Desarrollo de Habilidades de Supervisión

FECHAS: 25 y 27 de Julio, 1º, 3, 15, 17, 22 y 24 Agosto

Horario de 17 a 19hs.

Cnel. Raúl E. Mernies

Objetivo:

Capacitar al participante para organizar y dirigir las operaciones logísticas de

almacenamiento, trasporte y distribución, con un enfoque de cadena

de abastecimiento, centrado en el cliente final.

Características de un Supervisor Siglo XXI:

•Domina las principales técnicas de negociación.

•Crea ambientes que favorecen el compromiso.

•Genera espacios para la comunicación fluida.

•Organiza y dirige equipos de alto rendimiento.

•Piensa en el beneficio general.

•Es funcional a la estrategia gerencial.

•Es adaptable y enseña a su equipo a adaptarse.

•Es fuente de entusiasmo y da el ejemplo.

•Reconoce y premia.

•Conoce y aplica un proceso racional de toma de decisiones.

•Sabe como medir el desempeño y lo informa.

•Mantiene la transparencia de su organización y genera confianza.

•Esta buscando capacitación e información siempre, para actualizarse.

El ambiente de trabajo

Las empresas se orientan a satisfacer a los clientes

Los clientes son cada vez más exigentes.

Los procesos se hacen cada vez más complejos por efecto de la alta competencia y el contralor gubernamental.

Las herramientas se multiplican día a día cambiando la naturaleza del trabajo.

La experiencia en la empresa es menos importante que la capacitación

Los técnicos capacitados cambian de trabajo con frecuencia

Las empresas exigen un nivel alto de compromiso

Normas ISO y mejora continua se hacen cada vez más frecuentes

COMPLEJIDAD CRECIENTE

PRODUCTOS CLIENTES

PROCESOS HERRAMIENTAS

A las personas nos cuesta reconocer que las cosas cambian constantemente.

•“El teléfono no puede tener valor comercial”Thomas Edison, 1880•“Máquinas mas pesadas que el aire,es imposible que puedan volar”Newcomb, 1902•“Y quién va a querer escuchar a los actores de cine?”Warner Brothers, 1927•“Es inmoral decir que el hombre va a llegar a la luna en 1970, como declara el Sr.Kennedy”New Scientist , 1964•“Yo creo que el mercado mundial de computadores es de alrededor de 5 unidades”Thomas J.Watson, Presidente de IBM, 1943

Programa del Curso

Trabajo en Equipo

Toma de decisiones

Responsabilidades

Competencias

Trabajo en Equipo:•Etapas en la formación de un equipo.

•Tipos de equipos en el trabajo.

•Equipos de alto rendimiento.

•Capital Humano, el único activo apreciable.

•Enfoque sistémico.

•Habilidades de comunicación.

•El nuevo paradigma organizacional.

•Resistencias a los cambios.

•Gestión del Cambio.

•Modelos para asegurar un cambio exitoso.

•Negociación

•El Supervisor en el cambio

La Supervisión: Responsabilidades y Competencias:

Control de gestión-Indicadores logísticos

Logística integrada y gestión integrada

Liderazgo

Calidad en las Operaciones

Productividad

Las herramientas informáticas

Ambiente de trabajo

Toma de decisiones:

El proceso racional de toma de decisiones

• Decisiones sobre pautas conocidas

• Decisiones basadas en efectos conocidos

• Decisiones en condiciones de incertidumbre

• Obstáculos a la toma de decisiones

Grupos y Equipos de trabajo

Grupo: Es un conjunto de personas que se reúnen para juntar información y tomar decisiones para lograr un propósito. Una vez cumplida su finalidad tienden a disolverse.

Equipo: Conjunto de individuos que suman esfuerzos, logrando cosas que solos no podrían hacer. Su relación es perdurable a pesar que ase el motivo inicial y desarrollan apoyo mutuo, confianza y responsabilidad por sus acciones.

Ambos son herramientas de gestión de la empresa y hay que saber diferenciarlos, desarrollarlos y utilizarlos

Tipos de grupos

Formales: orientados por las metas de la empresa

Informales: son formaciones naturales que llenan una necesidad social

De mando, formado por los subordinados que reportan a un jefe

De tarea: creados temporalmente para hacer algo, con personas de distintos departamentos

De interés: Se reúnen para un lograr un objetivo específico

De amistad: Por edad, preferencia deportiva, grupo étnico, etc.

Razones para agruparse

Psicológicas:Seguridad

Autoestima

Sociológicas:Estatus

Satisfacción de la necesidad de afiliación

Políticas: Aprovechar el poder del número

Logro de una meta

Proceso de formación y disolución.

Primera reunión: Se establece la estructura y las normas de comportamiento.

Primera fase de inercia que sigue el impulso de formación acordado sin hacer aportes nuevos.

Transición: Proceso de cambio a la mitad del tiempo total de vida fijado, donde se inician transformaciones mayores tendientes a acelerar la tarea.

Segunda fase de inercia que sigue el impulso de la transición.

Ultima reunión: Aceleración marcada para finalizar la terea.

Factores que explican el comportamiento de un grupo

•Habilidades de los miembros.

•Tamaño del grupo.

•Nivel de conflicto.

•Presiones internas.

•Normas impuestas y auto impuestas.

Variables que explican el rendimiento de un grupo

Condiciones externas: Estrategia de empresa, estructura, recursos.

Recursos de los miembros: Habilidades, personalidades.

Procesos del Grupo: Comportamiento del líder , sinergias.

Tarea del grupo: Hay tareas para grupos grandes y otras para grupos pequeños, si afecta por ejemplo a mucha gente de especialidades diferentes de la empresa o es un tema poco explorado, el grupo tiende a ser más grande que aquel que requiera ejecutar una tarea técnica de límites bien conocidos y procedimiento habitual.

El Supervisor puede ser líder de grupo o de equipo.

Como líder de grupo su arte es manejar los procesos.

Técnicas de tomas de decisiones de grupo

Tormenta de ideas: Cohesivos, orientados, gratificadores, comprometidos

Método Delphi: Cohesivos, muchas y buenas ideas, orientados y gratificadores

Foros virtuales: Muchas y buenas ideas, más veloces, orientados y gratificadores

Interacción normal: Comprometidos, cohesivos , provocan presión social y pueden generar conflictos.

Comparando grupos y equipos de trabajo

Ind y mutua

Positiva

Desemp. colectivo

Respons.

Sinergia

Meta

Individual

Neutral

Comp. información

EQUIPOSGRUPOS

Tipos de estructuras de empresa

MECANISISTA

ORGANICISTA

MATRICIAL

La estructura combina complejidad horizontal con centralización o descentralización y grado de formalización

Tipos de equipos

•De solución de problemas o asesores.

•Autodirigidos o círculos de calidad.

•Inter funcionales para problemas complejos.

•De alto rendimientoLos expertos predicen que las empresas se organizarán cada vez más en base a equipos.

Los equipos generan compromiso y mejoran la capacidad para adaptarse a los cambios.

EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO

•No más de diez o doce miembros.

•Experiencia técnica.

•Habilidades para solucionar problemas y tomar decisiones, como identificar problemas, generar alternativas, evaluarlas y elegir opciones posibles.

•Habilidades interpersonales de comunicación como saber escuchar, ofrecer retroalimentación y busque solucionar conflictos .

•El mix de alto rendimiento debe ser equilibrado.

•La selección del personal debe considerar personalidad y preferencias.

•Un integrante cumple varios roles

•El líder debe considerar fortalezas y debilidades de los miembros del equipo

Capital Intelectual

• Es lo que cada empleado sabe

• Es el único activo apreciable

• Es el producto de la competencia y el compromiso

• Ambos factores deben estar equilibrados

• Una organización donde la gente no es feliz no merece existir

• Las empresas desarrollan a su personal en el puesto.

• Las empresas tratan de integrar equipos con su personal y crear valores y una manera de hacer las cosas

• Las empresas brindan dirección a los grupos con una visión y su estrategia

Papeles clave en los equiposCreador: Inicia las ideas creativas

Promotor: Defiende las ideas después que son emitidas

Asesor: Analiza las opciones desde una perspectiva interna

Organizador: Da la estructura

Productor: Dirige y da seguimiento

Auditor: Está en el detalle y hace cumplir las reglas.

Defensor: Da la batalla por las causas del grupo en el exterior

Consejero: Alienta la búsqueda de información

Coordinador: Integra y coordina

Porqué son necesarios los equipos

La era del conocimiento

La era de la comunicación

La era de la tecnología

La Globalización

El post modernismo.

El cambio climático

La sociedad del riesgo

Incertidumbre

Qué necesita un equipo para ser exitoso

•Compromiso con un fin aceptado por todos

•Metas específicas

•Liderazgo y estructura

•Responsabilidad que limita la haraganería social

•Evaluaciones de desempeño y sistema de recompensas alineados

•Desarrollo de una gran confianza mutua

Como desarrollar una gran confianza mutua

Integridad: Honestidad y confianza

Competencia: Conocimiento y habilidad

Consistencia

Lealtad: Proteger y dar la cara

Apertura: Comparte ideas e información

Confianza

LAS CINCO DISCIPLINAS DE LALAS CINCO DISCIPLINAS DE LAORGANIZACIÓN INTELIGENTEORGANIZACIÓN INTELIGENTE

Pensamiento sistémico

Dominio personal

Modelos mentales

Construcción de una visión compartida

Aprendizaje en equipo

LAS DIEZ LEYES DE LA QUINTA DISCIPLINALAS DIEZ LEYES DE LA QUINTA DISCIPLINA

•Los problemas de hoy se derivan de las soluciones de ayer

•Cuanto más se presiona, más presiona el sistema

•La conducta mejora antes de empeorar

•El camino fácil lleva al mismo lugar

•La cura puede ser peor que la enfermedad

¿Porqué voy a necesitar yo trabajar en equipo, no en mi caso!

•Lo más rápido es lo mas lento.•La causa y el efecto no están próximos en tiempo y espacio.

•Los cambios pequeños pueden producir resultados grandes, pero las zonas de mayor apalancamiento a menudo son las menos obvias.

•Se pueden alcanzar dos metas aparentemente contradictorias.

•Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes pequeños.

•No hay culpa.

LAS DIEZ LEYES DE LA QUINTA DISCIPLINALAS DIEZ LEYES DE LA QUINTA DISCIPLINA

A muy temprana edad nos enseñan a analizar los problemas, a fragmentar el mundo. Al parecer esto facilita las tareas complejas, pero sin saberlo pagamos un precio enorme. Ya no vemos las consecuencias de nuestros actos, perdemos nuestra sensación intrínseca de conexión con una totalidad más vasta. Cuando intentamos ver la “imagen general”, tratamos de ensamblar nuevamente los fragmentos, es como ensamblar los fragmentos de un espejo roto para ver un reflejo fiel.

Para pensar

Desarrollo de Habilidades de Supervisión

FECHAS: 25 y 27 de Julio, 1º, 3, 13, 15, 20 y 22 Agosto

Horario de 17 a 19hs.

El foco debe estar en la eficiente y efectiva adaptación de los requerimientos únicos del cliente, así como en la habilidad de reaccionar a circunstancias operacionales inesperadas.

Habilidades de comunicaciónHabilidades de comunicación

Si queremos liderar este proceso y ser consistentes y responsables deberemos tener en cuenta algunos secretos a voces de la comunicación.

Una idea, no importa cuan

grandiosa sea, no sirve hasta

que es trasmitida y entendida

por los demás

Habilidades de Comunicación

Para ayudar a desarrollar una comunicación más eficaz:

Definiremos la comunicación y veremos sus funciones.

Analizaremos el proceso de comunicación.

Veremos as barreras más comunes.

Veremos cómo nos comunicamos en los pequeños grupos.

Comentaremos los principales aspectos de los rumores.

Hablaremos de la comunicación no verbal.

Aprenderemos como elegir el canal para comunicarnos.

Recalcaremos la importancia de la comunicación cara a cara.

Analizaremos el manejo de las malas noticias.

Veremos las diferencias de significado según el genero.

¿Que entendemos por comunicación?

•Comunicarse es transferir significados para difundir información e ideas.

•Pasa a ser un significado compartido.

•También debe ser entendido y para esto debe comprenderse el lenguaje.

•La comunicación incluye transferencia de significados y entendimiento .

¿Para qué nos comunicamos en el grupo o el equipo?

•Para controlar el comportamiento individual.

•Para motivar a los miembros de mi equipo, dando retroalimentación, reconocimiento, reforzamiento y apoyo.

•Para interactuar socialmente, expresar sentimientos de satisfacción y frustración, ya que el grupo de trabajo es una fuente de interacción social.

•Para obtener información que el equipo necesita para tomar decisiones.

¡Van casi siempre juntas las cuatro causas!

La Comunicación vista como proceso

La comunicación es flujo de información y por lo tanto es un proceso logístico importante.

Sin buena comunicación no hay buena logística!

El proceso está formado por pasos que permiten transferir significados de una persona a otra.

El mensaje es trasmitido desde la fuente al receptor en cuatro etapas.

El proceso tiene entonces tres componentes y cuatro pasos

Los pasos son Codificación, el Canal o medio, la Decodificación y la Retroalimentación.

Tanto la codificación como la decodificación se ven afectadas por algunas habilidades básicas: Saber escuchar, saber hablar bien, saber leer, saber razonar.

Fuentes de ruido en la comunicación

Tanto los componentes como los pasos están afectados por cierta distorsión.

Descuido al codificar, pocos símbolos, mensaje fuera de contexto son problemas comunes.

El receptor tiene que manejar todas estas distorsiones y es la principal fuente de distorsión.

Sus prejuicios, su interés, sus conocimientos le hacen interpretar el mensaje de manera diferente a la esperada por el receptor.

EL TEMOR COMO FUENTE DE DISTORSIÓN

ENTRE EL 5% Y EL 20% DE LAS PERSONAS TIENE DIFICULTADES PARA COMUNICARSE DEBIDO A CIERTA FORMA DE TEMOR A HACERLO.

El que manda mail y no haba por teléfono.

El que manda un memo y no lo conversa cara a cara.

El que no se anima a escribir una nota de queja.

Al que no le gusta expresarse en público.

Se siente temor y tensión y siempre aparece una buena excusa para no intentarlo.

¡El ejemplo de Demóstenes!

Modelos de comunicación grupal

Cadena

Rueda

Todos los canales

¿Cuándo aplicar cada modelo?

AltoBajoModeradoSatisfacción del miembro

NingunoAltoModeradoEmergencia de un líder

ModeradoAlto AltoPrecisión

RápidoRápidoModeradoVelocidad

Todos los modelos

RuedaCadenaCriterios

Redes

El Nuevo Paradigma

ACCIONISTASCLIENTES

•Atributos de Productos•Atributos de Servicio

•Conformidad

•Rentabilidad (facturación, costos, capital fijo, capital de trabajo,flujo de caja)

•Participación de Mercado

•Modelo de Negocios

PROVEEDORESADECUAR

Y DESARROLLARPRODUCTOS

CAPTAR Y GENERAR

PEDIDOS

ENTREGAR (FILL RATE)

BRINDAR SERVICIO

A CLIENTES

CLIENTES

•Precio/Experiencia •Retorno/Riesgo

Rol de la Logística en la Empresa

Servicio a Clientes Costos e InversiónCONDICION NECESARIA1 CONDICION NECESARIA2

EJECUCION DE PROCESOS LOGISTICOS

La Meta de la LogísLtica

Inversión

Costos

Valor Agregado

Podemos:•Igualar los productos/servicios de nuestra competencia a menor precio?•Mejorar a la competencia sin cambiar el precio?•Mejorar a la competencia tanto que el Cliente pagaría mas por nuestro producto/servicio?

La dualidad de las condiciones necesarias

El conflicto entre la administración de Costos y de Valor

Objetivo común

A

Administrar bien.

Condiciones Necesarias

B

Controlar los costos.

C

Proteger el flujo.

D’No juzgar de

acuerdo al impacto local.

Prerrequisitos

D

Juzgar de acuerdo al impacto local.

Conflicto!Conflicto!

Trabajando por proteger el flujo, evaluando por desempeño local...

RM

CapabilityParts 7 9 5 8 6per Day

•El conflicto entre los indicadores corporativos y la meta de la logística•Verificamos la utilización de la solución de compromiso

El Impulso del Cambio en Logística: Las Fuentes

PROVEEDORES Participante 1 La Empresa Foco Participante 2 Participante n CLIENTES

PROVEEDORES Participante 1 El Competidor Participante 2 Participante n CLIENTES

Alianza de Supply Chain

Alianza de Supply Chain

El Entorno

ANÁLISIS ABC (VISION DE PROCESOS)

Compra

sDesarrollar Productr

y Soporte

Procesos Logísticos

Captar Clientes

Producc

ión

Distrib

ución

Admin

istra

ci

ón Venta

s

Desar

rollo

RR HH

Mar

keting

Totales por proceso ( decenas de miles de U$S)

49 131 21 19 48 164 55

30 30 255 7 8 33 185 57

19 41 11 8 32 186 55

98 202 255 39 35 113 535 167

Total

487

606

351

1.444

Estrucrura JERARQUICA ORIENTADAS AL REDESMERCADO ORGANIZACIONALES

Integración Vertical Alta Baja BajaFlexibilidad Baja Alta Media

Cooperación Interorganizacional

Control Alto Bajo Media a Bajo

Intercambio Información Bajo Bajo Alto

Interdependencia entre eslabones Bajo Bajo Alto

Horizonte de tiempo Largo Corto Mediano

Consitencia en objetivos Baja Baja Alta

Formalidad Alta Alta Baja

Etapa 1: LLograrograr a un consenso en el a un consenso en el problema medular.

Etapa 2: LLograrograr a un acuerdo en a un acuerdo en lala direccióndirección de la de la solución.solución.

Etapa 3: Llegar a un Llegar a un consensoconsenso en que la en que la soluciónsolución resuelve los problemas y resuelve los problemas y alcanza lalcanza los os

EEDDss..Etapa 4: Asegurarse que todos losAsegurarse que todos los efectos lateralesefectos laterales

negativosnegativos significativos, hayan sidosignificativos, hayan sido superados y convertidos en EDS.superados y convertidos en EDS.

Etapa 5: Asegurarse que todos losAsegurarse que todos los obstáculosobstáculos significayivos hayan sido significayivos hayan sido superados superados

con con acciones específicas.acciones específicas.Etapa 6: Asegurarse de tener elAsegurarse de tener el compromiso de compromiso de

todostodos los lídereslos líderes para llevar esto para llevar esto adelanteadelante..

Las seis etapassuperar la resistenciaQ

ué

Cam

biar

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A Q

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Cam

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Cóm

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ambi

ar?

Las seis etapas de Resistencia al Cambio

Etapa 1: Ha sido identificado el problema correcto?Ha sido identificado el problema correcto?

Etapa 2: La solución nos llevará a la dirección La solución nos llevará a la dirección correcta?correcta?

Etapa 3: La solución resolverá La solución resolverá realmente realmente nuestros nuestros problemas?problemas?

Etapa 4: Qué puede salir mal con esta solución? Hay algún Qué puede salir mal con esta solución? Hay algún efecto lateral negativo?efecto lateral negativo?

Etapa 5: Es implementable esta solución? Es implementable esta solución?

Etapa 6: Estamos todos realmente prontos para esto? Estamos todos realmente prontos para esto?

Modelos para un cambio exitoso

•Modelo de los tres pasos de Lewin

Descongelamiento- Movimiento- recongelamiento

•Método de Investigación acción

Diagnóstico-Análisis-Retroalimentación-Acción

•Desarrollo Organizacional

Integración de equipos

Desarrollo Intergrupal

Consultoría de procesos

Técnicas de negociación

Largo plazoCorto plazoEnfoque

CongruentesOpuestosIntereses

Yo gano, tú ganas

Yo gano, tu pierdes

Motivaciones primarias

Una cantidad variable

Una cantidad fija de recursos

Recursos disponibles

Negociación Integradora

Negociación Distributiva

Características de la Negociación

El Supervisor en el CambioEl Supervisor en el Cambio

Digno de confianzaComprometido

AsertivoIntegradorAutentico Humano

ControladoActivo

Preocupado por aprender Creativo

Mercedes 909

Tel. (598 2) 902 8011 - 902 4070 - 903 9331

Email: logtra@logtra.com.uy

Web: www.logtra.com.uy

Montevideo - Uruguay

¿Cual es el famoso proceso de toma de decisiones?

•Reconocer el problema

•Reunir información sobre el tema

•Elegir varias alternativas posibles

•Seleccionar la mejor alternativa o la más adecuada

•Ponerla en práctica

•Verificar cómo nos fue y corregir

Al hacerlo participamos a todos los involucrados