PREPARACIÓN PASO A PASO PROCESOS SELECTIVOS …
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PREPARACIÓN PASO A PASO PROCESOS SELECTIVOS ANÓNIMOS UTILIZANDO ETIQUETAS Ver. 4x 24/03/2020
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PREPARACIÓN PASO A PASO PROCESOS SELECTIVOS ANÓNIMOS
UTILIZANDO ETIQUETAS
Ver. 4x
24/03/2020
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GEXCAT es un programa creado dentro del entorno académico, por lo que utiliza la nomenclatura
asociada al mismo.
Sólo hay que tener en cuenta los siguientes sinónimos para utilizarlo fuera del mismo:
Centro: Institución, Organismo, Ayuntamiento, Empresa…
Asignatura: Prueba, Oposición, Concurso…
Alumnos: Participantes, opositores…
Examen: Prueba, oposición, proceso selección…
Si quieres aprender, enseña.
Marco Tulio Cicerón
El programa que va a utilizar es el resultado de un largo y complejo proceso de desarrollo. Se han he-
cho todos los esfuerzos para ofrecer un producto fiable y sencillo de utilizar.
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Contenido
1 Introducción ................................................................................................................................... 5 1.1 Mecánica general del examen ................................................................................................................ 5
1.1.1 Día del examen ................................................................................................................................ 5 1.1.2 Escaneo y obtención de notas ......................................................................................................... 5 1.1.3 Asignación de identidades ............................................................................................................... 5
2 Convocatoria de la prueba ............................................................................................................. 7 2.1 Recomendaciones previas ...................................................................................................................... 7 2.2 Verificar se dispone de escáneres adecuados ........................................................................................ 7 2.3 Verificar disponibilidad de software ....................................................................................................... 7
3 Prueba inicial .................................................................................................................................. 8 3.1 Ensayo general ........................................................................................................................................ 8
4 Preparación real de la prueba ...................................................................................................... 10 4.1 Crear etiquetas autoadhesivas con identificadores anónimos ............................................................ 10 4.2 Generar cuadernillo de preguntas ........................................................................................................ 10 4.3 Generar hojas de respuesta .................................................................................................................. 10 4.4 Generar hojas de identificación en exámenes anónimos .................................................................... 10 4.5 Control de la calidad de las hojas de respuesta y etiquetas ................................................................. 10
4.5.1 Hojas de respuestas y de identificación ......................................................................................... 10 4.5.2 Etiquetas ........................................................................................................................................ 10
4.6 Fichero real de participantes ................................................................................................................ 11
5 Día de la prueba ........................................................................................................................... 11 5.1 Preparación previa ................................................................................................................................ 11 5.2 Material a entregar a los participantes ................................................................................................ 11 5.3 Al finalizar la prueba ............................................................................................................................. 11
6 Escaneos ...................................................................................................................................... 12 6.1 Procedimiento de escaneo ................................................................................................................... 12 6.2 Renombrar manualmente los ficheros de una carpeta ........................................................................ 12 6.3 Validación de los datos escaneados ..................................................................................................... 12 6.4 Proceso de escaneo .............................................................................................................................. 13 6.5 Acceso físico posterior a las hojas ........................................................................................................ 13
7 Corrección de la prueba ............................................................................................................... 14 7.1 Corrección de hojas de respuestas anónimas ...................................................................................... 14 7.2 Asignación de identidades reales ......................................................................................................... 14
8 Cuadernillos de examen generados de forma externa ................................................................. 15 8.1 Exámenes con un solo modelo ............................................................................................................. 15 8.2 Exámenes con varios modelos .............................................................................................................. 15
8.2.1 Hojas de respuesta recogida de forma separada .......................................................................... 15 8.2.2 Hojas de respuesta recogida de forma conjunta ........................................................................... 15
9 Anexos .......................................................................................................................................... 16 9.1 Hojas y etiquetas utilizadas .................................................................................................................. 16 9.2 Programas entregados.......................................................................................................................... 16
9.2.1 gxGENERARIDALETORIOS .............................................................................................................. 16 9.3 Recomendaciones generales ................................................................................................................ 17
9.3.1 Instrucciones previas a los participantes ....................................................................................... 17 9.3.2 Instrucciones específicas de la hoja de respuestas ........................................................................ 17 9.3.3 Durante el examen ........................................................................................................................ 18 9.3.4 Escaneo .......................................................................................................................................... 18 9.3.5 Proceso de corrección .................................................................................................................... 19
9.4 Anulación de preguntas ........................................................................................................................ 19 9.5 Preguntas de reserva ............................................................................................................................ 19
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9.6 Notas / envío por correo ...................................................................................................................... 19 9.7 Informes y estadísticas ......................................................................................................................... 20
10 Anexos ...................................................................................................................................... 22 10.1 Formato del fichero de participantes reales ..................................................................................... 22 10.2 Formato cabecera cuadernillo de preguntas .................................................................................... 22
10.2.1 Formato proporcionado por GEXCAT ............................................................................................ 22 10.2.2 Formato propio de usuario ............................................................................................................ 23
10.3 Formato cabecera hoja de identificación y de respuestas ............................................................... 23
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1 Introducción
GEXCAT permite la corrección anónima de exámenes tipo test, utilizando papel normal y una tira de
etiquetas autoadhesivas con un identificador anónimo.
1.1 Mecánica general del examen
Para conseguir el anonimato, se entregan a los participantes:
El examen propiamente dicho (cuadernillo de preguntas)
Una tira con etiquetas con un código de barras numérico anónimo (la tira debe tener al menos
dos etiquetas. Todas las etiquetas son iguales)
Dos hojas generadas por GEXCAT en papel normal DIN A4 (Ver Anexo 9.1).
o Hoja de identificación del participante
o Hoja de respuestas
Se proponen a continuación una posible forma de realizar la prueba (más adelante se detalla cada uno
de los pasos propuestos)
1.1.1 Día del examen
1. Acceso al recinto: el participante se identifica y recibe o escoge de forma aleatoria una tira de
etiquetas autoadhesivas con un código anónimo.
2. Se dirige al puesto que ocupará en local de la prueba. Allí se encuentran las hojas de identifi-
cación y de respuestas. (también se les podrían haber entregado estas hojas en el momento de
acceso al recinto)
3. Cuando lo autorice el tribunal, pega una etiqueta autoadhesiva en la hoja de identificación y
rellena los datos personales solicitados. Pega otra etiqueta en la hoja de respuestas.
4. Se procede a distribuir las preguntas del examen (puede haber hasta nueve modelos de hojas
de preguntas).
5. Cuando lo autorice el tribunal, el participante comienza a responder el examen
6. Al finalizar el examen, se procede a la recogida separada de las hojas de identificación y de
respuesta. Se guardan en sobre(s) / caja(s) que se precintan en presencia de algún participante
que deberá estar el día en que se haga la corrección (rotura de precintos).
1.1.2 Escaneo y obtención de notas
En presencia de algún participante en la prueba y del tribunal, se desprecintan la(s) caja(s)/sobre(s) que
contienen las hojas de respuestas.
1. Se escanean las hojas de respuesta en p.ej. un pen drive
a. Se verifica que el nº de ficheros escaneados coincida con el nº de participantes
2. Se utiliza el programa GEXCAT para la corrección automática y la obtención de notas
3. Se realizan las verificaciones que el tribunal considere oportunas. P.ej.
a. Comprobar marcajes de exámenes con peores y mejores notas. Para ello se puede vi-
sualizar los ficheros escaneados desde el programa GEXCAT
b. Analizar la calidad del examen y de las preguntas (Notas: Generar estadísticas)
i. Eventualmente anular preguntas y activar preguntas de reserva
1.1.3 Asignación de identidades
Una vez validadas las notas asignadas a los identificadores anónimos, solo queda obtener la identidad
real de las hojas de respuesta. Para ello y en presencia de algún participante en la prueba y el tribunal,
se desprecintan la(s) caja(s)/sobre(s) que contienen las hojas de identificación.
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1. Se escanean las hojas de identificación en p.ej. un pen drive
2. Se utiliza el programa GEXCAT que asigna directamente las identidades reales de los partici-
pantes.
3. Los resultados se pueden generar en ficheros con formato Excel, Word, PDF, …
4. Si se desea, se puede enviar por correo electrónico los resultados a los participantes.
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2 Convocatoria de la prueba
2.1 Recomendaciones previas
En el momento de realizar la convocatoria, el Tribunal o los responsables de la prueba deberán tener
en cuenta los siguientes puntos con objeto de eventualmente incluirlos en las bases o instrucciones de
la misma:
Existe la posibilidad de enviar por correo eléctrico las notas y la plantilla de respuestas rellenada
por cada participante. Si se contempla utilizar esta opción, los participantes deberán propor-
cionar un correo electrónico en la solicitud de admisión .
Se debería contemplar publicar material de ayuda, en vídeo, PDF, formato hojas de respues-
ta…, de forma que los participantes puedan estar familiarizados desde el primer momento
con la mecánica y material utilizada en la prueba.
o Ponerse en contacto con INNOCAN, ya que se dispone de soporte para generar este
material.
Se ha de incluir en las instrucciones que se deberá utilizar bolígrafo o rotulador de tinta negra
o azul oscuro para contestar las hojas de respuesta.
2.2 Verificar se dispone de escáneres adecuados
La corrección del examen es uno de los puntos más críticos, por lo que es IMPRESCINDIBLE haber
comprobado con suficiente antelación de que se disponen de los medios para escanear las hojas de
respuesta para evitar situaciones comprometidas en el momento de la corrección.
Para ello se habrá debido comprobar de forma práctica que se dispone de un escáner adecuado (foto-
copiadora, impresora multifunción, escáner de sobremesa…) al que se tenga un acceso directo y sen-
cillo, que disponga de alimentador de hojas y que sea capaz de escanear en formato JPG (ver Anexo
9.3.4).
Dependiendo del volumen de participantes, sería conveniente disponer de varios escáneres para foto-
copiar simultáneamente las hojas de respuesta.
Prácticamente la totalidad de escáneres cumplen los requisitos requeridos por GEXCAT, no obstante
conviene hacer una prueba real con tiempo suficiente para asegurar que no haya problemas en el úl-
timo momento (Ver Anexo 9.3.4).
2.3 Verificar disponibilidad de software
Además de tener instalado GEXCAT, se deberá comprobar que en los equipos que se utilicen para la
preparación de la prueba ECOE se tiene instalado:
Un sistema de impresión que permita generar ficheros PDF (impresora PDF). Si no se dispone,
se deberá instalar un driver que permita generar salidas PDF. Existen gran cantidad de alterna-
tivas gratuitas y de pago en Internet (hacer búsqueda impresora pdf). Si tiene dudas, consulte
con algún técnico informático de su entorno.
Programa Excel (versión 2007 o posterior).
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3 Prueba inicial
3.1 Ensayo general
Se recomienda instalar GEXCAT con suficiente antelación para poder hacer una simulación previa de
todo el proceso. La prueba deberá ser corregida en el mismo ordenador donde haya sido generada.
GEXCAT dispone de ayuda en línea en cada una de las pantallas utilizadas.
Se recomienda realizar todos los pasos indicados en el capítulo 4, pero con datos ficticios. Para una
prueba inicial es suficiente una simulación con 10-15 participantes
Preguntas, Importar un juego de preguntas de prueba con el mismo formato y número que
tendrán las preguntas reales del examen, p.ej. desde un fichero Word.
Proceso GEXCAT, +Examen, Generar un examen de prueba similar a la prueba real...
o Si se decide barajar preguntas y respuestas, prestar especialmente atención a preguntas
que tengan respuestas que no se puedan barajar (p.ej. que indiquen: b y d son correc-
tas). GEXCAT permite marcar estas preguntas para que no se barajen individualmente)
Extensiones / Oposiciones, +Hoja de respuestas. Generar las hojas de respuestas de este en-
torno simulado.
Extensiones / Oposiciones, +Hoja de identificación. Generar las hojas de identificación (idénti-
cas a las reales)
Etiquetas. Disponer de al menos 10/15 tiras de etiquetas para realizar la prueba..
Simular la realización de la prueba rellenando manualmente 10-15 hojas identificación y de
respuestas utilizando las etiquetas.
Escanear las hojas de respuestas anónimas en el mismo escáner por lotes (fotocopiadora, escá-
ner,...) que se vaya a utilizar en la prueba real.
Extensiones / Oposiciones /Corregir. Corregir este examen simulado. Comprobar que las notas
se calculan según lo previsto. Familiarizarse con las estadísticas entregadas.
En este momento se dispone de los resultados de la prueba, pero con las notas asignadas a
participantes anónimos..
Escanear las hojas de identificación que contienen los datos reales de los participantes y el có-
digo anónimo utilizado.
Extensiones / Oposiciones /Asignar identidad. Informar del directorio de las hojas escaneadas y
el fichero que simula los participantes reales.
o Proceso GEXCAT, Notas. Enviar los correos de prueba a direcciones de correo propias
(que no sean de los participantes) para comprobar que llegan sin problemas.
A partir de este momento, se habrá completado el circuito completo y se habrá podido detectar y sol-
ventar los posibles problemas con suficiente antelación.
Una vez finalizada la prueba:
Borrar todos los datos de prueba introducidos
Si se prevé enviar por correo electrónico los resultados a los participantes, tener en cuenta que el
remitente de los correos será el mismo que el usuario con el que se accede a GEXCAT.
Por lo tanto, en el momento de instalar GEXCAT utilizar la dirección de correo que se desea vean
los participantes para identificarse a GEXCAT.
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o Borrar examen
o Borrar preguntas
o Borrar participantes
o Borrar o editar el nombre de la prueba (asignatura)
O bien crear los datos de una nueva prueba (asignatura), con los datos reales.
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4 Preparación real de la prueba Se habrá hecho el ensayo general descrito en el paso anterior y se conocen los pasos para crear la
prueba real, por lo que el momento de realizar los pasos siguientes dependerá de los responsables de
la prueba.
Las cabeceras de los cuadernillos de preguntas, de las hojas de identificación y de respuestas pueden
ser editadas directamente por el usuario o bien utilizar las opciones proporcionadas por GEXCAT.
4.1 Crear etiquetas autoadhesivas con identificadores anónimos
Ver Anexo 9.2.1 donde se indica la forma de generar los identificadores anónimos a utilizar en la
prueba. Se recomienda planificar esta actividad con suficiente antelación.
4.2 Generar cuadernillo de preguntas
Para ello se habrán importado previamente las preguntas del examen. GEXCAT permite generar de 1 a
9 modelos de examen, con las preguntas y las respuestas barajadas opcionalmente.
La cabecera del cuadernillo de preguntas puede ser personalizada (Ver Anexo 10.2)
4.3 Generar hojas de respuesta
La hoja de respuesta se genera de forma automática en Extensiones / Oposiciones / +Hoja de respues-
tas, permitiendo personalizar las instrucciones y la cabecera (Ver Anexo 10.3)
4.4 Generar hojas de identificación en exámenes anónimos
La hoja de identificación se genera de forma automática en Extensiones / Oposiciones / +Hoja de iden-
tificación, permitiendo personalizar las instrucciones y la cabecera (Ver Anexo 10.3)
4.5 Control de la calidad de las hojas de respuesta y etiquetas
4.5.1 Hojas de respuestas y de identificación
Uno de los puntos básicos para asegurar que no existan problemas ni errores, es que la calidad de im-
presión de las hojas de identificación y de respuestas sea adecuada. Para ello:
Revisar la calidad de las hojas, especialmente si ha mandado fotocopiarlas.
o Controle que no tengan rayas verticales, manchas, franjas, mala calidad del toner, lí-
neas gruesas de enmarcado no visibles...
Prepare un 5% más de hojas de respuestas que de participantes.
Se recomienda hacer una prueba previa para asegurar el correcto reconocimiento de las hojas
generadas.
4.5.2 Etiquetas
La calidad de las tiras de etiquetas ha de garantizar se puedan leer sin problemas
Utilizar calidad de impresión alta o fotográfica (no utilizar modalidad ahorro de toner)
Verificar que el toner esté bien fijado y que al frotar las etiquetas no pierden calidad.
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4.6 Fichero real de participantes
Se deberá disponer la lista de participantes en la prueba (utilizado en el paso final de asignación de
identidad real). El formato es el indicado en el Anexo 10.1
Si se desea enviar por correo eléctrico las notas y la plantilla de respuestas rellenada por cada partici-
pante, se deberá informar en el campo: CORREO
5 Día de la prueba
5.1 Preparación previa
Se deberá tener preparados de forma previa:
Las hojas de preguntas separadas por modelo de examen
Las hojas de respuestas anónimas
Las hojas de identificación de los participantes
Las etiquetas autoadhesivas para utilizar como identificadores anónimos
Se recomienda haber planificado previamente el reparto de los modelos de examen, las hojas de res-
puesta y las tiras de etiquetas, de forma que todo el proceso se haga con la mayor fluidez. Se deberá
conseguir distribuir los modelos de examen de forma que no haya participantes contiguos con el mis-
mo modelo de examen.
Explicar a los participantes la mecánica de la prueba, la forma de marcaje, así como que deben utilizar
tinta negra o azul oscura y nunca lápiz (el grafito que contiene puede producir reflejos al fotocopiar).
Revisar el Anexo 9.3 donde se muestran instrucciones más precisas para informar a los participantes.
5.2 Material a entregar a los participantes
La organización y forma de entrega de material deberá ser decidida para cada caso. No obstante en el
momento del comienzo efectivo de la prueba el participante deberá:
Colocar etiqueta autoadhesiva (identificador anónimo) en el pie de la hoja de identificación y
rellenar manualmente los datos identificativos (DNI sin letra) y nombre y apellidos del partici-
pante, así como el modelo de examen asignado.
Colocar etiqueta autoadhesiva (identificador anónimo), así como rellenar manualmente el mo-
delo de examen asignado en la hoja de respuestas.
Comenzar a rellenar las respuestas en la hoja de respuestas.
5.3 Al finalizar la prueba
Se deberá recoger de forma separada:
Por un lado las hojas de identificación de los participantes. Una vez recogidas se deberán cus-
todiar por el tribunal en lugar seguro hasta haber corregido y publicadas las notas de las hojas
de respuestas anónimas.
Por otro lado se deberán recoger las hojas de respuestas anónimas. Se pueden mezclar hojas
de respuestas de diferentes modelos de examen, ya que se reconocerán y corregirán de forma
automática.
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6 Escaneos
Las hojas de respuesta y de identificación se han de escanear con los siguientes parámetros:
Formato jpg (se generará un fichero por hoja)
Escala de grises
Resolución 300 ppp
Calidad alta
Si se escanea en color o con una resolución superior a 300ppp, se aumentará de forma innecesaria el
tamaño del fichero y por lo tanto el tiempo de procesamiento.
Si la salida no tiene formato .jpg (tiff, png, …) hará falta utilizar un programa para convertir los fiche-
ros a formato .jpg con la calidad adecuada.
En ningún caso se deberá escanear los ficheros a formato .pdf, dada la baja calidad de las imágenes
de este formato y que podrían comprometer la fiabilidad de los resultados.
6.1 Procedimiento de escaneo
Si el volumen de escaneos es alto (p.ej. superior a 300 participantes), se recomienda escanear siguien-
do la organización con que se hayan recogido tanto las hojas de respuesta como de identificación.
Es decir, si se han recogido en sobres separados las hojas de cada aula, se deberán crear carpetas se-
paradas para cada sobre escaneado, así como asignar prefijos diferentes para los ficheros de cada car-
peta, con objeto de facilitar su posterior acceso ante posibles reclamaciones o incidencias.
Posteriormente y durante el proceso de escaneo, se deberá comprobar y anotar que el número de ho-
jas escaneadas coincide con las anotadas en el sobre, para evitar carencias o duplicidades. Los datos
recogidos se guardarán para su verificación posterior.
En resumen:
Se han de crear y nombrar adecuadamente las carpetas que contendrán los escaneos.
Se ha de utilizar un prefijo que permita en su momento identificar el lugar donde se ha reali-
zado el examen
o P.ej. los exámenes realizados en la isla de Tenerife, campus Guajara, facultad de Dere-
cho, aula B101, podrían llevar una codificación: 235B101nnnnn
Siendo la codificación utilizada: Tenerife: 2, campus Guajara: 3, facultad de De-
recho:5, Aula: B101, nnnn nº de orden asignado por el escáner.
6.2 Renombrar manualmente los ficheros de una carpeta
Si se quisiera renombrar en un solo paso todos los ficheros de una carpeta:
Abrir el explorador de archivos
Ir a la carpeta en la que se quiera renombrar los ficheros
Seleccionar los ficheros que se quiera renombrar. ...
Pulsar F2 para renombrar
Entrar el nuevo nombre y pulsar Enter.
Los ficheros re renombrarán al nuevo nombre y se numerarán de (1) a (nnn)
6.3 Validación de los datos escaneados
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Se utilizará el programa gxVALIDARESCANEOS que analizará el contenido de cada una de las carpetas
y generará un informe detallado con el número de ficheros guardados en cada carpeta, así como el
total de ellos, de forma que pueda contrastar con los datos recogidos manualmente.
6.4 Proceso de escaneo
Se recomienda la realización de los procesos descritos anteriormente con suficiente antelación al pro-
ceso material de corrección en GEXCAT.
De esta forma se dispondrá de tiempo suficiente para detectar y eventualmente corregir cualquier in-
cidencia que se detecte.
6.5 Acceso físico posterior a las hojas
GEXCAT renombra los ficheros escaneados, asignándoles un nombre ID-nnnnnnnn-OOOOOOOO
• nnnnnnnn es el identificador utilizado en cada hoja (código de barras en hoja de respuesta
y DNI en hoja de identificación)
o OOOOOOOO.. es el nombre original del fichero escaneado
De esta forma, si fuese necesario acceder físicamente a la hoja de respuestas solo habría que consultar
en GEXCAT los datos del alumno:
• El campo DI contiene el DNI del participante (utilizado en la hoja de identificación)
• El campo NIU contiene el identificador anónimo (código de barras) asignado al usuario
De esta forma, se podrá acceder a una primera visualización en pantalla de los ficheros escaneados y a
través del nombre del fichero ID-nnnnnnnn–OOOOOOOO (nombre fichero original OOOOOOOO) a la
ubicación del sobre y la posición relativa de la hoja dentro del mismo.
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7 Corrección de la prueba
7.1 Corrección de hojas de respuestas anónimas
Una vez recogidas las hojas de respuestas anónimas y bajo la responsabilidad y control de los miem-
bros del tribunal se deberá escanear las hojas de respuesta.
Se puede escanear en uno o varios escáneres. Se pueden generar diferentes carpetas que con-
tendrán los ficheros escaneados, ya que no afectará a la corrección anterior. Se recomienda
controlar el número de hojas escaneadas con objeto de auditar que coincide con el número de
participantes.
o Si se han generado varios subdirectorios, es opcional reunir todos los ficheros genera-
dos en un solo directorio, ya que no afectará al proceso de corrección.
El proceso de corrección, puede comenzar con las hojas de respuestas escaneadas parcialmen-
te, mientras se sigue el escaneo.
o La velocidad aproximada de corrección es de 25 exámenes por minuto, dependiendo
de las características del ordenador.
o Si los escaneos están en varios subdirectorios (p.ej. varios PenDrive), GEXCAT irá corri-
giendo de forma aditiva las hojas contenidas en cada carpeta.
Una vez corregidos los exámenes se disponen de forma inmediata las notas, así como las esta-
dísticas de calidad de cada una de las preguntas utilizadas.
El tribunal deberá hacer un control inicial para verificar la validez y calidad del proceso.
Una vez validado el proceso y las notas, ya solo queda asignar las notas asignadas a participan-
tes anónimos a los participantes reales.
7.2 Asignación de identidades reales
Se deberán recuperar las hojas de identificación de los participantes custodiadas por el tribunal
Se pueden escanear en uno o varios escáneres. No obstante se recomienda generar un solo di-
rectorio con todos los escaneos, para hacer la interpretación de forma conjunta y obtener los
resultados en un solo fichero.
Ir a Asignar identidad.. Entrar el directorio donde se encuentran los escaneos y el nombre del
fichero con los datos reales de los participantes.
En este momento se dispondrán de las notas asignadas a cada participante real.
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8 Cuadernillos de examen generados de forma exter-na
En determinados casos, el o los cuadernillos del examen son creados directamente por el tribunal, por
lo que en el momento de la corrección, GEXCAT no tiene la posibilidad de corregir el examen de forma
automática al no tener almacenada la matriz de corrección.
8.1 Exámenes con un solo modelo
Es la situación con una solución mas sencilla, ya que basta con generar a posteriori el examen en GEX-
CAT a partir de las preguntas originales del examen.
Para ello, se deberán importar en GEXCAT las preguntas y generar un examen con las preguntas en el
mismo orden que el examen realizado. De esta forma se dispondrá de la matriz de la tabla de resulta-
dos y se podrá corregir el examen de la forma habitual.
8.2 Exámenes con varios modelos
8.2.1 Hojas de respuesta recogida de forma separada
Si se recogen y escanean las hojas de respuesta de forma separada, se estaría en la situación descrita
en el punto 8.1, es decir, se podrían generar en GEXCAT tantos exámenes como modelos se hayan uti-
lizado.
Posteriormente se corregirían de forma individualizada (según el modelo de examen). En este caso las
notas se obtendrían de forma separada por cada modelo de examen existente. Finalmente, re podrían
exportar las notas de cada modelo y reunirlas en un solo fichero, con lo que se tendría el resultado fi-
nal.
8.2.2 Hojas de respuesta recogida de forma conjunta
En este caso, la única posibilidad es corregir la prueba de forma manual. Enlace de consulta.
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9 Anexos
9.1 Hojas y etiquetas utilizadas
Hoja de respuestas anónima Hoja identificación participante
Tira de etiquetas anónima (todas iguales)
Las características de las etiquetas son:
Altura 2 cm. Anchura, cualquiera con máximo de 8 cm.
Codificación por defecto: Code128. Son posibles otras codificaciones
Una etiqueta que cumple estas especificaciones es la APLI 1284
INNOCAN dispone del servicio de confección de estas etiquetas. Si se desea gestionar directamente la
confección de estas etiquetas, ponerse en contacto con INNOCAN para recibir instrucciones.
9.2 Programas entregados
9.2.1 gxGENERARIDALETORIOS
Permite generar un fichero CSV que servirá para crear las tiras de etiquetas anónimas a entregar a los
participantes. En la imagen mostrada en el Anexo 9.1, la tira es de cuatro etiquetas, de forma que una
pueda ser colocada en la hoja de respuestas, otra en la hoja de identificación del participante, una ter-
cera que quede p.ej. como referencia para el participante y una cuarta para que quede p.ej. de cons-
tancia de la presentación del participante.
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9.3 Recomendaciones generales
9.3.1 Instrucciones previas a los participantes
Una vez sentados los participantes y antes de comenzar, es conveniente dar una explicación de cómo
realizar la prueba.
Se recomienda:
Explicar la mecánica del examen y la forma de contestar en la hoja de respuestas (Modelo, ID,
colocación de las etiquetas, Nombre, respuesta correcta, respuesta anulada,...).
Recalcar que se debe utilizar rotulador o bolígrafo de tinta negra o azul oscuro (nunca tinta de
colores claros ni lápiz).
Explicar cómo se marcan las preguntas y como se anulan.
Indicar que no se puede escribir, hacer anotaciones, rayas, ni firmar dentro del recuadro deli-
mitado por las líneas gruesas.
Recalcar a los participantes que en la cabecera de la hoja de identificación del participante,
únicamente se pueden poner números (no poner la letra del DNI).
Una vez explicado, dar un tiempo a los participantes para que entren los datos de las hojas
(especialmente el Modelo).
Tras una pequeña pausa, pedir que comprueben que lo han hecho correctamente y que si ha
habido cualquier error, pidan una nueva hoja de respuestas y/o etiquetas.
A los 10 minutos de comenzada la prueba, volver a recordar que hayan rellenado correcta-
mente la cabecera (Modelo de examen y datos personales).
9.3.2 Instrucciones específicas de la hoja de respuestas
Rellenar la cabecera con los datos de acuerdo al modelo de hoja de respuestas:
Rellenar el MOD de acuerdo al modelo de examen indicado en las hojas de preguntas (figura
en la cabecera y el pie de la hoja de preguntas). Si no lo hace, dará un error al corregir el exa-
men y no se podrá calificar de forma inmediata (se da la opción de entrarlo manualmente en el
momento de la corrección).
Identificador (en la hoja de identificación del participante)
o Sólo se pueden poner números
No se ha de rellenar la letra del NIF.
Si el identificador tiene menos de ocho cifras, rellenar desde la primera casilla,
dejando las casillas sobrantes del final sin rellenar.
Si tiene carnet de extranjería, no debe entrar ni la primera ni la última letra.
Si su identificador contiene letras y números (p.ej. un pasaporte) se deberá
prescindir de las letras e introducir únicamente los números, empezando por la
casilla de la izquierda y dejando en blanco las casillas sobrantes del final.
o Ha de marcar los segmentos según las instrucciones indicadas en la hoja. No son váli-
dos los números escritos de forma tradicional.
o Nombre y apellidos en mayúsculas
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Se deberá utilizar un rotulador o bolígrafo de tinta negra o azul oscuro. NO se puede utilizar
lápiz ya que el grafito provoca reflejos al escanear que pueden provocar errores de reconoci-
miento.
Las instrucciones para rellenar el formulario están indicadas en la parte inferior del mismo.
Aunque se recomienda que los participantes sigan las instrucciones, no hace falta rellenar
completamente las casillas para que estas sean reconocidas.
o Se pueden rellenar las casillas de forma “natural”. Las anotaciones se hacen marcando
cualquiera de las dos mitades de la casilla (ver ejemplos a continuación).
o Para anular un marcaje, simplemente rellenar las dos mitades.
Bien: casillas 1 a 7 (casilla 7 anulada).
Mal: Casillas 10 a 16
o 10, 11…..Invaden la otra mitad de la casilla
o 12 …..Invaden la otra mitad de la casilla y la inferior. Se daría como válida la opción 2.
o 14... Se ha marcado algo en la casilla contigua. Se daría como anotación en blanco.
o 15… Marcajes tenues. Pueden ser o no ser reconocidos
ATENCION: Aunque las casillas 4 y 5 están correctamente marcadas, se recomienda
NO MARCAR las casillas con X
ya que fácilmente se pueden marcar casillas cercanas y provocar respuestas erróneas.
Si se equivoca, pida una nueva hoja de respuestas y rompa la antigua.
9.3.3 Durante el examen
Si algún participante pide una hoja de respuestas, entréguele una nueva y rompa o inutilice la antigua.
Entréguele también un nuevo juego de etiquetas.
Una consulta relativamente frecuente es cómo volver a dar como válida una respuesta anulada (res-
puesta con las dos mitades marcadas). Hay dos opciones, a decisión previa de los responsables:
Entregar una nueva hoja de respuestas y destruir o anular la anterior
Utilizar un corrector líquido para marcar encima de la respuesta anulada y convertirla en una
respuesta correcta. Como esta opción podría dar lugar a reclamaciones, será el tribunal el que
decida su admisión en función de las circunstancias de la prueba.
9.3.4 Escaneo
Se han de separar las hojas de respuestas de las de preguntas, agruparlas sin ningún tipo de ordena-
ción y comprobar su correcta orientación.
Las instrucciones para el escaneo son:
Salida en formato JPG (se generará un fichero por cada hoja de respuestas).
Resolución 300 ppp (puntos por pulgada o dpi)
Calidad: máxima
Escala de grises (se puede utilizar color pero los ficheros escaneados serán mayores y la correc-
ción será más lenta sin representar ninguna ventaja).
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Imágenes correctamente alineadas (lado corto, eje x). En algunos modelos de escáneres de alta
capacidad, las imágenes aparecen giradas 90°. Se pueden enderezar todos los escaneos en una
sola operación, utilizando una opción estándar de Windows o bien se ha de volver a escanear
para conseguir la orientación adecuada.
Todos los ficheros escaneados han de estar en el mismo directorio.
Se recomienda dar a los directorios un nombre relacionado con el examen. El nombre de los fi-
cheros que se asigne al escanear es indiferente. En el momento de corregir los exámenes y si se
ha marcado la opción “Renombrar ficheros escaneados”, se renombrarán con el identificador
asignado a cada participante, facilitando la rápida localización de cualquier hoja de respuesta.
9.3.5 Proceso de corrección
Una vez escaneados, ir a Extensiones / Oposiciones / Corregir, escoger el examen a corregir, indicar el
directorio donde se haya escaneado las hojas de respuesta. Seleccionar en criterios de corrección el ti-
po de calificación que se aplicará.
Se recomienda:
Marcar las casillas “Mantener copia de las correcciones fallidas en el directorio de escaneos" y
“Renombrar ficheros escaneados”
Desmarcar la casilla "Borrar corrección anterior”.
Pulsando el botón , “Corregir examen” comenzará inmediatamente el proceso de corrección, a una
velocidad de unos 25 exámenes por minuto.
Una vez finalizado, aparecerá información sobre los posibles errores detectados (falta modelo) y se
mostrará el formulario de notas.
Se recomienda revisar las estadísticas entregadas, de forma que se pueda detectar cualquier anomalía
(p.ej. una pregunta con un número muy alto de respuestas falladas podría indicar una mala redacción
de la misma).
9.4 Anulación de preguntas
Se pueden anular o modificar los resultados de las preguntas del examen (mal planteadas, erróneas…)
en Proceso GEXCAT, Rectificar. Ver ayuda en línea para su manejo.
Una vez hechas las rectificaciones, se puede recalcular las notas en la misma pantalla (sin necesidad de
volver a realizar el proceso de corrección).
9.5 Preguntas de reserva
GEXCAT permite generar exámenes con preguntas de reserva. Por ejemplo, si se prepara un examen de
100 preguntas con cinco de reserva se deberá generar un examen de 105 preguntas. En el momento
de corregir el examen por primera vez se deberán anular las cinco preguntas de reserva e indicar que
las
9.6 Notas / envío por correo
Las notas están disponibles en múltiples formatos de fichero (PDF, EXCEL,...) para su publicación o
gestión posterior.
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En el siguiente ejemplo se muestra nombre y apellidos y aciertos / fallos y en blanco. La información
mínima sería ID y nota en función de las casillas seleccionadas.
Se puede enviar información de los resultados por correo electrónico, junto con una copia de la hoja
de respuestas y la interpretación que ha realizado GEXCAT (marcajes realizados y código de colores
para preguntas acertadas, falladas y en blanco).
Ver ejemplo adjunto.
9.7 Informes y estadísticas GEXCAT ofrece una completa información adicional al finalizar la prueba, de forma que se pueda ha-
cer un completo análisis de los resultados de la misma y de la calidad de sus preguntas.
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10 Anexos
10.1 Formato del fichero de participantes reales
El fichero de participantes (alumnos) tiene formato xls o CSV (valores separados por comas) y puede
generarse directamente desde Excel.
La primera fila del fichero, contiene el nombre de las columnas Los nombres han de ser EXACTAMEN-
TE los indicados, pudiendo ir en mayúsculas o minúsculas.
dni ; niu ; nombre ; apellidos (o apellido1 ; apellido2) ; correo ; tipo_sexo ; movil ; observaciones
Es indiferente el orden en que aparezcan las columnas.
Los campos obligatorios son dni y nombre. El nombre del participante puede venir en tres formatos:
nombre, apellido1 ; apellido2 (Nombre y apellidos en tres campos individuales)
nombre ; apellidos (Apellidos en un solo campo)
nombrecompleto (Apellidos y nombre en un solo campo:P.ej. Rodriguez López, Juan)
Los campos opcionales son niu ; correo ; tipo_sexo ; movil ; observaciones
La segunda fila y siguientes son los valores que corresponden con el nombre que se les ha dado a cada
columna y que siguen el orden preestablecido. No es obligatorio rellenar todos los valores, pero si se-
guir el orden marcado en la cabecera.
10.2 Formato cabecera cuadernillo de preguntas
10.2.1 Formato proporcionado por GEXCAT
Para poder establecer adecuadamente los textos que aparecerán en las hojas de preguntas, se mues-
tran numerados en color rojo los textos que se pueden configurar.
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Una vez instalado GEXCAT, configurar en:
Propiedades, Exámenes
o Las diferentes opciones que se quieran utilizar (resaltar textos preguntas, examen a 1 o
2 columnas,...). Si se desea que aparezcan instrucciones en la cabecera del examen, se
han de introducir aquí.
Propiedades, Correo (si se desea enviar los resultados por correo electrónico)
o Configurar las opciones de envío de correo en función del servidor que se desee utilizar
Centros
o dar de alta un centro con el nombre del organismo que realiza la prueba
o Incorporar la imagen (¿logo, escudo?) que se mostrará en las hojas del examen (posi-
ción 1).
o El texto del centro y las siglas (entre paréntesis) aparecerán en la hoja de preguntas en
la posición 2.
Asignaturas, dar de alta una asignatura con el nombre de la prueba. En el ejemplo de la cabe-
cera, en siglas se ha puesto PRU, en curso-grupo, 2016 y en nombre PRUEBAS. Todos estos
textos aparecen en el orden mostrado en la posición 3.
10.2.2 Formato propio de usuario
El usuario puede utilizar una cabecera personalizada. Para ello se incorporará una imagen que
deberá cumplir los siguientes requisitos:
Formato jpg, png o bmp
Relación de aspecto: 4x1 (ancho / alto)
Para tener una resolución adecuada, se recomienda utilizar imágenes de al menos
2000 pixels de anchura x 500 de altura.
10.3 Formato cabecera hoja de identificación y de respuestas
El usuario puede utilizar una cabecera personalizada. Para ello se incorporará una imagen que
deberá cumplir los siguientes requisitos:
Formato jpg, png o bmp
Relación de aspecto: 9x1 (ancho / alto)
Para tener una resolución adecuada, se recomienda utilizar imágenes de al menos
1800 pixels de anchura x 200 de altura.
