PRINCIPALES  BARRERAS  TECNOLÓGICAS  PARA  LA  E-­‐ADMINISTRACION    TRÁMITE  ESCOGIDO:  CUMPLIMIENTO  DE  OBLIGACIONES  EN  UN  CONTRATO  MENOR.    Algo  muy  habitual  es  la  compra  o  contratación  de  servicios  por  una  administración  con  cualquier  empresa.  Según  la  ley  de  contratos  del  sector  público  cuando  ese  intercambio  comercial  no  alcanza  los  21.000  euros,  estamos  ante  un  contrato  menor.  Básicamente,  la  legislación  sólo  exige  al  empresario,  una  vez  ha  entregado  la  mercancía  o  prestado  los  servicios,   la   presentación   de   la   factura   justificativa.   El   empresario   facilita   sus   datos  bancarios  y  la  Administración  le  paga.    Una  vez  el  órgano  administrativo  ha  detectado   la  necesidad  de  adquirir  algún  bien  o  servicio  puntual,  confecciona  una  memoria   justificativa  de   la  necesidad  y  comprueba  que   se   dispone   de   crédito   suficiente   y   adecuado,   esto   es,   que   tiene   consignación  presupuestaria.   Puede   ocurrir   que   el   bien   esté   declarado   previamente   de   necesaria  uniformidad,  o  que  se  considere  de  consumo  habitual  lo  que  podría  implicar  incluso  la  compra  centralizada  desde  el  órgano  previsto  reglamentariamente.  Supongamos  que  no  es  el  caso  y  el  órgano  administrativo  puede  dirigirse  al  proveedor  que  desee  y  realizar  el  encargo.  Aunque  no  esté  obligado  por  la  Ley  de  Contratos,  lo  lógico  es  que  se  pida  precios   y   disponibilidad   del   bien   en   concreto   por   correo   electrónico   a   varios  proveedores  conocidos  en  el  mercado.  Horas  o  días  después  según  el  caso,  se  procede  a  aceptar  la  oferta  más  ventajosa,  teniéndose  en  cuenta  fundamentalmente  el  precio  y  plazo  de  entrega,  firmándola  digitalmente  y  remitiéndola  al  comercial  correspondiente.    En  el  plazo  convenido  se  recibe  el  pedido  en  el  centro  correspondiente.  El  transportista  te   hace   firmar   la   entrega   en   una   pantalla   LCD.   Sin   embargo   todavía   muchos  transportistas  te  entregan  un  albarán  y  un  recibo  de  transporte.  En  papel.      La  gran  cantidad  de  pequeñas  facturas  que  pagan  las  administraciones  públicas,  justifica  la  necesidad  de  algún  control  interno  y  transparencia  ante  la  sociedad.  Así  lo  prevén  las  leyes   de   Transparencia   y   Buen   Gobierno,   estatales   y   autonómicas.   Básicamente  podríamos   resumirlo   diciendo   que   las   personas   que   han   de   realizar   las   labores  administrativas   han   de   ser   honrados   y   parecerlo.   Los   medios   de   comunicación   nos  bombardean   día   tras   día   sobre   casos   de   corrupción   en   las   contrataciones.   He   de  mencionar   aquí   el   grave   perjuicio   que   el   desgobierno   de   lo   público   ocasiona   a   la  sociedad.  Sirva  ello  de  justificación  sin  necesidad  de  extenderme,  se  entiende  que  aquí  las  TIC  deben  ayudar,  mejorando  los  procedimientos  de  control  y  en  definitiva  la  imagen  de  las  Administraciones  Públicas.      Se  puede  pensar  que  la  mayoría  de  necesidades  de  la  Administración  es  previsible  y  una  centralización  de  compras  mediante  subasta  electrónica  sería  el  medio  más  adecuado.  Al  margen  de  consideraciones  morales  sobre  lo  justo  o  injusto,  la  ley  siempre  ha  tendido  a   concentrar   las   compras  de   la  Administración  en  el  proveedor  más   capacitado  para  prestar  el  servicio  o  satisfacer  las  necesidades  de  bienes  de  la  Administración  al  menor  coste   posible.   Pensemos   que  muchas   necesidades   de   la   Administración   no   son   hoy  previsibles  y  para  las  que  lo  son  calcular  el  tracto  sucesivo  o  la  economía  de  escala  no  siempre   es   tecnológicamente   posible.   Pensemos   en   un   funcionario   anotando   las  compras  en  una  hoja  de  cálculo,  haciendo  el  seguimiento  para  posteriormente  hacer  

unas  pequeñas  estadísticas.  Esta  sería  una  barrera  tecnológica  interna.  Para  saltarla  es  necesario  integrar  todos  los  procesos  desde  la  detección  de  la  necesidad  de  adquirir  un  bien   o   servicio,   hasta   que   el   proveedor   cobra.     Las   Administraciones   públicas   solían  disponer  de  un  Sistema  integrado  para  todas  las  fases  del  Gasto  Público,  pero  lo  que  tradicionalmente  se  intentaba  controlar  hasta  hace  poco  era  que  el  flujo  monetario  no  se  escapaba  y  los  sistemas  de  información  hasta  hace  poco  no  incluían  toda  la  gestión  de   compras,   inventariado   y   contabilidad   de   todos   los   centros   de   gastos   de   las  Administraciones  Públicas.  Hoy  quizás  por  influencia  de  la  larga  crisis  financiera  o  por  influencia  de  las  costumbres  de  países  más  desarrollados  dentro  de  la  Unión  Europea  se  pretende  una  mayor  eficiencia  y  transparencia  del  gasto  público.  El  ciudadano  quiere  saber  en  qué  se  está  gastando  el  dinero  de  los  impuestos  y  que  los  gestores  públicos  administran  su  dinero  con  la  austeridad  deseable.      Las  diferentes  soluciones  heredadas  suponen  una  barrera  tecnológica  pues  aunque  se  supone  que  podrían  interconectarse,  quizás  sea  mejor  sustituir  la  red  de  aplicaciones  de  “distinto  padre”  por  una  solución  global.  Una  pequeña  empresa  se  basta  con  una  suite  informática  de  facturación  y  ventas,  pero  una  Administración  Pública  al  igual  que  una  gran  empresa,  necesita  de  un  Sistema  de  Información  Gerencial  (ERP).  Además  se  ha  de  cumplir   con   la   normativa   de   cuentas   unificada,   las   nuevas   normas  más   estrictas   en  cuanto  a  eficiencia  y  control  del  gasto,  en  su  mayoría  procedentes  de  la  Unión  Europea.  Contra  estas  barreras  tecnológicas  disponemos  de  programas  de  ayuda  y  financiación  a  través  de  los  fondos  europeos.  Sin  embargo  si  se  adoptan  soluciones  propietarias  en  vez  de  soluciones  de  software  libre  podría  crearse  dependencia  del  proveedor.  Lo  habitual  hasta  hace  poco  ha  sido  contratar  diferentes  empresas  que  han  adaptado  sistemas  de  software  libre  a  los  requerimientos  demandados.  No  ha  sido  así  el  caso  en  la  Junta  de  Andalucía,  que  ha  optado  por  una  solución  muy  criticada  por  ser  software  propietario  en  vez  de  software  libre.  (El  flamante  sistema  de  información  GIRO  está  basado  en  SAP    e  implementada  por  la  UTE  El  Corte  Inglés  y  AYESA).      Siguiendo  con  el  ejemplo  de  la  compra,  supongamos  que  el  proveedor,  días  después  de  entregar  lo  encargado  va  a  presentar  la  factura.  Tendrá  que  autenticarse  en  el  sistema  previsto  por  la  administración  que  le  contrató,  mediante  un  certificado  digital  emitido  por  entidad  de  confianza,  tipo  DNIe,  FNMT,  Camerdata,…  La   ley   11/2007,   permitía   a   la   Administración   obligar   a   las   empresas   a   realizar   sus  trámites  mediante  medios  electrónicos.  Así  la  Administración  exige  a  las  empresas  que  tienen  cierto  volumen  de  operaciones,  a  presentar  la  factura  en  plataforma  electrónica  (Portal   PUEF   en   Andalucía).   La   empresa   que   emite   la   factura   ha   de   cumplir   con   los  estándares   establecidos,   Todas   las   facturas   (electrónicas   y   en   el   resto   de   formatos)  deben  contener  los  códigos  DIR3  (se  conoce  como  tripleta):  

•   Oficina  Contable  •   Órgano  Gestor  •   Unidad  Tramitadora  

Sin  embargo,   si   la  empresa  no  alcanza  ese   límite  de   facturación  anual,  presenta  una  factura  típica  en  papel.  En  principio,  podríamos  pensar  que  un  empresario  o  profesional  sin  personal  cualificado  en  sus  oficinas,  no  podrían  sobrepasar  el  mínimo  de  facturación,  significando  una  barrera  tecnológica.  Pensemos  que  la  penetración  de  las  TIC  en  nuestro  entorno  es  bastante  irregular  y  que  muchos  pequeños  empresarios  ponen  sus  cuentas  

en  manos  de  gestores  que  son  meros  asesores.  Téngase  en  cuenta  por  ejemplo,  que  una  gran  empresa  con  sede  en  Madrid  o  Bruselas,  puede  acceder  al  punto  de  presentación  de  facturas  por  internet  con  mas  facilidad  que  un  autónomo  de  Las  Hurdes.  Teniendo  en  principio,  ambos  el  mismo  derecho  a  dirigirse  a  la  Administración,  pues  la  norma  no  distingue  entre  ambos  si   facturan  a  partir  de  cierta  cantidad.  Tradicionalmente  se  ha  considerado  que  quien  se  encuentra  en  el  medio  rural  puede  tener  más  dificultad  de  acceso  porque  las  línea  telefónicas  rurales  no  permiten  la  tecnología  del  Adsl.  Para  el  ejemplo   que   he   puesto   no   tiene   porqué   significar   una   pérdida   de   oportunidad   de  negocio,  pero  evidentemente  quien  se  encuentra  en  el  medio  rural  no  ofrece  los  mismos  servicios  a  la  Administración  que  quien  se  encuentra  en  la  capital.  Esto  para  este  ejemplo  puede   significar   socialmente  un   agravante  mas   a   la   situación  de  partida   y   con  difícil  solución  hasta  que  las  redes  wimax  no  se  extiendan  en  los  medios  rurales.  Las  soluciones  que  hoy  se  ofrecen  para  paliar  la  situación  de  brecha  digital  en  la  que  el  ciudadano  se  puede  encontrar:  

•   La  Administración  General  del  Estado  facilita  una  aplicación  gratuita  que  permite  la  emisión  de  factura  electrónica  normalizada.    

•   Las  Administraciones  Autonómicas  disponen  también  de  puntos  de  presentación  de  facturas  electrónicas  con  manuales  y  documentación.  

•   Asimismo,   las   asociaciones   empresariales,   de   PYMES   y   sindicales   llevan  bastantes  años  facilitando  la  alfabetización  digital.  

•   Al   igual   que   el   cumplimiento   de   las   obligaciones   fiscales   y   laborales   de   los  empresarios,   el   cumplimiento  de  obligaciones   con   la   e-­‐Administración  es  una  oportunidad  mas  de  negocio  para  las  asesorías  legales  y  graduados  sociales.  

Las  barreras  tecnológicas  internas  de  la  Administración  se  saltan  básicamente  mediante  actualizaciones   tecnológicas,   formación   de   los   empleados   públicos   y   coordinación  interadministrativa.  No  podemos  olvidar  la  dificultad  en  aceptar  el  cambio  dentro  de  las  organizaciones.  Hace  diez  años  podríamos  hablar  de  la  necesidad  de  implicar  a  todo  el  personal  en  el  cambio.  Hoy  tras  la  entrada  en  vigor  de  la  ley  39/2015,  estamos  ante  un   imperativo   legal  que   los  más   reticentes  no   tienen  más   remedio  que  cumplir.   Los  trámites  internos  han  de  realizarse  por  medios  electrónicos.  Por  ello,  una  vez  entra  la  factura   en  papel,   esta   se  digitaliza   y   se   registra   en   el   sistema,   enviándola   al   órgano  adecuado.  Aquí  surge  un  problema,  la  reticencia  a  dejar  de  usar  el  papel.  Siempre  hay  alguien   en   la   cadena   de   trámites   que   termina   por   imprimir   los   documentos,  interrumpiéndose  la  cadena  y  perjudicando  la  eficiencia  y  eficacia  de  los  sistemas  de  información   por   malas   prácticas   administrativas.   En   muchos   ayuntamientos   y  departamentos  autonómicos  se  oye  “Es  que  el  Interventor  (  o  el  aliado  con  autoridad)  lo   quiere   en   papel   (Y   con   sello   de   pie   de   firma)   y   dice   que   carece   de  medios”.   La  búsqueda   del   aliado   para   justificar   la   desconfianza   en   los   Sistemas   de   Información,  desconfianza  en  que  el  documento  electrónico  tenga  el  valor  que  la  ley  reconoce,  pues  se  piensa  en  los  sistemas  de  información  como  generadores  de  papel  que  conforman  el  expediente,  en  vez  de  tener  en  mente  el  expediente  digital.  A  veces  el  clic  inconsciente  que  borra  los  correos  sin  siquiera  mirarlos  para  comprobar  qué  documentos  y  quien  los  envía  es  la  causa  de  que  los  emails  se  pierdan,  otras  veces  el  emisor  no  comprobó  que  el  mensaje  salió  de   la  bandeja,  etc.  Yo  he  oído  a  muchos   jefes  y   jefas  decir   “Se  que  tenemos  que   suprimir   el   papel,   pero  no  quiero   ser   el   primero”.   En  poco   tiempo  no  podrá  sostenerse  este  miedo,  pues  la  citada  ley  de  procedimiento  felizmente  obliga  al  uso  de  las  TIC.  Muchos  usuarios  no  distinguen  entre  el  archivo  pdf  generado  en  origen  

por   una   aplicación   del   habitual   y   mero   escaneo   sin   ocr   de   un   documento.   Deseo  recordar  aquí  las  diferencias  principales:  

•   El  documento  pdf  generado  por  una  aplicación  suele  tener  textos  copiables,  que  permiten  indexarse  y  su  posterior  búsqueda  en  el  sistema.  Ocupa  pocos  Kbytes  de  espacio.    

•   El   documento   escaneado   no   contiene   metadatos.   Se   necesita   de   un   gestor  documental  que  los  incluya.  Además  el  escaneado  es  más  pesado.  Ocupa  algo  más  de  1  Mbyte  por  página.  

Para   evitar   las   desventajas   del   mero   escaneo,   cuando   no   queda   más   remedio   que  digitalizar   un   documento   papel,   las   administraciones   disponen   de   aplicaciones   con  técnicas  OCR  similares  a  las  usadas  por  Google  Books,  además  de  la  compulsa  digital  con  sellado  de  tiempo  y  software  de  reparto  electrónico  conectado  con  la  red  SARA.  La  rotura  de  la  cadena  de  trámite  digital  es  una  barrera  tecnológica  pues  resta  eficacia,  y  se  basa  en  la  inercia  o  falta  de  preparación  del  empleado  público,  que  al  no  ser  nativo  digital  necesita  conocer.    La  versión  del  navegador  y  del  cliente  Java,  son  en  mi  opinión  las  principales  barreras  tecnológicas   con   que   se   encuentra   el   ciudadano   en   general.   No   siempre   el   sistema  requiere  la  versión  más  nueva.  Es  habitual  exigir  alguna  versión  anterior  y  no  todas  las  plataformas   de   administración   electrónica   tienen   iguales   requerimientos.   Muchos  profesionales  saben  que  no  pueden  actualizar  la  versión  del  navegador  porque  les  deja  de   funcionar   la   interfaz   de   relaciones   con   la   Administración.   La   Solución   habitual   es  indicar  en  el  portal  las  exigencias  tecnológicas.  ¿Pero  qué  ocurre  si  el  ciudadano  tiene  que  relacionarse  con  diferentes  departamentos  administrativos  y  estos  exigen  distintas  versiones   de   software?   No   sólo   diferentes   Administraciones,   sino   diferentes  departamentos  de  una  misma  administración.  Hemos  de   tener  en  cuenta  que  en   los  países  con  gran  descentralización  de  nuestro  entorno,  además  de  las  administraciones  territoriales   (Estatal,   Autonómica,   Diputación,   Ayuntamiento   y   otros   entes   locales),  existen  las  Administraciones  Institucionales  (Agencias,  Consorcios,  Fundaciones).      Se   echa   de   menos   en   las   Administracioness   Públicas   en   las   áreas   de   atención   al  ciudadano,  la  existencia  de  un  asesor  digital.  Un  funcionario  que  le  haga  los  trámites  al  ciudadano  que  carece  de  recursos.  Este  aspecto  ya  estaba  previsto  por  la  ley  11  de  2007.  Evidentemente  la  solución  pasa  por  la  decisión  política,  una  confluencia  tecnológica  más  homogénea  y  dinámica,  dentro  de  una  coordinación  administrativa  más  eficaz.  El  gran  esfuerzo   realizado   por   las   diferentes   administraciones   requiere   superar   el  corporativismo  y  poner  al  ciudadano  en  el  centro  de  atención.  Queda  mucho  por  hacer.    FUENTES  CONSULTADAS:  •   https://www.boe.es/buscar/pdf/2015/BOE-­‐A-­‐2015-­‐10565-­‐consolidado.pdf •   https://www.boe.es/buscar/pdf/2011/BOE-­‐A-­‐2011-­‐17887-­‐consolidado.pdf •   https://administracionelectronica.gob.es/ctt/geiser •   http://www.contratacion-publica-electronica.es/barreras-y-obstaculos-para-la-

implantacion-de-la-administracion-electronica-y-de-la-contratacion-publica-electronica/

•   http://www.facturae.gob.es/ •   https://juntadeandalucia.e-factura.net/puef/home.htm •   http://www.sage.es/factura-electronica/sage-factura-electronica

•   http://www.gijon.es/multimedia_objects/download?object_type=document&object_id=81212

•   http://www.sindicom.gva.es/web/valencia.nsf/documento/manual_de_fiscalizacion/$file/MF862-2_Analisis_proceso_compras.docx

•   http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=URISERV%3Asi0021 •   http://www.diariosur.es/andalucia/201501/12/consejeria-­‐hacienda-­‐reordena-­‐

tesoreria-­‐20150111234348.html •   http://www.juntadeandalucia.es/boja/2014/253/8 •   http://go.sap.com/spain/product/enterprise-­‐management/erp.html •   http://transparencia.gencat.cat/es/inici/  •   http://www.administracionpublica.com/el-desgobierno-de-lo-publico/ •   EL  DESGOBIERNO  DE  LO  PUBLICO  -­‐  ALEJANDRO  NIETO  •   TODO  VA  A  CAMBIAR  –  ENRIQUE  DANS