Preparación y Realización de Reuniones y Eventos

Manual de Ayuda

Establecer los objetivos del evento

Preparar un concepto del evento, escenario, cita a los expositores

Planificar un evento y enviar invitaciones a los asistentes, expositores, panelistas

Preparar todo los materiales y subirlos a la sala virtual

Preparación

Definición rolesRol Descripción

Anfitrión del evento /reunión

Es el participante que programa, comienza, maneja y finaliza el evento, designa a los expositores y panelistas.El anfitrión de evento inicialmente es el presentador. Después invita a los panelistas a unirse al evento, el anfitrión puede pasar el control a alguno de los panelistas en cualquier momento durante el evento

ExpositorEl participante con el símbolo del control de la presentación , es le responsable por compartir y presentar la información durante el evento.

Panelista Un participante que es el principal responsable por ayudar al expositor y a otros participantes en la presentación

AsistenteUn participante que principalmente escucha o ve y no debe presentar información durante el evento

Definición rolesAnfitrión del

evento /reuniónExpositor Panelista Asistentes

Programar reuniones /eventosManejar el panel

Presentar materiales

Manejar la conversacionPass control

Participar en la discusiónEscuchar y mirar

Antes de comenzar un evento

• 1 día antes Asegúrate de que todos los materiales estén

preparados

Realizar un ensayo del evento con todos los expositores y panelistas

Preparar preguntas para la encuesta.

Comprueba que sabes como pasar las diapositivas en la presentación, encuesta, pizarra y compartir la pantalla

• 1 hora antes

Probar el equipo (micrófono, video, audio)

Puedes Hacer una diapositiva con música

Organiza todos los materiales que va a usar

Asegúrate de que el lugar es cómodo y sin interferencias

Antes de comenzar un evento

Comienzo de un evento

Bienvenida

Agenda

Presentación a los expositores

Compartir algo sobre las reglas: conversaciones (uso del chat)sesión de preguntas y respuestas, encuesta etc.

10 tips para realizar los mejores eventos por

online

Haz siempre un ensayo general del evento. El mejor evento es el que está preparado

Recuerda el código de vestimenta, maquillaje, peinado, la imagen de fondo “cuida tu rostro”

No olvides hacer click en grabar antes de iniciar un evento

Deja tiempo paracomentarios, preguntas y respuestas en el chat El panelista es responsablepor la conversación

Si desea obtener

respuestas y comentarios,

deja a los asistentes

durante 1-2 minutos para

que las hagan

Esfuerzate para que tu evento sea interactivo. Incluye encuesta, pizarra, video, animaciones

Tu voz es tu principal herramienta. Debe ser enérgica y clara

Mantén el tiempo. Lo optimo para una conferencia virtual es de 60 min

Más imágenes y menos palabras. Los participantes deben escuchar y no leer el texto

Pide retroalimentación al final de la conferencia virtual. Puedes hacer un formato de encuesta (no más de 2 -5 preguntas)

Preguntas y respuestas

¿Cómo puedo unirme a una reunión? A través del link que te llega por correo

¿Cuáles son las buenas prácticas para el uso del audio en una reunión? Al inicio todos dejan su audio en silencio, solo si quiere participar se habilita

Preguntas y respuestas

¿Puedo invitar a gente a mi reunión desde la aplicación?

Solo el organizador/Controlador dentro de la aplicación puede invitar a nuevos asistentes usando el icono “ invitar y recordatorios” Un asistente solo puede invitar re enviando el link y la clave de la presentación que le llego por mail

¿Es gratis asistir a una reunión?

SI

Preguntas y respuestas

¿Dónde puedo encontrar y/o bajar los archivos de la reunión?

¿Cómo me pongo en contacto con el servicio de asistencia técnica?

Solo si el organizador ha planificado y autorizado una descargo de archivo los asistentes lo podrán hacer

Dentro del mismo perfil de la cuenta, hay una opción de soporte

para contacto

¡Esperamos tengas exitosas reuniones y eventos en Online!