PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS · DAT: Entregado en terminal (Delivered at Terminal), según INCOTERMS...

EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS VT-SPUO-3000000973-2013

VICEPRESIDENCIA DE TRANSMISIÓN

SERVICIOS LOGISTICOS PARA MANEJO DE CARGA, INTERMEDIACION ADUANERA Y TRANSPORTE NACIONAL DE MATERIALES Y EQUIPOS PROYECTOS UPME

SEPTIEMBRE DE 2013, BOGOTÁ D.C. - COLOMBIA

Solicitud Pública de Ofertas VT SPUO 3000000973 de 2013

EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 2 de 78

TABLA DE CONTENIDO

1. INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS ............................................................. 4

1.1. DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 4 1.2. OBJETO .......................................................................................................................................................... 5 1.3. ALCANCE DE LA OFERTA ................................................................................................................................. 6 1.4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD ...................................................................................................................... 6 1.5. RÉGIMEN JURÍDICO ....................................................................................................................................... 6 1.6. LOS OFERENTES ............................................................................................................................................. 6 1.7. IDIOMA .......................................................................................................................................................... 7 1.8. CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD PARA CONTRATAR CON LA

EMPRESA ....................................................................................................................................................... 8 1.9. MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES ........................................................................................................ 8 1.10. LOS SUBCONTRATISTAS ................................................................................................................................. 9 1.11. VISITA TÉCNICA .............................................................................................................................................. 9 1.12. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA .................................................................................................. 9 1.13. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS ................................................................................................................. 10 1.14. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS........................................................................................ 11 1.15. PRORROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS ............................................................. 11 1.16. DIRECCIÓN PARA LA CORRESPONDENCIA .................................................................................................... 11 1.17. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES ............................................................................................................ 11 1.18. DESVIACIONES Y EXCEPCIONES.................................................................................................................... 12 1.19. OFERTAS ALTERNATIVAS ............................................................................................................................. 12 1.20. MODALIDAD DE COTIZACIÓN ...................................................................................................................... 12 1.21. CONDICIONES DEL CONTRATO ...................................................................................................................... 13 1.22. CAUSALES DE RECHAZO ............................................................................................................................... 17 1.23. VALIDEZ DE LA OFERTA ................................................................................................................................. 17 1.24. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO ..................................................................................................................... 17 1.25. RESERVAS ESPECIALES ................................................................................................................................. 18 1.26. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .............................................................................................................. 18 1.27. PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA ........................................................................................ 18

2. CONDICIONES PARTICULARES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ......................... 19

2.1. INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................................................................. 19 2.2. METODOLOGIA GENERAL ............................................................................................................................ 21 2.2.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................................. 22 2.2.1.1. ESTRUCTURA DE PERSONAL BASICA ............................................................................................................ 22 2.2.1.2. PLATAFORMA INFORMATICA ...................................................................................................................... 23 2.2.2. TRANSPORTE DE MATERIALES Y EQUIPOS ................................................................................................... 25 2.2.3. SERVICIOS MAL EJECUTADOS ...................................................................................................................... 25 2.3. PRESENTACION METODOLOGIA .................................................................................................................. 26 2.4. INFORMES.................................................................................................................................................... 26 2.5. EMPAQUE, EMBALAJE Y MANIPULACIÓN DE CARGA ................................................................................... 27 2.6. ANEXOS ........................................................................................................................................................ 27

3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ........................................................ 28

3.1. GENERALIDADES .......................................................................................................................................... 28 3.2. METODOLOGÍA PARA EVALUACION Y CALIFICACION .................................................................................. 28



3.3. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN ................................................................................................................. 28 3.3.1. ANÁLISIS JURÍDICO ............................................................................................................................................ 28 3.3.2. ANÁLISIS FINANCIERO: ....................................................................................................................................... 29 3.3.3. ANÁLISIS TÉCNICO ............................................................................................................................................ 30

4. PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ..... 35



SECCION I

1. INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS

1.1. DEFINICIONES

Los siguientes términos, tendrán para efectos de este DOCUMENTO, el significado que se define a continuación:

CONSORCIO: Asociación de dos (2) o más personas naturales y/o jurídicas que presentan oferta de manera conjunta respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la OFERTA y del CONTRATO. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la OFERTA y del CONTRATO, afectaran a todos los miembros que lo conforman.

CONTRATISTA: Calidad del OFERENTE seleccionado una vez suscribe el CONTRATO.

CONTRATO: Acuerdo perfeccionado como producto del PROCESO.

DAT: Entregado en terminal (Delivered at Terminal), según INCOTERMS ® 2010 de la Cámara de Comercio Internacional – ICC y las condiciones específicas estipuladas por la Empresa. La siguiente es la definición del término establecido por la ICC, sin embargo las condiciones específicas son las definidas por la Empresa dentro de la presente Solicitud: "Entregado en Terminal" significa que la empresa vendedora realiza la entrega cuando la mercancía, una vez descargada del medio de transporte de llegada, se pone a disposición de la empresa compradora en la terminal designada en el puerto o lugar de destino designados. La empresa vendedora corre con todos los riesgos que implica llevar la mercancía hasta la terminal en el puerto en el lugar de destino designados y descargarla allí.

DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.

DOCUMENTO: Se refiere al documento de solicitud de ofertas, sus adendas y demás comunicaciones que produzca LA EMPRESA en desarrollo del PROCESO.

EMPRESA: Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP.

EXW: En fábrica (EX Works), según INCOTERMS ® 2010 de la Cámara de Comercio Internacional – ICC y las condiciones específicas estipuladas por la Empresa. La siguiente es la definición del término establecida por la ICC, sin embargo las condiciones específicas son las definidas por la Empresa dentro de la presente Solicitud: "En Fábrica" significa que el vendedor realiza la entrega de la mercancía cuando la pone a disposición del comprador en el establecimiento del vendedor o en otro lugar convenido (es decir, taller, fábrica, almacén, etc.), sin despacharla para la exportación ni cargarla en un vehículo receptor.

FABRICANTE: La compañía que realiza la manufactura de un material o equipo contratado por la Empresa mediante una Orden de Compra.

FCA: Franco Porteador (Free Carrier), según INCOTERMS ® 2010 de la Cámara de Comercio Internacional – ICC y las condiciones específicas estipuladas por la Empresa. La siguiente es la definición del término establecida por la ICC, sin embargo las condiciones específicas son las definidas por la Empresa dentro de la presente Solicitud: "Franco Porteador" significa que la empresa vendedora entrega la mercancía al porteador o a otra



persona designada por la empresa compradora en las instalaciones de la empresa vendedora o en otro lugar designado.

FOB: Franco a bordo (Free On Board) según INCOTERMS ® 2010 de la Cámara de Comercio Internacional – ICC y las condiciones específicas estipuladas por la Empresa. La siguiente es la definición del término establecida por la ICC, sin embargo las condiciones específicas son las definidas por la Empresa dentro de la presente Solicitud: "Franco a Bordo" significa que la empresa vendedora entrega la mercancía a bordo del buque designado por la compradora en el puerto de embarque designado o proporciona la mercancía así ya entregada. El riesgo de pérdida o daño a la mercancía se transmite cuando la mercancía está a bordo del buque, y la empresa compradora corre con todos los costos desde ese momento en adelante.

INSPECCIÓN: Examen y prueba a los bienes para determinar la calidad y la conformidad de los requerimientos establecidos en la Orden de Compra del suministro correspondiente.

INTERVENTORIA: corresponde a la persona natural o jurídica designada por la Empresa para que a nombre de esta ejerza las funciones de interventoría del contrato resultante de esta solicitud.

OFERTA: Propuesta presentada por el OFERENTE en atención a la solicitud contenida en el DOCUMENTO.

OFERENTE: Personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que presenten oferta de manera individual o conjunta mediante consorcio, o cualquier otra forma de asociación habilitada para presentar OFERTAS y aceptada por LA EMPRESA para este PROCESO.

ÓRDENES DE COMPRA: Documento que emite la Empresa a la compañía que realiza la manufactura de un material o equipo.

PROCESO: Etapas previstas en EL DOCUMENTO DE SOLICITUD para la selección de un OFERENTE, incluidos los trámites contractuales internos de LA EMPRESA

PROGRAMA DE ENTREGAS: Es el programa donde se incluyen las fechas en que deben ser entregados los suministros objeto de la Orden de Compra resultante de un suministro determinado.

PROYECTO: Es el conjunto de obras, servicios y suministros para ser ejecutados dentro del objeto de los proyectos UPME 05-2009 Tesalia, UPME 01-2010 Alférez, UPME 02-2009 Armenia y UPME 03-2010 Norte.

REGISTRO DE PROVEEDORES: Es el registro de proveedores de bienes y servicios de la Empresa.

SISTEMA INTERNACIONAL DE UNIDADES – SI: Sistema coherente de unidades adoptado y recomendado por la Conferencia General de Pesas y Medidas (CGPM). La nomenclatura, definiciones y símbolos de las unidades del Sistema Internacional.

USD: Moneda nacional de los Estados Unidos de América, dólares.

1.2. OBJETO



LA EMPRESA, se encuentra interesada en recibir OFERTAS comerciales para la contratación de los servicios de operación logística integrada para el manejo de la carga de importación, transporte internacional, intermediación aduanera, transporte local, entrega en sitio y demás servicios conexos para los materiales y equipos del Proyecto de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en la Sección II – del documento.

1.3. ALCANCE DE LA OFERTA

La descripción detallada del contenido que debe incluir LA OFERTA se encuentra en la sección II del DOCUMENTO.

1.4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD

LA SOLICITUD y EL PROCESO no constituyen oferta comercial ni obligan a LA EMPRESA a aceptar LAS OFERTAS recibidas ni a suscribir contratos con LOS OFERENTES. Los gastos en que incurran los Oferentes en la preparación de las Ofertas serán a cargo de los mismos y la Empresa por ningún motivo será responsable de dichos gastos. De igual manera advierte que la Empresa no responderá frente a los Oferentes vencidos o no favorecidos.

1.5. RÉGIMEN JURÍDICO LA SOLICITUD, EL PROCESO, LA OFERTA y EL CONTRATO, se rigen por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, los Códigos Civil y de Comercio, las normas INCOTERMS ® versión 2010 de la Cámara de Comercio Internacional – ICC así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de LA EMPRESA. LOS OFERENTES, deberán someterse a las leyes colombianas vigentes durante EL PROCESO y la ejecución del CONTRATO, en los aspectos laborales, de ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio, de importación y exportación, de transportes, construcción, ambientales, de seguridad y de salud ocupacional y en general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las actividades ejecutadas en Colombia. LA OFERTA presentada por LOS OFERENTES, se regirá por los términos del artículo 845 y siguientes del Código de Comercio Colombiano y demás normas concordantes.

1.6. LOS OFERENTES

Podrán presentar oferta las personas jurídicas nacionales, extranjeras con sucursal en Colombia y consorcios, para el efecto deberán acreditar su existencia y capacidad así:

1.6.1. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras con sucursal en Colombia deberán acreditar su existencia y representación legal con el certificado expedido por la cámara de comercio correspondiente cuya expedición a la fecha de presentación de LA OFERTA no podrá ser superior a un (01) mes.

Así mismo debe acreditar que su duración no será inferior al plazo de ejecución de LA OFERTA o CONTRATO, más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en EL CONTRATO.

No se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas que se encuentren incursas en liquidación. Solamente se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas en causal de disolución, cuando se certifique el órgano de administración competente ha decidido enervar la causa de disolución



estando dentro del término previsto en el Código de Comercio para ello, y siempre que tal causal se enerve definitivamente antes de la firma del CONTRATO.

En caso de ser necesario de acuerdo con los estatutos sociales vigentes, debe acreditar la autorización al representante legal por parte de Junta Directiva, Asamblea, Junta de Socios u órgano competente, según corresponda para comprometer a la sociedad por el valor de LA OFERTA y del CONTRATO.

El acta de autorización correspondiente deberá estar debidamente asentada en los libros de actas, y la copia aportada deberá ser autorizada por el secretario o por el representante de la sociedad.

En el evento de estar próximo el vencimiento de la duración de la sociedad indique si se encuentra en trámite alguna extensión y señale el estado en que se encuentra.

1.6.2. Consorcios

El consorcio debe acreditar dicha condición mediante documento escrito que deberá contener los siguientes requisitos:

1.6.3. La denominación o razón social de las personas integrantes de la asociación. 1.6.4. Porcentaje de participación. 1.6.5. Las obligaciones a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución de lo

ofrecido. 1.6.6. La designación de la persona que, para todos los efectos, representará a la forma

asociativa, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos los integrantes de la misma en la negociación de la oferta, y ejecución de lo ofrecido, y para la representación judicial o extrajudicial. El representante designado deberá manifestar expresamente su aceptación.

1.6.7. Los integrantes del Consorcio deben declararse solidariamente responsables por todas las obligaciones surgidas con ocasión de la expedición del contrato.

1.6.8. Las personas que integran el consorcio deben cumplir individualmente con los requisitos jurídicos y acompañar los documentos requeridos sobre existencia, capacidad y representación legal. Además, deben acreditar individual o conjuntamente los demás requisitos técnicos y financieros establecidos en esta Solicitud.

1.6.9. En caso de aceptación de la oferta, todos los integrantes del consorcio deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores, previo a la suscripción del contrato.

1.6.10. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la oferta y de los contratos mencionados, afectarán a todos los miembros que conformen el consorcio, en forma solidaria. -

1.6.11. La duración del consorcio deberá ser, por el plazo del contrato más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en el contrato.

Los integrantes del Consorcio no podrán ceder entre ellos su participación en la asociación ni modificar su alcance sin el previo consentimiento de LA EMPRESA, situación que deberá constar en el contrato de Consorcio o Unión Temporal.

1.7. IDIOMA

El idioma oficial del PROCESO, EL CONTRATO y la totalidad de las comunicaciones en desarrollo de los mismos es el español. LA EMPRESA autorizará expresamente la presentación de documentos en idioma diferente.



La información técnica a que hace referencia la Sección II de este documento relativa a catálogos, diagramas, manuales, especificaciones técnicas, información de equipo, se puede presentar en inglés.

1.8. CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD PARA CONTRATAR CON LA EMPRESA

En ningún caso LA EMPRESA aceptará OFERTAS ni suscribirá CONTRATOS con personas que se encuentren incursas en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento establecidas en la ley, el Estatuto de Contratación de la EMPRESA y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Los OFERENTES no podrán hacer uso de información privilegiada, acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Si al OFERENTE le sobreviniere alguna de las inhabilidades, incompatibilidades o impedimentos establecidos en la Ley o en el Estatuto de Contratación el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA (los cuales manifiesta conocer y los encuentran publicados en la página web de la Empresa www.eeb.com.co), deberá renunciar a los derechos surgidos de su participación en el proceso de selección de la Solicitud.

1.9. MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES

Será obligación de los OFERENTES la manifestación expresa y por escrito en LA OFERTA sobre:

1.9.1. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, o incompatibilidad

que le impidan contratar con LA EMPRESA. 1.9.2. No haber hecho usó de información privilegiada, o incurrido en un acto de

competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA.

1.9.3. No encontrarse en insolvencia o en quiebra (por las personas naturales) o incursas en liquidación (para personas jurídicas).

1.9.4. De igual manera deberá manifestar que la firma no está impedida para contratar con la EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de la Empresa.

1.9.5. Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá (entre otras, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP, - EEB S.A ESP, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP- TGI S.A ESP- Distribuidora Eléctrica de Cundinamarca S.A. ESP – DECSA S.A ESP, Empresa de Energía de Cundinamarca S.A. ESP – EEC S.A ESP, Transportadora de Energía de Centroamérica S.A.- TRECSA, CONTUGAS S.A.C y Gas Natural de Lima y Callao - CALIDDA y EEB Ingeniería y Servicios S.A. Y las demás Empresas que conformen el Grupo y que se encuentren publicadas en la página web de la EMPRESA y la Fundación).

1.9.6. Deberá realizar la manifestación de no haber hecho uso de información privilegiada, o incurrido en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de LA EMPRESA

1.9.7. Deberá realizar la manifestación de no encontrarse en insolvencia o incursa en liquidación.

1.9.8. Los incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o declarados judicial y administrativamente con ocasión de su actividad contractual en los últimos cinco (5) años.



1.9.9. No encontrarse en las listas OFAC (CLINTON) y ONU ; así mismo debe manifestar, en caso de tratarse de personas jurídicas, que sus miembros de junta directiva o junta de socios, sus representantes legales o revisor fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas.

La existencia de procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre EL OFERENTE en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, así como los incumplimientos declarados y las sanciones impuestas (diferentes a las caducidades) serán objeto de evaluación, pero por sí mismas no impedirán la celebración del CONTRATO. De acuerdo con lo anterior, LA EMPRESA se reserva el derecho de suscribir o no el CONTRATO correspondiente.

1.10. LOS SUBCONTRATISTAS

Si EL OFERENTE desea subcontratar la ejecución de alguna de las actividades o trabajos propios del CONTRATO, deberá consignar en LA OFERTA la actividad o trabajo que subcontrataría y la información general o básica de los subcontratistas. El OFERENTE no podrá subcontratar ninguna de las actividades o trabajos previstos en el alcance del DOCUMENTO, sin la autorización previa y expresa de LA EMPRESA. La autorización para subcontratar, en ningún caso exonera de responsabilidad al OFERENTE. El OFERENTE será contractualmente responsable por la totalidad de las actividades previstas en EL CONTRATO y será el único responsable por los subcontratos. Entre los subcontratistas y LA EMPRESA no existirá ningún vínculo de carácter contractual o laboral. Los subcontratistas aceptados por LA EMPRESA, sólo podrán ser modificados por EL OFERENTE previo consentimiento por escrito de la misma. El Contratista deberá proceder a terminar el subcontrato si en el curso del trabajo LA EMPRESA encuentra que el subcontratista es incompetente o inconveniente para los intereses de LA EMPRESA y deberá adelantar todas las acciones necesarias para continuar con los trabajos para el cumplimiento del plazo del contrato, en caso de requerirse una nueva subcontratación, ésta deberá ser previamente aprobada por LA EMPRESA.

1.11. VISITA TÉCNICA

El OFERENTE por su cuenta, costo y riesgo, podrá realizar las visitas a las zonas de influencia de los trabajos objeto de la presente Solicitud de Ofertas con el fin de que se entere, inspeccione y examine los sitios y los alrededores de las zonas en donde se ejecutarán los trabajos y se informe acerca de la posible ubicación de las obras y en general, de todas las circunstancias que puedan afectar o influir en la determinación de los precios unitarios de la oferta.

El OFERENTE podrá realizar, a su costo y riesgo, las visitas adicionales que considere necesarias. Los costos asociados a transporte, alojamiento, manutención y los riesgos inherentes a las mismas estarán a su cargo.

1.12. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA



Dentro de los “ASPECTOS ECONOMICOS DE LA OFERTA” deberá adjuntarse el original de la garantía de seriedad. En LAS OFERTAS, LOS OFERENTES deberá constituir a su costa y a favor de “Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. NIT 899.999.082-3.”, cualquiera de las siguientes garantías 1. Póliza de seguros 2. Fiducia Mercantil en Garantía 3. Garantía Bancaria, para responder por la seriedad de LA OFERTA por una cuantía del 20% del valor de la oferta y con una vigencia de 60 días calendario contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para presentar LAS OFERTAS, acompañada en el caso de la póliza de seguros del recibo de pago de la prima correspondiente. El emisor de cualquiera de las garantías anteriormente mencionadas, deberá ser una empresa reconocida internacional o nacionalmente y estar legalmente autorizado para funcionar en Colombia. En todo caso, el OFERENTE seleccionado se comprometerá a mantener la garantía vigente hasta que se constituya y apruebe la garantía de cumplimiento del CONTRATO.

En el evento en que la garantía de seriedad de LA OFERTA sea una póliza de seguro, deberá ser otorgada y suscrita por el tomador o afianzado en formato “A favor de Empresas de Servicios Públicos ESP”. Si la oferta es presentada por un consorcio, en la garantía de seriedad deben figurar como tomador, las personas integrantes del mismo. Los gastos que demande la expedición de esta garantía correrán por cuenta del OFERENTE.

1.13. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Las secciones técnica y económica de LA OFERTA se presentarán en original y una (1) copia física y una copia en medio magnético, en sobres separados. La copia incluirá toda la información de la propuesta original. En caso de discrepancias entre la copia y el original de LAS OFERTAS, primará esta última sobre aquella. Cada sobre debe estar cerrado y rotulado de la siguiente forma: Nombre y número de la solicitud de OFERTAS. Nombre del OFERENTE y NIT. Identificación del contenido del sobre. Todos los sobres deberán contener los documentos relacionados en la sección 4 - Presentación y Formularios incluyendo las copias en medio magnético, en CD, de los archivos en Word y Excel de todos los formularios de la oferta. El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA TÉCNICA” deberá contener debidamente foliados: 1.13.1. La carta de presentación suscrita por el representante legal o apoderado, facultados para comprometer al OFERENTE. 1.13.2. LA OFERTA técnica y los anexos en ella relacionados. 1.13.3. Documentos que acrediten la existencia y representación legal del OFERENTE y de sus integrantes. 1.13.4. Documentos que acrediten la información financiera y técnica descrita en esta SOLICITUD. 1.13.5. La información que EL OFERENTE desee incluir.



El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA ECONÓMICA” deberá contener debidamente foliados: 1.13.6. El original completo de LA OFERTA económica. 1.13.7. La garantía de seriedad de LA OFERTA y el recibo de pago de la prima respectiva.

1.14. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS

LOS OFERENTES entregarán LAS OFERTAS en la ventanilla de correspondencia de LA EMPRESA, localizada en la carrera 9 No. 73-44 piso 1 de la ciudad de Bogotá D.C., a más tardar el día 25 de septiembre de 2013 a las 10:00:00 horas, de lo cual se dejará constancia con el sello del reloj de recibo de correspondencia de LA EMPRESA.

Las OFERTAS presentadas fuera de la hora aquí establecida no serán evaluadas.

1.15. PRORROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Los plazos fijados en LA SOLICITUD podrán ser prorrogados por LA EMPRESA antes del vencimiento, lo cual deberá informarse por medio escrito.

1.16. DIRECCIÓN PARA LA CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia relativa al PROCESO deberá dirigirse de la siguiente manera:

EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP. VICEPRESIDENCIA DE TRANSMISIÓN SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS VT-SPUO-3000000973-2013 Dirección: carrera 9 No. 73-44 primer piso Ciudad: Bogotá Correo Electrónico: [email protected] Fax: (57 1) 3268010

1.17. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES

Si existen dudas sobre el contenido y alcance del DOCUMENTO o se encuentran incongruencias, errores u omisiones o si se requiere la modificación en el mismo, se deberá hacer la correspondiente petición de aclaración, por escrito a LA EMPRESA cinco (5) días hábiles en Colombia, antes del plazo previsto para presentar LAS OFERTAS.

LA EMPRESA contestará todas las solicitudes por medio escrito y remitirá copia de las preguntas y respuestas a todos los demás OFERENTES. LA EMPRESA no atenderá consultas personales ni telefónicas. No se responderán las consultas que sean formuladas fuera del plazo arriba mencionado, salvo que LA EMPRESA lo considere pertinentes. Durante el periodo de evaluación de LAS OFERTAS y por medio de comunicación escrita, LA EMPRESA podrá solicitar aclaraciones o precisiones a LAS OFERTAS presentadas o el envío de documentos complementarios. LA EMPRESA aceptará las respuestas siempre y cuando las mismas no impliquen modificaciones o adiciones a LA OFERTA inicial. Si por decisión de la Empresa o por resultado de la serie de preguntas o respuestas fuera necesario aclarar el presente documento de solicitud de ofertas, LA EMPRESA expedirá



mediante adenda escrita las modificaciones pertinentes y prorrogará los plazos de la solicitud, si es necesario.

1.18. DESVIACIONES Y EXCEPCIONES

LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar o rechazar, total o parcialmente, las desviaciones o excepciones de LAS OFERTAS que hayan sido o no declaradas por EL OFERENTE y solamente se consideraran las desviaciones y excepciones contenidas en el los formulario No. 4.7. Desviaciones, excepciones y/o aclaraciones y 4.9.6 Desviaciones y/o aclaraciones a la oferta económica, de LA OFERTA según la metodología prevista en el presente documento. Si LA EMPRESA guarda silencio, se entiende que las mismas se han rechazado.

1.19. OFERTAS ALTERNATIVAS

LOS OFERENTES podrán ofrecer adicionalmente bienes y/o servicios con especificaciones técnicas o calidades similares a las exigidas por LA EMPRESA y presentar alternativas a las condiciones contenidas en LA SOLICITUD, siempre que justifiquen su propuesta y la misma sea calificada como idónea por LA EMPRESA. LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar la(s) ofertas alternativas, siempre y cuando el oferente cumpla con los requisitos exigidos de la OFERTA básica, es decir la solicitada con el presente documento.

Las ofertas alternativas deberán estar debidamente sustentadas en cuanto a las ventajas que representan. Los aspectos económicos de la oferta alternativa se presentarán en sobre separado del de los aspectos económicos de la oferta básica.

1.20. MODALIDAD DE COTIZACIÓN

Los precios ofertados en esta Solicitud de Ofertas son precios unitarios ofertados en pesos (COP), los cuales deben ser fijos durante la validez de la Oferta y en firme para la ejecución del CONTRATO. El Oferente deberá formular su Oferta, teniendo en cuenta que los precios unitarios abarcan el pago de los servicios de conformidad con las especificaciones contratadas y la forma de pago establecida en el numeral 1.21.4.1 Forma de pago, que corresponderá a los servicios efectivamente ejecutados por el Contratista y autorizadas y recibidas a satisfacción por parte de la EMPRESA. Para tal efecto, en el Formulario No 6 - Precios cotizados y de acuerdo con cada uno de los ítems de este formulario deberán indicar los precios unitarios y totales de cada uno de los servicios solicitados. En cada uno de los ítems deberán incluir todos los costos directos e indirectos que deba asumir el Contratista para establecer y mantener la estructura administrativa requerida para la correcta prestación de los servicios, entre otros, los siguientes componentes: salarios, prestaciones sociales legales, alojamiento, viáticos, horas extras, costos de la oficina, documentación, administración y mantenimiento del portal de información, gestión de subcontratos directos que requieran, telecomunicaciones, adecuación de oficinas, mensajería y recolección local, consumos y varios, garantías y seguros, alquileres y depreciación de equipos y herramientas, presentación de informes, costos de soporte de la oficina, trazabilidad y seguimiento de las Órdenes de Compra según se establece en la Solicitud, utilidad esperada, etc.



Para las tarifas en de transporte nacional (Ítem 2 - Transporte local y entrega en sitio del Formulario No 6), una vez transcurrido un (1) año desde la última actualización de tarifas, se aplicará la siguiente formula de reajuste: T = To (ICTCn/ICTCn-12) Dónde: n = mes de actualización T = Tarifa reajustada de cada trayecto o servicio To = Tarifa del año anterior de cada trayecto o servicio a la fecha de solicitud de reajuste. ICTC= INDICE DE COSTOS DEL TRANSPORTE DE CARGA POR CARRETERA (ICTC) calculado por el DANE para los últimos doce (12) meses anteriores al de reajuste. Para las tarifas de otros conceptos logísticos (Ítem 3 – Servicios adicionales del Formulario No 6) una vez transcurrido un (1) año desde la última actualización de tarifas. Se aplicará la siguiente formula de reajuste: T = To (IPCn/IPCn-12) Dónde: n = mes de actualización T = Tarifa reajustada To = Tarifa del año anterior a la fecha de solicitud de reajuste. IPC= INDICE DE PRECIOS AL CONSUMIDOR (IPC) calculado por el DANE para los últimos doce (12) meses anteriores al de reajuste. El Oferente debe tener en cuenta que al suscribir el Contrato, la Empresa podrá aumentar o disminuir las actividades discriminadas en el Formulario No 6 Anexo No 1 toda vez que allí se describe en forma general el alcance del proyecto, las cantidades y fechas son referenciales y no comprometen a la Empresa a realizarlas. Para efectos de evaluación de las OFERTAS, si se omite el precio de un determinado ítem y el mismo no se puede calcular con los datos contenidos en la OFERTA, se tomará el precio más alto que hayan ofrecido los demás Oferentes. Lo anterior, no implicará en ningún caso que para la firma y ejecución del contrato se incrementen los precios totales fijados por el Oferente en su oferta. LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA el valor total del CONTRATO por la completa ejecución del mismo, en los términos en que se haya pactado. El valor señalado en la OFERTA será el único pago que haga LA EMPRESA al CONTRATISTA y por lo tanto, cubre todos los costos necesarios para cumplir con el objeto del contrato, incluyendo cualquier imprevisto que pudiera presentarse. En LA OFERTA, EL OFERENTE deberá discriminar el IVA. De no discriminarse se entenderá incluido.

1.21. CONDICIONES DEL CONTRATO 1.21.1. Plazo de ejecución del Contrato

El plazo para la ejecución del CONTRATO se estima en veinticuatro (24) meses, contados a partir de la fecha en que la EMPRESA imparta la orden de inicio. La vigencia del CONTRATO será igual al plazo señalado y tres (3) meses más.

1.21.2. Cumplimiento del Programa de Ejecución



El Contratista deberá dar estricto cumplimiento a la programación de las entregas a ser realizadas por los Proveedores, para lo cual realizará una planificación general que será revisada en conjunto con la EMPRESA, para lo cual el Contratista se compromete a tener la disponibilidad de los recursos requeridos.

1.21.3. Orden de inicio

La Orden de Inicio del CONTRATO se impartirá por escrito de conformidad con lo establecido en el manual de interventoría de la EMPRESA. La EMPRESA no será responsable por ninguna actividad efectuada por el Contratista con anterioridad a la fecha de inicio.

1.21.4. Condiciones de pago

La EMPRESA realizará el pago de los servicios prestados objeto de la presente Solicitud, de la siguiente forma:

1.21.4.1. Forma de pago

La EMPRESA realizará los pagos parciales por concepto de la ejecución del CONTRATO, de la siguiente forma:

1.21.4.1.1. Servicios prestados

Los pagos se realizarán mensualmente de acuerdo con constancia de cumplimiento y recibo a satisfacción de los servicios prestados, los cuales constarán en el informe mensual, que debe ser presentado por el contratista dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, incluyendo los siguientes requisitos para cada ítem. Este informe debe discriminar los costos de acuerdo con los ítems descritos en el Formulario No 6 y los soportes respectivos de cada uno de los cobros a realizar. • Ítem 1 - Intermediación aduanera: El CONTRATISTA deberá presentar como soportes de la facturación del periodo i) el informe de inspección de los contenedores y carga al arribo, ii) documento de liberación de mercadería en el sitio de importación emitido por la DIAN. • Ítem 2 - Transporte local y entrega en sitio: El CONTRATISTA deberá presentar como soportes de la facturación del periodo i) Acta de entrega en sitio indicando el origen, destino, tipo de equipo utilizado y relación de carga manejada, ii) las constancias de devolución de contenedores a las navieras (para el caso de transporte de contenedores) o de los furgones a la empresa de transporte (para el caso de mercancías con transporte terrestre, si es el caso) y iii) los registros de los GPS de los cabezales. • Ítem 3 - Servicios adicionales: El CONTRATISTA deberá presentar como soportes de la facturación del periodo i) las actas de prestación de los servicios autorizados previamente por la EMPRESA. • Ítem 4 – Equipos especializados: El CONTRATISTA deberá presentar como soportes de la facturación los comprobantes de pago correspondientes. Sobre el valor mensual de los gastos rembolsables se calculará el valor por concepto de administración aplicando el porcentaje incluido por el CONTRATISTA en el Formulario No 6 - Precios cotizados • Ítem 5 – Operación logística internacional (Fuera de Colombia): Constancia de entrega de los bienes en puerto colombiano, con toda la documentación necesaria para los trámites aduaneros.



El valor a cancelar será el porcentaje de comisión acordado con la EMPRESA sobre el costo de los servicios realmente prestados.

1.21.4.1.2. Gastos reembolsables

La EMPRESA reconocerá como gastos reembolsables, todos aquellos pagos que realice el CONTRATISTA a terceros por concepto de operaciones dentro las instalaciones portuarias, así como los liquidados por la DIAN por sus servicios, y los de los equipos especializados incluidos en el ítem 4 del Formulario No. 6 para lo cual se deberán presentar los comprobantes de pago correspondientes. Estos costos no deben ser incluidos en los valores cotizados en el Formulario No 6 - Precios cotizados. En los casos en los que es posible, el CONTRATISTA deberá presentar para aprobación de la EMPRESA tres (3) cotizaciones para el desarrollo de las actividades asociadas a los gastos reembolsables. Las facturas que presente el CONTRATISTA como gastos reembolsables deberán ser expedidas a nombre de EMPRESA DE ENERGIA DE BOGOTA S.A. ESP. NIT: 899.999.082-3

1.21.4.1.3. Pagos realizados directamente por la EMPRESA

La EMPRESA realizará directamente a las autoridades correspondientes:

• Tributos aduaneros (Arancel e Impuesto al valor agregado de importación – IVA) cuando aplique.

• Costos de transporte y seguros internacionales, en el caso en que aplique. El Contratista deberá informar a la Empresa el valor a cancelar y gestionar el pago correspondiente, si es el caso. Estos costos no deben ser incluidos en los valores cotizados en el Formulario No 6 - Precios cotizados.

1.21.4.2. Medios de pago

La Empresa realizará los pagos mediante giro directo, a la cuenta definida para este fin, previa autorización del CONTRATISTA para realizar la transferencia correspondiente. Los servicios prestados por el CONTRATISTA serán pagados por la EMPRESA, dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la presentación de la factura y el Informe mensual debidamente aprobadas. Los gastos reembolsables serán cancelados por la EMPRESA dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación del documento de cobro, acompañada de sus respectivos soportes. Los gastos reembolsables serán reembolsados por la EMPRESA previa radicación en las oficinas de la EMPRESA de la cuenta de cobro respectiva. La Empresa efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención y los demás que procedan contractual y legalmente.

1.21.5. Garantías del Contrato 1.21.5.1. Garantías requeridas



Las garantías podrán consistir en: 1. Póliza de seguros; 2. Fiducia Mercantil en Garantía; o, 3. Garantía Bancaria. Todas ellas expedidas por una entidad o compañía que este legalmente autorizadas para funcionar en Colombia y que sea ampliamente reconocida a nivel nacional o internacional. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de LA EMPRESA y entregar a ésta para su aprobación, las siguientes garantías para responder por el cumplimiento de las obligaciones surgidas de dicho CONTRATO: a) Cumplimiento: para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones que surjan del CONTRATO, por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del CONTRATO. Este amparo se otorgará inicialmente por un término igual al plazo del CONTRATO y tres (3) meses más y en todo caso deberá mantener su vigencia hasta la liquidación del mismo. b) Calidad del servicio: El valor asegurado del veinte por ciento (20%) del valor del contrato y con una vigencia de tres (3) años a partir de la terminación del contrato.

Las garantías a que se refiere el literal a), debe haberse constituido por el Contratista y aprobado por la Empresa para que aquel pueda comenzar la ejecución del contrato. En el caso en que modificaciones del CONTRATO generen la necesidad de ampliar la vigencia o el valor asegurado de las garantías solicitadas, el Contratista deberá presentar como requisito para la ejecución de los mismos, las modificaciones de las garantías y los recibos de pago de las primas correspondientes. Serán de cargo del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para efectos de la expedición de las garantías. En las garantías deberá aparecer textualmente como beneficiaria: “Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP”. Se debe expedir en formato “A favor de Empresas de Servicios públicos ESP”. Todas las garantías deberán llevar anexo el recibo de pago de la prima, y las condiciones, límites, excepciones y deducibles de las mismas.

1.21.5.2. Pólizas de seguros requeridas

Las pólizas deben ser expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia y ampliamente reconocidas nacional o internacionalmente. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa, a favor de sí mismo y entregar a LA EMPRESA para su aprobación a las siguientes pólizas:

a) Responsabilidad civil extracontractual: por el veinte por ciento (20%) del valor del

CONTRATO, para responder por los daños o perjuicios que se le puedan causar a LA EMPRESA o a terceros, incluyendo el daño moral y lucro cesante, por causa o con ocasión de la ejecución del CONTRATO, con vigencias anuales durante la vigencia del contrato y tres (3) años más. Para los efectos de esta póliza, LA EMPRESA se considerará como un tercero. EL CONTRATISTA deberá anexar copia de la renovación de la póliza y el recibo de pago correspondiente, cinco días hábiles antes del vencimiento de cada vigencia. No obstante la cobertura del Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, queda claro y convenido que EL CONTRATISTA será responsable por la totalidad de los perjuicios que ocasione a terceros en el desarrollo de las actividades objeto del CONTRATO.



b) Seguro de Transporte de Bienes: Con el fin de cubrir las pérdidas o daños de los bienes objeto del CONTRATO durante su cargue, transporte y descargue desde cualquier lugar de origen hasta el destino final. Este seguro debe incluir expresamente el Amparo Básico y los amparos de avería particular, falta de entrega, saqueo, AMIT (Actos Mal Intencionados de Terceros) y huelga, y su vigencia será abierta durante el tiempo que dure el transporte. Este Seguro deberá constituirse antes de iniciar el trasporte de los bienes, para lo cual el CONTRATISTA informara a la EMPRESA la fecha estimada del transporte y acreditará la póliza respectiva para verificación de la EMPRESA, con anterioridad al despacho de los bienes. El valor asegurado será el equivalente al valor de reposición a nuevo de los bienes a trasportar incluyendo los fletes y los impuestos. Si el CONTRATISTA posee una póliza de transporte global para todas sus operaciones podrá acreditarla ante la EMPRESA.

La anterior póliza deberá ser constituidas por EL CONTRATISTA y aprobada por LA EMPRESA y entregada a ésta a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a su suscripción como requisito para la ejecución del CONTRATO. EL CONTRATISTA se obliga a reponer el monto amparado de la póliza siempre que el mismo se disminuya o se agote por cualquier siniestro, por mora o por incumplimiento parcial. Serán de cargo del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para efectos de la expedición de las garantías. Todas las pólizas deberán llevar anexo la respectiva constancia de pago de la prima, y las condiciones, límites, excepciones y deducibles de las mismas.

1.22. CAUSALES DE RECHAZO Son causales para que una OFERTA no sea considerada por LA EMPRESA:

1.22.1. Que EL OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad,

incompatibilidad o impedimento previstas por la Ley o el Estatuto de Contratación de LA EMPRESA, así mismo que EL OFERENTE, los miembros de Junta Directiva o Junta de Socios, los representantes legales o el Revisor Fiscal se encuentren incluidos en las listas OFAC (CLINTON) o ONU.

1.22.2. Que se haya comprobado que el OFERENTE usó información privilegiada, o que incurrió en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA.

1.22.3. Que la carta de presentación de la OFERTA no se presente o no se encuentre suscrita por el representante legal o apoderado, facultados previamente para comprometer al OFERENTE.

1.22.4. Que no se anexe la garantía de seriedad de LA OFERTA o que la misma presente defectos que EL OFERENTE no corrija dentro del plazo previsto para ello por LA EMPRESA.

1.22.5. Que LA OFERTA se presente en un lugar diferente al determinado por la solicitud de OFERTAS o extemporáneamente.

1.22.6. Que LA OFERTA presente deficiencias que no puedan ser aclaradas y que impidan su comparación.

1.22.7. Que EL OFERENTE no subsane las observaciones realizadas por LA EMPRESA dentro del plazo que ésta determine.

1.22.8. Que la OFERTA sea presentada por Uniones Temporales

1.23. VALIDEZ DE LA OFERTA Las ofertas deberán tener una validez mínima de sesenta (60) días calendario, contados desde la fecha de su presentación.

1.24. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO



El OFERENTE seleccionado deberá firmar EL CONTRATO a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicada la aceptación de su OFERTA.

Durante este tiempo el CONTRATISTA deberá inscribirse en el registro de proveedores de LA EMPRESA, para lo cual deberá comunicarse con la Señorita Valentina Lopez de LA EMPRESA al teléfono 3268000 extensión 1581. Si el OFERENTE seleccionado, sin justa causa, no suscribe EL CONTRATO dentro del término aquí señalado, quedará a favor de LA EMPRESA, en calidad de pena, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de LA OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía.

Lo anterior, sin perjuicio de que LA EMPRESA pueda firmar EL CONTRATO con el segundo OFERENTE mejor calificado según las condiciones del DOCUMENTO y en su defecto, con el que lo suceda en el orden de calificación correspondiente. El CONTRATISTA deberá cumplir con los requisitos necesarios para comenzar a ejecutar EL CONTRATO dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su firma.

1.25. RESERVAS ESPECIALES En la etapa de análisis de LAS OFERTAS y de selección del CONTRATISTA, LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar, total o parcialmente LAS OFERTAS o de no aceptar ninguna OFERTA.

1.26. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Para efectos de presentación de la Oferta, el OFERENTE o en caso de CONSORCIOS, cada uno de sus integrantes, deberá adjuntar la copia de la certificación del Sistema de Gestión Calidad ISO 9001-2008, expedida por un organismo de certificación o de normalización reconocido como idóneo para el efecto, y deberá estar vigente durante la ejecución del contrato. La dependencia encargada del proceso contractual determinará la certificación de calidad que se exigirá dependiendo el objeto del contrato.

1.27. PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA

Se realizará siguiendo la metodología establecida en la Sección III - Criterios y metodología de evaluación de las ofertas, de esta Solicitud de Ofertas.



SECCION II

2. CONDICIONES PARTICULARES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

2.1. INFORMACIÓN GENERAL 2.1.1 INTRODUCCIÓN Dentro del proceso constructivo actualmente la EMPRESA adelanta los procesos de abastecimiento de los materiales y equipos relacionados en el Anexo No 1 - Cantidades referenciales. Para lo cual, se requieren los Servicios destinados al manejo de logístico de la carga de importación para los materiales y equipos del PROYECTO. La presente Sección contiene las condiciones particulares y las especificaciones técnicas de la Solicitud Pública de Ofertas. 2.1.2 ALCANCE Corresponde al manejo de carga de importación incluyendo el transporte internacional, intermediación aduanera, transporte local, entrega en los sitios a definir y demás servicios conexos para los materiales y equipos de importación del PROYECTO, incluye la planificación integral del proceso de seguimiento, trazabilidad, control en tiempo real de las actividades inherentes del proceso logístico, administración, mantenimiento y documentación de un portal de información. 2.1.3 ALCANCE ESPECÍFICO A continuación y de acuerdo con los ítems solicitados, se describe el alcance de los servicios para las etapas del proceso: 2.1.3.1 Planeación general del proceso El CONTRATISTA deberá desarrollar las siguientes actividades durante esta etapa del proceso: a) Establecer y coordinar el plan general de operación logística con las ÓRDENES DE COMPRA. b) Implementar la operación logística del PROYECTO. c) Coordinar y asesorar a la EMPRESA en lo referente a comercio internacional, transporte,

seguros, aduana, transporte local y todos los servicios conexos. d) Valorar y presentar propuesta de transporte internacional con las diferentes alternativas de

entregas de proveedores de la EMPRESA (EXW, FCA y FOB), con sus respectivos seguros. e) Verificar condiciones contractuales pactadas en las ÓRDENES DE COMPRA, cumplimiento de

los términos Incoterms® 2010, entregas pactadas, condiciones de entrega. f) Revisar que las condiciones del contrato de transporte internacional cumplan con los

requerimientos de las ORDENES DE COMPRA y con las mejores prácticas con el fin de optimizar los tiempos de tránsito y facilitar el proceso de nacionalización.

g) Consolidar la documentación de actas e informes, administración y gestión de la información. h) Gestionar el portal de información de operación logística. i) Hacer el seguimiento de la carga en transporte internacional cuando este servicio sea o no

realizado por el PROVEEDOR al sitio acordado por la EMPRESA, incluyendo esta información en el portal.

j) Realizar análisis de riesgos en las operaciones logísticas con el fin de generar mecanismos que mitiguen los mismos.

k) Reportar a la aseguradora de la EMPRESA, los embarques realizados especificando los valores correspondientes a los cargamentos, en los plazos definidos por la EMPRESA.



2.1.3.2 Intermediación aduanera El Contratista deberá desarrollar las siguientes actividades durante esta etapa del proceso: a) Planificar el proceso de importación. b) Obtener, verificar y consolidar la documentación de la EMPRESA, PROVEEDOR e Inspector,

necesaria para el proceso de importación. c) Revisar la documentación para el trámite de importación. d) Coordinar el recibo y embarque de la carga en el destino acordado con el PROVEEDOR. e) Asegurar el cumplimiento de las condiciones contractuales pactadas y necesarias en el país de

origen. f) Notificar la fecha estimada de arribo a Colombia de las mercancías. g) Tramitar los permisos y autorizaciones ante las autoridades aduaneras y demás autoridades

públicas y privadas para la importación en las modalidades aduaneramente vigentes y el manejo documental de origen y destino inherentes a cada proceso (Licencias, Vistos Buenos, registro de importación, beneficios tributarios, etc.).

h) Clasificar arancelariamente las mercancías. i) Notificar el arribo al puerto de las mercancías, en caso de que el operador logístico realice el

transporte internacional. j) Supervisar el descargue en puerto para carga especial o extra dimensionada de acuerdo con

los procedimientos establecidos por el fabricante. k) Verificar la integridad del contenedor dentro del puerto (fotografías, acta de inspección,

verificación de cintas y/o precintos), mediante personal certificado para esta operación. Los costos asociados a surveyor correspondiente, serán pagados por la EMPRESA como un gasto reembolsable de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.21.4.1.2 - Gastos reembolsables.

l) Administrar y liberar de documentos de importación, según modalidad contratada. m) Preparar el borrador de declaración de importación. n) Tramitar la presentación de la declaración de importación ante la DIAN. o) Informar a la Empresa sobre los valores a pagar por concepto de tributos aduaneros (Arancel e

Impuesto al valor agregado – IVA de importación) cuando aplique. p) Confirmar la recepción por parte de la DIAN de los pagos realizados por la Empresa mediante

la presentación de las declaraciones pagadas en bancos. q) Planear la operación portuaria que implica: consecución de equipos para descargue,

desconsolidación, reempaque, preinspecciones, movimiento de contenedores, apertura y cierre de los mismos, coordinación almacenamiento, reembarques si aplica, coordinar seguridad física si es requerida.

r) Hacer los respectivos pagos al puerto generados durante la operación portuaria. s) Supervisión de los procesos de inspección de la mercancía por parte de la DIAN y otras

entidades en puerto, con ocasión de la inspección física o cualquier otro control si es necesario.

t) Hacer entrega de la declaración de importación con levante para los trámites de retiro ante los puertos, aeropuertos o depósitos autorizados donde llegue la mercancía.

u) Administrar física y documentalmente los contenedores, autorizaciones. v) Informar la fecha salida, tiempo libre, retorno y estado de los contenedores. w) Optimizar la operación logística del tiempo libre de contenedores para evitar incurrir en tiempos

de mora por retrasos en la entrega de los mismos. x) Realizar pago de servicios a terceros por la operación logística.

Los trámites de intermediación aduanera deberán realizarse dentro de los cuatro (4) días siguientes al recibo de la carga en puerto de destino. 2.1.3.3 Transporte local El Contratista deberá desarrollar las siguientes actividades durante esta etapa del proceso:



a) Planear toda la operación de transporte local de materiales y equipos. b) Planificar rutas y los equipos necesarios para transportar la carga de acuerdo con el tipo y

especificaciones de la misma. c) Optimizar el transporte de la carga (consolidar, optimizar rutas, minimizar número de viajes,

etc.). d) Diligenciar y tramitar permisos, autorizaciones, formularios, planillas y demás documentación,

antes autoridades y entidades oficiales del orden nacional, regional, autoridades civiles ó militares y empresas y organizaciones privadas, requeridos para el transporte de la carga en territorio aduanero nacional de acuerdo con la legislación vigente sobre la materia.

e) Diligenciar y tramitar permisos autorizaciones especiales y planillas requeridos para el transporte de cargas especiales (sobredimensionadas, extra pesadas), peligrosas, controladas en territorio aduanero nacional.

f) Asegurar la disponibilidad de los equipos y herramientas necesarias para realizar el cargue en los puertos, muelles marítimos, zonas francas, sociedades portuarias, depósitos, bodegas, etc., y descargue en los destinos finales que determinen la Empresa (cuando sea solicitado por la Empresa).

g) Realizar el seguimiento de los cabezales (tracto camión) con GPS, informar a la Empresa sobre cualquier situación que puedan representar algún riesgo para las mercancías.

h) Entregar en los destinos indicados por la Empresa. i) Realizar el levantamiento de las actas de entrega correspondientes, incluyendo la verificación

de los registradores de impacto en el caso de los transformadores o reactores de potencia. j) Asegurar para el caso de los reactores y transformadores de potencia, que se cumpla la

totalidad de las recomendaciones del fabricante para las operaciones de cargue y transporte de los mismos. En el caso en que el descargue de estos equipos sea realizado por un tercero, debe velar igualmente por el cumplimiento de las recomendaciones del fabricante para esta operación.

k) Proveer a la Empresa de la información requerida para adelantar reclamaciones ante terceros por daños o faltantes.

El descargue no hace parte del alcance del servicio para el transporte local y entrega en sitio. Sin embargo la Empresa podrá solicitar al Contratista dichos servicios y los mismos serán pagados de acuerdo con las tarifas definidas en el ítem 3 – Servicios adicionales. 2.1.3.4 Transporte internacional y seguros El CONTRATISTA deberá desarrollar las siguientes actividades durante esta etapa del proceso: a) De acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1.2.- Alcance, la EMPRESA a través de las

ÓRDENES DE COMPRA de equipos y materiales, se establece la posibilidad por parte de los fabricantes de entregar los materiales y equipos en las siguientes modalidades de entrega EXW, FCA, FOB o DAT. El CONTRATISTA deberá presentar a la EMPRESA para su análisis la evaluación de cada caso en particular, de los beneficios obtenidos en relación con la operación logística ofrecida por los fabricantes, incluyendo los análisis de riesgos, tiempos de entrega, costos.

b) En caso que la EMPRESA acepte realizar el transporte internacional desde EXW, FCA o FOB, a través del Operador Logístico, este deberá realizar toda la gestión de contratación de estos transportes, seguros y documentación requerida.

Para este ítem se establece el porcentaje de comisión sobre los valores realmente pagados por el Contratista para el cargue, transporte y seguros internacionales, desde el sitio designado por la Empresa (EXW, FCA o FOB), hasta el sitio de entrega DAT.

2.2. METODOLOGIA GENERAL



Los servicios solicitados incluyen el manejo integral (físico, documental e informático) de la logística de importación, con un cubrimiento que va desde el seguimiento de la Orden de Compra de suministro, consolidación y manejo de la carga en el exterior (si es requerido), recibo de la carga en país de origen (si es requerido), hasta la entrega física de la carga en el sitio de destino final, y la documentación de todas las actividades del servicio en el portal de información. La EMPRESA se encuentra actualmente realizando los procesos de contratación de los equipos y materiales a ser importados para el PROYECTO y dentro de las estipulaciones de las ÓRDENES DE COMPRA respectivas, se establece la posibilidad de entrega en FCA en bodegas del fabricante, FOB o DAT. De esta forma los bienes objeto de los servicios de esta Solicitud pueden ser entregados igualmente desde FCA, o FOB, definición que se realizará de acuerdo con la evaluación que se realice para cada despacho en particular, en lo referente a los transportes y seguros internacionales que se coticen y el análisis del valor agregado que proporcione en su momento el CONTRATISTA. En el caso en que la EMPRESA decida que el transporte y seguros internacionales los realice el PROVEEDOR de los suministros, los servicios logísticos se prestarán bajo la condición DAT. En todo caso la coordinación, información, análisis y documentación necesaria para la importación respectiva estará a cargo del CONTRATISTA. Para todos los equipos y materiales se tiene prevista la contratación de los Servicios de INSPECCIÓN destinados a establecer la conformidad de los bienes en relación con los programas de entrega, cumplimiento de requerimientos técnicos, verificación del empaque en el país de origen de los bienes y en algunos casos el del cargue de la mercancía en la fábrica, mediante la liberación en fábrica de los materiales y equipos de acuerdo con los requerimientos establecidos en las ÓRDENES DE COMPRA correspondientes. El CONTRATISTA deberá tener en cuenta para realizar los trámites y obtener los permisos que se requieran para ejecutar las actividades objeto del CONTRATO que la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP es una sociedad por acciones, constituida como una empresa de servicios pública mixta, bajo el régimen de los servicios públicos domiciliarios, las reglas de Código de Comercio y, en general, por reglas del Derecho Privado sobre sociedades anónimas, conforme a la Ley 142 de 1994, siendo el Distrito Capital de Bogotá el accionista mayoritario. 2.2.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Con el propósito de garantizar la prestación del servicio se requiere la siguiente estructura mínima: 2.2.1.1. ESTRUCTURA DE PERSONAL BASICA La estructura mínima solicitada por la EMPRESA para el desarrollo del PROYECTO por parte del CONTRATISTA deberá estar compuesta por los siguientes perfiles de cargos y responsabilidades:

Gerente del Proyecto: Responsable general ante la EMPRESA de la planeación, implementación la operación logística a través de los coordinadores. Coordina y asesora a la EMPRESA en lo referente a comercio internacional, transporte, seguros, aduana, transporte local y todos los servicios conexos. Es el interlocutor principal con la EMPRESA para el desarrollo del CONTRATO.

Coordinador Operativo: Responsable de la coordinación y desarrollo de los procesos de la operación logística desde el punto de vista operativo, durante todas la etapas del mismo.

El OFERENTE deberá prever los recursos de apoyo administrativos y operativos adicionales, de acuerdo con las necesidades del PROYECTO, incluyendo la información correspondiente en el Formulario 3 – Metodología.



El nivel académico mínimo para estas personas debe ser profesional, en áreas acordes al objeto de esta Solicitud y con una experiencia mínima de 3 años en actividades acordes a las responsabilidades antes descritas. Estructuras organizacionales inferiores a esta, se considerarán inadecuadas para la prestación del servicio y darán lugar a descartar la oferta presentada bajo esas condiciones. 2.2.1.2. PLATAFORMA INFORMATICA El CONTRATISTA debe garantizar que toda la información sea integrada en una base de datos, de forma tal que toda la información y eventos sea registrada en este portal, integrando toda la cadena logística en su totalidad (consolidación de carga internacional, intermediación aduanera, transporte nacional). La base de datos de información deberá cumplir con las siguientes condiciones, para lo cual se establece un plazo máximo de tres meses a partir de la Orden de Inicio para su implementación total: a) Visualizar y/o documentar las planeación de las actividades para cada Orden de Compra, los

datos de la operación logística, tales como:

Fecha de la Orden de Compra;

Fecha de recepción de la Orden de Compra por el Operador Logístico;

Nombre del proveedor y nombre del contacto;

Ítems (cada uno independientemente);

Cantidad pedida por ítem;

Valores por ítem (unitarios y totales);

Moneda de negociación;

Partida arancelaria y tarifa del gravamen arancelario aplicable (general y de acuerdo con el país de origen);

INCOTERMS ® 2010 utilizado;

Condiciones de entrega y fechas de entrega pactadas (Por ítem);

Condiciones de pago (Forma de pago);

Empaque y marcación de empaque;

Observaciones especiales de manejo de carga;

Fecha de entrega real;

Medios de transporte;

Nombre Naviera a utilizar, fecha estimadas de salida y llegada (ETD y ETA);

Información sobre contenedores utilizados (tamaño de contenedor, tipo, número de contenedor, días libres en destino de acuerdo con el contrato de transporte, costo diario por demora en la entrega)

Inspección visual y registro fotográfico de la carga (como documento anexo al portal de información), entregada por el Inspector;

Puerto de origen y Puerto de destino;

Referencias a Documentos tales como: Factura, Guía, BL o AWB, certificación Fletes, etc. (como documentos anexos al portal);

Valor de la carga transportada, dimensiones de la carga y pesos;

Documentos de constancia de recibo de la carga, que evidencien la entrega de la carga por parte del fabricante (FCR - Forwarder Cargo Receipt, GNR o WHR);

Número de la orden de entrega;

Fecha de nacionalización estimada;

Valor declarado, peso y volumen declarado;

Fecha levante;

Valor de ARANCEL pagado;



Valor de IVA de importación;

Fecha presentación declaración en bancos;

Póliza aduana de nacionalización;

Planilla o remesa de carga (como documento anexo al portal de información);

Costos de operación portuaria;

Fecha de cargue;

Destino y fecha estimada de llegada a destino;

Volumen y peso cargado;

Estado de la carga (información sobre la inspección visual o fotográfica al momento de cargar para transporte nacional por una empresa debidamente certificada para esta labor en puerto);

Tipo de vehículo a utilizar;

Placa del vehículo;

Nombre del conductor del vehículo; número de identificación del conductor del vehículo;

Número telefónico celular del conductor;

Número de licencia de conducción del conductor;

Número de la tarjeta de operación del vehículo;

Persona de contacto en destino final y teléfono. b) Visualizar y/o documentar las actividades de seguimiento tales como:

Confirmación de fecha de entrega real, cantidades entregadas y parciales pendientes si aplica,

Cumplimiento de los Incoterms ® 2010 y observaciones sobre el recibo del material acordes con las condiciones pactadas en la Orden de Compra;

Cumplimiento de las actividades referentes a la planeación integral y ejecución del transporte internacional, intermediación aduanera y transporte nacional.

Entrega de los expedientes de las operaciones realizadas, tanto en medios físicos como en medios magnéticos.

El portal de información debe ser integral, es decir, debe reunir toda la información de las actividades logísticas que se requieran para la prestación del servicio objeto de este proceso de selección. La información se deberá poder consultar a través de una página WEB, para consultas en línea por parte de los funcionarios de la EMPRESA. El portal debe permitir consultas y/o generación de reportes de los datos documentados para la operación logística, y permitir visibilidad del estado y lugar donde se encuentra la carga en cualquier momento de la operación, para cada ítem de cada Orden de Compra. El portal debe llevar control de despachos totales y/o parciales por ítem de cada Orden de Compra, al igual que debe controlar los saldos de los despachos parciales como ítems adicionales de la Orden de Compra. La información debe ser registrada en línea y en tiempo real para los diferentes eventos de la operación logística y de los servicios prestados. Deberá tener la facilidad de exportar a hojas de cálculo la información de las Órdenes de Compra y los reportes de gestión requeridos. El portal de información debe permitir la consulta en línea de todos los documentos generados (imágenes digitales) en la operación logística (factura, B/L o AWG, lista de empaque, forwarder cargo receipt - FCR., etc.).



2.2.2. TRANSPORTE DE MATERIALES Y EQUIPOS Para los reactores de potencia, debe darse el tratamiento de carga especializada en carga suelta a ser transportada con los equipos adecuados de acuerdo con sus dimensiones y pesos, dando estricto cumplimiento a las recomendaciones del fabricante. El CONTRATISTA debe realizar la supervisión de cargue en los camiones de la carga correspondiente, verificando la integridad y seguridad de la carga correspondiente la cual dejará constancia tanto al cargue y descargue de la misma, evidencias que serán colocadas en el portal de información. Se parte del principio que el puerto realizará la labor de cargue a camión de la carga correspondiente. Dentro del valor cotizado se debe incluir los equipos, personal y herramientas apropiados para las actividades de descargue en los sitios designados por la EMPRESA, así como la supervisión del mismo. El CONTRATISTA debe cumplir con las normas y procedimientos aplicables para esta labor, teniendo en cuenta los requerimientos que en estos aspectos determine los fabricantes de los materiales y equipos. El personal debe cumplir con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional y dotación necesarias para esta labor. El Contratista debe contar con la licencia de Habilitación de Transporte Público Terrestre en Territorio Nacional en la Modalidad Carga, expedida por el Ministerio de Transporte vigente durante el plazo de ejecución del contrato y Certificación de ingreso a los puertos de Cartagena y Buenaventura. En todos los casos debe levantarse un acta de entrega la cual debe ser suscrita por el CONTRATISTA y la persona designada por la EMPRESA en el sitio de entrega, en la cual constará la carga transportada de acuerdo con la remisión de la misma, fecha de cargue, puerto de origen, fecha de descargue y lugar de destino, kilómetros recorridos, evidencia fotográfica, tipo de contenedor, peso, estado general de entrega de los equipos y materiales, así como las correspondientes observaciones de cada una de las partes. 2.2.3. SERVICIOS MAL EJECUTADOS El CONTRATISTA deberá rehacer a su costa, sin que implique costos adicionales y retrasos en los programas acordados, los servicios mal ejecutados. Se entiende por servicios mal ejecutados aquellos que, a juicio de la EMPRESA, hayan sido realizados con especificaciones inferiores o diferentes a las señaladas en esta Solicitud o cuyo resultado de una determinada gestión o trámite no se encuentre acorde a la legislación o implique sobrecostos de la misma. El CONTRATISTA deberá realizar nuevamente el servicio mal ejecutado, o no aceptados, dentro de los términos que la EMPRESA determine. Si el CONTRATISTA no rehiciere los servicios mal ejecutados dentro del término señalado, la EMPRESA podrá proceder a imponer las multas en la cuantía que se indique en el respectivo CONTRATO, las cuales se causarán por cada día en que el CONTRATISTA esté en mora de repararlos. Igualmente los servicios mal ejecutados causaran una mala evaluación del CONTRATISTA en la prestación de los servicios, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar.



Se considerará una mala ejecución del servicio cuando una solicitud de información, o una queja o reclamo no sea atendido dentro de los términos establecidos procedimentalmente entre las partes, lo cual dará lugar a la aplicación de las sanciones y/o multas establecidas en el CONTRATO. Cuando definitivamente el CONTRATISTA se negare a rehacer los servicios mal ejecutados, la EMPRESA los podrá realizar y cobrar el costo de los mismos, más un 20% sobre su total valor, por concepto de administración. El CONTRATISTA será responsable y asumirá las sanciones aduaneras o cambiarias, establecidas en la legislación, sobrecostos por demoras en la gestión logística y aduanera, en que pueda incurrir la EMPRESA, por errores u omisiones causados durante la prestación de los servicios, que sean imputables al CONTRATISTA. Lo anterior no implica que la EMPRESA releve al CONTRATISTA de su obligación y responsabilidad por la correcta ejecución de los servicios contratados. 2.3. PRESENTACION METODOLOGIA Con base en los requerimientos de la presente solicitud, el OFERENTE debe presentar una metodología detallada a desarrollar durante la ejecución del CONTRATO. Los aspectos relevantes a ser tenidos en cuenta durante la evaluación son los siguientes:

Descripción de la infraestructura actual del OFERENTE, en términos de organización, equipos y maquinaria, y sistemas de información.

Estructura organizacional a ser implementada para el PROYECTO, en la cual se establezca, su interrelación, cargos, funciones y responsabilidades.

Metodología general y diagrama de flujo de cada proceso para el PROYECTO, de acuerdo con las etapas definidas en el numeral 2.1.3 - Alcance específico.

Plan de materialización de la OFERTA al inicio de la ejecución del CONTRATO, el cual no debe ser superior a un mes. El OFERENTE debe presentar un cronograma en Microsoft Project o Primavera P6 indicando las actividades a realizar para la conformación de la estructura y portal de información requerido, desde la suscripción del CONTRATO hasta la Orden de Inicio, fecha en la cual deben estar completamente funcionales los anteriores recursos.

Flujo grama del proceso en donde describa las actividades a realizar para las tareas necesarias en la importación de un equipo, denotando todas las interrelaciones con los fabricantes, la Empresa, Puertos, DIAN, transporte local y entrega del bien en el destino final. Debe indicarse los requisitos, trámites, documentación que deben generar todas las partes para la gestión logística integral. Este flujo grama debe estar de acuerdo con el alcance descrito en la Solicitud, teniendo en cuenta las gestiones y legislación en Colombia y permitirá a la EMPRESA establecer el grado de conocimiento del OFERENTE en estos aspectos.

Recursos e infraestructura propuesta para las operaciones.

Plataforma Informática, descripción general de las funcionalidades que serán soportadas por la plataforma ofrecida para el PROYECTO.

Metodología para transporte local, presentación de los procesos que se desarrollarán para dar cumplimiento el alcance definido en el numeral 2.1.3.3 - Transporte local.

Los demás aspectos mencionados en el Formulario 3 – Metodología. El Oferente puede incluir los aspectos adicionales que considere convenientes para la evaluación de la Oferta, incluyendo valores agregados ofrecidos que permitan un mejor desempeño en los servicios solicitados. 2.4. INFORMES



En desarrollo del CONTRATO el CONTRATISTA deberá presentar mensualmente un informe donde se incluya la siguiente información:

Operaciones realizadas durante el mes: Costos, incidentes (descripción, solución, medida para evitarlos en el futuro), indicadores de gestión acordados

Operaciones previstas para el siguiente mes: estado de documentación requerida, pendientes.

Valor acumulado del contrato. Este informe se hará con corte al día 25 de cada mes durante el plazo de ejecución del CONTRATO. En el caso de que la EMPRESA lo considere necesario, el CONTRATISTA deberá presentar informes sobre el avance de actividades específicas. No obstante el anterior requerimiento, la plataforma informática debe estar en capacidad de entregar los informes acordados con la EMPRESA a los usuarios de la misma en tiempo real. Con el propósito de establecer un seguimiento al desempeño de las operaciones a cargo del CONTRATISTA, se establecerán indicadores para tal fin dentro de los primeros dos (2) meses de ejecución del CONTRATO, los cuales deberán ser incluidos como parte de los informes que deberá presentar el CONTRATISTA. 2.5. EMPAQUE, EMBALAJE Y MANIPULACIÓN DE CARGA En general para los equipos y materiales objeto del servicio, se han solicitado empaques del tipo exportación para transporte marítimo o terrestre, con el fin de proteger los mismos durante las manipulaciones requeridas desde el sitio de fabricación hasta los sitios de instalación, ante cualquier daño por golpes, deterioro por corrosión o envejecimiento prematuro; en este mismo sentido los materiales están siendo entregados por los fabricantes debidamente embalados y/o zunchados, según sea el caso, de acuerdo con las especificaciones que en este sentido ha establecido la EMPRESA. Durante la ejecución de las ÓRDENES DE COMPRA, los FABRICANTES deben presentar para aprobación los diseños definitivos de los embalajes a utilizar e incluir un documento donde se especifiquen las condiciones que deben ser tenidas en cuenta para todo el proceso de transporte de los suministros desde la fábrica hasta el sitio de puesta en operación. Dichos procedimiento de manipulación deberán ser estudiados e incorporados por el CONTRATISTA, para la aplicación en la operación logística a su cargo. 2.6. ANEXOS Anexo No 1: Cantidades referenciales



SECCION III 3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

3.1. GENERALIDADES LA EMPRESA efectuará los estudios y análisis comparativos del caso, para asegurar la selección con criterios objetivos de LA OFERTA más favorable para ella. Se analizarán LAS OFERTAS alternativas de los OFERENTES cuyas OFERTAS principales cumplan con los requisitos del DOCUMENTO. La evaluación se hará en dos (2) etapas de análisis: 1. Análisis jurídico, financiero y técnico 2. Análisis económico de LAS OFERTAS recibidas, para verificar el cumplimiento de los requisitos indicados en EL DOCUMENTO LA EMPRESA no responderá frente a los OFERENTES cuyas OFERTAS no sean aceptadas. El OFERENTE debe detallar todos los aspectos que a su juicio clarifiquen las condiciones económicas de su OFERTA. La elaboración y presentación de LA OFERTA deberá hacerse de acuerdo con las instrucciones y formularios que se detallan en este capítulo y LA OFERTA deberá acompañarse de los DOCUMENTOS que se exigen. Los costos, directos e indirectos, que se causen por la integración, elaboración, preparación y presentación de LA OFERTA serán de cargo exclusivo del OFERENTE y LA EMPRESA en ningún caso reconocerá costos por este concepto. Después del plazo de entrega de LAS OFERTAS, no se aceptarán modificaciones o aclaraciones motivadas por los OFERENTES. Sin embargo, LA EMPRESA podrá, si lo considera necesario, solicitar por escrito las aclaraciones que estime pertinentes con relación a LAS OFERTAS recibidas.

3.2. METODOLOGÍA PARA EVALUACION Y CALIFICACION Se realizará teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros establecidos en EL DOCUMENTO y la evaluación y calificación económica de las respectivas OFERTAS.

3.3. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

3.3.1. Análisis jurídico

Consiste en efectuar el análisis jurídico de LAS OFERTAS recibidas para verificar que cumplan los requisitos exigidos en EL DOCUMENTO. En esta etapa se analizan los DOCUMENTOS de carácter legal que deben adjuntar los OFERENTES en su OFERTA: a) Certificado de existencia y representación legal vigente o el documento que acredite la existencia y la personería de sus representantes, de acuerdo con las leyes de su país de origen. b) Autorización al representante legal para comprometerse en la cuantía ofrecida, si excede sus facultades estatutarias.



c) El estudio jurídico de las desviaciones y aclaraciones a las condiciones establecidas en EL DOCUMENTO. d) Carta de presentación debidamente suscrita por el representante legal o apoderado. e) Garantía de Seriedad de la Oferta con el correspondiente recibo de pago, la cual podrá ser verificada en el momento en que sea abierta la oferta económica. f) En el evento en que se presenten consorcios, los documentos exigidos en la sección primera, de requisitos. g) Documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones parafiscales. h) Compromiso de confidencialidad debidamente suscrito por el representanta legal o su apoderado debidamente facultados para el efecto. De igual forma se analizan en esta etapa los requerimientos mínimos para poder contratar, en lo que respecta a las inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos, lo cual debe manifestarlo expresamente en la carta de presentación. Así mismo, se analizarán las manifestaciones que haga el oferente respecto a las demandas, multas y/o sanciones. En caso de no cumplir con los anteriores requisitos mínimos, LA OFERTA no podrá continuar en EL PROCESO, hasta que las observaciones realizadas sean ajustadas, salvo que alguna de ellas se encuentre prevista como causal de rechazo de LA OFERTA.

3.3.2. Análisis financiero:

En este análisis solamente se considerarán las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos. El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el balance general del año fiscal de 2012, o más reciente si se dispone de otro, los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmado por el representante legal, por su contador y por el revisor fiscal. Las copias de los estados financieros solicitados a los oferentes, deben entregarse a LA EMPRESA en copias legibles, en formatos corporativos y deben mencionar de manera explícita la unidad de expresión de las cifras (miles, millones, según corresponda) y la moneda en que están cuantificadas (Pesos, Dólares, u otra moneda según corresponda). Para efectos de la evaluación de los estados financieros en moneda diferente al [peso colombiano]/[dólar estadounidense], se convertirán a esta moneda, empleando la tasa equivalente del último día del año fiscal correspondiente.

3.3.2.1. Indicadores de liquidez:

3.3.2.1.1. Capital de trabajo (CT):

El resultado debe ser: (1) CT = AC - PC (2) CT>= [COP] [400.000.000] CT = Capital de Trabajo AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente Se otorgará un máximo de cincuenta puntos (50) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (2) y para resultados inferiores a éste, en forma proporcional al indicador particular derivado de la propuesta.



3.3.2.1.2. Razón de Liquidez (RL) El resultado debe ser: (3) RL = AC / PC (4) RL ≥ 1.5 en donde: RL = Razón de Liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente

Se otorgará un máximo de veinte puntos (20) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (4) y proporcionalmente si el indicador es inferior, de tal forma que si el indicador es inferior a 1.0 el puntaje será cero.

3.3.2.2. Indicadores de solidez

3.3.2.2.1. Nivel de Endeudamiento (NE)

El resultado debe ser: (6) NE = PT / AT (7) NE ≤ 0.7, en donde: NE = Nivel de Endeudamiento PT = Pasivo Total AT = Activo Total

Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (7), inversamente proporcional si el indicador es superior de tal forma que sea cero (0) para quien tenga un indicador igual o superior a uno (1).

| 3.3.2.3. Requisitos Financieros Mínimos: EL OFERENTE que obtenga en el Análisis Financiero una

calificación total inferior a SETENTA (70) puntos de los CIEN (100) puntos posibles será considerado no apto financieramente para la ejecución del CONTRATO y por tanto, su OFERTA no se tendrá en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación. Los OFERENTES que no cumplan con los requisitos jurídicos y/o financieros no serán tenidos

en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación. 3.3.3. Análisis Técnico

La calificación técnica de LAS OFERTAS se aplicará únicamente a las que hayan cumplido con los requerimientos del análisis jurídico y financiero descrito anteriormente. La metodología para la evaluación y calificación de LAS OFERTAS comprende los siguientes factores y puntajes La evaluación se realizará sobre un puntaje total de 1000 puntos distribuidos de la siguiente manera:

DESCRIPCIÓN PUNTAJE

Sistema de Gestión de Calidad Cumplimiento de requisito

Certificaciones de operación Cumplimiento de requisito

Metodología General 400



Experiencia del Oferente 600

Experiencia Gerente del Proyecto y Coordinador operativo

Cumplimiento de requisito

Puntaje Final 1000

Son aceptables técnicamente las OFERTA cuyo puntaje total sea igual o superior a 700 puntos.

3.3.3.1. Sistema de Gestión de Calidad

Solamente serán aceptados los OFERENTES que presenten la siguiente certificación: • Certificado del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001-2008, del OFERENTE o en caso de CONSORCIOS, cada uno de sus integrantes, para los servicios afines con el objeto de esta Solicitud. El certificado del sistema, debe ser expedido por una entidad u organismo de certificación reconocido y autorizado para tales efectos.

3.3.3.2. Certificaciones de operación

El OFERENTE debe adjuntar:

La autorización vigente de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN en la que conste que su agente aduanero está autorizado como Agentes de Aduana Nivel 1 de acuerdo con el Decreto 2883 de 2008,

Copia de la Resolución vigente expedida por el Ministerio de Transporte para manejo de carga de que trata el Decreto 173 de 2001, para operar dentro del territorio colombiano.

3.3.3.3. Metodología General (400 Puntos)

El objetivo de esta etapa es comprobar que la metodología de los OFERENTES esté acorde con lo indicado en los numerales 2.2 - METODOLOGIA GENERAL, para el desarrollo del alcance definido en el numeral 2.1.3 Alcance específico, para lo cual deben realizar una descripción completa de los servicios prestados en el Formulario No 3 – Metodología. En esta etapa se analizarán detalladamente las desviaciones técnicas presentadas en el formulario correspondiente de la OFERTA y las demás que sean detectadas por la EMPRESA. En caso de encontrarse desviaciones substanciales a los requerimientos de la EMPRESA, la OFERTA será calificada con cero (0) puntos en el total de la metodología, sin tener en cuenta los puntajes parciales que están definidos a continuación para cada uno de los temas a evaluar. Los temas a ser evaluados son los siguientes de acuerdo con los requisitos exigidos por la EMPRESA:

DESCRIPCION PUNTAJE MAXIMO

PUNTAJE MINIMO

Infraestructura actual 30 0

Estructura organizacional propuesta para el Proyecto 40 0



Metodología general y Diagrama de Flujo de cada Proceso 100 0

Plan de materialización de la Oferta 40 0

Plataforma Informática 30 0

Metodología para transporte local. 70 0

Transporte internacional y seguros 30 0

Proceso de administración documental y de comunicaciones 30 0

Valor agregado. Elementos, procesos y/o recursos adicionales, no contemplados en estas especificaciones, que el Oferente incluye dentro de los valores ofrecidos

30 0

TOTAL 400 0

La aceptación de las desviaciones a las características técnicas solicitadas que representen ventajas demostrables, serán del exclusivo juicio y decisión de la EMPRESA. Estructuras organizacionales inferiores a las establecidas en el numeral 2.2.1.1.Estructura de personal básica, se considerarán inadecuadas para la prestación del servicio y darán lugar a descartar la oferta presentada.

3.3.3.4. Experiencia del OFERENTE (600 Puntos)

El objetivo de la evaluación de este aspecto es verificar la experiencia del OFERENTE en suministros de servicios similares que correspondan al área de conocimiento y complejidad técnica solicitada, en esta Solicitud. De esta forma el OFERENTE debe acreditar la ejecución de contratos, durante los últimos cinco (5) años contados a partir de la fecha de presentación de la OFERTA. La evaluación de estos aspectos se basará en la información relacionada en el Formulario 4 - Experiencia del OFERENTE. La EMPRESA se reserva el derecho de solicitar certificaciones de terceros sobre la información presentada, durante el proceso de evaluación y/o suscripción del Contrato. Los aspectos de experiencia se evaluarán de la siguiente forma:

3.3.3.4.1. Intermediación aduanera. (200 Puntos)

Se evaluará la suma del número de declaraciones de importación elaboradas y presentadas por el Oferente y/o su agente de aduanas ante la DIAN, para verificar la experiencia en intermediación aduanera y labores conexas de acuerdo con la siguiente tabla:

FACTOR EXPERIENCIA NUMERO TOTAL DE DECLARACIONES

Número de declaraciones de importación elaboradas y gestionadas ante la DIAN

>200 y <= 300 >300 y <= 500 > 500

PUNTAJE ASIGNADO 0 50 200

Si el OFERENTE no cumple con el número mínimo de declaraciones de importación gestionadas (200), la propuesta será rechazada y por lo tanto la misma no será tenida en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación.

3.3.3.4.2. Volumen transporte de contenedores (400 Puntos)



El OFERENTE debe presentar contratos cuyo objeto sea el manejo y transporte dentro de territorio de Colombia, de contenedores, para lo cual se deben informar las TEU (Twenty Foot Equivalent Unit) transportados en cada caso. La evaluación de este parámetro se realizará de la siguiente forma:

FACTOR EXPERIENCIA TEU (Twenty Foot Equivalent Unit)

TEU transportados dentro de territorio Colombiano >1,600 y <= 3,200

>3,200 y <= 4,800

> 4,800

Mínimo debe certificar 1,600 TEU’s

PUNTAJE ASIGNADO 0 150 400

Si el OFERENTE no cumple con el número mínimo de TEU’s transportadas, la propuesta será rechazada y por lo tanto la misma no será tenida en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación.

3.3.3.5. Experiencia gerente del proyecto y coordinador operativo

Se evaluará el cumplimiento de requisito de la experiencia para la estructura mínima solicitada de acuerdo con el numeral 2.2.1.1.- Estructura de personal básica de la siguiente forma:

Gerente del Proyecto: Experiencia mínima de 3 años en actividades acordes a las responsabilidades descritas en el numeral 2.2.1.1.- Estructura de personal.

Coordinador Operativo: Experiencia mínima de 3 años en actividades acordes a las responsabilidades descritas en el numeral 2.2.1.1.- Estructura de personal. La evaluación de estos aspectos se basará en la información relacionada en el Formulario 5 - Experiencia gerente del proyecto y coordinador operativo.

3.3.3.6. Requisitos Técnicos Mínimos

El OFERENTE que en la evaluación técnica obtenga una calificación total inferior a setecientos (700) puntos de los mil (1,000) posibles, será considerado no apto técnicamente y por tanto, su oferta no se tendrá en cuenta para la siguiente etapa de evaluación y calificación.

3.3.4. Análisis económico:

Solamente se estudiarán LAS OFERTAS que hayan obtenido un puntaje igual ó mayor a 700 puntos de los 1000 posibles en la etapa de Análisis Técnico. Para determinar el valor total evaluado de las OFERTAS se seguirán los siguientes pasos:

1) Se verifica el diligenciamiento por parte del OFERENTE del Formulario No 6 – Precios cotizados. Los valores unitarios incluidos por el OFERENTE en el Formulario No 6 – Precios cotizados debe coincidir con los valores incluidos en el Formulario 6B – Cantidades evaluación. Si existen diferencias, prevalecerá el precio unitario del Formulario No 6 – Precios cotizados.

2) Para la determinación del valor total evaluado se tomarán los subtotales de cada uno de grupos de ítems del Formulario 6B – Cantidades evaluación, si existen discrepancias entre el precio unitario y el subtotal, prevalecerá el precio unitario y el subtotal será el que resulte de multiplicar el precio unitario por la cantidad correspondiente, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones para cada ítem:



Ítem 1 - Intermediación aduanera - Tabla 6B.1: el valor evaluado será el resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

Ítem 2.1 – Transporte especializado para Reactores - Tabla 6B.2: el valor evaluado será el resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

Ítem 2.2 – Transporte de carga - Tablas 6B.3: el valor evaluado será el resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

Ítem 3 – Servicios adicionales - Tabla 6B.4 el valor evaluado será el resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

Ítem 4 – Servicios adicionales - Tabla 6B.5 – el valor evaluado será el resultado de multiplicar el valor estimado por el porcentaje de administración para equipos especializados definido por el Oferente.

Ítem 5 – Transporte internacional y seguros - Tabla 6B.5: el valor evaluado será el resultado de la multiplicación del valor estimado por el porcentaje de comisión definida por el Oferente.

3) El valor total evaluado de la OFERTA será la suma de los valores evaluados para los ítems 1, 2, 3, 4 y 5.

4) La comparación de las OFERTAS se hará en pesos colombianos. LA OFERTA elegible en primer lugar para la selección, será la que resulte con el menor valor total evaluado. En caso de empate en el valor de LAS OFERTAS económicas, será elegible para la selección, LA OFERTA que haya obtenido mayor puntaje en la calificación de LA OFERTA técnica. Para efectos de esta solicitud se considera empate cuando la diferencia de precios entre LA OFERTA de menor valor y las siguientes no sea superior al dos (2%) por ciento. En caso de empate en el valor de las ofertas económicas, será elegible para la selección la oferta que haya obtenido mayor puntaje en la calificación de la oferta técnica.



4. PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS LOS OFERENTES deberán suministrar toda la información que se solicita en esta sección. LA OFERTA debe constar de las siguientes partes:

1. Carta de Presentación

2. Resumen de LA OFERTA

3. Garantía de seriedad de LA OFERTA

4. Información general del Oferente

5. Información general del representante

6. Certificación de Calidad

7. Estados financieros del Oferente

8. Demandas, multas y/o sanciones

9. Formularios de LA OFERTA técnica

10. Desviaciones, excepciones y/o aclaraciones

11. Anexos de la propuesta

12. Declaración de conformidad del oferente de conocer los DOCUMENTOS y de su aceptación, los documentos contenidos en la página web de la EMPRESA tales como política de contratación, circulares, política de abastecimiento, política ambiental y de calidad, Código de Ética, Código de Buen Gobierno, empresas que conforman el Grupo de Energía de Bogotá, así como los demás documentos relevantes publicados en la citada página web de la EMPRESA.

13. Compromiso de confidencialidad.

Los oferentes deberán diligenciar los formularios en español, siguiendo las instrucciones dadas en cada una de las partes.



1. CARTA DE PRESENTACIÓN

La carta de presentación, se debe colocar al principio de LA OFERTA y a continuación el resumen de LA OFERTA, la Información General del OFERENTE, la garantía de seriedad, los certificados de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente correspondiente en caso que se trate de una persona jurídica extranjera, los Estados Financieros del OFERENTE, su propuesta y sus anexos, los formularios solicitados, propuesta alternativa y la información que el Oferente desea anexar. Lugar y fecha Señores EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Carrera 9 No. 73-44 primer piso Bogotá, D.C. Colombia Asunto: Solicitud Pública de Ofertas VT SPUO 3000000973 de 2013 Estimados señores: Atendiendo su solicitud para participar en la Solicitud Pública de Ofertas VT SPUO 3000000973 de 2013, para la contratación de los servicios de operación logística integrada para el manejo de la carga del Proyecto de acuerdo con el alcance y especificaciones técnicas establecidas en la Sección II – Condiciones particulares y especificaciones técnicas, de esta Solicitud, el (los) suscrito(s) (nombre del representante legal del OFERENTE) en representación de (Nombre del oferente), por medio de la presente somete(n) a su consideración la propuesta No. _____________, la cual es válida hasta el día ____ de ____ de 200_. Así mismo, el (los) suscrito(s) declara(n) que:

Tiene(n) poder legal para firmar y presentar oferta.

Esta oferta y los contratos que llegaren a celebrarse, comprometen totalmente a la firma que legalmente representa(n) y los contratos serán firmados por la(s) siguiente(s) persona(s) en su representación:

NOMBRE CÉDULA CARGO NOMBRE DE LA FIRMA __________ ____________ _________ _____________________ (Aquí deberá indicarse el nombre completo y el documento de identidad de la(s) persona(s) que representan al Oferente. Cuando el Oferente actúe en su propio nombre, así constará. Si la oferta es presentada bajo la modalidad de la representación, el contrato podrá ser firmado por el Oferente o su representante, en este último evento se debe presentar para la firma del CONTRATO, un poder especial que reúna todos los requisitos legales).

He estudiado cuidadosamente los documentos de la presente solicitud Pública de ofertas y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

He revisado detenidamente la oferta adjunta y no contiene ningún error u omisión.

Me he enterado de la ubicación de los sitios de entrega.

La firma que legalmente represento no está inhabilitada o impedida para contratar, de conformidad con la ley y el estatuto de contratación de LA EMPRESA. Cuando sobrevenga alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley o el Estatuto



de Contratación, durante el proceso de selección renunciaré a la participación y a los derechos surgidos del mismo.

De igual manera manifiesto que la firma no está impedida para contratar con LA EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de LA EMPRESA.

Manifiesto no encontrarme en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo, los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, los Representantes Legales y el Revisor Fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas.

Manifiesto no tener procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá.

Manifiesto que no he sido sancionado o multado en los últimos cinco (5) años (en caso de haberlo sido se debe diligenciar el Formulario 4.5. Demandas, multas y/o sanciones

Manifiesto que he revisado los documentos

Manifiesto no estar incurso en causal de disolución y liquidación de la EMPRESA.

Manifiesto estar en capacidad legal, financiera y técnica para presentar OFERTA y en el evento de resultar adjudicatario de la misma ejecutar el CONTRATO correspondiente.

Manifiesto no haber hecho uso de información privilegiada, o incurrido en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de LA EMPRESA

Entiendo y acepto que la presente OFERTA es irrevocable. Por ello, no la podré retirar, modificar o condicionar los efectos y alcance de su oferta durante el proceso de petición de ofertas.

He recibido la suficiente información sobre “preguntas y respuestas” y los siguientes adendas a la presente solicitud Pública de ofertas:

No. __________________ Fecha _______________________

En la eventualidad de que resulte elegido como EL OFERENTE seleccionado, me comprometo a:

a) Firmar el CONTRATO y realizar, dentro del plazo estipulado, todos los trámites necesarios para su legalización, en el momento que LA EMPRESA lo solicite.

b) Mantener vigente la garantía de seriedad de la oferta hasta tanto no se constituya la garantía de cumplimiento exigida en el contrato.

c) Constituir y presentar oportunamente las demás garantías y pólizas exigidas en el CONTRATO. d) Prestar los bienes y/o servicios objeto del CONTRATO de acuerdo con los términos y

condiciones contractuales dentro del plazo estipulado. e) Regirme por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de la Empresa de Energía

de Bogotá S.A. ESP. Atentamente ___________________________________ Nombre completo del Oferente Dirección comercial Firma

NOTA: Este es el modelo de la carta de presentación de LA OFERTA. Utilice papel membreteado. Si en EL PROCESO de selección no se dieran Adendas ni informes sobre “Preguntas y

Respuestas” omita el literal respectivo. No agregue comentarios ni aclaraciones.



2. RESUMEN DE LA OFERTA

Solicitud Pública de Ofertas: VT SPUO 3000000973 de 2013

OFERENTE: ________________________

Oferta No.: ________________________

Representante Legal: ________________________

Domicilio Legal: ________________________

Teléfono (s): ________________________

FAX: ________________________

E-mail: ________________________

Fecha hasta la que es Válida LA OFERTA: ________________________



3. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

NUMERO: _______________________________

COMPAÑÍA ASEGURADORA: _______________________________

ENTIDAD BANCARIA: _______________________________

VALOR ASEGURADO: _______________________________

VIGENCIA: _______________________________

FORMATO: EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS ESP NÚMERO DE RECIBO DE PAGO El suscrito certifica que los datos anteriores son ciertos y son tomados fielmente del texto de LA GARANTÍA.

NOTA: La garantía, el recibo de pago de la prima, las condiciones, límites, excepciones y deducibles de la póliza, deben ser incluidos en el sobre de la oferta económica.



4. INFORMACIÓN GENERAL DEL OFERENTE

4.1. DESCRIPCIÓN DE LA FIRMA OFERENTE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: ______________________ C.C. O NIT: ______________________ DIRECCIÓN ______________________ TELÉFONO ______________________ CIUDAD / DEPARTAMENTO: ______________________

Impuesto sobre la renta

Contribuyente Grandes contribuyentes: Resolución:

Personas Jurídicas:

Personas Naturales:

Retención en la Fuente

Auto retenedor: Si ( ) No ( ) Resolución :

Impuesto a las ventas

Responsable Régimen Común:

Régimen Simplificado:

No responsable:

Impuesto de Industria y Comercio

Actividad Económica:

CAPITAL AUTORIZADO: _______________ SUSCRITO: _______________ PAGADO: _______________ LÍMITE DE LA FACULTAD DEL REPRESENTANTE LEGAL PARA COMPROMETER A LA SOCIEDAD: ILIMITADAMENTE SI ( ) NO ( ) LIMITADO HASTA LA SUMA DE: ___________________ Si las facultades del REPRESENTANTE LEGAL están por debajo del valor de la Oferta, debe presentarse una autorización del órgano competente donde se le autorice para presentar la Oferta y firmar el correspondiente contrato en caso de celebrar contrato. TIPO DE SOCIEDAD: NACIONAL ( ) EXTRANJERA ( ) MIXTA ( )



ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No _____ NOTARIA _____ DE ______________ MATRICULA MERCANTIL No. ____________________ CÁMARA DE COMERCIO ____________________ CLASE DE SOCIEDAD: ANÓNIMA ( ) LIMITADA ( ) OTRA:______________ VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________ DURACIÓN: DESDE _____________ HASTA ______________ EN EL EVENTO DE ESTAR PRÓXIMO EL VENCIMIENTO DE LA DURACIÓN DE LA SOCIEDAD INDIQUE SI SE ENCUENTRA EN TRÁMITE ALGUNA EXTENSIÓN Y SEÑALE EL ESTADO EN QUE SE ENCUENTRA PERSONA AUTORIZADA PARA FIRMAR EL CONTRATO: NOMBRE: __________________________ CARGO: __________________________ DOCUMENTO DE IDENTIDAD TIPO _____ No. ______________ DE _____________ La anterior información debe ser suministrada completamente por EL OFERENTE. En caso de requerir cualquier aclaración debe hacerse a continuación.

NOTA: Se deben anexar los siguientes documentos y certificaciones:

Certificados de existencia y representación legal o su equivalente para personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia.

Poder (si aplica)

Autorización de la Junta Directiva, Asamblea o Junta de socios (si aplica)

Si es consorcio los documentos correspondientes que demuestren su existencia y representación.

Certificación expedida por el revisor fiscal o el representante legal del pago de parafiscales.



4.2. INFORMACIÓN GENERAL DEL REPRESENTANTE

Este formulario debe ser diligenciado cuando se represente en la presente contratación a otra sociedad. Señalar qué tipo de contrato o vínculo jurídico tiene el REPRESENTANTE con la sociedad representada. Apoderado o Representante ( ) Contrato de agencia comercial ( ) Sucursal ( ) Mandato con representación ( ) Comisión ( ) OTRO (Especificar) ( ) DATOS DE LA SOCIEDAD REPRESENTANTE DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: ______________________________ DIRECCIÓN: ___________________________________________________ CIUDAD: ______________________________________________________ TELÉFONO: ______________________ NIT: ______________________ TEL/FAX: ______________________ ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No: ___ NOTARIA: ___ DE: ______________ MATRICULA MERCANTIL No: ___________________________ CÁMARA DE COMERCIO DE: ___________________________ REPRESENTANTE LEGAL: ___________________________ CLASE DE SOCIEDAD: ANÓNIMA ( ) LIMITADA ( ) OTRO:_________________ VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________ DURACIÓN: DESDE _____________ HASTA ______________ La anterior información debe ser suministrada completamente siempre que la oferta se presente en representación de otra persona, natural o jurídica. En caso de requerir cualquier aclaración, debe hacerse a continuación. Se deben anexar los poderes de representación y certificaciones que sean pertinentes.



4.3. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD

EL OFERENTE deberá adjuntar aquí las siguientes certificaciones:

Certificación del Sistema de Gestión Calidad ISO 9001-2008 en actividades afines con el objeto de esta Solicitud.

SISTEMA DE GESTION

FECHA VIGENCIA [dd-mm-aa]

ENTIDAD CERTIFICADORA

INICIO FIN

ISO 9001: Gestión de calidad

Adjuntar certificado



4.4. ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE

El OFERENTE debe adjuntar aquí el balance y los estados financieros del año fiscal 2012 o más reciente si se dispone de otro para el análisis financiero de la OFERTA.



4.5. DEMANDAS, MULTAS Y/O SANCIONES Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. Demandante Si ( ) NO ( ) Demandado SI ( ) NO ( ) A continuación se relacionan los procesos judiciales en los cuales EL OFERENTE se encuentra en calidad de demandante o demandado:

CLASE DE PROCESO No DE RADICADO

JUZGADO DEMANDANTE DEMANDADO

Ha recibido multas: SI ( ) NO ( ) Ha recibido sanciones: SI ( ) NO ( ) A continuación se relacionan las multas y/o sanciones impuestas (N° CONTRATO, Valor de la multa y/o sanción, fecha) a la firma en los últimos cinco (5) años.

TIPO DE SANCIÓN O

MULTA ENTIDAD CONTRATO

VALOR DE MULTA

TIEMPO DE SANCIÓN (MESES)

FECHA DE APLICACIÓN

DE LA SANCIÓN Y/O

MULTA



4.6. FORMULARIOS DE LA OFERTA TÉCNICA A continuación se relacionan los formularios que debe diligenciar el Oferente para adjuntar a su oferta Formulario 1 Certificado agente aduanero y resolución para manejo de carga. Formulario 2 Subcontratistas propuestos. Formulario 3 Metodología. Formulario 4 Experiencia del Oferente Formulario 5 Experiencia Gerente del Proyecto y Coordinador operativo Anexos aclaratorios, catálogos, planos y demás información que desee incluir EL OFERENTE. Si EL OFERENTE considera, puede ampliar o adicionar formularios siempre y cuando contribuyan al mejoramiento de su oferta.



FORMULARIO 1: CERTIFICADO AGENTE ADUANERO Y RESOLUCIÓN PARA MANEJO DE CARGA El OFERENTE debe adjuntar aquí los siguientes documentos:

La autorización vigente de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN en la que conste que su agente aduanero está autorizado como Agentes de Aduana Nivel 1 de acuerdo con el Decreto 2883 de 2008,

Copia de la Resolución vigente expedida por el Ministerio de Transporte para manejo de carga de que trata el Decreto 173 de 2001, para operar dentro del territorio colombiano.



FORMULARIO 2: SUBCONTRATISTAS PROPUESTOS Si el OFERENTE desea subcontratar los servicios o parte de los mismos, deberá consignarlo a continuación, señalando los procesos que desea subcontratar e incluyendo la información del subcontratista (nombre, dirección, infraestructura técnica, experiencia en la actividad que desea ejecutar, adjuntando los certificados de los sistemas de gestión de calidad correspondientes, autorización para ofrecer los servicios, etc.). No se permitirá la gestión de Subcontratistas, no anunciados en este Formulario y que en su ejecución no sean aprobados explícitamente por la EMPRESA. SUBCONTRATISTA: ____________________________

ÍTEM DESCRIPCIÓN SERVICIO A

SUBCONTRATAR UNIDAD CANTIDAD

(Insertar hojas si es necesario)



FORMULARIO 3: METODOLOGÍA A continuación, el OFERENTE debe indicar la metodología a ser implementada para el desarrollo del proyecto que apoyen el cumplimiento de los objetivos señalados en el Capítulo II, para tal efecto es importante realizar las siguientes descripciones entre otras. • Descripción de la infraestructura actual del OFERENTE, en términos de organización, equipos y maquinaria, y sistemas de información. • Estructura organizacional a ser implementada para el PROYECTO, en la cual se establezca, su interrelación, cargos, funciones y responsabilidades, de acuerdo con los requisitos definidos en el numeral 2.2.1.1. Estructura de personal básica. • Metodología general y diagrama de flujo de cada proceso para el PROYECTO, de acuerdo con las etapas definidas en el numeral 2.2.3 - Alcance específico. • Plan de materialización de la OFERTA, donde se deben incluir los tiempos previstos para la implementación de la organización y responsable de los procesos ofrecidos para el PROYECTO. • Plataforma Informática, descripción general de las funcionalidades que serán soportadas por la plataforma ofrecida para el PROYECTO. • Metodología para transporte local, presentación de los procesos que se desarrollarán para dar cumplimiento el alcance definido en el numeral 2.2.3.3 - Transporte local. • Transporte internacional y seguros, presentación de los procesos que se desarrollarán para dar cumplimiento el alcance definido en el numeral 2.2.3.4 - Transporte internacional y seguros. • Proceso de administración documental y de comunicaciones, durante las etapas de ejecución y cierre del PROYECTO. • Valor agregado. Elementos, procesos y/o recursos adicionales, no contemplados en estas especificaciones, pero que el OFERENTE incluye dentro de los valores ofrecidos.



FORMULARIO 4: EXPERIENCIA DEL OFERENTE Describir los contratos de acuerdo con lo requerido en el numeral 3.3.3.4 - Experiencia del OFERENTE, ha desarrollado la firma: HOJA DE CÁLCULO – ADJUNTA ( Form 5 Experiencia Oferente) Estos formularios deben entregarse impresos y en medio óptico en hoja de cálculo Excel, de acuerdo a los formatos entregados por la EMPRESA.



FORMULARIO 5: EXPERIENCIA GERENTE DEL PROYECTO Y COORDINADOR OPERATIVO Describir los contratos de acuerdo con lo requerido en el numeral 3.3.3.5 - Experiencia gerente del proyecto y coordinador operativo, ha desarrollado la firma: HOJA DE CÁLCULO – ADJUNTA ( Form 5 Experiencia Gerente del Proyecto y Coordinador Operativo) Estos formularios deben entregarse impresos y en medio óptico en hoja de cálculo Excel, de acuerdo a los formatos entregados por la EMPRESA.



4.7. DESVIACIONES, EXCEPCIONES Y/O ACLARACIONES

El OFERENTE debe indicar a continuación, en forma precisa, todas las desviaciones a las especificaciones técnicas y a las condiciones generales de la Solicitud Pública de Ofertas. Si el Oferente no presenta desviaciones, así debe manifestarlo en el presente formulario.

Si el OFERENTE presenta desviaciones en lugar diferente al presente formulario, LA EMPRESA podrá exigir en caso de celebrar contrato, el cumplimiento de lo estipulado en la Solicitud Pública de Ofertas.

Las desviaciones que se hagan en lugar diferente al presente formulario se tendrán como no escritas y en el evento de una celebración de contrato, el OFERENTE no podrá aducirlas a su favor.

Las desviaciones y excepciones que no sean expresamente aceptadas por LA EMPRESA, se entienden desestimadas.



4.8. ANEXOS DE LA PROPUESTA



4.9. FORMULARIOS DE LA OFERTA ECONOMICA

Esta propuesta está constituida por los siguientes formatos y deben incluirse en un sobre aparte de la Oferta Técnica:

1. Información General Oferta Económica

2. Formulario 6 - Precios cotizados.

3. Oferta Alternativa Económica

4. Desviaciones y/o aclaraciones de la Oferta Económica

5. Anexos a la oferta económica

4.9.1. INFORMACIÓN GENERAL OFERTA ECONOMICA SOLICITUD DE OFERTAS: VT SPUO 3000000973 de 2013. OFERTA N° ………………………………….. PROPONENTE: ________________________ PRECIOS FIJOS: SI _______ NO_________ ACEPTA LA FORMA DE PAGO: SI____________NO_________ NOTA: En caso de discrepancia entre esta información y la contenida en los formatos correspondientes, prevalecerá la última.



4.9.2. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS COTIZADOS

El Oferente deberá diligenciar el siguiente formulario, de acuerdo con la forma de pago definida en el numeral 1.20 - ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Formulario 6 – Precios cotizados

Tener en cuenta las observaciones para cada ítem incluidas en el Formulario 6A - Observaciones sobre ítems de pago.

HOJA DE CÁLCULO – ADJUNTA (Form 6 Precios) Estos formularios deben entregarse impresos y en medio magnético en hoja de cálculo Excel, de acuerdo a los formatos entregados por la Empresa.



4.9.3. OFERTA ALTERNATIVA ECONÓMICA



4.9.4. DESVIACIONES Y/O ACLARACIONES A LA OFERTA ECONÓMICA



4.9.5. ANEXOS A LA OFERTA ECONÓMICA



4.10. DECLARACIÓN DEL OFERENTE (ESTOS DOCUMENTOS PUEDEN SER

CONSULTADOS EN LA PÁGINA WEB DE LA EMPRESA)

El oferente declara conocer el DOCUMENTO DE SOLICITUD DE OFERTAS y declara su aceptación al mismo, las Políticas Corporativas del Grupo de Energía de Bogotá, los Diez Principios universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscritos por LA EMPRESA, así como la Circular No. 0002 del 29 de abril de 2010, expedida por la Secretaría General de la Empresa, y la circular 001 del 21 de enero de 2011, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, el Código de Ética, el Código de Buen Gobierno, la composición de las sociedad que forman parte del Grupo de Energía de Bogotá, así como los demás documentos relevantes publicados en la página web de la EMPRESA.

Firma Representante legal



4.11. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD. El OFERENTE reconoce y acepta que es de propiedad de la EMPRESA toda información que llegare a su conocimiento o se generare con motivo u ocasión de la relación jurídica surgida de la OFERTA o la que se relacione directa o indirectamente con la misma o en el evento de resultar adjudicatario de la misma, con el CONTRATO, cualquiera sea su origen y los medios utilizados para fijarla o guardarla, trátese de medios escritos, magnéticos, computacionales o cualquier otro ahora existente o que existiere en el futuro. El OFERENTE reconoce, asimismo, que en virtud del compromiso, se encuentra obligado a utilizar dichos conocimientos e información sólo para los fines relacionados con la presentación de la OFERTA, y en el evento de resultar adjudicatario de la misma, de la relación jurídica surgida de la aceptación de la oferta y que no podrá revelarlos sin previa y escrita autorización de la EMPRESA. Reconoce del mismo modo, que todo lo que indica en este compromiso se aplica también a la información que fuere propiedad de terceros. El OFERENTE reconoce que la obligación de confidencialidad se extiende hasta que la información haya sido hecha pública de forma legítima y sin restricciones. El OFERENTE reconoce que, de conformidad con lo ofrecido, en el evento en que resulte adjudicatario de la OFERTA el incumplimiento de la obligación de confidencialidad será causal de terminación inmediata de la relación jurídica surgida de la OFERTA y hará responsable al OFERENTE por el pago de la cláusula penal acá contenida, y demás daños y perjuicios, directos e indirectos que se ocasionen, sin perjuicio de las responsabilidades penales que hubiere involucradas y del cobro de la garantía de fiel cumplimiento. Reconoce además el OFERENTE su obligación de restituir y entregar a la EMPRESA toda la documentación que obrare en su poder relacionado directo o indirectamente con la relación jurídica surgida de la OFERTA y con la EMPRESA, ya sea de propiedad de alguna de las partes o de terceros. Se entiende por documentación cualquier medio que sirva para fijar o guardar información, según se expresa más arriba. La información que tiene la calidad de confidencial no incluye la que estaba, está o llegare a estar a disposición del conocimiento público, siempre que previamente dicha información y la fuente de la misma no hubieren estado sujetas a un acuerdo de confidencialidad u otra obligación legal o contractual en tal sentido. El OFERENTE efectúa esta declaración para sí, sus sucesores o cesionarios, causahabientes, empleados, representantes, asesores y subcontratista a cualquier título, en beneficio de la EMPRESA sus sucesores y causahabientes a cualquier título. Cláusula Penal: El OFERENTE, en caso de incumplimiento del presente compromiso, se compromete a reconocer a la EMPRESA, a título de estimación anticipada de perjuicios, y sin perjuicio de la obligación de resarcir a la EMPRESA cualquier otro daño o perjuicio causado con ocasión del incumplimiento, una suma equivalente a ($500.000.000). El OFERENTE renuncia a los requerimientos de ley para ser constituido en mora. El presente compromiso de confidencialidad rige para toda la información que hubiere recibido el oferente por razón o con ocasión de cualquier relación jurídica que haya tenido o tenga vigente con la EMPRESA. En señal de conformidad y aceptación de lo expresado precedentemente, se suscribe este compromiso por: __________________

(Nombre del oferente)



SECCIÓN V

MODELO DE MINUTA

(INDICATIVA)

CONTRATO

Entre los suscritos a saber, (nombre del facultado para contratar), mayor de edad, vecino de Bogotá, D.C., identificado con la cédula de ciudadanía Nº expedida en ______, quien en su calidad de representante legal, y quien obra en nombre y representación de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, sociedad con domicilio en Bogotá, D.C., transformada en empresa de servicios públicos como sociedad por acciones, mediante escritura pública N° 0610 de la Notaría Veintiocho (28) de Bogotá, D.C., del 3 de junio de 1996, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 5 de julio de 1996 bajo el N° 544661, del Libro IX, con matrícula mercantil N° 715138, por una parte y que en el texto de este contrato se denominará LA EMPRESA, y de la otra, (nombre del representante legal o apoderado del contratista), mayor de edad, vecino de (ciudad de la que es vecino el representante legal), identificado con (la cédula de ciudadanía No.________ o el número del documento de identificación) de (ciudad de expedición del documento de identificación), en su calidad de (calidad del representante legal o apoderado), actúa en nombre y representación de la firma (nombre de la sociedad), identificada con el Nit No. (número del nit) todo lo cual se evidencia en el (certificado de existencia y representación legal expedido por la__________ vigente y que se adjunta al presente documento como Anexo No. ____[ y en el poder debidamente otorgado por __________ en su calidad de __________ y el cual se adjunta al presente documento como Anexo No. ______] quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato que se regirá por las siguientes cláusulas (en adelante el “Contrato”) previas las siguientes

CONSIDERACIONES

1. Que LA EMPRESA el ___ de _____ de ___ publicó los documentos de la Solicitud pública de Ofertas VT SPUO 3000000973 con el fin de que los Oferentes presentaran ofertas.

2. Que EL CONTRATISTA el __ de ___ de ____ presentó oferta en los términos del

documento de solicitud de ofertas.

3. Que EL CONTRATISTA resultó seleccionado dentro del proceso como resultado de las evaluaciones jurídicas, técnicas y económicas conforme a lo cual, LA EMPRESA envió la carta de aceptación de su oferta de fecha XXX a EL CONTRATISTA.

4. Que el Comité de Contratación y Presidencia en su sesión de XX recomendó la celebración

de este contrato.

5. Que como consecuencia de lo anterior, las Partes han acorado la suscripción del presente Contrato, el cual se regirá por las siguientes

CLÁUSULAS CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO.- En virtud del presente Contrato EL CONTRATISTA, obrando por su cuenta y riesgo, con libertad y autonomía, se compromete a prestar los servicios de



operación logística para el manejo de la carga de importación, transporte internacional, intermediación aduanera, transporte local, entrega en sitio y demás servicios conexos para los materiales y equipos del Proyecto de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en la Sección II del documento.– Condiciones particulares y especificaciones técnicas, de la Solicitud Especial de Ofertas 3000000973. PARÁGRAFO I: EL CONTRATISTA deberá cumplir con las condiciones y especificaciones contenidas en la Oferta, la cual se adjunta al presente Contrato como Anexo No. _________, y en las condiciones aceptadas por ésta de acuerdo con la [carta de aceptación de fecha ___ de ____ de _____, la cual se adjunta al presente Contrato como Anexo No. ____]. CLÁUSULA SEGUNDA: ALCANCE.- Para llevar a cabo el objeto EL CONTRATISTA deberá realizar las siguientes actividades (Ver Numeral Sección II del Documento.) CLAUSULA TERCERA: PLAZO.- El presente Contrato tendrá un plazo de ejecución de veinticuatro (24) meses contados a partir de la fecha en la cual LA EMPRESA imparta la orden escrita de iniciación y una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (03) meses más. PARÁGRAFO I: La fecha en la cual LA EMPRESA imparte la orden escrita de iniciación, se declarará por las Partes como la fecha cierta y exacta a partir de la cual se contará el plazo de ejecución del Contrato. En esta fecha LA EMPRESA debe haber recibido la totalidad de las garantías y pólizas de que trata la cláusula 9 del presente Contrato. CLÁUSULA CUARTA: VALOR.- El valor del presente contrato es de ___________________ ($________). CLÁUSULA QUINTA: FORMA DE PAGO.- LA EMPRESA cancelará al CONTRATISTA el valor del contrato de la siguiente manera: (Ver Numeral 1.21.4.1 Forma de Pago) PARÁGRAFO I: Los pagos serán efectuados por LA EMPRESA, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la radicación de la respectiva factura o cuenta de cobro en las oficinas de LA EMPRESA ubicadas en la carrera 9 No. 73-44 en la ventanilla de correspondencia. La factura o cuenta de cobro deberá acompañarse de la constancia de cumplimiento del CONTRATISTA expedida por el Interventor de contrato y el paz y salvo por concepto de seguridad social y demás prestaciones sociales. PARAGRAFO II: LA EMPRESA efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención en la fuente y los demás que procedan contractual y legalmente. (PARAGRADO III: En el evento en que las cuentas o facturas sean presentadas en moneda extranjera, el pago se hará de acuerdo con la TRM del día de su radicación en las oficinas de LA EMPRESA de la factura o cuenta de cobro respectiva). CLÁUSULA QUINTA: GASTOS REEMBOLSABLES: LA EMPRESA reconocerá como gastos reembolsables los siguiente: (Ver numeral 1.21.4.1.2 Gastos reembolsables). El reembolso se efectuará una vez EL CONTRATISTA presente la factura o la cuenta de cobro correspondiente con el cumplimiento de los requisitos legales, con los soportes respectivos. CLÁUSULA SEXTA: INTERESES.- En caso de que los pagos no sean efectuados dentro de los plazos establecidos en la cláusula anterior, LA EMPRESA reconocerá intereses de mora en la cancelación de las facturas a una tasa equivalente al interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera de Colombia, para el periodo dentro del cual se cause el atraso. Para los efectos del pago de los intereses, EL CONTRATISTA deberá efectuar los cálculos correspondientes y presentar a LA EMPRESA la factura respectiva, con los soportes que demuestren su existencia, el periodo por el cual se cobra y la tasa aplicada.



CLÁUSULA SEPTIMA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- EL CONTRATISTA se obliga a 1) Cumplir las obligaciones legales y contractuales de acuerdo con lo establecido en el presente

Contrato y en su oferta. 2) Responder del cuidado o vigilancia de los recursos, materiales, equipos y demás bienes de

propiedad de LA EMPRESA, así como aquellos que son entregados por LA EMPRESA. Por lo tanto, LA EMPRESA no será responsable por hurtos, robos ni pérdidas, cualesquiera fueren sus causas.

3) Informar a LA EMPRESA todo cambio en la composición accionaria, situación de control o grupo empresarial, así como informar con suficiente antelación sobre cambios significativos negativos en la situación financiera de EL CONTRATISTA.

4) Responder del cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales para con sus proveedores y subcontratistas.

5) Tener los medios de comunicación que permitan ubicar al o los responsables de los servicios, a fin de responder a consultas sobre estados de avance o trabajos de urgencia necesarios.

6) Cumplir con las especificaciones de diseño, calidad e imagen corporativa que establezca LA EMPRESA para los elementos de protección, señalización, carné, vehículos y uniformes que deban suministrarse a los trabajadores de EL CONTRATISTA para el desarrollo del objeto del presente Contrato.

7) En el evento en que EL CONTRATISTA sea notificado o llegaré a tener conocimiento de la existencia de cualquier acción penal instaurada en su contra o de sus empleados, y que hayan sido derivadas por la ejecución o desarrollo de las labores contenidas en el Contrato, deberá comunicar tal situación a LA EMPRESA dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la notificación o conocimiento. En mérito de lo anterior EL CONTRATISTA suministrará a LA EMPRESA tanto los datos generales del proceso (Despacho de conocimiento, radicación, fecha de la denuncia, nombre del denunciado), como cualquier información complementaria previamente requerida por LA EMPRESA para el ejercicio de sus derechos.

8) Poseer la totalidad de los derechos de propiedad intelectual (derechos de autor y propiedad industrial) precisos para la realización del objeto del CONTRATO. Por lo anterior, eximirá a LA EMPRESA de toda responsabilidad por las infracciones de la propiedad intelectual en que incurra.

9) Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial y prevención de riesgos, tanto los señalados por la normatividad nacional como los establecidos por el CONTRATANTE.

De las actividades de planeación general del proceso: 10) Establecer y coordinar el plan general de operación logística con las ÓRDENES DE COMPRA. 11) Implementar la operación logística del PROYECTO. 12) Coordinar y asesorar a la EMPRESA en lo referente a comercio internacional, transporte,

seguros, aduana, transporte local y todos los servicios conexos. 13) Valorar y presentar propuesta de transporte internacional con las diferentes alternativas de

entregas de proveedores de la EMPRESA (EXW, FCA y FOB), con sus respectivos seguros. 14) Verificar condiciones contractuales pactadas en las ÓRDENES DE COMPRA, cumplimiento de

los términos Incoterms® 2010, entregas pactadas, condiciones de entrega. 15) Revisar que las condiciones del contrato de transporte internacional cumplan con los

requerimientos de las ORDENES DE COMPRA y con las mejores prácticas con el fin de optimizar los tiempos de tránsito y facilitar el proceso de nacionalización.

16) Consolidar la documentación de actas e informes, administración y gestión de la información. 17) Gestionar el portal de información de operación logística. 18) Hacer el seguimiento de la carga en transporte internacional cuando este servicio sea o no

realizado por el PROVEEDOR al sitio acordado por la EMPRESA, incluyendo esta información en el portal.

19) Realizar análisis de riesgos en las operaciones logísticas con el fin de generar mecanismos que mitiguen los mismos.



20) Reportar a la aseguradora de la EMPRESA, los embarques realizados especificando los valores correspondientes a los cargamentos, en los plazos definidos por la EMPRESA.

21) Cumplir con todas las actividades necesarias de la operación logística integral para no incurrir en multas de cualquier índole debidos eventos no gestionados por el Contratista adecuadamente. De las actividades de intermediación aduanera:

22) Planificar el proceso de importación. 23) Obtener, verificar y consolidar la documentación de la EMPRESA, PROVEEDOR e Inspector,

necesaria para el proceso de importación. 24) Revisar la documentación para el trámite de importación. 25) Coordinar el recibo y embarque de la carga en el destino acordado con el PROVEEDOR. 26) Asegurar el cumplimiento de las condiciones contractuales pactadas y necesarias en el país de

origen. 27) Notificar la fecha estimada de arribo a Colombia de las mercancías. 28) Tramitar los permisos y autorizaciones ante las autoridades aduaneras y demás autoridades

públicas y privadas para la importación en las modalidades aduaneramente vigentes y el manejo documental de origen y destino inherentes a cada proceso (Licencias, Vistos Buenos, registro de importación, beneficios tributarios, etc.).

29) Clasificar arancelariamente las mercancías. 30) Notificar el arribo al puerto de las mercancías, en caso de que el operador logístico realice el

transporte internacional. 31) Supervisar el descargue en puerto para carga especial o extra dimensionada de acuerdo con

los procedimientos establecidos por el fabricante. 32) Verificar la integridad del contenedor dentro del puerto (fotografías, acta de inspección,

verificación de cintas y/o precintos), mediante personal certificado para esta operación. Los costos asociados a surveyor correspondiente, serán pagados por la EMPRESA como un gasto reembolsable de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.21.4.1.2 - Gastos reembolsables.

33) Administrar y liberar de documentos de importación, según modalidad contratada. 34) Preparar el borrador de declaración de importación. 35) Tramitar la presentación de la declaración de importación ante la DIAN. 36) Informar a la Empresa sobre los valores a pagar por concepto de tributos aduaneros (Arancel e

Impuesto al valor agregado – IVA de importación) cuando aplique. 37) Confirmar la recepción por parte de la DIAN de los pagos realizados por la Empresa mediante

la presentación de las declaraciones pagadas en bancos. 38) Planear la operación portuaria que implica: consecución de equipos para descargue,

desconsolidación, reempaque, preinspecciones, movimiento de contenedores, apertura y cierre de los mismos, coordinación almacenamiento, reembarques si aplica, coordinar seguridad física si es requerida.

39) Hacer los respectivos pagos al puerto generados durante la operación portuaria. 40) Supervisión de los procesos de inspección de la mercancía por parte de la DIAN y otras

entidades en puerto, con ocasión de la inspección física o cualquier otro control si es necesario. 41) Hacer entrega de la declaración de importación con levante para los trámites de retiro ante los

puertos, aeropuertos o depósitos autorizados donde llegue la mercancía. 42) Administrar física y documentalmente los contenedores, autorizaciones. 43) Informar la fecha salida, tiempo libre, retorno y estado de los contenedores. 44) Optimizar la operación logística del tiempo libre de contenedores para evitar incurrir en tiempos

de mora por retrasos en la entrega de los mismos. 45) Realizar pago de servicios a terceros por la operación logística. Los trámites de intermediaci6n aduanera deberán realizarse dentro de los cuatro (4) días siguientes al recibo de la carga en puerto de destino.

De las actividades de transporte local:



46) Planear toda la operación de transporte local de materiales y equipos. 47) Planificar rutas y los equipos necesarios para transportar la carga de acuerdo con el tipo y

especificaciones de la misma. 48) Optimizar el transporte de la carga (consolidar, optimizar rutas, minimizar número de viajes,

etc.). 49) Diligenciar y tramitar permisos, autorizaciones, formularios, planillas y demás documentación,

antes autoridades y entidades oficiales del orden nacional, regional, autoridades civiles ó militares y empresas y organizaciones privadas, requeridos para el transporte de la carga en territorio aduanero nacional de acuerdo con la legislación vigente sobre la materia.

50) Diligenciar y tramitar permisos autorizaciones especiales y planillas requeridos para el transporte de cargas especiales (sobredimensionadas, extra pesadas), peligrosas, controladas en territorio aduanero nacional.

51) Asegurar la disponibilidad de los equipos y herramientas necesarias para realizar el cargue en los puertos, muelles marítimos, zonas francas, sociedades portuarias, depósitos, bodegas, etc., y descargue en los destinos finales que determinen la Empresa (cuando sea solicitado por la Empresa).

52) Realizar el seguimiento de los cabezales (tracto camión) con GPS, informar a la Empresa sobre cualquier situación que puedan representar algún riesgo para las mercancías.

53) Entregar en los destinos indicados por la Empresa. 54) Realizar el levantamiento de las actas de entrega correspondientes, incluyendo la verificación

de los registradores de impacto en el caso de los transformadores o reactores de potencia. 55) Asegurar para el caso de los reactores y transformadores de potencia, que se cumpla la

totalidad de las recomendaciones del fabricante para las operaciones de cargue y transporte de los mismos. En el caso en que el descargue de estos equipos sea realizado por un tercero, debe velar igualmente por el cumplimiento de las recomendaciones del fabricante para esta operación.

56) Proveer a la Empresa de la información requerida para adelantar reclamaciones ante terceros por daños o faltantes

De las actividades de transporte internacional y seguros: 57) De acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1.2.- Alcance, la EMPRESA a través de las

ÓRDENES DE COMPRA de equipos y materiales, se establece la posibilidad por parte de los fabricantes de entregar los materiales y equipos en las siguientes modalidades de entrega EXW, FCA, FOB o DAT. El CONTRATISTA deberá presentar a la EMPRESA para su análisis la evaluación de cada caso en particular, de los beneficios obtenidos en relación con la operación logística ofrecida por los fabricantes, incluyendo los análisis de riesgos, tiempos de entrega, costos.

58) En caso que la EMPRESA acepte realizar el transporte internacional desde EXW, FCA o FOB, a través del Operador Logístico, este deberá realizar toda la gestión de contratación de estos transportes, seguros y documentación requerida.

CLÁUSULA OCTAVA: OBLIGACIONES DE LA EMPRESA.- LA EMPRESA se obliga a: a. Pagar en las condiciones establecidas en la cláusula quinta, previo el cumplimiento del CONTRATISTA de sus obligaciones. CLÁUSULA NOVENA: GARANTIAS Y PÓLIZAS.- De acuerdo con el numeral 1.21.5. Garantías del Contrato CLÁUSULA DÉCIMA: AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA LABORAL: Las partes manifiestan que, para la ejecución de este contrato EL CONTRATISTA tiene absoluta libertad y autonomía, siendo por consiguiente de su exclusiva responsabilidad lo referente a las obligaciones laborales, civiles, o comerciales que surjan de cualquier contrato que celebre EL CONTRATISTA con terceros para



dicha ejecución. Queda así mismo exonerada LA EMPRESA de cualquier reclamación por concepto de remuneraciones, salarios, prestaciones sociales, incentivos, indemnizaciones, bonificaciones, honorarios, etc., pactados por EL CONTRATISTA para la realización de éste contrato. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: SUBCONTRATACIÓN: La subcontratación de los trabajos objeto del Contrato, requiere de autorización previa de LA EMPRESA y no libera a EL CONTRATISTA de la obligación de vigilar la actividad del subcontratista y la de responder de su actuación. Adicionalmente, EL CONTRATISTA se compromete a obtener del subcontratista la aceptación previa de todas las obligaciones que se deriven del presente contrato. El CONTRATISTA y los subcontratistas serán solidariamente responsables por sus obligaciones frente a la EMPRESA. Lo anterior podrá ser corroborado en cualquier momento por LA EMPRESA sin que por ello se genere ninguna obligación laboral o contractual alguna entre el subcontratista y LA EMPRESA. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: CESIÓN DEL CONTRATO.- EL CONTRATISTA no podrá ceder en todo ni en parte el presente contrato sin autorización previa y escrita de LA EMPRESA. PARÁGRAFO I: En el evento que después de celebrado el Contrato, EL CONTRATISTA incurra en una de las causales de inhabilidad, incompatibilidad consignadas en la Ley, el Estatuto de Contratación y en el Código de Buen Gobierno de LA EMPRESA, le será obligatorio cederlo al CONTRATISTA que expresamente autorice LA EMPRESA. PARÁGRAFO II: La cesión estará sometida a la condición de que el cesionario constituya las pólizas y garantías de que trata el presente Contrato a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del documento de cesión correspondiente. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: INTERVENTORÍA.- La Interventoría del presente contrato será ejercida por la persona designada por XXX. El interventor se encargará de coordinar, supervisar y verificar el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el presente Contrato, dando cumplimiento a lo previsto en el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, el cual forma parte integral del presente contrato y se encuentra publicado en la página web de LA EMPRESA y que EL CONTRATISTA declara conocer y aceptar. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: INDEMNIDAD.- En virtud de las obligaciones adquiridas mediante el presente contrato, EL CONTRATISTA defenderá y mantendrá indemne a LA EMPRESA, así como a sus empleados, agentes, asesores, contratistas, de cualquier demanda, acción, obligación, queja, proceso legal, reclamo por cualquier tipo de lesiones o muerte de personas o por pérdida física o daños a la propiedad de terceros, o responsabilidad por causa imputable a EL CONTRATISTA o a la actividad que desarrolla EL CONTRATISTA y los activos que posee, incluyendo cualquier persona empleada o contratada bajo cualquier modalidad, en relación con el cumplimiento del presente Contrato. EL CONTRATISTA se obliga a dejar a salvo a LA EMPRESA y a responder por cualquier suma de dinero o indemnización que se cause por este concepto para lo cual se procederá de la siguiente manera: a. LA EMPRESA pondrá en conocimiento de EL CONTRATISTA la situación con el fin de que

éste pueda acudir en defensa de sus intereses, a través de profesionales idóneos que asuman la representación de LA EMPRESA.

b. Si LA EMPRESA estima que sus intereses no están siendo bien defendidos, podrá requerir al EL CONTRATISTA para que explique la manera y objetivos de la defensa que viene desarrollando, a efectos de que conjuntamente se acuerde la mejor estrategia de defensa, o que si LA EMPRESA lo estima necesario, asuma directamente la misma.

c. En caso de que EL CONTRATISTA injustificadamente no asuma la defensa, LA EMPRESA podrá asumir su defensa, pero el costo de tal actividad será asumida por EL CONTRATISTA.



CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.- Correrán por cuenta de EL CONTRATISTA los daños que le sean imputables durante el término de vigencia del Contrato por acción, omisión, operación, error técnico, negligencia o descuido suyo o de cualquiera de quienes integran su equipo de trabajo, bien sean trabajadores, agentes, contratistas, o que tengan cualquier vínculo contractual con EL CONTRATISTA cualquiera que sea la naturaleza de su contrato. De acuerdo con lo previsto por los artículos 2341 y 2342 del Código Civil Colombiano, también correrá por su cuenta cualquier reparación, ordenada legal o judicialmente, por daño o perjuicio causado a un tercero o al personal de LA EMPRESA con ocasión de la ejecución del Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA: AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL.- De conformidad con los requisitos exigidos por la Ley 100 de 1993 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, EL CONTRATISTA deberá afiliar a todos los trabajadores que ocupe en la ejecución del presente contrato, al sistema de seguridad social integral, hecho que acreditará con la presentación de una certificación expedida por la persona facultada para tal fin o por su revisor fiscal, en el sentido de encontrarse al día en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.- En caso terminación del Contrato por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del presente Contrato por parte de EL CONTRATISTA y sin que sea necesario requerimiento alguno, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA a título de cláusula penal una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato. Lo anterior sin perjuicio de la legitimación de LA EMPRESA para reclamar la reparación integral del perjuicio causado en lo que exceda del valor de la cláusula penal, o de exigir el cumplimiento de la obligación principal. LA EMPRESA podrá deducir el valor de la cláusula penal establecida en la presente cláusula de cualquier suma que se adeuden o exigirla a EL CONTRATISTA, lo cual es expresamente aceptado desde ya por EL CONTRATISTA. Igualmente LA EMPRESA podrá cobrarse por la vía ejecutiva, con base en el presente contrato y la declaración de LA EMPRESA sobre el incumplimiento. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA: CLÁUSULA PENAL DE APREMIO.- En caso de retraso en el cumplimiento de sus obligaciones y sin que sea necesario requerimiento alguno, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA el punto cinco por ciento ( 0.5%) del valor total del Contrato, por cada día de retraso hasta que cese el incumplimiento. Si el monto total de las sumas a cargo del CONTRATISTA por razón de esta cláusula penal fuere igual al diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato, LA EMPRESA podrá proceder a poner fin al mismo por incumplimiento dando aplicación a lo previsto en la cláusula anterior. De acuerdo con esto, el valor total de las sumas por concepto de la cláusula penal de apremio no podrán exceder del diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA: PROCEDIMIENTO DE COBRO DE LAS CLASULAS PENALES.- Para la aplicación de cualquier penalización contenido en las dos cláusulas anteriores, LA EMPRESA comunicará a EL CONTRATISTA por escrito la ocurrencia de las situaciones que dan lugar a las mismas con el fin de que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de dicha comunicación EL CONTRATISTA pueda dar explicaciones con el fin de garantizar el debido proceso. Si las justificaciones del CONTRATISTA no son satisfactorias para la EMPRESA, ésta lo comunicará por escrito, dando aplicación a la penalización o retención. Este procedimiento se aplica a las deducciones o retenciones por incumplimiento en el pago de acreencias laborales y las retenciones por concepto de impuestos o que operen por el ministerio de la ley. CLÁUSULA VIGÉSIMA: TERMINACIÓN ORDINARIA DEL CONTRATO.- El presente de Contrato podrá terminar anticipadamente por las siguientes causas sin necesidad de declaración judicial o extrajudicial alguna:



a. Cuando por fuerza mayor o caso fortuito no se pueda realizar el objeto en el tiempo

establecido, y el plazo para adecuar el Contrato a las nuevas circunstancias y reanudar su ejecución no convenga a los intereses de alguna de las Partes.

b. Por incapacidad financiera de EL CONTRATISTA, que se presume cuando le sea notificado

el auto de apertura del trámite de liquidación obligatoria, por insolvencia empresarial, se le abra concurso de acreedores o sea intervenido por autoridad competente, se atrase en el pago de salarios o prestaciones sociales de sus trabajadores o sea embargado judicialmente, a menos que se trate de los eventos previstos en el artículo 16 de la 1116, en cuyo caso, no habrá lugar a la terminación del presente CONTRATO.

c. Por disolución de la persona jurídica o del consorcio.

d. Por vencimiento del plazo estipulado.

e. Por mutuo acuerdo entre las partes. PARÁGRAFO I: La terminación anticipada del presente CONTRATO por estos eventos, no dará derecho a las Partes a indemnizaciones o reclamaciones de ninguna naturaleza, ni a ajustes o devoluciones del Precio pagado. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA: TERMINACIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA.- Habrá lugar a la terminación del presente Contrato en los siguientes eventos, los cuales se considerarán como incumplimiento de EL CONTRATISTA:

a. En caso que el valor total de las sumas por concepto de la cláusula penal de apremio exceda el diez por ciento (10%) del valor total del presente CONTRATO.

b. Si la calidad de los servicios aquí contratados no son aceptables a juicio de LA EMPRESA.

c. Que durante la ejecución del contrato sea incluido en las listas OFAC (Clinton) y ONU.

d. Por cualquier otro incumplimiento grave de EL CONTRATISTA a juicio de LA EMPRESA.

e. El incumplimiento del acuerdo de confidencialidad. PARÁGRAFO I.- En caso que se produzca un incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de EL CONTRATISTA pactadas en el presente Contrato, que dé lugar a la terminación del presente Contrato, EL CONTRATISTA estará automáticamente obligado a pagar a LA EMPRESA la pena, establecida en la cláusula décima séptima del presente CONTRATO, sin perjuicio del pago de los demás perjuicios que excedan esta suma a los que haya lugar. En este caso, las Partes renuncian expresamente al requerimiento exigido en el artículo 1595 del Código Civil para ser constituido en mora y el presente Acuerdo prestará mérito ejecutivo en contra de la Parte incumplida a partir del día hábil siguiente a su terminación.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA: COMPENSACIÓN Y DERECHO DE RETENCIÓN.- EL CONTRATISTA autoriza expresamente a que se le deduzca en cualquier momento y de cualquier suma que le adeude LA EMPRESA (facturas o cuentas de cobro), sumas de dinero que le deba a LA EMPRESA por concepto de los daños sufridos por ésta o que ésta haya reconocido a terceros, multas aplicadas a LA EMPRESA por autoridades administrativas o judiciales con ocasión de acciones u omisiones del CONTRATISTA, penalizaciones por incumplimientos, o sumas de dinero pagadas por LA EMPRESA que estuviera debiendo por cualquier obligación suya que hubiere sido cancelada por LA EMPRESA, con ocasión de la relación jurídica que surja del presente contrato, lo cual es autorizado desde ya por el CONTRATISTA con la suscripción del presente Contrato. Toda



penalización será exigible para el pago al día siguiente a la expedición de la comunicación de aplicación de la misma. Transcurrido dicho plazo sin que se hubieran realizado lo pagos, se causarán intereses de mora. El Contrato suscrito, junto con la comunicación de aplicación de la penalización o la constancia de pago por cuenta del CONTRATISTA prestará mérito ejecutivo, por contener una obligación clara, expresa y exigible a cargo del CONTRATISTA. El CONTRATISTA, renuncia desde ya a cualquier requerimiento judicial o extrajudicial para ser constituido en mora. CLAUSULA VIGÉSIMA TERCERA: IMPUESTOS.- Los impuestos que se causen con ocasión de la celebración del presente Contrato estarán a cargo de quien, conforme las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes, sea considerado como sujeto pasivo de la respectiva obligación. El estricto cumplimiento de los deberes formales asociados a los impuestos que se originen por la celebración del presente Contrato y la práctica de las retenciones que resulten aplicables, será de responsabilidad de la parte que resulte obligada conforme se prevea en las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes. Las partes se comprometen a suministrar la información y documentación soporte que resulte necesaria para la correcta determinación de sus obligaciones tributarias. CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA: FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO.- Todo evento de fuerza mayor y caso fortuito deberá ser comunicado por cualquiera de las partes a la otra parte en un plazo máximo de 72 horas. Los plazos de entrega establecidos se prolongarán por un periodo equivalente al tiempo que dure la causa de fuerza mayor o caso fortuito. Por Fuerza Mayor o Caso Fortuito se entenderá cualquier hecho o evento que impida la ejecución total o parcial del Contrato, que no pueda ser superado realizando diligencias razonables por la parte afectada, sus empleados, subcontratistas o suministradores y que no haya sido provocado por la acción u omisión negligente de la parte afectada. Todos los casos en los que se alegue Fuerza Mayor o Caso Fortuito deberán tener las condiciones y requisitos señalados por la ley y jurisprudencia colombiana para que sean catalogados como tales. Si la ejecución del Contrato fuere retrasada o se encontrare suspendida por más de treinta (30) días por cualquier evento de Fuerza mayor o Caso Fortuito, las Partes se reunirán para examinar de común acuerdo los términos y condiciones de la continuación de la ejecución del Contrato. Si no hubiere acuerdo entre las partes dentro de los treinta (30) días de inicio de las reuniones, cualquiera de ellas podrá notificar por escrito a la otra la rescisión del Contrato en los términos y condiciones aquí estipuladas. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA: ARREGLO DIRECTO.- Las Partes acuerdan que en el evento en que surjan diferencias entre ellas, por razón o con ocasión del presente Contrato, buscarán mecanismos de arreglo directo, tales como la negociación directa o la conciliación. Para ese efecto, las partes dispondrán de un término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha en que cualquiera de ellas haga una solicitud en tal sentido. Dicho término podrá ser prorrogado por mutuo acuerdo.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA: LEGISLACIÓN APLICABLE.- El presente contrato se rige por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, los Códigos de Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de LA EMPRESA. CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA: LIQUIDACIÓN.- El contrato se liquidara dentro de los tres (3) meses siguientes a su terminación. Con tal fin, LA EMPRESA citará al CONTRATISTA a una



reunión. En el evento en que EL CONTRATISTA no comparezca a la reunión que se fije para efectos de determinar la liquidación del contrato, LA EMPRESA remitirá el proyecto de liquidación a la dirección indicada en el presente Contrato y en caso de no recibirse objeciones dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío, el proyecto de liquidación se entenderá aprobado. CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA: DOCUMENTOS.- Forman parte integral de este contrato: 1) El Estatuto de Contratación de LA EMPRESA. 2) El Manual de Interventoría de la EMPRESA. 3) La Oferta del CONTRATISTA de fecha ______________. 4) la orden de inicio del contrato. 5) acuerdo de confidencialidad. 6) Las actas y demás documentos que durante la ejecución del contrato se firmen por LA EMPRESA y/o sus delegados y EL CONTRATISTA. PARÁGRAFO: Todos los documentos de este Contrato obligan jurídicamente y cualquier elemento que figure en ellos obligará como si se contemplara en el Contrato. En caso de contradicción entre ellos, prevalecerán las estipulaciones contenidas en el Contrato y en lo no previsto en éste, se aplicarán los documentos enunciados en la presente cláusula en el orden establecido. CLÁUSULA VIGÉSIMA NOVENA: COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES.- Las partes responderán las solicitudes que se hagan, dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a su recepción. Todas las notificaciones requeridas bajo este Contrato deberán ser efectuadas por escrito y se considerarán comunicadas en la fecha en la que sean entregadas personalmente o enviadas por correo electrónico a la otra Parte a la dirección siguiente: EL CONTRATISTA: Dirección: Atención: Teléfono: E-mail: LA EMPRESA Dirección: Atención: Teléfono: E-mail: En todo caso, las Partes podrán modificar la dirección o direcciones designadas para su notificación, previa información escrita a la otra Parte con quince (15) días hábiles de antelación al cambio de la dirección previamente designada. CLAUSULA TRIGÉSIMA: CONFIDENCIALIDAD.- EL CONTRATISTA deberá tratar los detalles del presente Contrato de manera privada y confidencial, excepto si el grado de necesidad para ejecutar las obligaciones derivadas del mismo así lo requiere, pero siempre bajo los parámetros establecidos por las leyes aplicables. EL CONTRATISTA no podrá publicar, permitir que sea publicado, o divulgar cualquier información sobre el desarrollo de este Contrato y temas conexos al mismo, sin la autorización previa y expresa de LA EMPRESA. Será de propiedad de la EMPRESA toda información que se generare con motivo u ocasión del presente contrato, relacionada directa o indirectamente con el mismo o con LA EMPRESA,



cualquiera sea su origen y los medios utilizados para fijarla o guardarla, trátese de medios escritos, magnéticos, computacionales o cualquier otro ahora existente o que existiere en el futuro Las Partes reconocen de manera expresa, la naturaleza confidencial de la información que ha circulado y que circulará en relación con el presente Contrato y sus contratos relacionados (la “Información”) y garantizan que ésta será recibida bajo un deber estricto de confidencialidad, con el único propósito de suscribir, negociar y ejecutar el presente Contrato y sus contratos relacionados, y se comprometen a que la Información no será revelada, en todo o en parte, a ninguna persona, salvo a las Personas Autorizadas (como se define más adelante). Los directores, representantes, empleados y asesores financieros, legales y comerciales autorizados por las Partes se entienden como las “Personas Autorizadas” y en tal consideración, estas personas tendrán acceso a la Información bajo los parámetros de absoluta confidencialidad acordados mediante la suscripción de este Contrato. No se considerará confidencial, bajo los términos de este Contrato: (i) toda aquella Información que al momento de ser revelada ya sea de dominio público, o que, luego de dicha revelación, devenga de dominio público por causa no imputable a las Partes, sus directores, representantes, empleados y asesores financieros, legales y comerciales autorizados; o (ii) que las partes o las Personas Autorizadas hayan obtenido sin obligarse a guardar en reserva de fuente distinta de las Partes; o (iii) cuya divulgación sea requerida de acuerdo con las leyes vigentes.

CLAUSULA TRIGÉSIMA PRIMERA: REQUISITOS DE EJECUCION.- El presente Contrato requiere para su ejecución: (i) La constitución de las garantías y de las pólizas exigidas en el presente Contrato por parte del CONTRATISTA, su aprobación por parte de LA EMPRESA; (ii) La designación del Interventor; y (iii) la orden de inicio.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEGUNDA: MODIFICACIONES.- El presente Contrato solamente podrá ser modificado de común acuerdo por los representantes legales de las Partes o sus apoderados designados para tal efecto. Toda modificación deberá cumplir con las instancias establecidas por el Estatuto de Contratación de LA EMPRESA, debe estar debidamente acordada por las Partes, debe constar por escrito y sin dicha formalidad se reputará inexistente.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA TERCERA: ANEXOS.- Hacen parte integral del presente Contrato los siguientes documentos:

Anexo No. 1

Anexo No. 2

Anexo No. 3

Anexo No. 4

Anexo No. 5

Anexo No. 6

CLAUSULA TRIGÉSIMA CUARTA: DECLARACIONES.- Con la firma del presente contrato EL CONTRATISTA reitera que no se encuentra incurso en una de las causales de inhabilidad o incompatibilidad de conformidad con lo previsto en la Ley, el Estatuto de Contratación de la Empresa, ni el Código de Buen Gobierno de LA EMPRESA. De igual manera manifiesta que la firma no está impedida para contratar con LA EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de LA EMPRESA.



Manifiesta no encontrarse en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo, los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, los Representantes Legales y el Revisor Fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas. Manifiesta no tener procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. Manifiesta conocer las Políticas Corporativas del Grupo de Energía de Bogotá, los Diez Principios universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscritos por LA EMPRESA, así como la Circular No. 0002 del 29 de abril de 2010, expedida por la Secretaría General de la Empresa, y la circular 001 del 21 de enero de 2011, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, el código de ética, el código de buen gobierno. CLÁUSULA TRIGÉSIMA QUINTA: AMBIENTAL: EL CONTRATISTA dará cumplimiento a la normatividad ambiental aplicable a las actividades objeto de este contrato y propenderá por la protección del medio ambiente. En consecuencia, EL CONTRATISTA adoptará las medidas preventivas oportunas que dictan las buenas prácticas de gestión ambiental, tales como manejo sanitario, almacenamiento y manejo adecuado de productos químicos y mercancías o residuos tóxicos y peligrosos; prevendrá fugas, derrames, contaminación del suelo, aire, agua, flora o fauna, emisiones de polvo u otras sustancias; vertidos incontrolados, así como la disposición inadecuada de residuos sólidos. EL CONTRATISTA adoptará y ejecutará planes para atender las emergencias y reparar los daños que ocasione con la ejecución de este contrato; informará a LA EMPRESA y a las autoridades ambientales por cualquier incidente de carácter ambiental por él causado, reservándose LA EMPRESA el derecho de exigir sobre el mismo las acciones y los gastos que se originen por incumplimiento de dichas obligaciones. En caso de que se produzca un incidente ambiental, cualquiera que sea, EL CONTRATISTA será responsable de prevenir, remediar, mitigar o compensar el daño ambiental por el causado. En todo caso, para la ejecución del objeto del contrato EL CONTRATISTA deberá tramitar todos los permisos, autorizaciones, concesiones, planes de manejo o licencias ambientales necesarios, y por tanto no adelantará ninguna actividad que los requiera, hasta tanto cuente con el respectivo instrumento legal ambiental que lo habilite para su ejecución. Teniendo en cuenta que EL CONTRATISTA será el único ejecutor material de la actividades que comprenden el objeto del contrato, será el responsable de las mismas, y por lo tanto, mantendrá indemne a LA EMPRESA de cualquier obligación contraída en este contrato o realizadas en desarrollo del mismo, directamente o por subcontratistas, así como de los efectos que resultaren del incumplimiento de la normatividad ambiental, de daños al medio ambiente o derivados de ellos. Lo anterior sin perjuicio de la obligación de indemnizar a terceros que resultaren perjudicados con ocasión del incumplimiento, asimismo asumirá la defensa y los costos de los procesos iniciados contra LA EMPRESA con ocasión de tales reclamaciones y pagará las multas y/o sanciones que se produzcan por el incumplimiento de la legislación ambiental o la producción del daño. Por ello, se entienden incluidos en el presente contrato los costos derivados del cumplimiento de las normas ambientales. EL CONTRATISTA deberá contar con personal competente para ejecutar las actividades que generen impactos al medio ambiente y le brindará la capacitación y sensibilización sobre los aspectos ambientales específicos de las actividades a ejecutar.



CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEXTA. DOMICILIO.- Para todos los efectos legales, el domicilio de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, es la carrera 9 No. 73 – 44 piso 6° Bogotá D.C., y el del CONTRATISTA _______________________ Para constancia se firma en Bogotá D.C., a los

Por LA EMPRESA, Por EL CONTRATISTA,

(Nombre y cargo de la persona que maneja el presupuesto de cada área) certifico que en la Orden Interna _______ existe presupuesto para amparar este contrato.



ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Entre los suscritos a saber, XXX mayor de edad, vecino de Bogotá, D.C., identificado con la cédula de ciudadanía Nº XXX de Bogotá, quien en su calidad de XXX y de conformidad con el poder conferido mediante escritura pública No XX de la Notaría 36 de Bogotá D.C., del (fecha del otorgamiento de la escritura), obra en nombre y representación de la EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP, sociedad con domicilio en Bogotá, D.C., transformada en empresa de servicios públicos como sociedad por acciones, mediante escritura pública N° 0610 de la Notaría Veintiocho (28) de Bogotá, D.C., del 3 de junio de 1996, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 5 de julio de 1996 bajo el N° 544661, del Libro IX, con matrícula mercantil N° 715138, por una parte y que en el texto de este contrato se denominará LA EMPRESA, y de la otra, (nombre del representante legal del contratista), mayor de edad, vecino de (ciudad de la que es vecino el representante legal), identificado con la cédula de ciudadanía No. (número del documento de identificación) de (ciudad de expedición del documento de identificación), en su calidad de (calidad del representante legal), actúa en nombre y representación de la firma (nombre de la sociedad), identificada con el Nit No. (número del Nit) que en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el siguiente Acuerdo de Confidencialidad, previas las siguientes

CONSIDERACIONES

1. Que LA EMPRESA el ___ de _____ de ___ publicó los documentos de la Solicitud pública de Ofertas VT SPUO 3000000973 con el fin de que los Oferentes presentaran ofertas.

2. Que EL CONTRATISTA el __ de ___ de ____ presentó oferta en los términos del

documento de solicitud de ofertas.

3. Que EL CONTRATISTA resultó seleccionado dentro del proceso como resultado de las evaluaciones jurídicas, técnicas y económicas conforme a lo cual, LA EMPRESA envió la carta de aceptación de su oferta de fecha XXX a EL CONTRATISTA.

4. Que el Comité de Contratación y Presidencia en su sesión de XX recomendó la celebración

de este contrato.

5. Que LA EMPRESA va a tener que revelarle a EL CONTRATISTA mutuamente determinada información que cada una considera confidencial y/o de su total propiedad, relacionada con su estrategia comercial para llevar a cabo la Transacción Proyectada la cual se define como (INCLUIR DEFINICIÓN DE ACUERDO CON EL PROYECTO);

6. Que con el fin de proteger la Información Confidencial (como se define más adelante), las Partes se comprometen y aceptan someterse a las disposiciones del Acuerdo;

7. Que por lo tanto, y considerando las premisas que son incorporadas a este Acuerdo, las mutuas promesas contenidas en el mismo y con el fin de estar legalmente obligadas, las Partes acuerdan por el presente:

1. OBJETO: El presente Acuerdo entre las Partes tiene por objeto proteger y mantener la confidencialidad de la Información que de tiempo en tiempo intercambie LA EMPRESA en desarrollo de las discusiones y análisis a fin de considerar la posibilidad de llevar a cabo la Transacción Proyectada, en especial lo relacionado con cualquier análisis, recopilación, estudio, informe, negociación y cualquier otro documento y/o información que EL CONTRATISTA, sus asesores o representantes reciban de LA EMPRESA. La información que cada una de las Partes revelaría a la otra corresponde a los



servicios o productos se indican a continuación e incluye, sin limitarse, descripciones, características técnicas, precios, etc.: (INDICAR) PARAGRAFO: Cada Parte determinará a su absoluta discreción que información será suministrada a la otra Parte. Es entendido y aceptado por las Partes que el hecho de firmar el presente Acuerdo no les da derecho, en ningún momento, a exigir a la otra parte el suministro de información. 2. DEFINICIONES: Los términos utilizados en el texto del presente Acuerdo se deberán entender en el sentido corriente y usual que ellos tienen en el lenguaje técnico correspondiente o en el natural y obvio según el uso general de los mismos, a menos que se especifique de otra forma en el presente Acuerdo. Los términos en mayúscula tendrán el significado que se les asigna a continuación. Los términos que denoten singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera. “Información Confidencial - Información” – significa cualquier información, (a) transferida por escrito, (b) transferida verbalmente (y confirmada por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes), (c) conocida por la transferencia de equipos, sistemas o elementos, (d) por la el acceso a Información como aquella que es contenida en base de datos, (e) por presentación oral o visual o (f) de cualquier otra forma tangible, incluidos los mensajes de datos según este término se define en la legislación colombiana, y claramente marcada como “De Propiedad”, “Confidencial” o cualquier otra marca similar, junto con notas, análisis, hojas de trabajo, compilaciones, comparaciones, estudios o cualquier otro documento preparado por las Partes el cual contenga, refleje, estén basadas en o son generadas por tal Información Confidencial. Para todos los efectos, la Información debe ser considerada como secreto empresarial y, en consecuencia, la misma está protegida por este Acuerdo y por lo establecido en la legislación aplicable a los secretos empresariales. No obstante lo anterior, los siguientes ejemplos no se considerarán “Información Confidencial” para efectos de este acuerdo: (i) Información conocida por las Partes antes de ser revelada bajo este Acuerdo, sin que la

misma estuviese sujeta a ninguna obligación de confidencialidad. (ii) Información que es o se vuelve de acceso y/o conocimiento público de manera diferente a la

de ser revelada directa o indirectamente por la Parte obligada a mantener la confidencialidad de la misma en virtud de la celebración de este Acuerdo.

(iii) Información que está o se vuelve disponible para una de las Partes en una manera no confidencial, de una fuente diferente a la otra Parte o cualquiera de sus Afiliadas, con tal de que tal fuente haya indicado y demostrado a la Parte que no está limitado u obligado a ningún acuerdo de confidencialidad.

La obligación de probar estas excepciones está a cargo de la Parte que las alegue. “Afiliada” - La afiliada a una de las Partes significa cualquier persona natural o jurídica, ya existente o que se constituya en el futuro, que directa o indirectamente controla, es controlada o está bajo un control común con esa “parte”. Una persona controla a otra persona si posee, o está habilitada a poseer, directa o indirectamente, de manera diferente a una garantía, más del 50% de sus derechos de voto, ingresos, o capital. “Persona” - Incluye sin limitación cualquier individuo, sociedad comercial o cualquier otro tipo de entidad jurídica.



3. USO DE LA INFORMACION CONFIDENCIAL: Las Partes intercambiarán Información Confidencial con el objeto de [indicar]. 4. CONFIDENCIALIDAD: Las Partes firmantes se comprometen a no usar indebidamente la Información Confidencial y a mantener la Información que reciban de la otra en estricta confidencialidad, y no la revelarán, publicarán o darán a conocer, total o parcialmente, a ninguna persona diferente de (a) sus empleados, consultores o Afiliados que específicamente necesiten conocerla para poder asistir en las discusiones relevantes a las negociaciones entre las Partes; y (b) cualquier otra persona siempre que la misma este autorizada por escrito por la Parte reveladora de la Información. Cada una de las Partes será responsable del cumplimiento de este Acuerdo por parte de sus empleados, directores, consultores o Afiliados. Este Acuerdo se considerará automáticamente derogado por la celebración entre las Partes de un contrato definitivo que incorpore las provisiones de confidencialidad descritas en este documento. Para efectos de la presente cláusula, se considera como indebido cualquier uso que se le dé a la Información Confidencial distinto del indicado en la Cláusula 3 anterior. El uso indebido o la revelación de la Información Confidencial serán considerados como competencia desleal y la Parte incumplida quedará sujeta a las sanciones legales respectivas. De igual forma, constituirá competencia desleal y violación del presente Acuerdo la realización de los actos que se indican en el artículo 262 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina y las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. 5. CONFIDENCIALIDAD DE LAS NEGOCIACIONES: Ninguna de las Partes podrá, sin previa autorización escrita de la otra Parte, informar a persona alguna el hecho de que se le ha suministrado, hecho disponible o ha revisado alguna parte de la Información protegida por este Acuerdo. 6. REVELACION OBLIGADA: En caso de que cualquiera de las Partes, sus directores, empleados, Afiliados o consultores, sea requerido legalmente a revelar alguna porción de la Información obtenida de la otra Parte, informará inmediatamente y por escrito a la otra Parte de dicho requerimiento, con el fin de otorgarle a la otra Parte suficiente tiempo para que busque una solución alterna, o para que declare que las Partes renuncian temporalmente al cumplimiento de los términos de este Acuerdo, renuncia que no puede ser negada sin justificaciones razonables. En todo caso, la Parte se compromete a solo entregar aquella porción de la Información que esté legalmente requerida, y de hacer todo lo posible para obtener garantía de que a la Información entregada se le dará manejo de confidencialidad. 7. TERMINACION DEL ACUERDO Y DEVOLUCION DE LA INFORMACIÓN: 7.1. Sin perjuicio de lo establecido en la cláusula segunda del presente Acuerdo, el término de duración del presente Acuerdo será de _____(el tiempo de duración debe ser acorde con el tiempo en que EEB estima puede revelar la información que suministra) años contados a partir de la firma del Acuerdo. No obstante lo anterior y conforme con lo estipulado en la cláusula cuarta del Acuerdo, el Acuerdo terminará automáticamente en el evento en que las Partes celebren un contrato definitivo que incorpore las provisiones de confidencialidad establecidas en el presente Acuerdo. 7.2. Las Partes se comprometen a devolver y/o a destruir, inmediatamente reciban comunicación escrita de la contraparte en ese sentido, toda la información recibida (incluyendo la Información



Confidencial, notas, análisis, memorándums, datos de computador o cualquier otro trabajo elaborado por la parte solicitante) sin mantener en su poder ningún tipo de copia de esa Información. La Parte solicitante podrá exigir la entrega de una certificación firmada por el representante legal de la contraparte garantizando la destrucción o la devolución completa de la Información suministrada. Las obligaciones contenidas en la cláusula 4 de este Acuerdo sobrevivirán cualquier devolución o destrucción requerida de la Información. 8. NEGOCIACIONES: Las Partes acuerdan y entienden que el propósito de este documento es netamente el de confidencialidad de la Información intercambiada, y que no los obliga o limita a efectuar futuras negociaciones, acuerdos o relaciones comerciales entre ellas, ni a ejercer sus derechos o exigir el cumplimiento de las obligaciones derivadas de cualquier otro contrato celebrado entre las Partes. Nada de lo expuesto en este Acuerdo debe implicar o crear una relación de exclusividad entre las Partes o limitar a alguna de las Partes a aprovechar oportunidades comerciales con terceros con tal de que se cumpla con todas las disposiciones de confidencialidad descritas en este documento. 9. RENUNCIAS: Ninguna omisión o demora de cualquiera de las Partes en el ejercicio de cualquier derecho, facultad, acción o recurso bajo este Acuerdo podrá ser considerada como una renuncia al mismo, ni el ejercicio particular o parcial de cualquiera de dichos derechos, facultades, acciones o recursos impedirá el ulterior ejercicio del mismo o de cualquier otro derecho, facultad, acción o recurso. 10. CESION: Este Acuerdo no puede ser cedido parcial ni totalmente por ninguna de las Partes sin la previa autorización escrita de la otra Parte. No obstante lo anterior, las Partes podrán ceder el presente Acuerdo a sus Afiliadas sin necesidad de consentimiento previo de la otra Parte. 11. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA:

En caso de incumplimiento del presente acuerdo por parte de EL CONTRATISTA, o por el incumplimiento de alguna obligación que lesione de manera grave los intereses de LA EMPRESA, EL CONTRATISTA pagará a LA EMPRESA a título de pena, y por el solo hecho del incumplimiento, sin necesidad de reconvención judicial previa para constituir en mora a ___________, una sanción por una suma igual a __________ ($____________). En todo caso LA EMPRESA podrá exigir el cumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA y reclamar los perjuicios moratorios ocasionados o bien, dar por terminado el presente Acuerdo. Dichas sumas serán canceladas dentro de los treinta (30) días siguientes al incumplimiento declarado por LA EMPRESA, para lo cual EL CONTRATISTA autoriza a LA EMPRESA para cobrarse por la vía ejecutiva, para lo cual este documento prestará mérito ejecutivo.

12. LEY APLICABLE La interpretación y ejecución del presente Acuerdo se regirá por las leyes colombianas.



13. ACUERDO COMPLETO: Este Acuerdo, incluyendo sus anexos, constituye el Acuerdo en su totalidad y anula y reemplaza cualquier acuerdo, negociación, o representación previa, escrita o verbal, sobre este tema. Este Acuerdo solo podrá ser modificado o cambiado por intermedio de un instrumento escrito firmado por los Representantes Legales de ambas Partes. 14. ALCANCE: El hecho de la celebración del presente Acuerdo no impone a ninguna de las Partes la obligación de comprar, vender, otorgar licencia, transferir tecnología, servicios o productos. Este Acuerdo no constituye una agencia o asociación de ninguna clase entre las Partes. En constancia de lo anterior se firma a los _____ días del mes de _____ de 20__ en dos originales de igual tenor y fecha, quedando un ejemplar en poder de cada parte. _______________________ (INSERTAR NOMBRE REP LEGAL) Representante legal Empresa.-

_______________________ (INSERTAR NOMBRE REP LEGAL) Representante legal EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. E.S.P.

PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS · DAT: Entregado en terminal (Delivered at Terminal), según INCOTERMS...

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