Empresarios tienen problemas con planillas electrónicas

Parece que sirvió de poco que el Ministerio de Trabajo habilitara seis líneas telefónicas para absolver las consultas de los empleadores y del público sobre el uso de las planillas electrónicas, en vigencia desde enero último, porque llenarlas resultó complejo, no solamente por el grado de detalle de la información requerida por el formulario virtual (software), sino también por las constantes normas que se emiten al respecto.

Según la Cámara de Comercio de Lima (CCL), los empleadores han hecho notar las dificultades que han tenido para llenar y presentar la planilla electrónica.

Señaló que no basta con que unos 160,000 empleadores –públicos y privados– hayan presentado la declaración jurada (PDT 601), sino que hayan hecho una correcta presentación, porque de no ser así se generarían futuras sanciones, que en opinión del gremio no en todos los casos son imputables a los contribuyentes, debido a las dificultades que se han suscitado.

Sin embargo, hay que indicar que el Ministerio de Trabajo ha concedido una tolerancia de seis meses, que servirá como período de adaptación, a las empresas para la correcta utilización de la planilla electrónica.

Quejas y percepciones

La CCL refiere que luego del vencimiento del cronograma, sus asociados han hecho llegar cientos de quejas y consultas respecto a la forma como se debe llenar la planilla electrónica.

Dicho gremio precisó que ha constatado que por desconocimiento o interpretación errónea, inclusive por dualidad de criterios entre los consultores de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (Sunat) y del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, los empleadores han llenado la planilla de acuerdo a su criterio y entendimiento.

"Tratándose de más de 160 campos de datos de índoles laboral y tributario que debieron consignar, respecto de la empresa, de cada uno de los trabajadores y de los familiares de los trabajadores, de los trabajadores independientes, pensionistas y personal de terceros y otros temas, y después de tratar de interpretar las voluminosas instrucciones contenidas en más de mil páginas, es dable que lo que se ha llenado contenga errores de interpretación y manejo, máxime si hubo correcciones en la manera de presentar el PDT en los últimos días", anota la CCL en un comunicado de prensa.

Sanciones

La CCL muestra su preocupación de que por errores que hayan cometido en el llenado de la planilla electrónica puedan ser pasibles de fiscalizaciones constantes de la Sunat para corregir las inconsistencias detectadas en la información.

"La planilla electrónica contiene información laboral (80%) e información tributaria (20%), en consecuencia las multas no solo las va a imponer el Ministerio de Trabajo sino también la Sunat, considerando si las infracciones son leves, graves y muy graves y que esto se complica en relación al número de trabajadores afectados", acota.

Coordinación

Plantea la necesidad de una pronta reunión entre los responsables de la Sunat, del Ministerio y representantes de los empleadores, a fin de evaluar los problemas, disponer las medidas correctivas y orientar mejor a los empleadores en la presentación de la planilla correspondiente a febrero.

La CCL ofrece sus instalaciones para realizar estas conversaciones para corregir el sistema y orientar su aplicación entre los contribuyentes.

En ese sentido, plantea que la Sunat debería emitir una resolución que libere de multas a los contribuyentes que regularicen su situación tributaria y laboral.

La mayoría de administradores de empresas, de diferente tamaño, suelen enfrentar en tres problemas frecuentemente al momento de llenar planillas.

1- Clasificación de trabajadores. Hay una clasificación para designar cargos en la empresa que la Sunat ya ha predeterminado y que a veces no coincide con la estructura de la empresa. Esto sucede por ejemplo con los supervisores de ventas que no necesariamente poseen una categoría dentro de la escala de la empresa de ejecutivo o empleado.2- Dificultades con la CTS. Existen problemas en períodos específicos cuando se debe cumplir con el pago de los beneficios laborales como la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS), que se abona en mayo y noviembre, respecto al semestre que pasó. “Sucede que la empresa efectúa el depósito de la CTS, pero no lo registra en el PDT 601, dejándolo incompleto”, dijo el especialista.3- ¿Cuántos días trabajan? Surge una discordancia al precisar en la planilla electrónica el número de días y horas que trabaja un empleado, en relación a los días efectivos laborados, que suelen ser 26. “La ley dice que la remuneración corresponde a 30 días de trabajo por mes; los días trabajados efectivos normalmente son 26, pero por tener que cumplir con el formato se pone 30, por lo que deben especificarse bien las 240 horas laboradas por mes", refirió.Silva precisó que al omitirse este tipo de información en las planillas, el sistema (PDT 601) no cierra adecuadamente.

¿Quiénes deben usar planillas electrónicas?Aquellas empresas que…

a) Cuenten con más de tres trabajadores.b) Cuenten con uno o más prestadores de servicios (modalidad formativa laboral o prestador de servicios de cuarta categoría, es decir profesionales) y/o personal de terceros.c) Cuenten con uno o más trabajadores que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones.d) Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de Cuarta o Quinta Categoría.e) Tengan a su cargo uno o más artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley Nº 28131.f) Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud (EPS) u otorguen servicios propios.

g) Hubieran suscrito con EsSalud un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.h) Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria.i) Las entidades consideradas personas jurídicas para efectos del impuesto a la renta.j) Las entidades que pertenezcan o hayan pertenecido a un directorio de principales contribuyentes.k) Tengan a su cargo trabajadores identificados con documentos distintos al DNI.l) Se encuentren obligados a presentar el PDT Remuneraciones – Formulario Virtual. N° 600, PDT SCTR – Formulario Virtual N° 610 y PDT IGV Renta – F.V. N° 621.m) Hubieran optado por presentar sus declaraciones a través de PDT.Nota: Los empleadores de trabajadores del hogar o de trabajadores de construcción civil eventuales, en ningún caso están obligados a llevar la Planilla Electrónica.

El datoRecuerde que el PDT 601 puede descargarse sin ningún costo desde la web de Sunat. No olvide pedir asesoría para manejar este sistema.

3. Análisis de la Planilla Electrónica de la SUNAT

La planilla electrónica de la SUNAT es un documento electrónico, actualizado mensualmente, en el que se encuentra registrada información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios de cuarta categoría, beneficiarios de modalidades formativas laborales, personal de terceros y derechohabientes.

En la revisión y manejo de la información de la planilla electrónica se identificaron varios problemas, no sólo relativos al ingreso de la información, sino también a la estructura de la planilla electrónica.

3.1. Limitaciones

A continuación se lista la síntesis de la identificación de las limitaciones en la planilla electrónica de la SUNAT:

a) Falta de controles internos y externos al sistema No existen suficientes controles internos que prevengan el registro de información

incorrecta. No se han identificado y utilizado todas las preguntas que pueden funcionar como filtro, tanto para la habilitación, como la deshabilitación de campos y opciones de respuesta.

No existen interfaces con otros sistemas que ya existen en sector público para la validación de la información consignada en la planilla electrónica.

b) Falta de adecuación a los requerimientos y especificidades de la administración publica Faltan campos que son imprescindibles en la administración pública, como por

ejemplo, la condición laboral (nombrado / contratado), tipo de entidad pública (ministerio / programas y proyectos / organismo regulador / organismo ejecutor / organismo técnico especializado / organismos constitucionalmente autónomos, entre otros) o nivel de gobierno (nacional / regional / local) u otros. Para el caso de la administración pública, la información se registra a nivel de unidad ejecutora, siendo complicada la agregación de la información a nivel de entidad pública.

Las tablas de referencia para el llenado de los campos presenta opciones para el sector privado y el sector público, simultáneamente, lo cual facilita que se consigne información incorrecta. El caso más saltante y de mayor relevancia para SERVIR es el campo “tipo de trabajador”: se muestran opciones para el sector privado al inicio de la tabla (“ejecutivo”, “empleado”, entre otros) y para el sector público al final de la tabla (“servidor público‐directivo superior”, “servidor público‐ejecutivo”, etc. – de acuerdo con la nomenclatura estipulada por la Ley Marco del Empleo Público); las opciones previstas para el sector privado son frecuentemente utilizadas por la mayor parte de las entidades públicas.

Las tablas con las opciones de respuesta no se ajustan a la realidad de la administración pública. Por ejemplo, como ya se mencionó, la tabla para el campo “tipo de trabajador” presenta como opciones para el sector público la nomenclatura estipulada por la Ley el Empleo Público, la cual no ha sido aplicada en la mayoría de entidades públicas, las cuales aún mantienen una división de sus trabajadores de acuerdo con la definición del D.Leg. 276 (“funcionario”, “profesionales”, “técnicos” y “auxiliares”). Adicionalmente, no existen todas las opciones pertinentes, pues no se

está considerando, por ejemplo, las carreras especiales que existen en el sector público.

c) Alto grado de error en el registro de la información por parte de los responsables en cada entidad La autoayuda de los campos de la planilla electrónica contiene descripciones que no

siempre se ajustan a la realidad de la administración pública, por cuanto algunas entidades pueden no visualizarse en la descripción y, por consiguiente, no consignar la información solicitada o la consignan incorrectamente.

Adicionalmente, también está presente un problema intrínseco a la administración pública, que es la rotación del personal y, por consiguiente, su falta de capacitación. Las limitaciones antes mencionadas originan que no se cuente con información confiable y suficiente sobre las personas que laboran en las entidades públicas y sus ingresos pues en ocasiones, o no se registra la información necesaria o se registra con errores.