CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

COM FER UN

PROCEDIMENT?

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

Un procés és un conjunt d’activitats interelacionades que

actuen per tal de convertir una entrada de recursos en una

sortida de resultats amb un valor afegit.

Les activitats d’un centre educatiu es poden reflectir com un

conjunt de processos.

El més important i la raó de ser de les escoles i Instituts és

el procés d'Ensenyament i Aprenentatge.

La qualitat del servei educatiu passa per la millora del

procés d’E/A

DEFINICIÓ DE PROCÉS

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

3

CARACTERITZACIÓ D’UN PROCÉS

QUÈ, PER A QUÈ I

PER A QUI?

Entrades Sortides

Re

cu

rso

s

No

rme

s

Gu

ies Proveïdors Clients

Org

an

itza

ció

Quan serà de

Qualitat?

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

4

VALOR DEL PROCÉS D' ACOLLIDA

PROCÉS

D' ACOLLIDA Alumnat matriculat

Alumnat acollit

EL PROCÉS ÉS EFICAÇ?

Satisfet?

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

VALOR DEL PROCÉS

PROCÉS E/A Alumnat

Alumnat

format

ÉS EFICAÇ SI ASSOLEIX ELS OBJECTIUS DEFINITS?

ÉS EFICIENT SI ASSOLEIX ELS OBJECTIUS AMB ELS

RECURSOS PREVISTOS

Eficaç= Assoliment objectius

Eficient= Assoliment objectius / recursos esmerçats

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

6

QUÈ TENIM DINS D’UN PROCÉS?

SUBPROCÉSSOS?

PR1

PR2

PRn

Entrades Sortides

Re

cu

rso

s

No

rme

s

Propietari de

procés???

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

7

Descripció del conjunt, o part, d’accions d’un

procés, que es realitzen de forma repetida, per

obtenir sempre el mateix resultat sota les mateixes

circumstàncies.

Forma especificada de portar a terme una activitat

DEFINICIÓ DE PROCEDIMENT

Fa referència a aspectes de l’organització que

interessa tenir sota control

No tot s’ha de procedimentar.

ISO 9001 determina només 6 procediments

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

RESUM

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

EXEMPLES DE PROCEDIMENTS

ISO 9001:

- Control de documents i registres -2-

- Accions preventives i correctives -2-

- Producte/servei no conforme

- Auditoria

Propis dels centres:

- Manual de servei

- Pla de formació

- Compres

- Actuació en cas d’accident

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

12

ISO 9001:2008 diu que el sistema de gestió de la

qualitat ha d’incloure:

- 4.2.1, c: Els procediments documentats requerits

per la norma.

- 4.2.1 d: Els documents que necessiti

l'organització per assegurar l’eficaç planificació,

execució i control dels seus processos...

- 4.2.3 Control de documents: Cal establir un

procediment per tal definir els controls per tal de

... aprovar abans del lliurament, revisar i aprovar

de nou quan sigui necessari, siguin identificables,

s’utilitzen les versions vigents, són llegibles, ...

CONTROL DOCUMENTAL

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

0. Gestió del document -revisió, aprovació i modificació. Identificació de canvis. Llista de distribució-

1. Objectiu o propòsit -definir clarament l’activitat que regula el procediment i la finalitat que

persegueix-

2. Abast -l’àmbit d’aplicació del procediment-

3. Documentació de referència –Documents que guien i orienten l’acció. Ubicació dins del

mapa de processos de l’institut-

4. Responsabilitats -En aquest punt s’han d’indicar les responsabilitats específiques de totes les

persones que realitzen les activitats regulades pel procediment, utilitzant les funcions més que els noms-

5. Vocabulari -

6. Descripció del procediment: cal incloure la informació necessària ...

Diagrama de flux, text, taules, …

7. Registres

8. Annexos

ELABORACIÓ DE PROCEDIMENTS: QUÈ DIU ISO

66925:2002 -Directrius per a la documentació del SGQ-

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

14

- Processos estratègics

- Procediment elaborar el Pla Estratègic -text-

- Processos clau

- Procediment d’FCT -diagrama-

- Procediment d’FCT -taula-

- Processos de suport

- Manteniment informàtic -diagrama-

EXEMPLES DE PROCEDIMENT

Quan Qui Què Registre de la informació

Inici de curs Coordinador FCT El coordinador informa als tutors de totes les empreses que han sol·licitat alumnes en pràctiques del seu cicle i fa el seguiment pertinent.

Calendari d’aula

Inici de curs TUTOR FCT El tutor planifica la FCT dels seus alumnes i busca les empreses adequades per cada un d'ells: primer entre les que han sol·licitat alumnes en pràctiques, després en les de cursos anteriors i ,si cal ,en busca de noves. El coordinador , si el tutor ho necessita li facilita un llistat de les empreses homologades.

-

Inici de curs TUTOR FCT El tutor fa la 1ª visita a les empreses

Durant el curs Coordinador FCT El coordinador inicia el procés d'homologació de les empreses:introdueix les dades i quan està validat imprimeix R2 i R3 i li dona al tutor.

Documentació oficial R2 I R3

Durant el curs TUTOR FCT El tutor torna al coordinador els R2 i R3 signats

Documentació oficial R2 I R3

Després de retornar els R2 I R3 signats

Coordinador FCT El coordinador acaba el procés d'homologació de l'empresa

Durant el curs Coordinador FCT El coordinador introdueix els alumnes al qbid

qbid

Quan es realitza un conveni

TUTOR FCT El tutor fa els convenis d'FCT :4còpies del conveni i 3 del pla d'activitats

Conveni i pla d’activitats

Durant les pràctiques

Alumne, Tutor FCT

L'alumne introdueix al sistema l'activitat diària i li dona l'informe mensual al tutor perquè l'introdueixi.

Informe mensual

Durant les pràctiques

TUTOR FCT El tutor signa telemàticament els informes mensuals i els arxiva

QBID

Durant les pràctiques

TUTOR FCT El tutor ha d’introduir al qbid els 3 contactes amb les valoracions corresponents

QBID

Quan acaben les pràctiques

ALUMNE quan acaba el conveni, l'alumne realitza l'enquesta

QBID

Quan acaben les pràctiques

TUTOR FCT el tutor fa: la valoració del dossier,els resultats d'aprenentatge i introdueix l'enquesta a l'empresa.

QBID

Després visita a una empresa

TUTOR FCT el tutor confirma la homologació de l'empresa o s'inicia el procés de deshomologació que seguirà el coordinador

QBID

Final de les pràctiques

TUTOR FCT Si ja ha fet totes les hores de la FCT posarem la qualificació final del crèdit

SAGA

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

6.- Descripció del procediment –Elaborar el PE-

- 1.- En acabar un mandat de director, el nou equip directiu que resulti del procés de selecció haurà presentat un

“Projecte Específic de Direcció” per al període de mandat corresponent.

- Es tindrà, així doncs, en compte els objectius que s’intenten assolir i les línies estratègiques principals d’actuació

establertes pel nou equip directiu.

- 2.- El Projecte Específic del director, segons la normativa vigent, han de ser avaluat per una Comissió “adhoc” formada

per una representació elegida democràticament pel Claustre del Professor i del Consell Escolar i presidida per un

inspector.

- 3.- Els objectius establerts a les línies estratègiques han de ser clars, concrets i avaluables, d’acord amb el Projecte

Educatiu del Centre i amb la Missió, Visió i Valors de l’Institut.

- 4.. El nou equip directiu elaborarà i presentaran al Comitè de Qualitat de l’Escola del Treball, l’avantprojecte del Pla

Estratègic, per al seu estudi i revisió.

- Una vegada estudiat i revisat l’avantprojecte de Pla Estratègic pel Comitè i, per tal de preservar la transparència del

procés, s’informarà:

- a) als Caps de departaments, de seminari i coordinadors, en reunió convocada a tal efecte amb membres de l’equip

directiu,

- b) al Claustre de professors per al seu pronunciament, podent recollir d’aquesta manera noves propostes, idees i

suggeriments.

- c) al membres del Consell Escolar per al seu estudi.

- 5.- L’avantprojecte haurà de tenir una durada plurianual, la qual es procurarà que coincideixi amb el període del mandat

del nou director seleccionat.

- 5.- El Pla estratègic del centre haurà d’estar en consonància i, per tant, ha de resultar compatible i convergent amb la

continuïtat de les línies no acabades de desenvolupar del Pla Estratègic anterior, amb el PEC i amb el Projecte Específic

de direcció presentat pel

- director seleccionat.

- 7. Correspon al Consell escolar, aprovar el Pla Estratègic del Centre.

- 8.- El Consell escolar podrà presentar o corregir-lo presentant esmenes, si ho considera

- oportú, abans de la seva aprovació.

- 9.- D’acord amb l’avaluació dels objectius previstos i dels resultats dels diferents

- processos i procediments de l’Institut, la direcció del centre, el Claustre o el Consell

- Escolar podran presentar proposta de revisió parcial del Pla Estratègic.

PROCEDIMENT TEXT

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

16

EXEMPLES DE PROCEDIMENT DE TAULA

Quan Qui Què Registre de la informació

Inici de curs Coordinador FCT El coordinador informa als tutors de totes les empreses que han sol·licitat alumnes en pràctiques del seu cicle i fa el seguiment pertinent.

Calendari d’aula

Inici de curs TUTOR FCT El tutor planifica la FCT dels seus alumnes i busca les empreses adequades per cada un d'ells: primer entre les que han sol·licitat alumnes en pràctiques, després en les de cursos anteriors i ,si cal ,en busca de noves. El coordinador , si el tutor ho necessita li facilita un llistat de les empreses homologades.

-

Inici de curs TUTOR FCT El tutor fa la 1ª visita a les empreses

Durant el curs Coordinador FCT El coordinador inicia el procés d'homologació de les empreses:introdueix les dades i quan està validat imprimeix R2 i R3 i li dona al tutor.

Documentació oficial R2 I R3

Durant el curs TUTOR FCT El tutor torna al coordinador els R2 i R3 signats

Documentació oficial R2 I R3

Després de retornar els R2 I R3 signats

Coordinador FCT El coordinador acaba el procés d'homologació de l'empresa

Durant el curs Coordinador FCT El coordinador introdueix els alumnes al qbid

qbid

Quan es realitza un conveni

TUTOR FCT El tutor fa els convenis d'FCT :4còpies del conveni i 3 del pla d'activitats

Conveni i pla d’activitats

Durant les pràctiques

Alumne, Tutor FCT

L'alumne introdueix al sistema l'activitat diària i li dona l'informe mensual al tutor perquè l'introdueixi.

Informe mensual

Durant les pràctiques

TUTOR FCT El tutor signa telemàticament els informes mensuals i els arxiva

QBID

Durant les pràctiques

TUTOR FCT El tutor ha d’introduir al qbid els 3 contactes amb les valoracions corresponents

QBID

Quan acaben les pràctiques

ALUMNE quan acaba el conveni, l'alumne realitza l'enquesta

QBID

Quan acaben les pràctiques

TUTOR FCT el tutor fa: la valoració del dossier,els resultats d'aprenentatge i introdueix l'enquesta a l'empresa.

QBID

Després visita a una empresa

TUTOR FCT el tutor confirma la homologació de l'empresa o s'inicia el procés de deshomologació que seguirà el coordinador

QBID

Final de les pràctiques

TUTOR FCT Si ja ha fet totes les hores de la FCT posarem la qualificació final del crèdit

SAGA

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

SÍMBOLS BÀSICS PER DIBUIXAR UN

PROCEDIMENT I

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

18

EXEMPLES DE PROCEDIMENT AMB DIAGRAMA DE FLUX

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

COM ES FA UN PROCEDIMENT

1. Decidir quin nivell de detall s’ha de posar al procediment.

2. Descriure com es fan les coses, no com ens agradaria que es

fessin. Preguntar als actors, si s’escau.

3. Començar i acabar d’acord amb l’abast del procediment.

4. Identificar què s’ha de fer.

5. Identificar la informació necessària per fer les activitats.

6. Identificar qui ha de fer l’acció.

7. Determinar si es produeix un registre –punt d’inspecció/auditoria-.

8. Identificar els punts de decisions.

9. Dibuixar o editar el procediment.

10. Revisar el procediment -millor fer la prova a tercers-

11. Aprovar i distribuir el procediment.

12. Eliminar procediment obsolet.

13. Informar i formar si s’escau a qui ha de conèixer el procediment.

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT

- No tot s’ha de procedimentar.

- El procediment ha de ser simple.

- Intentar no connectar amb molts procediments.

- Si es pot fer en una pàgina millor.

- Pensar en qui ha d’interpretar el procediment.

- Utilitzar el tipus de procediment més adequat en cada

cas.

- Utilitzar el procediment com a eina i no com a fi.

- Determinar la seqüència de d’alt a baix, d’esquerra a

dreta.

- Vigilar els punts de decisió i els bucles.

- Comprovar el flux del procediment, eliminar punts

morts i tasques supèrflues.

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT II

-diagrama de flux-

-Si és un diagrama de flux tenir en compte no usar molts

símbols diferents.

-Cada símbol té una sortida, tret del símbol de decisions.

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT II

-diagrama de flux-

-Les entrades a una acció poden ser més d’una.

-Normalment entren a la línia d’acció i no al símbol.

-Les línies d’unió acaben en fletxes que indiquen el

sentit del flux.

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT II

-diagrama de flux-

-Les línies són rectes u horitzontals, mai en diagonal.

-Evitar creuaments de línies.

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT III

-diagrama de flux-

- Fer el diagrama de d’alt a baix i d’esquerra a dreta.

- Els documents o referències entren per la esquerra a les

accions, i els registres surten per la dreta.

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT IV

-diagrama de flux-

- Indicar què es fa i qui ho fa.

- Utilitzar amb prudència connectors o enllaços a d’altres

procediments.

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

26

FIN

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

Procediments word

Professorat guardia

Estat assistències Professorat

guardia

Reparteixen tasques Professorat guardia

Assiteix aulari i passadisos

Professorat guardia

Assiteix patis

si No

És horari de pati?

Professorat guardia

Continuen

Professorat guardia

Estat assistències Professorat

guardia

Reparteixen tasques Professorat guardia

Assiteix aulari i passadisos

Professorat guardia

Assiteix patis

si No

És horari de pati?

Professorat guardia

Continuen

Guardia

Guardia

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

Procediments i-Grafx per departaments

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

Procediments i-Grafx

És

substitut

Secretaria

Facilita contacte amb el

professor/a titular i es

notifica i es facilita el

contacte amb coordinació

d'estudis

Director

Realitza l'acollida, explica

les característiques del

centre i ensenya

instal·lacions

Secretaria

Dades personals i

professionals

Secretaria

Introducció de dades en el

programa de gestió

Obertura expedient

Còpia nomenament

Fitxa i expedient a

l'arxiu

Dades

informatitzades

No

Sí

Guia del

professor/a

Professor/a acollit

Horari

Professorat

nouvingut

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

Procediments online

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

Procediments Excel

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

Procediments

- Igrafx UPC:

http://upcommons.upc.edu/video/handle/2099.2/2188

-http://www.youtube.com/watch?v=9TMauo1gm1w

- Exemple diagrama de flux:

http://www.youtube.com/watch?v=hNpLN2TcPQ8

- Exemple 2:

http://www.youtube.com/watch?v=uvOcf3crzRQ&feature=related.

- Brainstorming: https://bubbl.us/

- http://www.gliffy.com/gliffy/#templateId=blank&signup=1

- https://cacoo.com/diagrams/PBHjVeqnhreoRQ0m/edit

- https://creately.com/app/#

- Lucidchart

- Edraw

- Igrafx

CO

M F

ER

UN

PR

OC

ED

IME

NT

?

33

La importància de la gestió per processos

FI de les paraules

La part més difícil ve ara…