial.

LII. En los casos de entrega de equipo

de cómputo deberá ir anexo un

Dictamen Técnico del Departamento de

Informática del SMDIF en el caso de

que se refiera a baja por inservible.

LIII. El Departamento de Informática se

hará cargo del resguardo de los

equipos informáticos que sean

devueltos por desuso.




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LIV. El horario de recepción de bienes,

será jueves y viernes de 8:30 a 15:00

LV. El Departamento de Servicios


informará mensualmente a las Áreas del

SMDIF de los bienes resguardados en

el Almacén que se encuentren en

buenas condiciones, con la finalidad de

que sean solicitados por las Áreas que

lo requieran.

LVI. La conciliación contable de Bienes

Muebles se realizará en los primeros 10

días naturales de cada mes posteriores

al ejercicio mensual de que se trate.

LVII. Todas las facturas originales

correpondientes a cada bien, se

resguardan en el Departamento de


Patrimonial.

2 NORMAS En Proceso.




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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

__________________________________________________________

PROCESO PARA LA SOLICITUD DE SERVICIOS DE TRANSPORTE:

Aux. Admvo.

Generales:

Recibe del Área interesada la solicitud de servicio de transporte, con una

semana de anticipación, analiza y evalua.

En caso de que no corresponda se lleva a cabo la notificación de rechazo al

solicitante, en caso contrario sigue con el procedimiento.

Aux. Admvo.

Grales y Chofer

de Coordinacion:

Al vencimiento del plazo descrito, el Chofer de la unidad se presenta en el Área

de Servicios Generales para solicitar el formato de autorizacion de salida de

vehiculo.

Auxiliar Admvo.:

El mismo día hábil del servicio, elabora y firma el formato de autorización de

salida de vehículos.




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Aux. Admvo.:

Con un día hábil de anticipación, gestiona con los choferes el servicio, si es

foráneo elabora oficio de comisión el cual debe de ser autorizado por el

Jefe de Servcios Generales así como del Director Administrativo y da salida.

Chofer y persona

Solicitante:

Al siguiente día hábil o natural de petición de vehículo, recibe el formato control

de vehículos oficiales y/o oficio de comisión, recaba firma de autorizacion por

parte del Jefe Inmediato.

Vigilancia:

El mismo día del servicio, recibe el formato de control de vehículos oficiales,

verifica autorización, llena control sobre uso de vehículos entrega la llave de

la unidad y otorga salida.

Chofer y/o persona

Solicitante:

Firma la bitácora de salida del vehículo y al regreso solicita el acceso a

vigilancia, firma de entrega de vehículo y llaves el mismo día del servicio.

Vigilancia:

El día del servicio, verifica en forma visual el estado del vehículo, termina el

llenado del control sobre uso, recaba firma del operador o solicitante. De

regreso da acceso, revisa el vehículo nuevamente que todo este correcto,

recibe y resguarda llaves del vehículo.




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El día hábil o natural del servcio, recibe y verifica el control de vehículos en

caso de que la unidad tenga daño reporta a la Jefatura de Servicios

Generales. En caso contrario sigue con el procedimiento.

Archiva documento original de control sobre uso de vehículos el mismo día

hábil o natural de dar acceso al mismo.

Fin de Procedimiento.




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PROCESO DE SUPERVISIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS:

Jefe de Serv.

Grales. y Aux.

Admvo.:

Supervisar los servcios, analiza el avance de los servicios contratados y reporta

al Jefe inmediato, cuando se contratan y se esten ejecutando, lo cual es

durante el transcurso de todo el año.

Jefatura de Serv.

Grales. y Control

Patrimonial:

El día hábil de la supervisión, si hubiera alguna incidencia importante investiga

y efectua reporte en copia simple y de acuerdo al calendario de revisión, para

la Direccion Administrativa, Sub-Dirección Operativa y a la Dirección General

del SMDIF.

Direc. Admtva,

SubDirec. Operativa

y Direc. Gral.:

Recibe reporte de incidencia importante al siguiente día hábil de realizada la

supervisión, analiza, comenta y/o toma decisiones y da la indicación al

Departamento de Servicios Generales sobre la decisión tomada acerca de la

ejecución del servicio.




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Jefe de Serv.

Grales y Control

Patrimonial:

Al siguiente día hábil, recibe de la Dirección Administrativa la decisión sobre la

incidencia, lleva a cabo las indicaciones y entrega al proveedor la

resolución para su ejecución del servicio y archiva una copia simple de la

documentación.





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PROCESO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ÓRDENES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO:

Aux. de Servicios

Generales:

A partir de la primera semana del mes de enero y durante los días hábiles

de cada semana del año recibe solicitud de órden de servicio y revisa si esta

correcta.

El mismo día hábil, sella, anota folio de control, firma de acuse de recibo y

archiva original en carpeta de solicitudes abiertas y turna una copia simple al

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

Jefe del Dpto. de

Serv. Generales:

El mismo día hábil de solicitud de la órden de servicio, recibe copia simple

de solicitud, analiza, si no es viable anota causa de rechazo y devuelve, si

procede pasa a la siguiente operación.

Direc. Admvo.

y Jefe Depto.

Contabilidad

Al siguiente día hábil de recepción de mantenimiento, autorizan orden de

mantenimiento.




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Aux. de Servicios

Generales:

El mismo día hábil de autorización de la órden de mantenimiento, elabora

requisición para la compra de materiales o contratación de servicio externo.

Auxiliar de

Mantenimiento:

Al día hábil siguiente de la compra, recibe material, ejecuta servicio y firma

la órden, realiza y entrega trabajo físico y reporte de lo realizado al Titular

del Área de donde se realizó el servicio, para firma de conformidad.

Jefe del Dpto. de

Serv. Generales:

Recibe órden, y reporte de servicio y supervisa el trabajo realizado.

Aux. de Servicios

Generales:

El día hábil siguiente de termino de servicio, archiva en copia simple la

documentación comprobatoria del mismo.





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PROCESO DE ATENCIÒN A LAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO:

Jefe del Depto.

Serv. Grales. y

Control Patrimonial:

Durante la primera semana del mes de noviembre de cada año, elabora

Programa de Mantenimiento Preventivo Anual que presenta al Director

Administrativo, para revisión y autorización.

Director

Administrativo:

Durante la primera semana del mes de noviembre de cada año, recibe

Programa de Mantenimiento Preventivo, analiza, sugiere cambios y

devuelve.

Jefe del Depto.

Serv. Grales. y


Durante la misma primera semana del mes de noviembre, realiza cambios

sugeridos por la Dirección Administrativa e imprime para las firmas para

autorización.




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Direc. Gral., Dir.

Administrativo,

Sub Dir. Operativa:

El último día hábil de la primera semana del mes de noviembre de cada año,

analizan y si es correcto, autorizan el Programas de Mantenimiento Anual

para ser ejecutado en el año proximo siguiente.

Jefe del Depto.

Serv. Grales y


Recibe el primer día hábil de la segunda semana del mes de noviembre de

cada año, Programa de Mantenimiento Anual autorizado y distribuye a todas

las Direcciones, Coordinaciones y Departamentos del SMDIF para su

conocimiento y seguimiento en copia simple, recabando firma de enterado.

Aux. de Servicios

Generales:

Archiva documentación en copias simples.





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PROCESO DE SUPERVISIÓN DE TRABAJOS DE JARDINERÍA:

Aux. de Servicios

Generales:

Cualquier día hábil de cada semana, recibe formato de solicitud de

mantenimiento de áreas verdes, firma de recibido y agenda en solicitudes

abiertas.

Jefe del Dpto. de

Serv. Grales y


El mismo día hábil de recibir solicitud de mantenimiento de jardinería,

elabora bitácora de mantenimiento, programa y supervisa la ejecución de

actividades.

Auxiliar de Servicios

Generales:

El día hábil de las actividades de jardinería planeada, entrega bitácora al

personal de jardineria y supervisa el cumplimiento del programa.

Jardineros:

Recibe y ejecuta las actividades que se indican en la bitácora y devuelve al

Auxiliar de Servicio Generales.

Aux. de Servicios

Generales:

Recibe bitácora de actividades de jardinería realizadas, muestra al Jefe del

Área para su conocimiento y archiva original.





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PROCESO PARA EL PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS:

Aux. de Servicios

Generales:

A mediados de cada mes durante todo el año, recibe del Área interesada el

recibo de pago de servicio requerido para la realización del tramite

correspondiente.

Auxiliar de Servicios

Generales:

En un plazo no mayor de un día, realiza la requisición para el pago del

Servicio, entrega soporte al Área de Suficiencia Presupuestal para su

trámite.

Departamento de

Contabilidad:

Al siguiente día hábil de entrega de requisición, realiza el pago del servicios

solicitado, a traves del Mensajero del SMDIF, quien realiza el pago en la

Institución correspondiente.

Aux. de Servicios

Generales:

El mismo día hábil después de haberse realizado el pago, presenta

comprobación del gasto al Encargado de Tesorería, en el Área de Contabilidad.




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Solicita copia simple de comprobante del pago del servicio solicitado,

archiva en expediente de servicios y llevar un control de pagos.





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PROCESO DE ALTA DE ACTIVO FIJO, BIENES MUEBLES:

Encargado de Control

Patrimonial:

Un día hábil de cada semana, recibe indicaciones por parte del Departamento

de Adquisiciones por el ingreso de un Activo Fijo de Bienes Muebles, acude,

recibe el bien y lo verifica si efectivamente es el bien conforme a la factura,

para su registro y resguardo.

El mismo día hábil, y en caso de no estar correcta la descripción y estado del

bien no se recibe, si está correcto sella una copia simple de la factura, firmado

y anotando el nombre completo del Auxiliar de Control Patrimonial, y es

entregada al proveedor.

Registra en el Sistema de Control Patrimonial el alta del bien con una copia

simple de factura el mismo dia hábil.

Verifica que los datos registrados coincidan con la copia simple de la factura.

En caso de no estar correctos, regresa a corregir, si están correctos continúa

con la operación.

El mismo día hábil, Imprime etiqueta, con el número de inventario

correspondiente.

Al día siguiente hábil, imprime resguardo para firma y etiqueta para el

estamparla sobre bien mueble.




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Al mismo día hábil, archiva factura original en la carpeta y copia simple de la

solicitud interna.

Pega la etiqueta correspondiente del bien el mismo día hábil.





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PROCESO REGISTRO DE REUBICACIÓN Y CAMBIO DE BIENES MUEBLES:


Patrimonial:

Un día hábil durante cualquier semana de cada mes, recibe copia de oficio de

reubicación del bien de parte del Área solicitante, espera las indicaciones del

Jefe del Departamento con autorización para realizar el movimiento.

El mismo día hábil, cuando ya recibe la orden modifica en el sistema de

inventarios, archiva oficio de respaldo, entrega resguardo a la persona

indicada, mostrandole el bien mueble que estará a su cargo.

Resguardante:

El mismo día hábil, recibe formato de resguardo, verifica y revisa, firma y

devuelve al Encargado de Control Patrimonial, el formato de resguardo de

Activo Fijo.


Patrimonial:

El mismo día hábil, recibe formato de resguardo, recaba firma del Jefe del

Departamento de Servicios Generales y Control Patrimonial y Jefe del Área

solicitante.

Obtiene del sistema de inventarios tres tantos en original, del resguardo y

distribuye:

a) Un original, para el resguardante,




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b) Un original, para el Jefe del Área que lo solicitó y en donde se

encuentra el bien mueble.

c) Una original para el Auxiliar de Control Patrimonial.

Archiva resguardo original en carpetas de resguardo de Área correspondiente

y retira el anterior si es el caso.

Al día siguiente hábil, entrega formato del nuevo resguardo al resguardante y

el original del anterior con la leyenda de “Cancelado” y firmado si es el caso,

archiva una original para control.





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PROCESO DE REGISTRO DE BIENES RECIBIDOS EN DONACIÓN:

Encargado de Control Patrimonial:

Un día hábil de cada semana, recibe y revisa carta de donación de Bien

Mueble, verifica físicamente el bien contra la carta. En caso de requerir

especialista para evaluación, pasa a la siguiente actividad. En caso de no

requerirlo lo da de alta.

Al siguiente día hábil, solicita al especialista interno o externo correspondiente

la valorización y visto bueno del bien.

Especialista:

Verifica los bienes, valoriza, da visto bueno y firma en el Acta Administrativa el

mismo día hábil.


El mismo día y siguiendo con el procediento de alta en el sistema de

inventarios de Activo Fijo de Bienes Muebles, imprime etiqueta y la coloca al

bien mueble, posteriormente expide resguardo para su firma al Área

solicitante del bien recibido el mismo día hábil.

Archiva en copia simple del formato de resguardo de Bien Mueble.





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PROCESO DE REGISTRO EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS DE BIENES RECIBIDOS EN COMODATO:


La segunda semana del mes de enero de cada año, recibe convenio de

comodato enviado por parte del Departamento de Bienes Muebles del

Municipio El Marqués Qro., en donde especifican la designación de los bienes

que se encuentran en reguardo del SMDIF y que son propiedad del Municipio,

recaba firma de visto bueno del Director Administrativo y del Director General.

Al siguiente día hábil de visto bueno, realiza el alta en el Sistema de

Inventarios de Activo Fijo de Bienes Muebles.

Resguarda original del documento de comodato y de archivos eléctronicos en

el sistema de inventarios para su seguimiento.





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PROCESO PARA DAR DE BAJA BIENES INSERVIBLES, EN DESUSO, OBSOLETOS, ROBO O EXTRAVÍO:


En día hábil de cada semana del año, recibe documentos idóneos indicados

en las políticas de la autorización de la venta, donación, o destrucción de los

bienes por parte del Comité de Aquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos

y Contratación de Servicios del SMDIF., o la factura original de la reposición

del Bien o la acta circunstanciada de hechos sobre el extravío.

Al momento, registra en el sistema de cómputo el motivo de la baja.


El mismo día hábil, imprime reporte de facturas con los bienes a dar de baja.

Da de baja el bien en el Sistema de Inventarios.

Imprime en el sistema de computo el reporte de facturas dadas de baja y el

reporte de bajas de bienes.

Actualiza carpeta de facturas de Activo Fijo, retirando el reporte anterior,

anexando copia de acta administrativa y reporte de bajas el mismo día hábil.

Al día siguiente hábil, imprime el nuevo resguardo y entrega al resguardante

para firma.




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Resguardante:

El mismo día hábil especificado, recibe resguardo y verifica, si no esta correcto,

devuelve para su modificación.

Si esta correcto firma resguardo y devuelve al Encargado de Control Patrimonial.

Encargado Control

Patrimonial:

En el lapso de dos días hábiles, recibe resguardo, recaba firma del Área

involucrada y del Departamento de Servicios Generales y Control Patrimonial.

Imprime tres tantos en original de resguardo autorizado, archiva un original en la

carpeta de resguardos, retira el resguardo anterior cancelado.

En día hábil, entrega al resguardante una original del nuevo resguardo y el

original del anterior resguardo con la leyenda “Cancelado” y con la firma del

Encargado de Control Patrimonial con fecha actualizada.

El tercer formato original de resguardo, lo entrega el mismo día hábil al Jefe de

Área, Coordinador o Encargado, para su archivo de control de Bienes Muebles.





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PROCESO DE BAJAS DE ACTIVO FIJO BIENES MUEBLES POR INSERVIBLES, EN DESUSO,

OBSOLETOS, ROBO O EXTRAVÍO:

Encargado Control

Patrimonial:

En días hábiles durante la semana, recibe documentos idóneos indicados en las

políticas de la autorización de la venta, donación, o destrucción de los bienes por

parte del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y

Contratación de Servicios del SMDIF., o la factura original de la reposición del

Bien o el acta circunstanciada de hechos para realizar el trámite

correspondiente.

Registra en el Sistema la baja y el motivo de la misma, el mismo día hábil.

Encargado Control

Patrimonial:

Imprime reporte de facturas con los bienes a dar de baja.

Encargado Control

Patrimonial:

Durante el mismo día hábil planeado, da de baja el bien en el Sistema de

Inventarios.

Imprime el reporte de facturas y reporte de bajas de bienes, anexando dichas

facturas en original y las archiva.

Actualiza carpeta de facturas de Activo Fijo, retirando el reporte anterior,

anexando copia de acta administrativa de hechos y reporte de bajas para control.




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Imprime el nuevo resguardo actualizado y entrega al resguardante para su

verificación y firma, este proceso se realiza en dos días hábiles, a partir de la

solicitud y procede al día siguiente hábil a su archivo





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PROCESO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO DE BIENES MUEBLES:

Encargado Control

Patrimonial:

Realiza la planeación del programa durante la primera semana del mes de

octubre de cada año y fija los puntos de revisión del inventario presenta

necesidades reales para levantamiento del mismo.

Jefe del Depto. de

Serv. Generales:

Recibe y analiza plan, si es correcto firma de autorización y si no devuelve para

su corrección y ajuste al Encargado de Control Patrimonial.

Encargado Control

Patrimonial:

Recibe plan ya autorizado, analiza alternativas y determina con que personal se

hará el inventario.

El día hábil de autorización del plan de levantamiento de inventarios, imprime

reporte de inventarios de todos los resguardantes. En caso de que el inventario

lo realice personal de otra Área, capacitará al personal sobre el procedimiento

del levantamiento.

Según el día hábil planeado y durante el levantamiento de inventario físico,

registra bienes encontrados y bienes faltantes, toma nota de los bienes que no

correspondan al resguardante y los entrega al Área de Almacén.




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Al día siguiente hábil del levantamiento de inventarios fisicos, elabora reporte

final del mismo con las observaciones encontradas, entrega reporte original a

Director General y Director Administrativo.

Durante el sugundo día hábil elabora acta final y se realiza lo siguiente:

a) Una copia simple del reporte físico y con las observaciones encontradas.

b) Si hay diferencias, solicita aclaraciones, realiza actas adminitrativas al

resguardante y ajustes correctivos en el sistema de inventario.

c) Archiva originales de la realización del inventario físico e impresión del

inventario actualizado de de Bienes Muebles.





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PROCESO DE REGISTRO DE ENSERES MENORES EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS:

Encargado Control

Patrimonial:

La segunda semana de cada mes y en días hábiles, recibe aviso del Almacén de

la llegada de un Enser Menor.

Al segundo día hábil o el mismo día, acude al Almacén y verifica que coincidan

los datos entre la factura y el enser menor, en caso de que no estén correctos,

devuelve para su modificación. Si está correcto sigue el procedimiento;

Elabora etiqueta en el Sistema de Inventarios y da número consecutivo;

El mismo día hábil, imprime resguardo y verifica información, en caso que los

datos no estén correctos regresa a la actividad anterior, sí está correcto sigue

con el procedimiento;

Acto seguido, imprime etiqueta y acude al almacén a pegar etiqueta en el enser

menor.

Firma resguardo y entrega al resguardante para su verificación de datos y firma.

Resguardante:

El mismo día hábil, recibe resguardo y verifica datos.

Si no están correctos, rechaza y realiza la observación al Encargado de Control

Patrimonial al momento.




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Si están correctos firma resguardo y devuelve al Encargado de Control

Patrimonial, al momento.

Encargado Control

Patrimonial:

Recibe resguardo firmado en original y archiva el día siguiente hábil para

posteriores movimientos.

Fin de Procedimineto.




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PROCESO DE BAJAS DE ENSERES MENORES POR INSERVIBLES, OBSOLETOS O ROBO:

Encargado Control

Patrimonial:

En día hábil, recibe enseres a dar de baja con su respectivo oficio y dictamen

técnico.

Al día siguiente hábil, toma fotos de los enseres a dar de baja, anexa al formato

de enseres menores a dar de baja.

Durante ese mismo día hábil, busca en el Sistema de Inventarios el número de

inventario y lo elimina, anotando la fecha de la baja y el motivo.

Verifica en pantalla que el número de bienes haya cambiado correctamente.

Imprime y firma el resguardo actualizado.

Entrega el nuevo resguardo para su verificación y firma al resguardante.

El tercer día hábil, recaba firmas de autorización en el formato, de las diferentes

personas que firman en el formato de enseres menores a dar de baja y archiva

original de formato de resguardo.





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PROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES PARA RESGUARDO EN EL ALMACÉN POR

INSERVIBLES, OBSOLETOS O EN DESUSO:

Encargado Control

Patrimonial:

En día hábil de cada semana del año, recibe y coteja los bienes entregados

con el oficio previamente autorizado, si no están correctos los datos, no se

reciben.

Si están correctos los datos que describen al los bienes de acuerdo al oficio,

sella y firma original.

Registra la entrada de los bienes en el reporte “Bienes para Resguardo” y

archiva el mismo día hábil de la recepción.

Al final de cada mes y en día hábil, elabora un reporte de los bienes muebles

inservibles, obsoletos o en desuso que estan en resguardo dentro del

almacén, se imprime y se entrega a Dirección General y Dirección

Admiinistrativa, por último se resguarda copia simple sellada y firmada de

enterado.

Fin de procedimiento.




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PROCESO DE CONCILIACIÓN DE ACTIVO FIJO CONTRA INVENTARIOS:

Encargado Control

Patrimonial:

Los cinco primeros días hábiles de cada mes, el Departamento de Servicios

Generales y Control Patrimonial, solicita al Departamento de Contabilidad, la

relación de facturas del de activo fijo que se adquirió en el transcurso del mes.

Jefe de Área del

Depto. Cont.:

Entregara formalmente mediante oficio las facturas originales del bien al

Departamento de Servicios Generales y Control Patrimonial, para su

resguardo.

Encargado Control

Patrimonial y Jefe

del Depto. Cont.:

Realizan la conciliación, de activos fijos mensualmente, se coteja con los

movimientos auxiliares de contabilidad, lo cual se efectúa los primeros 6 días

hábiles del mes siguiente.

Recaba las firmas en la conciliación en tres tantos originales y entrega de igual

manera:

a) Un tanto para el Director Administrativo.

b) Un tanto para el Departamento de Contabilidad.

c) Un tanto para el Departamento de Servicios Generales y Control

Patrimonial.




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Aux. de Control

Patrimonial:

Archiva y resguarda las facturas originales, al término de la conciliación en día

hábil.

Fin de Procedimiento.|

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE … · Módulo II. Proceso de Control Administrativo...

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