ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

INTEGRANTES:

ARREDONDO SOLIS AURORAESPINOZA MONTALVO GRISELDA

LAGARDA BALLESTEROS JESSICAORTIZ RAGGIO GREGORIA

23 DE SEPTIEMBRE DEL 2007

1.- Contexto de la organización:

Ser una empresa altamente competitiva, es las Visión de Molino la Fama, generando productos de alta Calidad, en los mercados tanto Nacionales como Extranjeros.

MISON Y VISION Misión: Mantener el Liderazgo en el sector, generando

productos de alta Calidad, en los mercados tanto Nacionales como Extranjeros, satisfaciendo de forma cabal y consistente las necesidades de nuestros Clientes, contribuyendo así al Desarrollo Integral de la Sociedad.

Visión: Ser una empresa altamente competitiva, reconocida por nuestros Clientes y Proveedores, contando con Tecnología de punta y Personal excelentemente capacitado y motivado

1.1.- Identificación y razón social

Nuestro giro principal es la fabricación de harina de trigo, de la cual la materia prima la adquirimos principalmente de agricultores de la Costa de Hermosillo, de las áreas agrícolas aledañas al río Sonora, de Vícam y de Caborca.

Estas fuentes de abasto nos permiten captar los mejores trigos de esas regiones los cuales se transforman en harinas más blancas, rendidoras y suaves de todo el Noroeste, harinas de Molino La Fama, SA de CV.

1.2.- Organigrama Consejo de Administración

Gerencia general

Jefe de recursos humanos

Gerencia administrativa

Secretaria gerencia

Jefe de aseguramiento de calidad

Jefe de compras

Gerencia de producción

Jefe de ventas

Jefe de sistemas

Cajas Crédito y cobranza

3.- Breve reseña de su origen:Nuestra Historia

En 1919 llega de España su fundador Don José Ramón Fernández Suárez a la edad de 17 años a la Ciudad de Hermosillo. Se inicio como obrero en una fabrica de veladoras, los socios eran: su tío Rosendo Fernández y el Sr. Zoilo De La Puente, se destacó por su capacidad de trabajo y al poco tiempo se convirtió el contador de la empresa.

En 1925 lo enviaron a manejar un pequeño molino en Villa de Seris, que los socios de la velaría tomaron por un préstamo no pagado. Dado sus buenos resultados, los accionistas le dan un porcentaje del negocio. A esta empresa la llaman Molino Harinero La Fama.

En el año de 1935, renta el antiguo Molino Hermosillense y para comprarlo en 1937. Es entonces cuando se forma la primera Sociedad Anónima de Sonora, nace MOLINO LA FAMA S.A.

Para 1958 se construye la planta actual de MOLINO LA FAMA..Años mas adelante, en los 60’s comienza a integrarse la segunda generación al negocio, siendo el primero el Ing. Faustino Fernández, siguiéndole su hermano José Ramón y finalmente el Lic. Javier Gándara Magaña, casado con la Sra. Marcela Fernández Aguilar.

1.4.- Revisión del Sistema de Información Actual

La empresa en general cuenta con programas de acuerdo a las necesidades de cada departamento. Estos programas son realizados por personas externas a la empresa. Esto quiere decir que la misma empresa contrata este servicio.

La persona encargado del departamento de sistemas

tiene como actividades:

Compra del equipo de cómputo. Mantenimiento de los equipos de cómputo. Solucionar problemas de redes. Modificaciones de los programas.

2.- Descripción del general del sistema actual:

Departamento de crédito y cobranza

Las principales actividades del departamento del crédito y cobranza son llevar un control de facturas de ventas a crédito el cual para que esta actividad se cumpla se utiliza un programa que es especialmente para capturar las facturas. Este programas es llamado sistemas de facturación, el cual ha sido diseñado de acuerdo a las necesidades del ese departamento por personas externas a la empresa.

Otra actividad que realiza este departamento es el control de pagos de los clientes lo cual es utilizado un sistema llamado sistema de cartera, aquí se encueran capturados todos aquellos clientes que realizan compras a crédito y contado.

Principales Clientes:

2.1.- Lista de procesos de información que se realizan en la empresa o área a analizar:

Entrada de información: en este departamento la entrada de información es vía Internet, ya que esta ubicado en la matriz. Aquí se recibe la cantidad de la compra, el número con el cual identifican al cliente y la cantidad de producto.

Almacenamiento de la infamación: La infamación que se recibió por parte de las demás agencias que se encuentra ubicadas en el estado es capturada por la persona encargada de este departamento, el cual este realiza el proceso de facturación.

Procesamiento de la información: ya realizada la factura el departamento de crédito y cobranza la analiza detalladamente para que no existe un riesgo en el momento de que fue realizada. Por consiguiente esta la envían al departamento de almacén.

Salida de la información: cuando la factura se encuentra ya en el almacén esta es proporcionada a los repartidores para que surtan automáticamente la venta. Y como punto final se lleva a cabo la distribución del producto.

2.2.- Lista de documentos de Entrada y Salida de información, controles que utilizan para

detectar y/o corregir errores:

La empresa cuenta con una serie de controles que se utilizan para detectar errores en el departamento de crédito y cobranza, un ejemplo de ello es el control de pedidos, estos se ordenan de acuerdo a la fecha en que se tiene que entregar la mercancía a los clientes, con ello se evita problemas en las entregas a tiempo.

Reedición de los plazos de créditos: hacer contacto con los clientes para recordar que realicen el pago a tiempo y en la fecha pactada.

2.3.- Esquema general del modelo de información actual:

Departamento de crédito y cobranza

Entrada de infamación

sobre pedidos

Ordenamiento y facturación por agencia

Orden de producción

Orden de salida de almacén

Entrega y cobro del

pedido

3.- Sistema de información propuesto;

Nuestra propuesta de mejora continua para el departamento de crédito y cobranza es que se llevara a cado una evaluación constante de los sistemas. Y que estos a su vez tengan una aceptable coordinación entre las demás áreas de la empresa.

3.1- Meta:

Nuestra principal meta es analizar detalladamente los sistemas de información con los que cuenta el molino la fama para proponer posibles soluciones y mejoras a sus distinto sistemas siempre y cuando basándonos en evidencias.

3.2.- Objetivos específicos (ordenados por prioridad):

Tener conocimiento general de la empresa. Detectare el área o departamento en el que nos

vamos a enfocar. Conocer los sistemas que este utiliza. Analizar y comprender el funcionamiento de los

sistemas. Detectar los posibles errores. Proponer soluciones de mejora.

3.4.- Costo estimado:

COSTOS CUALITATIVOS:

Resistencia al cambio Capacitación Mantenimiento al equipo de computo. Pago por diseño de sistemas.

3.5.- Esquema general del modelo de información propuesto

Agilizar el proceso de los créditos sin que este produzca errores continuos, con esto nos estamos refiriendo a que sea mas eficiente y eficaz el proceso de venta ya que como sabemos el departamento de crédito y cobranza esta dentro del área de ventas.

Teniendo el conocimiento necesario de los programas que se utilizan en el departamento de crédito y cobranza brindar un mejor servicio a los clientes agilizando los procesos de facturación, cobro y pedidos.

TIPOS DE HARDWARE

Cuando nos referimos al hardwere estamos hablando de todos aquellos componentes físicos que integran la computadora.

Molino la fama S.A. de C.V. utiliza varios tipos de software como los son:

La memoria Ram. Este software es utilizado por la empresa para almacenar la información y sea más fácil recurrir a ella cuando quieran ejecutar algunos programas.

Otro tipo de hardware que utiliza molino la fama son los periféricos el de entradas y el de salidas, el de entrada es aquel dispositivo que le permite al molino la fama ingresar información desde el exterior, es una fuente de señales externas, como por ejemplo los teclados, el Mouse, escáner, etc. Y los de salida son aquellos que sirven para enviar señales como por ejemplo la impresora, micrófono, altavoces, etc.

Estos periféricos son los mas importares para la empresa porque a través de ellos pueden realizar sus compras y ventas.

TIPOS DE USUARIOS

Los usuarios son aquellas personas que utilizan los sistemas.

Molino la fama cuenta con 2 diferentes tipos de usuarios el primero es el usuario registrado este usuario es aquel que tiene el derecho de utilizar el servicio de Internet, este usuario tiene una cuenta propia y una clave de acceso al sistema, la mayoría de los usuarios que tiene molino la fama son los registrados.

El otro tipo de usuario es el beta tester que es el que se encarga de comprobar, revisar, evaluar los programas utilizados en el sistema del molino la fama. En el molino la fama solamente existen 2 de estos usuarios

FACTIBILIDAD

Factibilidad técnica.- las modificaciones que se planean hacer en los sistemas actuales se basaran en la misma tecnología con la que cuenta la empresa.

Factibilidad económica.- los costos que se pueden generar al actualizar ciertos componentes de los sistemas son justificables antes los beneficios que proporcionan hacer mas prácticos los procesos de facturación y surtido de pedidos , puesto que mejora la atención que se les da a los clientes y a largo plazo produciría mayores ingresos.

Factibilidad operativa.- se busca crear un sistema que funcione con las mismas bases de tal forma que sea fácilmente operable por los encargados y se coordiné con los demás departamentos de la empresa en forma eficaz y eficiente.

GRACIAS