UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALAFACULTAD DE INGENIERIA EN SISTEMACURSO: CONTABILIDAD FINANCIERA

TEMA: PRESUPUESTO DE VENTAS

1. Pronostico de Ventas (cuando se realizan cálculos se convierte en presupuesto cuando ya se toman en acción )

Es la fase compleja del plan presupuestario, se deben tomar en consideración todos los factores positivos y negativos relacionados con las actividades de la empresa.

Una vez definidas las políticas de ventas de la empresa, pueden entrarse a la preparación del pronóstico de ventas, que consiste en una proyección global de la demanda potencial de los consumidores durante un periodo específico de tiempo.

Este pronóstico de ventas se convierte en un plan o presupuesto de ventas, cuando la dirección le aplica juicio (se está aplicando valor a lo que se está haciendo), estrategia planeada, asignaciones de recursos y el firme propósito (dirección) de dictar las medidas (pueden ser llamar la atención de los vendedores) los necesarias para alcanzar las metas de ventas.

Existen diversos métodos para efectuar el pronóstico de ventas; sin embargo, estos pueden agruparse así:

Métodos de criterios:

Se aplica generalmente en empresas pequeñas, que por su reducido volumen de ventas, hacen posible la utilización básicamente, del criterio de sus ejecutivos o vendedores para determinar el pronóstico de ventas. Son métodos sencillos y prácticos cuya principal desventaja es que no consideran en una forma técnica, las condiciones o fuerzas económicas generales.

a. De la opinión de los ejecutivos: Es el método más antiguo y sencillo, consiste en una votación formal por parte del cuerpo directivo de la empresa fundamentada en ideas y opiniones basadas en su experiencia acerca de las posibilidades de ventas de un periodo futuro.

Se caracteriza por lo sencillo de su aplicación y lo practico del mismo, ya que se parte de las cifras reales del ejercicio anterior, a las que se les adiciona o sustrae los cambios que a juicio de los ejecutivos afectan las cifras a pronosticas.

b. Compuesto del personal de Ventas: Mediante este método se le da participación, principalmente, al personal de ventas, cuyos criterios y pronósticos son revisados y analizados pro los jefes inmediatos y estos resultados por los jefes inmediatos superiores y así sucesivamente, hasta llegar a la aprobación definitiva de la dirección de la empresa.

Las ventajas de este método, además de su sencillez, es que las estimaciones las hacen los individuos mas cercanos al cliente y que las mimas son revisadas u aprobadas por quienes tienen la responsabilidad de alcanzar las metas de vetas.

Como principales desventajas, están que las estimaciones pueden ser muy conservadoras si se tiene la idea de que las mismas pueden servir como medida de calificación o bien, que se sobreestimen, pensando en aumentos de sueldos, premios, ascensos, etc.

Métodos Estadísticos:

Entre los más conocidos y usuales métodos para pronosticar las ventas, están los siguientes:

a. Línea Recta: Consiste en establecer mediante el análisis de la tendencia de las ventas en una serie de años, el pronóstico de las ventas futuras, así:

a.1 Método Aritmético:

Se toma el año base de la serie y se compara con el último año de la misma. (se toman los periodos no los años) 2010----- 12002015-----(-1500) 300

La variación se divide dentro del numero (cantidad) de periodos y el resultado es el factor de acumulación.

300/ 5: 60 Factor de acumulación.

El factor de acumulación se suma al ultimo año, para determinar las ventas esperadas para el año se esta pronosticando.

Pronostico 2016= ventas 2015----1500 Factor de acumulación-----(+60) Presupuestos 2016----1560

Ejemplo:

La empresa Archivos de Metal, S.A. presenta informacion estadística de sus ventas por los últimos seis años:

inicio de periodo1 periodo 2 periodo 3 periodo4 periodo5 periodo

SOLUCION:

a.2 Método “Y” calculada: Consiste en aplicar la formula Yc = a + bx para ajustar la tendencia a una línea recta, en la cual:

a = Ventas del año baseb = Factor de acumulación (año base –años final) x = año (partiendo de 0)

Tomando la misma serie de años

Años x ventas Yc

(Partiendo del año base) 2010 0 1200 1200+(60)(0)=1200 2011 1 1200 1200+(60)(1)=1260 2012 2 1200 1200+(60)(2)=1320 2013 3 1200 1200+(60)(3)=1380 2014 4 1200 1200+(60)(4)=1440 2015 5 1200 1200+(60)(5)=1500 2016 6 1200 1200+(60)(6)=1560 Respuesta

AÑO VENTAS (unidades) 2010 A= 1,200

22011 1,1502012 1,2802013 1,3502014 1,4002015 1,500

Índice de Variación Estacional (IVE)Las ventas de las empresas no son uniformes para todos los meses, trimestres, semestres etc., sino responden a cierta tendencia estacional. Para aplicar tal tendencia al presupuesto de ventas, se utiliza él INDICE DE VARIACIÓN ESTACIONAL, que consiste en determinar a través del análisis y procesamiento de la información estadística que se obtenga, un índice de variación que aplicado al promedio de las ventas estimadas, nos den las ventas estaciónales.

El procedimiento que se sigue es:

1. Se obtienen las ventas periódicas de la serie de los años de que se trate2. se establecen totales de las ventas periódicas 3. Se obtiene promedio periódico de las ventas4. Se establece el promedio de los promedios5. Se obtiene el IVE dividiendo el promedio periódico (paso 3) entre el promedio de los Promedios (paso 4)6. Se establece el promedio de las ventas estimadas para el período que se presupuesta.7. La estacionalidad de las ventas presupuestadas se obtiene multiplicando el índice de Variación estacional (paso 5) por el promedio de las ventas estimadas (paso 6)

EJEPLO

La empresa Archivos de Metal, S.A. presenta, con relación a las ventas de los últimos 3 años, la información siguiente:

VENTAS EN UNIDADES Total/periodoTRIMESTRES Año 2013 Año 2014 Año 2015 Total Promedio periódico I.V.E. Ventas 2016

Enero/Marzo 250 280 340 =870 290 0.82 370Abril/Junio 325 360 400 =1085 361.61 1.021 461Julio/Septiembre 280 310 314 =904 301.33 0.85 384Octubre/Diciembre 495 450 445 =1390 +463.33 1.31 591Total Se saca el

promedio de los promedio

1416/4=354.08 4 1,806

Nota: - en promedio saque el periodo en base a trimestre en este ejemplo que ese tiempo dan, también en el ejerciocio nos dan las unidades un valor estimado “1806” pero si no lo dan podemos tomar los 1560 que son lo base de lo vendido que determinamos del ejercicio y se divide dentro de lo periodos que nos den en este caso son 4 periodosExtras:

- Se divide 354 dentro de cada promedio ej( 290/354.08=I.V.E)- 6. promedio de ventas presupuestadas= 1806/4= 451.50 y está cantidad se multiplica por

el IVE. Las ventas para 2016 se estiman en 1806 unidades. Aplicando el IVE se distribuirán las ventas en períodos trimestrales.

Nota: (las ventas varían cada trimestre).

Regionalización de las Ventas:

Las ventas también pueden ser distribuidas por regiones o por zonas, por lo cual, para efectos del presupuesto de ventas, es necesario distribuir las ventas no solo por estación, sino por región o zona, para lo cual puede seguirse un procedimiento sencillo, así:

1. Se obtiene información estadística porcentual de las ventas por región2. Se establecen totales de los porcentajes periódicos 3. Se obtienen promedios periódicos de los porcentajes4. El promedio obtenido se aplica al total de las ventas por cada período que corresponda,

(mensual, trimestral, etc.)

Los que están en amarillo son los trimestres con ventas mas altas

EJEMPLO:Por región, las ventas de la empresa Archivos de Metal, S.A., durante los años citados, han tenido el comportamiento siguiente:

% DE VENTASREGION 2013 2014 2015Norte 20 15 20Sur 26 25 22Oriente 24 35 32Occidente 30 25 26

100 100 100

Con base en la información porcentual indicada, se distribuirán las mismas ventas de 1,806 unidades, trimestrales, por cada región.

SOLUCION VENTAS en porcentajes:

regiones 2013 2014 2015 Totales

periódicosPromedios Ene/marzo Abril/juio Jl/sept Oct./dic. totales

Norte 20 15 20 55 18.33% 67.821

Sur 26 25 22 73 24.33% 90.021

Oriente 24 35 32 91 30.33% 112.221

Occidente 30 25 26 81 27% 99.9

Suma total 100 100 100 300 100 370 461 384 591 1806

- En promedios: se suman los 3 años (20+15+20)/ 3 (años) = 18.33

- Para sacar cada trimestre para que cuadre la suma total se multiplica 370 por 18.33 370

por 24.33 y así sucesivamente porcentualmente. En cada trimestre

Presupuesto de Producción:

El presupuesto de producción se fundamenta en dos puntos básicos:

1. Las ventas estimadas

2. Los inventarios reales de producto terminado

Materia prima, mano de obra y gastos indirectos. El presupuesto de producción puede clasificarse en:

- Presupuesto de Volumen de Producción: Se refiere a las cantidades que deberá producirse, tomando en cuenta el volumen que se espera vender

- Presupuesto de costo de producción: Indica cual es el volumen de costos de las unidades a producir; proporciona los elementos que sirven de enlace entre el estado presupuestado de resultados y los presupuestos de operación (gastos de administración y ventas: publicidad alquiler salarios, etc.) Y el de caja.

El presupuesto de producción tiene como principal finalidad:

1. Planeación de la propia producción:- Qué deberá producirse- Cuánto deberá producirse- Cuándo deberá producirse

2. Revisión de la capacidad de producción 3. Programar necesidades de materia prima4. Programar necesidades de mano de obra(Los anteriores incisos se relacionan directamente con el presupuesto de volumen de producción)

El presupuesto de producción ofrece, para la empresa, las ventajas siguientes:

A. Permite que los inventarios se mantengan a niveles óptimos:- Existencias necesarias para servir eficientemente a la clientela- Protección en contra de riesgos por escasez de materiales- Costos de mantenimiento razonables- No se corren riesgos de obsolescencia.- Se dictan políticas acordes con la tendencia de precios que se prevé.

B. Permite tener inventarios bajos que a través de un aumento de la rotación, presenta un estado de mayor liquidez.

C. La programación de materia prima permiten obtener mejores precios en entregas normales.

D. La producción se concentra en aquellos artículos que tienen más movimiento.

El nivel óptimo de los inventarios se obtiene a través del índice de rotación de los mismos.

El índice de rotación de inventarios, son las veces que el inventario se consume o se renueva durante el período contable. Puede determinarse utilizando información en unidades y valores, así:

a. Información en unidades

Ventas en Unidades / Inventario X(promedio) en unidades

b. Información en valores:

Costo de ventas / Inventario X(promedio) en valores

Ejemplo:Con base en los datos que se presentan determinar la rotación de inventarios tanto en valores como en unidades.

Unidades vendidas: 690,000Costo por unidad Q. 0.80 (690,000*0.8 = costo de ventas (552,000)) Inventario inicial 125,000 unidadesInventario final 105,000 unidades

Solución

Promedio de inventarios: 125,000+105,000= 230,000/2 (promedio) = 115,000

Índice de rotación en unidades: 690,000/115,000= 6 (se compra 6 veces en el año)

Determinación del periodo de tiempo: días del año 365/6 = se está comprando cada 61 días es decir cada 2 meses

Índice de variación en valores: 690,000 unidades vendidas * 0.80 costo unitario= costo de ventas (552,000) Inventario inicial ( 125,000) *0.80=100,000

Inventario Final( 105,000)* 0.8 = 84,000 = al restar estos dos da 184,000/2 se divide dentro de 2 y da 92,000 Ahora nuestros costos de ventas 552,000/ 92,0000 = 6 veces que se compra

4.1 PRESUPUESTO DE VOLUMEN DE PRODUCCIÓN

El presupuesto de volumen de producción puede establecerse mediante diferentes procedimientos, así, puede aplicarse una formula definida, una relación lógica o mediante diferencia de inventarios. Se establecerá el presupuesto de volumen de producción de la empresa Archivos de Metal, S.A., con los datos siguientes:

Ventas 2015 1,500 unidades

Inventarios reales 2015Inicial 280 unidadesFinal 320 unidades (este sería el inventario inicial del año 2016) Ventas estimadas 2016 1,806 unidades distribuidas según IVE así:

EN/MZ/ 330 UNIDADESAB/JUN 428 UNIDADESJL/SEP 548 UNIDADES0C/DC 500 UNIDADES

1,806 SOLUCION

Determinar la rotación de inventarios: a. determinar el promedio 280+320 / 2 = 300 unidades b. rotación: 1500 ventas año anterior/ 300 inventario Promedio = 5 (veces que se compra)

Determinar el inventario final deseado: ventas estimadas años 2016 (1806 unidades / 5 rotación)= 361 unidades (inventario final).

Presupuesto de producción: ventas presupuestadas año 2016 (1806) Inventario inicial (-320) Inventario disponible (1486) Inventario final deseado (-361) PRESUPUESTO DE PRODUCCION 1847

PROGRAMA DE PRODUCCIÓN ESTACIONAL

Al igual que las ventas, la producción también debe programarse estacionalmente, de acuerdo a las políticas y necesidades de la empresa de que se trate.La distribución estacional de la producción puede hacerse en forma estabilizada y en forma variable.

ESTABILIZADA: La distribución uniformemente entre todos y cada uno de los periodos que corresponden. Simplemente se divide la producción presupuestada entre el número de períodos.

Ejemplo: Tomando la información de la distribución de las ventas estimadas para 2016, presupuestada por la empresa Archivos de Metal, S.A., preparar programa de producción estacional.

Producción programada= 1847/4 = 461.75

SOLUCION

PERIODOS Ventas presupuestadas según IVE Producción unidades INVENTARIOS

Enero/marzo 330 462 Inicial Final

Abril/junio 428 462 320 452

Julio/ sept 548 462 452 486

Octub/ dic 500 461 486 400

1806 1847 400 361

Venta330------------- 462 producción ----- 462

cada vez que compren se pedirá esto

+ 320 inv. Inicial ------452 782 disponible -------(428) = 486 (-330) venta 452 inv. Final VARIABLE: En este caso, la producción es diferente para cada periodo y la distribución puede hacerse aplicando cualquiera de los procedimientos que se indican a continuación:( es este pedazo reparto el presupuesto de producción que obtuve anteriormente) a) Tomando como base la rotación del inventario.

SOLUCION

Periodos Ventas presupuestadas Presupuesto en

producción

Inventarios

Inicial final

Enero/ marzo 330 438 320 428

Abril/ junio 428 548 428 548

Julio/ sept 548 500 548 500

Oct/dic/ 500 361 500 361

total 1806 1847

330- 320+428= 438428-428=0

Para este procedimiento, se asume que se va a producir solamente para cubrir las ventas del período siguiente, de modo que el inventario final de un período será igual a las ventas del período siguiente.

b) Tomando como base la estacionalidad de las ventas: En este caso, se obtiene el por ciento que representa las ventas de cada período con relación al total de las mismas y este porcentaje se aplica al total de la producción presupuestada, para cada período.

SOLUCION

periodo Ventas según ive Presupuesto de

producción Inicial final

Enero/ marzo 18.27 337

Abril/ junio 23.7 438

Julio/ sept 30.37 560

Oct/dic/ 27.69 512

total 100 1847

c) Aplicando un coeficiente fijo:

Para este procedimiento, se obtiene un coeficiente fijo relacionando, mediante regla de tres, el total de ventas presupuestadas con el total de la producción presupuestada y este factor se aplica a las ventas periódicas presupuestadas

SOLUCION

Periodos VentasUnidades

COEFICIENTE

ProducciónUnidades

INVENTARIOS

PRESUPUESTO DE CONSUMO Y DE COMPRA DE MATERIA PRIMA

Presupuesto de Consumo de Materia Prima

Habiéndose determinado las necesidades totales de producción y efectuado su distribución estacional conforme a los procedimientos indicados anteriormente, se llega a la fase de determinar la cantidad de materia prima que será necesario consumir para llevar a cabo las metas de producción.

En tal sentido se necesita, primero analizar los componentes, (formula) del producto, por unidad, y segundo, con base en tal información, preparar el presupuesto de consumo de la materia prima de que se trate.

Ejemplo:En el caso de la empresa archivos de Metal, S.A. que solamente archivos de metal, la materia prima necesaria para una unidad de producción (archivos) es la siguiente:

20 Pies de lámina acerada a Q 8.00 el pie4 haladores a Q 500.00 el ciento8 rieles de 40 cms. A Q 35.00 cada uno16 deslizadores a Q 150.00 el ciento1 chapa que cuesta Q 45.00¼ de galón de pintura a Q 60.00

Con base en la información anterior, preparar presupuesto de consumo de materia prima

MATERIA PRIMA UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD PRODUCCION TOTAL EN UNIDADES

CONSUMO PERIODICO

Este consumo anual también puede distribuirse periódicamente de acuerdo con las necesidades de la empresa y la producción estacional determinada. En nuestro caso, tomaremos como base para establecer el consumo periódico de materia prima, el programa de producción estacional con base en un coeficiente fijo.

MATERIA PRIMA UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD PRODUCCION TOTAL EN UNIDADES EN/MZ ABR/JN JL/SEP OCT/DC

Lámina acerada Pie 20Haladores Haladores 4Rieles Riel 8Deslizadores Deslizador 16Chapas Chapa 1Pintura Galón 0.25

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA

Habiéndose establecido el consumo de materia prima, es necesario determinar que cantidad se va a comprar, para el efecto, es indispensable contar con información del inventario inicial de cada clase de materia prima, así como el inventario final deseado.

La empresa Archivos de Metal, S.A. cuenta con relación a sus inventarios con la información siguiente:

MATERIA PRIMA

UNIDAD DE MEDIDA

INVENTARIOS

Lamina acerada pie 8.000 7000

Haladores Haladores 1,600 1,400

Rieles Rieles 3.200 2.800

Deslizadores Deslizadores 6,400 5,600

Chapas Chapas 400 350

Pintura Galón 100 90

Con base en la información anterior, preparar el presupuesto de compra de materia prima

Laminaacerada

Haladores Rieles Deslizadores

Chapas Pintura

Necesidades de producciónInventario final deseadoNecesidades totalesInventario InicialNecesidades de Compra

LOTE ECONOMICO DE PEDIDO

Se conoce como LEC a la cantidad económicamente más conveniente a pedir de un producto, materia prima o materiales que se necesitan por cada pedido.

SU UTILIDAD:

Ayuda a resolver las dudas que se nos plantean en relacion a cuanto pedir, cuando pedir, cuantas veces pedir los materiales que se van a necesitar.

La formula es la siguiente:√

LEC = 2RS PxI

R = CONUSMO ANUAL

Es la cantidad de insumos o materiales requeridos para llevar a cabo la producción presupuestada.

S = COSTO POR PEDIDO

Son los gastos necesarios en la formulación y recepción de un pedido. Ejemplo: costos de funcionamiento de la sección de compras, costos de recepción de la materia prima, costos de contabilidad.

P = PRECIO DE COMPRA UNITARIO

Precio unitario de cada uno de los materiales o artículos a pedir.

I = COSTO DE POSECION O MATENIMIENTO:

Son los gastos de mantener inventarios, ejemplo: Pago de almacenaje, gastos de vigilancia, alquiler de la bodega, seguro, etc.

INFORMACION:

1. Se ha establecido un presupuesto de compras de 18,000 unidades anuales del Producto “A”.

2. Los gastos de posesión o mantenimiento representan el 16% del total que se considera gastado

3. Los proveedores tardan 12 dias en entregar lo solicitado.4. Los costos directos estimados por cada orden de compras son de Q 10.005. El precio vigente por unidad es de Q 1.006. Se consumen 60 unidades diarias de producto.

SE PIDE:

1. Establecer LEC2. Numero de pedidos que deben hacerse al año3. Punto de pedido4. Existencia Mínima5. Existencia Máxima.

PRESUPUESTO DE CAJA

Es una predicción de los flujos de entrada y salidas de fondos durante un periodo dado.

Sirve de base para establecer la liquidez de la empresa, ya que determina si en el periodo habrá fondos suficientes para los egresos previstos; o si, por el contrario, habrá necesidad de financiamiento externo.

El presupuesto de caja depende:

A. De las políticas de ventas de la empresa- Al contado- Al crédito

B. De los hábitos de pago de los clientes

El presupuesto de caja cumple los propósitos siguientes:

1. Proporcionar una estimación de las cantidades de dinero que deberán recibirse en los diferentes periodos presupuestados y los desembolsos correspondientes al mismo periodo.

2. Presentar una estimación de los saldos de caja durante el periodo

3. Indicar las cantidades de dinero adicionales que se necesitaran en determinado momento

4. Permitir preparar estados financieros estimados y señalar lo buena o mala marcha financiera de la empresa. Ejemplo

La empresa Solo Ganancias, presenta para el semestre enero junio 2016, la información siguiente:

A. El saldo de caja al 31 de diciembre de 2015 Q 125,000B Saldo de clientes al 31 de diciembre 20015 252,900

LAS VENTAS DE LOS MESES DE: noviembre 2015 390,000 diciembre 2015 486,000

C. Saldo de proveedores al 31 de diciembre 2015 314,000

Compras de noviembre 2015 300,000Compras de diciembre 2015 320,000

D. Ganancias no distribuidas al 31 de diciembre 2015 960,000

E. Ventas estimadas para el semestre (enero- junio 2016)

enero Q 480,000 abril Q. 500,000febrero 495,000 mayo 510,000Marzo 490,000 junio 520,000

F. Compras estimadas para el semestreEnero Q 310,000 abril Q. 330,000Febrero 300,000 mayo 350,000Marzo 325,000 junio 340,000

G. La política de venta de la empresa es:

60% contado25% a 30 días15% a 60 días

H. La política de compra de la empresa es:

30% al contado40% a 30 días30% a 60 días

I. En enero de 2014 la empresa obtuvo un préstamo bancario por Q 300,000 pagadero en amortizaciones de Q 25,000 al final de cada trimestre. Los intereses del 22% anual sobre saldos deberán pagarse al final de cada mes. Principiando en enero 2014.

J. Si la empresa tiene fondos disponibles al final del semestre pagará por concepto de dividendos el 40% de las ganancias no distribuidas.

K. Gastos de administración anuales:- Sueldos 78,000- Alquileres 7,200- Mantenimiento Vehículos 3,600- Electricidad 4,320- Varios 6,000

L. Gastos de Ventas anuales

- Sueldo vendedores 24,000 - Comisiones Vendedores 6% sobre ventas- Material de empaque 2.% sobre ventas- Propaganda 9,600- Varios 3.5% sobre ventas

M. Los pagos se hacen en el mes en que se incurren los gastos, excepto la energía eléctrica que se paga al mes siguiente (pendiente de pago Q 290.00 de diciembre 2015).

Con base en la información prepara el presupuesto de caja con sus anexos correspondientes, e indicar si es necesario financiamiento adicional.