Preparación para la gestión

Taller de formaciónFortalecimiento de los Grupos especializados en la atención de los temas

socio laborales: elaboración de propuestas de mejora, movilización de recursos y diseño de proyectos

San José, 28 de junio al 1 de julio de 2011

Contenidos

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1. Presupuesto

2. Plan de trabajo

3. Plan de monitoreo

1. Elementos finales del diseño

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Identificación

Diseño / Formulación- Análisis- Planificación

- Matriz de planificación- Presupuesto- Plan de trabajo

Ejecución- Plan de seguimiento

Evaluación

1. El presupuesto

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Traducción monetaria (en moneda del financiador y, a veces, nacional) de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto

Debe incluir todos los costos necesarios para la ejecución del proyecto, directos (por actividad) e indirectos (personal, alquiler y funcionamiento de oficina, etc.)

Adecuación de formato a requisitos y restricciones de financiadores (gastos elegibles, % costos indirectos)

Se establece para la totalidad de la duración del proyecto y (en ocasiones) con desglose anual.

Si existe co-financiación, normalmente debe ser incluida.

1. El presupuesto

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Costos indirectos típicos:Personal (sólo incluir tiempo de trabajo dedicado al

proyecto, incluyendo cargas sociales)Alquiler de oficinaFuncionamiento de la oficina (servicios)Equipamiento (incluyendo depreciación)Operación y mantenimiento (papelería, repuestos,

etc.)Costos generales de administración (% que en

general no es necesario justificar).Imprevistos o contingencias

1. El presupuesto

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Costos directos típicos:Consultorías (días/trabajo de consultores/as)Reuniones, talleres o seminarios (por participante)Viajes o misionesPublicación y distribuciónAdquisición de bienes o servicios a ser empleados

en las actividades

1. El presupuesto

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Resultado / actividad Unidad Línea pres. Costo unitario

Cantidad Costo total

1.1. Familias sensibilizadas sobre los efectos nocivos de la entrada temprana en el mercado de trabajo

1.1.1. Preparar materiales de sensibilización (cuñas radiales y folletos)

Consultor/a especialista en comunicación

Consultorías $3.000 mes 2 meses $6.000

Estudio grabación (alquiler)

Misceláneos $ 200 día 2 días $400

Empresa para diagramación e impresión de folletos

Contrato de servicios

$ 3 por folleto

1.500 $4.500

1. El presupuesto

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El presupuesto detallado por actividad es la base de un buen manejo financiero y contable del proyecto.

Permite dar seguimiento a la ejecución presupuestaria.

Las revisiones del presupuesto deben, en general, ser aprobadas por los donantes, especialmente si implican traslados de costos directos a indirectos.

1. El plan de trabajo

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También llamado plan de ejecución o de implementación.

Programación de las actividades, con mayor nivel de detalle (calendario, responsabilidad, costo).

A partir del plan de trabajo es posible preparar:Un calendario detallado o un esquema de

programación (diagrama de Gantt, diagrama PERT, método de ruta crítica)

Diagrama de utilización del tiempo (aplicable al equipo del proyecto)

Análisis de flujo de caja (aplicable a desembolsos previstos en el tiempo)

1. El plan de trabajo (ej.1 – simple)

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Resultado / actividad Fecha inicio Fecha fin Costo total Responsable

Comentarios

1.1. Familias sensibilizadas sobre los efectos nocivos…

Enero 2010 Junio 2010 48.900 $ Oficial de comunicación

1.1.1. Preparar materiales de sensibilización (cuñas radiales y folletos)

Enero 2010 Mayo 2010 10,900 $ Oficial de comunicación

Atención: contrato de

colaboración externa

1.1.2. Organizar una fiesta popular para la celebración del día contra el trabajo infantil

Abril 2010 Junio 2010 38.000 $ Jefe de proyecto

Día contra el trabajo infantil:

12 de junio

1. El plan de trabajo (ej.2 – complejo)

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Costos por producto

Fecha de inicio de

productos planificados

Fecha de finalización de los productos planificados

Personal Equipo Materiales Servicios / sub-

contratos

Total

Actividad 1.1.1Actividad 1.1.2Actividad 1.1.3Actividad 1.2.1Actividad 1.2.2Actividad 1.2.3Actividad 1.3.1Actividad 1.3.2Actividad 1.3.3

Actividad 2.1.1Actividad 2.1.2Actividad 2.1.3Actividad 2.2.1Actividad 2.2.2Actividad 2.2.3Actividad 2.3.1Actividad 2.3.2Actividad 2.3.3

QUIENCUANDO

Actividades Planificadas

QUE

Producto 1.3

Responsabilidad Productos

Producto 1.1

Productos ponderados

(%)

Producto 1.2

Período de Implementación

Socios

Objetivo Inmediato 2:

Producto 2.2

Producto 2.1

Producto 2.3

Costos estimados por actividad

COMO

Objetivo Inmediato 1:

TOTAL

1. Diagrama de Gantt (ejemplo)

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3. Plan de monitoreo

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Sistema que debe permitirnos analizar si estamos progresando adecuadamente hacia los objetivos.

Basado en los indicadores del proyecto.Necesitad de definición de línea de base y metas

esperadas (al final e intermedias)Dar seguimiento también a los factores externos.

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Período 1 Período 2 Período 3 Período 4 Período 5 Período 6

Hitos

Indicadores

OBJETIVOS INMEDIATOS

Indicadores Línea Base + año

Objetivo (al final del

proyecto)

HitosObjetivo Inmediato 1:

Línea Base + año

Objetivo (al final del

proyecto) Período 2Período 1

Producto 1.1:

Producto 1.2:

Producto 1.3:

Período 3

3. Plan de monitoreo (ejemplo 1)

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Resultado: Disminución del abandono del sistema educativo

Indicador Línea de base (2004): 30,4%

Metas

% de jóvenes (18-24) que abandonan el sistema educativo con estudios de educación secundaria obligatoria o inferiores

2006 2008 2010

Planeado 20% 15% 10%

Real

Medio de verificación: Encuesta Nacional de HogaresFrecuencia de obtención de información: BianualResponsable de obtención de información: Departamento de Planificación, MECPresentación de información: Informe bianual sobre Compromisos Educativos

3. Plan de monitoreo (ejemplo 2)

FIN DE LA PRESENTACIÓN

¡Muchas gracias por la atención!

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