Pres Comunicaciones3

8/18/2019 Pres Comunicaciones3

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Administración de lasComunicaciones

Instructor:

Francisco Javier Romero

[email protected]

16 de Enero de 2010

1


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Objetivos del Módulo

Determinar cuál información y

cuáles tipos de comunicación son

necesarios en los proyectos. Analizar u! información necesitan

los "ta#e$olders% cuándo la necesitan

y ui!nes de&en proporcionarla.

'


3/102

Contenido

(ntroducción (dentificar las )artes (nvolucradas )lanear las *omunicaciones

Distri&uir la (nformación+estionar expectativas de las )artes

(nvolucradas

Reportar el Desempe,o -i&liografa "itios /e&

0


4/102

Introducción

generada% capturada% distri&uida%

almacenada y retirada

a administración de las comunicaciones%

en los proyectos% incluye procesos para

asegurar ue la información pertinente sea

oportunamente2

3


5/102

Estos procesos pueden

traslaparse e incluso

interactuar en todas lasfases de los proyectos.

4

Introducción … cont.


6/102

Ejercicio #1.1

Escriba el orden de importancia de las

siguientes habilidades que deben desarrollar

los gerentes de proyectos

Leadership Skills ____ Technological Skills _______ Team Building Skills _______ Communication Skills ____ Organization Skills ____

5


7/102

La importancia de laComunicación


8/102


9/102

Sugerencia para el

Examen

Es importante EO!"#$! que el %&' del tiempo de

un gerente de proyectos se dedica a CO()"C$!SE

con los dem*s.

En el e+amen )O espere usted preguntas directas, como-

67o8 muc$ time does a pro9ect management

spend communicating:;

<


10/102

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓNORGANIACIONAL

= >adie puede escapar del contacto con

las organizaciones.

= ?l


11/102

Di!tri"ución del tiempo

de!tinado a la comunicación#

$%&'(&

))&

*&+& Teléfono

Juntas no

programadas

Juntas programadas

Trabajo de

escritorio

Recorridos


12/102

Birtualmente% todos se comunican en el

tra&a9o. "in importar el área y cuanto

se sepa acerca del tra&a9o% elconocimiento especializado por si solo

no es suficiente para garantizar el

!xito% las $a&ilidades de comunicación

tam&i!n son importantes.


13/102

La naturale,a de la comunicación

?s más fácil reconocer la importancia

de la comunicación ue definir el

t!rmino. Cn acercamiento a lo ue

sucede cuando las personas intentan

comunicarse puede ofrecernos pistasacerca de poru! algunos esfuerzos

tienen !xito y por ue otros fallan.


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Communication Principle!

Comunicación e! Ine-ita"le

Comunicación opera en do! ni-ele! – *ontenido del mensa9e

– ensa9es realcionales

Comunicación e! irre-er!i"le

Comunicación e! un proce!o

Comunicación no e! una PanaceaComunicación .recuentemente pre!enta reto!

/tico!


15/102

La importancia de la comunicaciónen el mana0ement

E*uáles son las $a&ilidades ue consideras mas

importantes para el pro9ect management:

*ommunication s#ills 3Grganiztion s#ills H4

Ieam &uilding s#ills H'

eaders$ip s#ills 5

Iecnological s#ills 3

encuesta realizada por el )( a )ro9ect anagersK

14


16/102


17/102

El proce!o de comunicación

"in importar la escena o el nLmero de personas

involucradas% toda comunicación consta de

algunos elementosM entender estos puede ayudar

a explicar u! sucede cuando una personaintenta transmitir una idea a otros.

– Remitente – Decodificador

– ensa9e – Respuesta

– *odificador – Ruido – *anal – *ontexto

– Receptor


18/102

Modelo "1!ico de Comunicación

1


19/102odelo +eneral de *omunicaciones

Percei-in02decodin0 andunder!tandin0

*$annel

essage

Feed&ac#

*$annel

T3in4in0 andencodin0

5ENDERRECEI6ER

1<


20/102

Remitente

?l proceso de comunicación

inicia con un remitente% esdecir% la persona ue

transmite el mensa9e.


21/102

Men!a7e

Cn mensaje es cualuier

se,al ue genera larespuesta de un receptorM

algunos mensa9es son

deli&erados% mientras ueotros son involuntarios.


22/102

Codi.icación

?l remitente de&e elegir ciertaspala&ras o m!todos no ver&ales para

enviar un mensa9e intencional. ?sta

actividad es denominada

codificación. as pala&ras y canales

elegidos para entregar el mensa9e

pueden $acer una gran diferencia de

cómo sea reci&ido el mensa9e.


23/102

Canal

?l canal tam&i!n llamado

medioK es el m!todo usado

para entregar el mensa9e.


24/102

Receptor

Cn receptor es cualuier

persona ue se percata del

mensa9e y a,ade unsignificado al mismo. ?n el

me9or de los casos% el

mensa9e localiza a sureceptor intencional sin

pro&lemas.


25/102

Decodi.icación

(ncluso si un mensa9e es

o&tenido intacto por su

receptor intencional% no $ayninguna garanta de ue

sea entendido como su

remitente pensó ue sera.?l receptor todava de&e

descifrar !ste.


26/102

Re!pue!ta

os receptores no sólo

a&sor&en los mensa9es como

espon9as% tam&i!n respondena estos. a contestación

discerni&le de un receptor al

mensa9e del remitente esconocida como respuesta.


27/102

Ruido

?n algunas ocasiones las

ideas del remitente pueden no

coincidir con las del receptor.Cna de las principales fuentes

de comunicaciones fallidas es

el ruido. ruido fsico y ruidopsicológicoK


28/102

'


29/102

Conte8to

a comunicación es

influenciada por el

contexto en el ueocurra. ?xisten varias

dimensiones de contexto2

físico, social, cronológico

y cultural .


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Modelo de Comunicación


31/102

U!o de Rede! de Comunicación

*uando las personas se comunican a lo

largo de una organización% aunue sea

peue,a% necesitan un sistema para

dirigir el flu9o de informacióncom&inación personaN personaK.

?stos sistemas son denominados

redes de comunicación.?xisten dos tipos de redes2 formales

e informales.


32/102

9lu7o! de la Comunicación

Redes Formales2 siguen el caminotrazado por la relación de los roles

definidos en el organigrama

Redes (nformales2 surgen al interior de

la organización% sin planificación y al

margen de los conductos oficiales


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!ESI"E$E

A"MIIS$!A"O!%E!E$E "E!O"&CCI'

%E!E$E "E(E$AS

CO$A"O! )E*E "E O*ICIA

+&IMICOME,C-A"O!

"E MA$.(E"E"O!

)E**E "EOE!ACIOES"E EMA+&E

"AC$I-O%!A*A OE!A"O! EMA+&E / "ESAC0O"AC$I-O%!A*A

O!%.*O!MA-

O!%.I*O!MA-


34/102

03


35/102

Rede! de Comunicación 9ormal

as redes de

comunicación formales

son sistemas designados

por la administración para

dictar ui!n de&e $a&lar

con uien para tener un

tra&a9o $ec$o.


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Or0ani,ación In.ormal


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Rede! de Comunicación In.ormal

Junto a las redes formales%cada organización tiene

tam&i!n redes de

comunicación informal %cuyo modelo de interacción

se &asa en la amistad%

intereses personales y

profesionales comunes% y

la proximidad.


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40/102

)onerbal

/aralingual

$ctie listening

Effectie listening

0eedback

3

12u3 significan los t3rminos siguientes4

E7ercicio


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Comunicación In.ormal

>onver&al *ommunication

– Any communication exc$ange t$at does

not use 8ords% or uses 8ords to carry

more meaning t$an t$e strict

definition of t$e 8ords t$emselves. – uc$ of t$e content of a

message may &e transmitted

&y facial expression aloneM

ot$er message content isderived from inflection and tone

of t$e voice. Gnly a small portion

of t$e message content is due to t$e

8ords in t$e message.

9aciale8pre!!ion$$&

In.lectionand tone*:&

;ord! int3e me!!a0e


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Comunicación In.ormal

>onver&al *ommunication cont;dK

– Oinds of nonver&al communication practiced &y

managers2

• ImagesPt$e #inds of 8ords people elect to use

to give emp$asis and effect to 8$at t$ey say.

• SettingsP&oundaries% familiarity% $ome turf e.g.%

office location% size% and furnis$ingsK are sym&ols

of po8er and influence $o8 people c$oose to

communicate in organizations.

• Body languageP$o8 people of different culturesand &ac#grounds p$ysically position t$emselves

and react to t$e stance and &ody movements of

ot$ers $as a strong influence on communications

&et8een individuals.


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44/102


45/102

ONL= ONE>T?IRD O9 COMPANIE5GI6E EMPLO=EE5 @AD NE;59ACE>TO>9ACE

Open2 3one!t communication .rom leader! critical durin0 cri!e! IA@C !ur-eB

34


46/102

"A> FRA>*("*G% *A Q 1 January '5 Q ?mployee

communication experts agree t$at &ad ne8s s$ould &e delivered&y organization leaders in a faceNtoNface forum. 7o8ever%

according to a recent survey conducted &y t$e (nternational

Association of -usiness *ommunicators (A-*K% only 0H percent

of companies use faceNtoNface meetings 8it$ employees as t$eir

primary ve$icle to communicate difficult ne8s.

-ased on t$e (A-* survey% &esides faceNtoNface meetings% t$e ot$er

ve$icles used &y organizations to deliver &ad ne8s to employees

are eNmails '


47/102

eB .indin0!

Gnly 0H of companies use faceNtoNfacemeetings 8it$ employees as t$eir primaryve$icle to communicate difficult ne8s.

Additionally% almost $alf of respondents NN 3H NNsay t$eir leaders try to spin issueNrelated ne8s

/ee# 1

3H

Deli-erin0 "ad ne! to emploBee!


48/102

@a!ed on t3e IA@C !ur-eB2 primarB -e3icle! u!ed"B or0ani,ation! to deli-er "ad ne! are

= *to>.ace meetin0!= )%& E>mail= ')& LetterFmemo .rom companB leader!3ip= :& Internal emploBee e" !ite= +& Telecon.erenceF-ideocon.erence= *#$& CompanB ne!letter = (#$& None= & Ot3er

3



49/102

"emana 1

3<


50/102

T3e mo!t common di..icultie! communicator! 3a-e 3ad

to communicate to emploBee! are

'# LaBo..!)# @ene.it! c3an0e!F!alarB reduction!

*# Mer0er!FacHui!ition!# C3an0e! in !enior leader!3ip$# 5iteF.acilitBFplant clo!in0!+# 9inancialF"ud0et i!!ue!


51/102

Or0ani,ation!J !ucce!! at deli-erin0 di..icult ne!to emploBee!

= ''& 6erB !ucce!!.ul

= (& PrettB !ucce!!.ul

= )#$& 5ome3at !ucce!!.ul

= +#$& Not !ucce!!.ul

41



52/102

"emana 1

4'

?o to impro-e communication!


53/102

?o to impro-e communication!on Bour pro7ect

40


54/102

9orma! de Comunicaciónen Or0ani,acione!

Iipos de Redes

)

'

$

*

Rueda *

$'

)

=

* ) $)' )

Cadena

)

' *

$

All c3annel

)

' *

$

Circulo

;3 " t 7 t K


55/102

;3o care! a"out Bour pro7ect anBaBK

44

Con!ideracione! al ele0ir


56/102

Con!ideracione! al ele0irel canal de comunicación

Ad i i ió d l


57/102

Admini!tración de laComunicación Or0ani,acional

-arreras para la *omunicación efectiva

Ejercicio. Señale el método de comunicación más


58/102

japropiado en cada caso

4

?o to c3oo!e t3e ri03t communication


59/102

?o to c3oo!e t3e ri03t communication-e3icle! .or Bour pro7ectK

4<


60/102

9i0ure '(>'

5


61/102

Identi.icar la!

Parte!In-olucrada!

51


62/102

= Eui!n $a mostrado inter!s en el proyecto en

t!rminos del proceso o del resultado:= Eui!n tiene información para contri&uir al

proyecto:

= Eui!n de&e estar involucrado en las decisiones del

proyecto:= Eui!n tiene la autoridad para apro&ar los gastos

del proyecto:

= Eui!n se &eneficiara de la participación:

= Eui!n de&e de estar involucrado desde unaperspectiva organizacional o poltica:

5'

Identi.B 5ta4e3older!


63/102

Input!

50

)ro9ect *$arter

)rocurement documents ?nterprise environmental factors Grganizational )rocess Assets




64/102

Tool! TecniHue!

53

"ta#e$older analysis

?xpert 9udgment



65/102

E5emplo de $n*lisis de Comunicaciones con las partes

inolucradas "ta#e$oldersK 54



66/102

Output!

55

"ta#e$older register

"ta#e$older managementstrategy



67/102

Planear la!

comunicacione!

5H

EA ui!n se le

de&e distri&uirinformación:


68/102

E7ercicio

5


69/102

E7ercicio

)arte interna del proyecto?xterna del proyecto

"ponsor

anagement)ro9ect anager

?uipo

anagers del euipo

Gtros )ro9ect anagers

Gtros "ta#e$olders

5<


70/102

Planear la!

comunicacione!

H

Plan communication!


71/102

Input!

H1

"ta#e$older register

"ta#e$older management strategy ?nterprise environmental factors

Grganizational )rocess Assets

Plan communication!

Plan communication!


72/102

Tool! TecniHue!

H'

*ommunications reuirements

analysis *ommunication tec$nology

*ommunication models *ommunication met$ods

Plan communication!

Plan communication!


73/102

Output!

H0

*ommunication management plan

)ro9ect documents updates

Plan communication!

5ituation Communication Met3odC d ti 9 t t l


74/102

Cpdating pro9ect management plans

)resentations to management

Irying to solve a complex pro&lem

a#ing notes regarding a telep$oneconversation

a#ing c$anges to a contract

(nforming a team mem&er of poor performancefirst noticeK

(nforming a team mem&er of poor performancesecond noticeK

"c$eduling a meeting

*larifying a 8or# pac#age

Reuesting aditional resources

Irying to discover t$e root cause of apro&lem

"ending an eNmail to as# for clarificationof an issue

7olding a milestone partyH3


75/102

H4

M/todo de Comunicación Cuando !e u!a

Formal ?scrito )ro&lemas comple9os%planes% comunicacióndistante

Formal Ber&al )resentaciones% discursos

(nformal ?scrito emos% emails% notas

(nformal Ber&al Juntas% conversaciones

5ituation Communication Met3odC d ti 9 t t l F l ? it


76/102

Cpdating pro9ect management plans Formal ?scrito

)resentations to management Formal Ber&al

Irying to solve a complex pro&lem Formal ?scrito

a#ing notes regarding a telep$oneconversation

Formal ?scrito

a#ing c$anges to a contract Formal ?scrito

(nforming a team mem&er of poor performancef irst noticeK

Formal Ber&al

(nforming a team mem&er of poor performancesecond noticeK Formal ?scrito

"c$eduling a meeting (nformal ?scrito

*larifying a 8or# pac#age Formal ?scrito

Reuesting aditional resources Formal ?scrito

Irying to discover t$e root cause of apro&lem

(nformal Ber&al

"ending an eNmail to as# for clarificationof an issue

(nformal ?scrito

7olding a milestone party (nformal Ber&al

*onducting a &idder conference Formal Ber&al

H5

Cómo di!earan un plan de


77/102

pdocumentación de la! comunicacione!K

HH

E7ercicio


78/102

u/ in.ormación B documento! nece!itan !ercomunicado! en un proBectoK

H


79/102

H<


80/102

Di!tri"uir laIn.ormación

Di!tri"ute in.ormation


81/102

Input!

1

)ro9ect management plan

)erformance reports Grganizational process assets



82/102

Tool! TecniHue!

'

*ommunication met$ods

(nformation distri&ution tools



83/102

Output!

0

Grganizational process assets

udpates


84/102

Ge!tionare8pectati-a!

de la! Parte!In-olucrada!

3

La! leccione! aprendida! Hue tipo de


85/102

La! leccione! aprendida! Hue tipo dein.ormación contienenK

4


86/102

= o ue se $izo correcto

= o ue se $izo incorrecto

= o ue se $ara de manera diferente

= "e de&e de cu&rir tres áreas

= Aspectos I!cnicos del proyecto

= )ro9ect anagement creación del /-"%riesgo% etcK

anagement *omunicaciones y liderazgoK5


87/102

H

Mana0e 5ta4e3older E8pectation!


88/102

Input!

"ta#e$older register "ta#e$older management strategy

)ro9ect management plan (ssue log *$ange log Grganizational process assets



89/102

Tool! TecniHue!

<

*ommunication met$ods

(nterpersonal s#ills anagement s#ills



90/102

Output!


91/102

Reportar elde!empeo


92/102

Input!


93/102

Tool! TecniHue!


94/102

Output!


95/102

communication plan


96/102

(ndiue cuál es el medio de

comunicación más apropiado para

cada uno de los casos siguientes.


97/102


98/102

>Lmero de canales de comunicación


99/102

6etermine cu*ntos canales de

comunicaci7n podr8an establecerseentre- 9a: ; personas, 9b:


100/102

=erzner, >arold 9?&&@:, “Project Management – A systemsapproach to planning, scheduling, and controlling”, Seenth

Edition, Aohn iley and Sons, )e Dork.

)eell, ichael 9?&&?:, “Preparing for the Project

Management Professional (PMP®) Certification !am”,

Second Edition, $merican anagement $ssociation, )e

Dork.

/ro5ect anagement "nstitute 9?&&:, “A guide to the project

management "ody of #no$ledge (PM%&' ® guide)”, 0ourth

Edition, )eton Square, /ennsylania (S$.

1

Sitios 4eb


101/102

http-FF.dspace.orgFimplementFcommunications.html ample !ommunications "lan

http-FF.hieran.comFcometFplan


102/102

Communications /lan template from the innesota Office of Technology.http-FF.state.mn.usF

Communications anagement /lan e+ample from the ashington State "nformation

Serices Board.

http-FFisb.a.goFtoolsFpmframeorkFe+ecutionFcommunications.asp+

Communications anagement /lan template from Kantthead.comhttp-FFgantthead.comFKanttheadFcontentFtemplatesFcommplan

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