Escuela Superior Politécnica de Chimborazo

Facultad de Recursos NaturalesEscuela de Ingeniería Agronómica

Integrantes: Kevin Infante

Giuliana GuamánAsignatura: Computación

Nivel: TerceroTema: Informes y Consultas en

AccesFecha: 28/07/2016

Informes

• Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica.

• Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

• Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Pasos para crear un informe• Paso 1:Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En este

caso, abriremos la tabla de nuestros clientes.

• Paso 2:Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte.

• Paso 3:Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos

de tus datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el tamaño deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede ajustada.

• Paso 4:Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar  de la barra de

herramientas de acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el informe y pulsa el botón Aceptar.

Consultas• Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas.

Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee

• Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

• Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso

Cómo crear una consulta en Access• Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir

a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

• Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una consulta sencilla.

• En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

• El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

• Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

GRACIAS