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INFORME FINAL DE AUDITORÍAPROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE JUSTÍCIA Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNOBogotá Octubre de 2017

OBJETIVO

Verificar el grado de conformidad de los procesos de Resolución de Conflictos en el SGSSS y de Administración de Justicia en

el SGSSS, respecto de los procesos y procedimientos establecidos en el Sub Sistema de Gestión de la Calidad, así como de

las leyes y programas aplicables a los procesos objeto de verificación.

MÉTODO

La metodología a implementar, es la usualmente utilizada para este tipo de ejercicios, la cual comporta las siguientes etapas:

▪ Planificación del ejercicio de auditoría.

▪ Anuncio del Ejercicio de Auditoría.

▪ Apertura de Auditoría.

▪ Solicitud de Información.

▪ Verificación documental y en campo de la información aportada.

▪ Elaboración de informe preliminar de auditoría.

▪ Traslado o conciliación de informe preliminar de auditoría.

▪ Análisis de pronunciamiento realizado por la dependencia líder de los procesos auditados.

▪ Elaboración y presentación de informe final de auditoría al Despacho del señor Superintendente Nacional de Salud.

CRITERIOS

METODO

JUSTIFICACIÓN

Los criterios de auditoría a tener en cuenta son:

▪ Norma ISO:9001: 2015.

▪ Ley 1438 de 2011, Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras

disposiciones.

▪ Ley 640 de 2001, Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones.

▪ Decreto 2462 de 2013, Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.

▪ Decreto 648 de 2017, Por la cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, reglamentario único del sector de la

Función Pública.

▪ Resolución No. 678 de 2014, Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Superintendencia Nacional

de Salud, y la Resolución No. 2116 que modificó los artículos. 1º. Y 8º. de la Resolución No. 678 de 2014.

▪ Resolución No. 4130 de 2016, Por la cual se aprueba el Plan Anual de Gestión (PAG) de la Superintendencia Nacional de

Salud.

El alcance fijado para la verificación es la presente vigencia de 2017.

ALCANCE

JUSTIFICACIÓN

Justifica realizar la verificación, el hecho de establecer el grado grado de conformidad de los procesos de Resolución de

Conflictos en el SGSSS y de Administración de Justicia en el SGSSS, respecto de los procesos y procedimientos establecidos

en el Sub Sistema de Gestión de la Calidad, así como de las leyes y programas aplicables a los procesos objeto de

verificación, identificando la efectividad de los controles establecidos, presentando las conclusiones a que haya lugar y

formulando las recomendaciones que permitan generar el mejoramiento continuo de estos importantes procesos.

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

Con el objeto de verificar el grado de conformidad de este importante proceso; respecto de los criterios de Auditoria

establecidos, que fijan a su vez el procedimiento a seguir en ejercicio de la Función Jurisdiccional de la Superintendencia

Nacional de Salud, la Oficina de Control Interno a continuación presenta el monitoreo realizado para lo cual diseño el cuadro

que a continuación se muestra, el cual describe la gestión desplegada en cada uno de los expedientes tomados como muestra

aleatoria para el ejercicio de verificación.

NÚMERO DE

EXPEDIENTEASUNTO

FECHA Y NURC DE

RADICACIÓN DE LA

DEMANDA

FECHA DE EMISIÓN FALLO DE

INSTANCIADESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE

J-2017-0115LICENCIA DE

MATERNIDAD

1-2017-013257 DEL 26

DE ENERO DE 2017

S-2017-000684 DEL 02 DE

OCTUBRE DE 2017

1) La demanda es presentada y radicada el 26 de Enero de 2017 con sus

respectivos soportes, bajo el NURC.1-2017-013257.

2) El expediente cuenta con carátula y respectivo Código "PJFT05 Versión 2"

3) La pretensión de la demanda, versa respecto del reconocimiento y pago de

licencia de maternidad.

4) El Auto que admite la demanda, es el A2017-000333 del 20 de Febrero de 2017,

"Código PJFL01 versión 1".

5) La notificación del Auto Admisorio, se realizó el día 07 de marzo de 2017.

6) Se radicó con NURC 1-2017-040646 del 10 de marzo de 2017, Contestación de

la Demanda con anexos.

7) El 02 de Octubre de 2017, se profirió sentencia S2017-000684 código "PJFL02

Versión 3".

8) La sentencia fue notificada el día 02 de Octubre de 2017.

J-2017-0154PRESTACIONES

ECONOMICAS

1-2017-016438 DEL 01

DE FEBRERO DE 2017NO HAY FALLO DE INSTANCIA

1) Demanda Presentada y radicada el 01 de Febrero de 2017 bajo NURC.1-2017-

016438 del 01 de Febrero de 2017.

2) El expediente cuenta con caratula y respectivo Código "PJFT05 Versión 2"

3) La pretensión de la Demanda, versa respecto de Reconocimiento económico por

situación administrativa de incapacidad.

4) Se admitió la demanda mediante auto No. A2017-000477 del 13 de Marzo de

2017, Código "PJFL01 versión 1".

5) Se Notificó a las partes del Auto Admisorio de la demanda el día 05 de Abril de

2017.

6) Se efectuó contestación de la Demanda el día 07 de Abril de 2017.

ANTECEDENTES

NÚMERO DE

EXPEDIENTEASUNTO

FECHA Y NURC DE

RADICACIÓN DE LA

DEMANDA



J-2017-0356 COBERTURA POS1-2017-034780 DE 01

DE MARZO DE 2017

S2017-000522 DEL 31 DE

JULIO DE 2017

1) Demanda Radicada el 01 de Marzo de 2017.

2) El expediente cuenta con caratula y respectivo código "PJFT05 Versión

2".

3) La pretensión de la demanda, versa respecto de cobertura POS.

4) Se admitió la demanda mediante Auto No. A2017-000709 del 21 de Abril

de 2017 Código "PJFL01 versión 1".

5) Se notificó el Auto admisorio de la demanda el día 20 de Junio de 2017.

6) Se realizó contestación de la Demanda el día 23 de Junio de 2017.

7) Se emitió sentencia S2017-000522 el día 31 de Julio de 2017.

8) Se notificó la Sentencia el día 02 de Agosto de 2017.

J-2017-0709COBERTURA POS y

NO POS

1-2017-061885 DE 19

DE ABRIL DE 2017.

S2017-000657 DEL 19 DE

SEPTIEMBRE DE 2017

1) Demanda presentada y radicada el 19 de Abril de 2017. de Marzo de

2017.

2) El expediente cuenta con caratula y respectivo Código "PJFT05 Versión

2".

3) La pretensión de la Demanda, versa respecto de cobertura POS Y NO

POS.

4) Acción de Tutela Adjunta, con fallo del Tribunal Superior del Distrito

Judicial de Barranquilla, denegando el amparo solicitado.

5) Auto que admite la demanda A2017-000941 del 15 de Mayo de 2017.

6) Notificiones a las partes del auto admisorio el 19 de Mayo de 2017

7) Contestación de la Demanda el 26 de mayo de 2017, mediante NURC 1-

2017-084223.

8) Sentencia S2017-000657 del 19 de Septiembre de 2017 con el

respectivo código "PJFL02 Versión 3".

9) Notificación de la Sentencia del 19 de Septiembre de 2017.

J-2017-0907

RECONOCIMIENTO

ECONOMICO-

INCAPACIDAD

1-2017-073835 DE 10

DE MAYO DE 2017NO HAY FALLO

1) Demanda presentada y radicada el 10 de mayo de 2017.

2). El expediente cuenta con caratula, no obstante no tiene carpeta.

3) La Pretensión de la demanda, versa respecto de reconocimiento y pago

de incapacidad.

4) Auto que admite la demanda A2017-001280 del 29 de junio de 2017

5) Se notificó el Auto admisorio de la demanda, el día 09 de Agosto de

2017.

J-2017-1226RECONOCIMIENTO

ECONOMICO

1-2017-090618 DE 07

DE JUNIO DE 2017NO HAY FALLO

1) Demanda Radicada el día 07 de Junio de 2017.

2) El expediente No cuenta con la Caratula ni carpeta.

3) La pretensión de la demanda, versa respecto de reconocimiento

Económico.

4) Auto que admite la demanda A2017-001817 del 10 de Agosto de 2017.

5) Se notificó el Auto Admisorio de la demanda, el día 02 de Octubre de

2017.

NÚMERO DE

EXPEDIENTEASUNTO

FECHA Y NURC DE

RADICACIÓN DE LA

DEMANDA



J-2017-1582

RECONOCIMIENTO

ECONOMICO-

INCAPACIDAD

1-2017-119349 DE 28

DE JULIO DE 2017

S2017-000656 DEL 15 DE

SEPTIEMNRE DE 2017

1) Demanda presentada y radicada el 28 de Julio de 2017.

2). El expediente cuenta con caratula y respectivo código "PJFT05 Versión

2".

3) La pretensión de la demanda, versa respecto de reconocimiento y pago

de incapacidad.

4) Auto que admite la demanda A2017-001925 del 14 de Agosto de 2017.

5) Se notificó el Auto Admisorio el día 8, 11 y 13 de Septiembre de 2017.

6) Se recibió contestación de la demanda el día 13 de Septiembre de 2017.

7) Se emitió sentencia S2017-000656 del día 15 de Septiembre de 2017.

código "PJFL02 versión 3".

8) Se notificó la sentencia el día 15 de Septiembre de 2017.

J-2017-1619 COBERTURA POS1-2017-121273 DE 01

DE AGOSTO DE 2017

S2017-000658 DEL 19 DE

SEPTIEMBRE

1) Demanda presentada y radicada el 01 de Agosto de 2017.

2) El expediente cuenta con caratula y respectivo Código "PJFT05 Versión

2".

3) La pretensión de la demanda, versa respecto de cobertura POS.

4) El Auto que admite la demanda A2017-001933 es del 17 de Agosto de

2017.

5) Notificaciones a las partes del auto admisorio del 23 de Agosto de 2017.

6) Se emitió sentencia S2017-000658 del 19 de Septiembre de 2017 código

"PJFL02 versión 3".

7) Se notificó la Sentencia el día 20 de Septiembre de 2017.

8) Se ordenó en la parte resolutiva del fallo de instancia, remitir copia del

mismo, al Grupo de Tutelas y Ordenes Judiciales de la Superintendencia

Delegada par la Protección al Usuario, con el objeto se realice seguimiento

al cumplimiento de fallo del día 12 de Enero de 2017, proferido por el

Juzgado Primero Penal Municipal con funciones de Control de Garantías.

▪ Se evidenció al verificar el plenario de todos y cada uno de los expedientes tomados en la muestra aleatoria que, la

sustanciación de estos se efectúa de manera concreta, clara y precisa, atendiendo los preceptos consagrados en la Ley,

en el sentido de agotar el procedimiento sin mayores formalidades, de conformidad con un procedimiento sumario y

preferente.

▪ Que la radicación de las solicitudes de demanda, se remiten por parte del Grupo de Correspondencia, diligentemente;

dado que al día siguiente hábil de su radicación, estas se envían a la Superintendencia Delegada para la Función

Jurisdiccional y de Conciliación – Función Jurisdiccional, para lo de su competencia.

▪ Que una vez emitido el fallo de instancia, el mismo día, este se notifica a los sujetos procesales.

▪ NO CONFORMIDAD: Al proceso Administración de Justicia en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, se le

genera la siguiente No Conformidad.

Que en los procesos *Administración de Justicia en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y *Resolución de

Conflictos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, se pudo evidenciar incumplimiento de los numerales, 8.5

Foliación y el numeral 8.6.1 Rotulación de cajas y carpetas de documentos físicos, de la Guía Organización de Archivo de

Gestión código GDGU01, así como la actividad 4 del Proceso “Administración de Justicia dentro del SGSSS”,

procedimientos “Trámite Jurisdiccional a Petición de Parte” y “Trámite de Conciliación a Petición de Parte”, por cuanto la

muestra presentó expedientes sin carpetas, algunos se encontraban sin la carpeta idónea y sin la foliación correspondiente.

.

▪ Se evidenció incumplimiento a los preceptos del Artículo 126 de la Ley 1438 de 2011, dado que el mismo preceptúa:

Artículo 126. Función jurisdiccional de la Superintendencia Nacional de Salud. Adiciónense los literales e), f) y g), al

artículo 41 de la Ley 1122 de 2007, así:

"e) Sobre las prestaciones excluidas del Plan de Beneficios que no sean pertinentes para atender las condiciones

particulares del individuo;

f) Conflictos derivados de las devoluciones o glosas a las facturas entre entidades del Sistema General de Seguridad Social

en Salud;

g) Conocer y decidir sobre el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas por parte de las EPS o del empleador".

Modificar el parágrafo 2° del artículo 41 de la Ley 1122 de 2007, el cual quedará así:

Conclusiones Preliminares

"La función jurisdiccional de la Superintendencia Nacional de Salud se desarrollará mediante un procedimiento preferente y sumario,

con arreglo a los principios de publicidad, prevalencia del derecho sustancial, economía, celeridad y eficacia, garantizando debidamente

los derechos al debido proceso, defensa y contradicción.

La solicitud dirigida a la Superintendencia Nacional de Salud, debe expresar con la mayor claridad, la causal que la motiva, el derecho

que se considere violado, las circunstancias de tiempo, modo y lugar, así como el nombre y residencia del solicitante.

La acción podrá ser ejercida, sin ninguna formalidad o autenticación, por memorial, telegrama u otro medio de comunicación que se

manifieste por escrito, para lo cual se gozará de franquicia. No será necesario actuar por medio de apoderado. Dentro de los diez días

siguientes a la solicitud se dictará fallo, el cual se notificará por telegrama o por otro medio expedito que asegure su

cumplimiento. Dentro de los tres días siguientes a la notificación, el fallo podrá ser impugnado. En el trámite del procedimiento

jurisdiccional prevalecerá la informalidad". (Negrillas Nuestras).

Ahora bien, debe señalarse que el análisis de tiempo incorporado en el procedimiento identificado con código PJPD01 V3 “Tramite de la

Función Jurisdiccional”, señala que:

“Sin embargo el trámite de la función jurisdiccional como mecanismo para la solución de los conflictos de intereses se pueda desarrollar

en tiempos diferentes, de acuerdo a las características del caso y a las condiciones particulares necesarias para su resolución”.

Al respecto, la Ley 1438 de 2011, artículo 126, no prevé este tipo de salvedad, por lo cual se recomienda eliminar del análisis de tiempo,

esta situación, evitando ir en contravía de la norma en cita.

De otro lado en la matriz de Riesgos Operacionales de la Entidad, se encuentra identificado el siguiente riesgo operacional:


Con base en lo anterior, el equipo Auditor de la Oficina de Control Interno pudo establecer que, el Riesgo denominado “Inoportunidad

en el trámite Jurisdiccional” se materializó, estableciendo que los controles y acciones incorporadas en la matriz de riesgos, no resultan

ser suficientes o adecuados, encontrando que de las causas igualmente identificadas, las que han influido en mayor grado para

materializar el riesgo, son las identificadas con los numerales 1 y 11, las cuales son:

“ (…)1. Personal insuficiente para responder a la demanda de la función jurisdiccional.

11. La norma que regula el procedimiento y los términos de la función jurisdiccional no es coherente con el tecnicismo y el tiempo que

implica algunos de los asuntos de competencia”(…).

No obstante lo anterior, debe entenderse que el espíritu de la Ley al preceptuar un procedimiento sumario y preferente, estableciendo

términos perentorios (10 días), obedece a la necesidad de proteger bienes jurídicamente tutelados por la Constitución y la Ley, por lo

cual se hace urgente adoptar una decisión gerencial sobre el particular, que permita dar cumplimiento a los términos establecidos por la

norma, aunado, a eliminar como ya se dijo, salvo mejor concepto en contrario, el aparte antes reseñado incorporado en el análisis de

tiempo del procedimiento PJPD01 V3, “Trámite de la Función Jurisdiccional”, por cuanto no se encuentra que la norma establezca ese

tipo de salvedades.

Los aspectos antes señalados, de igual manera fueron incorporados como No Conformidades al Sub Sistema de Gestión de la Calidad

en informe de Auditoría realizada al Sistema Integrado de Gestión institucional (SIG), identificado con NURC 3-2017-008398 del 31 de

Mayo de 2017.

Al respecto resta señalar, que con ocasión de convenio suscrito con el Banco Mundial, este organismo, presentó un documento

“diagnostico”, el cual formula un total de quince (15) recomendaciones, tendientes a hacer mas eficiente, efectiva y eficaz, la prestación

de los servicios públicos que allí se prestan, las cuales vienen siendo de acogimiento paulatino por parte de la Superintendencia

Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, generando la expectativa de que con su implementación se cumplan los

términos preceptuados por la norma antes en cita.

▪ La Oficina de Control Interno recomienda que el número del Auto y Sentencia sea impreso directamente en el documento, y no

colocando adhesivos como en la actualidad se efectúa, con el fin de evitar posibles adulteraciones en el documento original,

precisando que, la incorporación de adhesivos no resulta ser un aspecto regulado en el procedimiento identificado con código

ASPD01.


La conciliación extrajudicial en derecho es un mecanismo alternativo de solución de conflictos, por medio del cual las partes

resuelven directamente sus controversias con la colaboración de un tercero neutral, calificado y autorizado para ello

denominado conciliador, quién además de proponer fórmulas de acuerdo, da fe de la decisión de arreglo impartiendo su

aprobación.

Para cumplir con estos importantes objetivos, la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación

– Grupo Conciliación, además de tramitar las solicitudes de conciliación extrajudicial en derecho que se radiquen, cuenta

con facultades oficiosas, para convocar a actores del SGSSS en procura de conciliar las acreencias existentes, fomentando

el adecuado flujo de recursos en el sistema. Con base en lo anterior debe señalarse que, en esta oportunidad la verificación

se concentró en la gestión de conciliación desarrollada en el marco de solicitudes de parte, aspecto este donde se concentra

la mayor parte de la gestión emprendida. Los resultados de la verificación se presentan así:

PROCESO RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

EXPEDIENTE IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES ESTADO DEL TRÁMITE

1 1-2017-002988 del 6 de Enero de 2017 Colmédica LTDACaja de Compensación Familiar

CartagenaActa de Conciliación del 6 de Marzo de 2017

2 1-2017-006366 del 16 de Enero de 2017 Hospital Federico Lleras Coomeva Inadmitido

3 1-2017-022370 del 9 de Febrero de 2017 Clínica Atenas CARDIF Inadmitido

4 1-2017-032788 del 27 de Febrero de 2017 Clínica Santa María SAS Coosalud EPS Acta de Conciliación del 3 de Abril de 2017

5 1-2017-061317 del 19 de Abril de 2017 Hospital San Juan de Dios de CaliInstituto Departamental de Salud

de NariñoActa de Conciliación del 10 de Julio de 2017

6 1-2017-072860 del 9 de Mayo de 2017Centro Especiallizado de Diagnóstico Materno

InfantilPolicía Nacional Inadmitido

7 1-2017-07616 del 16 de Mayo de 2017 Asistencia Médica Inmediata AMEDI SAS Coosalud EPS Acta de Conciliación del 31 de Mayo de 2017

8 1-2017-113809 del 18 de Julio de 2017 Hospital San Vicente de Paul CafesaludAllega documentos solicitados en requerimiento

previo

9 1-2017-116722 del 25 de Julio de 2017 Centro Odontológico & Maxilofacial Colombiana de Salud S.A Acta de Conciliación del 15 de Agosto de 2017

10 1-2017-129138 del 15 Agosto 2017 Médicos y Auditores Asistencia Domiciliaria Policía Nacional Requerimiento previo solicitud de conciliación

De conformidad a la muestra aleatoria efectuada, se puede evidenciar que la muestra en su totalidad presenta gestión

tendiente a convocar a audiencia de conciliación extrajudicial en derecho, al igual que los casos en los cuales se realizó

requerimiento previo de documentos, sin que estos fueran allegados en el plazo concedido para ello, procediendo a decretar

la inadmisión del trámite solicitado.

CONTESTACIÓN OBSERVACIONES

“CONSIDERACIONES GENERALES RESPECTO DEL INFORME:

En este acápite me referiré a dos asuntos que creo que deben corregirse en el informe:

En primer lugar y con el fin de que haya una congruencia en la forma como nos debemos referir a las normas, es importante aclarar

que, si una ley es adicionada y modificada por otra, el texto modificado hará parte de la ley que ha sido modificada. Para poner un caso

concreto, el artículo 41 de la Ley 1122 de 2007, que trata sobre la función jurisdiccional de la SNS Superintendencia Nacional Salud, fue

modificado y adicionado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. Por tanto, el artículo que aplica a la función es el 41 de la Ley 1122

de 2007, con las modificaciones y adiciones introducidas por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011.

Es así como en la compilación de normas del Senado de la República la norma que define la competencia, principios, etc. de la función

jurisdiccional de la SNS aparece bajo el artículo 41 de la Ley 1122 de 2007 indicando que fue modificado y adicionado por el artículo

166 de la Ley 1438 de 2011, así:

“Ley 1122 de 2007

(…)

“ARTÍCULO 41. FUNCIÓN JURISDICCIONAL DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.<Artículo

CONDICIONALMENTE exequible> Con el fin de garantizar la efectiva prestación del derecho a la salud de los usuarios del Sistema

General de Seguridad Social en Salud y en ejercicio del artículo 116 de la Constitución Política, la Superintendencia Nacional de Salud

podrá conocer y fallar en derecho, con carácter definitivo y con las facultades propias de un juez, en los siguientes asuntos:

a) Cobertura de los procedimientos, actividades e intervenciones del plan obligatorio de salud cuando su negativa por parte de las

entidades promotoras de salud o entidades que se les asimilen, ponga en riesgo o amenace la salud del usuario;

b) Reconocimiento económico de los gastos en que haya incurrido el afiliado por concepto de atención de urgencias en caso de ser

atendido en una IPS que no tenga contrato con la respectiva EPS cuando haya sido autorizado expresamente por la EPS para una

atención específica y en caso de incapacidad, imposibilidad, negativa injustificada o negligencia demostrada de la Entidad Promotora de

Salud para cubrir las obligaciones para con sus usuarios;

c) Conflictos que se susciten en materia de multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud;

Por la razón anterior, considero que el informe se debe corregir para indicar la norma de manera correcta

d) Conflictos relacionados con la libre elección que se susciten entre los usuarios y las aseguradoras y entre estos y las prestadoras de

servicios de salud y conflictos relacionados con la movilidad dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

e) <Literal adicionado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Sobre las prestaciones excluidas

del Plan de Beneficios que no sean pertinentes para atender las condiciones particulares del individuo;

f) <Literal adicionado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Conflictos derivados de las

devoluciones o glosas a las facturas entre entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud;

g) <Literal adicionado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Conocer y decidir sobre el

reconocimiento y pago de las prestaciones económicas por parte de las EPS o del empleador”.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/constitucion_politica_1991_pr003.html

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1438_2011_pr002.html




PARÁGRAFO 1o. La Superintendencia Nacional de Salud sólo podrá conocer y fallar estos asuntos a petición de parte. No podrá conocer

de ningún asunto que por virtud de las disposiciones legales vigentes deba ser sometido al proceso de carácter ejecutivo o acciones de

carácter penal.

PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo modificado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> La función

jurisdiccional de la Superintendencia Nacional de Salud se desarrollará mediante un procedimiento preferente y sumario, con arreglo a los

principios de publicidad, prevalencia del derecho sustancial, economía, celeridad y eficacia, garantizando debidamente los derechos al

debido proceso, defensa y contradicción.

La solicitud dirigida a la Superintendencia Nacional de Salud, debe expresar con la mayor claridad, la causal que la motiva, el derecho que

se considere violado, las circunstancias de tiempo, modo y lugar, así como el nombre y residencia del solicitante. La acción podrá ser

ejercida, sin ninguna formalidad o autenticación, por memorial, telegrama u otro medio de comunicación que se manifieste por escrito, para

lo cual se gozará de franquicia. No será necesario actuar por medio de apoderado. Dentro de los diez días siguientes a la solicitud se dictará

fallo, el cual se notificará por telegrama o por otro medio expedito que asegure su cumplimiento. Dentro de los tres días siguientes a la

notificación, el fallo podrá ser impugnado. En el trámite del procedimiento jurisdiccional prevalecerá la informalidad

PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo adicionado por el artículo 127 de la Ley 1438 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> La

Superintendencia Nacional de Salud, deberá:

1. Ordenar, dentro del proceso judicial, las medidas provisionales para la protección del usuario del Sistema.

2. Definir en forma provisional la Entidad a la cual se entiende que continúa afiliado o atendido el demandante mientras se resuelve el

conflicto que se suscite en materia de afiliación múltiple y movilidad dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Para tal efecto, el funcionario competente en ejercicio de las funciones jurisdiccionales consultará, antes de emitir su fallo definitivo o la

medida cautelar, la doctrina médica, las guías, los protocolos o las recomendaciones del Comité Técnico-Científico, según sea el caso.”

SOLICITUD DE CAMBIO EN EL INFORME:

Por la razón anterior, considero que en el informe se haga el cambio respectivo, para que la norma se cite de manera adecuada.

En esta respuesta citaré el artículo 41 de la Ley 1122, como el artículo que contiene la norma principal que rige la función jurisdiccional de la

Superintendencia Nacional de Salud.

A continuación, procedo a referirme a los aspectos mencionados en el informe en el mismo orden en el que aparecen en el mismo respecto

de los dos procesos que se adelantan en esta Superintendencia Delegada:

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DENTRO DEL SGSSS

En primer lugar, me referiré a la única NO CONFORMIDAD (numeral 4º.) que está planteada en las Conclusiones y Recomendaciones

Generales del Proceso de Administración de Justicia en el SGSSSS y luego me referiré a las conclusiones y recomendaciones que se hacen

en el mismo orden en que fueron planteadas.

NO CONFORMIDAD – Numeral 4º

1.Que tienen que ver con la organización física de expedientes y documentos. (diapositiva No. 7).

a. Incumplimiento a numerales 8.3, 8.5 y 8.6.1 de la Organización de Archivo de Gestión Código GDGU01

b. Incumplimiento a la actividad 4 del Trámite Jurisdiccional a Petición de Parte (supongo que se refieren al documento con código PJPD01,

porque no está especificado en el informe). En esta actividad se establece el deber de: “Encarpetar, foliar, y asignar caratula a los

expedientes”




RESPUESTA DE LA DELEGADA: Nos referiremos, como ya se ha mencionado, en el mismo orden en que se plantean por

su Despacho las observaciones:

Organización del Archivo:

En primer lugar es preciso aclarar que las actividades relacionadas con el Archivo, no dependen exclusivamente de este

Despacho, sino, en gran proporción de Gestión Documental, adscrito a la Secretaría General.

Si bien hay falencias en el tema de la organización física de los documentos, asunto que ha sido tema prioritario de esta

Delegada, y sobre el cual continuamos trabajando con ahínco, es preciso poner en su conocimiento lo que se ha hecho que

ha sido un trabajo espectacular de equipo y cuyos resultados saltan a la vista.

Luego de varias conversaciones con la ingeniera Lina Isabel Centeno del Grupo de Gestión Documental, este Despacho

propuso un plan de trabajo en el que participaría la Delegada y el Grupo de Gestión Documental. Se desarrollaron varias

actividades:

La Delegada produjo un documento en Excel en el que se relacionaban las carpetas que estaban listas para trasladarse o

transferirse a el local que para efectos de archivo tiene la SNS. En ese documento se establecen las fechas en que tales

documentos se deben transferir y en qué calidad. (Ver ANEXO 1). Esto permitió:

a. Elaborar un plan de trabajo ordenado,

b. Determinar el espacio de archivador necesario para lo que debía quedar en la Delegada,

c. Recoger de los puestos de trabajo los expedientes que estaban en el piso.

d. Organizar los expedientes en los archivadores.

e. Disminuir el riesgo de daño o pérdida de los expedientes

f. Proporcionar un ambiente de trabajo mejor para los funcionarios, etc.

Quedan por supuesto algunos asuntos que atender, que no eran prioritarios frente a lo que se acaba de narrar y que se

podrán atender de mejor manera, precisamente por la gigantesca labor que se adelantó y que se continúa adelantando.

El resultado que acabo de exponer, salta a la vista. Puede usted mirar las fotos de la situación de esta Delegada y la realidad

que ahora tenemos.


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES

Numeral 1º : Sin comentarios

Numeral 2º: Sin Comentarios.

Numeral 3º: Sin Comentarios

Numeral 4º: Los comentarios respecto de este punto son los que aparecen arriba.

Numeral 5º: En este numeral mencionan que se “Evidenció incumplimiento del artículo 41 de la Ley 1122 de 2007 En el informe mencionan

el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. Al inicio de este documento se explican las razones por las cuales se debe citar es el artículo 41 de

la Ley 1122 de 2007.. Encontramos incoherencia entre lo que dice la parte explicativa (ver diapositiva 8) y lo que aparece al final en el

resumen (ver diapositiva 29).

En la Diapositiva 8 citan de manera parcial el artículo arriba mencionado y concluyen que el análisis de tiempo incorporado en el

procedimiento indicado con Código PJPD01 V3 señala que el procedimiento se debe desarrollar en tiempos diferentes de acuerdo a las

características del caso y las condiciones particulares para su resolución (ver diapositiva 8 de su informe) y recomiendan que esto se debe

eliminar por ir en contravía de la norma citada.

Estamos totalmente de acuerdo con ese comentario y procederemos a hacer la corrección a ese documento que está así desde el 2014.

Sin embargo, al final documento (ver diapositiva 29 de su informe), ponen solamente “Se evidenció incumplimiento a los preceptos del

artículo 126 de la Ley 1438 de 2011” (entendemos que se refieren al artículo 41 de la Ley 1122 de 2007).

Considero que se debe redactar el numeral 5º de la diapositiva 29, tal como está en la diapositiva 8. Es decir, explicar que se refiere al error

del documento que está en el procedimiento con el código PJPD01 V3. Porque de lo contrario queda como si hubiéramos incumplido la

totalidad del artículo y adicionalmente no se incluye la recomendación que se nos hace de corregir el documento citado.

Numeral 6º: Estamos de acuerdo en que hay que revisar los controles y acciones respecto de este riesgo.

Numeral 7º: No compartimos la recomendación, tal como está redactada. Tenemos la absoluta certeza que las providencias judiciales

deben numerarse y de manera segura. Pero si se hiciera como está la recomendación, tendríamos un problema mayor. No podrían poner el

número y fecha de la sentencia o del auto en un documento que pasa para la firma de la Delegada en calidad de proyecto, porque yo puedo

devolver el proyecto para corrección, como también lo hacen los coordinadores todo el tiempo. Las providencias judiciales se numeran de

forma consecutiva y hacerlo previo a la firma implicaría que no salieran de forma consecutiva. La numeración consecutiva y las fechas

proporcionan un control al fraude, y protegen a la función jurisdiccional de actos de corrupción. Por otra parte, el actual SUPERCOR no

permite que se numeren autos y sentencias y adicionalmente por lo que nos informa OTI, el gestor documental adquirido tampoco podría

numerar autos y sentencias. Mientras OTI soluciona este problema, no tenemos otra alternativa, ya que solamente pueden numerarse y

fecharse después de que la Delegada firma la providencia. Estamos la espera de que entre en funcionamiento el nuevo gestor documental,

con el fin de que OTI determine si con ese nuevo gestor se puede poner en funcionamiento el software que desarrolló ABITS que numera las

providencias. Estamos pendientes de eso y ya expresamos a OTI, la necesidad de que el software de jurisdiccional y conciliación funcione

con el nuevo gestor, para lo cual deben hacer unas mejoras que solicitamos ya hace un tiempo y que están pendientes. Esto último consta

en correo electrónico que la Delegada envió a Guillermo Cadena el 4 de octubre de 2017. El día 19 de octubre de 2017, el ingeniero

Guillermo Cadena, me envía el memorando 3-2017-016381, mediante el cual da respuesta a mi correo electrónico, anteriormente

mencionado. Si se logra poner en funcionamiento el software, solucionaríamos el problema de la numeración de las providencias judiciales.

Con el fin de iniciar labores que propendan para la solución a este problema, el ingeniero cadena propone unas mesas de trabajo, que esta

Delegada comparte y que inician labores el lunes 23 de octubre de 2017.

ANÁLISIS EQUIPO AUDITOR

El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, con base en las observaciones presentadas, respecto del informe preliminar de

auditoría al proceso de Administración de Justicia en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, presenta ahora el análisis de las

mismas en los siguientes términos, para lo cual se describe la observación realizada por el proceso auditado, posteriormente

presentando el análisis:

Observación:

“Que tienen que ver con la organización física de expedientes y documentos. (diapositiva No. 7).

a. Incumplimiento a numerales 8.3, 8.5 y 8.6.1 de la Organización de Archivo de Gestión Código GDGU01

b. Incumplimiento a la actividad 4 del Trámite Jurisdiccional a Petición de Parte (supongo que se refieren al documento con

código PJPD01, porque no está especificado en el informe). En esta actividad se establece el deber de: “Encarpetar, foliar, y

asignar caratula a los expedientes”.

Análisis Equipo Auditor:

Al respecto debe señalarse que el (los) criterios de auditoría, que fueron tenidos en cuenta para la generación o formulación de la No

Conformidad, de un lado fue la “Guía Organización de Archivo de Gestión” código GDGU01 y del otro lo preceptuado en el

procedimiento “Trámite Jurisdiccional a Petición de Parte” código PJPD01, en concreto, la actividad No. 4.

Pasamos a explicar cada criterio.

Los numerales 8.3, 8.5 y 8.6.1 de la Guía Organización de Archivo de Gestión código GDGU01, señalan que:

Numeral 8.3.

▪ (…) La ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe

encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal

que se evidencie el desarrollo de los trámites en un asunto específico (…).

Numeral 8.5.

▪ La foliación es el acto de enumerar los folios escritos de forma consecutiva solo por su cara recta, desde el número uno (1)

hasta el infinito, en el mismo sentido de lectura del texto.

Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, en la dirección del texto, con un lápiz de mina negra y blanda

(HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.


Numeral 8.6.1.

▪ Rotulación de cajas y carpetas de documentos físicos.

La identificación de las unidades de almacenamiento (cajas y carpetas) se realizará según las series y subseries contempladas en

la Tabla de Retención Documental, para facilitar posteriormente su recuperación y consulta (…).

Hasta aquí, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, al verificar nuevamente los criterios tenidos en cuenta para generar la No

Conformidad, concluye que la No Conformidad se mantiene, dado que con base en la muestra aleatoria tomada, se evidenció falencias en

la foliación y encarpetación de los expedientes a cargo de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación;

sin embargo, debe reconocerse al realizar un nuevo análisis, que el requisito contenido en el numeral 8.3 de la “Guía Organización de

Archivo de Gestión código GDGU01”, se cumple, toda vez que al revisar el plenario en cada expediente, estos se encuentran dispuestos

en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta se encuentra el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última

actuación del expediente, que evidencie el desarrollo de los trámites en un asunto específico.

Ahora bien, en lo que atañe a la actividad No. 4 del Procedimiento Trámite Jurisdiccional a Petición de Parte, el mismo señala:


Con base en lo anterior y lo evidenciado al verificar los plenarios (expedientes), se evidenció que hacia falta poner la carpeta

establecida en la “Guía Organización de Archivo de Gestión código GDGU01” , en los expedientes objeto de muestra, por lo que el

requisito (Actividad No. 4 procedimiento trámite Jurisdiccional a petición de parte) se encuentra incumplido, indistintamente de todas

las acciones y actividades realizadas en conjunto con el Grupo de Gestión Documental, adscrito a la Secretaría General, lo cual si

bien es cierto se reconoce, también lo es que, no obstante, la muestra objetiva verificada presenta esas falencias las cuales deben ser

valoradas y corregidas a través del correspondiente Plan de Mejoramiento.

En ese orden de ideas la No Conformidad quedará así:; precisando que en la misma se involucra al proceso de Resolución de

Conflictos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, (ver proceso Resolución de Conflictos) toda vez que allí se detectó el

mismo incumplimiento, formulando una sola No Conformidad

No Conformidad

Que en los procesos *Administración de Justicia en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y *Resolución de Conflictos en el

Sistema General de Seguridad Social en Salud, se pudo evidenciar incumplimiento de los numerales, 8.5 Foliación y el numeral 8.6.1

Rotulación de cajas y carpetas de documentos físicos, de la Guía Organización de Archivo de Gestión código GDGU01, así como la

actividad 4 del Proceso “Administración de Justicia dentro del SGSSS”, procedimiento Trámite Jurisdiccional a Petición de Parte”, por

cuanto la muestra presentó expedientes sin carpetas, o algunos se encontraban sin la carpeta idónea, y sin la foliación correspondiente.

Pasando a otro punto objeto de observaciones, las mismas se presentan para de igual manera establecer el análisis sobre el particular,

así:

Observación.

Numeral 5º: En este numeral mencionan que se “Evidenció incumplimiento del artículo 41 de la Ley 1122 de 2007 En el informe

mencionan el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. Al inicio de este documento se explican las razones por las cuales se debe citar es el

artículo 41 de la Ley 1122 de 2007. Encontramos incoherencia entre lo que dice la parte explicativa (ver diapositiva 8) y lo que aparece

al final en el resumen (ver diapositiva 29).

En la Diapositiva 8 citan de manera parcial el artículo arriba mencionado y concluyen que el análisis de tiempo incorporado en el

procedimiento indicado con Código PJPD01 V3 señala que el procedimiento se debe desarrollar en tiempos diferentes de acuerdo a las

características del caso y las condiciones particulares para su resolución (ver diapositiva 8 de su informe) y recomiendan que esto se

debe eliminar por ir en contravía de la norma citada.

Estamos totalmente de acuerdo con ese comentario y procederemos a hacer la corrección a ese documento que está así desde el 2014.


Sin embargo, al final documento (ver diapositiva 29 de su informe), ponen solamente “Se evidenció incumplimiento a los

preceptos del artículo 126 de la Ley 1438 de 2011” (entendemos que se refieren al artículo 41 de la Ley 1122 de 2007).

Considero que se debe redactar el numeral 5º de la diapositiva 29, tal como está en la diapositiva 8. Es decir, explicar que

se refiere al error del documento que está en el procedimiento con el código PJPD01 V3. Porque de lo contrario queda como

si hubiéramos incumplido la totalidad del artículo y adicionalmente no se incluye la recomendación que se nos hace de

corregir el documento citado.

Análisis Equipo Auditor.

Al respecto debe precisarse que, el hallazgo de auditoría resulta ser compuesto, señalando que en primer lugar y

atendiendo la pedagogía realizada en cuanto a la manera de citar la norma que fija la función jurisdiccional de la

Superintendencia Nacional de Salud, esto es el artículo 41 de la Ley 1122 de 2007, adicionado por el artículo 126 de la Ley

1438 de 2011, con base en la muestra objetiva y aleatoria tomada (8 expedientes función jurisdiccional dispositivas 4, 5 y 6 –

1 por cada mes Enero – Agosto 2017), no se cumplen los términos establecidos por la Ley, esto es:

Ley 1122 de 2007, artículo 41, “PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo modificado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. El

nuevo texto es el siguiente:>

(…) . Dentro de los diez días siguientes a la solicitud se dictará fallo, (…).

Es decir, en la muestra se evidenció el NO cumplimiento de los términos preceptuados en la ley, esto es, los diez días para

emitir los correspondientes fallos de instancia; lo anterior en atención a la descripción y verificación que se efectuará de

cada expediente, la cual se encuentra incorporada en el cuerpo del informe de auditoría, dispositivas 4, 5 y 6, reiterando que

este hallazgo fue incorporado en informe de Auditoría al Sistema Integrado de Gestión (SIG), presentado al Despacho del

señor Superintendente Nacional de Salud con Memorando NURC 3-2017-008398 del 31 de Mayo de 2017; aspecto este del

cual se deberá presentar el correspondiente Plan de Mejoramiento, con el fin se eliminen las causas que la originan;

reiterando que el hallazgo versa única y exclusivamente respecto del cumplimiento de los diez (10) días para emitir fallo, no

siendo respecto de otros aspectos consagrados en la norma, por cuanto estos no fueron objeto de verificación.



Ahora bien, al respecto debe señalarse con el propósito de ilustrar de mejor manera al proceso auditado, que: El proceso

“Administración del Sistema Integrado de Gestión” código ASPD06 – procedimiento “Verificación, Registro y Evaluación de

las Obligaciones de Cumplimiento” Versión 2, contiene políticas de operación, las cuales en concreto la No. 4, indica que el

incumplimiento a un requerimiento legal se detectará como un producto No conforme.

Con el objeto brindar una cabal ilustración del asunto, se presenta la siguiente gráfica, elaborada con base en los contenidos

del proceso “Administración del Sistema Integrado de Gestión” código ASPD06 – procedimiento “Verificación, Registro y

Evaluación de las Obligaciones de Cumplimiento” Versión 2 y el “Portafolio de Servicios de la Superintendencia Nacional de

Salud”.


Sobre el particular se concluye que, se detectó un Producto No Conforme, al no cumplir este con lo términos señalados en la norma,

para lo cual se reitera, debe presentarse el correspondiente Plan de Mejoramiento en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión

ITS o en la herramienta tecnológica que disponga la Entidad, una vez los resultados de auditoría sean incorporados allí, para lo cual

se notificará lo correspondiente, permitiendo así eliminar las causas que lo originan.

Siguiendo por la línea antes enunciada, es decir, el hecho de que el hallazgo resulta ser compuesto, el equipo auditor de la Oficina de

Control Interno, en segundo lugar, precisa lo atinente al análisis de tiempo incorporado en el procedimiento el cual señala que:

Al respecto lo manifestado en el informe preliminar de auditoría, señala que:

“Ahora bien, debe señalarse que el análisis de tiempo incorporado en el procedimiento identificado con código PJPD01 V3 “Tram ite de la Función Jurisdiccional”,

señala que:

“Sin embargo el trámite de la función jurisdiccional como mecanismo para la solución de los conflictos de intereses se pueda desarrollar en tiempos diferentes, de

acuerdo a las características del caso y a las condiciones particulares necesarias para su resolución”.

Al respecto, el artículo 41, parágrafo 2 de la Ley 1438 de 2011, adicionado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011, no prevé este tipo de salvedad, por lo cual se

recomienda eliminar del análisis de tiempo, esta situación, evitando ir en contravía de la norma en cita”.

Debe indicarse que con ocasión del análisis de las observaciones, se debe precisar la recomendación elevada, en el sentido de que

NO se limine el análisis de tiempo del procedimiento, sino que, se modifique, al eliminar el segundo párrafo del análisis de tiempo, por

cuanto la ley no prevé ese tipo de salvedades, esto es, desarrollar el proceso de Administración de Justicia en el Sistema General de

Seguridad Social en Salud, en tiempos diferentes a los señalados por la ley; indicando por demás que, el producto No Conforme

encontrando, materializó un riesgo operacional identificado en la matriz de riesgos operacionales de la Entidad, denominado,

“inoportunidad en el trámite jurisdiccional”, aspecto que obliga a dar el tratamiento correspondiente para lo cual se sugiere se acuda a

la orientación metodológica de la Oficina Asesora de Planeación, verificando la pertinencia de los controles establecidos y las acciones

a emprender para precaver reiteración en la materialización del riesgo.


Observación.

Numeral 7º: No compartimos la recomendación, tal como está redactada. Tenemos la absoluta certeza que las providencias

judiciales deben numerarse y de manera segura. Pero si se hiciera como está la recomendación, tendríamos un problema

mayor. No podrían poner el número y fecha de la sentencia o del auto en un documento que pasa para la firma de la

Delegada en calidad de proyecto, porque yo puedo devolver el proyecto para corrección, como también lo hacen los

coordinadores todo el tiempo. Las providencias judiciales se numeran de forma consecutiva y hacerlo previo a la firma

implicaría que no salieran de forma consecutiva. La numeración consecutiva y las fechas proporcionan un control al fraude,

y protegen a la función jurisdiccional de actos de corrupción. Por otra parte, el actual SUPERCOR no permite que se

numeren autos y sentencias y adicionalmente por lo que nos informa OTI, el gestor documental adquirido tampoco podría

numerar autos y sentencias. Mientras OTI soluciona este problema, no tenemos otra alternativa, ya que solamente pueden

numerarse y fecharse después de que la Delegada firma la providencia. Estamos la espera de que entre en funcionamiento

el nuevo gestor documental, con el fin de que OTI determine si con ese nuevo gestor se puede poner en funcionamiento el

software que desarrolló ABITS que numera las providencias. Estamos pendientes de eso y ya expresamos a OTI, la

necesidad de que el software de jurisdiccional y conciliación funcione con el nuevo gestor, para lo cual deben hacer unas

mejoras que solicitamos ya hace un tiempo y que están pendientes. Esto último consta en correo electrónico que la

Delegada envió a Guillermo Cadena el 4 de octubre de 2017. El día 19 de octubre de 2017, el ingeniero Guillermo Cadena,

me envía el memorando 3-2017-016381, mediante el cual da respuesta a mi correo electrónico, anteriormente mencionado.

Si se logra poner en funcionamiento el software, solucionaríamos el problema de la numeración de las providencias

judiciales. Con el fin de iniciar labores que propendan para la solución a este problema, el ingeniero cadena propone unas

mesas de trabajo, que esta Delegada comparte y que inician labores el lunes 23 de octubre de 2017.


Al respecto, se retira la recomendación presentada, en el sentido que con ocasión de las mejoras esperadas con la entrada

del Software de Jurisdiccional y de Conciliación SJC, se podrán imprimir este tipo de mejoramiento en cuento a la

numeración de las providencias, aspecto este al cual se le efectuará seguimiento en desarrollo del control posterior que le

asiste a las Oficinas o Unidades de Control Interno, una vez el sistema de información adquirido entre en producción.

3.407 Solicitudes Radicadas

2.877 Solicitudes que cumplieron requisitos de Ley

532 Acuerdos Suscritos, equivalentes al 18% del total de solicitudes que cumplieron requisitos de Ley

El valor de los 221 acuerdos suscritos, es de $237.337.340.303

El valor Exigible Fecha de Auditoria es de

$62.372.748.771

Del Valor Exigible a la fecha de la Auditoría, el

valor pagado es de $18.903.329.373

Del Valor Exigible, descontado el valor pagado, el adeudado a la fecha de la

Auditoría es de $43.447.437.712

GESTIÓN RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS CONCILIACIÓN ENERO – AGOSTO 2017

De conformidad a la evaluación efectuada, se pudo evidenciar:

1. Que de las 2.877 solicitudes que cumplieron requisitos de Ley, el 18% (532) se encuentra en estado “suscrito”.

2. Que de las 532 Acuerdos Suscritos, solo 221 por valor de $62.372.748.771 son “exigibles”, pues a la fecha de la Auditoría no se

había cumplido el plazo pactado entre deudor y acreedor en el Acuerdo Conciliatorio.

3. Que de los $62.372.748.771 “exigibles”, solo han ingresado al Sistema General de Seguridad Social en Salud a corte Agosto de

2017, $18.903.329.373, esto es 30% del valor exigible a la fecha de la Auditoría ($

62.372.748.771).

4. Que de los $62.372.748.771 “exigibles”, a corte Agosto de 2017, se observa valor Adeudado por la suma de $43.447.437.712; es

decir, el 70% de dineros que deben hacer parte de la generación de flujo de recursos del Sistema General de Seguridad Social en

Salud no han ingresado al mismo; sin embargo, recordando una de las características de la Conciliación, es que esta suma puede

ser exigible mediante la iniciación de proceso ejecutivo por parte del Acreedor.

Sobre el particular debe señalarse que, el equipo auditor reconoce que la gestión de conciliación extrajudicial depende en gran medida

de el ánimo conciliatorio con que acudan las partes a la correspondiente audiencia, sin embargo es allí donde se encuentra el reto que

tiene el conciliador para, a pesar de encontrarse ante situaciones adversas, como lo es la falta de ánimo conciliatorio, encontrar los

mecanismo de encuentro que permitan culminar la audiencia con la suscripción de acuerdos claros, expresos y exigibles que a futuro

presten mérito ejecutivo.

Es por ello que la Oficina de Control Interno, recomienda de manera respetuosa al Grupo de Conciliación, realizar mayores esfuerzos,

con el objeto de dinamizar estrategias en el marco de la Ley, en especial la 640 de 2001, con el fin que los porcentajes de suscripción

de acuerdos conciliatorios aumenten significativamente (Reiteramos, actualmente se encuentra en un 18%), lo cual sin lugar a duda

repercutirá positivamente en el flujo de recursos que requiere el sistema, esfuerzos que de ser posible pudieran lograr materializarse

antes de finalizar la presente vigencia, al existir programación de Jornadas de Conciliación en determinadas regiones del País,

conforme al Plan Anual de Gestión aprobada a la dependencia auditada.


Durante el ejercicio auditor, y a través de entrevista desarrollada con la líder del proceso, en aras de verificar el procedimiento

establecido, se solicitó se aportaran pruebas que permitieran evaluar el Procedimiento “Trámite de Conciliación a Petición de parte o por

convocatoria de oficio”, y en concreto la actividad N. 17 - “Enviar informes de incumplimiento de Actas de Conciliación”, la cual en su

descripción señala “Consolidar informe semestral a presentar a Ministerio de Salud y Protección Social” así como “Esta información es

remitida al Superintendente Delegado de Procesos Administrativos, para su análisis y estadísticas correspondientes”, de lo cual, no se

evidenció que las mismas fueran ejecutadas.

Igualmente fue manifestado por parte de la líder de Proceso que en lo que refiere a la actividad N. 18 – “Realizar visita a los sujetos

vigilados para hacer seguimiento a las actas de conciliación” la “inviabilidad jurídica para realizarse”.

NO CONFORMIDAD: Al proceso Resolución de Conflictos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, se le generó la

siguiente No Conformidad.

De lo anterior y respecto del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), se formula No Conformidad, en atención a la Oficina de

Control Interno evidencia carencia de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación por parte del proceso auditado, toda vez que el

procedimiento no se ajusta al verdadero actuar del proceso en mención, incumpliendo la Norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.1 literales

“g. valorar estos procesos e implementar cualquier cambio necesario para asegurarse de que estos procesos logran los resultados

previstos” y “h. mejorar los procesos y el Sistema de Gestión de la Calidad”; máxime cuando el control de cambios del procedimiento

señala como último cambio el 12 de Noviembre de 2015.


▪ La Función de Conciliación Extrajudicial en Derecho de la Superintendencia Nacional de Salud, resulta ser uno, de varios mecanismos

previstos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud para realizar un saneamiento de las acreencias existentes en el

sistema, al igual que resulta ser un mecanismo que permite el flujo de recursos, que el sistema requiere para su correcto

funcionamiento.

Bajo la anterior premisa, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno con base en la información suministrada por el Grupo de

Conciliación de la Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, así como la información recaudada en el

trabajo de campo efectuado, pudo concluir que, los actores del sistema que requieren de la prestación del servicio público de conciliación

deben agotar un procedimiento previo, el cual exige de ciertas ritualidades para dar inicio del trámite conciliatorio, lo cual como se

evidenció en las cifras contenidas en el cuerpo del presente informe y la muestra aleatoria igualmente contenida en el presente

documento, se estableció que un porcentaje significativo de solicitudes deben ser objeto de requerimiento previo con el objeto cumplan

con los requisitos que la ley exige para dar inicio al trámite, o en su defecto resultan ser inadmitidas al vencer el plazo establecido para

completar los anexos necesarios que permitan dar trámite de la solicitud; aspecto este que motiva al equipo auditor de la Oficina de

Control Interno a recomendar a la Superintendencia Delegada Para la función Jurisdiccional y de Conciliación, diseñar en conjunto con la

Oficina de Comunicaciones Estratégicas E Imagen Institucional, la implementación de mecanismos adicionales a los ya existentes, para

dar a conocer a los diferentes actores del sistema, del formalismo y ritualidad que el trámite requiere para su activación, evitando

situaciones que obliguen a realizar requerimientos previos o generar posteriores inadmisiones en el trámite.

Sobre el particular debe señalarse que, el equipo auditor reconoce que la gestión de conciliación extrajudicial depende en gran medida

de el ánimo conciliatorio con que acudan las partes a la correspondiente audiencia, sin embargo es allí donde se encuentra el reto que

tiene el conciliador para a pesar de encontrarse ante situaciones adversas, como lo es la falta de ánimo conciliatorio, encontrar los

mecanismo de encuentro que permitan culminar la audiencia con la suscripción de acuerdos claros, expresos y exigibles que a futuro

presten mérito ejecutivo.

Es por ello que la Oficina de Control Interno, recomienda de manera respetuosa al Grupo de Conciliación, realizar mayores esfuerzos,

con el objeto de dinamizar estrategias en el marco de la Ley, en especial la 640 de 2001, con el fin que los porcentajes de suscripción de

acuerdos conciliatorios aumenten significativamente (Reiteramos, actualmente se encuentra en un 18%), lo cual sin lugar a duda

repercutirá positivamente en el flujo de recursos que requiere el sistema, esfuerzos que de ser posible pudieran lograr materializarse

antes de finalizar la presente vigencia, al existir programación de Jornadas de Conciliación en determinadas regiones del País, conforme

al Plan Anual de Gestión aprobada a la dependencia auditada.


OBSERVACIONES PROCESO AUDITADO

“PROCESO DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DENTRO DEL SGSSS

Procedemos a responder en el mismo orden que se plantean las conclusiones y recomendaciones generales (diapositivas 30

a 31).

Numeral 1º: Sin comentarios

Numeral 2º: Los datos como están presentados en el informe de auditoría están distorsionados, errados o mal interpretados.

Pasamos a explicar las razones y hacia el final ponemos las frases en su justo contexto.

Es importante resaltar, que las partes NO están obligadas a conciliar. La conciliación es un mecanismo que permite que dos

partes se pongan de acuerdo en algo que les atañe y que ese acuerdo conste en un documento que hace tránsito a cosa

juzgada y presta mérito ejecutivo. Esta superintendencia cuenta con ese mecanismo y todos y cada uno de los acuerdos son

un triunfo, independientemente del número de audiencias que se hagan. Las razones para no llegar a un acuerdo son

múltiples y no son inherentes a este despacho, ni a la SNS, sino a la voluntad de las partes. Los acuerdos no se firman de

manera alegre. Es indispensable que se suscriban sobre acreencias verificadas y comprobadas, es decir sobre cartera

responsablemente depurada.


La Oficina de Control Interno, se permite precisar que los datos expuestos en el informe preliminar son producto de la información

aportada por esa Superintendencia Delegada, de tal forma, que al manifestarse en el documento de observaciones, que los datos

están (…) “distorsionados, errados, mal interpretados” (…) “hay un error involuntario, cuando les enviaron el correo electrónico”,

se precisa que los análisis efectuados se basan en dicha información, esto, de conformidad a los correos electrónicos de fechas

9, 10, 11 y 13 de octubre de 2017, emitidos por la coordinación del Grupo de Conciliación de la Superintendencia Delegada para

la Función Jurisdiccional y de Conciliación.

Datos que de conformidad a lo expuesto por esa Superintendencia Delegada, difieren de las regulaciones efectuadas a través del

Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, lo cual genera incumplimiento a lo preceptuado en la:

“Política del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud”, (ASPO01) y en concreto a los numerales 1)

“Entregar respuestas precisas, claras, confiables y efectivas que permitan cumplir con la satisfacción de las necesidades y

expectativas de los usuarios” y 7) “Asegurar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y seguridad de los activos

de información de la Superintendencia Nacional de Salud”; aspecto que se recomienda tener en cuenta, con el fin de generar

información veraz, cumpliendo con las expectativas de las partes interesadas en el conocimiento de la información que esta

Dependencia genera.


Observación.

Numeral 3º: Tampoco es claro para este Despacho lo que está redactado porque nos parece que hay distorsiones respecto

de la información suministrada, que nos permitimos aclarar, transcribiendo parte de la información enviada a Control Interno

por parte del doctor Darwin Acuña por correo electrónico el 13 de octubre de 2017.

“… los resultados del seguimiento efectuado a las actas de conciliación son los siguientes:

1. A la fecha se han efectuado 221 requerimientos de información de cumplimiento, por valor de $ 237.337.340.303.

2. El valor de las 221 actas de conciliación exigibles corresponde a $62.372.748.771

3. A la fecha se ha recibido respuesta de 111 requerimientos, donde informan pagos por la suma de $18.903.329.373

4. A la fecha los vigilados no han dado respuesta a 110 requerimientos por valor de $43.447.437.712. Cabe aclarar que

estas cifras presentan fluctuación, en la medida que las partes atiendan el requerimiento efectuado por el Despacho”.

Se procede a explicar y a aclarar el texto anterior:

En primer lugar, hay un error involuntario, cuando les enviaron el correo electrónico, en la redacción del numeral 1º de arriba.

El valor de $237.337.340.303, corresponde al valor inicial de las pretensiones de la solicitud de los 221 expedientes, en

razón a una solicitud de ustedes, para que les presentáramos dicho valor. Es decir, el numeral 1º debía tener una redacción

del siguiente tenor:

“El valor inicial de las pretensiones contenidas en las solicitudes de conciliación de 221 expedientes era de

$237.337.340.303.

Sin embargo, las partes sólo conciliaron respecto de esos 221 expedientes $62.372.748.771. Hago hincapié que esto es una

situación común y normal. Durante la audiencia de conciliación en ocasiones se ponen de presente pagos realizados, glosas

en trámite, glosas definitivas, facturas devueltas, etc. Las partes sólo hacen acuerdos sobre las facturas que están claras y

sobre montos que realmente se deben y sobre los que no hay pendientes trámites de glosas y devoluciones, etc.

No todos los requeridos contestan y no todos contestan en el término del requerimiento, por tanto la información que les

proporcionamos corresponde a los vigilados que contestaron el requerimiento (111). Es importante resaltar que respecto de

las actas de conciliación que no hemos recibido respuesta (110), no sabemos si ha habido pago total o parcial o

incumplimiento total.


También es indispensable aclarar, que para las partes de un acuerdo, NO es obligación contestar, nuestros requerimientos de

cumplimiento, por cuanto eso no es parte del trámite legal. Cuando un acuerdo es cumplido, la responsabilidad de las partes

termina con el cumplimiento. Y cuando un acuerdo es incumplido, la parte afectada con el incumplimiento, tiene la potestad (no la

obligación) de acudir a la jurisdicción ordinaria con el fin de pretender el cumplimiento a través de un proceso ejecutivo. El deber

legal del conciliador una vez suscrito el acuerdo y emitida el acta correspondiente, se limita a las labores secretariales inherentes

a la conciliación, tal como expedir primeras copias, guardar la copia del acta, etc.

A 31 de agosto de 2017 se había recibido respuesta de 111 de los 221 requerimientos. En esas 111 respuestas nos reportaron

haber recibido pagos por $18.903.329.373.

A 31 de agosto de 2017 no tenemos información respecto de 110 acuerdos de conciliación. Por tanto de esos acuerdos

desconocemos el valor de los pagos. Esos 110 acuerdos tienen un valor de $43.447.437.712. De los que se reitera no tenemos

información todavía.

Ahora, si las 221 actas de conciliación Ya se expresó que las solicitudes tenían un valor de $237.337.340.303 pero que esas

221 solicitudes concluyeron en la suscripción de actas de conciliación por un valor de $62.372.748.771. tienen un valor de

$62.372.748.771 y de esas 110 no han respondido y tienen un valor de $43.447.437.712. Tenemos que las 111 restantes tienen

un valor de $18.925.311.059. Veamos la fórmula matemática:

Descripción No. de actas Valor de las actas de conciliación

Actas suscritas a 31 de agosto de 2017 221 $62.372.748.771

No respondieron requerimiento.

No sabemos si hay o no pago.110 $43.447.437.712

Valor total de actas menos valor de actas de las que no

conocemos si hay pago nos da el valor de las actas que si

respondieron

$62.372.748.771

- $43.447.437.712

=$18.925.311.059

Respondieron requerimiento, manifestando pago 111 $18.903.329.373

Valor no pagado de las 111 actas que respondieron el

requerimiento.

$18.925.311.059

-$18.903.329.373

=$21.981.686


Tenemos entonces, que de las 111 actas reportadas que tenían un valor de $18.925.311.059, se reportaron pagos por

$18.903.329.373, o sea que el valor no pagado corresponde a $21.981.686. Es decir, se pagó un 99.88% y se dejó de pagar

un 0.116%.

Una vez explicado lo anterior, aclaramos lo siguiente respecto de lo que aparece en el informe:

De 2.877 solicitudes de conciliación, por cumplimiento de requisitos, pudieron convocarse 2.877 audiencias y de éstas se

suscribieron 532 acuerdos de conciliación. Nos parece inaceptable que se determine por ustedes que “tan sólo” se suscribió

el 18 %. Nosotros consideramos que ese 18% es un muy buen logro. Y el “tan solo” obedece a un criterio totalmente

subjetivo por parte de la Oficina de Control Interno, especialmente, porque el conciliador no es responsable de que las partes

lleguen o no a un acuerdo. Como ya se ha expresado, es exclusiva voluntad de las partes llegar a un acuerdo.

De los 542 acuerdos suscritos hay 221, que tienen un valor de $62.372.748.771, y que su plazo de pago vencía en o antes

del 31 de agosto de 2017.

De los 221 acuerdos suscritos 111 han contestado el requerimiento y 110 no han contestado el requerimiento.

No es acertado decir, como aparece en el informe, que sólo se ha pagado lo correspondiente a las 111 actas reportadas por

$18.903.329.373 y que no se ha pagado lo correspondiente a 110 actas cuyos beneficiarios de pago no han contestado el

requerimiento. De hecho desde que Control Interno solicitó esta información, ya han reportado pagos otros vigilados por más

de 2 mil millones de pesos.

Por todo lo anterior consideramos que esta parte del informe debe modificarse para reflejar la realidad de la función de

conciliación.


Numeral 3º: Al iniciar el párrafo, la Oficina de Control Interno manifiesta que: “La Función de Conciliación Extrajudicial en

Derecho de la Superintendencia Nacional de Salud, resulta ser uno, de varios mecanismos previstos en el Sistema General

de Seguridad Social en Salud para realizar un saneamiento de las acreencias existentes en el sistema, al igual que resulta

ser un mecanismo que permite el flujo de recursos, que el sistema requiere para su correcto funcionamiento”.

Consideramos que es preciso atender la literalidad y espíritu de la norma, antes de aventurarse a interpretar la misma con

una acepción que no tiene.

El artículo 38 de la Ley 1122 de 2007, que otorga a la SNS la función de conciliación dispone:

ARTÍCULO 38º. Conciliación ante la Superintendencia Nacional de Salud. La Superintendencia Nacional de Salud podrá

actuar como conciliadora, de oficio o a petición de parte, en los conflictos que surjan entre sus vigilados y/o entre éstos

y los usuarios generados en problemas que no les permitan atender sus obligaciones dentro del Sistema General

de Seguridad Social en Salud, afectando el acceso efectivo de los usuarios al servicio de salud. Los acuerdos

conciliatorios tendrán efecto de cosa juzgada y el acta que la contenga, donde debe especificarse con toda claridad las

obligaciones a cargo de cada una de ellas, prestará mérito ejecutivo.

Parágrafo. En el trámite de los asuntos sometidos a conciliación, la Superintendencia Nacional de Salud aplicará las normas

generales de la conciliación previstas en la ley 640 de 2001”.


Tenemos entonces que la función de conciliación en la SNS tiene como propósito ser un mecanismo alternativo de solución

de conflictos, tal como es en cualquier otro de los centros de conciliación. Y los conflictos que surgen entre los vigilados o

entre éstos y los usuarios pueden ser de muy diversa clase. Tales conflictos pueden, a la luz de la norma transcrita, afectar el

cumplimiento de muchas obligaciones de dar o de hacer, de no hacer, etc., así como los problemas que afecten el acceso de

los usuarios al servicio de salud pueden ser por un sinnúmero de problemas.

La función de conciliación de la Superintendencia Nacional de Salud NO tiene por fin realizar un saneamiento de las

acreencias existentes en el sistema como erróneamente se plantea en el informe.

Los vigilados, han optado por utilizar el mecanismo de conciliación para acordar una nueva fecha de vencimiento de las

facturas. Es decir, han optado por la conciliación para ampliar el plazo de las acreencias contenidas en facturas, novando las

obligaciones. Eso nada tiene que ver con el saneamiento de cartera.

La Guía para Consultar el Saneamiento de Cartera en el sector salud, expedida por el Ministerio de Salud en mayo de 2014

define el saneamiento de cartera, en el acápite de definiciones así:

“Saneamiento de Cartera: Procedimiento establecido través de la Circular No. 30 de 2013, para aclarar las cuentas del sector

salud”.

Tenemos entonces que tener en cuenta que cuando las partes deciden acudir a la función de conciliación de la SNS para

ampliar el plazo del pago de sus acreencias y novar sus obligaciones a través de un acuerdo conciliatorio, no están

ejecutando un acto de saneamiento de cartera. Cosa distinta es que para poder suscribir un acuerdo conciliatorio para el

efecto mencionado, deben conciliar o sanear su cartera previamente, con el fin de que el acuerdo verse sobre acreencias, ya

aclaradas y sobre las cuales las partes tienen claridad sobre el monto debido por cada una de las facturas.

Ahora, que el efecto de un acuerdo conciliatorio como el que se acaba de describir, conlleve a que se produzca un flujo de

recursos que no se había producido adecuadamente, no implica que haya sido creado para el saneamiento de cartera y el

flujo de recursos. Ha sido creado para solucionar conflictos entre las partes mencionadas en la norma y los acuerdos

suscritos hasta ahora, han sido solamente una de las opciones legales para los cuales se puede utilizar el mecanismo de la

conciliación.


Las partes tienen la potestad de acercarse voluntariamente a la función de conciliación para lograr fijar unos plazos de

pagos, como también podrían acercarse a solucionar muchos otros conflictos.

El Despacho, permanentemente, capacita respecto de la forma como se debe presentar la solicitud. En lo que va del año

hemos hecho 11 capacitaciones en diferentes partes del país. Adicionalmente, hemos hecho por lo menos otras 5 más en el

marco de actividades de Protección al Usuario, también en varias partes del país.

En la página WEB de la SNS también están los requisitos y formatos para acceder a la función y además durante la

presentación de documentos en las prejornadas, así como personal y telefónicamente en Bogotá, explicamos como debe ser

el cumplimiento de los requisitos para acceder a la función.

Nuestros conciliadores (sólo 6) luchan por lograr cada uno de los acuerdos que se logran, dentro de los límites de la ley.

Creemos que el porcentaje de suscripción de acuerdos ha crecido de manera exponencial como lo demuestran las cifras que

a continuación presento.

Creemos que el porcentaje de suscripción de acuerdos ha crecido de manera exponencial como lo demuestran las cifras que

a continuación presento.

Creo que estamos haciendo una socialización

debida, de conformidad con nuestra capacidad en

cuanto a personal y maximizando los gastos de la

función y no podemos montar un nuevo sistema

de socialización, que llevaría a que sea peor el

remedio que la enfermedad.


2. Carencia de autocontrol, autogestión y autorregulación.

Respecto del procedimiento señalado en el Trámite de Conciliación a Petición de Parte o por Convocatoria de Oficio, se

encuentra ajustado a las necesidades de la función de conciliación señalada en el artículo 38 de la Ley 1122 de 2007, de tal

suerte que este Despacho no ha visto la necesidad de efectuar ajustes en su estructura, a las realizadas durante el proceso

de acreditación del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.

No obstante, como ejercicio de autocontrol, autogestión y autorregulación, a través del memorando 3-2017-016285 del 18 de

octubre de 2017, fueron modificadas algunas actividades del procedimiento, particularmente lo inherente al seguimiento de

los acuerdos conciliatorios, con lo cual ya se encuentra superada la no conformidad señalada por el equipo auditor”.



Con base en las observaciones presentadas por la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de

Conciliación, mediante memorando NURC 3-2017-016571 del 23 de Octubre de 2017, la oficina de Control Interno procede a

presentar el análisis de las mismas así:

1.En lo referente al reporte de las cifras que han permitido evaluar la gestión de conciliación extrajudicial en derecho de la

Superintendencia Nacional de Salud (Enero – Agosto 2017), debe señalarse que las mismas resultan ser congruentes

respecto de las inicialmente reportadas por la Coordinación del Grupo de Conciliación de esa Dependencia; excepto, en lo

que refiere a la cifra de $18.925.311.059, la cual fue utilizada para efectuar una resta respecto de los $18.903.329.373, toda

vez que el documento de observaciones no señala el concepto a que refiere dicha cifra, razón por la cual al no identificar el

origen de la misma, el equipo auditor se abstiene de realizar pronunciamiento alguno respecto de ella, concentrándose en los

análisis de las cifras reportadas en la etapa de recaudo de información, las cuales se reiteran, son congruentes con las

expuestas en el documento de observaciones.

En este orden de ideas, se puede concluir que fueron suscritos 221 acuerdos por valor de $237.337.340.303, de los cuales

$62.372.748.771 resultaban ser exigibles al 31 de Agosto de 2017.

Ahora bien, de los 111 acuerdos con reporte de pago equivalentes a $62.372.748.771, ingresaron al SGSSS

$18.903.329.373, quedando un total de 110 actas por valor de $43.447.437.712, de las cuales a la fecha “No respondieron

requerimiento. No sabemos si hay o no pago”; lo anterior de conformidad con lo expuesto en el documento de observaciones

cuadro “fórmula matemática”

De igual manera, la Oficina de Control Interno, se permite indicar que el texto “tan solo”, será desvinculado del documento,

máxime cuando esa Superintendencia Delegada y en concreto el proceso objeto del análisis no cuenta con indicador alguno

dentro del SIG, que permita establecer ese concepto, ni tampoco permite afirmar o determinar que “consideramos que ese

18% es un muy buen logro”, criterio que resulta subjetivo, máxime (reiteramos) sin contar con un indicador que permita

determinar de manera objetiva si dicho porcentaje puede ostentar un rango de malo, regular ó bueno.


Por lo anteriormente expuesto y en atención a la información aportada durante el ejercicio auditor, la Oficina de Control

Interno recomienda a la Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, que en el proceso

“Resolución de Conflictos Derivados de las Obligaciones del SGSSS”, bajo el acompañamiento metodológico de la Oficina

Asesora de Planeación, de ser posible, se diseñe e implemente indicador de gestión que permita evidenciar, analizar y

determinar a la Alta Dirección de la Entidad un rango de cumplimiento que sea adecuado para la oportuna toma de

decisiones y de tajo eliminar las interpretaciones que al respecto se puedan emitir.

Lo anterior de conformidad a:

A. “Política del subsistema de gestión de la calidad de la SNS”, (ASPO02) y en concreto al numeral “5) Elevar los niveles de

desempeño de los procesos y procedimientos”.

B. El alcance definido en el procedimiento “Medición de la Gestión Institucional” (ASPD02), el cual señala: “Inicia con la

identificación de las variables que se requiere medir, continúa con la formulación de indicadores de gestión por

factores críticos de éxito, la realización de las pruebas piloto requeridas y la aprobación de estos, y finaliza con la

implementación y seguimiento de los indicadores de gestión de la entidad, así como de la evaluación de resultados

de estos.

C. Numeral 9.1.1 – “Generalidades”, de la Norma ISO 9001:2015; literales “a) qué necesita seguimiento y medición” y “b) los

métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos”.

En síntesis, la Oficina de Control Interno puede concluir que si bien es cierto la gestión de Conciliación extrajudicial en

derecho de la Superintendencia Nacional de Salud se encuentra supeditada al ánimo conciliatorio con que acudan las partes,

al reporte o no del cumplimiento de los acuerdos suscritos y de la voluntad del deudor para realizar el efectivo pago de las

sumas adeudadas, también lo es que, corresponde al proceso auditado en un ejercicio de autogestión y mejoramiento

continuo diseñar o fortalecer la estrategia de conciliación, con el objeto lograr el mayor número de acuerdos de conciliación

entre actores del SGSSS, solucionando de manera alterna los conflictos que se susciten entre estos.


Sobre el particular, la Oficina de Control Interno recomienda a la Alta Dirección Institucional, más allá de los valores o cifras que pueden

ser analizadas respecto de la gestión de Conciliación, se precise respecto de la pertinencia de la realización de seguimiento a los

acuerdos de conciliación que se suscriban ante la Superintendencia Nacional de Salud, bajo el entendido que las normas que regulan

este tipo de servicio no prevén el ejercicio de dicha labor “seguimiento”, o en su defecto, si se concluye que la labor de seguimiento

produce información relevante para la Entidad, se establezca el fin u objeto de dicha labor, aunado a proveer al Grupo de Conciliación

de las herramientas o instrumentos (legales, talento humano, tecnológicos), necesarios para cumplir con los cometidos que la Alta

Dirección defina.

En lo referente al segundo hallazgo formulado por la Oficina de Control Interno y de conformidad a la respuesta emitida por la

Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, no es de recibo por parte de la Oficina de Control interno

que se indique que el procedimiento motivo del presente análisis “se encuentra ajustado a las necesidades de la función de conciliación

señalada en el artículo 38 de la Ley 1122 de 2007”, máxime cuando fue manifestado al equipo auditor que en lo referente a la actividad

N. 18 – “Realizar visita a los sujetos vigilados para hacer seguimiento a las actas de conciliación” la “inviabilidad jurídica para

realizarse”.

Ahora bien, respecto de la actividad N. 17 del procedimiento producto del presente análisis, no fueron aportadas evidencias que

permitiera validar el cumplimiento de esa actividad.

Respecto del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), la Oficina de Control Interno reitera la carencia de Autocontrol, Autogestión y

Autorregulación por parte del líder del proceso, toda vez que el procedimiento no se ajusta al verdadero actuar del proceso en mención,

incumpliendo la Norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.1 literales “g. valorar estos procesos e implementar cualquier cambio necesario para

asegurarse de que estos procesos logran los resultados previstos” y “h. mejorar los procesos y el Sistema de Gestión de la Calidad”;

máxime cuando el control de cambios del procedimiento señala como último cambio el 12 de Noviembre de 2015.

De lo anterior, debe señalarse que “a través del memorando 3-2017-016285 del 18 de octubre de 2017, fueron modificadas algunas

actividades del procedimiento, particularmente lo inherente al seguimiento de los acuerdos conciliatorios, con lo cual ya se encuentra

superada la no conformidad señalada por el equipo auditor”; la Oficina de Control Interno, se permite precisar que se da por subsanado

el hallazgo, con base en la evidencia objetiva recaudada en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.- página web SNS.

La Oficina de Control Interno en desarrollo de sus funciones, desde la vigencia 2014 hizo seguimiento sobre el avance del

contrato No. 574 de 2013, suscrito con Abits de Colombia S.A.S., cuyo objeto es el “Diseño, implementación y puesta en

funcionamiento de un sistema de información para el manejo de los procesos Jurisdiccionales y de Conciliación que se

tramitan ante la Superintendencia Nacional de Salud”.

Desde entonces, se han presentado los siguientes informes, donde se hace inclusión a este contrato y/o sistema de

información, adquirido con él:

• Seguimiento a la Ejecución del Contrato 574 de 2013. NURC 3-2014-012096 del 28 de Julio de 2014

• Seguimiento a ejecución del contrato No. 574 de 2013 suscrito entre la Superintendencia Nacional de Salud y la firma Abits

Colombia S.A.S. NURC 3-2014-014754 del 29 de Agosto de 2014.

• Informe de Seguimiento al Estado del Control Interno-Estatuto Anticorrupción. Periodo Julio-Octubre 2014. NURC 3-2014-

020539 del 26 de Noviembre de 2014

• Informe de seguimiento a la implementación del software para la función jurisdiccional y de conciliación. NURC 3-2014-

020621 del 27 de Noviembre de 2014

• Seguimiento a recomendaciones de la Oficina de Control Interno-vigencia 2014. NURC 3-2015-003295 del 20 de Febrero

de 2015

• Seguimiento a los Archivos de Gestión Superintendencia Nacional de Salud. NURC 3-2015-003831 del 27 de Febrero de

2015

• Seguimiento a Recomendaciones Oficina de Control Interno-I Trimestre. NURC 2015 3-2015-007051 del 22 de Abril de

2015

• Seguimiento a Sistemas de Información. NURC 3-2015-014861 del 29 de Julio de 2015

• Seguimiento a la Contratación y Ejecución de Recursos Superintendencia Nacional de Salud. NURC 3-2015-016799 del 26

de Agosto de 2015

• Seguimiento a la Contratación y Ejecución de Recursos Superintendencia Nacional de Salud. NURC 3-2015-018570 del 18

de Septiembre de 2015

• Seguimiento a Sistemas de Información. NURC 3-2015-023898 del 30 de Noviembre de 2015

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA

LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACIÓN

• Seguimiento a Sistemas de Información. NURC 3-2016-000757 del 19 de Enero de 2016

• Seguimiento a los Archivos de Gestión Superintendencia Nacional de Salud. NURC 3-2016-005098 del 14 de Marzo de

2016

• Seguimiento a Planes de Mejoramiento con la Contraloría General de la Republica, con corte 31 de Marzo de 2016. NURC

3-2016-008235 del 29 de Abril de 2016.

• Seguimiento a Sistemas de Información. NURC 3-2016-009990 del 26 de Mayo de 2016. Este informe presenta un

consolidado sobre informes de evaluación a sistemas de información del 4 trimestre 2015 y 5 primeros meses de 2016.

• Informe Ejecutivo sobre la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud. NURC 3-2016-012451 del 28 de

Junio de 2016Seguimiento a Sistemas de Información. NURC 3-2016-012604 del 30 de Junio de 2016

• Seguimiento a Planes de Mejoramiento con la Contraloría General de la Republica, con corte 30 de Junio de 2016. NURC 3-

2016-013862 del 25 de Julio de 2016

• Seguimiento a la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación. NURC 3-2016-015621 del 22

de Agosto de 2016

• Seguimiento a Sistemas de Información. NURC 3-2016-018153 del 30 de Septiembre de 2016

• Auditoría Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación. NURC 3-2016-020074 del 31 de

Octubre de 2016

• Seguimiento a Planes de Mejoramiento con la Contraloría General de la Republica, con corte 30 de Septiembre de 2016.

NURC 3-2016-020077 del 31 de Octubre de 2016

• Seguimiento a Sistemas de Información. NURC 3-2016-022085 del 30 de Noviembre de 2016

• Seguimiento a Planes de Mejoramiento con la Contraloría General de la Republica, con corte 30 de Diciembre de 2016.

NURC 3-2017-001226 del 27 de Enero de 2017

• Seguimiento Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación. NURC 3-2017-005915 del 25 de

Abril de 2017

• Auditoría Gestión Documental. NURC 3-2017-010040 del 27 de Junio de 2017

• Seguimiento a Planes de Mejoramiento con la Contraloría General de la Republica, con corte 30 de Junio de 2017. NURC 3-

2017-011283 del 21 de Julio de 2017



A continuación se presentan algunos detalles del contrato objeto de seguimiento:

CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO NO. 574 DE 2013

Valor del Contrato: $419.226.320

Clase de Contrato: Consultoría

Contratista: ABITS DE COLOMBIA SAS

Objeto Contractual: Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de un sistema de información para el manejo de los procesos

Jurisdiccionales y de Conciliación que se tramitan ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Área Responsable: Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación

Supervisores del Contrato: Jefe de la Oficina de Tecnología de la Información y Superintendente Delegado para la Función de Jurisdiccional y de

Conciliación

Fecha Inicio: 21 de noviembre de 2013

Fecha Terminación: 15 de Abril de 2014

PRORROGAS AUTORIZADAS:

Primera Prórroga:

Valor del Contrato Original: $419.226.320

Causa de modificación: Modificar y prorrogar el término de vencimiento por dos (2) meses más, con autorización de los Supervisores mediante

memorandos radicados el 7 de abril de 2014 (NURC 1-2014-029911 y 3-2014-005137) y con alcance el 11 de abril de 2014 (NURC 3-2014-005462),

las cuales solo fueron en tiempo sin requerir recursos económicos adicionales al contrato original. Por lo anterior, se modificaron: El numeral 8 del

anexo técnico (Cronograma), la cláusula cuarta (plazo de Ejecución) y la cláusula sexta (Forma de Pago).


Supervisores del Contrato: Jefe de la Oficina de Tecnología de la Información y Superintendente Delegado para la Función de Jurisdiccional y de

Conciliación

Fecha de la prórroga: 11 de abril de 2014

Fecha Inicio: 16 de Abril de 2014

Fecha Terminación: 15 de Junio de 2014



Segunda Prórroga:

Valor del Contrato Original: $419.226.320

Causa de modificación: Modificar y prorrogar el término de vencimiento por cuarenta y cinco (45) días más, con autorización de los

Supervisores mediante memorando radicado el 12 de junio de 2014 (NURC 1-2014-052693), la cual solo es en tiempo sin requerir

recursos económicos adicionales al contrato original. Por lo anterior, se modificaron: El numeral 8 del anexo técnico (Cronograma), la

cláusula cuarta (plazo de Ejecución) y la cláusula sexta (Forma de Pago).


Supervisores del Contrato: Jefe de la Oficina de Tecnología de la Información y Superintendente Delegado para la Función de

Jurisdiccional y de Conciliación

Fecha de la prórroga: 13 de junio de 2014

Fecha Inicio: 16 de junio de 2014

Fecha Terminación: 30 de Julio de 2014

PRODUCTOS ENTREGABLES: El proyecto cubre las siguientes fases.



PRODUCTOS ENTREGABLES:



PRODUCTOS ENTREGABLES:

Estado del Contrato 574 de 2013:

Fecha de finalización: 31 de Diciembre de 2014

Periodo de Garantía: 2 años, contados desde el 1 de Enero de 2015 hasta el 31 de Diciembre de 2016

Acta de Liquidación del Contrato: 9 de Enero de 2015

De la mencionada acta se extrae lo siguiente:



Situaciones presentadas con el contrato:

1. Audiencia por presunto incumplimiento:

De conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, la Entidad inició procedimiento pro posible incumplimiento

del contrato de consultoría 574 de 2013, situación que fue superada el 17 de Diciembre de 2014, con el cumplimiento del contratista

según lo informado por los supervisores, lo cual quedó plasmado en el acta suscrita por las partes en la misma oportunidad, dándose por

terminado el referido procedimiento (Fuente: Acta de Liquidación del Contrato: 9 de Enero de 2015, numeral 2 del acápite CONSTANCIAS).

2. Hallazgos determinados en visita de la Contraloría General de la República, realizada en 2014

Hallazgo No. 17: El Contrato planteaba la necesidad de interoperabilidad del sistema a desarrollar con otros sistemas administrados por

la SNS el contratista desarrolló los webs services sin embargo a la SNS le correspondía desarrollar o contratar los web services de los

otros aplicativos paralelamente. Falta de Planeación adecuado seguimiento y gestión del proyecto.

Acción 1: Puesta en Producción del Sistema Jurisdiccional y Conciliación

Estado: Finalizado Octubre de 2016

Acción 2: Adopción de lineamientos y metodologías para el desarrollo de sistemas de información

Estado: Finalizado Enero de 2017

Hallazgo No. 18: Durante el tiempo de ejecución del mismo, los supervisores no manifestaron irregularidades en el diseño,

implementación y puesta en funcionamiento del sistema de información, situaciones que no quedaron reflejadas en los informes de

actividades. Deficiencias de supervisión en ejecución del contrato, inadecuada vigilancia.

Acción 1: Capacitación Ley 80 de 1993 y Manual de Contratación de la SNS. En el Plan Institucional de Capacitación para la vigencia

2016, se encuentra definido el tema de Contratación Estatal. De dicha temática se realizarán dos jornadas de capacitación.

Estado: Finalizado Abril de 2016

Hallazgo No. 19: Capacitación de Funcionarios (A) El numeral 4) del Contrato No. 574/2013 contempla, entre otras, la capacitación

técnica del sistema, actividades que no fueron realizadas en el transcurso de la ejecución del contrato, las cuales se desarrollaron

solamente hasta el 6 de Febrero de 2015.

Acción 1: Capacitación del funcionamiento del Sistema de Información Jurisdiccional y Conciliación

Estado: Finalizado Enero de 2017

3. Interoperabilidades con SUPERCOR: Mediante Contrato 129 de 2015 con la firma SISCOMPUTO Ltda., se adelantó el desarrollo de

la interoperabilidad entre Supercor y SJC, la cual se pudo evidenciar que se encuentra operando (fuente: Informe Evaluación a Sistemas de

Información, presentado con NURC 3-2016-008119 del 29 de Abril de 2016).



SOLICITUD INFORMACIÓN A LOS SUPERVISORES DEL CONTRATO 574 DE 2013

Para la auditoría que ahora nos ocupa, la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2017-014949 del 29 de Septiembre

de 2017, hizo requerimiento a la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, en el

sentido de suministrar información como supervisor funcional del contrato 574 de 2013, la cual fue atendida mediante NURC

3-2017-015659 del 9 de Octubre de 2017, en los siguientes términos:

“El contrato mediante el cual se desarrolló el software está liquidado. El software fue entregado. El software se entregó en los términos

contractuales. Es decir, se entregó de conformidad con lo que se había contratado. Es preciso aclarar que el contrato se suscribió con

base en las necesidades manifestadas por la Delegatura para la Función Jurisdiccional y de Conciliación en el acta No. 1 del 14 de

octubre de 2011, suscribiéndose el contrato para desarrollar el software con la firma ABITS en el 2013.

Es importante poner de presente las siguientes situaciones que se presentan y que afectan los aspectos técnicos y por ende el

funcionamiento del software.

REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE:

Actualmente contamos con el SUPERCOR como gestor documental. El software contratado no es autónomo, sino que requiere de un

gestor documental para su operación. El SUPERCOR por razones técnicas, informadas por OTI y que no tengo la capacidad de

explicar, pues no soy ingeniera sino abogada, tiene problemas de interoperabilidad con el software mencionado. Problemas que no se

han solucionado y que empezó a coordinarse con OTI la forma de interconectar el gestor documental (SUPERCOR) con el software

para la función jurisdiccional y de conciliación. Es de aclarar que las actividades de interoperabilidad y otras implicaban costos para la

Entidad.

Posteriormente, la Entidad inició un proceso para la adquisición y puesta en funcionamiento de un gestor documental moderno para

reemplazar el SUPERCOR. De este proceso de adquisición y funcionamiento del gestor documental nuevo, como es de su

conocimiento, se han realizado las actividades tendientes a ponerlo en funcionamiento en el año 2017 y se espera que antes de que

culmine el año, se haya iniciado su operación. Dada esta nueva realidad, no tenía sentido desarrollar un proceso que implicaba

erogaciones monetarias para poner en funcionamiento el software con base en el SUPERCOR, cuando que era cuestión de tiempo para

que fuera reemplazado por el nuevo gestor documental y había orden expresa, según manifiesta la OTI, del superintendente de no

invertir más dinero en el SUPERCOR. Decisión responsable desde el punto de vista presupuestal. Ya la puesta en marcha del nuevo

gestor documental es una realidad y una realidad a corto plazo.



Como ya la puesta en funcionamiento del nuevo gestor, tiene fecha de inicio, he solicitado mediante correo electrónico al ingeniero

Cadena, jefe de la Oficina de Tecnologías de la Entidad lo siguiente:

a. Iniciar las acciones tendientes a poner en funcionamiento el software adquirido para la función jurisdiccional y de conciliación con el

nuevo gestor documental. Quisiéramos que el software y el gestor documental inicien operaciones de manera simultánea si eso es

tecnológicamente posible. De no serlo, es indispensable planear cuanto antes el funcionamiento del software a partir del nuevo

gestor y plantear un cronograma para lograrlo.

b. Por último le solicité a OTI que en el evento en que el gestor y el software no puedan funcionar a partir del mismo día en que se

ponga en funcionamiento el nuevo gestor documental que por lo menos la función de emitir autos y sentencias la podamos hacer

desde ahora con el software, que numera fecha y guarda en PDF los documentos. Nosotros tenemos una debilidad en la

expedición de providencias judiciales, por cuanto las tenemos que numerar y fechar manualmente y posteriormente escanearlas,

para poder notificarlas”.

En relación con los requerimientos de mejoras, adiciones o cambios en el software, la Superintendente Delegada Informa que:.

“Hace un tiempo habíamos planteado a OTI que era indispensable introducir algunas mejoras al software con el fin de que a través del

mismo se pudieran hacer algunas cosas que el software no permitía y que en la Delegada hoy en día hacemos o vamos a hacer, con

base en normas nuevas o en cambios en la forma como desarrollamos la función para ser más eficientes y cumplir con la ley (como

comisionar, sancionar y llevar procesos de cumplimiento de sentencia).

OTI se había comprometido con nosotros a hacer unas pequeñas mejoras y posteriormente unas mejoras más sustanciales al software

para adaptarlo a las necesidades de la delegatura. Les solicité en el mismo correo electrónico mencionado que me informaran en qué

estado están las mismas y proceder a revisar de nuevo lo que está pendiente para confirmar que se ajustan a todos los cambios que

estamos haciendo o por disposición legal o para mejorar la eficiencia”.

Sobre el grado actual de funcionalidad que tiene este sistema, se informa lo siguiente:

“Como ya se expresó arriba el software actualmente no está en funcionamiento, pero espero que una vez entre en funcionamiento el

nuevo gestor documental, OTI nos ponga, dentro de las capacidades tecnológicas de la entidad, en funcionamiento del software.

Nosotros hemos adelantado, capacitaciones a nuestros funcionarios sobre el software y los actualizaremos tan pronto OTI nos dé vía

libre para su utilización. Este software reviste plena importancia para esta delegatura”.

De igual manera, la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2017-015225 del 2 de Octubre de 2017, hizo requerimiento a la

Oficina de Tecnologías de la Información, en el sentido de suministrar información como supervisor técnico del contrato 574 de 2013,

la cual fue atendida mediante NURC 3-2017-015769 del 10 de Octubre de 2017, en los siguientes términos:



“ … , los productos objeto del Contrato 574 de 2013 fueron recibidos a satisfacción conforme a las obligaciones especificadas en el

Anexo Técnico de dicho Contrato. Dadas las modificaciones de carácter procedimental que solicitó la Superintendencia Delegada

para la Función Jurisdiccional y Conciliación en el 2016, se adelantaron los ajustes pertinentes cuyo impacto en el diseño, desarrollo

e implementación tecnológicos eran bajos.

(…)

De la interacción con la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación en el 2016, también se

determinaron unos ajustes adicionales, lo que implica realizar un ejercicio de la Arquitectura, Diseño e Implementación, razón por la

cual no se realizaron en dicha vigencia y quedaron como compromiso para trabajar de manera coordinada con dicha Delegatura.

(…)

El Sistema está operativo desde el 2016, no obstante adicional a que algunas de estas mejoras implicaban hacer intervenciones en

el Supercor, y por indicaciones del Señor Superintendente Nacional de Salud, Dr. Norman Julio Muñoz Muñoz, no se realizarán más

inversiones a ese saliente Sistema de Correspondencia, dado que en la actualidad a través del Contrato 247 de 2016, suscrito con

la UT UNION TEMPORAL SUPERSALUD 2016, se adelanta el nuevo Sistema de Gestión Documental denominado "SUMA", se ha

considerado prudente por parte de esta Jefatura que hasta que se tenga consolidado dicho Sistema de Gestión Documental, nos

dispondremos a adelantar las mesas de trabajo en Conjunto con la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y

Conciliación, a efectos de formalizar un Plan de Trabajo que nos permita a las dos dependencias avanzar en la Arquitectura,

Diseño, Desarrollo, Implementación y Puesta en Marcha de estas Mejoras del Sistema Jurisdiccional y Conciliación.

Complementario a lo anterior, le informo que la Dra. María Isabel Cañón Ospina, Superintendente Delegada para la Función

Jurisdiccional y Conciliación, nos ha hecho llegar el pasado miércoles, 4 de octubre de 2017 el mensaje de correo electrónico, que

adjunto al presente, mediante el cual nos plantea retomar las mejoras y ajustes que se han expuesto. Por tanto, tal como ya lo

hemos manifestado, procederemos a adelantar mesas de trabajo que nos permitan abordar conjuntamente el tema.

Es importante destacar que el sistema Jurisdiccional y Conciliación se recibió a satisfacción y que no ha entrado en producción por

lo que aquí se anota. Por tanto, una vez implementadas las mejoras pendientes y las que hoy en día por cambios normativos y

procedimentales que establezca la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación, entrará en producción”.



Sistema de Información para

la Función Jurisdiccional y de Conciliación

• De acuerdo con los antecedentes presentados en las diapositivas anteriores y con base en lo informado por los

Supervisores Técnico y Funcional, el sistema de información para la función jurisdiccional y de conciliación adquirido

mediante contrato 574 de 2013, fue recibido a satisfacción por parte de la Entidad.

• Dado que el software fue adquirido y desarrollado con base en las necesidades manifestadas por la Superintendencia

Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación en el acta No. 1 del 14 de Octubre de 2011, la cual fue la base

para la elaboración de estudios previos, anexo técnico y posterior suscripción del contrato 574 de 2013, y dado que, desde

su recibo se estableció que éste requiere de ajustes y modificaciones que implican realizar un nuevo ejercicio de

Arquitectura, Diseño e Implementación, y con base en las decisiones administrativas tomadas por la alta dirección, durante

la vigencia 2016 y lo que va corrido de la vigencia 2017; esas acciones no se realizaron, tal como lo informa la Oficina de

Tecnologías de la Información, mediante NURC 3-2017-015769 del 10 de Octubre de 2017.

• Algunas de las mejoras solicitadas para este sistema de información, implican hacer ajustes en SUPERCOR, las que, por

decisiones de la Alta Dirección no se realizarán, debido a que actualmente está en curso el Contrato 247 de 2016, suscrito

con la UT UNION TEMPORAL SUPERSALUD 2016, que adelanta la adquisición del nuevo Sistema de Gestión Documental

denominado "SUMA“; es pertinente mencionar que durante la vigencia 2015, la Entidad suscribió el Contrato 129 de 2015

con la firma SISCOMPUTO Ltda., para adelantar el desarrollo de la interoperabilidad entre SUPERCOR y SJC, aspecto que

se pudo evidenciar en seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno en Abril de 2016, y que consta en Informe de

Evaluación a Sistemas de Información, presentado con NURC 3-2016-008119 del 29 de Abril de 2016, en el cual se indicó

que dicha interoperabilidad estaba funcionando.

• Que la Oficina de Tecnologías de la Información y la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de

Conciliación, se abstienen de activar el Sistema de Información para el tramite de procesos jurisdiccionales y de

conciliación, hasta tanto se tenga consolidado el nuevo Gestor Documental, para lo cual se adelantarán mesas de trabajo

conjuntas, con el fin de formalizar un plan de trabajo para avanzar en la Arquitectura, Diseño, Desarrollo, Implementación y

Puesta en Marcha del referido sistema.


Sistema de Información para

la Función Jurisdiccional y de Conciliación

• Por lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno, continuará realizando monitoreo a este sistema de información,

en aras de verificar el cumplimiento de los compromisos planteados tanto por la Oficina de Tecnologías de la Información

como por la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación; precisando que, la verificación se

concentrará en establecer que, los recursos invertidos en la adquisición y puesta en marcha del sistema de información

para el manejo de los procesos Jurisdiccionales y de Conciliación que se tramitan ante la Superintendencia Nacional de

Salud, sean de beneficio en el ejercicio de la prestación de este tipo de servicio público, y consecuentemente procuren el

cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, lo anterior en cumplimiento de lo preceptuado en sentencia C – 103

de 2015, de la Corte Constitucional.

• Se recomienda a la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Oficina de

Tecnologías de la Información, realizar desde ya las mesas de trabajo conjuntas solicitadas por la Superintendente

Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, que permitan establecer las mejoras y ajustes a realizar en el

sistema de información para el manejo de los procesos Jurisdiccionales y de Conciliación que se tramitan ante la

Superintendencia Nacional de Salud, con el objeto, poner en marcha del aplicativo una vez se adquiera y ponga en

producción el nuevo gestor documental; es decir, de resultar viable técnicamente, se sugiere, una vez interopere el software

SJC con el nuevo gestor documental “SUMA”, este se ponga en producción, seguidamente procediendo a realizar los

ajustes que se consideren pertinentes. lo anterior ante la imperiosa necesidad identificada por el área funcional en poner en

marcha el sistema de información, el cual redundará en la eficiencia de su gestión al automatizarla, aunado al beneficio de

los usuarios de los servicios públicos que esta área presta, en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.


La totalidad de las conclusiones producto de la presente auditoría, ya se encuentran incorporadas como “Conclusiones

Preliminares”; no obstante, a continuación se relacionan los hallazgos objeto de Plan de Mejoramiento.

1. NO CONFORMIDAD. Procesos Administración de Justicia y Resolución de conflictos derivados entre los actores

del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Que en los procesos *Administración de Justicia en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y *Resolución de

Conflictos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, se pudo evidenciar incumplimiento de la Guía Organización

de Archivo de Gestión (GDGU01) y en concreto, de los numerales, 8.5 Foliación y el numeral 8.6.1 Rotulación de cajas y

carpetas de documentos físicos, así como la actividad N. 4 de los procedimientos “Trámite Jurisdiccional a Petición de Parte”

y “Trámite de Conciliación a Petición de Parte”, por cuanto la muestra presentó expedientes sin carpetas, algunos se

encontraban sin la carpeta idónea y sin la foliación correspondiente.

2. MATERIALIZACIÓN DE RIESGO OPERATIVO. Proceso Administración de Justicia dentro del SGSSS

Que, el Riesgo denominado “Inoportunidad en el trámite Jurisdiccional” se materializó, estableciendo que los controles y

acciones incorporadas en la matriz de riesgos, no resultan ser suficientes o adecuados, encontrando que, de las causas

igualmente identificadas, las que han influido en mayor grado para materializar el riesgo, son las identificadas con los

numerales 1 y 11, las cuales son:

“(…)1. Personal insuficiente para responder a la demanda de la función jurisdiccional.

11. La norma que regula el procedimiento y los términos de la función jurisdiccional no es coherente con el tecnicismo y el

tiempo que implica algunos de los asuntos de competencia” (…).

Conclusiones y Recomendaciones GeneralesProcesos Administración de Justicia y Resolución de Conflictos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud

3. PRODUCTO NO CONFORME. Proceso Administración de Justicia dentro del SGSSS

Al respecto debe precisarse que, el hallazgo de auditoría resulta ser compuesto, señalando que en primer lugar y atendiendo

la pedagogía realizada en cuanto a la manera de citar la norma que fija la función jurisdiccional de la Superintendencia

Nacional de Salud, esto es el artículo 41 de la Ley 1122 de 2007, adicionado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011, con

base en la muestra objetiva y aleatoria tomada (8 expedientes función jurisdiccional dispositivas 4, 5 y 6 – 1 por cada mes

Enero – Agosto 2017), no se cumplen los términos establecidos por la Ley, esto es:

Ley 1122 de 2007, artículo 41, “PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo modificado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. El

nuevo texto es el siguiente:>

(…) . Dentro de los diez días siguientes a la solicitud se dictará fallo, (…).

Es decir, en la muestra se evidenció el NO cumplimiento de los términos preceptuados en la ley, esto es, los diez días para

emitir los correspondientes fallos de instancia; lo anterior en atención a la descripción y verificación que se efectuará de cada

expediente, la cual se encuentra incorporada en el cuerpo del informe de auditoría, dispositivas 4, 5 y 6, reiterando que este

hallazgo fue incorporado en informe de Auditoría al Sistema Integrado de Gestión (SIG), presentado al Despacho del señor

Superintendente Nacional de Salud con memorando NURC 3-2017-008398 del 31 de Mayo de 2017; aspecto este del cual

se deberá presentar el correspondiente Plan de Mejoramiento, con el fin se eliminen las causas que la originan; reiterando

que el hallazgo versa única y exclusivamente respecto del cumplimiento de los diez días para emitir fallo, no siendo respecto

de otros aspectos consagrados en la norma, por cuanto estos no fueron objeto de verificación.

Ahora bien, al respecto debe señalarse con el propósito de ilustrar de mejor manera al proceso auditado, que: El proceso

“Administración del Sistema Integrado de Gestión” código ASPD06 – procedimiento “Verificación, Registro y Evaluación de

las Obligaciones de Cumplimiento” Versión 2, contiene políticas de operación, las cuales en concreto la No. 4, indica que el

incumplimiento a un requerimiento legal se detectará como un producto No conforme.



Con el objeto brindar una cabal ilustración del asunto, se presenta la siguiente gráfica, elaborada con base en los contenidos

del proceso “Administración del Sistema Integrado de Gestión” código ASPD06 – procedimiento “Verificación, Registro y

Evaluación de las Obligaciones de Cumplimiento” Versión 2 y el “Portafolio de Servicios de la Superintendencia Nacional de

Salud”.

Sobre el particular se concluye que, se detectó un Producto No Conforme, al no cumplir este con lo términos señalados en la

norma, para lo cual se reitera, debe presentarse el correspondiente Plan de Mejoramiento en el Sistema Integrado de

Planeación y Gestión ITS o en la herramienta tecnológica que disponga la Entidad, una vez los resultados de auditoría sean

incorporados allí, para lo cual se notificará lo correspondiente, permitiendo así eliminar las causas que lo originan.

Siguiendo por la línea antes enunciada, es decir, el hecho de que el hallazgo resulta ser compuesto, el equipo auditor de la

Oficina de Control Interno, en segundo lugar, precisa lo atinente al análisis de tiempo incorporado en el procedimiento el cual

señala que:

Al respecto lo manifestado en el informe preliminar de auditoría, señala que:

“Ahora bien, debe señalarse que el análisis de tiempo incorporado en el procedimiento identificado con código PJPD01 V3

“Tramite de la Función Jurisdiccional”, señala que:

“Sin embargo el trámite de la función jurisdiccional como mecanismo para la solución de los conflictos de intereses se pueda

desarrollar en tiempos diferentes, de acuerdo a las características del caso y a las condiciones particulares necesarias para

su resolución”.


Al respecto, el artículo 41, parágrafo 2 de la Ley 1438 de 2011, adicionado por el artículo 126 de la Ley 1438 de 2011, no

prevé este tipo de salvedad, por lo cual se recomienda eliminar del análisis de tiempo, esta situación, evitando ir en contravía

de la norma en cita”.

Debe indicarse que con ocasión del análisis de las observaciones, se debe precisar la recomendación elevada, en el sentido

de que NO se limine el análisis de tiempo del procedimiento, sino que, se modifique, al eliminar el segundo párrafo del

análisis de tiempo, por cuanto la ley no prevé ese tipo de salvedades, esto es, desarrollar el proceso de Administración de

Justicia en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, en tiempos diferentes a los señalados por la ley; indicando por

demás que, el producto No Conforme encontrando, materializó un riesgo operacional identificado en la matriz de riesgos

operacionales de la Entidad, denominado, “inoportunidad en el trámite jurisdiccional”, aspecto que obliga a dar el tratamiento

correspondiente para lo cual se sugiere se acuda a la orientación metodológica de la Oficina Asesora de Planeación,

verificando la pertinencia de los controles establecidos y las acciones a emprender para precaver reiteración en la

materialización del riesgo.

4. RECOMENDACIÓN. Proceso Administración de Justicia dentro del SGSSS

Al respecto, se retira la recomendación presentada, en el sentido que con ocasión de las mejoras esperadas con la entrada

del Software de Jurisdiccional y de Conciliación SJC, se podrán imprimir este tipo de mejoramiento en cuento a la

numeración de las providencias, aspecto este al cual se le efectuará seguimiento en desarrollo del control posterior que le

asiste a las Oficinas o Unidades de Control Interno, una vez el sistema de información adquirido entre en producción


1. NO CONFORMIDAD. Proceso Resolución de Conflictos en el SGSSS.

En atención a los datos expuestos en el informe preliminar son producto de la información aportada por la Superintendencia

Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, y al manifestarse en el documento de observaciones, que los

datos están (…) “distorsionados, errados, mal interpretados” (…) “hay un error involuntario, cuando les enviaron el correo

electrónico”, se precisa que los análisis efectuados se basan en dicha información, esto, de conformidad a los correos

electrónicos de fechas 9, 10, 11 y 13 de octubre de 2017, emitidos por la coordinación del Grupo de Conciliación de la

Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación.

Por lo anterior, se evidencia incumplimiento a lo preceptuado en la “Política del Sistema Integrado de Gestión de la

Superintendencia Nacional de Salud”, (ASPO01) y en concreto a los numerales 1) “Entregar respuestas precisas, claras,

confiables y efectivas que permitan cumplir con la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios” y 7)

“Asegurar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y seguridad de los activos de información de la

Superintendencia Nacional de Salud”, del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud.

2. RECOMENDACIÓN. Proceso Resolución de Conflictos en el SGSSS.

Se recomienda a la Alta Dirección Institucional, más allá de los valores o cifras que pueden ser analizadas respecto de la

gestión de Conciliación, se precise respecto de la pertinencia de realizar seguimiento a los acuerdos de conciliación que se

suscriban ante la Superintendencia Nacional de Salud, bajo el entendido que las normas que regulan este tipo de servicio no

prevén el ejercicio de dicha labor “seguimiento”, o en su defecto, si se concluye que la labor de seguimiento produce

información relevante para la Entidad, se establezca el fin u objeto de dicha labor, aunado a proveer al Grupo de Conciliación

de las herramientas o instrumentos (legales, talento humano, tecnológicos), necesarios para cumplir con los cometidos que

la Alta Dirección defina.


3. RECOMENDACIÓN. Proceso Resolución de Conflictos en el SGSSS.

Se recomienda a la Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, que en el proceso

“Resolución de Conflictos Derivados de las Obligaciones del SGSSS”, bajo el acompañamiento metodológico de la Oficina

Asesora de Planeación, de ser posible, se diseñe e implemente indicador de gestión que permita evidenciar, analizar y

determinar a la Alta Dirección de la Entidad un rango de cumplimiento que sea adecuado para la oportuna toma de

decisiones y de tajo eliminar las interpretaciones que al respecto se puedan emitir.

Lo anterior de conformidad a:

A.“Política del subsistema de gestión de la calidad de la SNS”, (ASPO02) y en concreto al numeral “5) Elevar los niveles de

desempeño de los procesos y procedimientos”.

B. El alcance definido en el procedimiento “Medición de la Gestión Institucional” (ASPD02), el cual señala: “Inicia con la

identificación de las variables que se requiere medir, continúa con la formulación de indicadores de gestión por

factores críticos de éxito, la realización de las pruebas piloto requeridas y la aprobación de estos, y finaliza con la

implementación y seguimiento de los indicadores de gestión de la entidad, así como de la evaluación de resultados de

estos.

C. Numeral 9.1.1 – “Generalidades”, de la Norma ISO 9001:2015; literales “a) qué necesita seguimiento y medición” y “b) los

métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos”.


Conclusiones y Recomendaciones GeneralesSistemas de Información para los procesos de Administración de Justicia y Resolución de Conflictos en el SGSSS

1. RECOMENDACIÓN. Sistemas de Información para los procesos de Administración de Justicia y Resolución de

Conflictos en el SGSSS

Se recomienda a la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Oficina de Tecnologías

de la Información, realizar desde ya las mesas de trabajo conjuntas solicitadas por la Superintendente Delegada para la

Función Jurisdiccional y de Conciliación, que permitan establecer las mejoras y ajustes a realizar en el sistema de

información para el manejo de los procesos Jurisdiccionales y de Conciliación que se tramitan ante la Superintendencia

Nacional de Salud, con el objeto, poner en marcha del aplicativo una vez se adquiera y ponga en producción el nuevo gestor

documental; es decir, de resultar viable técnicamente, se sugiere, una vez interopere el software SJC con el nuevo gestor

documental “SUMA”, este se ponga en producción, seguidamente procediendo a realizar los ajustes que se consideren

pertinentes. lo anterior ante la imperiosa necesidad identificada por el área funcional en poner en marcha el sistema de

información, el cual redundará en la eficiencia de su gestión al automatizarla, aunado al beneficio de los usuarios de los

servicios públicos que esta área presta, en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Cordialmente;

JUAN DAVID LEMUS PACHECO

Jefe Oficina de Control Interno

Superintendencia Nacional de Salud

Proyectó:

Prof. Esp. Eddna Dueñas Monsalve

Prof. Esp. Angelica María Garrido

Prof. Esp. Guillermo Alberto Corredor Martínez

Prof. Esp. Peter W. Vargas Pinilla

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNOBogotá Octubre de 2017

Presentación de PowerPoint · 2) El expediente cuenta con caratula y respectivo Código "PJFT05...

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