Presentació CaixaFactura de la Caixa, a la Jornada “Com facturar de manera electrònica a les...

CaixaEmpresa

CaixaEmpresa: “En els negocis, sempre estem al seu costat”

Caixafactura

Febrer 2015

CaixaEmpresa


La facturació electrònica consisteix en la transmissió de les factures per mitjans electrònics. És un equivalent a la factura en paper.

Compleix amb els requisits legals i reglamentàriament exigibles a les factures i a més, garanteix l'autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut

2

Transmissió

telemàtica

Firma electrònica

reconeguda

Aquest format electrònic i transmissió telemàtica, han de garantir la seva integritat i autenticitat a través d'una signatura electrònica reconeguda (facilitada pel client o per l'entitat)

Format electrònic (edifact, xml, pdf, entre d'altres) de factura amb més o menys complexitat d'estructura.

A Espanya la variant facturae és la més difosa i a més està adoptada per l'Administració General de l'Estat, Comunitats Autònomes, i Administració Local

Per ser factura electrònica, cal que existeixi una transmissió telemàtica: ha de partir d'un ordinador, i ser recollida per un altre ordinador

Format electrònic

de factura 1

2

3

CaixaEmpresa


Totes les factures independentment de com es transmetin, en paper o en format electrònic, han de contenir els següents camps:

• Número de factura y, en el seu cas, sèrie

• Data d’expedició

• Raó Social emissor i receptor

• Raó o denominació social completa de l’emissor i receptor

• NIF de l’emissor i del receptor (en determinats casos)

• Domicili de l’emissor i del receptor

• Descripció de les operacions (consignant-se totes les dades necessàries per a la determinació de la base imposable de l‘impost)

• Tipus impositiu

• Quota tributària

• Data prestació del servei (si és diferent a la de expedició)

Camps obligatoris d’una factura

3

CaixaEmpresa


És el Servei de Facturació electrònica de “la Caixa” que es posa a disposició d'emissors i receptors de factures.

Gestió de factures

Servei digitalització 1

Aporta la signatura electrònica avançada de “la Caixa” per a la firma individual de les factures enviades pels nostres clients (firma delegada).

Les factures enviades per CaixaFactura substitueixen, a tots els efectes legals, a les factures en paper.

2

3

Arxiu de factures

Gestió de pagaments

Gestió de cobraments

Confirming Factoring

Integració amb serveis financers

Serveis de facturació

El servei Caixafactura

4

CaixaEmpresa


Com funciona?

5

Receptor client

Receptor no client

Línia Oberta

Emissor

Accés des de Línia Oberta Accés des de www.caixafactura.com

Disponible per a tots els contractants del servei de CaixaFactura

Disponible per a aquells receptors als quals algun emissor els hagi proporcionat claus d'accés

Visió global Pot consultar totes les factures rebudes i enviades amb un únic accés

Visió parcial Cada clau d'accés permet veure només les factures del proveïdor que ha proporcionat l'accés

Gestió completa Accés a totes les funcionalitats

Gestió parcial Accés només a algunes funcionalitats

Formulari + Documents annexos

Factures en fitxer + Documents annexos

Línia Oberta

www.caixafactura.com

Receptor

Visualització, impressió i descàrrega

Emissor i receptor client Receptor no client

CaixaEmpresa


6

Directament en CaixaFactura, a partir de l’entrada manual de dades

Importació automàtica del fitxer

La factura electrònica es pot generar:

Per integrar una factura en CaixaFactura

ha de tenir el format facturae

• La majoria de solucions informàtiques ofereixen mòduls que permeten la conversió de factures al format facturae.

La importació s'efectua automàticament definint un procés inicial entre el client i l'aplicació una única vegada

La importació s'efectua des de dins de CaixaFactura manualment cada vegada que es desitja importar

N'hi ha prou amb omplir el formulari que s'ofereix; una vegada introduïts totes les dades, automàticament es genera la factura en el format estàndard utilitzat per CaixaFactura i queda registrada en el repositori. A més es disposa de la possibilitat de realitzar l'alta de factures per còpia d'anteriors ja emeses.

DES DEL SISTEMA DE GESTIÓ COMPTABLE DE L’EMPRESA

DE MANERA AUTOMÀTICA

Importació manual del fitxer

DE MANERA MANUAL

MANUALMENTE DES DE CAIXAFACTURA

CaixaEmpresa


7

S'ofereix un servei de digitalització de factures que permet integrar les factures en paper, i per tant, permet que tant un emissor com un receptor puguin disposar de totes les seves factures emeses i/o rebudes a través de CaixaFactura.

El procés de digitalització pot ser certificat o no, segons si l'empresa vol eliminar les factures originals en paper o no.

DIGITALITZACIÓ DE FACTURES

ENVIAMENT FÍSIC DE FACTURES

Tota factura pot ser enviada addicionalment en format físic per correu postal a aquells receptors que així ho sol·licitin (aquestes factures queden dipositades igualment en format digital en CaixaFactura) ARXIU DE FACTURES

Les factures es conserven en CaixaFactura durant el termini de temps que és d'obligació legal

Serveis bàsics

TIPUS DE FACTURES

Es contemplen els diferents tipus de factura (estàndard, proforma, rectificativa, autofactura, recapitulativa) i a més es poden adjuntar fitxers annexos a la mateixa.

INTEGRACIÓ AMB SERVEIS FINANCERS

Cobrament de les factures generant un quadern 58 o quadern de Factoring

Pagament de les factures generant un quadern 34 o quadern de CaixaConfirming

CONSULTA DE FACTURES

Possibilitat de consultar totes les factures, descarregar-les, imprimir-les, etc.

Serveis de valor afegit

CaixaEmpresa


1

2

3

Requisits de l’emissor

8

• Ser client de Línia Oberta i donar-se d’alta a Caixafactura (*)

• Obtenir el consentiment, per a l'ús de la factura electrònica

• Per a la gestió per fitxers, adaptar els programes interns de facturació al format oficial facturae

CaixaEmpresa


9

• Ser donat d'alta com usuari receptor per un client de CaixaFactura

• Facilitar el consentiment, per a l'ús de la factura electrònica

• Accedir la web www.CaixaFactura.com amb l'usuari/contrasenya rebut per consultar les seves factures


• Ser donat d'alta com usuari receptor per un client de CaixaFactura

• Facilitar el consentiment, per a l'ús de la factura electrònica

• Ser client de Línia Oberta i donar-se d'alta a CaixaFactura


Receptor client Receptor no client

1

2

3

CaixaEmpresa


Quins avantatges aporta?

10

Econòmiques

• Reducció de costos d'impressió, ensobrat, enviament i emmagatzematge.

• Reducció dels temps de cobrament i millora el cash-flow de l'empresa.

Optimització de processos

• Reducció de tasques administratives i de gestió manual.

• Disponibilitat d'informació sobre la factura en temps real, major agilitat en la seva localització i increment de l'eficàcia productiva en la gestió de:

• Morositat

• Reclamacions

• Disputa de factures per l'agilització de l'intercanvi d'informació entre proveïdors i clients

• Possibles inspeccions per part de l'agència tributària (major facilitat per localitzar i obtenir la informació/documentació a lliurar).

• Possibilitat d'accedir a serveis avançats de finançament i pagament (com p.e Factoring i CaixaConfirming).

CaixaEmpresa


11

Seguretat

• Major seguretat en el resguard dels documents.

• Menor probabilitat de falsificació.

• Més gran confidencialitat gràcies a la possibilitat d'establir sistemes d'identificació que permeten controlar l'accés a les factures.

• Major seguretat que les factures arribin a destí i no es produeixin retards, errors o pèrdues en l'enviament.

Millora de la imatge corporativa

• Posicionament com empresa que aposta per les noves tecnologies.

• Posicionament com empresa que s'adapta als canvis del mercat.

• Posicionament com empresa que respecta el medi ambient (reducció d'impressió en paper i d'ús de tinta, tòner i altres components).

CaixaEmpresa


Implantar un sistema de facturació electrònica i digitalització de factures d'alt valor a un cost assequible. A més, amb l'ajuda d'un servei de suport i atenció que assegura una fàcil posada en marxa i un correcte funcionament.

Gestionar el cobrament i pagament de totes les factures d'una forma àgil, fàcil i segura, des del mateix lloc des d'on aquestes són consultades, enllaçant amb els productes de gestió de cobrament i de pagament que el client tingui contractats, i generant els corresponents quaderns bancaris.

Integrar la gestió de factures amb serveis de Factoring i de CaixaConfirming, agilitzant la seva gestió, simplificant el procés de presentació i reduint, en gran mesura, el temps necessari per obtenir el finançament.

Disposar d'interoperabilitat amb plataformes d'altres entitats financeres, gràcies a l'acord entre aquestes per establir un sistema d'intercanvi de facturació electrònica entre elles.

a

b

c

Quin és el valor diferencial que aporta?

12

CaixaEmpresa


Dins de CaixaFactura (en real o versió demostració) es pot trobar:

• Manual d'usuari

• Guia ràpida d'ús

• Accés a www.facturae.es (web del ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques sobre la factura electrònica)

Versió demostració de Caixafactura disponible des de Línia Oberta

1

2

3

Versió demostració i manuals

13

CaixaEmpresa


El servei de CaixaFactura disposa de:

• Call Center d'atenció a clients on li ajudaran a resoldre qualsevol aspecte tècnic relacionat amb el servei o amb la facturació electrònica

• Grup d'especialistes al seu servei, on es recolza a la posada en marxa i s'ajuda a realitzar la primera emissió

Suport: servei d’atenció a usuaris

14

902.022.994

[email protected]

CaixaEmpresa


Més informació, en la seva oficina o en www.laCaixa.es

Presentació CaixaFactura de la Caixa, a la Jornada “Com facturar de manera electrònica a les...

Software

Transcript of Presentació CaixaFactura de la Caixa, a la Jornada “Com facturar de manera electrònica a les...