PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA COMISION PRESIDENCIAL COORDINADORA DE...

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA COMISION PRESIDENCIAL COORDINADORA DE LA

POLÍTICA DEL EJECUTIVO EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS

- COPREDEH -

Manual de Procedimientos Departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos

Guatemala, Abril de 2011

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

COMISION PRESIDENCIAL COORDINADORA DE LA POLÍTICA DEL EJECUTIVO

EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS - COPREDEH -

Manual de Procedimientos

Departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos

CONTENIDO Pág. I. INTRODUCCIÓN 01

II. ASPECTOS GENERALES 02

2.1 OBJETIVO 03 2.2 FINALIDAD 03 2.3 ALCANCE 03 2.4 BASE LEGAL 03 2.5 NIVEL DE APROBACIÓN 04

III. ORGANIGRAMA GENERAL 04

IV. ÍNDICE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 05 GLOSARIO DE TÉRMINOS DIRECTORIO DE SÍMBOLOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTOS DE APOYO INSTITUCIONAL Y SUSTANTIVOS – COPREDEH - Página 1

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA COMISION PRESIDENCIAL COORDINADORA DE LA

POLÍTICA DEL EJECUTIVO EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS

- COPREDEH -

Manual de Procedimientos Departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos

I. INTRODUCCIÓN

Mediante Acuerdo Interno No. 04-06, de fecha uno de septiembre del año dos mil seis, el Presidente de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos – COPREDEH se aprobó el Manual de Funciones Puestos y Procesos para la Dirección Administrativa y Financiera de la Comisión presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, sobre la base del objetivo de contribuir a su eficiente organización y funcionamiento, dotando al personal de esta Dirección de un instrumento técnico orientado a establecer las funciones básicas dentro de las unidades Administrativas que se desempeñen. De acuerdo al Artículo 2. de dicho acuerdo, con el objeto de mantener actualizado el Manual de Puestos, Funciones y Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera de esta institución y garantizar su efectiva funcionalidad, se facultó a los usuarios del mismo, enviar periódicamente sus recomendaciones para la actualización y modificación de dicho Manual, las cuales deben ser entregadas a la Dirección Administrativa y Financiera para que se evalúen las propuestas y se eleven al Despacho Superior para la aprobación de las mismas. Con base al mandato anterior y de acuerdo a disposición de los Acuerdos Internos 86-2008, 98-2008, 87-2008, 92-2008, 07-2008, 93-2008, 101-2008, 91-2008, de fecha 30 de diciembre 2008; con fundamento en el Artículo 29 de Ley de Servicio Civil Decreto 1748 y los acuerdos gubernativos 486-91, 404-92, 222-94 y 192-95, se aprobó la creación de los diferentes departamentos que integran la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos. En virtud de lo anterior, se hace necesaria la actualización del Manual de Procedimientos Institucional, tomando en cuenta las disposiciones del Acuerdo Gubernativo 185-2008 de fecha 07 de julio de 2008 donde dicta entre otras disposiciones relacionadas a la Política Administrativa, “Las entidades descentralizadas y autónomas que no cuentan con disposiciones propias sobre


administración de puestos y salarios, deben proceder a realizar los estudios técnicos correspondientes, con el objeto de aplicar un Plan de Clasificación de Puestos y Salarios que se adapte a la organización prevaleciente en cada una de las unidades administrativas”; lo que representó la base para la creación del departamento Administrativo, separando las funciones de logística y servicios para el funcionamiento de COPREDEH con las propias del departamento de Recursos Humanos. Como soporte a lo anterior, se encuentra en fase de revisión, el Reglamento de Organización Institucional. El valor del Manual de Procedimientos, radica en la veracidad y actualidad de su información; por lo que se requiere de revisiones periódicas para mantenerlo al día, registrando los cambios que se presenten en la organización; es así que para la actualización del presente manual, se seguirán las políticas que para tal fin se encuentran en su contenido y que permiten mantener la información en condiciones óptimas de utilización. El presente Manual de Procedimientos consta de tres partes principales, la primera comprende los aspectos relacionados con el propósito que se trata alcanzar, el beneficio o la utilidad que se obtendrá con el logro del objetivo propuesto, el ámbito de aplicación y las normas y disposiciones legales relacionadas con el objetivo. En la segunda y tercera parte se incluye la relación de procesos y procedimientos previstos como necesarios en los diferentes departamentos para su normal funcionamiento; donde se describen las actividades de cada proceso con sus respectivos flujogramas.

II. ASPECTOS GENERALES Los departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos son organismos técnicos normado dentro de la Dirección Ejecutiva de COPREDEH, en cumplimiento a lo que para el efecto establece el artículo 10 del Decreto No. 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, que dicta “que el Manual de Especificaciones de Clases de Puestos es de observancia obligatoria en todas las dependencias del Organismo Ejecutivo y los títulos con que se denomina a cada clase de puestos, deben ser utilizados en expedientes y documentos relacionados con nombramientos, administración de personal, presupuesto y cuentas”.


2.1 OBJETIVO El objetivo del presente Manual de Procedimientos es el de normar, registrar y transmitir la información básica referente al funcionamiento, facilitando el seguimiento, evaluación, control interno y vigilancia de los diferentes procesos y procedimientos: Objetivos Específicos

• Fortalecer el Control Interno. • Servir como guía de análisis o revisión de los diferentes procesos internos y

como herramienta de consulta para el personal de COPREDEH, auditoría Interna y contraloría.

• Determinar de manera sencilla las responsabilidades, el área de acción y las líneas de coordinación interna y externa.

• Aumentar la eficiencia de los funcionarios y empleados del área Administrativa y Financiera, fijando reglas dentro de su campo de acción.

2.2 FINALIDAD

• Dar a conocer en forma clara y definida los procedimientos de los departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos de COPREDEH.

• Permitir que el personal conozca con claridad las responsabilidades y la relación de los diferentes procesos con relación al cargo que se le ha asignado.

• Facilitar el proceso de inducción de personal, relativo al conocimiento de los procesos que competen al cargo, en los casos de ingreso o desplazamientos de personal (rotación, traslado, reubicación y otras acciones).

2.3 ALCANCE El ámbito de aplicación del presente manual comprende al personal que integra los departamentos Apoyo Institucional y Sustantivos de la Comisión Presidencial de la Coordinación de Derechos Humanos de la Presidencia de la República; y será de estricto cumplimiento de quienes la conforman. 2.4 BASE LEGAL • Acuerdos Internos Números 86-2008, 98-2008, 87-2008, 92-2008, 07-2008,

93-2008, 101-2008 y 91-2008 de fecha 30 de diciembre 2008; con fundamento en el Artículo 29 de Ley de Servicio Civil Decreto 1748 y los acuerdos gubernativos 486-91, 404-92, 222-94 y 192-95, donde se aprueba la creación de los diferentes departamentos que integran la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos.


• Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, sobre la

Ley de Contrataciones del Estado. La compra, venta y la contratación de bienes, suministros, obras y servicios que requieran los organismos del Estado.

• Acuerdo Gubernativo 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Desarrolla las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas, Decreto número 31-2002 de la República de Guatemala, en lo referente a la Estructura Funcional Administrativa.

• SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial.

• Decreto Número 57-2008, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública.

2.5 NIVEL DE APROBACIÓN El presente Manual de Procedimientos es aprobado y puesto en vigencia mediante Acuerdo Interno emitido por la Presidencia de la Comisión Presidencial de Derechos Humanos COPREDEH. III. ORGANIGRAMA GENERAL La ubicación jerárquica de los departamentos Administrativo y Financiero se ubica dentro de la Estructura de COPREDEH en línea con los diferentes departamentos operacionales.


IV. ÍNDICE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTOS DE APOYO INSTITUCIONAL Pag. COPREDEH-DSI -DIC Departamento de Información y

Comunicación COPREDEH-DSI -DIC-001 Difusión de Información en Materia de

DDHH 09 COPREDEH-DSI -DIC-002 Ordenamiento, Recuperación y Adminis-

tración de la Información 18 COPREDEH-DSI -DIC-003 Acceso a la Información Pública 24 COPREDEH-DSI-DAJ Departamento de Asesoría Jurídica

Administrativa COPREDEH-DSI-DAJ-001 Solicitud de Dictámenes y Opiniones

Jurídicas 27 COPREDEH-DSI-DAJ-002 Solicitud de Respuestas a Instituciones y

Organismos del Estado 31 COPREDEH-DSI-DAJ-003 Cartas de Entendimiento y Convenios

Interinstitucionales 35 COPREDEH-DSI-DAJ-004 Gestiones Administrativas y/o Jurídicas

ante otras Instituciones y Organismos de Estado 40

COPREDEH-DSI-DRRHH Departamento de Recursos Humanos COPREDEH-DSI-DRRHH-001 Elaboración Nóminas Personal 45 COPREDEH-DSI-DRRHH-002 Creación de Puestos 50 COPREDEH-DSI-DRRHH-003 Contratación e Inducción de Personal 54 COPREDEH-DSI-DRRHH-004 Control de Asistencia y Horarios del

Personal 60 COPREDEH-DSI-DRRHH-005 Pago de prestaciones e Indemnizaciones 63 COPREDEH-DSI-DRRHH-006 Capacitación al Personal 67 COPREDEH-DSI-DRRHH-007 Evaluación del Desempeño 70 COPREDEH-DSI-DPSES Departamento de Planificación,

Seguimiento, Evaluación y Sistematización

COPREDEH-DSI-DPSES-001 Formulación Plan Operativo Anual POA 75 COPREDEH-DSI-DPSES-002 Anteproyecto de Presupuesto COPREDEH 80 COPREDEH-DSI-DPSES-003 Programación Mensual de Gastos 86 COPREDEH-DSI-DPSES-004 Seguimiento, Monitoreo y Evaluación 89 COPREDEH-DSI-DPSES-005 Formulación y Seguimiento de Proyectos 102 DEPARTAMENTOS SUSTANTIVOS


COPREDEH-DAS-DAMC Departamento Análisis y Mediación

Conflictos con Enfoque DDHH COPREDEH-DAS-DAMC-001 Alerta Temprana 110 COPREDEH-DAS-DAMC-002 Adopción de la medida de protección,

Monitoreo y Seguimiento de cumplimiento 114 COPREDEH-DAS-DMPD Departamento de Mecanismos de

Protección para Defensores DDHH COPREDEH-DAS-DMPD-001 Solicitud de Información 121 COPREDEH-DAS-DMPD-002 Adopción y Monitoreo de Medidas 126 COPREDEH-DAS-DMPD-003 Presentación de Informes Convencio-

Nales 131 COPREDEH-DAS-DMPD-004 Presentación de Informes No Convencio-

Nales 135 COPREDEH-DAS-DEyCP Departamento de Educación y Cultura de

Paz COPREDEH-DAS-DEyCP-001 Fortalecer las Capacidades Técnicas y

Políticas del Personal Institucional 140 COPREDEH-DAS-DEyCP-002 Fortalecer las Capacidades Técnicas y

Políticas de Funcionarios Públicos 150 COPREDEH-DAS-DSC Departamento de Seguimiento de Casos

en Materia de DDHH COPREDEH-DAS-DSC-001 Informes a CIDH y Corte IDH 157 COPREDEH-DAS-DSC-002 Negociación de casos ASA y ACR ante la

CIDH 163 COPREDEH-DAS-DSC-003 Cumplimiento de Compromiso ante IDH 169 COPREDEH-DII Departamento de Investigación e Infor-

mes COPREDEH-DII-001 Elaboración de Informes de Estado

Convencionales y no Convencionales 173 COPREDEH-DII-002 Seguimiento a Recomendaciones al

Estado en Materia de DDHH 177 COPREDEH-DII-003 Coordinación de Visitas de Procedimien-

tos Especiales 180

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 7

DEPARTAMENTOS DE APOYO INSTITUCIONAL COPREDEH-DSI -DIC Departamento de Información y

Comunicación COPREDEH-DSI -DIC-001 Difusión de Información en Materia de

DDHH COPREDEH-DSI -DIC-002 Ordenamiento, Recuperación y Adminis-

tración de la Información COPREDEH-DSI -DIC-003 Acceso a la Información Pública COPREDEH-DSI-DAJ Departamento de Asesoría Jurídica

Administrativa COPREDEH-DSI-DAJ-001 Solicitud de Dictámenes y Opiniones J

urídicas COPREDEH-DSI-DAJ-002 Solicitud de Respuestas a Instituciones y

Organismos del Estado COPREDEH-DSI-DAJ-003 Cartas de Entendimiento y Convenios

Interinstitucionales COPREDEH-DSI-DAJ-004 Gestiones Administrativas y/o Jurídicas

ante otras Instituciones y Organismos de Estado

COPREDEH-DSI-DRRHH Departamento de Recursos Humanos COPREDEH-DSI-DRRHH-001 Elaboración Nóminas Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-002 Creación de Puestos COPREDEH-DSI-DRRHH-003 Contratación e Inducción de Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-004 Control de Asistencia y Horarios del

Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-005 Pago de prestaciones e Indemnizaciones COPREDEH-DSI-DRRHH-006 Capacitación al Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-007 Evaluación del Desempeño COPREDEH-DSI-DPSES Departamento de Planificación,

Seguimiento, Evaluación y Sistematización

COPREDEH-DSI-DPSES-001 Formulación Plan Operativo Anual POA COPREDEH-DSI-DPSES-002 Anteproyecto de Presupuesto COPREDEH COPREDEH-DSI-DPSES-003 Programación Mensual de Gastos COPREDEH-DSI-DPSES-004 Seguimiento, Monitoreo y Evaluación COPREDEH-DSI-DPSES-005 Formulación y Seguimiento de Proyectos


Departamento de Información y Comunicación COPREDEH-DSI -DIC

COPREDEH-DSI -DIC-001 Difusión de Información en Materia

de DDHH COPREDEH-DSI -DIC-002 Ordenamiento, Recuperación y

Administración de la Información COPREDEH-DSI -DIC-003 Acceso a la Información Pública


MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DDHH CÓDIGO: COPREDEH-DSI -DIC-001

Página No. 1 de 3 Tiempo total estimado: Monitoreo de Medios 01 día/03 horas/45 min Campañas Divulgación 2 Semanas/05 horas Boletines informativos 05 días/03 horas Información en Línea 04 días/ 04 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 47

PROPÓSITO DEL PROCESO: Proporcionar información en materia de DDHH a organización interna, medios de comunicación, entidades de Gobierno y organizaciones civiles, con relación a la función de COPREDEH. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 92-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Información y Comunicación como Órgano especializado en la divulgación de las políticas y actividades que realiza la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en materia de Derechos Humanos y facilitar el acceso a la información Pública. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO

ESTIMADO RESPONSABLE

1 Definición de actividades con base a lineamientos POA por áreas: a. Monitoreo de Medios, paso 2 b. Campañas de Divulgación, paso 6 c. Boletines informativos, paso 19 d. Información en Línea (Web y Redes Sociales), paso 41

1 días Coordinación DIC

2 Cada departamento traslada las áreas temáticas de su interés a considerar en el monitoreo.

30 min Coordinadores de Departamento

3 Seleccionar, leer y redactar información de interés para la institución en los medios de comunicación definidos y las áreas determinadas (medios nacionales, internacionales, departamentales)

2 horas y media Encargado de Prensa y Difusión

4 Reproducción de notas seleccionadas 30 min. Auxiliar DIC 5 Entrega de información a la Coordinación de

Departamentos 15 min. Auxiliar DIC

FIN SUB PROCESO DE MONITOREO 6 Convoca a reunión informativa y asigna Coordinador de

departamento responsable 30 min. Despacho Superior

7 Reunión Informativa con Coordinadores de Departamento asignados por Presidencia

1 hora Coordinación DIC

8 Entrega de información (Difusión) 30 min. Coordinadores de Departamento


9 Entrevistas para recabar información 2 horas Encartado de Publicidad y Materiales

10 Análisis de la información 4 horas Encartado de Publicidad y Materiales

11 Elaboración de primera propuesta 2 días Encartado de Publicidad y Materiales

12 Revisión y traslado a Coordinación de Departamentos asignados

30 min. Coordinación DIC

13 Revisan y solicitan corrección, paso 11 2 horas Coordinadores de Departamento

14 Autorizan información y traslada, paso 15 1 hora Coordinadores de Departamento

15 Recibe material autorizado y elabora proyecto de campaña (concepto, materiales y difusión)

1 semana Encartado de Publicidad y Materiales

16 Revisa , da VoBo y traslada a Presidencia 30 min. Coordinación DIC

17 Revisa, aprueba y traslada a Coord. DIC 2 días Presidencia

18 Distribuye información e inicia coordinación para la contratación de servicios no personales para impresiones, medios y/o realización de eventos. (Ver proceso de compras de servicios personales y No personales)


FIN SUB PROCESO DE CAMPAÑAS DE DIVULGACIÓN

19 Remite solicitud a Coordinación DIC para asistir a eventos institucionales

3 min. Coordinadores de Departamento

20 Recibe solicitud para asistir a eventos institucionales firmado por el Coordinador de Departamento.

2 min Coordinación DIC

21 Traslada a Encargado de Prensa y Difusión 5 min Coordinación DIC

22 1. Revisa si es necesario que se invite a medios de comunicación, otras instituciones y divulgación en redes sociales. 2. Determina el tema 3. Fecha, hora y lugar

5 min. Encargado de Prensa y Difusión

23 Investiga y se documenta sobre el tema , emite comunicado y coordina con Coordinación DIC Para revisión

1 hora Encargado de Prensa y Difusión

24 Revisa, 1. Solicita enmienda, ampliación 2. Traslada a Presidencia y/o impresión

a. Sólo si es un acto oficial se traslada a presidencia para revisión y autorización

b. Si es evento regular se traslada a Coordinación de Departamentos para proceder a trámite de impresión (Ver proceso de compras y contrataciones)


25 Diseño y diagramación de la invitación y del boletín, en coordinación con los Coordinadores de Departamentos. (Se respeta formato institucional de Gobierno, de la Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia)

2 horas Encargado de Publicidad y Materiales

26 Se entrega al Coordinador de Departamento solicitante para solicitar autorización de Despacho superior

15 min. Encargado de Publicidad y Materiales

27 Solicitan autorización de Despacho Superior y trasladan 1 día Coordinadores de


autorización a Encargado de Prensa y Difusión Departamento

28 Envía el comunicado y la invitación por correo electrónico a base de datos de entidades relacionadas con el tema

2 horas Encargado de Prensa y Difusión

29 Coordina con personal de COPREDEH relacionado con el evento, para obtener insumos de la información relacionada al tema, antecedentes e información de interés relevantes, para dar a conocer

1/2 hora Encargado de Prensa y Difusión

30 Asiste al evento: grabación, toma de fotografías, está pendiente de entrevistas que hace cualquier medio y grabarla, distribuye comunicados a participantes y medios de comunicación.


31 Supervisa y coordina acciones del evento, así como acompaña a Presidencia en acciones específicas

3 horas Coordinación DIC

32 Elabora boletín informativo, selecciona fotografías y traslada a Coordinación DIC para revisión


33 Revisa y presenta enmiendas para Corrección de boletín 15 min. Coordinación DIC

34 Coordina con Coordinación de departamentos que corresponde y traslada a despacho superior para autorizar impresión


35 Entrega de boletín para corrección a presidencia 15 min. Coordinación DIC

36 Revisión de boletín 2 días Presidencia

37 Corrección de boletín 30 min Encargado de Prensa y Difusión

38 Envío de boletín a medios de comunicación, redes sociales y a la página web de COPREDEH

15 min. Encargado de Prensa y Difusión

39 Envío de boletín a personas de base datos 1 hora Encargado de Prensa y Difusión

40 Imprimir y archivo de Boletín 15 min. Encargado de Prensa y Difusión

FIN SUB PROCESO BOLETINES INFORMATIVOS

41 Entrega de información a Coordinación DIC 15 min. Coordinadores de Departamento

42 Recepción de Información, Revisión de formatos de información, Subir archivos al Servidor, Linkeo de archivos a la página correspondiente,

11 horas, 45 min. Encargado de Prensa y Difusión

43 Registro de notas periodísticas en la red en Sección de boletines

1día Encargado de Prensa y Difusión

44 Entrega de enlace para revisión de Coordinación DIC 15 min. Encargado de Prensa y Difusión

45 Revisión 15 min. Coordinación DIC

46 Correcciones 1 hora Encargado de Prensa y Difusión

57 Documentos finales en página web y redes sociales 3 horas Encargado de Prensa y Difusión

FIN DE PROCESO


PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PROCEDIMIENTO: DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DDHH CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DIC-001

COORDINACIÓN DIC

COORDINADORES DE DEPARTAMENTO

ENCARGADO DE PRENSA Y DIFUSIÓN

AUXILIAR DIC

Fin

Inicio

Definición de actividades con base a lineamientos POA por áreas: a. Monitoreo de

Medios, paso 2 b. Campañas de

Divulgación, paso 6

c. Boletines informativos, paso 19

d. Información en Línea (Web y

Redes Sociales), paso 41

Cada departamento traslada las áreas

temáticas de su interés a considerar en el

monitoreo.

Seleccionar, leer y redactar información de

interés para la institución en los medios de

comunicación definidos y las áreas determinadas

(medios nacionales, internacionales,

departamentales)

Reproducción de notas

seleccionadas

Entrega de información a la Coordinación de Departamentos

FIN SUB PROCESO DE MONITOREO


Revisan y solicitan corrección

Autorizan información y traslada

Análisis de la información

Recibe material autorizado y elabora

proyecto de campaña (concepto, materiales

y difusión)

Elaboración de primera propuesta

DESPACHO SUPERIOR

Revisa, aprueba y traslada a Coord. DIC

COORDINACIÓN DIC

COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

Inicio

Convoca a reunión informativa y asigna

Coordinador de departamento

responsable

Reunión Informativa con Coordinadores de

Departamento asignados por

Presidencia

Entrevistas para recabar información

Entrega de información (Difusión)

Revisión y traslado a

Coordinación de Departamentos asignados

FIN SUB PROCESO DE CAMPAÑAS DE DIVULGACIÓN

ENCARTADO DE PUBLICIDAD Y MATERIALES

Revisa , da VoBo y traslada a

Presidencia

Distribuye información e inicia coordinación

para la contratación de servicios no personales

para impresiones, medios y/o realización

de eventos. (Ver proceso de compras de servicios personales y

No personales)

PRESIDENCIA

Fin


SI

Diseño y diagramación de la invitación y del

boletín, en coordinación con los Coordinadores de

Departamentos. (Se respeta formato

institucional de Gobierno, de la

Secretaria de Comunicación Social de

la Presidencia)

Revisa

A

Solicitan autorización de

Despacho Superior y trasladan

autorización a Encargado de

Prensa y Difusión

COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

COORDINACIÓN DIC


Inicio

Remite solicitud a Coordinación DIC

para asistir a eventos institucionales

Recibe solicitud para asistir a eventos

institucionales firmado por el Coordinador de

Departamento.

Investiga y se documenta sobre el tema , emite

comunicado y coordina con Coordinación DIC

Para revisión

Traslada a Encargado de Prensa y Difusión

Se entrega al Coordinador de Departamento

solicitante para solicitar autorización de Despacho

superior

ENCARGADO DE PUBLICIDAD Y MATERIALES

1. Revisa si es necesario que se invite a medios de comunicación, otras

instituciones y divulgación en redes

sociales. 2. Determina el tema 3. Fecha, hora y lugar

1. Solicita enmienda, ampliación 2. Traslada a Presidencia y/o

impresión a. Sólo si es un acto oficial se

traslada a presidencia para revisión y autorización

b . Si es evento regular se traslada a Coordinación de Departamentos para proceder a trámite de impresión (Ver proceso de compras y contrataciones)

PRESIDENCIA


B

A Envía el comunicado y la invitación por correo electrónico a base de

datos de entidades relacionadas con el

tema

Coordina con personal de COPREDEH relacionado

con el evento, para obtener insumos de la

información relacionada al tema, antecedentes e información de interés relevantes, para dar a

conocer

Asiste al evento: grabación, toma de

fotografías, está pendiente de entrevistas

que hace cualquier medio y grabarla,

distribuye comunicados a participantes y medios

de comunicación.

Supervisa y coordina acciones del evento, así

como acompaña a Presidencia en acciones

específicas


B

Revisión de boletín

Elabora boletín informativo, selecciona fotografías y traslada a Coordinación DIC para

revisión

Revisa y presenta enmiendas para Corrección

de boletín

Corrección de boletín

Coordina con Coordinación de

departamentos que corresponde y traslada a despacho superior para

autorizar impresión

Envío de boletín a personas de base datos

Entrega de boletín para corrección a presidencia

Envío de boletín a medios de

comunicación, redes sociales y a la página web de COPREDEH

Fin

Imprimir y archivo de Boletín

FIN SUB PROCESO BOLETINES

INFORMATIVOS


Correcciones

Documentos finales en página web y redes

sociales

Recepción de Información, Revisión de formatos de información,

Subir archivos al Servidor, Linkeo de archivos a la página

correspondiente

COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO


COORDINACIÓN DIC

Inicio

Entrega de enlace para revisión de Coordinación

DIC

Entrega de información a

Coordinación DIC

ENCARGADO DE PUBLICIDAD Y MATERIALES

Revisión

Registro de notas periodísticas en la red en

Sección de boletines

Fin

FIN DE PROCESO



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORDENAMIENTO, RECUPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DSI -DIC-002

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Administración 09 días/07 horas/15 min Solicitud Documentos 05 días/03 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: Administración 12 Solicitud Documentos 6

PROPÓSITO DEL PROCESO: Administración apropiada del Archivo General de COPREDEH, donde se localice toda la información de las diferentes administraciones. BASE LEGAL: El Archivo General debe contar con un Reglamento de Administración de Archivos con el Manual de Administración correspondiente, bajo la responsabilidad de la Coordinación del Departamento IC. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Se capacita a asistentes de cada Departamento y personal de nuevo ingreso, para la clasificación y archivo físico y digital bajo el Sistema de archivo Temático establecido.

3 horas Encargada de Archivo

2 Se proporciona asistencia a cada departamento para el correcto proceso de archivo

1 hora Encargada de Archivo

3 Cada departamento archiva por series documentales definidas con base a lineamientos generales proporcionados

4 horas Asistentes de Departamento

4 Cada departamento realiza los procesos técnicos (clasificación catalogación, rotulación, foliación)

2 días Asistentes de Departamento

5 Traslado de documentación al archivo general, llenando formato Formulario de entrega de documentación con base a reglamentación de entrega, donde se definen tiempos

30 min. Coordinadores de Departamento

6 Recibe, verifica documentos con base a formulario y firma de recepción

15 min. Encargada de Archivo

7 a. Separación de documentos para archivo directo b. Escaneo de documentos identificados c. Clasificación digital en la base de datos d. Archivo de doctos escaneados

5 días Encargada de Archivo

8 Colocación de cajas por ubicación orgánico funcional por departamento y por series

4 horas Encargada de Archivo

9 Informe de movimientos mensuales, de ingresos y egresos de documentación por departamento, con copia a

2 horas Encargado de Archivo


Coordinación DIC y traslado al Despacho Superior. 10 Conoce Informe y Archiva 15 min. Despacho Superior 11 Se realiza Back Up mensual de base de datos, índice de

ingresos y documentos escaneados y se presenta informe a Coordinación DIC

1 día Encargado de Archivo

12 Incorpora a informe de departamento y traslada a Departamento PSES


FIN DE PROCESO

SUB PROCESO SOLICITUD DE DOCUMENTOS

1 Tramita autorización para solicitar documento a la Unidad de Archivo

15 min. Usuario

2 Firma formulario de solicitud 15 min. Coordinadores de Departamento

3 Presentan formulario de solicitud con firma de Coordinador de Departamento

15 min. Usuario

4 Entrega documentos con conocimiento firmado por el coordinador de Departamento solicitante

15 min. Asistente de Archivo

5 Regresar los documentos o bien s amplia la solicitud 5 días Usuario

6 Seguimiento y control de documentos 2 horas Asistente de Archivo

FIN DE PROCESO


PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PROCEDIMIENTO: ORDENAMIENTO, RECUPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DIC-002

ENCARGADA DE ARCHIVO

ASISTENTES DE DEPARTAMENTO

COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

DESPACHO SUPERIOR

COORDINACIÓN DIC

Recibe, verifica documentos con base a

formulario y firma de recepción

Traslado de documentación al archivo general,

llenando formato Formulario de entrega de documentación con base a reglamentación de entrega, donde se

definen tiempos

Inicio

Se capacita a asistentes de cada Departamento y

personal de nuevo ingreso, para la clasificación y

archivo físico y digital bajo el Sistema de archivo Temático establecido.

Cada departamento archiva por series

documentales definidas con base a lineamientos

generales proporcionados

Se proporciona asistencia a cada departamento

para el correcto proceso de archivo

A

Cada departamento realiza los procesos técnicos

(clasificación catalogación, rotulación, foliación)


A

Colocación de cajas por ubicación orgánico

funcional por departamento y por series

B

a. Separación de documentos para archivo directo

b. Escaneo de documentos identificados

c. Clasificación digital en la base de datos

d. Archivo de doctos

escaneados

Informe de movimientos mensuales, de ingresos y

egresos de documentación por

departamento, con copia a Coordinación DIC y traslado al Despacho

Superior.

Conoce Informe y Archiva


B

Fin

SUB PROCESO SOLICITUD DE DOCUMENTOS

COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

Incorpora a informe de departamento y

traslada a Departamento PSES

Se realiza Back Up mensual de base de

datos, índice de ingresos y documentos

escaneados y se presenta informe a Coordinación DIC

ASISTENTE DE ARCHIVO

USUARIO

Inicio

Tramita autorización para solicitar documento a la

Unidad de Archivo

Firma formulario de solicitud

C


Regresa los documentos o bien amplia la solicitud

Presentan formulario de solicitud con firma

de Coordinador de Departamento

Entrega documentos con conocimiento firmado por el coordinador de

Departamento solicitante

Seguimiento y control de documentos

Fin

C



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA CÓDIGO: COPREDEH-DSI -DIC-003

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 día/02 horas/45 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 9

PROPÓSITO DEL PROCESO: Garantizar a toda persona, natural o jurídica, el acceso a la información o actos de la administración pública que se encuentre en los archivos, fichas, registros, base, que competen a COPREDEH. BASE LEGAL: Decreto Número 57-2008, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Se recibe solicitud de Interesados por medio de correo electrónico, fax, teléfono o de manera personal en oficinas centrales.

15 min. Asistente DIC

2 Se asigna número correlativo de solicitud y se traslada a Coordinación DIC para conocer nivel de atención


3 Conoce el caso y asigna nivel de atención: a. Caso normal, paso 5 b. Caso especial o trascendental, paso 4


4 Cuando son casos delicados o trascendentes se solicita Vobo de Despacho Superior para proceder a paso 5 y la autorización previa a la entrega de información al solicitante.

1 día Despacho Superior

5 Traslada al Departamento con referencia al caso 15 min. Coordinación DIC 6 Coordinadores de Departamento asigna a

Asistentes para localizar la información y la traslada a Coordinación DIC

2 horas Coordinadores de Departamento

7 Traslada a Asistente DIC para elaborar documento informativo de entrega

30 min Coordinación DIC


8 Entrega al solicitante o institución 15 min. Coordinación DIC 9 Archiva caso y registro de caso base de datos de

casos atendidos con base a la Ley de Acceso a la Información Pública


FIN DE PROCESO


Departamento de Asesoría Jurídica Administrativa

COPREDEH-DSI-DAJ COPREDEH-DSI-DAJ-001 Solicitud de Dictámenes y Opiniones

Jurídicas COPREDEH-DSI-DAJ-002 Solicitud de Respuestas a

Instituciones y Organismos del Estado

COPREDEH-DSI-DAJ-003 Cartas de Entendimiento y Convenios Interinstitucionales

COPREDEH-DSI-DAJ-004 Gestiones Administrativas y//o Jurídicas ante otras Instituciones y Organismos de Estado



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE DICTÁMENES Y OPINIONES JURÍDICAS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-001

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 03 días/05 horas/45 min. Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 7

PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar respuesta a Solicitud de Dictámenes, Opiniones Jurídicas y/o requerimientos para la revisión o redacción de cartas de entendimiento y/o convenios interinstitucionales del despacho superior o de los coordinadores de depto. BASE LEGAL BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 93-2008 (30 de diciembre de 2008). Órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado de asesoría en materia jurídica-legal. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Presenta memoranda con solicitud de dictamen jurídico.

05 min. Usuario

2 a. Recepción de memoranda con solicitud por parte de la Coordinación de Departamento solicitante., sellando de de recibido

b. Capta información sobre el requerimiento dependiendo el tema

c. Analiza respuesta al requerimiento d. Elabora minuta de documento con el cual se

da respuesta al requerimiento y traslada a despacho superior

05 min. 1.5 día 1 día 1 día

Asesor Jurídico Administrativo

3 Revisa y Aprueba 15 min. Despacho Superior 4 Prepara documento con observaciones, da

respuesta al requerimiento y traslada al Despacho Superior

1 hr. Asesor Jurídico Administrativo

5 Firma, sella y prepara memoranda con copia de traslado de docto. al Despacho o Departamento que lo requiere.

10 min. Asesor Jurídico Administrativo

6 Entrega documento con firma de recepción 05 min. Asesor Jurídico


Administrativo 7 Archivo 05 min. Asesor Jurídico

Administrativo FIN DE PROCESO


PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE DICTÁMENES Y OPINIONES JURÍDICAS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-001

USUARIO ASESOR JURÍDICO ADMINISTRATIVO

DESPACHO SUPERIOR

Inicio

Presenta memoranda con solicitud de dictamen

jurídico.

d. . Recepción de memoranda con solicitud por parte de la Coordinación de Departamento solicitante., sellando de de recibido

e. Capta información sobre el requerimiento dependiendo el tema

f. Analiza respuesta al requerimiento

Elabora minuta de documento con el cual se

da respuesta al requerimiento y traslada a

despacho superior

Revisa y Aprueba

Se Entera

A


Archiva

Fin

A

Prepara documento con observaciones, da

respuesta al requerimiento y traslada

al Despacho Superior

Entrega documento con firma de

recepción

Se entera

Firma, sella y prepara memoranda con copia de traslado de docto. al Despacho o Departamento que lo requiere.



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE RESPUESTAS A INSTITUCIONES Y ORGANISMOS DEL ESTADO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-002

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 03 días/06 hrs Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 8

PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar respuesta a solicitud de Dictámenes y Opiniones Jurídicas de otras organizaciones del estado u organizaciones civiles sobre el tema de DDHH. BASE LEGAL BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 93-2008 (30 de diciembre de 2008). Órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado de asesoría en materia jurídica-legal. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Presenta solicitud de Dictamen y opinión jurídica sobre el tema de DDHH

15 min. Organizaciones del estado u organizaciones civiles

2 Presenta memoranda (formato de trámite de expediente) con solicitud de dictamen y opinión jurídica.

05 min. Despacho Superior

3 e. Recepción de memoranda con solicitud por parte del Despacho Superior, sellando de de recibido

f. Capta información sobre el requerimiento dependiendo el tema

g. Analiza respuesta al requerimiento h. Elabora minuta de documento con el cual se

da respuesta al requerimiento y traslada a Despacho Superior

05 min. 1.5 día 1 día 1 día

Asesor Jurídico Administrativo

4 Revisa y Aprueba 15 min. Despacho Superior 5 Prepara documento con observaciones, da

respuesta al requerimiento y traslada al Despacho Superior

1 hr. Asesor Jurídico Administrativo


6 Firma, sella y prepara documento de notificación a la Institución que lo requirió, con copia de traslado de docto.


7 Entrega documento con firma de recepción y notifica a Despacho Superior sobre trabajo realizado.


8 Archivo 05 min. Asesor Jurídico Administrativo

FIN DE PROCESO


PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE RESPUESTA A INSTITUCIONES Y ORGANISMOS DEL ESTADO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-002

ORGANIZACIONES DEL ESTADO U

ORGANIZACIONES CIVILES

DESPACHO SUPERIOR

ASESOR JURÍDICO ADMINISTRATIVO

Revisa y Aprueba

Inicio

Presenta solicitud de Dictamen y opinión

jurídica sobre el tema de DDHH

A

Presenta memoranda (formato de trámite de

expediente) con solicitud de dictamen y opinión

jurídica.

a. Recepción de memoranda con solicitud por parte del Despacho Superior, sellando de de recibido

b. Capta información sobre el requerimiento dependiendo el tema

c. Analiza respuesta al requerimiento

Elabora minuta de documento con el cual se da respuesta al requerimiento y traslada a Despacho Superior


Archiva

Fin

A

Se Entera

Prepara documento con observaciones, da

respuesta al requerimiento y traslada

al Despacho Superior

Firma, sella y prepara documento de

notificación a la Institución que lo

requirió, con copia de traslado de documento.

Se Entera

Se Entera

Entrega documento con firma de recepción y notifica a Despacho Superior sobre trabajo realizado.



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CARTAS DE ENTENDIMIENTO Y CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-003

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 10 días/04 horas/20 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 14

PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar respuesta a instituciones de Estado u organizaciones civiles para la preparación de cartas de entendimiento y/o convenios interinstitucionales en materia de DDHH. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 93-2008 (30 de diciembre de 2008). Órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado de asesoría en materia jurídica-legal. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Traslada Cartas de Entendimiento y/o Convenios interinstitucionales recibidos de otras organizaciones del Estado u organizaciones civiles.


2 Recibe del Despacho Superior Cartas de Entendimiento y/o Convenios interinstitucionales recibidos de otras organizaciones del Estado u organizaciones civiles a. Para la creación de los mismos b. Revisión de uno ya redactado


3 Si es Convenio, solicita bases y puntos del Convenio y continúa con paso 4 Si es Carta de Entendimiento, continúa con paso 4

1.5 día Asesor Jurídico Administrativo

4 Análisis de la solicitud proporcionada 1.5 día Asesor Jurídico Administrativo

5 Recepción de información de entidades externas 2 días Asesor Jurídico Administrativo

6 Análisis y sistematización de la información 2 días Asesor Jurídico Administrativo

7 Elaboración de proyecto de Convenio o carta de entendimiento

3 horas Asesor Jurídico Administrativo

8 Traslado para revisión a Despacho Superior 05 min. Asesor Jurídico Administrativo

9 Revisa y aprueba y traslado 3 días Despacho Superior 10 Realización de correcciones y adiciones 30 min. Asesor Jurídico

Administrativo 11 Se notifica a Institución que lo requirió 10 min Asesor Jurídico

Administrativo


12 Con documento de recepción, informa a Despacho Superior trabajo realizado y la entrega del mismo


13 Firman de enterado 15 min. Despacho Superior

14 Archiva 05 min. Asesor Jurídico Administrativo

FIN DE PROCESO


PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: CARTAS DE ENTENDIMIENTO Y CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-003

DESPACHO SUPERIOR

ASESOR JURIDICO ADMINISTRATIVO

Es Convenio

Inicio

Traslada Cartas de Entendimiento y/o

Convenios interinstitucionales recibidos de otras organizaciones del

Estado u organizaciones

civiles.

solicita bases y puntos del Convenio y

continúa con paso 4

A

Recibe del Despacho Superior Cartas de Entendimiento y/o

Convenios interinstitucionales recibidos de otras organizaciones del

Estado u organizaciones civiles

a. Para la creación de los mismos b. Revisión de uno ya redactado

Si es carta de

entendimiento Si

continúa con

paso 4


A

Elaboración de proyecto de Convenio o carta de

entendimiento

Análisis de la solicitud

proporcionada

Realización de correcciones y

adiciones

Revisión y Aprueba Traslado

Recepción de información de

entidades externas

Análisis y sistematización de la

información

BA


Archiva

Fin

Con documento de recepción, informa

a Despacho Superior trabajo realizado y

la entrega del mismo

Firma de Enterado

Devuelve

Se notifica a Institución que lo

requirió

B



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: Asesoría Jurídica Administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestiones Administrativas y/o Jurídicas ante otras Instituciones y Organismos de Estado CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-004


PROPÓSITO DEL PROCESO: Garantizar las gestiones Administrativa y/o Jurídicas ante otras instituciones y organismos del Estado. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 93-2008 (30 de diciembre de 2008). Órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado de asesoría en materia jurídica-legal. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Da instrucción de gestiones ante otras instituciones y organismos del Estado


2 Análisis de documentos 25 min. Asesor Jurídico Administrativo

3 Elaboración de proyectos de respuestas 01 hr. Asesor Jurídico Administrativo

4 Traslado para revisión de Despacho superior 05 min. Asesor Jurídico Administrativo

5 Revisa y traslada observaciones 02 ó + días Despacho Superior 6 Toma en cuenta observaciones para documento

final 30 min. Asesor Jurídico

Administrativo 7 Solicitud de vehículo 05 min. Asesor Jurídico

Administrativo 8 Traslado para diligencia y entrega de documento

en la Institución correspondiente 03 hr. Asesor Jurídico

Administrativo 9 Entrega de copia de trámite realizado, con sello

de recibido. 05 min. Institución Solicitante

10 Notifica a Despacho Superior (Secretaría de Presidencia) trámite realizado, adjunta copia de trámite.



11 Archiva Expediente 05 min. Asesor Jurídico Administrativo

FIN DE PROCESO


PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y/O JURÍDICAS ANTE OTRAS INSTITUCIONES Y ORGANISMOS DE ESTADO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-004

DESPACHO SUPERIOR

ASESOR JURÍDICO ADMINISTRATIVO

INSTITUCIÓN SOLICITANTE

Inicio

Elaboración de proyectos de respuestas

Análisis de documentos

Da instrucción de gestiones

ante otras instituciones y organismos del

Estado

Revisión y Traslado de

Observaciones

Solicitud de Vehículos

A

Toma en cuenta observaciones para

documento final


Archiva

Fin

A

Traslado para diligencia y entrega de

documento en la Institución

correspondiente

Archiva Expediente

Entrega de copia de trámite

realizado, con sello de

recibido.

Notifica a Despacho Superior (Secretaría

de Presidencia) trámite realizado, adjunta copia de

trámite.


Departamento de Recursos Humanos COPREDEH-DSI-DRRHH

COPREDEH-DSI-DRRHH-001 Elaboración Nóminas Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-002 Creación de Puestos COPREDEH-DSI-DRRHH-003 Contratación e Inducción de

Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-004 Control de Asistencia y

Horarios del Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-005 Pago de prestaciones e

Indemnizaciones COPREDEH-DSI-DRRHH-006 Capacitación al Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-007 Evaluación del Desempeño



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN NÓMINAS PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-001

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado 02 días/02 hrs/30 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10

PROPÓSITO DEL PROCESO: Pagar sueldos y honorarios mensualmente de las personas contratadas bajo el renglón 011, 022 y 029 BASE LEGAL: Personal Permanente: Decreto 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Ley de Servicio Civil, la ONSEC participa como administradora del Régimen en la autorización de puestos y asignación de salarios. Personal Temporal, Decreto Número 27-2009, Reformas al Decreto Número 57-92 Del Congreso de la República, Ley De Contrataciones Del Estado, 07/09/2009. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Integra nómina por renglón presupuestario: a. Si es personal ya contratados, pasa paso 3. b. Si es personal de nuevo ingreso, pasa paso 2.

03 hrs. Recursos Humanos

2 Ingreso de datos a Guatenómina. 01 hrs. Recursos Humanos

3 Verificar bonos y descuentos correspondientes (movimientos de personal)


4 Estructura de nómina, revisión, aprobación, generación y envío de CUR para aprobación, traslado a Departamento Financiero.


5 Revisa nómina y documentación correspondiente a. Si está correcto, aprueba CUR y emite

solicitud de pago y traslada a Dirección Ejecutiva

b. Si está incorrecto, regresa a Recursos Humanos para rectificación

(ver procedimiento Liquidación de Nómina para Personal)

04 hrs. Departamento Financiero


6 Aprueba solicitud de pago 01 hr. Dirección Ejecutiva

7 Genera archivos de acreditamiento y publica 15 min. Recursos Humanos

8 Verifica pago de nóminas, imprime constancias de pago y entrega a empleados para firma


9 Confirmas recepción de pago y firman constancia 01 hr. Personal

10 Archiva 15 min. Recursos Humanos

FIN DE PROCESO


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN NÓMINAS PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-001

RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

DIRECCION EJECUTIVA

PERSONAL

Inicio

Integra nómina por renglón presupuestario:

Personal ya

contratados

Ingreso de datos a

Guatenómina

Pasa paso 3

A

Personal Nuevo

SI

Pasa paso 2

Verificar bonos y

descuentos correspondien

tes (movimientos de personal)


A

Revisa nómina y documentación correspondiente

Si está incorrecto, regresa a Recursos

Humanos para rectificación

(ver procedimiento Liquidación de Nómina

para Personal)

Aprueba solicitud de pago

Genera archivos de acreditamiento y

publica

Estructura de nómina, revisión, aprobación,

generación y envío de CUR para aprobación,

traslado a Departamento Financiero.

Si esta incorrecto

Si está correcto, aprueba CUR y

emite solicitud de pago y traslada a

Dirección Ejecutiva

Si esta correcto

SI

BA


Inicio

Archiva

Fin

Confirma recepción de pago y firman

constancia

Verifica pago de nóminas, imprime

constancias de pago y entrega a empleados

para firma

B



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE PUESTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-002


PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender la solicitud de Presidencia de COPREDEH de cubrir necesidades de recurso humano dentro de la estructura organizacional de la institución. BASE LEGAL: Personal Permanente: Decreto 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Ley de Servicio Civil, la ONSEC participa como administradora del Régimen en la autorización de puestos y asignación de salarios. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Traslada a RRHH solicitud y justificación de cubrir necesidades de recurso humano con visto bueno

05 min. Presidencia

2 Solicita certificación de disponibilidad financiera a Departamento Financiero

05 min. Coordinación RRHH

3 Entrega certificación a recursos humanos 02 días Departamento Financiero

4 Revisa términos de referencia, dependencia jerárquica y llenar el o las formularios de creación de puestos correspondientes, redacta solicitud ante Dirección Técnica de Presupuestos y envía a Presidencia para firma

01 día Coordinación RRHH

5 Firma documentación y devuelve a Recursos Humanos

01 día Presidencia

6 Envía el expediente completo a la Dirección Técnica del Presupuesto para su revisión

medio día Coordinación RRHH

7 a. Si se confirma disponibilidad presupuestaria, resuelve y envía a ONSEC

b. Si no se confirma disponibilidad presupuestaria, devuelve a COPREDEH (finaliza proceso)

8 días DTP

8 Analiza justificación de la creación de puesto, 20 días ONSEC


revisa documentación, Dictamina y devuelve a DTP

9 Recibe, resuelve y envía a COPREDEH 03 días DTP 10 Ingresa dentro de la Estructura de COPREDEH en

el Sistema de Guatenóminas 01 día Departamento de

Recursos Humanos 11 Archiva 05 min. Departamento de

Recursos Humanos FIN DE PROCESO


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE PUESTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-002

PRESIDENCIA COORDINACIÓN RRHH

DEPARTAMENTO FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL

PRESUPUESTO

Revisa términos de referencia, dependencia

jerárquica y llenar el o las formularios de creación de puestos correspondientes,

redacta solicitud ante Dirección Técnica de

Presupuestos y envía a Presidencia para firma ONSEC

Resuelve y envía a ONSEC

Traslada a RRHH solicitud y justificación de cubrir necesidades de recurso

humano con visto bueno

Solicita certificación de disponibilidad

financiera a Departamento

Financiero

Entrega certificación a recursos humanos

Enterado

Firma

Envía expediente completo para su

Revisión

Si Confirma

A

SI

Enterado

NO Confirma

Devuelve a COPREDEH (Finaliza

el Proceso)

Enterado


Archiva

Fin

A

Analiza justificación de la creación de puesto, revisa documentación, Dictamina y devuelve

a DTP

Ingresa dentro de la Estructura de COPREDEH en el

Sistema de Guatenóminas.

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL

PRESUPUESTO

Recibe, resuelve y envía a COPREDEH



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-003

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 Mes/03 semanas 01 día/04 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 18

PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender la solicitud de Presidencia de COPREDEH de cubrir las necesidades de recurso humano en los distintos departamentos de la institución, independientemente que sea bajo el renglón 011, 022 y 029 BASE LEGAL: Personal Permanente: Decreto 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Ley de Servicio Civil, la ONSEC participa como administradora del Régimen en la autorización de puestos y asignación de salarios. Personal Temporal, Decreto Número 27-2009, Reformas al Decreto Número 57-92 Del Congreso de la República, Ley De Contrataciones Del Estado, 07/09/2009. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Presenta Solicitud y justificación de cubrir necesidades de recurso humano ante presidencia de COPREDEH

1 hr. Coordinador de Departamento Interesado

2 Analiza solicitud: a. Si es aprobada, gira instrucciones al Departamento de

RRHH para que inicie proceso de selección y contratación

b. Si no es aprobada devuelve solicitud a departamento solicitante y se cierra el proceso.


3 a. Recibe solicitud y documentación, b. analiza base de datos y/o expedientes presentados por

el interesado, c. investiga y selecciona de tres a cinco expedientes para

iniciar el proceso de reclutamiento y selección, d. Realiza entrevista preliminar.

3 días Departamento de Recursos Humanos

4 Se realiza evaluación técnica de candidatos 1 día Departamento de Recursos Humanos

5 Selecciona tres candidatos mínimo y convoca a la Comité Evaluador nombrado para entrevista final

4 hrs. Coordinador de RRHH

6 Realizan entrevista a candidatos, unifican criterios para presentar propuesta a Presidencia

1 día Junta Calificadora

7 Redacta Informe sobre el resultado de las entrevistas y 1 ½ hr. Coordinación RRHH


propone a Presidencia para la toma de decisión 8 Autoriza o rechaza el proceso 1 hr. Presidente (a) 9 a. Si se acepta propuesta inicial, se inicia el proceso de

contratación, b. Si no se acepta, se inicia nuevamente el proceso

1 hr. Departamento de Recursos Humanos

10 a. Si la contratación es 011 o 022, se envía expediente a ONSEC para su respectiva calificación y aprobación

b. Si la contratación es 029, (ver proceso de contratación de Servicios Personales)

1 hr. Coordinación RRHH

11 Resuelve ante COPREDEH aprobación o desaprobación 3 semanas ONSEC

12 a. Si fue a probado, se elabora contrato cuando corresponda y se gestiona ante la Secretaria General

b. Si no fue aprobado, informa a Departamento solicitante y cierra proceso


13 Resuelve ante COPREDEH aprobación o desaprobación 1 mes Secretaria General

14 a. Si es aprobado, elabora formulario de movimiento de personal, lo ingresa al sistema Guatenóminas y envía a ONSEC para aprobación

b. Si no es aprobado, informa a Departamento solicitante y cierra proceso


15 Aprueba o rechaza en Guatenóminas 7 días ONSEC

a. Si es aprobado, notifica a Despacho Superior, Departamento que solicitó la contratación y personal seleccionado

b. Si no es aprobado, informa a Departamento solicitante y cierra proceso

15 min. Departamento de Recursos Humanos

16 Se archiva expediente 15 min. Departamento de Recursos Humanos

17 Introducción del nuevo empleado, recorrido por las instalaciones para que conozca los distintos ambientes de la COPREDEH; visitar a los diferentes departamentos de la COPREDEH con el objeto que el nuevo servidor público inicie a identificarse con el personal de la institución y Se presenta al jefe inmediato para que le dé la inducción al puesto


18 Taller de Inducción, se proporciona breve reseña histórica sobre la Institución, misión, visión y funciones


FIN DE PROCESO


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSIC-DRRHH-003

COORDINADOR DEPARTAMENTO

INTERESADO

DESPACHO SUPERIOR


HUMANOS

COORDINADOR DE RRHH

JUNTA CALIFICADORA

No

Inicio

Presenta Solicitud y justificación de cubrir

necesidades de recurso humano ante presidencia

de COPREDEH

Se realiza evaluación técnica de candidatos

a. Recibe solicitud y documentación,

b. analiza base de datos y/o expedientes presentados por el interesado,

c. investiga y selecciona de tres a cinco expedientes para iniciar el proceso de reclutamiento y selección,

Realiza entrevista preliminar.

Si es aprobada, gira instrucciones al

Departamento de RRHH para que inicie proceso de selección y contratación

Selecciona tres candidatos mínimo

y convoca a la Comité Evaluador nombrado para entrevista final

Autoriza o rechaza el Proceso

Redacta Informe sobre el resultado de las entrevistas y

propone a Presidencia

para la toma de decisión

A

Analiza

Solicitud

Si

Si no es aprobada devuelve solicitud a

departamento solicitante y se cierra el proceso.

Realizan entrevista a candidatos, unifican

criterios para presentar propuesta

a Presidencia


SI

A

Se Acepta

Resuelve ante COPREDEH aprobación

o desaprobación

Fue

Aprobado

ONSEC

inicia el proceso

de contratación

B

Calificación y Aprobación

Si la contratación es 011 o 022, se envía

expediente a ONSEC para su respectiva

calificación y aprobación

NO

se inicia nuevamente

el proceso Si la contratación

es 029, (ver proceso de

contratación de Servicios

Personales)

SI

Se elabora contrato cuando

corresponda y se gestiona

ante la Secretaria General

NO

Informa a Departamento solicitante

y cierra proceso

SECRETARIA GENERAL

Resuelve ante COPREDEH

aprobación o desaprobación


B

Aprueba o rechaza en Guatenóminas

Aprobado NO

Si no es aprobado, informa a

Departamento solicitante y

cierra proceso

SI

Elabora formulario de

movimiento de personal, lo ingresa al sistema

Guatenóminas y envía a ONSEC

para aprobación

Aprobado SI

Notifica a Despacho Superior,

Departamento que solicitó la contratación y

personal seleccionado

NO

Informa a Departamento solicitante

y cierra proceso

DESPACHO SUPERIOR

Se Entera

C


Fin

c

Se archiva Expediente

Introducción del nuevo empleado, recorrido por

las instalaciones para que conozca los distintos

ambientes de la COPREDEH; visitar a los

diferentes departamentos de la

COPREDEH con el objeto que el nuevo servidor

público inicie a identificarse con el

personal de la institución y Se presenta

al jefe inmediato para que le dé la inducción al

puesto

Taller de Inducción, se proporciona breve

reseña histórica sobre la Institución, misión,

visión y funciones



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ASISTENCIA Y HORARIOS DEL PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-004

Página No. 1 de 1 Tiempo total estimado: 03 días/01 hr/20 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 6

PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender la solicitud de Presidencia de COPREDEH de cubrir las necesidades de recurso humano en los distintos departamentos de la institución, independientemente que sea bajo el renglón 011, 022 y 029 BASE LEGAL: Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Presidencia de la República, Reglamento de la Ley De Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98. Artículo 77. Puntualidad y Asistencia a las Labores. Los servidores públicos quedarán sujetos a las normas que sobre puntualidad y asistencia establece el Reglamento de la Ley de Servicio Civil y otras disposiciones internas de personal de las dependencias, así como a las que por la naturaleza del cargo que desempeñan estén sujetas a una reglamentación especial. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Ingreso de datos del empleado al sistema del reloj marcador y se asigna un código para su registro diario


2 los primeros días del mes siguiente se imprime reporte, revisa y notifica llamada de atención a quien corresponde


3 Redacta informe para Despacho Superior, adjunta reporte con observaciones y llamadas de atención al personal que incumplió su horario


4 Indica que procede 1 día Despacho Superior 5 Ejecuta instrucción 30 min. Departamento de

Recursos Humanos 6 Archiva 5 min. Departamento de

Recursos Humanos FIN DE PROCESO


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ASISTENCIA Y HORARIOS DEL PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-004


HUMANOS

DESPACHO SUPERIOR

Inicio

Ingreso de datos del empleado al sistema del

reloj marcador y se asigna un código para su registro

diario

Indica que procede

A

Los primeros días del mes siguiente se imprime

reporte, revisa y notifica llamada de atención a

quien corresponde

Redacta informe para Despacho Superior, adjunta reporte con

observaciones y llamadas de atención al personal

que incumplió su horario


Archiva

Fin

A Ejecuta instrucción



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO DE PRESTACIONES E INDEMNIZACIONES CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-005

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 07 días/03 hrs/30 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10

PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender la solicitud de Presidencia de COPREDEH de cubrir las necesidades de recurso humano en los distintos departamentos de la institución, garantizando la liquidación de personal, independientemente que sea bajo el renglón 011, 022 y 029 BASE LEGAL: Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Presidencia de la República, Reglamento de la Ley De Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98. Personal Permanente: Decreto 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Ley de Servicio Civil, la ONSEC participa como administradora del Régimen en la autorización de puestos y asignación de salarios. Personal Temporal, Decreto Número 27-2009, Reformas al Decreto Número 57-92 Del Congreso de la República, Ley De Contrataciones Del Estado, 07/09/2009. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Se recibe carta de renuncia o despido y solicitud de prestaciones

10 min. Coordinador RRHH

2 Prepara expediente para iniciar trámite 1 ½ Hr. Coordinador RRHH 3 Traslada expediente a Asesoría Jurídica para la emisión de

Dictamen, resolución y/o finiquito para certificar el retiro del personal en referencia

10 min Coordinador RRHH

4 Prepara y traslada los oficios legales que certifican legalmente el retiro del personal

3 días Asesor Jurídico

5 Recibe de Asesoría Jurídica y Trasladar a Dirección Ejecutiva para aprobación

15 min. Coordinador RRHH

6 Revisa y da su VoBo para la liquidación del personal en referencia

3 días Director Ejecutivo

7 Recibe de Dirección Ejecutiva y trasladar a Presidencia 15 min Coordinador RRHH 8 Conoce y da su autorización para la liquidación del

personal en referencia 1 día Presidencia

9 Recibe de Presidencia y Preparar expediente final para enviar a UDAF para pago (ver procesos de pago)

1 hora Coordinador RRHH


10 Archiva expediente 10 min Asistente RRHH FIN DE PROCESO


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: PAGO DE PRESTACIONES E INDEMNIZACIONES CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-005

COORDINADOR RRHH

ASESOR JURÍDICO DIRECTOR EJECUTIVO

PRESIDENCIA

Inicio

Se recibe carta de renuncia o despido y

solicitud de prestaciones Prepara y traslada los oficios legales

que certifican legalmente el retiro

del personal

Recibe de Asesoría Jurídica y Traslada a

Dirección Ejecutiva para aprobación

A

Prepara expediente para iniciar trámite

Traslada expediente a Asesoría Jurídica para la

emisión de Dictamen, resolución y/o finiquito

para certificar el retiro del personal en referencia


Archiva

Fin

A

Recibe de Presidencia y Preparar expediente

final para enviar a UDAF para pago (ver

procesos de pago)

Revisa y da su VoBo para la liquidación del personal en referencia

Conoce y da su autorización para la

liquidación del personal en referencia

Recibe y Traslada a Presidencia

Traslada para Aprobación



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN AL PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-006

Página No. 1 de 1 Tiempo total estimado: 02 Sem/04 hrs/30 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10

PROPÓSITO DEL PROCESO: Cumplimiento de los mandatos del POA con relación a capacitación al personal, garantizando la contratación de Servicios Personales y No personales apropiados. BASE LEGAL: Decreto Número 27-2009, Reformas al Decreto Número 57-92 Del Congreso de la República, Ley De Contrataciones Del Estado, 07/09/2009. Artículo 11 que reforma el artículo 43 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Verificar en POA las capacitaciones programadas para el mes

30 min. Analista de RRHH

2 Prepara TDR y gestionar con entidades externas propuestas de capacitación

3 hrs. Analista de RRHH

3 Presentan propuestas con base a TDR proporcionados 1 Sem. Proveedores de Capacitación

4 Analiza propuestas y presenta a Despacho Superior para aprobación


5 Revisa propuestas presentadas: a. Aprueba y traslada de Coord. de RRHH para su

ejecución, sigue paso 6 b. Solicita nuevas propuestas y traslada a RRHH para

cotizar otras opciones, regresa paso 2 c. Desaprueba propuesta, cierra proceso.


6 Seguimiento con Dirección Ejecutiva para coordinar logística de ejecución


7 Coordina con Departamento Administrativo para contratación de Consultores (ver proceso de contratación de Servicios Personales y No personales)

4 hrs. Coordinadora RRHH

8 Ejecuta logística del evento 3 días Coordinación RRHH 9 Liquida Evento de Capacitación e informa a Dirección

Ejecutiva 4 hrs. Coordinación RRHH

10 Archiva Expediente de Evento. Analista de RRHH FIN DE PROCESO


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN AL PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-006

ANALISTA DE RRHH

PROVEEDORES DE CAPACITACIÓN

COORDINADOR RRHH

DESPACHO SUPERIOR

NO

Aprueba y traslada de Coord. de RRHH para

su ejecución

Traslada para su Ejecución Desaprueba

propuesta

Inicio

Prepara TDR y gestionar con entidades externas

propuestas de capacitación

Verificar en POA las capacitaciones programadas para

el mes

Presentan propuestas con base a TDR proporcionados

Analiza propuestas y

presenta a Despacho

Superior para aprobación

Solicita nuevas

propuestas y traslada a RRHH para

cotizar otras

opciones

Enterado

Revisa propuestas

presentadas

A

SI

Aprueba


Fin

A

Liquida Evento de Capacitación e

informa a Dirección Ejecutiva

Seguimiento con Dirección Ejecutiva para

coordinar logística de ejecución

Archiva Expediente de Evento

Coordina con Departamento

Administrativo para contratación de

Consultores (ver proceso de contratación de

Servicios Personales y No personales)

Ejecuta logística del evento



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-007

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 09 días/01 hora/15 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 11

PROPÓSITO DEL PROCESO: Cumplir con el Programa de Evaluación del Desempeño y Rendimiento Laboral que servirá de base para ascensos, capacitación y adiestramiento, incrementos salariales, traslados y permutas. Evaluaciones de ingreso, ordinarias y extraordinarias. BASE LEGAL: Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Presidencia de la República, Reglamento de la Ley De Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ARTICULO 44. Evaluación del desempeño y rendimiento laboral. ARTICULO 45. Evaluación de ingreso, ARTICULO 46. Evaluación ordinaria., ARTICULO 47. Evaluación extraordinaria, ARTICULO 48. Instrumentos de evaluación., ARTICULO 49. Evaluación del desempeño en el periodo de prueba, ARTICULO 50. Facultad de las autoridades. Resultados serán enviados a la Oficina Nacional de Servicio Civil para los registros correspondientes. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


PROCESO POR CADA TIPO DE EVALUACIÓN 1 Reproduce y prepara los formularios de evaluación

incluidos en el Manual de cada tipo de Evaluación 1 hora Departamento de

Recursos Humanos 2 a. Si es personal de nuevo ingreso, se realiza reunión

con Coordinador del Departamento que corresponda. b. Si es evaluación ordinaria o extraordinaria, Se realiza

taller para instrucción y entrega de los formularios a los responsables de evaluación (Despacho Superior y Coordinadores de Departamento)

15 min. Coordinador de RRHH

3 Se realiza proceso de evaluación con el personal 2días Despacho Superior y Coordinadores de Departamento

4 Socializa con personal evaluado resultados 3 días Despacho Superior y coordinadores

5 Reunión con jefatura inmediato superior, para discutir cada 2 horas Dirección y Coordinadores


una de las evaluaciones del personal a su cargo 6 Se elabora formato final con resultados de evaluación y

traslado a RRHH 3 horas Dirección y Coordinadores

7 Revisión de boletas de evaluación y separación de casos especiales

2 horas Departamento de Recursos Humanos

8 Hace diagnóstico y Procede a: a. Presentar Informe de Resultados Consolidado a

Presidencia quien autoriza traslado de resultados a ONSEC.

b. Proponer Plan de Capacitación a Presidencia (ver proceso de Capacitación)

c. Soluciones a casos especiales en coordinación con Coordinación de Departamentos

2 días Coordinador de RRHH

9 Autoriza envío de Resultados a la Oficina Nacional de Servicio Civil para los registros correspondientes.


10 Resultados son enviados a la Oficina Nacional de Servicio Civil para los registros correspondientes.


11 Archiva expedientes en carpetas de personal e Informe de Resultados

30 min. Departamento de RRHH

FIN DE PROCESO


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-007


HUMANOS

COORDINADOR DE RRHH

DESPACHO SUPERIOR Y

COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN Y COORDINADORES

DEPARTAMENTO DE RRHH

Inicio

Reproduce y prepara los formularios de evaluación incluidos en el Manual de cada tipo de Evaluación

Se elabora formato final con resultados

de evaluación y traslado a RRHH

a. Si es personal de nuevo

ingreso, se realiza

reunión con

Coordinador del

Departamento que

corresponda.

b. Si es evaluación

ordinaria o

extraordinaria, Se

realiza taller para

instrucción y entrega

de los formularios a los

responsables de

evaluación (Despacho

Superior y

Coordinadores de

Departamento)

Se realiza proceso de evaluación con

el personal

Reunión con jefatura inmediato

superior, para discutir cada una de las evaluaciones del personal a su cargo

A

Socializa con personal evaluando

resultados


Archiva

Fin

A

Hace diagnóstico y Procede a:

a. Presentar Informe de Resultados Consolidado a

Presidencia quien autoriza traslado de resultados a ONSEC.

b. Proponer Plan de Capacitación a

Presidencia (ver proceso de

Capacitación) Soluciones a casos

especiales en coordinación con Coordinación de Departamentos

Enterado Revisión de boletas de evaluación y

separación de casos especiales

Autoriza envío de Resultados a la

Oficina Nacional de Servicio Civil

para los registros correspondientes.

Resultados son enviados a la Oficina Nacional de Servicio

Civil para los registros correspondientes.

Enterado, Archiva expedientes en

carpetas de personal e Informe

de Resultados


Departamento de Planificación, Seguimiento, Evaluación y Sistematización

COPREDEH-DSI-DPSES COPREDEH-DSI-DPSES-001 Formulación Plan Operativo Anual

POA COPREDEH-DSI-DPSES-002 Anteproyecto de Presupuesto

COPREDEH COPREDEH-DSI-DPSES-003 Programación Mensual de Gastos COPREDEH-DSI-DPSES-004 Seguimiento, Monitoreo y Evaluación COPREDEH-DSI-DPSES-005 Formulación y Seguimiento de

Proyectos



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN PLAN OPERATIVO ANUAL POA CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-001

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 31 días/02 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 19

PROPÓSITO DEL PROCESO: Preparación del Plan Operativo Anual POA Institucional como base y lineamiento en la actuación Institucional e Informe a SEGEPLAN en cumplimiento de los mandatos establecidos. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Envía nota de solicitud para elaboración de POA 1 día SEGEPLAN 2 Recibe solicitud y remite a Dirección Ejecutiva con

instrucciones 30 min. Presidencia

3 Traslada instrucciones a Depto. Planificación y Departamento Financiero para coordinar proceso

2 días Dirección Ejecutiva

4 Recibe instrucción y convoca por medio de memoranda a Coordinadores y Despacho Superior con instrucciones

30 min. Coordinación DPSES

5 Se establecen formatos para elaboración de POA por depto.

5 días Coordinación DPSES

6 Se realiza reunión con coordinadores y Despacho Superior 1 día Coordinación DPSES (Reunión Coordinadores y Despacho Superior)

7 Se definen lineamientos para la elaboración del POA y fecha de entrega



8 Se definen lineamientos de coordinación y seguimiento para integrar POA Institucional con Grupo 4 integrado por Dirección Ejecutiva, Sub Dirección, Coordinación Financiera y Coordinación DPSES

4 horas Grupo 4 (G4)

9 Preparan planificación interna en cada departamento 7 días Coordinadores de Departamento

10 Recepción de POA por departamento 4 horas Coordinación DPSES

11 Reunión de Revisión y devolución para correcciones 4 horas Presidencia y G4 12 Realizan correcciones y trasladan a Coordinación DPSES 2 días Coordinadores de

Departamento 13 Integración y traslado a Presidencia 2 horas Coordinación DPSES

14 Revisión final y aprobación 5 días Presidencia

15 Recepción de versiones finales e instrucciones para traslado a SEGEPLAN y Coordinadores de Departamento


16 Preparación Versión Final presentación a SEGEPLAN con firma de Presidencia

4 horas Coordinación DPSES

17 Firma Oficio de para presentación de POA institucional a SEGLEPLAN

4 horas Presidencia

18 Presentación a SEGEPLAN y copia a departamentos 2 horas Coordinación DPSES

19 Archivo 30 min Coordinación DPSES

FIN DE PROCESO


PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN PLAN OPERATIVO ANUAL POA CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-001

SEGEPLAN PRESIDENCIA DIRECCIÓN EJECUTIVA

COORDINACIÓN DPSES

GRUPO 4(G4) COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

Se definen lineamientos para la elaboración del POA y fecha de entrega

Inicio

Envía nota de solicitud para

elaboración de POA

Recibe solicitud y remite a Dirección

Ejecutiva con instrucciones

Recibe instrucción y convoca por medio de

memoranda a Coordinadores y

Despacho Superior con instrucciones.

Se realiza reunión con

coordinadores y Despacho

Superior

Coordinación DPSES (Reunión Coordinadores

y Despacho Superior)

A

Traslada instrucciones a

Depto. Planificación y Departamento Financiero para

coordinar proceso

Se establecen formatos para

elaboración de POA por depto.

Se definen lineamientos de coordinación y

seguimiento para integrar POA

Institucional con Grupo 4 integrado

por Dirección Ejecutiva, Sub

Dirección, Coordinación

Financiera y

Preparan planificación interna en cada departamento


A Recepción de POA por departamento

Realizan correcciones y trasladan a

Coordinación DPSES

Reunión de Revisión y devolución

para correcciones

B

Integración y traslado a

Presidencia

Reunión de Revisión y devolución

para correcciones

Revisión final y aprobación

Recepción de versiones finales e instrucciones para

traslado a SEGEPLAN y

Coordinadores de Departamento

Preparación Versión Final presentación a SEGEPLAN con firma

de Presidencia

Firma Oficio de para presentación de POA

institucional a SEGLEPLAN


Archiva

Fin

B

Envía a Presentación a

SEGEPLAN y copia a departamentos



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO COPREDEH CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-002

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 09 Meses/01 Sem/03 días/05 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 24

PROPÓSITO DEL PROCESO: Preparación del Anteproyecto de Presupuesto de COPREDEH para el Plan Operativo Anual POA Institucional como base y lineamiento en la actuación Institucional e Informe a SEGEPLAN en cumplimiento de los mandatos establecidos. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Convoca a Comisión de Planificación (Grupo 4 (G4)) para trasladar lineamientos de Planificación presupuestaria.

30 min. Presidencia

2 Se elabora propuesta para proceso de planificación POA y se presenta a Dirección Ejecutiva y Presidencia para aprobación.


3 Se analiza propuesta metodológica aprobada previo a su traslado a convocatoria de coordinadores de departamento

2 días Grupo 4 (G4)

4 Se convoca a coordinadores de Departamento, proporcionando lineamientos generales


5 Taller para la integración de Presupuesto con Coordinadores de Departamento

4 días Coordinación DPSES y coordinadores de Departamento

6 Reunión para distribución del Gasto para su consideración 1 semana Grupo 4 (G4)


en el POA y convocatoria de coordinadores para correcciones

7 Elabora documento Anteproyecto Presupuesto y presenta a Dirección Ejecutiva para revisión

1 día Coordinador Financiero

8 Revisa y traslada a Presidencia para Aprobación 1 día Dirección Ejecutiva 9 Reunión de trabajo para proceso de aprobación. Si hay

correcciones regresa a Coordinadores para corrección 1 día Presidencia y Grupo 4

(G4) 10 Realizan correcciones 1 días Coordinadores de

Departamento 11 Reunión de Discusión y aprobación de Anteproyecto de

Presupuesto 4 horas Presidencia y Grupo 4

(G4) 12 Ingreso de Anteproyecto de Presupuesto a SICOIN 3 días Coordinador Financiero

13 Imprime, integra y traslada a Dirección Ejecutiva para firma de Vobo.

1 día Coordinador Financiero

14 Revisa, firma de VoBo y traslada a Presidencia para aprobación

4 horas Director Ejecutivo

15 Revisa, aprueba y devuelve a DE para envío de la DTP, SEGEPLAN y Contraloría General de Cuentas.

1 hora Presidencia

16 Envía a DTP y Contraloría General de Cuentas, paso 18 1 hora Coordinador Financiero

17 Envía a SEGEPLAN, paso 19 1 hora Coordinación DPSES

18 Seguimiento en la DTP para conocer si hay modificaciones, observaciones (en indicadores, metas, productos), paso 20

4 meses Coordinador Financiero

19 Seguimiento en SEGEPLAN proceso de revisión, si solicita cambios se comunica con Coordinadora DPSES, paso 21


20 Solicita Anteproyecto a DTP y se realizan los cambios en SICOIN

2 días Coordinador Financiero

21 Nuevamente se imprime, se obtienen las firmas de VoBo de Dirección Ejecutiva y de Aprobación de Presidencia para su presentación final.

1 día Coordinador financiero

22 Se envía nuevamente a SEGEPLAN, Contraloría General de Cuentas y DTP

1 día Coordinador Financiero y Coordinación DPSES

23 Notifica aprobación de Presupuesto con Acuerdo Gubernativo que aprueba presupuesto para próximo año

4 meses DTP del Min. Finanzas P.

24 Archivo 1 hora Coordinador Financiero y Coordinación DPSES

FIN DE PROCESO


PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO COPREDEH CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-002

PRESIDENCIA COORDINACIÓN DPSES

GRUPO 4(G4) COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

COORDINADOR FINANCIERO

DIRECCIÓN EJECUTIVA

DTP. Del Min. Finanzas P.

Revisa y traslada a

Presidencia para

Aprobación

Inicio

Convoca a Comisión de Planificación

(Grupo 4 (G4)) para trasladar lineamientos

de Planificación presupuestaria.

Se elabora propuesta para proceso de

planificación POA y se presenta a Dirección

Ejecutiva y Presidencia para aprobación.

Se analiza propuesta

metodológica aprobada previo

a su traslado a convocatoria de

coordinadores de departamento

Reunión para distribución del Gasto para su

consideración en el POA y

convocatoria de coordinadores

para correcciones

Se convoca a coordinadores de

Departamento, proporcionando

lineamientos generales

A

Taller para la integración de Presupuesto con Coordinadores de

Departamento

Taller para la integración de Presupuesto con Coordinadores de

Departamento

Elabora documento Anteproyecto Presupuesto y

presenta a Dirección Ejecutiva para revisión


A

Ingreso de Anteproyecto de

Presupuesto a SICOIN

Reunión de Discusión y

aprobación de Anteproyecto de

Presupuesto

Revisa, firma de VoBo y traslada

a Presidencia para aprobación

Realizan correcciones

B

Revisa, aprueba y devuelve a DE para

envío de la DTP, SEGEPLAN y

Contraloría General de Cuentas.

Imprime, integra y traslada a Dirección Ejecutiva para firma

de Vobo. Envia a Director

Ejecutivo

Reunión de trabajo para proceso de

aprobación. Si hay correcciones regresa a Coordinadores para

corrección

Reunión de trabajo para proceso de

aprobación. Si hay correcciones

regresa a Coordinadores para corrección

Reunión de Discusión y

aprobación de Anteproyecto de

Presupuesto


C

B Envía a DTP y Contraloría General

de Cuentas

Envía a SEGEPLAN

Seguimiento en la DTP para conocer si hay modificaciones, observaciones (en

indicadores, metas, productos)

Seguimiento en SEGEPLAN proceso de

revisión, si solicita cambios se comunica

con Coordinadora DPSES

Solicita Anteproyecto a DTP y se realizan los cambios en SICOIN Nuevamente se imprime,

se obtienen las firmas de VoBo de Dirección

Ejecutiva y de Aprobación de Presidencia para su

presentación final.


Archiva

Fin

C Notifica aprobación de Presupuesto con Acuerdo Gubernativo que aprueba presupuesto para próximo

año

Se envía nuevamente a SEGEPLAN, Contraloría General de Cuentas y

DTP

Se envía nuevamente a SEGEPLAN, Contraloría General de Cuentas y

DTP

Archiva

Fin



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN MENSUAL DE GASTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-003

Página No. 1 de 1 Tiempo total estimado: 22 días/06 hrs/30 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10

PROPÓSITO DEL PROCESO: Preparación del Plan Operativo Anual POA Institucional como base y lineamiento en la actuación Institucional e Informe a SEGEPLAN en cumplimiento de los mandatos establecidos. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. DECRETO NÚMERO 57-92 DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA, ARTICULO 3. Disponibilidades Presupuestarias, ARTICULO 4. Programación de Negociaciones. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Solicita programaciones de gasto a cada departamento 30 min. Coordinación DPSES 2 Elaboran Planes cada mes 2 horas Coordinadores

Departamento 3 Recepción de programaciones 1 días Coordinación DPSES 4 Revisión de Planes y remite a Asesora de Planificación 5 días Coordinación DPSES 5 Revisa y Traslada a Presidencia 5 días Coordinación DPSES 6 Revisa y Aprueba 7 días Presidencia 7 Recibe y Traslada a Dirección Ejecutiva 1 hora Coordinación DPSES 8 Revisa y Aprueba 4 días Dirección Ejecutiva 9 Recibe y reproduce para archivo del Depto. 1 hora Coordinación DPSES

10 Recibe y traslada a los Departamentos 2 horas Coordinación DPSES

FIN DE PROCESO


PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN MENSUAL DE GASTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-003

COORDINADOR DPSES

COORDINADORES DEPARTAMENTO

PRESIDENCIA DIRECCIÓN EJECUTIVA

Inicio

Recepción de Programaciones

Elaboran Planes cada mes.

Solicita programaciones de gasto a cada departamento

Revisa y Aprueba

Revisión de Planes y remite a Asesora

de Planificación

Revisa y Traslada a Presidencia

A


Fin

A

Recibe y Traslada a Dirección Ejecutiva

Recibe y reproduce para archivo del

Depto.

Revisa y Aprueba

Recibe y traslada a los Departamentos



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-004

Página No. 1 de 3 Tiempo total estimado: Seguimiento 01 Mes/01 Semana/ 03 días/01 horas Monitoreo 01 Mes/06 días/04 hrs Evaluación 02 Meses/01 Sem/02 días/01 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: Seguimiento 16 Monitoreo 08 Evaluación 10

PROPÓSITO DEL PROCESO: Seguimiento, monitoreo y evaluación del Plan Operativo Anual POA Institucional como base y lineamiento en la actuación Institucional e Informe a SEGEPLAN en cumplimiento de los mandatos establecidos. Finalidad cumplimiento de resultados previstos. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


SEGUIMIENTO POA 1 Recordatorio a coordinadores de Departamento que

deben presentar el informe del mes vencido con una semana de anticipación a la fecha de entrega (fecha límite, día 8 de cada mes)

15 min. Coordinador DPSES

2 Presentan informe mensual con base a formato 1 semana Coordinadores de


Departamento 3 verifica uso de formato, contenido del informe contra el

POA y el cuatrimestral, cumplimiento de actividades (13 departamentos de área y 16 regionales)

4 días Asesor de Seguimiento

4 Planifica monitoreo de actividades, con base a esquema de actividades para determinar avances


5 Verifica presencialmente el cumplimiento, realización y avance de actividades, con base esquema previsto


6 Elabora informe de seguimiento y monitoreo de actividades por cada departamento

2días Asesor de Seguimiento

7 Elabora informe de seguimiento y monitoreo de actividades por cada regional (16)


8 Traslada a Coordinación de Planificación para revisión, verificación y VoBo


9 Traslado con VoBo de Coordinación de Planificación, a los departamentos para que justifiquen, amplíen y corrijan forma o contenido

3 horas Asistente DPSES

10 Efectúan cambios solicitados para presentación versión corregida a Coordinación DPSES

1 día Coordinadores de Departamento

11 Recibe informes en versión corregida, archiva informes con observaciones presentadas en versión electrónico

1 hora Coordinación DPSES

12 Archivo físico y electrónico 30 min. Asistente DPSES

13 Informa a despacho superior cumplimiento del proceso 3 horas Coordinación DPSES

14 Reunión de seguimiento, con todos los coordinadores de Departamento y Despacho Superior (entre 9 y 13 de cada mes)

1 día Coordinador DPSES

15 Hacen enmiendas, se reclasifican los acuerdos y se definen lineamientos de coordinación a seguir (en una minuta) y se traslada a los Coordinadores de Departamento, luego de la reunión, para seguimiento.


16 Toman en cuenta observaciones o ampliaciones y lo incorporan a su plan de trabajo.

4 horas Coordinadores de Departamento

FIN PROCESO DE SEGUIMIENTO

MONITOREO CUATRIMESTRAL

1 Elabora propuesta de monitoreo con base a la planificación y traslada a Despacho Superior

1 día Coordinación DPSES

2 presenta observaciones o aprueba 2 días Despacho Superior

3 Se convoca a Coordinadores de Departamento, a reunión de monitoreo cuatrimestral con quince días de anticipación con los documentos siguientes:

1. memoranda de convocatoria 2. formato de presentación 3. lineamientos y 4. agenda


4 Prepara informe y presentación 15 días Coordinadores de departamento

5 Se realiza taller de monitoreo con la participación de 1dia Coordinadora DPSES


Despacho Superior y coordinaciones de depto.

6 a. Se hacen enmiendas, se reclasifican los acuerdos y se definen lineamientos de Coordinación a seguir.

b. En minuta se traslada a los Coordinadores para seguimiento

4 horas Grupo 4 (G4)

7 Toman en cuenta observaciones o ampliaciones, lo incorporan a su plan de trabajo. Si hay ajustes en el Plan, los Coordinadores reestructuran el Plan y lo trasladan a Coordinación DPSES.

5 días Coordinadores de Departamento

8 entrega Informe a SEGEPLAN en Coordinación con Coordinador Financiero (a más tardar 10 días posteriores al vencimiento del cuatrimestre)


FIN PROECESO MONITOREO

EVALUACION

1 Elabora propuesta de evaluación con base a la planificación y traslada a Despacho Superior


2 Despacho Superior presenta observaciones o aprueba 1 día Despacho Superior

3 Se envía agenda de evaluación y lineamientos para que cada departamento lo realice con su equipo

1 hora Coordinación DPSES

4 Se realiza taller por Departamento 1 día por depto. Coordinadores de Departamento

5 Integran proceso de evaluación con sus diferentes informes e instrumentos previo a la reunión de evaluación con Coordinadores y Despacho Superior, coordinadora de planificación da acompañamiento

1 semana Coordinadores de Departamento

6 DAMC convoca a sus regionales para llevar a cabo taller de evaluación

2 días Coordinador DAMC

7 Se lleva a cabo taller de evaluación con Coordinadores y Despacho Superior


8 Con los insumos de la evaluación se prepara una presentación de resultados que responde al Plan institucional


9 Reunión de presentación de resultados con todo el personal


10 a. Informe final de labores detallado con firma de la Presidencia de COPREDEH, se entrega a la Unidad de Planificación de SEGEPLAN

b. Informe presidencial focalizado se entrega a la Unidad de Políticas Públicas de SEGEPLAN

1 mes Coordinación DPSES

FIN PROCESO DE EVALUACIÓN

CONSIDERACIONES ESPECIALES DE INFORMES

1 Solicita actualización a coordinadores de departamento para elaborar informe preliminar que se entrega en noviembre

1 semana Coordinación DPSES

2 En las dos primeras semanas de diciembre, se solicita una actualización cuantitativa a los coordinadores de departamentos sustantivos



3 Presentación de informe Final e enero 1 mes Coordinación DPSES

NOTA: todos los informes con VoBo de Despacho Superior

FIN DE PROCESO


PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-004 SEGUIMIENTO POA

COORDINADOR DPSES

COORDINADORES DE DEPARTAMENTO

ASESOR DE SEGUIMIENTO

Inicio

Presentan informe mensual con base a

formato Recordatorio a

coordinadores de Departamento que deben presentar el

informe del mes vencido con una

semana de anticipación a la fecha de entrega (fecha límite, día 8 de

cada mes)

A

Verifica uso de formato, contenido del informe

contra el POA y el cuatrimestral,

cumplimiento de actividades (13

departamentos de área y 16 regionales)

Planifica monitoreo de actividades, con base a esquema de actividades para determinar avances

Verifica presencialmente el

cumplimiento, realización y

avance de actividades, con base esquema

previsto


A

Elabora informe de seguimiento y monitoreo de

actividades por cada departamento

Asistente DPSES

Efectúan cambios solicitados para

presentación versión corregida a Coordinación

DPSES Recibe informes en versión corregida,

archiva informes con observaciones

presentadas en versión electrónico

Elabora informe de seguimiento y monitoreo de

actividades por cada regional (16)

Traslada a Coordinación de

Planificación para revisión, verificación y

VoBo

Traslado con VoBo de Coordinación de

Planificación, a los departamentos para

que justifiquen, amplíen y corrijan forma o contenido

B


Reunión de seguimiento, con todos

los coordinadores de Departamento y

Despacho Superior (entre 9 y 13 de cada

mes)

B

Asistente DPSES

Informa a despacho superior cumplimiento del

proceso

Archivo físico y electrónico

C


MONITOREO CUATRIMESTRAL

C

Fin

Toman en cuenta observaciones o ampliaciones y lo

incorporan a su plan de trabajo.

Hacen enmiendas, se reclasifican los acuerdos y se definen lineamientos de coordinación a seguir

(en una minuta) y se traslada a los

Coordinadores de Departamento, luego de

la reunión, para seguimiento.

COORDINACIÓN DPSES

DESPACHO SUPERIOR

COODINADORES DE

DEPARTAMENTO

Inicio

Elabora propuesta de monitoreo con base a

la planificación y traslada a Despacho

Superior

Presenta observaciones o aprueba

A

GRUPO 4(G4)


Se convoca a Coordinadores de Departamento, a reunión de monitoreo cuatrimestral

con quince días de anticipación con los

documentos siguientes: 1. memoranda de

convocatoria

2. formato de

presentación

3. lineamientos

4. agenda

Toman en cuenta observaciones o ampliaciones, lo

incorporan a su plan de trabajo.

Si hay ajustes en el Plan, los Coordinadores

reestructuran el Plan y lo trasladan a Coordinación

DPSES.

A

Prepara informe y presentación

Se realiza taller de monitoreo con la participación de

Despacho Superior y coordinaciones de

depto.

a. Se hacen

enmiendas, se

reclasifican los

acuerdos y se

definen

lineamientos de

Coordinación a

seguir.

b. En minuta se

traslada a los

Coordinadores

para seguimiento

B


EVALUACIÓN

Entrega Informe a

SEGEPLAN en Coordinación con

Coordinador Financiero (a más tardar 10 días

posteriores al vencimiento del

cuatrimestre)

B

Fin

COORDINACIÓN DPSES

DESPACHO SUPERIOR

COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

Inicio

Elabora propuesta de evaluación con base a la planificación y traslada a

Despacho Superior

Presenta observaciones o aprueba

A

COORDINADOR DAMC


Se entera.

A

Integran proceso de evaluación con sus

diferentes informes e instrumentos previo a

la reunión de evaluación con

Coordinadores y Despacho Superior,

coordinadora de planificación da

acompañamiento

Se envía agenda de evaluación y lineamientos

para que cada departamento lo realice

con su equipo

DAMC convoca a sus regionales para llevar a

cabo taller de evaluación

Se realiza taller por Departamento

Se lleva a cabo taller de evaluación con

Coordinadores y Despacho Superior

Con los insumos de la evaluación se prepara una presentación de

resultados que responde al Plan

institucional

Reunión de

presentación de resultados con todo el

personal

B


B

a. Informe final de

labores detallado con

firma de la Presidencia

de COPREDEH, se

entrega a la Unidad de

Planificación de

SEGEPLAN

b. Informe presidencial

focalizado se entrega a

la Unidad de Políticas

Públicas de SEGEPLAN

Fin


CONSIDERACIONES ESPECIALES DE INFORMES

COORDINACIÓN DPSES

Inicio

Solicita actualización a coordinadores de

departamento para elaborar informe

preliminar que se entrega en noviembre

En las dos primeras semanas de diciembre,

se solicita una actualización

cuantitativa a los coordinadores de departamentos

sustantivos

Presentación de informe Final e enero

NOTA: todos los informes con

VoBo de Despacho

Fin



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-005

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 02 años/09 Meses/02 Sem/02 días/1/2 hora Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 16

PROPÓSITO DEL PROCESO: Preparación de Proyectos específicos, con base a las oportunidades de financiamiento que ofrece la Cooperación Nacional e Internacional, para su consideración dentro del Plan Operativo Anual POA Institucional. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 a. Se detecta necesidad de incorpora un nuevo al Proyecto durante el proceso de análisis y estructura del POA

b. Se verifica si hay espacio presupuestario en la Fuente 61

2 días Grupo 4 (G4)

2 Se contacta con coordinador o coordinadora del Depto. donde surge la necesidad para tomar las primeras ideas de los que se quiere lograr, con datos más específicos


3 Se llevan a cabo una serie de reuniones con el coordinador o coordinador para elaborar el Perfil y se traslada para autorización de Presidencia

1 semana Coordinación DPSES

4 Autoriza Perfil para continuar el proceso de formulación y negociación y traslada a Coordinación DPSES.

4 horas Presidencia

5 Con base a perfil se hace investigación de las fuentes de 1 mes Coordinación DPSES


financiamiento de Cooperación Externa a. Si procede, pasa siguiente paso b. Si se localizan posibilidades de financiamiento, regresa

para hacer una reformulación del perfil con base a lo detectado en las oportunidades analizadas dentro de la Coop. Externa

c. Si no es factible se informa a Coordinador de Depto. Y se cierra el proceso

6 Se gestiona reserva de espacio en la fuente 61 en Departamento Financiero


7 Investiga y recaba información a. Parte sustantiva el Coordinador b. Parte técnica Planificación

2 semanas Coordinación DPSES Coordinadores de Departamento

8 Reunión para la integración de información 1 día Coordinación DPSES Coordinadores de Departamento

9 Formulación de Proyecto y traslado para aprobación de Presidencia

2 semanas Coordinación DPSES

10 Revisa y aprueba y traslada a Coordinación DPSES 2 días Presidencia 11 Hace nota de presentación de proyecto con firma de

presidencia y se traslada a SEGEPLAN para registro y VoBo para la gestión de negociación a mas tardar 15 de abril de cada año para su gestión en el año subsiguiente


12 SEGEPLAN aprueba la gestión 6 meses SEGEPLAN

13 De manera paralela o posterior a autorización con SEGEPLAN, se realiza gestión y negociación con la Cooperación Internacional

1 año Coordinación DPSES

14 Se recibe acompañamiento de la representación de la Cooperación internacional, para los trámites de firma de convenios de Cooperación Bilateral o Multilateral

1 año Cooperación financiera

15 Se firman convenios y acuerdos SEGEPLAN , COOPERACION y COPREDEH

1 mes Presidencia

16 Notifica a Interesados y archiva 4 horas Coordinación DPSES

FIN DE PROCESO


PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-005

GRUPO 4(G4) COORDINACIÓN DPSES

PRESIDENCIA COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

SEGEPLAN COOPERACIÓN FINANCIERA

Inicio Se contacta con coordinador

o coordinadora del Depto. donde surge la necesidad para tomar las primeras

ideas de los que se quiere lograr, con datos más

específicos

Se llevan a cabo una serie de reuniones con el

coordinador o coordinador para elaborar el Perfil y se

traslada para autorización de Presidencia

Autoriza Perfil para continuar el

proceso de formulación y negociación y

traslada a Coordinación

DPSES.

Con base a perfil se hace investigación de las fuentes

de financiamiento de Cooperación Externa

a. Se detecta necesidad de

incorpora un nuevo al Proyecto durante

el proceso de análisis y estructura

del POA b. Se verifica si hay

espacio

presupuestario en

la Fuente 61

A


No Si

A

Investiga y recaba información

a. Parte sustantiva el Coordinador

b. Parte técnica

Planificación

SI

PROCEDE PASA A

Se gestiona reserva de espacio en la fuente 61 en Departamento Financiero

Si no es factible se informa a

Coordinador de Depto. Y se cierra el

proceso

B

Si se localizan posibilidades de financiamiento, regresa

para hacer una reformulación del perfil con base a lo detectado en las oportunidades analizadas

dentro de la Coop. Externa

Investiga y recaba información

c. Parte sustantiva el Coordinador

d. Parte técnica

Planificación

Reunión para la integración de

información


Reunión para la integración de

información

B

Formulación de Proyecto y traslado para aprobación

de Presidencia

C

Hace nota de presentación de proyecto con firma de

presidencia y se traslada a SEGEPLAN para registro y VoBo para la gestión de

negociación a mas tardar 15 de abril de cada año

para su gestión en el año subsiguiente

Revisa y aprueba y traslada a

Coordinación DPSES

De manera paralela o posterior a autorización con

SEGEPLAN, se realiza gestión y negociación con la Cooperación Internacional

SEGEPLAN aprueba la gestión

Se recibe

acompañamiento de la representación de la

Cooperación internacional, para los trámites de firma de

convenios de Cooperación Bilateral o

Multilateral

Se firman convenios y acuerdos SEGEPLAN ,

COOPERACION y COPREDEH


C

Archiva

Fin

Notifica a Interesados


DEPARTAMENTOS SUSTANTIVOS

COPREDEH-DAS-DAMC Departamento Análisis y Mediación Conflictos con Enfoque DDHH

COPREDEH-DAS-DAMC-001 Alerta Temprana COPREDEH-DAS-DAMC-002 Adopción de la medida de protección,

Monitoreo y Seguimiento de cumplimiento COPREDEH-DAS-DMPD Departamento de Mecanismos de Protección

para Defensores DDHH COPREDEH-DAS-DMPD-001 Solicitud e Información COPREDEH-DAS-DMPD-002 Adopción y Monitoreo de Medidas COPREDEH-DAS-DMPD-003 Presentación de Informes Convencionales COPREDEH-DAS-DMPD-004 Presentación de Informes No Convencionales COPREDEH-DAS-DEyCP Departamento de Educación y Cultura de Paz COPREDEH-DAS-DEyCP-001 Fortalecer las Capacidades Técnicas y Políticas

del Personal Institucional COPREDEH-DAS-DEyCP-002 Fortalecer las Capacidades Técnicas y Políticas

de Funcionarios Públicos COPREDEH-DAS-DSC Departamento de Seguimiento de Casos en

Materia de DDHH COPREDEH-DAS-DSC-001 Informes a CIDH y Corte IDH COPREDEH-DAS-DSC-002 Negociación de casos ASA y ACR COPREDEH-DAS-DSC-003 Cumplimiento de Compromiso ante IDH COPREDEH-DII Departamento de Investigación e Informes COPREDEH-DII-001 Elaboración de Informes de Estado

Convencionales y no Convencionales COPREDEH-DII-002 Seguimiento a Recomendaciones al Estado en

Materia de DDHH COPREDEH-DII-003 Coordinación de Visitas de Procedimientos

Especiales


Departamento Análisis y Mediación Conflictos con Enfoque DDHH

COPREDEH-DAS-DAMC COPREDEH-DAS-DAMC-001 Alerta Temprana COPREDEH-DAS-DAMC-002 Adopción de la medida de

protección, Monitoreo y Seguimiento de cumplimiento



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ANÁLISIS Y MEDIACIÓN CONFLICTOS CON ENFOQUE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALERTA TEMPRANA CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DAMC-001

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Varía dependiendo Caso Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10

PROPÓSITO DEL PROCESO: Captar la información de fuentes confiables, coordinar con todas las instituciones del Estado y sociedad civil que contribuyan a evitar la vulnerabilidad del defensor; en respuesta a las “alertas” llamados que hacen los organismos internacionales o nacionales, en donde se alerta sobre el peligro que corre un defensor, para lo cual se generan acciones para proteger su vida, integridad o bienes. Un Sistema de Alerta Temprana es una herramienta para la atención de conflictos que se conforma a través de un Programa de Prevención y Protección, fortaleciendo a sus instituciones con acciones de coordinación y cooperación para el intercambio de información, análisis y procesamiento de la misma con la finalidad esencial de tomar decisiones, que se traduzcan en acciones para la prevención y protección de los derechos humanos. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 86-2008, 30 de diciembre de 2008, de creación como órgano especializado en la asesoría sobre la conflictividad basado en la aplicación sistemática de procedimientos estandarizados de captación, análisis y procesamiento de información relativa a situaciones potencialmente violatorias a derechos humanos en coordinación con las instituciones del Estado, destinado a alentar a los centros de decisión política del Ejecutivo. Cuenta con las Unidades Regionales de Análisis y Mediación de conflictos con enfoque en Derechos Humanos, como órganos regionales especializados en la prevención de conflictos , basadas en la aplicación sistemática de procedimientos estandarizados de captación, análisis y procesamiento de información relativa a situaciones potencialmente violatorias a Derechos Humanos en su región, destinado a alentar, coordinar e informar al departamento de análisis y Mediación de Conflictos con enfoque en Derechos Humanos. El sistema de alerta temprana reúne una serie de acciones de instituciones gubernamentales, tales como: Ministerios, Secretarías, Comisiones, Municipalidades incluyendo los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural (artículo 25 de la Constitución Política de la República y el Decreto 11-2002 del Congreso de la República; asimismo organizaciones de la sociedad civil y Procurador de los Derechos Humanos. Las oficinas regionales de la COPREDEH desarrollan sus acciones establecidas en el Acuerdo Gubernativo 486-91, 12 de julio de 1991, Mandato de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, y posteriores modificaciones: Acuerdo


Gubernativo 404-92- junio 1992; Acuerdo Gubernativo 222-94- mayo 1994 y Acuerdo Gubernativo 192-95- abril 1995 No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Se escucha un rumor o comidilla: a. Información adecuada; b. poca información; c. Demasiada información; d. Información tergiversada –Proceso de recolección de

información-

Depende situación

Comunidad

2 Instituciones y organizaciones relacionadas con las redes de Coordinación informan de manera personal, teléfono, Correo, o bien medios de comunicación detectan alertas e informan a la comunidad

1día Organizaciones

3 Emiten una vía de alerta en cualquiera de los temas, media hora Asesores Regionales 4 Elaboran un informe donde hace el análisis de la situación

y traslada la importancia: alta, media o baja Análisis y procesamiento de la Información –Coordinadores elaboran un informe a la Unidad del Sistema de Alerta Temprana.

1 día Asesores Regionales

5 Da instrucciones al Regional y traslada la alerta a Sub Dirección, Dirección Ejecutiva y Presidencia, para conocimiento

2 horas Coordinador DAMC

6 Filtra y depura la información: a. Establece las líneas de acción sobre determinado

asunto, b. Semaforiza el nivel alerta. c. Documenta el análisis y presenta recomendaciones.

1 día Analista DAMC Asignado

7 Se eleva a Dirección Ejecutiva, Sub dirección y Presidencia, para la coordinación de alianzas estratégicas y toma de decisiones para abordar el conflicto o prevenir violaciones a Derechos Humanos.

2 días Coordinador DAMC

8 Gira instrucciones por si requieren más información 1 hora Presidencia y Sub Dirección

9 dependiendo de la gravedad: a. Asesores Regionales coordinan con otras instancias a

nivel nacional o b. Sub Dirección o Presidencia coordinan acciones en

conjunto y se brindan informes a organismos nacionales e internaciones

dos días

Asesores Regionales Presidencia y Sub Dirección

10 Seguimiento –Unidad y Coordinadores regionales/Departamentales.

Variable según el Caso

Coordinador DAMC

FIN DE PROCESO


PROCESO: ANALISIS Y MEDIACIÓN CONFLICTOSCON ENFOQUE DDHH PROCEDIMIENTO: ALERTA TEMPRANA CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DAMC-001

COMUNIDAD ORGANIZACIÓNES ASESORES REGIONALES

COORDINADOR DAMC

ANALISTA DAMC

ASIGNADO

PRESIDENCIA Y SUB DIRECCIÓN

Inicio Emiten una vía de

alerta en cualquiera de los temas

Instituciones y organizaciones

relacionadas con las redes de Coordinación informan de manera personal, teléfono,

Correo, o bien medios de comunicación detectan alertas e informan a la

comunidad

Se escucha un rumor o comidilla: a. Información

adecuada; b. poca

información; c. Demasiada

información; d. Información

tergiversada –

Proceso de

recolección de

Gira instrucciones por si requieren más información

Dependiendo de la gravedad:

a. Asesores Regionales coordinan con otras

instancias a nivel nacional o

b. Sub Dirección o

Presidencia

coordinan acciones

en conjunto y se

brindan informes a

organismos

nacionales e

internaciones

Se eleva a Dirección Ejecutiva, Sub

dirección y Presidencia, para la coordinación

de alianzas estratégicas y toma de

decisiones para abordar el conflicto o prevenir violaciones a Derechos Humanos.

A

Elaboran un informe donde hace el análisis de la situación y traslada la importancia: alta, media o baja Análisis y procesamiento

de la Información –Coordinadores elaboran un informe a la Unidad del Sistema de Alerta

Temprana.

Da instrucciones al Regional y traslada la

alerta a Sub Dirección, Dirección Ejecutiva y

Presidencia, para conocimiento

Filtra y depura la información: a. Establece las

líneas de acción sobre determinado asunto,

b. Semaforiza el nivel alerta.

c. Documenta el

análisis y presenta

recomendaciones


Fin

A Seguimiento –Unidad y

Coordinadores regionales/Departamentales.

Dependiendo de la gravedad:

c. Asesores Regionales coordinan con otras

instancias a nivel nacional o

d. Sub Dirección o

Presidencia

coordinan acciones

en conjunto y se

brindan informes a

organismos

nacionales e

internaciones



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: ANÁLISIS Y MEDIACIÓN CONFLICTOS CON ENFOQUE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADOPCIÓN DE LA MEDIDA DE PROTECCIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DAMC-002

Página No. 1 de 3 Tiempo total estimado: Varía según caso e instancias involucradas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 13

PROPÓSITO DEL PROCESO: Facilitar la relación con los defensores locales de derechos humanos, para la adopción de las medidas correspondientes. Y apoyar el seguimiento de cumplimiento de las mismas, en coordinación con las instancias de protección en apoyo a los defensores en su relación con otras instituciones. Regionales: Alta Verapaz (Alta y Baja), Puerto Barrios (Izabal), Petén, Zacapa (Zacapa, Chiquimula y El Progreso); Jutiapa (Jutiapa, Jalapa y Santa Rosa); Escuintla; Coatepeque; Quetzaltenango (Quetzaltenango menos Coatepeque y Totonicapán); San Marcos; Huehuetenango; Santa Cruz El Quiché; Nebaj (Ixil, San Juan Cotzal, Nebaj); Ixcán; Central (Chimaltenango, Sacatepéquez y Guatemala); Suchitepéquez (Suchitepéquez y Retalhuleu) y Sololá. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 86-2008, 30 de diciembre de 2008, de creación como órgano especializado en la asesoría sobre la conflictividad basado en la aplicación sistemática de procedimientos estandarizados de captación, análisis y procesamiento de información relativa a situaciones potencialmente violatorias a derechos humanos en coordinación con las instituciones del Estado, destinado a alentar a los centros de decisión política del Ejecutivo. Cuenta con las Unidades Regionales de Análisis y Mediación de conflictos con enfoque en Derechos Humanos, como órganos regionales especializados en la prevención de conflictos , basadas en la aplicación sistemática de procedimientos estandarizados de captación, análisis y procesamiento de información relativa a situaciones potencialmente violatorias a Derechos Humanos en su región, destinado a alentar, coordinar e informar al departamento de análisis y Mediación de Conflictos con enfoque en Derechos Humanos. El sistema de alerta temprana reúne una serie de acciones de instituciones gubernamentales, tales como: Ministerios, Secretarías, Comisiones, Municipalidades incluyendo los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural (artículo 25 de la Constitución Política de la República y el Decreto 11-2002 del Congreso de la República; asimismo organizaciones de la sociedad civil y Procurador de los Derechos Humanos.


Las oficinas regionales de la COPREDEH desarrollan sus acciones establecidas en el Acuerdo Gubernativo 486-91, 12 de julio de 1991, Mandato de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, y posteriores modificaciones: Acuerdo Gubernativo 404-92- junio 1992; Acuerdo Gubernativo 222-94- mayo 1994 y Acuerdo Gubernativo 192-95- abril 1995 No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


(VER PROC ESO ALERTA TEMPRANA) 1 Traslado de Alertas hacia los entes responsables de

decisión política a. Bajo impacto, paso 3 b. Alto impacto, paso 8 c. Se realizan otras instancias de Negociación

1 día Coordinador DAMC

2 Coordinación con Ministerios, Secretarías, Comisiones, municipalidades, consejos de desarrollo, organizaciones de la sociedad civil y Procurador de los Derechos Humanos.

Varía según caso e instancias involucradas

Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales

3 a. Acciones de mediación y negociación para la transformación de conflictos.

b. Instalación de mesas de diálogo, concertación con especial énfasis en la protección a los derechos fundamentales y el desarrollo humano.

(los regiones pueden promover mesas de diálogo o de mediación con la participación de las diferencias instancias que tienen que ver con la solución de conflicto)



4 Una vez se instituye la “alerta” como conflicto con las características ya referidas: a. Se realizan acciones de seguimiento y monitoreo a fin

de establecer el desarrollo y la intensidad del mismo. b. Se continúa con el mismo ciclo que resulta en la toma

de decisiones políticas y acciones concretas a fin de promover la cultura de la paz.



5 Se determina: a. Mapeo de conflictividad b. Mapeo de poder c. Recomendaciones a las instancias del Organismo

Ejecutivo

1 día Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales

6 Seguimiento a las recomendaciones, continúa paso 10 Varía según caso e instancias involucradas


7 Traslada la información a la sede Central de COPREDEH para decisiones a Nivel de Despacho Superior.

15 días Asesores Regionales

8 Decide si se traslada a asuntos Específicos de la Presidencia, para que se de seguimiento y respuesta de solución a algunos conflictos

1 día Presidencia COPREDEH

9 Remite Informe, a partir de la alerta y boleta de seguimiento.

1 día Asesores Regionales


Si hay mesa de diálogo, los informes siguientes son de seguimiento

10 Cierre de caso: a. Si hay voluntad, se continúa dando seguimiento. b. No hay voluntad del caso, se cierra c. Se abre otra alerta derivada de la alerta primaria


Coordinador DAMC

11 Se analizan antecedentes para retomar casos. 1 día Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales

12 Informe de cierre de caso a Presidencia y Sub Dirección 2 días Coordinador DAMC

13 Archivo de Caso 2 horas Analista DAMC Asignado y Asesores Regionales

FIN DE PROCESO


PROCESO: ANÁLISIS Y MEDIACIÓN CONFLICTOS CON ENFOQUE DDHH PROCEDIMIENTO: ADOPCIÓN DE LA MEDIDA DE PROTECCIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DAMC-002

COORDINADOR DAMC

ANALISTA DAMC ASIGNADO O ASESORES

REGIONALES

ASESORES REGIONALES

PRESIDENCIA COPREDEH

Inicio

Traslado de Alertas hacia los entes responsables de

decisión política a. Bajo impacto, paso 3 b. Alto impacto, paso 8

c. Se realizan otras instancias de Negociación

Coordinación con Ministerios, Secretarías, Comisiones,

municipalidades, consejos de desarrollo, organizaciones de la

sociedad civil y Procurador de los Derechos Humanos.

a. Acciones de mediación y negociación para la

transformación de conflictos. b. Instalación de mesas de diálogo,

concertación con especial énfasis en la protección a los derechos fundamentales y el

desarrollo humano. (los regiones pueden promover mesas de diálogo o de mediación con la participación de las diferencias instancias que tienen que ver con la solución de conflicto)

A


No Si

A

Se determina: a. Mapeo de conflictividad b. Mapeo de poder c. Recomendaciones a las

instancias del Organismo

Ejecutivo

Cierre

de caso:

Decide si se traslada a asuntos Específicos de la Presidencia, para que se

de seguimiento y respuesta de solución a

algunos conflictos

Seguimiento a las recomendaciones, continúa con

Coordinador DAMC

B

Traslada la información a la sede Central de COPREDEH para

decisiones a Nivel de Despacho

Superior.

Se abre otra alerta derivada de la alerta

primaria

Si hay voluntad,

se continúa dando

seguimiento.

Remite Informe, a partir de la

alerta y boleta de seguimiento.

Si hay mesa de diálogo, los

informes siguientes son de

seguimiento

No hay voluntad del

caso, se cierra

Una vez se instituye la “alerta” como conflicto con las características ya referidas: a. Se realizan acciones de

seguimiento y monitoreo a fin de establecer el desarrollo y la intensidad del mismo.

b. Se continúa con el mismo ciclo

que resulta en la toma de

decisiones políticas y acciones

concretas a fin de promover la

cultura de la paz.


Archiva

Fin

B

Se envía a

Archivo de Caso

Se analizan antecedentes para retomar casos.

Informe de cierre de caso a Presidencia y Sub

Dirección


Departamento de Mecanismos de Protección para Defensores DDHH

COPREDEH-DAS-DMPD COPREDEH-DAS-DMPD-001 Solicitud de Información COPREDEH-DAS-DMPD-002 Adopción y Monitoreo de

Medidas COPREDEH-DAS-DMPD-003 Presentación de Informes

Convencionales COPREDEH-DAS-DMPD-004 Presentación de Informes No

Convencionales



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE INFORMACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-001

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 06 Meses/02 Sem/ 03días Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 15

PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender las solicitud de información para previo determinar medidas cautelares en cumplimiento del artículo 25 del reglamento de la Comisión Interamericana de DDHH y arto 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de DDHH. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 85-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Defensores, órgano especializado de Coordinar con las instituciones del Estado responsables de otorgar la protección hacia las personas que solicitan medidas cautelares, provisionales y de seguridad. Artículo 25 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y Arto. 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Artículo 12 de la Declaración de Naciones Unidas sobre Defensores. Compromiso 7 del Acuerdo Global de Derechos Humanos de los Acuerdos de Paz, firmado el 29 de marzo de1994. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Recepción de solicitud de información de medida, a través de la Presidencia de COPREDEH, de diferentes instancias, como: Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio Público, Instancias Gubernamentales, Organización civil

30 min Coordinador DMPD

2 Elabora Perfil del caso y determina los actores a investigar o consultar, analiza, elabora instrucciones para el caso al analista asignado y traslada a Despacho Superior para aprobación.

3 horas Coordinador DMPD

3 Aprueba propuesta de seguimiento y regresa a Coordinador DMPD

4 horas Despacho Superior

4 Traslada a Analista Asignado 30 min Coordinador DMPD 5 Realiza gestiones e investigación y traslada resultados a

Coordinador DMPD 1 mes Analista DMPD Asignado

6 Revisa y presenta Informe de Estado borrador, a Despacho Superior

1 día Coordinador DMPD


7 Revisa y procede a: a. Solicitar información adicional o ampliación de

información, regresa paso 4 b. Da su VoBo y traslada a Coordinador DMPD para

redacción de Informe Final


8 Revisa conjuntamente con Analista DMPD Asignado y presenta Informe de Estado Final, a Presidencia

2 días Coordinador DMPD y Analista DMPD Asignado

9 Aprueba Informe final y envío a Embajada de Guatemala en la Comisión Interamericana de Derechos Humanos en Washington, a Naciones Unidas en Ginebra y Corte Interamericana de Derechos Humanos en Costa Rica

1 día Presidencia COPREDEH

10 Recibe informe por parte de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos en Washington, a Naciones Unidas en Ginebra y Corte Interamericana de Derechos Humanos en Costa Rica, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, para la protección del caso y para que se adopte la medida.

2 meses Presidencia COPREDEH

11 Gestionan la adopción y se traslada a Analista para contactos y coordinaciones necesarias para darle cumplimiento a la medida.

1 día Presidencia COPREDEH y Coordinador DMPD

12 Realiza contactos y coordinaciones necesarias para darle cumplimiento a la medida, hasta levantar un Acta donde se adopta la medida en la Instancia que corresponda.

1 semana Analista DMPD Asignado

13 Se habilita una mesa de coordinación para definir y acordar las medidas establecidas, cada instancia toma su compromiso en el marco de su competencia y firma una Acta Administrativa que suscribe COPREDEH

1 mes Mesa de Coordinación Establecida

14 De los acuerdos se informa a la Instancia Internacional que corresponda, en un período prudencial se vuelve hacer otro informe dependiendo el mecanismo.

2 meses Coordinador DMPD y Analista DMPD Asignado

15 Archivo

30 min Analista DMPD Asignado

FIN DE PROCESO Pasa a Adopción, Monitoreo o Presentación de informes Convencionales y No Convencionales


PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE INFORMACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-001

COORDINADOR DMPD

DESPACHO SUPERIOR

ANALISTA DMPD ASIGNADO


MESA DE COORDINACIÓN ESTABLECIDA

Inicio

Elabora Perfil del caso y determina los actores a investigar o consultar,

analiza, elabora instrucciones para el caso

al analista asignado y traslada a Despacho

Superior para aprobación.

Aprueba propuesta de seguimiento y regresa a

Coordinador DMPD

Recepción de solicitud de información de medida, a través de la Presidencia

de COPREDEH, de diferentes instancias, como: Ministerio de

Relaciones Exteriores, Ministerio Público,

Instancias Gubernamentales, Organización civil

A


A Aprueba Informe final y envío a Embajada de

Guatemala en la Comisión Interamericana

de Derechos Humanos en Washington, a

Naciones Unidas en Ginebra y Corte

Interamericana de Derechos Humanos en

Costa Rica

Traslada a

REVISA

Y PROCEDE A

Traslada a Analista

Asignado

B

Recibe informe por parte de la Comisión

Interamericana de Derechos Humanos en

Washington, a Naciones Unidas en Ginebra y

Corte Interamericana de Derechos Humanos en Costa Rica, a través del

Ministerio de Relaciones Exteriores, para la

protección del caso y para que se adopte la

medida.

Realiza gestiones e investigación y traslada

resultados a Coordinador DMPD

Revisa conjuntamente con Analista DMPD Asignado y

presenta Informe de Estado Final, a Presidencia

a. Solicitar información adicional o ampliación de información, regresa a Coordinador DMPD

b. Da su VoBo y traslada a Coordinador DMPD para redacción de Informe Final

Revisa y presenta Informe de Estado borrador, a

Despacho Superior

Gestionan la adopción y se traslada a Analista para

contactos y coordinaciones necesarias para darle cumplimiento a

la medida.

Revisa conjuntamente con Analista DMPD

Asignado y presenta Informe de Estado Final, a Presidencia

Gestionan la adopción y

se traslada a Analista para contactos y

coordinaciones necesarias para darle cumplimiento a

la medida.


B Realiza contactos y coordinaciones

necesarias para darle cumplimiento a la

medida, hasta levantar un Acta donde se adopta la medida en la Instancia

que corresponda.

Traslada a

Se habilita una mesa de coordinación para definir

y acordar las medidas establecidas, cada instancia toma su

compromiso en el marco de su competencia y

firma una Acta Administrativa que suscribe COPREDEH

De los acuerdos se informa a la Instancia

Internacional que corresponda, en un

período prudencial se vuelve hacer otro

informe dependiendo el mecanismo.

De los acuerdos se informa a la Instancia

Internacional que corresponda, en un

período prudencial se vuelve hacer otro

informe dependiendo el mecanismo.

Archiva

Fin

Pasa a Adopción, Monitoreo o Presentación de informes

Convencionales y No Convencionales



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADOPCIÓN Y MONITOREO DE MEDIDAS CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-002

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Adopción 06 horas/15 min. Monitoreo 09 horas/45 min. Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 12

PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender las solicitud de medidas cautelares cumplimiento del artículo 25 del reglamento de la Comisión Interamericana de DDHH y arto 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de DDHH BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 85-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Defensores, órgano especializado de Coordinar con las instituciones del Estado responsables de otorgar la protección hacia las personas que solicitan medidas cautelares, provisionales y de seguridad. Artículo 25 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y Arto. 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Artículo 12 de la Declaración de Naciones Unidas sobre Defensores. Compromiso 7 del Acuerdo Global de Derechos Humanos de los Acuerdos de Paz, firmado el 29 de marzo de1994. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


ADOPCIÓN DE MEDIDAS 1 Se recibe de Presidencia de COPREDEH solicitud de

adopción de medida, procedente de diferentes instancias (Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio Público, Instancias Gubernamentales y Organización civil

15 min. Coordinador DMPD

2 Asigna analista Responsable y traslada Caso 15 min. Coordinador DMPD 3 Elabora Perfil de Beneficiario y del Caso

3 horas Analista DMPD

4 Se realizan los contactos y Primera entrevista

1 ½ hora Analista DMPD

5 Redacta actas administrativas de implementación, sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección (Primer archivo de expediente)

2 ½ Analista DMPD

6 Realiza gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección a. Revisión y aprobación de carta (Coordinador DMPD,

6 horas

Analista DMPD


Dirección Ejecutiva y Presidencia COPREDEH) b. Envío de convocatoria a reunión de coordinación

(instituciones vinculadas, beneficiarios) c. Elaboración de propuesta de acta para revisión por los

comparecientes d. Impresión y firma e. Archivo

4 horas 1 hora 30 min. 15 min.

MONITOREO 7 Coordinar con monitores las medidas a supervisar 4 horas Coordinador DMPD 8 Reuniones de monitoreo colectivo

Traslado (en caso necesario y en el perímetro de la capital ida-vuelta)

1 ½ hora Monitor DMPD Asignado

9 Monitoreo en instancias de coordinación

1 hora Monitor DMPD Asignado

10 Elaboración de informe sobre monitoreo y presentación a Coordinador DMPD

2 horas Monitor DMPD Asignado

11 Informa a Presidencia sobre resultados 1 hora Coordinador DMPD 12 Archivo 15 min. Monitor DMPD Asignado

FIN DE PROCESO


PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH PROCEDIMIENTO: ADOPCIÓN Y MONITOREO DE MEDIDAS CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-002

COORDINADOR DMPD

ANALISTA DMPD MONITOR DMPD ASIGNADO

Se realizan los contactos y Primera

entrevista

Inicio

Se recibe de Presidencia de COPREDEH solicitud de

adopción de medida, procedente de diferentes instancias (Ministerio de

Relaciones Exteriores, Ministerio Público,

Instancias Gubernamentales y Organización civil

Asigna analista Responsable y traslada Caso

Elabora Perfil de Beneficiario y del Caso

A


A

Monitoreo en instancias de coordinación

Coordinar con monitores las

medidas a supervisar

Reuniones de monitoreo colectivo

Traslado (en caso necesario y en el perímetro de la

capital ida-vuelta)

B

Traslada a

Elaboración de informe sobre monitoreo y

presentación a Coordinador

DMPD

MONITOREO

Redacta actas administrativas de implementación, sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección (Primer archivo de expediente) Realiza gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección a. Revisión y aprobación de carta

(Coordinador DMPD, Dirección Ejecutiva y Presidencia COPREDEH)

b. Envío de convocatoria a reunión de coordinación (instituciones vinculadas, beneficiarios)

c. Elaboración de propuesta de acta para revisión por los comparecientes

d. Impresión y firma e. Archivo


Archiva

Fin

B Informa a Presidencia

sobre resultados



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-003

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 Mese/02 Sem/17 días Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 14

PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar a conocer los compromisos asumidos por el Estado guatemalteco, así como los avances, retrocesos, desafíos y retos para el cumplimiento de las recomendaciones hechas por diversas entidades internacionales para la protección de Defensores en materia de DDHH; por medio de la presentación de Informes Convencionales y No Convencionales por parte de COPREDEH, como institución responsable de monitorear el cumplimiento de los compromisos internacionales en materia de derechos humanos, como seguimiento y promoción en la implementación de los derechos amparados en las 9 Convenciones fundamentales de Naciones Unidas en materia de derechos humanos. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 85-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Defensores, órgano especializado de Coordinar con las instituciones del Estado responsables de otorgar la protección hacia las personas que solicitan medidas cautelares, provisionales y de seguridad. Artículo 25 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y Arto. 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Artículo 12 de la Declaración de Naciones Unidas sobre Defensores. Compromiso 7 del Acuerdo Global de Derechos Humanos de los Acuerdos de Paz, firmado el 29 de marzo de1994. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Plan de investigación con base a las actividades de la Misión Permanente de Guatemala para su presentación ante la ONU, por medio de la Cancillería Guatemalteca del Min. de Relaciones Exteriores, con equipo de investigadores

2 días Coordinador DMPD

2 Traslado de casos a investigador por temas específicos a investigador asignado por especialidad


3 Envío de solicitud de información a las diferentes 2 horas Analista DMPD


entidades de Estado (cuestionario de acuerdo a la dependencia de Estado)

4 Recepción de la solicitud 1 hora Institución 5 Desarrollo de consulta y seguimiento a la solicitud 3 días Analista DMPD

6 Envío de la información a COPREDEH 1 día Analista DMPD

7 Elaborar borrador de informe 2 semanas Analista DMPD

8 Revisión del informe 1 día Coordinador DMPD

9 Corrección del informe 3 días Analista DMPD

10 Verifica Informe para traslado a Cancillería y traslado a Presidencia COPREDEH

1 día Coordinador DMPD

11 Revisión y aprobación 5 días Presidencia COPREDEH

12 Envío del informe: a. Informes Convencionales, paso 12 b. Informes No Convencionales, se presenta a la Misión

Permanente de la ONU en Guatemala, paso 13


13 Se presenta Informe a Cancillería y se da apoyo en la presentación del informe ante la ONU

1 mes Coordinador DMPD

14 Archivo 1 hora Analista DMPD

FIN DE PROCESO


PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-003

COORDINADOR DMPD

ANALISTA DMPD INSTITUCIÓN PRESIDENCIA COPREDEH

Inicio

Plan de investigación con base a las actividades de

la Misión Permanente de Guatemala para su

presentación ante la ONU, por medio de la

Cancillería Guatemalteca del Min. de Relaciones

Exteriores, con equipo de investigadores

Envío de solicitud de información a las

diferentes entidades de Estado

(cuestionario de acuerdo a la

dependencia de Estado)

Traslado de casos a investigador por temas

específicos a investigador asignado

por especialidad

Recepción de la solicitud

Corrección del informe

Envío de la información a COPREDEH

Desarrollo de consulta y

seguimiento a la solicitud

A

Elaborar borrador de informe

Revisión del informe


Archiva

Fin

A

Verifica Informe para traslado a

Cancillería y traslado a

Presidencia COPREDEH

Revisión y aprobación Envía a

Envío del informe: a. Informes

Convencionales b. Informes No

Convencionales, se

presenta a la Misión

Permanente de la

ONU en Guatemala,

paso a Coordinador

DMPD

Se presenta Informe a Cancillería y se da apoyo

en la presentación del informe ante la ONU



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES NO CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-004

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Varía según el Caso y las instancias que intervienen Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades:

PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar a conocer los compromisos asumidos por el Estado guatemalteco, así como los avances, retrocesos, desafíos y retos para el cumplimiento de las recomendaciones hechas por otros mecanismos e instancias de estado no establecidos; como institución responsable de monitorear el cumplimiento de los compromisos internacionales en materia de derechos humanos. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 85-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Defensores, órgano especializado de Coordinar con las instituciones del Estado responsables de otorgar la protección hacia las personas que solicitan medidas cautelares, provisionales y de seguridad. Artículo 25 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y Arto. 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Artículo 12 de la Declaración de Naciones Unidas sobre Defensores. Compromiso 7 del Acuerdo Global de Derechos Humanos de los Acuerdos de Paz, firmado el 29 de marzo de1994. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Recepción de solicitud que traslada la Presidencia de COPREDEH, proveniente de la OEA/ONU al Estado

30 min. Coordinador DMPD

2 Se inicia proceso de Adopción de Medida Cautelar/Provisional y Llamamiento Urgente a. Elaboración de perfil de beneficiario y el caso b. Redactar actas administrativas de implementación,

sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección

c. Realizar gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección

3 horas 2 ½ horas 4 horas

Coordinador DMPD Analista DMPD

3 Proceso de Monitoreo/Información de Medida Cautelar, Provisional, Llamamiento Urgente y Protección Nacional

Monitor DMPD


a. Coordinar con monitores las medidas a supervisar b. Reuniones de monitoreo colectivo

4 horas 4 horas

4 Seguimiento a Proceso de Adopción de Medida Nacional Varia con base a caso e Instancia

Monitor DMPD

5 Seguimiento a Proceso de información organizaciones de internacionales de derechos humanos

Varia con base a caso e Instancia

Monitor DMPD

6 Seguimiento a Proceso de Acceso a la Información Varia con base a caso e Instancia

Monitor DMPD

7 Seguimiento a Proceso de Información CSJ, MP, MINTRAB, MINGOB, PNC, PDH, Ministerio de Relaciones Exteriores

Varia con base a caso e Instancia

Monitor DMPD

8 Preparación de Informes Temáticos 1 semana Monitor DMPD 9 Presentación de Informes a Presidencia COPREDEH e

instancias correspondientes 2 días Coordinador DMPD

10 Archivo 1 hora Monitor DMPD

FIN DE PROCESO


PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES NO CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-004

COORDINADOR DMPD

ANALISTA DMPD MONITOR DMPD

Inicio

Recepción de solicitud que traslada la Presidencia de COPREDEH, proveniente de la OEA/ONU al Estado

Se inicia proceso de Adopción de Medida Cautelar/Provisional y Llamamiento Urgente a. Elaboración de perfil

de beneficiario y el caso

b. Redactar actas administrativas de implementación, sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección

Realizar gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección

Seguimiento a Proceso de Adopción de Medida

Nacional

A

Se inicia proceso de Adopción de Medida Cautelar/Provisional y Llamamiento Urgente c. Elaboración de perfil

de beneficiario y el caso

d. Redactar actas administrativas de implementación, sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección

Realizar gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección

Proceso de Monitoreo/Información de Medida Cautelar,

Provisional, Llamamiento Urgente y Protección Nacional

a. Coordinar con monitores las

medidas a supervisar

Reuniones de monitoreo colectivo

Seguimiento a Proceso de información

organizaciones de internacionales de derechos humanos


Archiva

Fin

A

Presentación de Informes a Presidencia COPREDEH e

instancias correspondientes

Seguimiento a Proceso de Información CSJ,

MP, MINTRAB, MINGOB, PNC, PDH,

Ministerio de Relaciones Exteriores

Seguimiento a Proceso de Acceso a la

Información

Preparación de Informes Temáticos


Departamento de Educación y Cultura de Paz COPREDEH-DAS-DEyCP

COPREDEH-DAS-DEyCP-001 Fortalecer las Capacidades Técnicas

y Políticas del Personal Institucional COPREDEH-DAS-DEyCP-002 Fortalecer las Capacidades Técnicas

y Políticas de Funcionarios Públicos



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: EDUCACIÓN Y CULTURA DE PAZ NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORTALECER LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y POLÍTICAS DEL PERSONAL INSTITUCIONAL CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DEYCP-001

Página No. 1 de 3 Tiempo total estimado: 02 Meses/02 Sem/ 12 días/01 hora Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 31

PROPÓSITO DEL PROCESO: Fortalecer las capacidades técnicas y políticas del personal institucional, así como de informar a lo interno en materia de DDHH para la toma de conciencia y la participación y divulgación sobre las fechas y los eventos conmemorativos de trascendencia a nivel nacional e internacional en la materia. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 98-2008, 30 de diciembre de 2008, establece la creación como órgano especializado de promover acciones de educación, capacitación, información y seguimiento o incidencia en materia de derechos humanos, así como proponer acciones o programas relativos a educación y difusión de los derechos humanos como herramienta de inclusión del enfoque de derechos humanos a las dependencias gubernamentales. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Diseño de planes de formación interna 4 horas Coordinación DEYCP 2 a. Coordinación con el Departamento de Recursos

Humanos b. Coordinación con DAMC participación de personal de

las regionales, paso 14

4 horas Coordinación DEYCP

3 Validación y autorización de los planes de trabajo con base al POA

2 días Presidencia COPREDEH

Implementación: a. Formación Interna, paso 4 b. Formación virtual para regionales, paso 14 c. Conmemoración de Fechas Relevantes en DDHH, paso

24

Coordinación DEYCP

A. FORMACION INTERNA 4 Preparación de talleres de formación para el personal de la

sede central en materia de DDHH en coordinación con RRHH a. Nivel Intermedio, para personal técnico y

coordinaciones b. Nivel Avanzado para una especialización, con docentes

invitados de la Oficina de Alto Comisionado de

8 días Coordinación DEYCP


Naciones Unidas, agencias de Cooperación y expertos nacionales expertos en el tema.

c. Incorporación de personal en diplomados que se organizan hacia afuera, de formación en DDHH

5 Presenta calendario de talleres a RRHH para la convocatoria de personal interno, con VoBo de Despacho Superior


Da VoBo a proceso 1día Despacho Superior 6 Convoca y asegura participación de personal en

coordinación con coordinadores de departamento 1 hora Coordinación RRHH

7 Coordinan y planifican con personal la participación en los talleres programados

1 hora Coordinadores de Departamento

8 Coordinación con Departamento Administrativo, logística y compra de suministros necesarios en los eventos (ver procesos de compras y adquisiciones)


9 Prepara materiales y certificados para el personal que participa en los diferentes eventos de formación interna


10 Participa en talleres y eventos deformación interna y en diplomados externos.

5 días Personal Institucional

11 Evalúa y sistematiza procesos 2 días Coordinación DEYCP

12 Informa resultados por evento 1 día Coordinación DEYCP

13 Archiva expediente por evento 1 hora Coordinación DEYCP

FIN DE SUB PROCESO

B. FORMACIÓN VIRTUAL

14 Se elabora documento base, para propuesta a Presidencia, sobre Diseño virtual para sedes regionales de formación anual, en 3 etapas de 3 meses

2 semanas Coordinador DEYCP y Coordinador DAMC

15 Aprueba propuesta de Diplomado Virtual 1 semana Presidencia

16 Preparación de material en valija temática el que incluye el Manual de enfoque a Derechos Humanos (ver proceso

Coordinador DEYCP

17 Sesiones presenciales de dos horas cada 15 días, donde presentan trabajos asignados y se realiza proceso de monitoreo de cumplimiento

12 horas Personal Regional

18 Seguimiento a proceso de formación interna, se proporciona documento de lectura (2 hojas) con cuestionario de evaluación.

12 horas Asesora de Educación

19 Realizan trabajos virtuales con guías establecidas, lectura de materiales, respuesta de cuestionarios y presentación de trabajo de investigación y/o video previo a su certificación

1 semana Personal Regional

20 Evaluación final a. Aprueban, recibe certificación b. no aprueba, repite proceso

2 horas Asesora de Educación

21 Acto simbólico de graduación con la presencia de Presidencia y/o Dirección Ejecutiva


22 Informe final de proceso 1 semana Coordinación DEYCP

23 Archivo por parte de Asistente de Depto. 1 hora Coordinación DEYCP

FIN DE SUB PROCESO

C. CONMEMORACIÓN FECHAS DDHH

24 Presentación de propuesta dentro del Plan de Trabajo con 1 día Coordinadora DEYCP


la finalidad de informar dentro de COPREDEH un tema por mes de fechas memorables o trascendentales; con temas transversales de género, pluriculturalidad, diversidad etaria, derecho humano y ambiente, derechos económicos sociales y culturales Se traslada para conocimiento y aprobación de Despacho Superior

25 Conoce y aprueba 1 día Despacho Superior

26 Campaña vía Intranet de sensibilización con base al tema o la fecha memorable del mes. 1 semana previo al evento

1 Semana Coordinación

27 Logística del evento y definición de presupuesto – Si presupuesto lo permite, impresión de playeras, gorros, pancartas, pronunciamientos en radio y prensa – (ver proceso de Compra Directa)


28 Participación activa del personal de COPREDEH: a. En marchas por fechas memorables representando a

COPREDEH b. Análisis de Coyuntura con la invitación de expertos en

el tema político que se esté viviendo. c. Espacios de formación en conversatorios internos y

participación en eventos externos d. Cine Foro, el último viernes de cada mes e. Espacios de Información

1 día al mes Personal de COPREDEH

29 Informe por cada evento a Despacho Superior 1 día Coordinación DEYCP

30 Conoce y archiva 1 día Despacho Superior

31 Archivo 1 hora Coordinación DEYCP

FIN DE PROCESO


PROCESO: EDUCACIÓN Y CULTURA DE PAZ PROCEDIMIENTO: FORTALECER LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y POLÍTICAS DEL PERSONAL INSTITUCIONAL CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DEYCP-001 COORDINACIÓN

DEYCP PRESIDENCIA

COPREDEH DESPACHO SUPERIOR

COORDINACIÓN RRHH

COORDINADORES DE

DEPARTAMENTO

PERSONAL INSTITUCIONAL

Inicio

Diseño de planes de formación interna

Validación y autorización de los planes de trabajo con base al POA

a. Coordinación con el Departamento de Recursos Humanos

b. Coordinación con

DAMC participación

de personal de las

regionales

Implementación: a. Formación Interna b. Formación virtual

para regionales Conmemoración de

Fechas Relevantes en DDHH

A


A

Preparación de talleres de formación para el personal de la sede central en materia de DDHH en coordinación con RRHH a. Nivel Intermedio,

para personal técnico y coordinaciones

b. Nivel Avanzado para una especialización, con docentes invitados de la Oficina de Alto Comisionado de Naciones Unidas, agencias de Cooperación y expertos nacionales

A. FORMACION INTERNA

BA


Presenta calendario de talleres a RRHH para la

convocatoria de personal interno, con VoBo de

Despacho Superior

Da VoBo a proceso

Participa en talleres y eventos deformación

interna y en diplomados externos.

B

Coordinan y planifican con personal la participación

en los talleres programados

Coordinación con Departamento

Administrativo, logística y compra de suministros

necesarios en los eventos (ver procesos de compras

y adquisiciones)

Prepara materiales y certificados para el

personal que participa en los diferentes eventos de

formación interna

CA


C

Fin

Evalúa y sistematiza

procesos

Informa resultados por evento

Archiva expediente por

evento

FIN DE SUB PROCESO


Sesiones presenciales de dos horas cada 15

días, donde presentan trabajos asignados y se

realiza proceso de monitoreo de cumplimiento

Informe del proceso final

Archivo por parte de Asistente de Depto.

Recibe certificación

Repite proceso

COORDINADOR DEYCP

ASESORA DE EDUCACIÓN

PERSONAL REGIONAL

PRESIDENCIA COORDINACIÓN DEYCP Y

COORDINADOR DAMC

B. FORMACIÓN VIRTUAL

Inicio

Se elabora documento base, para propuesta a

Presidencia, sobre Diseño virtual para sedes regionales de formación anual, en 3 etapas de 3

meses

Preparación de material en valija temática el que

incluye el Manual de enfoque a

Derechos Humanos (ver proceso

Seguimiento a proceso de

formación interna, se proporciona documento de lectura (2 hojas) con

cuestionario de evaluación.

Aprueba propuesta de Diplomado Virtual

Realizan trabajos virtuales con guías

establecidas, lectura de materiales, respuesta de

cuestionarios y presentación de trabajo

de investigación y/o video previo a su

certificación

No Si

APRUEBA

Evaluación final Acto simbólico de graduación con la

presencia de Presidencia y/o


Fin

FIN DE SUB PROCESO


D

COORDINACIÓN PERSONAL DE COPREDEH

DESPACHO SUPERIOR

COORDINADORADEYCP

C. CONMEMORACIÓN

FECHAS DDHH

Inicio

Presentación de propuesta dentro del Plan de Trabajo con la finalidad de informar dentro de COPREDEH un tema por mes de

fechas memorables o trascendentales; con temas

transversales de género, pluriculturalidad, diversidad

etaria, derecho humano y ambiente, derechos económicos sociales y culturales Se traslada para conocimiento y aprobación

de Despacho Superior

Campaña vía Intranet de

sensibilización con base al tema o la fecha memorable

del mes. 1 semana previo al evento

Conoce y Aprueba


Archiva

D

Conoce y archiva

Informe por cada evento a Despacho

Superior

Participación activa del personal de COPREDEH: a. En marchas por

fechas memorables representando a COPREDEH

b. Análisis de Coyuntura con la invitación de expertos en el tema político que se esté viviendo.

c. Espacios de formación en conversatorios

Logística del evento y definición de

presupuesto – Si presupuesto lo permite, impresión de playeras,

gorros, pancartas, pronunciamientos en radio y prensa – (ver proceso de Compra

Directa)

Fin

FIN DE PROCESO



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: EDUCACIÓN Y CULTURA DE PAZ NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORTALECER LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y POLÍTICAS DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DEYCP-002

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Meses/ días/ horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 25

PROPÓSITO DEL PROCESO: Fortalecer las capacidades técnicas y políticas en las organizaciones de gobierno y civiles, a través de la formación en diplomados a diferentes niveles, que permitan el fortalecimiento a lo interno, la toma de conciencia y la Gestión del conocimiento. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 98-2008, 30 de diciembre de 2008, establece la creación como Órgano especializado de promover acciones de educación, capacitación, información y seguimiento o incidencia en materia de derechos humanos, así como proponer acciones o programas relativos a educación y difusión de los derechos humanos como herramienta de inclusión del enfoque de derechos humanos a las dependencias gubernamentales.

No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO ESTIMADO

RESPONSABLE

1 Recibe solicitud de organizaciones del Ejecutivo, algunas de Estado y Sociedad Civil y traslada a Presidencia.


2 Orienta prioridades en el POA de instancias a atender y proporciona lineamientos a seguir.

4 horas Presidencia

3 Reuniones y acuerdos con organizaciones a. Se llevan a cabo reuniones para poner en común términos

de convenios para identificar las acciones prioritarias que se desarrollan en el merco del Convenio (proceso de educación y de asesoría en formación en Derechos Humanos)

b. Se elabora en conjunto con la Institución, Propuesta de suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional o Carta de Entendimiento.

c. Paralelo a la negociación, COPREDEH diseña el proceso de formación (diplomado, curso específico) , se hace malla curricular en consenso

(Proceso que se proporciona a varias instituciones) con cada institución se elabora Convenio o Carta de entendimiento.

de 1 a 6 meses Coordinación DEYCP


4 Presenta a Presidencia documento base del proceso con calendario y cronograma de trabajo (Borrador Consensuado)

1 semana Coordinación DEYCP

5 Prepara TDR, listado de facilitadores propuestos y presenta solicitud de trámite a Departamento Administrativo

2días Coordinación DEYCP

6 Realiza gestiones administrativo financieros para lanzar convocatoria. (Ver proceso de Contratación de Servicios Personales y No personales)

2 semanas Departamento Administrativo

7 Lección inaugural o apertura del evento para la ejecución de los diplomados FORMADOR I, FORMADOR II, ESPECIALIZACIÓN

1 hora Presidencia

8 Seguimiento a la logística del evento, monitoreo, evaluación de docentes, enlace entre COPREDEH y las instituciones beneficiarias (6 horas de trabajo presencial, 20 horas de estudio dirigido y 15 horas de investigación)

15 a 20días Asesor (a) de Educación

9 Informe de monitorio y cumplimiento por cada sesión 2 horas Asesor (a) de Educación

10 Clausura y Conferencia de Cierre con la participación dela Presidencia de COPREDEH. La clausura la hacen las instituciones participantes o bien la entidad que avala el proceso.

4 horas Institución Participante

11 Al finalizar, se documenta cada Proceso Educativo (documenta) Memoria. (Fotografías, listas de participantes, descripción del proceso, documento base, informe las evaluaciones, logística, y clausura).

1 mes Asesor (a) de Educación

12 Boletines de información de cada proceso de lanzamiento y cierre, se suben a la página web y a las redes sociales, como parte de la sistematización del proceso. (Ver proceso de Difusión)

4días Coordinación DIC

13 Archivo de cada proceso. Coordinación DEYCP

14 SEGUIMIENTO

15 Seguimiento de acuerdo a lo que las instituciones solicitan, Si se abre otra etapa, se realizan reuniones de coordinación para la definición las etapas a seguir

1 mes Coordinación DEYCP Asesor (a) de Educación

16 a. Contactos vía telefónica b. Visita inicial y planteamiento de propuestas c. Concertación prioridades y creación de equipo de trabajo

3 horas Coordinación DEYCP Asesora Educación

17 Formulación de propuestas y/o convenios, cartas de entendimiento. Coordinación de reuniones de trabajo colectivo Suscripción de convenios Elaboración de propuestas metodológicas y planes de formación

1 día Asesor (a) de Educación

18 Validación de las propuestas 30 Coordinación DEYCP

19 Negociación para la acreditación académica de los procesos 1 hora Coordinación DEYCP

20 Estimación de presupuestos en coordinación Con Dirección Ejecutiva

120 Coordinación DEYCP

21 Implementación de procesos de formación en derechos humanos

2 Semanas Coordinación DEYCP Asesor (a) de Educación

22 Monitoreo de la ejecución de los procesos de formación 2 Semanas Asesor (a) de Educación

23 Acompañamiento en la multiplicación de los procesos de formación

1 Semana Asesor (a) de Educación

24 Informe de Seguimiento y Archiva 2 días Asesor (a) de Educación

25 Conoce Informe, firma VoBo y presenta a Despacho Superior y Archiva


FIN DE PROCESO


PROCESO: EDUCACIÓN Y CULTURA DE PAZ PROCEDIMIENTO: FORTALECER LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y POLÍTICAS DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DEYCP-002

COORDINACIÓN DEYCP

PRESIDENCIA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

PRESIDENCIA ASESOR(A) DE

EDUCACIÓN

INSTITUCIÓN PARTICIPANTE

COORDINACIÓN DIC

Reuniones y acuerdos con organizaciones a. Se llevan a cabo reuniones para poner en

común términos de convenios para identificar las acciones prioritarias que se desarrollan en el merco del Convenio (proceso de educación y de asesoría en formación en Derechos Humanos)

b. Se elabora en conjunto con la Institución, Propuesta de suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional o Carta de Entendimiento.

c. Paralelo a la negociación, COPREDEH diseña el proceso de formación (diplomado, curso específico) , se hace malla curricular en consenso

(Proceso que se proporciona a varias instituciones) con cada institución se elabora Convenio o Carta de entendimiento.

Inicio

Recibe solicitud de organizaciones del

Ejecutivo, algunas de Estado y Sociedad Civil

y traslada a Presidencia.

Orienta prioridades en el POA de

instancias a atender y proporciona lineamientos a

seguir.

A


A

Presenta a Presidencia documento base del

proceso con calendario y cronograma de trabajo

(Borrador Consensuado)

Al finalizar, se documenta cada Proceso Educativo (documenta) Memoria. (Fotografías, listas de

participantes, descripción del proceso, documento

base, informe las evaluaciones, logística, y

clausura).

Seguimiento de acuerdo a lo que las instituciones

solicitan, Si se abre otra etapa, se

realizan reuniones de coordinación para la

definición las etapas a seguir

Boletines de información de cada proceso de lanzamiento y cierre, se suben a la página web y a las redes sociales, como parte de la sistematización del proceso. (Ver proceso de Difusión)

B

Clausura y Conferencia de

Cierre con la participación

dela Presidencia de COPREDEH. La clausura la

hacen las instituciones

participantes o

Prepara TDR, listado de facilitadores propuestos y

presenta solicitud de trámite a Departamento Administrativo

Realiza gestiones administrativo

financieros para lanzar convocatoria. (Ver

proceso de Contratación de Servicios Personales y

No personales)

Lección inaugural o apertura del evento para la

ejecución de los diplomados

FORMADOR I, FORMADOR II,

ESPECIALIZACIÓN

Seguimiento a la logística del evento,

monitoreo, evaluación de docentes, enlace

entre COPREDEH y las instituciones

beneficiarias (6 horas de trabajo presencial, 20

horas de estudio dirigido y 15 horas de

investigación)

Informe de monitorio y cumplimiento por

cada sesión

SEGUIMIENTO

Archivo de cada proceso.

SEGUIMIENTO

B


B

C

Implementación de procesos de formación en derechos humanos

Estimación de presupuestos en coordinación Con


a. Contactos vía telefónica

b. Visita inicial y planteamiento de

propuestas c. Concertación

prioridades y creación de equipo de trabajo

Seguimiento de acuerdo a lo que las instituciones

solicitan, Si se abre otra

etapa, se realizan reuniones de

coordinación para la definición las etapas a seguir

Negociación para la acreditación académica

de los procesos

Validación de las propuestas

B

c. Contactos vía telefónica

d. Visita inicial y planteamiento de

propuestas c. Concertación

prioridades y creación de equipo de trabajo

Formulación de propuestas y/o convenios, cartas de entendimiento.

Coordinación de reuniones de trabajo colectivo

Suscripción de convenios Elaboración de propuestas

metodológicas y planes de formación


C

Fin

Monitoreo de la ejecución de los

procesos de formación

Acompañamiento en la

multiplicación de los procesos de

formación

Implementación de procesos de formación en derechos humanos

Conoce Informe, firma VoBo y

presenta a Despacho Superior y Archiva

Informe de Seguimiento y

Archiva


Departamento de Seguimiento de Casos en Materia de DDHH

COPREDEH-DAS-DSC COPREDEH-DAS-DSC-001 Informes a CIDH y Corte IDH COPREDEH-DAS-DSC-002 Negociación de casos ASA y ACR ante la

CIDH COPREDEH-DAS-DSC-003 Cumplimiento de Compromiso ante IDH



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INFORMES A CIDH Y CORTE IDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-001

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: INFORMES A LA CIDH

02 Sem/02 días/07 horas INFORMES A LA CORTE IDH 03 Sem/02 días/07 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 22

PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar respuesta a las notificaciones que recibe el Estado a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, con relación a peticiones presentada ante la CIDH, por personas particulares u organizaciones civiles, relacionadas a violaciones de derechos humanos ocurridas en Guatemala. Dar seguimiento a notificaciones presentadas por la Corte IDH en Costa Rica, por demandas contra el estado de Guatemala, interpuestas por la Comisión CIDH, por violación de los derechos humanos. La Corte IDH emite una sentencia contra el Estado de Guatemala, de la cual se derivan diversos compromisos de reparación moral y material, incluyendo el pago de la Indemnización Económica (Ver Procedimiento Pago de Sentencias) BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 97-2008, 30 de diciembre de 2008, creación como órgano especializado en el seguimiento y gestión de casos por violaciones a los derechos humanos que se ventilan en el sistema interamericano y ante el sistema universal; así como análisis, asesoría y representación del Estado que corresponda al seguimiento de cualquiera de los compromisos derivados de estos procedimientos.

No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


INFORMES A LA CIDH 1 Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores notificación

oficinal de la CIDH a COPREDEH de Caso presentado ante la CIDH

30 min. Presidente COPREDEH

2 Traslada para seguimiento de caso 2 días Presidente COPREDEH 3 Registra en Libro de Notificaciones y traslada a

Coordinación DSC 4 horas Asistente DSC

4 Designa a los asesores y da instrucciones 4 horas Coordinación DSC 5 Realizan consultas a las instituciones relacionadas,

documentan y realizan un análisis del caso para buscar elementos de defensa del Estado, si fuera procedente y redacción de informe sobre el caso

2 semanas Asesor DSC Asignado


6 Redacción del informe y traslado a Coordinación DSC para revisión

4 horas Asesor DSC Asignado

7 Revisa, firma de VoBo y traslada a Sub Dirección para revisión

4 horas Coordinación DSC

8 Revisa, da VoBo y traslada a Presidencia COPREDEH 4 horas Sub Dirección 9 Revisa Informe:

a. Hace correcciones y/o solicita ampliación, paso 5 b. Autoriza, traslada a Coordinación DSC para

enviarlo a la CIDH por medio del Min de RE

1 día Presidente COPREDEH

10 Remite al Ministerio de Relaciones Exteriores, Informe de Caso para su envío oficiala la Comisión IDH en Washington


11 Archivo Informe 30 min. Asistente DSC

FIN DE PROCESO

INFORMES A LA CORTE IDH

1 Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores notifica de demanda al Estado de Guatemala, en materia de Derechos Humanos, para que se de respuesta en un plazo determinado y se atiendan las otras fases del Proceso Judicial.


2 Traslada para seguimiento de caso 2 días Presidente COPREDEH

3 Registra en Libro de Notificaciones y traslada a Coordinación DSC

4 horas Asistente DSC

4 Designa a los asesores y da instrucciones 4 horas Coordinación DSC

5 Trabaja, realiza las consultas a las instituciones relacionadas, documentan, consulta y realizan un análisis del caso para buscar elementos de defensa del Estado, si fuera procedente y luego se redacta el informe sobre al caso.

3 semanas Asesor DSC Asignado

6 Redacción del informe y traslado a Coordinación DSC para revisión

4 horas Asesor DSC Asignado

7 Revisa, firma de VoBo y traslada a Sub Dirección para revisión


8 Revisa, da VoBo y traslada a Presidencia COPREDEH 4 horas Sub Dirección

9 Revisa Informe: a. Hace correcciones y/o solicita ampliación, paso 5 b. Autoriza, traslada a Coordinación DSC para enviarlo a

la CIDH por medio del Min de RE


10 Remite al Ministerio de Relaciones Exteriores, Informe de Caso para su envío oficial a la Corte IDH en Costa Rica


11 Archivo Informe 30 min. Asistente DSC

FIN DE PROCESO


PROCESO: FONDOS EN ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO: INFORMES A CIDH Y CORTE IDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-001

PRESIDENTE COPREDEH

ASISTENTE DSC COORDINACIÓN DSC

ASESOR DSC ASIGNADO

SUB DIRECCIÓN

INFORMES A LA CIDH

Inicio Registra en Libro de

Notificaciones y traslada a Coordinación DSC

Recibe del Ministerio de

Relaciones Exteriores notificación oficinal de la CIDH a COPREDEH de Caso presentado ante la

CIDH

Designa a los asesores y da instrucciones

Traslada para seguimiento de caso

2días

Remite al Ministerio de Relaciones Exteriores,

Informe de Caso para su envío oficiala la Comisión

IDH en Washington

Revisa Informe: a. Hace correcciones y/o

solicita ampliación, pasa a Asesor DSC Asignado

b. Autoriza, traslada a

Coordinación DSC

para enviarlo a la

CIDH por medio del

Min de RE

Revisa, firma de VoBo y traslada a Sub Dirección

para revisión

A

Realizan consultas a las instituciones relacionadas,

documentan y realizan un análisis del caso para

buscar elementos de defensa del Estado, si

fuera procedente y redacción de informe

sobre el caso.

Redacción del informe y traslado a Coordinación

DSC para revisión

Revisa, da VoBo y traslada a Presidencia

COPREDEH


FIN DE PROCESO

A Archivo Informe

Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores notifica

de demanda al Estado de Guatemala, en materia de

Derechos Humanos, para que se de respuesta en un plazo

determinado y se atiendan las otras fases del Proceso

Judicial.

Envía a

B

Archiva

Fin

INFORMES A LA CORTE IDH

Inicio


Designa a los asesores y da instrucciones

B

Revisa, da VoBo y traslada a Presidencia COPREDEH

Registra en Libro de Notificaciones y traslada

a Coordinación DSC

C

Traslada para seguimiento de caso

2días

Redacción del informe y traslado a Coordinación

DSC para revisión

Revisa, firma de VoBo y traslada a Sub Dirección

para revisión

Trabaja, realiza las consultas a las instituciones relacionadas,

documentan, consulta y realizan un análisis del

caso para buscar elementos de defensa

del Estado, si fuera procedente y luego se

redacta el informe sobre al caso.

Revisa Informe: a. Hace correcciones

y/o solicita ampliación, a Asesor DSC Asignado

b. Autoriza, traslada a

Coordinación DSC

para enviarlo a la

CIDH por medio del

Min de RE

Remite al Ministerio de Relaciones Exteriores, Informe de Caso para

su envío oficial a la Corte IDH en Costa Rica


C

Archiva

Fin

Envía a

Archivo Informe



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: NEGOCIACIÓN DE CASOS ASA Y ACR ANTE LA CIDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-002

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Variable dependiendo caso e instituciones involucradas. Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 19

PROPÓSITO DEL PROCESO: Proporcionar seguimiento a las negociaciones que se derivan cuando la Comisión Internacional de Derechos Humanos (CIDH) se pone a la disposición de las partes para iniciar la negociación de los Acuerdos de Solución Amistosa (ASA) y Acuerdos de Cumplimiento de Recomendaciones (ACR) notificados a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, donde establece un plazo de 1 a 2 meses para que las partes se pronuncien. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 97-2008, 30 de diciembre de 2008, creación como órgano especializado en el seguimiento y gestión de casos por violaciones a los derechos humanos que se ventilan en el sistema interamericano y ante el sistema universal; así como análisis, asesoría y representación del Estado que corresponda al seguimiento de cualquiera de los compromisos derivados de estos procedimientos.

No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Recibe notificación del CIDH por medio del Ministerio de Relaciones Exteriores, para el seguimiento y gestión de caso por violación a los derechos humanos y traslada a Coordinación DSC.


2 Designa a los analista y da instrucciones 4 horas Coordinación DSC 3 Analiza el caso para determinar si procede o no la

petición: a. Si Procede, paso 4 b. No procede, paso 5

Analista DSC Asignado

4 Prepara y presenta a Presidencia: a. Respuesta que el Estado está de acuerdo y que

también se pone a disposición para resolver amistosamente el caso; y, que se solicite a los peticionarios que envíen su propuesta.

b. Respuesta que están de acuerdo el Estado. c. Consulta a Presidencia y recibe instrucciones de cómo

responder.

3 meses 1 semana 2 días

Coordinador DSC

5 Presenta respuesta a la CIDH por medio del Min. de 1 día Coordinador DSC


Relaciones Exteriores, con firma de la Presidente COPREDEH

6 Recibe respuesta y traslada a Coordinador DSC: a. De la CIDH por medio del Ministerio de Relaciones

Exteriores, con propuesta de las partes b. De las partes, con propuesta.

2 meses Presidente COPREDEH

7 Se entera y se reúne con Analista DCS Asignado para dar instrucciones

4 horas Coordinador DSC

8 Analiza los compromisos que solicitan las partes y traslada a Coordinador DSC a. Son viables, se hace el análisis y determina si el caso

procede, se hacen consultas y solicitud de apoyo a instituciones.

b. No son viables, informa para que se notifique.

2 semanas Analista DSC Asignado

9 Traslada a Presidente COPREDEH para VoBo de Propuesta 1 hora Coordinador DSC 10 Inicia negociación:

a. Se reúne con las partes para llegar a acuerdos finales, podrías renunciar total o parcialmente.

b. Solicita participación de instituciones relacionadas. c. Da seguimiento de manera paralela a trámite de

mandato ante la PGN y Escribanía de Gobierno.

2 semanas Variable 2 meses


11 Elabora Proyecto de Acuerdo que se va a formalizar y traslada a Coordinador DSC y Presidente COPREDEH

1 semana Analista DSC Asignado

12 Analizan y dan VoBo para continuar con proceso y trasladan a Analista DSC Asignado

2 semanas Coordinador DSC y Presidente COPREDEH

13 Se reúne con peticionarios, para revisión a. si están de acuerdo, se elabora una solicitud, por

medio de memo se solicita dictamen jurídico de la procedencia de la negociación (ver proceso jurídico)

b. Si no hay acuerdo, se reinicia negociación, paso 10


14 Prepara Oficio y traslada a Coordinador DSC y Presidente COPREDEH, con: a. Proyecto de Acuerdo b. Dictamen Jurídico interno c. Estudio para cálculo de indemnización d. Otros doctos. importantes

1 días Analista DSC Asignado

15 Presenta Oficio solicitando a PGN VoBo del Acuerdo con partes, del que se recibe Providencia con VoBo.

1 mes Coordinador DSC

16 Recibe respuesta de la PGN (providencia con VoBo, solicita firma de Presidente COPREDEH y procede a programar fecha de suscripción de Acuerdo

2 semanas Coordinador DSC

17 Se lleva a cabo Acto de Firma de Acuerdo con Partes 4 horas Coordinador DSC

18 Notifica a la CIDH por medio del Ministerio de Relaciones Exteriores que ya se suscribió el Acuerdo


19 Archiva Expediente 4 horas Analista DSC Asignado

FIN DE PROCESO


PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH PROCEDIMIENTO: NEGOCIACIÓN DE CASOS ASA Y ACR ANTE LA CIDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-002

PRESIDENTE COPREDEH

COORDINACIÓN DSC

ANALISTA DSC ASIGNADO

No Si

Inicio Designa a los analistas y da instrucciones.

Recibe notificación del CIDH por medio del

Ministerio de Relaciones Exteriores, para el

seguimiento y gestión de caso por violación a los

derechos humanos y traslada a Coordinación

DSC.

Analiza el caso para determinar si procede o

no la petición:

Presenta respuesta a la CIDH por medio del Min. de Relaciones

Exteriores, con firma de la Presidente COPREDEH

Recibe respuesta y traslada a Coordinador DSC: a. De la CIDH por medio

del Ministerio de Relaciones Exteriores, con propuesta de las partes

b. De las partes, con

propuesta.

A

Analiza el caso

Prepara y presenta a Presidencia: a. Respuesta que el Estado está

de acuerdo y que también se pone a disposición para resolver amistosamente el caso; y, que se solicite a los peticionarios que envíen su propuesta.

b. Respuesta que están de acuerdo el Estado.

c. Consulta a Presidencia y recibe

instrucciones de cómo

responder.


A Analiza los compromisos que solicitan las partes y traslada a Coordinador DSC a. Son viables, se hace

el análisis y determina si el caso procede, se hacen consultas y solicitud de apoyo a instituciones.

b. No son viables,

informa para que se

notifique.

Coordinador DSC Traslada a Presidente

COPREDEH para VoBo de Propuesta

B

Inicia negociación: a. Se reúne con las partes

para llegar a acuerdos finales, podrías renunciar total o parcialmente.

b. Solicita participación de instituciones relacionadas.

c. Da seguimiento de

manera paralela a

trámite de mandato

Envía a

Se entera y se reúne con Analista DCS Asignado para

dar instrucciones


C

B

Analizan y dan VoBo para continuar con

proceso y trasladan a Analista DSC Asignado

Se reúne con peticionarios, para revisión a. si están de acuerdo, se

elabora una solicitud, por medio de memo se solicita dictamen jurídico de la procedencia de la negociación (ver proceso jurídico)

b. Si no hay acuerdo, se

reinicia negociación,

con Analista Designado

DSC

Elabora Proyecto de Acuerdo que se va a

formalizar y traslada a Coordinador DSC y

Presidente COPREDEH

Analizan y dan VoBo para continuar con

proceso y trasladan a Analista DSC Asignado


Archiva

Fin

Archiva Expediente

C

Notifica a la CIDH por medio del Ministerio de

Relaciones Exteriores que ya se suscribió el Acuerdo

Prepara Oficio y traslada a Coordinador DSC y Presidente COPREDEH, con:

a. Proyecto de Acuerdo

b. Dictamen Jurídico

interno

c. Estudio para cálculo

de indemnización

d. Otros doctos.

Importantes

Coordinador DSC Presenta Oficio

solicitando a PGN VoBo del Acuerdo con partes,

del que se recibe

Providencia con VoBo.

Se lleva a cabo Acto de Firma de Acuerdo con Partes

Coordinador DSC Recibe respuesta de la PGN

(providencia con VoBo, solicita firma de Presidente

COPREDEH y procede a programar fecha de

suscripción de Acuerdo



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO DE COMPROMISO ANTE IDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-003

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Variable dependiendo el Caso Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 8

PROPÓSITO DEL PROCESO: Garantizar el cumplimiento de compromisos de Solución Amistosa acordados (Tipo de cumplimiento: Becas; nombramiento de calles, indemnizaciones (COPREDEH); Justicia, investigaciones etc.; Medidas legislativas, impulsar proyectos ante el Congreso de la República; Placas; Medidas relacionadas a salud; Construcción; Monumentos; Aumentos de presupuesto para alguna institución; Actos públicos de reconocimiento de responsabilidad y petición de perdón. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 97-2008, 30 de diciembre de 2008, creación como órgano especializado en el seguimiento y gestión de casos por violaciones a los derechos humanos que se ventilan en el sistema interamericano y ante el sistema universal; así como análisis, asesoría y representación del Estado que corresponda al seguimiento de cualquiera de los compromisos derivados de estos procedimientos. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Se recibe consulta de la CIDH de cómo van los avances en el cumplimiento de los acuerdos, traslada a Coordinador DSC

6 meses Presidente COPREDEH

2 Traslada a Asesor a cargo y da lineamientos 1 hora Coordinador DSC 3 Se emiten informes de Estado 2 semanas Analista DSC Asignado 4 Conocen y firmas de Vobo y Autorizado para envío s a la

CIDH a través del Min. de Relaciones Exteriores. 1 día Coordinador DSC y

Presidente COPREDEH 5 Coordina y notifica para que las instituciones hagan lo que

les corresponde, con base a Acuerdo de Solución Amistosa establecido. (ver procedimiento ASA)

(tiempo depende de las instituciones)


6 Se organizan actos públicos para los Compromisos donde se ha establecido. (ver proceso de compras y contrataciones)

(tiempo depende de la Institución)

Analista DSC Asignado Coordinador DSC

7 Se notifica informe final de cumplimiento a la CIDH a través del Min. de Relaciones Exteriores

1 días Coordinador DSC y Presidente COPREDEH

8 Archivo Expediente 4 horas Analista DSC Asignado

FIN DE PROCESO


PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO DE COMPROMISO ANTE IDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-003

PRESIDENTE COPREDEH

COORDINADOR DSC ANALISTA DSC ASIGNADO

Se organizan actos públicos para los

Compromisos donde se ha establecido. (ver

proceso de compras y contrataciones)

Inicio

Coordina y notifica para que las instituciones hagan lo que les corresponde, con

base a Acuerdo de Solución Amistosa establecido. (ver

procedimiento ASA)

Se recibe consulta de la CIDH de cómo van los

avances en el cumplimiento de los acuerdos, traslada a

Coordinador DSC

Se emiten informes de Estado

Traslada a Asesor a cargo y da

lineamientos

Conocen y firmas de Vobo y Autorizado para

envío s a la CIDH a través del Min. de

Relaciones Exteriores.

Se notifica informe final de cumplimiento a la CIDH a

través del Min. de Relaciones Exteriores

A

Conocen y firmas de Vobo y Autorizado para envío s a la CIDH a través del Min. de Relaciones Exteriores.

Se organizan actos públicos para los

Compromisos donde se ha establecido. (ver proceso

de compras y contrataciones)

Se notifica informe final de cumplimiento a la CIDH a

través del Min. de Relaciones Exteriores


Archiva

Fin

A

Archivo Expediente


Departamento de Investigación e Informes COPREDEH-DII

COPREDEH-DII-001 Elaboración de Informes de Estado

Convencionales y no Convencionales COPREDEH-DII-002 Seguimiento a Recomendaciones al

Estado en Materia de DDHH COPREDEH-DII-003 Coordinación de Visitas de

Procedimientos Especiales



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMES DE ESTADO CONVENCIONALES Y NO CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DII-001

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 Mese/02 Sem/17 días Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 14

PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar a conocer los compromisos asumidos por el Estado guatemalteco, así como los avances, retrocesos, desafíos y retos para el cumplimiento de las recomendaciones hechas por diversas entidades internacionales; por medio de la presentación de Informes Convencionales y No Convencionales por parte de COPREDEH, como institución responsable de monitorear el cumplimiento de los compromisos internacionales en materia de derechos humanos, como seguimiento y promoción en la implementación de los derechos amparados en las 9 Convenciones fundamentales de Naciones Unidas en materia de derechos humanos. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 87-2008, 30 de diciembre de 2008, creación del Departamento de Investigación e Informes, como órgano especializado en el seguimiento de los compromisos internacionales del Estado adquiridos a partir de la ratificación de los distintos instrumentos internacionales en materia de derechos humanos, esencialmente en el tema de recomendaciones e informes de los organismos internacionales de supervisión en materia de derechos humanos. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Plan de investigación con base a las actividades de la Misión Permanente de Guatemala para su presentación ante la ONU, por medio de la Cancillería Guatemalteca del Min. de Relaciones Exteriores, con equipo de investigadores

2 días Coordinador DII

2 Traslado de casos a investigador por temas específicos a investigador asignado por especialidad

2 horas Coordinador DII

3 Envío de solicitud de información a las diferentes entidades de Estado (cuestionario de acuerdo a la dependencia de Estado)

2 horas Investigador designado por especialidad

4 Recepción de la solicitud 1 hora Institución


5 Desarrollo de consulta y seguimiento a la solicitud 3 días Investigador designado por especialidad

6 Envío de la información a COPREDEH 1 día Institución 7 Elaborar borrador de informe 2 semanas Investigador designado

por especialidad 8 Revisión del informe 1 día Coordinador DII 9 Corrección del informe 3 días Investigador designado

por especialidad 10 Verifica Informe para traslado a Cancillería y traslado a

Presidencia COPREDEH 1 día Coordinador DII

11 Revisión y aprobación 5 días Presidencia COPREDEH

12 Envío del informe: c. Informes Convencionales, paso 12 d. Informes No Convencionales, se presenta a la Misión

Permanente de la ONU en Guatemala, paso 13


13 Se presenta Informe a Cancillería y se da apoyo en la presentación del informe ante la ONU

1 mes Coordinador DII

14 Archivo 1 hora Asistente DII

FIN DE PROCESO


PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMES DE ESTADO CONVENCIONALES Y NO CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DII-DA-001

COORDINADOR DII INVESTIGADOR DESIGNADO POR ESPECIALIDAD

INSTITUCIÓN PRESIDENCIA ASISTENTE DII

Inicio

Plan de investigación con base a las actividades de la

Misión Permanente de Guatemala para su

presentación ante la ONU, por medio de la Cancillería Guatemalteca del Min. de Relaciones Exteriores, con equipo de investigadores.

Traslado de casos a investigador por temas

específicos a investigador asignado por especialidad

Desarrollo de consulta y seguimiento a la solicitud


Envío de la información a

COPREDEH

Revisión del informe

Envío de solicitud de información a las diferentes

entidades de Estado (cuestionario de acuerdo a la dependencia de Estado)

A

Elaborar borrador de

informe

Corrección del informe


Archiva

Fin

A

Envía a

Revisión y aprobación

Verifica Informe para traslado a Cancillería y traslado a Presidencia

COPREDEH

Se presenta Informe a Cancillería y se da apoyo

en la presentación del informe ante la ONU

Envío del informe: c. Informes

Convencionales d. Informes No

Convencionales, se presenta a la Misión Permanente de la ONU en Guatemala



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES AL ESTADO EN MATERIA DE DDHH CÓDIGO: COPREDEH-DII-002

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 Meses/01 Sem/03 días/ 04 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 15

PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar seguimiento a las recomendaciones de Estado en materia de Derechos Humanos, en las instituciones que corresponda, creando foros de intercambio y análisis. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 87-2008, 30 de diciembre de 2008, de creación como órgano especializado en el seguimiento de los compromisos internacionales del Estado adquiridos a partir de la ratificación de los distintos instrumentos internacionales en materia de derechos humanos, esencialmente en el tema de recomendaciones e informes de los organismos internacionales de supervisión en materia de derechos humanos. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Instrucciones a Analista DII para Foro de Seguimiento de Recomendaciones


2 Elaborar boletas de consulta de acuerdo a las instituciones, notas de convocatoria y traslado para firma de aceptación por porte de presidencia

2 días 1/2 Analista designado por especialidad

3 Proceso de aceptación y firma de notas de convocatoria 2 días Presidencia COPREDEH 4 Envío de las notas y boleta de consulta por medio de

mensajería 2 horas Analista designado por

especialidad 5 Confirmación de la recepción de la nota 3 días Analista designado por

especialidad 6 Elaborar agenda de reunión 2 días Asistente DII 7 Reproducir material del Foro y traslado a Coordinador DII 2 días Asistente DII 8 Con base a POA se llevan a cabo reuniones del foro 2 horas Coordinador DII 9 Trasladar las boletas de consulta a analistas 5 días Coordinador DII

10 Analizar la boleta 1 semana Analista designado por especialidad

11 Publicación on line en Sistema Establecido 2 días Analista designado por especialidad

12 Evaluar los procesos 3 horas Coordinador DII 13 Presentación Informe de Resultados a Presidencia

COPREDEH 1 día Coordinador DII


14 Conoce 1 día Presidencia COPREDEH 15 Archiva Informe 1 hora Asistente DII

FIN DE PROCESO


PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES AL ESTADO EN MATERIA DE DDHH CÓDIGO: COPREDEH-DII-DA-002

COORDINADOR DII ANALISTA DESIGNADO POR ESPECIALIDAD


ASISTENTE DII COORDINADOR DII

Fin

Archiva Informe

Inicio

Instrucciones a Analista DII para Foro de Seguimiento de

Recomendaciones

Trasladar las boletas de consulta a analistas

Proceso de aceptación y firma de notas de

convocatoria

Con base a POA se llevan a cabo reuniones

del foro

Envío de las notas y boleta de consulta por medio de mensajería

Confirmación de la recepción de la nota

Analizar la boleta

Elaborar boletas de consulta de acuerdo a las

instituciones, notas de convocatoria y traslado

para firma de aceptación por porte de presidencia

Elaborar agenda de reunión

Reproducir material del Foro y traslado a Coordinador DII

Publicación on line en Sistema Establecido

Evaluar los procesos

Conoce

Presentación Informe de Resultados a Presidencia

COPREDEH



PROCEDIMIENTOS

NOMBRE PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE VISITAS DE PROCEDIMIENTOS ESPECIALES CÓDIGO: COPREDEH-DII-003

Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 02 Mes/01 Sem/01día Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 17

PROPÓSITO DEL PROCESO: Coordinar las visitas efectuadas al país, por medio de la Misión Permanente de ONU, atendiendo a los relatores asignados por la OACNUDH. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 87-2008, 30 de diciembre de 2008, de creación como órgano especializado en el seguimiento de los compromisos internacionales del Estado adquiridos a partir de la ratificación de los distintos instrumentos internacionales en materia de derechos humanos, esencialmente en el tema de recomendaciones e informes de los organismos internacionales de supervisión en materia de derechos humanos. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


1 Solicitud de la visita por parte del Relator 2 horas OACNUDH/Relator 2 Recepción de la solicitud 2 horas Misión Permanente 3 Traslado de la Solicitud al país, Presidencia COPREDEH

recibe solicitud ½ hora Misión Permanente

4 Análisis de la pertinencia de la visita 3 días Presidencia COPREDEH 5 Aprobación de la vista y fecha probable a realizarse a

través de una nota 3 días Presidencia

6 Confirmación de la fecha de visita por parte del Relator 1 día Coordinador DII 7 Envío de la probable solicitud de agenda 3 días OACNUDH/Relator 8 Elaborar proyecto de agenda 3 días Asistente DII /

Coordinador DII 9 Aprobación de la agenda 3 días OACNUDH/Guatemala

10 Hacer notas de convocatoria con base a la Agenda 1 semana Asistente DII

11 Aprobación de las notas de convocatoria 2 días Presidencia COPREDEH

12 Envío de las notas por medio de mensajería 2 horas Asistente DII

13 Coordinar cita de COPREDEH con el Relator 2 semanas Asistente DII

14 Desarrollo de la visita del Relator 1 semana Presidencia COPREDEH

15 Brindar acompañamiento al Relator y coordinar reunión en COPREDEH

1 semana Coordinador DII

16 Informe de Actividades y resultados de la Coordinación a Presidencia COPREDEH

2 días Coordinador DII


17 Archivo ½ hora Asistente DII

FIN DE PROCESO


PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES PROCEDIMIENTO :COORDINACIÓN DE VISITAS DE PROCEDIMIENTOS ESPECIALES CÓDIGO: COPREDEH-DII-003

OACNUDH/RELATOR MISIÓN PERMANENTE


PRESIDENCIA COORDINADOR DII

ASISTENTE DII

Elaborar proyecto de agenda

Aprobación de la agenda

OACNUDH/Guatemala

Envío de las notas por medio de mensajería

Aprobación de las notas de

convocatoria

Coordinar cita de COPREDEH con el Relator

Inicio

Solicitud de la visita por parte del Relator


Análisis de la pertinencia de la

visita

Traslado de la Solicitud al país, Presidencia COPREDEH recibe

solicitud

Aprobación de la vista y fecha probable a

realizarse a través de una nota

Confirmación de la fecha de visita por parte del Relator

Envío de la probable solicitud

de agenda

A

Desarrollo de la visita del Relator

Elaborar proyecto de

agenda

Hacer notas de convocatoria con base a la Agenda


Archiva

Fin

A

Brindar acompañamiento al Relator y coordinar

reunión en COPREDEH

Informe de Actividades y resultados de la

Coordinación a Presidencia COPREDEH


GLOSARIO DE TERMINOS ACTITUD ADMINISTRACIÓN ASESORAR AUTOEFICACIA CARGO CONTROL COORDINACIÓN CONSOLIDAR

Reacción evaluativa favorable o desfavorable hacia algo a alguien, que se manifiesta en nuestras creencias, sentimientos o conducta proyectada. Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad de una organización. Dar consejo o dictamen. Convicción de que uno puede actuar adecuadamente en una situación. Se compone de tres dimensiones: magnitud, intensidad y generalidad. Conjunto de tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado. Proceso de monitorear las actividades de la organización para comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o desviaciones. Proceso de armonizar todas las actividades de una organización, facilitando el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines. Establecer relaciones entre varias partes del trabajo. Integrar o unificar en un todo la información de varias dependencias.


CREATIVIDAD CUR CUSTODIAR DELEGAR DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO EFICACIA EFICAZ EFICIENCIA ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ETICA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Característica de aquellas personas generadoras de nuevas ideas. Comprobante Único de Registro, documento que emiten las instituciones del Estado previo a hacer efectivo el pago de una obligación y que sirve de constancia. Tener bajo la responsabilidad, el cuidado y resguardo de determinado bien, ya sea mobiliario o documentación confidencial. El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales para realizar actividades específicas. Subordinación, sujeción, oficina dependiente de otra, transfiriendo una parte de ella a diversas corporaciones o personas. Documento que proporciona información respecto de las actividades, deberes y responsabilidades de un puesto. Capacidad para determinar los objetivos adecuados. “Hacer lo indicado”. Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos. Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización. “Hacer las cosas bien”. Documento que establece el perfil mínimo de calificaciones aceptables que una persona debe poseer para desempeñar un puesto particular. Principios que distinguen al comportamiento correcto del incorrecto. Acción sistemática de evaluar la conducta y el trabajo de una persona en relación a sus responsabilidades.


FUNCIONES HABILIDAD HUMANA HABILIDAD TÉCNICA LIDERAZGO LIQUIDAR MADUREZ MANUAL NORMAS ORGANIGRAMA PLANEACION

Desempeño de un cargo. Actividad ejecutada para desarrollar papeles laborales o de otras índoles. Habilidad y criterio para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones. Conocimientos, métodos y técnicas necesarias para la realización de las tareas específicas de acuerdo con la instrucción, experiencia y educación. Proceso que ayuda a dirigir y movilizar personas y/o ideas. Influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a la consecución de un objetivo. Hacer el ajuste final de una cuenta, poner término a una cosa, desistir de un negocio. Capacidad y voluntad de las personas de guiar su propia conducta. Estado de equilibrio que permite llegar a la mayor plenitud de la personalidad, a la comprensión y a la aceptación de sí mismo, de los demás y del entorno social. Instrumento administrativo utilizado como guía para brindar información al recurso humano de una organización sobre la responsabilidad que adquiere al desempeñar un cargo, identificación de los procesos y procedimientos que debe ejecutar, descripción de la estructura organizacional de la Dependencia en donde brinda sus servicios entre otros. Reglas para la conducta aceptada y esperada. Estándares de conducta aceptables en un grupo y compartidos por todos sus miembros. Gráfico de la estructura formal de una organización, señala los diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre ellos. Proceso por el cual los administradores de la empresa de forma


ESTRATEGICA PLANEACION POLÍTICAS PRESUPUESTO PROBO REGLAMENTO RELACIONES HUMANAS SICOIN SIAF VALORES

sistemática y coordinada piensan sobre el futuro de la organización, establecen objetivos, seleccionan alternativas y definen programas de actuación a largo plazo. Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados antes de iniciar la acción. Guías para orientar la acción; criterios o lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez en el ambiente de una organización. Cómputo anticipado de los gastos o ingresos o de unos y otros, que han de resultar en un negocio de interés público o privado. Persona honrada, íntegra, recta. Conjunto de reglas, preceptos e instrucciones para la ejecución de una ley o para el régimen de una colectividad o dependencia. Acciones y actitudes resultantes de los contactos entre grupos y personas. Sistema Integrado de Contabilidad. Sistema Integrado de Administración Financiera. Conjunto de convicciones perdurables que posee una persona, el tipo de conducta que les acompaña y la importancia que representa para ella.


DIRECTORIO DE SÍMBOLOS

No. SIMBOLO SIGNIFICADO

01

Documento

02

Decisión

03

Procesos

04

Entrada de datos

05

Respuesta a decisión si o no

06

Despliegue o impresión de datos

07

Preparación de documentos

08

Conector

09

Inicio de proceso definido

10

Demora de tiempo

11

Reunión

Si/No


12

Taller

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