PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

3.3 Precisiones sobre el Ciclo Operacional

El Ciclo de Operaciones ó Ciclo Operativo es el conjunto de procesos, actividades e información que se debe realizar en cualquier tipo de organización para cumplir con sus objetivos.  En una empresa es el conjunto de procesos, actividades e información que se deben realizar para producir valor agregado y satisfacer con calidad, productividad y rentabilidad los productos y servicios que se ofrecen a los clientes.

Para realizar con efectividad el Ciclo de Operaciones, se requiere definir con precisión cual es la secuencia y relación entre sus procesos y actividades, así como la información que requieren y deben generar cada uno de ellos. Para controlar y optimizar este Ciclo Operativo y su información, utilizamos como herramienta el software empresarial (ERP) SAP Business One

Un factor crítico en la eficiencia de los Ciclos de Operaciones es la asignación clara y precisa de quienes son los responsables de ejecutar cada uno de los procesos o actividades del ciclo, para de esta forma determinar los roles y responsabilidades de cada uno de los colaboradores en el equipo de trabajo encargados de cumplir los objetivos planeados, evitando las duplicidades de funciones y retrabajos. Así mismo, al tener claridad en los roles se facilita la definición de los perfiles de usuario requeridos al implantar una herramienta como SAP Business One .

En nuestra definición del Ciclo Operativo es indispensable que se aplique el concepto de "Ciclo" en el cual la  "retroalimentación" o"feedback" de información entre todos los componentes (procesos y actividades) son indispensables para validar los resultados de ejecución de cada uno de ellos.

El Ciclo Operativo es el vehículo para aterrizar y llevar a la práctica laEstrategia Competitiva de la empresa en cada uno de los Segmento de Negocios definidos. Una adecuada definición y estructuración de Ciclos facilita la asignación de roles y responsabilidades para definir la mejor manera de estructurar la Organización de Recursos Humanos.

Adicionalmente, el Ciclo de Operaciones establece los requerimientos y estructuras de información para controlar el negocio (por ejemplo: la estructura de las cuentas de costos y gastos del catálogo de contable) mediante las aplicaciones y herramientas de Tecnologías de

Informaciónque contribuyan a sistematizar, automatizar, controlar y optimizar el desempeño operativo.Para optimizar los Ciclos de Operaciones se requieren realizar proyectos específicos enfocados a mejorar algun proceso o actividad del ciclo.  Los procesos o actividades realizadas durante los proyectos no son parte del Ciclo de Operaciones, sólamente se realizan durante un periodo determinado de tiempo para optimizar los resultados del ciclo.Los siguientes diagramas muestran un ejemplo de cómo definir y estructurar el Ciclo de Operaciones en una empresa.  Primero se debe definir cuál es el Ciclo principal:

Una vez creado el Ciclo de Operaciones principal de la empresa se deben definir también los sub-ciclos, procesos, actividades e información en cada uno de ellos. Para realizar lo anterior desarrollamos la metodología y el software WORKFLOU que permite fácilmente

estructurar y modelar gráficamente estos ciclos, según se muestra en el siguiente ejemplo de un diagrama simplificado del ciclo compras:

3.4 Tipos de Decisiones:

INVERSIÓN: Comprende todas aquellas decisiones tendientes a realizar un desembolso en un momento determinado con la expectativa de obtener un mayor reembolso en el futuro.

DECISIONES DE FINANCIAMIENTO: Las decisiones de financiamiento se producen en mercados financieros, ello significa que se debe evaluar cual de estos segmentos del mercado es más propicio para financiar el proyecto o actividad específica para la cual la empresa necesita recursos.

Cuando se toma tal actitud con el propósito de modificar las proporciones de la estructura de capital de la empresa. Ninguna empresa puede sobrevivir invirtiendo solamente en sus propias acciones. La decisión de recomprar debe incluir la distribución de fondos no utilizados cuando las oportunidades de inversión carecen de suficiente atractivo para utilizar estos fondos. Por consiguiente, la recompra de acciones no puede tratarse como decisión de inversión.

Toda decisión financiera tiene riesgos. El riesgo financiero es el riesgo de no estar en condiciones de cubrir los costos financieros, por ello su análisis se determina por el grado de apalancamiento financiero que tenga la empresa en un momento determinado. Las estrategias de financiamiento de riesgo se usan para manejar la exposición financiera del distrito ante los riesgos restantes. Un distrito puede transferir responsabilidad legal o financiera de riesgos a otras entidades, como las compañías de seguros, o puede decidir mantener riesgos, si eso es más efectivo en cuanto a los costos.

La clave para el éxito en cada área de manejo de riesgo es una planificación bien pensada, apoyada por monitoreos y ajustes futuros. La clave para el éxito total de un programa es un enfoque sistemático y extenso, en el cual se tome en consideración todos los factores relevantes.

DECISIÓN DE DIVIDENDOS: La decisión de dividendos consiste en determinar el volumen óptimo de distribución de beneficios que permita mantener una política adecuada de autofinanciación y una retribución suficiente a las acciones de la empresa. Por tanto la política de dividendos supone la decisión de distribuir beneficios versus retención de los mismos para reinvertirlos en la empresa.

El tema central que se deriva de la decisión de dividendos es si el valor de la empresa en el mercado es independiente o no de la política de dividendos seguida por la empresa. Los economistas no están de acuerdo en esta cuestión y hay dos posturas claramente opuestas. Por un lado, Modigliani y Miller (1.961) afirmaron que la política de dividendos es irrelevante para el valor de la empresa en el mercado. Por otro lado Gordon (1.962) dice que existirá una política óptima de dividendos que maximice el valor de la empresa al suponerse que el comprador de una acción paga sus futuros dividendos.

Decisiones Gerenciales

Las decisiones gerenciales se toman con el deseo de “resolver” en una forma tan segura como sea posible, la mayoría de los gerentes sí intentan tomara las mejores decisiones que puedan dentro de los límites de la racionalidad y de acuerdo al tamaño y la naturaleza de los riesgos involucrados.

Las necesidades de información requeridas dentro de la organización varían de acuerdo al nivel dentro de la estructura organizacional. Las decisiones de los ejecutivos o directores son menos estructuradas donde no existen situaciones repetitivas y por ende no pueden aplicarse recetas únicas de solución; por el contrario deben establecerse criterios de evaluación y puntos de vistas para cada situación donde muchos de los datos deben provenir de fuentes externas y subjetivas en entornos con riesgos e incertidumbre. Debido a que es imposible determinar y controlar todas las variables o factores que inciden en una situación es que se busca a través de modelos representar la realidad para su análisis en él se espera que las decisiones tomadas sean decisiones satisfactorias y no óptimas dentro del contexto de racionalidad de quiénes deben tomar decisiones. Las decisiones que los ejecutivos efectúen se desplegarán en todos los niveles de la organización traducidas en objetivos y acciones más específicas y concretas en cada nivel hacia abajo. La información requerida en estas decisiones representan el punto de partida para llevar a cabo acciones que finalmente afectarán el desempeño de la organización.

3.5 Capital de trabajo y el capital de trabajo neto

¿Que son el capital de trabajo y el capital neto de trabajo? ¿Por qué es importante la administración del CNT?

Capital de trabajo

Es la inversión de dinero que realiza la empresa o negocio para llevar a efectos su gestión económica y financiera a corto plazo, entiéndase por corto plazo períodos de tiempo no mayores de un año.

Está generalizado por la mayoría de los especialistas y literatura especializada el criterio de que Capital de Trabajo no es más que la diferencia entre Activo Circulante y Pasivo Circulante.

CT=AC – PC (1)

Donde:

CT = Capital de trabajoAC = Activo circulantePC = Pasivo circulante

El trabajo que se expone a continuación recoge un grupo de consideraciones que demuestran que tal afirmación no es cierta, lo que resulta de vital importancia para la maximización de las ganancias de la empresa.

Obsérvese el siguiente gráfico

Donde:

AC= Parte del PC sustraído al AC AF = Activos fijosPLP = Pasivo a largo plazoC = Capital contable

Como puede apreciarse, si se asume como cierto lo expresado en (1), se tiene que el área sombreada de amarillo constituye el Capital de Trabajo con que cuenta la empresa para llevar a efectos su gestión económica y financiera, obteniendo su financiamiento en el PLP, el que se caracteriza por tener altas tasas de intereses, o sea, un costo elevado.

Capital neto de trabajo

Se define como la diferencia entre los activos circulantes y los pasivos a corto plazo, con que cuenta la empresa. Si los activos exceden a los pasivos se dice que la empresa tiene un capital neto de trabajo positivo. Por lo general cuanto mayor sea el margen por el que los activos circulantes puedan cubrir las obligaciones a corto plazo (pasivos a corto plazo) de la compañía, tanto mayor será la capacidad esta para pagar sus deudas a medida que vencen.

Tal relación resulta del hecho de que el activo circulante es una fuente u origen de influjos de efectivo, en tanto que el pasivo a corto plazo es una fuente de desembolsos de efectivo.

Los desembolsos de efectivo que implican los pasivos a corto plazo son relativamente predecibles. Cuando la empresa contrae una deuda, a menudo se sabe cuando vencerá esta.

Otra definición de Capital Neto de Trabajo

El Capital Neto de Trabajo también puede concebirse como la proporción de activos circulantes financiados mediante fondos a largo plazo. Entendiendo como fondos a largo plazo la suma de los pasivos a largo plazo y el capital social de una Empresa.

Debido a que los pasivos a corto plazo representan los orígenes de los fondos a corto plazo de la Empresa, a condición de que los activos fijos excedan a los pasivos a corto plazo, el monto de dicho exceso debe ser financiado mediante los fondos a un plazo aun más largo.