PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC
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PRESENTACIÓNPRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOCSOFTWARE MAPADOC
MAPA, MAPA, CARACTERIZACIÓN DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y CONTROL PROCESOS Y CONTROL
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Presentación Caracterización versión 1 Derechos Reservados Presentación Caracterización versión 1 Derechos Reservados
20112011www.mejoramiso.comwww.mejoramiso.com
![Page 2: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/2.jpg)
El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la organizaciónorganización
a través del menú Mapeo y Caracterización/Mapa de Procesosa través del menú Mapeo y Caracterización/Mapa de Procesos
![Page 3: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/3.jpg)
En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y
Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha se va armando el mapa. se va armando el mapa.
![Page 4: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/4.jpg)
Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través
del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de proceso, vincular padre, caracterizar, etc.proceso, vincular padre, caracterizar, etc.
![Page 5: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/5.jpg)
En el menú se encuentran varias funcionalidades para el En el menú se encuentran varias funcionalidades para el administradoradministrador
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El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo es válido en Los macroprocesos (verdes)es válido en Los macroprocesos (verdes)
![Page 7: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/7.jpg)
Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores) de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores)
pertenecerán a esa clasificaciónpertenecerán a esa clasificación
![Page 8: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/8.jpg)
A las actividades de los procesos en la caracterización se les A las actividades de los procesos en la caracterización se les puede adicionar unos atributos a través de la opción puede adicionar unos atributos a través de la opción
Actividades/EncabezadosActividades/Encabezados
![Page 9: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/9.jpg)
En el contenido se define los valores de cada atributo en las En el contenido se define los valores de cada atributo en las actividadesactividades
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Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en pantallapantalla
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Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al
macroproceso Producción. macroproceso Producción. Esto se realiza a través del Cuadro de diálogoEsto se realiza a través del Cuadro de diálogo
![Page 12: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/12.jpg)
Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras del nivel inferiordel nivel inferior
![Page 13: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/13.jpg)
Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y utilizamos el 3er ícono (gafas)utilizamos el 3er ícono (gafas)
![Page 14: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/14.jpg)
Obtenemos a través del Addor en forma de cuadros la Obtenemos a través del Addor en forma de cuadros la información con la caracterización del proceso información con la caracterización del proceso
![Page 15: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/15.jpg)
Se puede agrandar cada uno de los cuadros. Por ejemplo el de Información básica. Se puede allí registrar información del alcance, requisitos legales, normativos, etc. El Addor puede habilitar la caracterización para el Líder del
proceso, seleccionando el proceso correspondiente y luego al líder. En este caso, el líder puede también Caracterizar el
proceso si es la voluntad de la organización
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En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y requisitos exigidos por éstosrequisitos exigidos por éstos
![Page 17: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/17.jpg)
Las entradas representan los insumos a transformar en el proceso, los proveedores que los suministran y los requisitos que a estos
exigimos
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Las actividades que transforman los insumos en productos junto con los responsables de cada una y los atributos que definió el
administrador en el Menú Mapa
![Page 19: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/19.jpg)
Los recursos de Información, agrupan los documentos y los registros asociados al proceso. Estos documentos y registros aparecen aquí automáticamente al utilizar la funcionalidad de
Flujo documental que se mostrará mas adelante
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A los demás usuarios (No administrador) aparece este menú al ingresar al mapa. Pero no vale la pena entrar por acá a consultar, a excepción de los lideres de procesos que pueden caracterizar sus procesos
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Flujo para el Control Documental: (funcionalidad Flujo para el Control Documental: (funcionalidad complementaria al Mapa de procesos y complementaria al Mapa de procesos y
Caracterización)Caracterización)Los usuarios con la responsabilidad de “Administra Los usuarios con la responsabilidad de “Administra
Flujo Documental” son prácticamente intermediarios Flujo Documental” son prácticamente intermediarios para crear, actualizar, ordenar la revisión y para crear, actualizar, ordenar la revisión y
aprobación, además de Distribuir documentos.aprobación, además de Distribuir documentos.En la opción Crear/Actualizar documentos…….En la opción Crear/Actualizar documentos…….
![Page 22: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/22.jpg)
En la opción Crear/Actualizar documentos……. Permite En la opción Crear/Actualizar documentos……. Permite crear y modificar los datos básicos de un documento crear y modificar los datos básicos de un documento
asociado a un procesoasociado a un proceso
![Page 23: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/23.jpg)
En la opción Revisar Documentos se ordena la revisión del En la opción Revisar Documentos se ordena la revisión del documento escogiendo la-s persona-s con responsabilidad documento escogiendo la-s persona-s con responsabilidad
de Revisar . La lupa es para consultar el documentode Revisar . La lupa es para consultar el documento
![Page 24: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/24.jpg)
En la opción Aprobar Documentos se ordena la aprobación En la opción Aprobar Documentos se ordena la aprobación del documento escogiendo la-s persona-s con del documento escogiendo la-s persona-s con
responsabilidad de Aprobar. La lupa es para consultar el responsabilidad de Aprobar. La lupa es para consultar el documentodocumento
El responsable del Flujo puede modificar el documento y El responsable del Flujo puede modificar el documento y adjuntarlo a la notificación para el Aprobadoradjuntarlo a la notificación para el Aprobador
![Page 25: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/25.jpg)
Los eventuales Revisores y Aprobadores notificados reciben Los eventuales Revisores y Aprobadores notificados reciben mail y pendiente por el software.mail y pendiente por el software.
Ejemplo del pendiente que recibe un aprobador notificadoEjemplo del pendiente que recibe un aprobador notificado
Al activar el pendiente, el aprobador puede ver el documento a aprobar por la lupa,puede modificarlo y subirlo, registra comentarios
![Page 26: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/26.jpg)
Al revisar o aprobar, el Responsable del flujo recibe Al revisar o aprobar, el Responsable del flujo recibe notificación por email y por Pendiente. Ejemplo de lo notificación por email y por Pendiente. Ejemplo de lo que recibe el responsable del flujo luego de que un que recibe el responsable del flujo luego de que un
usuario Apruebeusuario Apruebe
Al activar el pendiente….
![Page 27: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/27.jpg)
Por opción Crear/Actualizar, si el documento esta en estados: Elaborando/Revisado/ Aprobado, se utiliza la opción señalada al final de esta pantalla para colocar en Vigente el documento y ponerlo a disposición por las lupas de los informes
![Page 28: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/28.jpg)
Al activar la opcion de Distribución……
Selecciona el documento a distribuir a Través de sus listas de distribución(solo documentos Vigentes)
Cada integrante deLa lista recibe mail ypendiente
El receptor al activar el Pendiente puede ver el Documento por la lupa
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Todos los reportes de este módulo están organizados en el Todos los reportes de este módulo están organizados en el menú Informes/Caracterización. Este bloque de reportes menú Informes/Caracterización. Este bloque de reportes
documentales es suficiente para que los usuarios corrientes documentales es suficiente para que los usuarios corrientes consulten todo lo referente a documentación consulten todo lo referente a documentación
![Page 30: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/30.jpg)
Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Caracterización, ya que allí se consulta el proceso y sus Caracterización, ya que allí se consulta el proceso y sus características, promoviendo el enfoque de procesos características, promoviendo el enfoque de procesos
![Page 31: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/31.jpg)
![Page 32: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/32.jpg)
Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los documentos asociados vigentes al Proceso, como documentos asociados vigentes al Proceso, como
Procedimientos, formatos, manuales, etcProcedimientos, formatos, manuales, etc
![Page 33: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/33.jpg)
En el Maestro de Documentos, también se puede ver el En el Maestro de Documentos, también se puede ver el documento vigente por la lupa documento vigente por la lupa
![Page 34: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/34.jpg)
Otro reporte útil para ver la información de los cambios Otro reporte útil para ver la información de los cambios del documento y del flujo que ha sufridodel documento y del flujo que ha sufrido
![Page 35: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/35.jpg)
Puede seleccionar un proceso (Compras). Aparecen los Puede seleccionar un proceso (Compras). Aparecen los documentos asociados, la lupa para abrir los vigentes, documentos asociados, la lupa para abrir los vigentes,
además de iconos para ver la información de los cambios del además de iconos para ver la información de los cambios del documento y el flujo de distribucióndocumento y el flujo de distribución
![Page 36: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/36.jpg)
El Mapa de Procesos se puede consultar de 2 formasEl Mapa de Procesos se puede consultar de 2 formas
En cuanto a su estructura jerárquica
En forma de red para las interacciones
![Page 37: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/37.jpg)
Se puede consultar documentos por textoSe puede consultar documentos por texto
Busca en el titulo y en la descripción los documentos que tengan el texto ingresado. Se puede consultar por la lupa el documento vigente
![Page 38: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/38.jpg)
Se puede consultar la trazabilidad de un documentoSe puede consultar la trazabilidad de un documento
![Page 39: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/39.jpg)
Se puede consultar por días los pendientes atrasados Se puede consultar por días los pendientes atrasados de documentaciónde documentación
![Page 40: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/40.jpg)
Puede consultar el documento obsoleto después de Puede consultar el documento obsoleto después de actualizar. (Solo el Addor y el responsable del Flujo) actualizar. (Solo el Addor y el responsable del Flujo)
![Page 41: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/41.jpg)
Se cuenta con las Disposiciones del Control de Se cuenta con las Disposiciones del Control de RegistrosRegistros
Por Menú Mapeo y Caracterización/Control de RegistrosPor Menú Mapeo y Caracterización/Control de Registros
Se puede crear o modificar datos de un RegistroSe puede crear o modificar datos de un Registro
![Page 42: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/42.jpg)
Contiene los datos mas importantes para controlar los Contiene los datos mas importantes para controlar los registrosregistros
![Page 43: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/43.jpg)
Los 2 últimos reportes son sobre registrosLos 2 últimos reportes son sobre registros
![Page 44: PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062720/5681332d550346895d9a2674/html5/thumbnails/44.jpg)
El Maestro de RegistrosEl Maestro de Registros
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Información mas Detallada de los registrosInformación mas Detallada de los registros
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