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Prevencin de perdidas

Prevencin de prdidasMerma, Robo hormiga

Qu significa Prevencin de Prdidas?Es el proceso de identificacin de vulnerabilidades de una empresa, considerando stas, desde la integridad de sus empleados y/o clientes, sus procesos de negocios, hasta las condiciones fsicas y entorno de sus instalaciones, para determinar los riesgos que pueden impactarlas y, entonces determinar el impacto de cada riesgo as como la evaluacin de la prdida.

No se debe confundir con control de mermas, los dos conceptos deben verse como un binomio necesario para soportar el alcance de los objetivos del negocio.Ejemplificando este binomio, tenemos que control de merma, atiende temas como el robo interno o externo como uno de los elementos base de sta, pero cuando se considera que un asalto violento, reporta no solo una prdida de activos, sino que resalta hasta el tener una prdida de vida o la perdida de ventas por el cierre de la operacin, en tanto se lleva a cabo la intervencin de la autoridad, es que vemos la necesidad de contar con los dos conceptos bien claros, definidos e implantados.

Se considera que esta forma de entender la prevencin de prdidas, est evolucionando, de manera que dejemos de ver este tema como algo superficial, y lo entendamos en toda la gama de oportunidades que esta presenta para ir blindando nuestros procesos y operaciones.

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Este concepto se sustenta en una conciencia y visin de empresa, que busca hacerse ms eficiente, mediante la identificacin de sus vulnerabilidades y tomando los riesgos considerando el prevenir prdidas.

La prevencin de prdidas, est ntimamente ligada a la administracin de crisis y la planeacin para continuidad de negocios.Cuando escuchamos el trmino de prevencin de prdidas, pensamos que contempla nicamente el delito de robo de mercancas, qu otro tipo de situaciones se incluyen?Lo impresionante del concepto, es que este es tan amplio en su alcance como consideremos la complejidad de los procesos de una operacin y la forma en que la empresa determina que es una prdida.


El principal requisito, es la conciencia de la alta administracin, sobre la necesidad de anticipar, prevenir y/o mitigar lo que su empresa considera como una prdida. Cada negocio debe identificar lo que puede impactar a su personal, sus operaciones y sus activos.

El segundo, es que una vez que la direccin decide que este proceso debe ser parte de su plan de negocios, debe plantear junto con los principales directivos o colaboradores, la agenda de riesgos de su empresa.

Pueden considerarse desde situaciones delictivas como el fraude, el abuso de confianza, el robo de informacin, el secuestro, la extorsin, o bien condiciones de riesgo como un incendio, inundacin, terremoto o huracn. Asimismo situaciones donde la prdida de un ejecutivo sea crtica para la organizacin o una sancin por incumplimiento de una normativa implique cierre, multas sanciones o un acto de corrupcin.

No importa el tamao del negocio, todos podemos sufrir prdidas. El qu tanto podemos sobrellevarlas, depende de cmo las hayamos prevenido para poder mitigarlas.Cules son los requisitos para llevar a cabo una estrategia de prevencin de prdidas?


La agenda de riesgos, implica el identificar todos aquellos riesgos que pueden impactar tanto en la estrategia como en la operacin y dimensionar la probable prdida que se tendra. Ya habiendo hecho esto, es posible determinar el plan de accin para prevenir o mitigar el impacto.

Cmo se instrumenta un programa efectivo de prevencin de prdidas?La implantacin de un programa debe basarse en un modelo que considera los siguientes elementos:

PersonalPolticas y ProcedimientosInfraestructuraTecnologa


Polticas y procedimientos: exige que exista una serie de reglas escritas y conocidas por el personal, para asegurar el cumplimiento de las acciones tendientes a prevenir prdidas, de nada sirve tenerlas si la cultura de la empresa, contempla el desobedecerlas o el que no haya consecuencias por su incumplimiento.

Personal: implica la responsabilidad y acciones del personal de la empresa, en todos los niveles de la organizacin, para que dependiendo de la naturaleza del negocio y el nivel del personal, implante las acciones necesarias y suficientes para prevenir prdidas. No es necesario contar con especialistas, cuando es el mismo personal quien muchas veces constituye la causa misma de la vulnerabilidad.


Tecnologa: el uso adecuado de diversas herramientas acorde a cada negocio, debe considerarse para complementar los puntos anteriores. No son un fin sino un medio para lograr esto. El ejemplo es el uso de cmaras de circuito cerrado de televisin (CCTV), que puede funcionar tanto como un factor disuasivo, hasta como memoria de eventos. No obstante, si no se tiene claridad respecto de la utilidad misma del equipo y, quien lo va a utilizar, esta inversin se vuelve una prdida en s.

Infraestructura: requiere el contar con instalaciones que cumplen las normas y condiciones de seguridad, y que estas se mantienen en este estado de cumplimiento. A la vez, enva una seal de que hay orden y autoridad en la empresa, asimismo, facilita el cumplimiento de los planes de prevencin, evitando que una infraestructura dbil o inadecuada sea la vulnerabilidad misma. Esto no implica instalaciones costosas pero si el que no sean riesgosas.


Qu tipo de tecnologa considera un programa de estos?

Primero debe definirse qu y para qu de la tecnologa, para luego buscar a un especialista y encontrar la mejor solucin. El peor error es buscar a un especialista cuando an no tengo identificado mi riesgo.

El tipo de tecnologa adecuado a cada empresa, depender del tipo de riesgos y la finalidad del equipo para reforzar los criterios de prevencin de prdidas, siendo relevante, que la mala seleccin del equipo o el no utilizarlo para lo que se defini, se vuelve una prdida en s.La tecnologa viene avanzando da con da y cada empresa, debe identificar de qu manera, podr aportar o soportar elementos, para asegurar sus procesos mediante su implementacin. La tecnologa para la prevencin de prdidas puede ir desde un control de acceso para sus instalaciones, hasta sistemas avanzados para identificar mercanca en trnsito.


Vuelvo a mencionar al CCTV, como un equipo que aporta cantidad de beneficios, si este se usa adecuadamente, como es el caso cuando no solamente se utiliza para determinar fallas en algn proceso, sino como una herramienta para medir eficiencias. Asimismo, funcionara como un disuasivo, no solo para prevenir prdidas sino para otro tipo de acciones negativas. Al final, redunda como una herramienta para memoria de eventos.

El aspecto legal es importante, no solo por lo que implica el ejercer accin en contra de quin cometi actos deshonestos siendo empleado, como por ejemplo quin cometi un fraude, sino tambin, el cmo proceder con un delincuente que se detiene en flagrancia en nuestras instalaciones.

Qu aspectos de tipo legal se deben considerar?


La prevencin de prdidas debe considerar el manejo legal de lo anterior, as como otros aspectos que conllevan a prdidas. Se reitera el comentario, donde se seala que ste, es un proceso integral de toda la organizacin para identificar las vulnerabilidades y condiciones que pueden representar prdidas, su evaluacin y su manejo.

Esto incluye el contemplar y comprender el impacto legal, que trae el incumplimiento de normas de autoridad, mismas que implican sanciones, multas, paro de operaciones, que a su vez representan prdidas para la empresa.


Qu capacitacin al personal en general contempla un programa de prevencin de prdidas?La capacitacin va al parejo con las situaciones y condiciones que se determinaron que pueden generar una prdida y, esto implica desde capacitar para hacer ms eficientes los procesos naturales de operacin o administracin, hasta temas ms especializados como planes para manejo inclusive de desastres naturales.


Cules son los errores tpicos en los que se incurren al no llevar a cabo un programa efectivo de control de prdidas?

El tercero, es pensar que un plan de prevencin de prdidas implica un gasto enorme, cuando en realidad, debe ser una inversin planeada y perfectamente alineada con la estrategia de negocios.

El primer error, consiste en creer que tu negocio no tiene riesgo alguno, que estos solo impactan en los negocios grandes o que tu operacin esta tan bien llevada, que no puede haber condicin alguna de prdida.

El segundo error, es el considerar que control de merma y prevencin de prdidas son lo mismo, lo que te lleva a pensar, que si controlas la merma, evitars todo tipo de prdida.


LAS MERMAS Y SU CONTROL INTERNO

Tomaremos como base el estndar mundial emitido por El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, que recopil opiniones y conceptos de diferentes especialistas, y emiti los componentes ms relevantes en el desarrollo del control interno dentro de las organizaciones.


Objetivos del control interno sobre las mermas:

Proteccin de los inventarios sujetos a la disminucin por las mermas.

2. Confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operativa relacionada con las mermas.

3. Efectividad y eficacia en las operaciones relacionadas con la disminucin de las mermas.

4. Cumplimiento a las normas, polticas, procedimientos establecidos en las organizaciones para disminuir el efecto negativo de las mermas.

Se deben lograr los siguientes objetivos, los cuales se cumplen con la existencia de cinco elementos estructurales y relacionados entre s.


Para lograr los cuatro objetivos anteriores, las empresas debern organizar su control interno bajo los siguientes componentes:

1. Ambiente de control. Hace referencia a la cultura corporativa de control que debe existir en una organizacin para disminuir las acusas de las mermas relacionadas con:

Integridad y valores ticos de sus empleados.Competencia para la accin.Filosofa Administrativa y estilo de direccin.Estructura Organizacional.Asignacin de Autoridad y Responsabilidad.Poltica de Recursos Humanos.Comits de Auditora u otros relacionados con las mermas.

2. Evaluacin de Riesgos.

Examen de factores internos y externos que impiden el logro de los objetivos de disminucin de mermas.

Objetivos Institucionales.Objetivos Especficos.Identificacin de riesgos.Probabilidad de ocurrencia.Impacto.Anlisis de Riesgos.Mitigacin de causas de riesgo.Riesgo residual.


153. Actividades de control.

Hace referencia a los controles que realmente existen para minimizar los riesgos por mermas que enfrentan los inventarios. Controles sobre:

Los empleados.Los contratistas.Los vigilantes.Las operaciones.La informacin financiera.La existencia de normas, polticas, procedimientos, instructivos, leyes, regulaciones, cdigos, que controlen la merma.Competencia del personal. Segregacin de funciones.


4. Informacin y Comunicacin.

El proceso de retroalimentacin que debe existir dentro de la empresa, y entre esta y su medio ambiente en relacin con las mermas.

Sistemas de informacin.Informacin crtica.Canales.Comunicaciones internas.Comunicaciones externas.Apoyo a la ejecucin de los procesos.Autorizacin.Registro.Custodia.Conciliacin. - Controles de acceso. - Conciliacin.

Tipos de Control:

Preventivos/Detectados/Correctivos.Manuales / Automatizados.Gerenciales.


5. Monitoreo.

Se refiere al seguimiento permanente que se debe hacer, por parte de la administracin y los rganos de control, auditora interna y revisora fiscal, para evaluar la efectividad del sistema de control interno.

Supervisin concurrente.Evaluaciones independientes.Alcance y frecuencia.Quines evalan.Proceso de evaluacin.Metodologa / documentacin.Plan de accin.Reportes de deficiencias.

La integracin de los objetivos de control interno con sus correspondientes elementos facilitar el control sobre las mermas.


Las grandes prdidas de los pequeos robos

El control del stock y sus movimientos es una de las actividades ms tediosas y la ms cara en trminos de personal y tiempo afectado dentro de las empresas. Para ello, la tecnologa electrnica ha hecho su aporte para dotar a las empresas de innumerables recursos de administracin que permiten conocer las tan temidas diferencias de stock. Los Terminales de Punto de Venta (TPV), tambin conocidos como escaners, ayudan al cometido con una confiabilidad casi absoluta y los informes producidos por el sistema indican qu es lo que ha sido abonado en caja, en nmero de artculos y referencia de los mismos analizando, con respecto a los bienes que se han recibido oportunamente, cul es la prdida.

Este -en apariencia- inofensivo estilo delictivo, se ha transformado en un tema ms que preocupante para los empresarios quienes comienzan a ver una importante merma en sus utilidadesComo todos los aos, las empresas de cualquier tamao organizan en un determinado perodo de tiempo, el correspondiente balance anual en el que se constatan las entradas y salidas, compras y ventas, prdidas y ganancias.


En caso de no poseer TPV, igualmente con la ms simple caja registradora, pueden establecerse por familias o secciones, las prdidas ocasionadas. Pese a que en este caso, los errores de marcado, las promociones y rectificaciones de precios y otros factores humanos de operacin, disminuyen en forma importante la fiabilidad y la exactitud de los resultados obtenidos.Pero mayor o menor sofisticacin mediante, es posible obtener informacin valorizada y cuantificada que permita -despus de un minucioso examen - tener una definicin ms cabal sobre qu artculos se perdieron en el inventario ya sea por un mal manipuleo (prdidas por averas), o por faltantes de stock (prdidas por hurto).

Las prdidas econmicas que se desprenden de estas ltimas, son motivos de verdadera preocupacin para los empresarios y que exige adems de mejoras en las actividades de control, mecanismos preventivos y disuasorios de este tipo de delitos.


Cuando las mercancas u objetos de valor deben ser expuestos al pblico, no pudindose limitar el acceso al rea, (por ej. los supermercados), los robos de mercadera son ocasionados en su mayora por personas ajenas a la empresa. En tal caso, pueden adoptarse medidas de proteccin como las detalladas:Definir el perfil y las caractersticas del agresor, as como los mtodos que utiliza. Sin caer en actitudes prejuiciosas o discriminatorias es posible definir perfiles y actitudes caractersticas que pueden divulgarse entre los empleados y el personal de vigilancia para que puedan detectar a estos individuos y comunicar su presencia con rapidez, lo que redundar en una tarea de prevencin invaluable, al poder realizar as un seguimiento y control de ellos mientras permanezcan dentro de los locales.

LADRONES DE AFUERA


Formar al personal en el mismo concepto, solicitando y recompensando su colaboracin.Definir cules son las reas de mayores prdidas o riesgos y aplicar a stas la mayor cantidad de recursos tcnicos y humanos. Tratar que las reas de exposicin de mercaderas no posean ngulos muertos o de escasa visin.Que la mercadera expuesta se encuentre en forma ordenada.En los puntos de salida del saln o reas de exposicin de mercaderas u objetos de valor, realizar un chequeo de los bultos grandes, para establecer que no se ha ocultado nada en su interior.

Instalar equipos electrnicos anti-hurtos (antenas).Establecer una norma que impida al personal la devolucin de efectivo a cambio de mercadera, sin la debida intervencin de personal jerrquico.Establecer procedimientos y realizar una difusin adecuada a los mismos, sobre cul ser la forma de proceder en caso de determinarse algn ilcito.Tener personal de vigilancia debidamente capacitado y calificado para desempear sus funciones y verificar peridicamente sus resultados.


Lograr la colaboracin del personal de la empresa, no involucrado en tareas de seguridad y vigilancia, para que realicen una accin disuasoria sobre los delincuentes, con la observacin del accionar de aquellos que renen las caractersticas y perfil de los posibles agresores externos. Sin duda este punto tambin mejorar la atencin al cliente.


LADRONES DE ADENTRODe acuerdo a estudios realizados mundialmente, est determinado que el que produce la mayor parte de las prdidas por hurto es el propio personal de la empresa (50% de hurtos internos, contra un 35% de hurtos realizados por clientes). Aunque no existe una solucin total para este problema, una forma de prevenir y disminuir estas prdidas, es realizando un buen proceso de seleccin de personal en el cual deben complementarse las reas de Recursos Humanos, de Seguridad y Control de Prdidas de las empresas.

Estos procesos ayudarn a limitar el acceso de una buena parte de este tipo de agresores.

A continuacin se enumerarn algunos recursos o medidas de proteccin para mercancas, objetos de valor u otros elementos que deban ser protegidos de agresores internos.


Limitar el nmero de entradas y salidas.

El ideal es un mismo punto de entrada y salida de peatones y vehculos, los cuales es recomendable que se encuentren dotados de sistema de control de accesos con barreras relacionadas al mismo.

Que el puesto de control, cubierto por personal de seguridad debidamente entrenado y calificado, se encuentre ubicado entre los puntos de entrada y salida, lo cual sin duda, mejorar la coordinacin del control.

Prohibir el ingreso de vehculos particulares al rea. Eliminando de esta forma las situaciones que facilitan que los empleados pasen mercaderas u otros elementos de valor a travs de los controles hacia el estacionamiento o vas de comunicacin.

Instalar en los puntos de alto riesgo, cmaras de CCTV con un sistema de observacin y grabacin adecuado, conforme a las caractersticas del lugar.

Mejorar la iluminacin del rea a proteger.

LADRONES DE ADENTRO


7. Utilizar un software de control de acceso adecuado a las necesidades y que tengan la posibilidad de archivar fotografas e identificaciones del personal que tenga acceso al lugar, as como la posibilidad de escanear la documentacin personal presentada para el ingreso al rea.

8. Comunicar al personal la poltica de la empresa en cuanto a los empleados deshonestos.

9. Auditar los procedimientos de control de carga, despacho y recepcin de mercancas.

10. Evitar que hasta el momento de la carga, se encuentre accesible al personal, la documentacin soporte de las mercancas.

11. Prohibir el acceso a todo el personal que sea ajeno a las reas de depsito, almacenes, recepcin y despacho, especialmente a los transportistas.

12. Determinar una zona especial para la espera de los transportistas, que se encuentren debidamente separada de las reas de carga, y que tenga las comodidades necesarias para el esparcimiento de los mismos.

13. Llevar registros en donde consten los resultados de los controles realizados, el cual debe ser analizado en forma mensual.


14. Organizar e instruir al personal respecto a una poltica adecuada sobre la reparacin de los paquetes, envoltorios y estibas daadas, la cual debe incluir un informe que explique el procedimiento adoptado.

15. Realizar informes pre laborales, para la contratacin de personal y (evaluaciones de control de confianza, poligrafa y diversas pruebas ms)

16. Restringir el acceso de personal no autorizado a aquellas reas del establecimiento donde se guarden objetos o mercancas de alto valor.

17. Establecer controles, tanto rutinarios como espordicos al egreso.

18. Establecer un procedimiento que permita diferenciar lo que es una prdida por hurto, de la que se produce por rotura, deterioro o caducidad, ya que de otra forma la informacin no sera exacta y hace que los esfuerzos realizados sean aplicados en forma y direccin incorrecta.


AGRADECEMOS TU ATENCIN


El proceso de control de confianza forma parte del sistema de profesionalizacin de una empresa, cuyo propsito es fortalecer los mrgenes de seguridad, confiabilidad, eficiencia y competencia del personal que la conforma.


POLIGRAFA: Identifica factores de riesgo como delitos cometidos por el aspirante, compromisos con grupos delictivos; adiccin a drogas ilegales, fraudes previos, demandas laborales, venta de informacin confidencial PSICOLOGA: Anlisis de conductas sociopticas; personalidad, control de impulsos, expedir certificado psicolgico para las dependenciasESTUDIO SOCIOECONMICO Analiza documentacin, investiga recomendaciones y trayectoria laboral, fotografas del domicilio, verificacin del mismo. TOXICOLGICO: En base a reactivos se identifican sustancias ilegales en el organismo.


FUENTENelson Daz Muoz Prevencin de prdidas Antonio Gaona Rosetemanualdeseguridad.com.mx


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