ESTUDIO TÉCNICO

REESTRUCTURACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO Y REGISTRO

CONTENIDO

1. Proceso de estudio técnico Unal – SNR

2. La SNR hoy

3. Razones para la modernización

4. La entidad en el futuro

1. PROCESO DEL ESTUDIO TÉCNICO

DIAGNOSTICO

-Del entorno de la SNR

-Normativo

-Funcional y de estructura

-Planta de empleos

-Medición Cargas laborales en sede central y Orip

-Encuesta Orip

PROPUESTA DE MODERNIZACIÓN

-Estrategias mediano y largo plazo

-Estructura

-Funciones por dependencia

-Planta de empleos

-Categorización Orip

-Proyección costos

AJUSTES Y ACOMPAÑAMIENTO

-Superintendencia

-Departamento Administrativo de la Función Pública

-Alta Consejería para el Buen Gobierno de la Presidencia.

-Ministerio de Justicia

-Ministerio de Hacienda

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

2. LA ENTIDAD HOY

• Presta el Servicio Público de Registro en 192 Orip, 35 ubicadas en capitales departamentales y 157 en ciudades intermedias (Art 1, 73 Ley 1579 de 2012) .

• Ejerce I.V.C del servicio Público de Registro a las 192 Orip. (Art 96 Ley 1579 de 2012)

• Ejerce I.V.C del servicio Público de Notariado a 869 notarías ( Decreto Ley 960 de 1970).

FUNCIONES

• Creada desde 1962 en la estructura del Estado Colombiano.

• Es una entidad especializada que opera de forma desconcentrada.

• Genera importantes recursos al sector justicia.

• Ejerce por delegación una función presidencial.

• Entidad estratégica en el desarrollo del Plan Nacional de Atención y Reparación de Victimas.

• Hace parte de la Política Nacional para consolidar la interrelación Catastro – Registro.

• Es una de las 20 entidades con amplia cobertura e impacto para implementar la Política Nacional de Servicio al Ciudadano.

ASPECTOS GENERALES

IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

Tecnológica Estructural y Funcional

Normativa Interrelación de Entidades

Servicios

• Avances considerables en

implementación de Ventanilla Única

de Registro.

• Ineficiencia transversal de

aplicativos tecnológicos.

• Bases de datos duplicadas en lo

administrativo.

• Problemáticas con identificación de

usuarios.

• Escasa diferenciación entre las funciones de Registro y las de Inspección, Vigilancia y Control.

• Calificación documentos por personal no profesional.

• Centralización de procesos. • Altos costos de oportunidad para ejercer las

labores de IVC (desplazamientos, viáticos). • Ajustes o modernizaciones de corto alcance. • Planta de empleos en tamaño, remuneración y

competencias rezagada respecto de las exigencias del contexto y frente a entidades del mismo orden.

• Coexistencia de tres sistemas

de carrera (Especifica, Notarial y

Registral)

• Estatutos con desactualización

de décadas.

• Bajo nivel de interrelación con

entidades afines y entes de control

demandantes de información.

• Nivel de interoperabilidad entre

registro y catastros e IGAC en un

55%.

DIAGNÓSTICO

• Altos costos de transacción

para usuarios del servicio.

• Riesgo en cadena de custodia

por manejo de dineros en las

ORIP.

• Coexistencia de tres tipos de

manejo de folios.

• Falta de cultura de registro de

predios rurales.

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

CONSEJO DIRECTIVO

SECRETARÍA

GENERAL

SUPERINTENDENTE

DELEGADO PARA

EL NOTARIADO

DIRECCIÓN DE

GESTIÓN NOTARIAL

SUPERINTENDENTE

DELEGADO PARA

EL REGISTRO

DIRECCIÓN DE

REGISTRO

DIRECCIÓN

FINANCIERA

OFICINA ASESORA

JURÍDICA

OFICINA ASESORA

DE

PLANEACIÓN

DESPACHO DEL

SUPERINTENDENTE

CONVENCIONES

OFICINA INFORMÁTICA OFICINAS DE REGISTRO

DE INSTRUMENTOS

PÚBLICOS

OFICINA DE CONTROL

IINTERNO

OFICINA DE CONTROL

DISCIPLINARIO

INTERNO

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN DE

INVESTIGACIÓN Y

CAPACITACIÓN

DIRECCIÓN DE

DESARROLLO

REGISTRAL

Comité de Coordinación del

Sistema de Control Interno Comisión de Personal

FUENTE: Decreto 2163 de 17/06/11

Decreto 0288 de 01/02/12

SUPERINTENDENTE

DELEGADO PARA

TIERRAS

--------- LÍNEA DE MANDO

- - - - - LÍNEA DE ASESORIA

ESTRUCTURA ACTUAL

La entidad enfrenta retos actuales y futuros y su capacidad para ello esta limitada.

Duplicidad de funciones

Demanda de servicios al ciudadano y/o al funcionario superior a las capacidades actuales de la entidad.

Grupos internos de trabajo no ubicados en las dependencias correspondientes.

Procesos divididos.

Alta centralización de procesos administrativos lo cual afecta la oportunidad en el servicio al ciudadano.

PROBLEMÁTICA ESTRUCTURA

ACTUAL

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

TENDENCIAS INTERNACIONALES

Racionalización de trámites

Modernización

tecnológica

Cercanía al ciudadano

Descentralización

Fortalecimiento de asociaciones

de Notarios y Registradores

Profesionalización

en la prestación del servicio

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

3. RAZONES PARA LA

MODERNIZACIÓN

PROSPECTIVA A 20 AÑOS

ECONOMÍA

• Crecimiento sostenido del PIB

• Mejoramiento en calificadoras internacionales

• Pais de propietarios

• Propiedad formalizada

SOCIAL

• Población asentada en cascos urbanos

• Conflicto resuelto

• Predios baldíos titularizados

ESTADO

• Descentralizado

• Eficiente

• Uso intensivo en tecnologías de la información

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

TECNOLOGÍA

• Debe modernizarse

• Debe integrarse

NORMATIVIDAD

• Debe actualizar y armonizar sus normas internas y externas.

RELACIÓN

• Debe fortalecer la relación con entidades y organizaciones.

ESTRUCTURA

• Debe ajustar su estructura y planta a las estrategias adoptadas, a la nueva normatividad y a las tendencias internacionales.

PROSPECTIVA - SNR

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

ESCENARIOS DE MODERNIZACIÓN

•DESCARTADO Continuar con el modelo actual

•APLAZADO Separar en dos entidades diferentes la prestación

del servicio de su inspección, vigilancia y

control.

•PROPUESTO Escindir internamente la

prestación del servicio de su inspección vigilancia y

control

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

3. LA ENTIDAD EN EL FUTURO

Modernización Tecnológica Modernización Estructural y Funcional

Modernización Normativa

Interrelación de

Entidades

Mejoramiento de Servicios • Plataforma Única de Tics

• ID Biométrico

• Papel de seguridad

• Sistemas de seguridad

• Diferenciación de funciones

• Profesionalización y sistema de

méritos

• Regionalización

• Tercerización

• Estatuto Registral

• Estatuto Notarial

• Estatuto Documento

electrónico

• Fortalecimiento interrelación

entidades del Estado

• Fortalecimiento Registro- Catastro

• Facilitación Consultas exentas

• Acercamiento al Ciudadano

• Registro Móvil

• Matricula de baldíos

• VUR

• Botón de pago

• Expedición CTL en línea

• Planes de capacitación

• Digitalización folios

• Sistema registro único

• Bancarización

ESTRATEGIAS FRENTE A LOS RETOS

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

SUBDIRECCIÓN DE

APOYO

JURÍDICO REGISTRAL

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

CONSEJO DIRECTIVO

SECRETARÍA

GENERAL DELEGADA DE NOTARIADO DELEGADA DE REGISTRO

DIRECCIÓN DE

CONTRATACIÓN

OFICINA ASESORA JURÍDICA

DESPACHO DEL

SUPERINTENDENTE

OFICINA DE TECNOLOGÍAS

DE LA INFORMACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL

DISCIPLINARIO INTERNO

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

DIRECCIÓN DE

TALENTO HUMANO

DELEGADA DE TIERRAS DIRECCIÓN TÉCNICA

DE REGISTRO

OFICINAS DE REGISTRO

DE INSTRUMENTOS

PÚBLICOS

DIRECCIÓN DE

VIGILANCIA Y

CONTROL NOTARIAL

DIRECCIÓN DE

ASUNTOS

NOTARIALES

DIRECCIONES

REGIONALES

CONVENCIONES:

______LÍNEA DE MANDO

-- - - - LÍNEA DE ASESORIA

OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN

OFICINA DE ATENCIÓN

AL CIUDADANO

Región Andina: 51 ORIP

Región Caribe: 31 ORIP

Región Centro: 69 ORIP

Región Pacífico: 27 ORIP

Región Orinoquia: 17 ORIP

TOTAL 195 ORIP

REGIONES REGISTRALES Ley 1579 de 2012 – Estatuto Registral

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

CATEGORIZACIÓN DE LAS ORIP

TIPO DE ORIP CATEGORÍA No. OFICINAS

PRINCIPALES Categoría 1 10

Categoría 2 25

SECCIONALES

Categoría 1 23

Categoría 2 31

Categoría 3 106

TOTAL 195

Criterios de categorización Estatuto Registral Ley 1579 de 2012

Número de folios por Orip

Número de documentos radicados por Orip

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

PLANTA DE EMPLEOS PROPUESTA

Planta

Permanente

Planta

Transitoria

Planta

Regionales

Planta

Temporal Total

Nivel

Central 445 3 70 19 537

Orip 1.753 94 0 0 1.847

Tierras - - - 46 46

Total 2.198 97 70 65 2.430 Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

COMPARATIVO PLANTA ACUTAL VS. PLANTA

PROPUESTA

PLANTA ACTUAL

DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TECNICO ASISTENCIAL TOTAL

Permanente 205 6 597 289 1240 2337

Delegada Tierras 1 5 27 10 3 46

Total 206 11 624 299 1243 2383

PLANTA PROPUESTA

DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TECNICO ASISTENCIAL TOTAL

Permanente 210 15 862 376 735 2198

Direcciones Regionales

5 - 36 14 15 70

Transitoria 0 0 0 0 97 97

Temporal - 15 4 - 19

Delegada Tierras 1 5 27 10 3 46

Total 216 20 940 404 850 2430

DIFERENCIA 10 9 316 105 -393 47

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

AJUSTE GRADOS SALARIALES

No. de grados salariales por nivel jerárquico de la planta de empleos

NIVEL

JERÁRQUICO

PLANTA

ACTUAL

PLANTA

PROPUEST

A DIFERENCIA

Directivo 5 5 0

Asesor 3 3 0

Profesional 16 9 -7

Técnico 4 3 -1

Asistencial 13 7 -6

Total 41 27 -14 Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

COMPOSICIÓN PLANTA DIRECCIONES

REGIONALES

Directivo 7,1%

Profesional 51,4%

Técnico 20,0%

Asistencial 21,4%

Regional No. de Empleos

Caribe 11

Andina 15

Centro 24

Pacífica 12

Orinoquia 8

Total 70

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

Fuente. Elaboración Universidad Nacional.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN