Ciclo de Videoconferencias Instrumentos archivísticos de control y consulta

Criterios de Valoración

para la Disposición

Disertante Hist. Irma Betanzos Cervantes Octubre 28 de 2015

OBJETIVO

OBJETIVO Proporcionar a los asistentes la metodología archivística que les permita realizar la valoración documental, atendiendo el valor primario y secundario, el uso y la antigüedad de los documentos; así como su disposición final, a través del manejo de los Instrumentos archivísticos de control y consulta, garantizando que los expedientes y series de trámites concluido ya no se requieren para fines administrativos o para la investigación.

Instrumentos archivísticos normativos

Cuadro de General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental

Cuadro General de Clasificación Archivística

Concepto: Instrumento Técnico que refleja la estructura de una institución con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia. El cuadro General de Clasificación Archivística que se elabore será Funcional.

Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional del órgano jurisdiccional federal que los integró. (1)

(1) Manual para la organización de los archivos judiciales resguardados por la Suprema Corte de Justicia.

https://www.scjn.gob.mx/Transparencia/Paginas/Inst_Archivisticos.aspx

Objetivo del Cuadro General de Clasificación Archivística:

Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental, que refleje al organismo que la produjo. Facilitar la localización conceptual, es decir, de la información contenida en el acervo. Facilitar la localización física de cada documento o expediente, para facilitar a la vez, su control y manejo.

Cuadro General de Clasificación Archivística

La estructura del Cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad.

Cuadro General de Clasificación Archivística

La elaboración del Cuadro de clasificación se efectúa a través de los procesos de: Identificación, jerarquización y codificación.

IDENTIFICACIÓN: Se realiza en los archivos de trámite a fin de definir y sistematizan las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un acervo.

JERARQUIZACIÓN: El Cuadro será jerárquico, atendiendo a los niveles Fondo, Sección y Serie.

CODIFICACIÓN: La codificación se explica como la clasificación archivística al relacionarse con el orden y distribución de los agrupamientos documentales del Cuadro General de Clasificación, por consiguiente su utilidad es necesaria para el funcionamiento de dicho instrumento.

¿Qué se debe contemplar?

1.- Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la administración pública federal

2.- Las atribuciones y funciones sustantiva (específicas) de cada dependencia o entidad que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.

¿Qué instrumentos posibilitan el proceso?

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal

• Leyes generales o federales • Reglamentos internos o similares • Manuales de organización y

procedimientos • Catálogos de actividades del sector

público federal • Cuadros de clasificación vigentes

en las dependencias o entidades

IDENTIFICACIÓN

¿En qué consiste?

Establecimiento de los niveles de relación o coordinación. Semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas

Las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción y registro unificado que permite ubicarlas en un contexto general de ordenación, el cual ha de distinguir elementos de diferentes niveles.

¿Qué se obtiene?

A partir de la utilización de elementos que incorporan

características generales de conexión de la acción

administrativa: funciónactividadasunto

Se establecen el Fondo, la Sección y la Serie.

JERARQUIZACIÓN

El Cuadro será jerárquico, atendiendo a los siguientes niveles:

Primero: (fondo) conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica.

Segundo: (sección) cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las diposiciones legales aplicables.

Tercero: (serie) división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

Criterios de identificación del fondo documental Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurídica propia establecida por una disposición normativa precisa, fechada, publicada en el Diario Oficial de la Federación.

Funciones propias establecidas en alguna disposición normativa.

Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura administrativa.

Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones.

Estructura interna oficialmente establecida.

Conocer la institución generadora de documentos. Antecedentes históricos, manuales de operación.

Localizar los elementos de clasificación: funciones, actividades, estructura orgánica y asuntos.

La clasificación debe ser fruto del análisis de la estructura y las funciones de la institución.

La clasificación debe realizarse conforme a las normas establecidas y no bajo criterios personales.

Identificación de Funciones

Cuadro General de Clasificación Archivística

Funciones Comunes

Acciones administrativas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias para las que ha sido creado el organismo

Funciones Sustantivas

Acciones administrativas que constituyen la razón de ser del organismos.

Cuadro General de Clasificación Archivística

Impartición de justicia

Administración de recursos humanos

¿Qué nos permite?

• Sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura o identificación.

• Controlar el lugar ocupado por la categoría de agrupamiento documental en el acervo.

• Propicia claridad en el tipo de relaciones documentales e interconexiones que se establecen entre sí.

Ejemplos de codificación archivística de la Suprema

Corte de Justicia de la Nación:

MX-SCJN-V-SPL-O3 MX= Código del país (Norma ISO 3166) SCJN= Corresponde al fondo documental V= Corresponde al Subfondo (según la

época, de la V a la X) SPL= Corresponde a la “Sección

Pleno” 03= Número arábigo que indica el

consecutive de acuerdos.

CODIFICACIÓN

SECCIÓN: Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la dependencia o entidad que lo origina. Corresponde a una diferenciación al interior del fondo. De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones.

Ejemplos: Sección Pleno Sección Presidencia Sección Sala Auxiliar Sección Oficina General de Acuerdos

CÓDIGO SECCIONES

4C Recursos Humanos

SERIES

4C.1 4C.2 4C.3 4C.4 4C.5 4C.6 4C.7 4C.8 4C.9

4C.10 4C.11 4C.12 4C.13 4C.14 4C.15

Disposiciones en materia de recursos humanos Programas y proyectos en materia de recursos humanos Expediente único de personal Registro y control de puestos y plazas Nómina de pago de personal Reclutamiento y selección de personal Identificación y acreditación de personal Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) Control disciplinario Descuentos Estímulos y recompensas Evaluaciones y promociones Productividad en el trabajo Evaluación del desempeño de servidores de mando Afiliaciones al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado

Cuadro General de Clasificación Archivística

Cuadro General de Clasificación Archivística

La Ley General de Bienes Nacionales establece que los archivos, documentos, expedientes de las oficinas, planos, entre otros, por ser muebles de la

federación que por su naturaleza no son normalmente sustituibles, están sujetos al régimen

del dominio público de la Federación.

X. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece los valores

documentales los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o

confidencialidad y el destino final. Artículo 4 de la Ley Federal de Archivos.

Catálogo de Disposición Documental

Catálogo de Disposición Documental

El Catálogo de disposición documental contiene: los valores documentales, el plazo de conservación, la disposición documental y la clasificación de la información, que le asigne la dependencia a cada serie documental, en cumplimiento a la legislación que al respecto ha emitido el gobierno federal en la materia.

El Catálogo de Disposición Documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a cada una de las series durante su ciclo vital. En él se fijan los periodos de conservación en la fase de activa (trámite), semiactiva (concentración) y la disposición de la documentación al llegar a la fase de inactividad (transferencia al archivo histórico o de eliminación total o parcial de la serie).

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos… (DOF, 20 de feb. de

2004)

Elementos que integran el Catálogo de Disposición

Documental

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos… (DOF, 20 de feb. de 2004)

Objetivo: Estandarizar los criterios en la institución sobre los tiempos de retención en las oficinas y en el archivo de concentración, para una mejor circulación de los documentos a nivel institucional, además de establecer la Clasificación de la información contenida en los mismos.

Disposición documental: Es la determinación de reglas y normas a partir de la valoración primaria o secundaria, para establecer plazos de conservación o modos de transferencia y depuración a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo vital de acuerdo a sus usos específicos.

Catálogo de Disposición Documental

La Identificación para la elaboración del Catálogo… consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo. Los resultados de esta etapa permitirán:

Conocer la evolución orgánica del sujeto productor.

Identificar las funciones del organismo y de cada una de las unidades administrativas productoras de documentos.

Identificar las series documentales con base en dichas funciones.

Conocer los trámites y procedimientos que dan lugar a la integración de los documentos y expedientes que forman cada serie documental.

Catálogo de Disposición Documental

Para elaborar el Catálogo… es necesario llevar a cabo la valoración, misma que consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación, con la finalidad de fijar y establecer sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación. Los resultados de esta etapa permitirán:

Análisis y determinación de valores primarios.

Análisis y determinación de valores secundarios.

Catálogo de Disposición Documental

Para la valoración es necesario: Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los documentos según sus valores.

Analizar cada serie documental a fin de determinar sus tiempos de guarda en cada una de las etapas archivísticas, destino final, y clasificación de la información.

Como resultado de la valoración se obtiene el:

Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración.

Establecer los criterios básicos sobre la reserva o accesibilidad de cada serie documental.

Catálogo de Disposición Documental

En la etapa de Regulación del catálogo… se elaborará e integrará dicho instrumento en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.

Los resultados de esta etapa permitirán: Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia.

Catálogo de Disposición Documental

La fase de Control del Catálogo… consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos:

Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.

Aprobar y validar el Catálogo, propuesto por la dependencia o entidad.

Remitir el Catálogo de Disposición Documental al Archivo General de la Nación para su validación y registro mediante el Coordinador Normativo (Poder Judicial, Poder Legislativo, Organismos Autónomos y Ayuntamientos) de la dependencia o entidad.

Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.

Catálogo de Disposición Documental

Valoración documental

Objetivo: Identificar los elementos que constituyen el proceso de la valoración como una labor de revisión y análisis de la documentación, que permite tomar acciones para la conservación o eliminación de los documentos generados en una institución.

Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos en el que se incluirá el proceso de valoración documental el cual nos permite respetar los principios archivísticos que establece la Ley Federal de Archivos: Conservación, procedencia, integridad y disponibilidad.(2)

(2) Art. 5 de la LFA, DOF, 23 de enero de 2012

Ley Federal de Archivos

Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos.

Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes.

Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

3. Valoración documental

Ley federal de archivos… (DOF, 23 de enero de 2012)

En la actualidad la sobreproducción documental se ha constituido en uno de los principales desafíos al que se enfrentan los Archivos para dar cumplimiento con sus funciones. La acumulación de grandes volúmenes de documentos requiere de recursos extraordinarios para su almacenamiento y conservación, así como de personal competente con conocimiento en la materia.

Hace necesario establecer el proceso de valoración, selección y baja sistemático.

Ocasiona la necesidad de establecer una planeación y aplicación de proceso para la organización y flujo documental.

VALORACIÓN DOCUMENTAL

Ventajas

• Regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados.

• Mejor manejo en la frecuencia de su uso y del espacio destinado para la conservación de los archivos.

• Formulación de un programa de valoración documental.

• Toda actividad relacionada con la disposición documental deberá garantiza que los expedientes y series de hayan concluido sus asuntos o trámites que lo generaron.

• Los expedientes ya no se requieren para fines administrativos, como garantes de un derecho, como medio de prueba o para la investigación.

• Rescatar el máximo de información en un mínimo de documentos.

Valoración documental

Vigencia documental Establecimiento de períodos de conservación de los archivos en las instituciones con base en sus valores documentales o conforme disposiciones específicas.

Valor documental Condición de los documentos que les determina características administrativas, legales o jurídicas y contables o fiscales, en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidencial, testimonial e informativo, en los archivos históricos (valores secundarios).

Valoración documental Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo

Catálogo de Disposición Documental

Establecer los tiempos en que los documentos deben de conservarse temporalmente para fines administrativos y en su caso, de manera permanente cundo la información que contienen es de valor histórico.

3. Valoración documental

Ad

min

istr

ativ

o

• Asignado a los documentos que sirven para realizar operaciones administrativas propias del organismo y las relacionadas con los destinatarios de un trámite.

Jurí

dic

o o

Le

gal

• Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

Fisc

ale

s o

Co

nta

ble

• El uso está marcado por reglamentos o normas establecidas por la Hacienda Pública, que deben ser atendidas para la vigencia, la guarda precautoria, y para la disposición final.

3. Valoración documental

Vigencia documental

Establece los periodos de conservación de los archivos en las instituciones, con base en sus valores documentales o conforme a disposiciones específicas

¿Por qué es útil su aplicación?

Establece los tiempos máximos de conservación de archivos con la finalidad de lograr un manejo racional y óptimo de los mismos

Facilita el flujo de archivos a fin de evitar su acumulación innecesaria en oficinas

Facilita el proceso de valoración y disposición de archivos

Valoración documental

Antes de efectuar la transferencia primaria, es necesario verificar que el documento haya concluido: su tramite, su guarda precaucional y su vigencia.

Una de las funciones del Archivo de concentración será: “Verificar que las Transferencias primarias se efectúen de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables, particularmente en lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental de la Dependencia o Entidad”

Fracción VII, Art, 12 del Reglamento de la LFA, D. O. F., 13 de mayo de 2014

Documentos de archivo

Documentos de

comprobación administrativa

Documentos de apoyo

informativo

¿Qué documentos se localizan en una

Archivo de Trámite?

Documento a eliminar durante la valoración primaria

La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas

Copias y duplicados de documentación contable cuyos originales se encuentren bajo la custodia del archivo contable

Borradores y papeles de trabajo de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo (éste último si se conserva)

Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento; la documentación de apoyo informativo y la documentación de comprobación administrativa.

0

Ejemplo: copias de actas de órganos de gobierno cuyos originales se custodian en otra área, en caso de dudas no se eliminan las copias.

Copias y duplicados de documentos originales que se encuentren perfectamente localizados

Transferencia documental: Se refiere al procedimiento habitual de ingreso de expedientes a un archivo, mediante su traslado físico, una vez que han cumplido el plazo de permanencia en la etapa anterior, dentro del ciclo vital del documento.

Traslado físico, ordenado y controlado, de expedientes de uso es esporádico de las unidades administrativas, al Archivo de Concentración.

Primaria

Traslado físico, ordenado y controlado, de expedientes semiactivos al Archivo Histórico,

previa valoración documental secundaria.

Secundaria Archivo de Concentración

Los instrumentos de descripción archivística son parte fundamental de cualquier archivo, en la medida en que integran un conjunto organizado de información que permite su localización de manera oportuna, con lo cual se apoya en la resolución de asuntos en trámite o en su caso dar servicio a investigadores, ciudadanía y público en general.

Instrumentos de descripción archivística: Inventario Guía Simple Portada de expediente

2. Descripción Documental 2.1 Inventario

v

La guía Simple: Instrumento de descripción cuya finalidad es proporcionar información al usuario sobre la existencia y localización de los archivos de las distintas instituciones y personas, y sobre el contenido global de sus secciones y series.

Su forma de articulación es fundamentalmente orgánica y jerárquica, consecuencia de la preponderancia que tiene en ella la descripción exacta de secciones, series y/o subseries.

v

Es un esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos… (DOF, 20 de feb. de 2004)

La Guía se actualiza los veinte primeros días del mes de enero de cada año.

v

1. Unidad administrativa 2. Área de procedencia del archivo 3. Nombre del responsable y cargo 4. Domicilio 5. Teléfono 6. Correo electrónico 7. Ubicación física 8. Unidad administrativa de procedencia 9. Sección 10. Serie 11. Fecha(s) 12. Descripción

Elementos comunes

Guía simple de archivos

13 elementos especificos de actualización

Archivo de Histórico 13. Volumen 14. Recepción de transferencia secundaria 15. Volumen total

Archivo de Concentración 13. Volumen 14. Transferencia primaria 15. Bajas documentales 16. Tranferencia secundaria 17. Volumen total

Guía simple de archivos

Archivo de Trámite 13. Volumen 14. Apertura de expedientes 15. Transferencia primaria 16. Bajas documentales 17. Volumen total

Hist. Irma Betanzos Cervantes Jefe del Departamento de Archivos de

Concentración e Histórico de la Secretaría de Salud

betancer10@hotmail.com

GRACIAS POR SU ATENCIÓN