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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información
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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y
Acceso a la Información
MGD - RTA
El Modelo proporciona una visión integral de los distintos ámbitos de la gestión documental y facilita la conservación y disponibilidad de los documentos, estableciendo las claves necesarias para poder aplicar decisiones relativas a los mismos en cualquier momento de su ciclo de vida. La implantación del Modelo está encaminada a mejorar la eficiencia de los procesos mediante la adopción de criterios normalizados y buenas prácticas.
Objetivo: Convertirse en soporte para la gestión documental y de archivos de las distintas organizaciones y países miembros de la Red, así como garantizar la accesibilidad a los documentos.
Estrategia:
El INAI tiene previsto Implementar el MGD – RTA en la propia Institución y de manera conjunta con el Archivo General de la Nación (AGN), colaborar en la implementación del modelo en las Instituciones de la Administración Pública Federal que han manifestado interés en adoptarlo.
MGD - RTA
El Modelo se integra por 8 Guías: Tres de las cuales, son de carácter político-estratégico, y cinco son operacionales o de proceso:
8. Servicios de Archivo
3. Administración Electrónica
6. Control de
Acceso
7. Control Físico y
Conservación
1. Política de
Gestión
2. Gobierno
Abierto y
Transparencia
5. Valoración
5. Control
intelectual y
de
representació
n
Modelo de
Gestión
Documental
4. Control
Intelectual y
Representación
G01/D01/G PLANES ESTRATÉGICOS
G01/D02/G NORMALIZACIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS
G01/D05/G INDICADORES DE EVALUACIÓN
G01/D03/G ROLES, RESPOSABILIDADES Y COMPETENCIAS
G01/D04/G REQUISITOS PARA UN SGD
Política
de
Gestión
Documental
Una Política de Gestión de Documentos y archivos puede
ser definida como:
Una declaración de intenciones en la que se exponen las
grandes líneas de actuación y los objetivos que una
organización quiere alcanzar en relación a la gestión de
los documentos que produce o recibe en el ejercicio de sus
funciones y actividades, pudiéndose incluir en la misma, un
resumen del plan de actuación y de los procedimientos
para conseguirlo.
Una Política de gestión de documentos y archivos
debe comprender también las actuaciones
necesarias encaminadas a:
• Diseñar e implementar un Sistema de
Gestión de Documentos (SGD)
consistente y, en la medida de lo posible,
automatizado
• Evaluar, revisar y mejorar continuamente
todas las actuaciones relativas a la
Política de gestión de documentos, al
(SGD) y a todos los procesos identificados en éste
• Diagnosticar las fortalezas y
debilidades de la misma
• Comprender la misión, las
funciones y actividades de la
organización y su estructura
jerárquica
• Asignar los roles, responsabilidades
y competencias de todo el personal
de la organización que crea o
gestiona documentos o participa en
el sistema de gestión de los mismos
• Identificar los requisitos funcionales,
normativos y administrativos necesarios para
una correcta gestión y conservación de los
documentos y archivos en un (SGD)
• Comunicar a todo el personal de la
organización la importancia que para
la misma tiene una correcta gestión
de documentos y archivos
• Formar a todo el personal
(interno y externo) en
materia de gestión de
documentos y archivos
• Planificar estratégicamente los
objetivos que se quieren
alcanzar
• Entender el contexto legal,
administrativo y social en el que se
desarrolla la organización
• Analizar y normalizar todos los procesos
relativos a la gestión documental que se
desarrollan en el seno de la misma 1
Política
de
Gobierno
Abierto y
Transparencia
En especial, la aprobación de una política de
acceso se considera beneficioso para:
• Facilitar la aplicación efectiva de la normativa de
acceso a los documentos públicos por parte de la
institución archivística.
• Definir claramente las condiciones y
circunstancias bajo las cuales se puede acceder
a los documentos de la institución.
• Asegurar que las solicitudes de acceso a la
información y los procedimientos técnicos y
administrativos necesarios para dar respuesta a
las mismas se gestionan de forma coherente por
parte de toda la institución.
• Conjugar el ejercicio efectivo del derecho de
acceso con la protección e otros derechos y
bienes jurídicos dignos de protección, en
especial, la privacidad de las personas referidas
en los documentos.
• Apoyar el papel de la institución archivística como
gestor de confianza de la información.
G02/D01/G ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
G02/D02/G TRANSPARENCIA ACTIVA Y DATOS ABIERTOS
G02/D03/G REUTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
G02/D04/G PARTICIPACIÓN PÚBLICA Y ARCHIVO
Orientación para incorporar la perspectiva del archivo
en las políticas de gobierno abierto y transparencia
(incluida las dimensiones de participación pública y
colaboración) y para adoptar los objetivos de dicha
política
• Los datos deben ser completos
• La fuente de los datos ha de ser primaria
• Deben publicarse en el momento oportuno
• Debe procurarse un fácil acceso (físico y/o electrónico) a los datos
• Los datos deben poder ser procesados de forma automatizada
• El acceso no debe ser discriminatorio
• Deben emplearse formatos abiertos para la publicación
• Los datos deben ser publicados con licencias libres
• Los datos deben mantenerse a largo plazo
• El uso de los datos ha de ser gratuito
Contar con las normas de desarrollo suficientes para poder:
• Articular su ámbito objetivo y subjetivo de aplicación
• Identificación de los destinatarios
• Mecanismos de puesta a disposición
• Modalidades de reutilización que son necesarias
• Condiciones de reutilización que se estiman pertinentes
• Necesidad o no de contraprestaciones económicas
• Articulación de un procedimiento de tramitación de solicitudes de reutilización
y, en su caso, el régimen sancionador por un mal uso de la reutilización.
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G03/D01/G. INTEROPERABILIDAD
G03/D02/G. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
G03/D03/G. ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Política
de
Administración
Electrónica
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La Administración Electrónica consiste en la
Utilización de las TIC’s en las organizaciones para
mejorar la información y los servicios ofrecidos a los
ciudadanos, orientar la eficacia y la eficiencia de la
gestión pública e incrementar sustantivamente la
transparencia del sector público y la participación de
los ciudadanos.
1. Utilizar software libre y fuentes abiertas para permitir su ejecución libre, el
conocimiento de su código fuente, la modificación y la mejora así como también la
libre distribución de copias
1. Utilizar estándares abiertos para facilitar la interoperabilidad entre las
administraciones y asegurar a los usuarios una adecuación tecnológica
2. Alinear los sistemas de información de las administraciones con Internet
3. Tender a la adaptación, la flexibilidad y la escalabilidad de las soluciones
4. Mejorar las cuestiones técnicas relativas a las condiciones para la conectividad y
comunicación de los equipos
5. Generalizar el acceso a Internet para potenciar los servicios y acercarlos al
ciudadano
6. Armonizar los diversos dominios de información
7. Comprender la clasificación y la organización como base indispensable para la
interoperabilidad
Los principios rectores son de:
• Igualdad
• Accesibilidad
• Legalidad.
• Privacidad
• Responsabilidad
• Adecuación tecnológica
• Proporcionalidad
• Conservación
• Reutilización
• Eficiencia
G05/D01/O INSTRUMENTOS PARA LA VALORACIÓN
G05/D02/O TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
G05/D03/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Control
Intelectual
y
Representación
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Conjunto de procesos operativos que sirven para dar respuesta a
las necesidades intelectuales exigidas por los usuarios de una
organización en materia de gestión Documental
Los responsables del Control intelectual son las personas que se
encargan de Coordinar los Sistemas de Gestión Documental.
• Guía simple de Archivos
• Cuadro de clasificación archivística
• Catálogo de disposición documental
• Fichas de Valoración documental
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo
mediante traslado de fracciones de series documentales, una
vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las
normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas
del ciclo vital de los documentos.
La eliminación de documentos
debe ser:
Autorizada / Legal
Apropiada e irreversible
Segura / confidencial
En tiempo
Documentada
Valoración
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G04/D01/O IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN
G04/D02/O DESCRIPCIÓN
La Identificación es un proceso que sirve para analizar las actuaciones que se llevan a cabo
dentro de una organización y que permiten conocer en toda su extensión los documentos que
se gestionan en ella.
La Clasificación es también un proceso de gestión documental basado en la estructuración
sistemática de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por
estas, en categorías de acuerdo a convenciones, métodos o normas de procedimientos,
lógicamente estructurados y representados en un sistema de gestión documental.
Ambos procesos, Identificación y Clasificación, son consecutivos y vinculantes entre sí, de
forma que no puede desarrollarse la Clasificación de los documentos sin previamente haberse
realizado el proceso de Identificación.
Con la normalización de la descripción archivística se consigue desarrollar estándares y
consensuar criterios generales sobre los cuales se fundamentan las normas, políticas e
instrumentos descriptivos.
Los instrumentos de descripción son los que vinculan a los archivos con sus usuarios ya sean
manuales o automatizados, registran la información resultante de los procesos descriptivos.
Los instrumentos de descripción tienen que reflejar el contexto y contenido de los
documentos, las vinculaciones y jerarquías de los mismos, las entidades productoras y las
funciones de las que deriva su producción.
En los instrumentos utilizados dentro de los procesos de valoración,
tales como el Cuadro de clasificación archivística y el Catálogo de
disposición documental se identifican las series y tipos
documentales, se asignan los plazos de conservación, eliminación
y transferencia, y se procede a la normalización de soportes de
conservación.
Control
de Acceso
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G06/D01/O ANÁLISIS DE LA ACCESIBILIDAD LEGAL
G06/D02/O GESTIÓN DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO
G06/D03/O RESTRICCIONES Y CONTROLES DE ACCESO
• Propone una metodología básica para analizar y sistematizar los requisitos de
seguridad y acceso
• Con los correspondientes permisos de usuario (del subsistema de control de
acceso y uso: el cuadro o tabla de acceso y seguridad, si bien los requisitos
identificados pueden incorporarse a otras herramientas del sistema, como los
instrumentos de descripción.
(ISO/TR 15489-2:2001, 4.2.5.2).
Aunque la norma no establece una metodología específica para su elaboración, sí
apunta una secuencia de procesos:
• Identificar las necesidades de acceso de las distintas áreas funcionales de la
organización;
• Identificar distintos perfiles de usuario;
• Identificar los usuarios que tienen acceso a grupos concretos de documentos;
• Asignar perfiles de usuario, teniendo en cuenta que "las restricciones de acceso
pueden aplicarse tanto dentro de la organización como a usuarios externos" (ISO
15489-1:2001,9.7); y
• Asignar permisos de usuario de acuerdo con los distintos perfiles y los derechos
de acceso específicos de los usuarios.
Pretenden proporcionar una orientación básica sobre las tareas y las herramientas
necesarias para gestionar las solicitudes de acceso que reciben las instituciones
archivísticas o que les corresponde responder o procesar de alguna manera.
Identifica una serie de compromisos para la implementación de los
procesos y controles necesarios para gestionar el acceso a los
documentos con eficacia, eficiencia y respeto de las debidas garantías
legales establecidas tanto a favor del acceso a la información pública,
como de la confidencialidad necesaria para proteger otros derechos,
valores y bienes jurídicos.
Control
Físico y
Conservación
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G07/D01/O PLAN INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
G07/D02/O CUSTODIA Y CONTROL DE LAS INSTALACIONES
G07/D03/O GESTIÓN DE CONTINGENCIAS
El edificio de archivo debe alejarse de una serie de riesgos:
• Lugares de susceptibles hundimiento o deslizamiento de tierra
• Zonas de terremotos o maremotos
• Sitios con riesgo de incendios o explosiones
• Lugares atractivos para roedores u otras plagas
• Edificios que emitan gases nocivos o especialmente contaminantes
• Instalaciones estratégicas en caso de conflicto bélico
• Edificio
• Humedad y Temperatura
• Ventilación
• Iluminación
• Contaminación
• Tratamiento del aire
• Control de polución
• Hongos
• Bacterias
• Contaminación
Mantenimiento e Inspección:
• Medioambiente
• Limpieza
• Respuesta ante el Biodeterioro
• Preservación digital
Un plan de gestión de contingencias se desglosa en tres partes:
• Planificación. Definición de objetivos, necesidades y recursos para establecer protocolos
que se documentan.
• Protección. Uso de todos los recursos que eviten o minimicen el impacto.
• Reacción y recuperación. Protocolos diseñados para salvar los fondos del desastre.
La conservación es el conjunto de procedimientos y
medidas destinadas a asegurar la prevención de posibles
alteraciones físicas en los documentos y la restauración de
éstos cuando la alteración se ha producido.
Servicios
de
Archivo
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G08/D01/O ATENCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
G08/D02/O ATENCIÓN AL PÚBLICO
G08/D03/O DIFUSIÓN
• Gestión de préstamos administrativos
• Diseño y seguimiento de planes de Gestión documental
• Transferencia de documentos al archivo desde las unidades • Capacitación del personal de la organización en Gestión documental
• Atención a la organización en la gestión diaria de documentos
Archivo
Normas de consulta: Deben contemplar, como mínimo, los siguientes elementos:
• Normativa vigente en materia de acceso al archivo y a la documentación
• Materiales permitidos dentro del espacio de consulta de documentos
• Condiciones de uso de las instalaciones y horarios de apertura
• Materiales de apoyo disponibles en la sala y condiciones de uso
• Sistema de acreditación personal para acceder a los documentos
• Metodología existente para realizar solicitudes de consulta
(formularios, aplicaciones informáticas, etc.)
• Condiciones para realizar solicitudes de reproducción de los documentos consultados
• Posibles sanciones aplicables en caso de infringir las normas
Algunas de las estrategias de promoción más utilizadas:
• Páginas Web
• Presencia en redes sociales
• Publicación de boletines informativos
• Contratos de publicidad
• Vídeos institucionales
• Folletos
• Artículos en prensa
Los servicios de archivo son la esencia básica por la cual se
desarrollan todos los procesos de Gestión documental.
Sin ellos, todas las actuaciones previas carecen de significado
o valor añadido.
Mejorar los procesos archivísticos y sus respuestas a los plazos de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.
Integrar las estrategias de tratamiento de los documentos, tanto en soporte convencional como electrónico.
Homogeneizar y normalizar la gestión integral de los documentos y servicios de archivo a través de la implantación de buenas prácticas.
Facilitar la conservación y disponibilidad de los documentos estableciendo las claves necesarias para poder aplicar decisiones relativas a los mismos en cualquier momento de su ciclo de vida.
Beneficios
