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Enero 2015

Balance 2014

INDICE

AVANCE DE LOS PLANES EN EL 2014

1. Plan de Desarrollo 2009-2014 ( Cierre)

2. Avances de plan de mejoramiento de la acreditación

3. Elaboración del Plan de desarrollo 2015-2020 e integración del plan de mejoramiento

EL AREA FINANCIERA

4. Resultados y retos

DOS PROYECTOS

5. Sistema de información integrado y rediseño de procesos

6. Gestión Humana

7. Retos

1. PLAN DE DESARROLLO 2009-2014

Calidad e Innovación

Académica Desarrollo Organizacional

Fortalecer la calidad y la

innovación académica, en

estrecha coherencia con la

Visión y Misión Institucional

Consolidar la estructura

organizacional de la

Universidad para afianzar el

desarrollo académico,

administrativo y financiero

Fortalecer políticas y

mecanismos que permitan la

proyección social de la

institución, su

internacionalización y las

relaciones con los egresados

Eje Nº 1 Eje Nº 2 Eje Nº 3

5 Núcleos Profesores

Estudiantes

Docencia

Investigación

Procesos Creativos

6 Núcleos Gobierno y Planeación

Estructura Organizativa

Aseguramiento de la calidad

Gestión Administrativa y

Financiera

Recursos Académicos, Tecnología

y Planta Física

Personal Administrativo

3 Núcleos

Proyección Social

Internacionalización

Relaciones con los egresados

Relaciones con el Entorno

28 Objetivos

105 Estrategias

125 Proyectos

1. PLAN DE DESARROLLO 2009 - 2014

Seguimiento

Calidad e Innovación

Académica

Desarrollo Organizacional

% Cumplimiento

Meta 2014 vs Ejecutado Dic. 2014*

Promedio

Eje Nº 2

Eje Nº 3 Relaciones con el Entorno

Eje Nº 1 92%

102%

98%

96% % Cumplimiento Total

* Algunos datos son preliminares

INDICE





EL AREA FINANCIERA


DOS PROYECTOS

5. Sistema de información integrado

6. Gestión Humana

7. Retos

2. AVANCES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

La Universidad formativa en acción

La Tadeo investigadora, creativa e innovadora

La Tadeo internacional y multicultural

La Tadeo modelo de gestión y calidad

La Tadeo y su impacto en la sociedad

La Tadeo visible

Avance a

abril 2014

89%

81%

81%

80%

74%

88%

82% % Cumplimiento Total

INDICE





EL AREA FINANCIERA


DOS PROYECTOS


6. Gestión Humana

7. Retos

3. ELABORACION DEL PLAN 2015-2020

3 meses

Diseño y montaje de sistema de seguimiento gerencial

Fase 3 Fase 2

Definición de visión 2020

Construcción Plan estratégico y Definición de plan de acción 2015

½ mes 1 mes

Fase 4

Diagnóstico estratégico

Fase 1

Preparación

Fase 0

2 meses 2 meses

Mayo 20 Junio 2

Taller Consejo Directivo y Directivos

Julio 31 Septiembre 30 Enero 30 Febrero 27

Taller Consejo Directivo y Directivos

Taller Directivos

INDICE





EL AREA FINANCIERA


DOS PROYECTOS


6. Gestión Humana

7. Retos

4. RESULTADOS FINANCIEROS

2013 2014 Variación %

TOTAL GASTOS OPERACIONALES (sin DPA) 109.004 113.860 4.856 4,5%

Personal Docente Planta 22.686 25.747 3.061 13,5%

Cátedra 17.102 17.813 711 4,2%

Personal Académico Planta 23.725 25.069 1.344 5,7%

Personal Administrativo Planta 15.455 15.664 209 1,4%

Honorarios 7.469 6.883 (586) -7,8%

Servicios, Impuestos y Seguros 13.688 13.789 101 0,7%

Mantenimiento y Adecuaciones 1.946 1.869 (77) -4,0%

Gastos de Viaje 1.693 1.426 (267) -15,8%

Otros Gastos Académicos 2.266 2.902 636 28,1%

Otros Gastos Administrativos 2.974 2.698 (276) -9,3%

4. RESULTADOS FINANCIEROS

Retos

RETOS

• Llegar a resultados del ejercicio positivos ( más ingresos)

• Generar recursos adicionales para continuar con la

ampliación de la planta de profesores de tiempo completo

• ( mayor eficiencia)

• Ampliar la capacidad de investigación de la universidad. Con

ingresos externos y tiempo de los profesores

INDICE





EL AREA FINANCIERA


DOS PROYECTOS


6. Gestión Humana

7. Retos

5. SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO

OBJETIVOS:

Mejorar la disponibilidad y oportunidad de la información

Sistematizar la recolección de la información

Organizar y sistematizar los procesos administrativos de la

universidad , reduciendo discrecionalidad.


ORACLE

Organiza la información financiera de la universidad y permite

integrarla con la información académica.

Su complemento se puso en funcionamiento en el 2014.

UNIVERSITAS XXI

Organiza toda la información académica : de estudiantes,

profesores, programas, cursos, etc. Y permite integrarla con la

información financiera .

Está en la etapa de implementación.

Nombre módulo Status

Admisiones

En

operación

Planes de Estudio

En

operación

Historia Académica

Parcialme

nte en

operación

Planificación Académica

En

operación

Calificaciones

En

operación

Matrícula

En

operación

Gestión Económica

(ordenes de pago)

Pendiente

Nombre módulo Status

Cursos Cortos

Pendiente

Títulos (grados) Pendiente

Alumni (egresados) Pendiente

Gestión de Comunicados

(correo electrónicos)

En

operación

Gestión de Empleo y

Prácticas Profesionales

Pendiente

Módulo de Información

Analítica

Pendiente

Mobile (dispositivo móvil) Pendiente

Gestión de Movilidad

Pendiente


Avance Universitas XXI

5. SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO

Universitas XXI

PROBLEMAS:

Homologaciones de dobles programas (788)

Cartagena (1 127)

Pre-requisitos de asignaturas

Ofertas de electivas ( 332)

Reingresos y transferencias por homologaciones (798)

Problemas con el cargue del Icfes para los nuevos ( 194)

Otros Inconvenientes generados :

Cambios de fechas

Revisión horarios de estudiantes

Evolución de la matrícula

Cifras a enero 20 de 2015, 8 p.m.

5. SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO

Universitas XXI

CITADOS

PARA

HACER

HORARIO

CON

MATRÍCULA

PAGA

ESTUDIANTES NUEVOS 1,554 1,606

ESTUDIANTES NUEVOS - TR - EXTERNA Y SENA 131 56

ESTUDIANTES PROYECTO ENLACE 7 -

ESTUDIANTES REGULARES + TRÁMITES (REING, REINT, TR

INTERNA, DOBLE PROG)8,512 7,525

ESTUDIANTES NUEVOS CON PAGO PERO SIN HORARIO 62

ESTUDIANTES NUEVOS X TRANSF EXTERNA, SENA SIN

HORARIO

23

TRÁMITES (REING, REINT, TR INTERNA DOBLE PROGR SIN

HORARIO)

57

El proyecto de Mejoramiento de Procesos y Cultura Organizacional

consta de cuatro fases:

• Fase 1

– Diagnóstico organizacional ( Diciembre 2012).

• Fase 2

– Definición del Modelo Conceptual: (Cadena de Valor y Macroprocesos)

– Definición de Macroestructura, (Resolución 059)

(Primer semestre 2013)

AVANCE DEL PROYECTO

POR MACROPROCESO

Antecedentes

AVANCE DEL PROYECTO

POR MACROPROCESO

Pro

fesio

na

les é

ticos, com

pete

nte

s, crí

ticos,

cre

ativos,

autó

no

mos y

com

pro

metid

os c

on la s

ocie

da

d.

Estu

dia

nte

s P

ote

ncia

les

Gestión de Personas

Gestión de las Operaciones

Gestión de las Finanzas

Gestión del Mercadeo

Gestión de la Comunicación

Planeación y

Aseguramiento de la

Calidad

Asuntos

estudiantiles

Enseñanza y

Formación

Estudiantil

Desarrollo del

conocimiento

Relación con

el Medio

ESTADISTICAS GENERALES

Descripción Total

Macroprocesos 10

Procesos 46

Subprocesos 141

Procedimientos 200

ESTADO DE AVANCE POR ETAPAS

89.1%

82.6%

45.7%

43.5%

Implementación

Capacitación

Diseño

Análisis

PROCESOS CULMINADOS

Gestión de Bienes Muebles e Inmuebles y de servicios Gestión de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios

Gestión Logística de Eventos

Gestión de Investigación de Mercados Gestión de Mercadeo y Marca Gestión de Publicidad Gestión de promoción y Captación de Estudiantes

Gestión Financiera Estudiantil

23

/01

30

/01

06

/02

13

/02

20

/02

27

/02

06

/03

13

/03

20

/03

27

/03

10

/04

PROCESOS CULMINADOS

Orientación Académica al Estudiante* Gestión de Flujo de Caja e Inversiones

Gestión de Procesos Contables

Gestión de Facturación y Cartera

Planeación Financiera

Consultorías y asesorías

Administración y Asignación Académica

Inscripción, Admisión y Matrícula

23

/01

30

/01

06

/02

13

/02

20

/02

27

/02

06

/03

13

/03

20

/03

27

/03

10

/04

Diseño

Capacitación

Implementación

Cargas de trabajo

Convenciones

Análisis

PROCESOS EN CURSO

Bienestar Estudiantil

Fomento y Desarrollo de la Investigación

Gestión de las Comunicaciones Externas

Gestión de Espacios Físicos

Gestión de Auditoría y Control

Gestión de Contrataciones y Convenios

Gestión de Representación legal y Jurídica

Gestión Documental (Archivo y Correspondencia)

Gestión de Gobierno de TIC

Gestión del Mejoramiento Organizacional

23/0

1

30/0

1

06/0

2

13/0

2

20/0

2

27/0

2

06/0

3

13/0

3

20/0

3

27/0

3

Diseño

Capacitación

Implementación

Cargas de trabajo

Convenciones

Análisis

PROCESOS EN CURSO

Gestión de Viajes

Administración de servicios de seguridad

Gestión de Selección, Contratación e Inducción

Fomento y Desarrollo del Emprendimiento

Atención a la Comunidad Universitaria

Registro Académico y Grados

Desarrollo Curricular

Formación y Desarrollo de Profesores y Docentes

Gestión de Apoyos Académicos

Gestión de las Comunicaciones Internas

23/0

1

30/0

1

06/0

2

13/0

2

20/0

2

27/0

2

06/0

3

13/0

3

20/0

3

27/0

3

Diseño

Capacitación

Implementación

Cargas de trabajo

Convenciones

Análisis

PROCESOS EN CURSO

Gestión de Salarios y Trámites de Personal

Bienestar laboral, Seguridad y salud en el trabajo

Formación y Desarrollo Administrativo

Gestión de la Evaluación del Desempeño

Gestión de Relaciones laborales

Aseguramiento de la Calidad

Planeación Estratégica

Educación Continuada

Gestión de Egresados

Internacionalización y movilidad de la Comunidad

23/0

1

30/0

1

06/0

2

13/0

2

20/0

2

27/0

2

06/0

3

13/0

3

20/0

3

27/0

3

INDICE





EL AREA FINANCIERA


DOS PROYECTOS


6. Gestión Humana

7. Retos

6. GESTIÓN HUMANA

1. SELECCIÓN DE PERSONAL

Objetivo:

• Seleccionar y promover por méritos al personal nuevo y

antiguo

Descripción Cantidad

Profesores T.C. 34

Profesores horas cátedra 232

Administrativos planta nuevos 18

Administrativos ascendidos por méritos 19*

Administrativos temporales 198

* 2012: 1

2013: 16

2014: 2 y 7 más en proceso

6. GESTIÓN HUMANA

2. MOVILIDAD DE LA PLANTA

Objetivo:

• Racionalizar y adecuar la planta administrativa a los perfiles y

necesidades de las áreas (cargas de trabajo).

Descripción 2012 2013 2014

Planta 586 538 525

Descripción 2012 2013 2014

Renuncias 39 31 35

Retiros por

pensión

8 10 9

6. GESTIÓN HUMANA

3. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Objetivo:

• Implementar una cultura de desempeño basada en el trabajo

por resultados articulado a las metas institucionales.

6. GESTIÓN HUMANA

64.1%

13.5%

22.3%

Consolidado

Definición Objetivos

Aprobación Objetivos

Seguimiento Objetivos

RESUMEN ESTADO DE LOS USUARIOS

Estado Usuarios Proporción

Definición Objetivos 313 64.1% Aprobación Objetivos 66 13.5% Seguimiento Objetivos 109 22.3%

TOTAL USUARIOS 488 100.0%

6. GESTIÓN HUMANA

4. FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

Objetivo:

• Mejorar las competencias para adecuar perfiles de los

empleados a los requerimientos de las áreas.

BECAS ACUERDO 38 OTORGADAS EN 2014

1 COSTO TOTAL DE BECAS OTORGADAS $ 1,110,496,000.00

2 CANTIDAD BECAS ACUERDO 38 DE 2008 239

Trabajador: 163

Hijos: 76

6. GESTIÓN HUMANA

AUXILIOS EDUCATIVOS AÑO 2014

No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR

1 AUXILIO EDUCATIVO DEL 25% Hijos y cónyuges

111 $ 75,570,250.00

2 AUXILIO EDUCATIVO DEL 50% Empleados

26 $ 26,148,000.00

TOTAL 137 $ 101,718,250.00

6. GESTIÓN HUMANA

• Participación en cursos de actualización

EJECUCIÓN PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

2014

LINEA DE FORMACIÓN NÚMERO DE

CONVOCATORIAS

NÚMERO DE

ASISTENTES

ESPECÍFICA DEL CARGO 27 37

FORMACIÓN EN TIC 19 316

CULTURA TADEISTA:

• Nuevos procesos

• Carta de valores

• Metodología Evaluación de Desempeño

86 1424

SEGUNDO IDIOMA 3 139

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 29 404

TOTALES 250 3744

INDICE





EL AREA FINANCIERA


DOS PROYECTOS


6. Gestión Humana

7. Retos

7. RETOS

• Terminar la implementación y las adaptaciones requeridas en Universitas XXI, Oracle y Queryx.

• Terminar el rediseño de procesos

• Ajustar el proceso de inscripción, registro y matrícula.

• Fortalecer y apropiar la promoción por méritos

• Consolidar el sistema de evaluación del desempeño

• Desarrollar el programa de formación y capacitación basado en certificaciones de calidad

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