PR-CP-02 Procedimiento para la comunicacion externaaplicaciones.itagui.gov.co/sigi/3. COMUNICACION...

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN EXTERNA

Código: PR-CP-02

Versión: 04

Fecha de Actualización: 19/06/2018

Revisado por: Técnico Administrativo Aprobado por: Jefe de Oficina Asesora de Comunicaciones

Página 1 de 23

1. OBJETIVO: Mantener informada a la ciudadanía sobre las acciones de Gobierno estableciendo contacto permanente a través de los medios de comunicación masivos, alternativos y virtuales de la región, el Departamento y el País, dando a conocer la oferta institucional mediante actividades, eventos y campañas logrando así el posicionamiento de Administración Municipal. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad de los Profesionales Universitarios, Técnicos Administrativos o Técnico Operativos y Auxiliares Administrativos encargados de cada área con la supervisión del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, la planeación, ejecución y actualización de este procedimiento. 3. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la identificación de la información a publicar al público externo y termina con la evaluación de la percepción, efectividad y eficacia de las comunicaciones, y la aplicación de acciones de mejora para este. 4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: Comunicado de Prensa: Documento noticioso redactado especialmente para la prensa, con una extensión de máximo 2 cuartillas que contiene un encabezado, un correlativo, un titular, un lead, un cuerpo de texto (desarrollo de la noticia) y un contacto para que los periodistas puedan solicitar más información.

Lead: Párrafo principal de la noticia, que resume el hecho más trascendental que se quiere contar. Free Press: Se refiere a la prensa gratuita que logramos sacar en los diferentes medios de comunicación. Archivo de prensa: carpeta en la cual se almacenan los recortes de prensa de noticias del municipio de Itagüí ordenados cronológicamente.

Clipping: Monitoreo permanente de los diferentes medios de comunicación para verificar


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 2 de 23

que se está publicando. Sala de prensa: Sección del sitio web de la Alcaldía de Itagüí donde reposan todos los comunicados de prensa, programas de televisión, revistas y periódicos institucionales. Registro audiovisual: Fotografías o videos que dan cuenta de un evento o actividad. Banco de fotografías: Carpeta donde se almacenan y clasifican cronológicamente todos los registros fotográficos de los eventos y actividades de la Administración Municipal de Itagüí. Banco de videos: Carpeta donde se almacenan y clasifican cronológicamente todos los registros en vídeo de los eventos, noticias y campañas de la Administración Municipal de Itagüí. Caracteres: Letra o signo de escritura. Audiencia: Público de cada uno de los distintos medios de comunicación que usa la Administración Municipal. Base de datos: archivo con información de contacto de los distintos públicos de interés de la Administración Municipal. Social media/ redes sociales: Son plataformas de comunicación en línea donde el contenido es creado por los propios usuarios mediante el uso de las tecnologías de la Web 2.0, que facilitan la edición, la publicación y el intercambio de información. Community Manager: Profesional y/o técnico del área de las comunicaciones enfocado en comunicar en entornos digitales, especialmente en las redes sociales. Interacción: Para el caso de las comunicaciones, se refiere a cualquier acción que denote interés por parte de la audiencia, por ejemplo un “Me gusta”, compartir una publicación, comentarla, seguir un perfil o cualquiera de los mecanismos implementados por las plataformas online. Audiencia: Público de cada uno de los distintos medios de comunicación que usa la Administración Municipal.


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 3 de 23

5. CONTENIDO: 5.1. Información y Prensa:

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

/INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1. Solicitar Información noticiosa: El Profesional Universitario Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) solicita personalmente a los Secretarios de Despacho o Jefes de Oficina, la información noticiosa que se produce al interior de cada Unidad Administrativa, teniendo en cuenta lo establecido en la matriz de comunicaciones. Esta solicitud se realiza personalmente, llamada telefónica o en comité.

Profesional Universitario

Técnico

Administrativo o Técnico

Operativo

Auxiliar Administrativo

No aplica

2. Recibir información y Redactar Comunicado de Prensa: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) encargado de cada secretaría elabora el Comunicado de Prensa Con la información suministrada.


Técnico


Operativo


Comunicado de Prensa

Correo electrónico

(Pantallazo)

3. Aprobar Comunicado de Prensa: El Profesional Universitario Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) remite a través de correo electrónico, documento físico y/o chat el borrador del boletín al encargado del área de prensa y al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones para su revisión, corrección.

Jefe Oficina de Comunicaciones

Líder del Área

de Prensa

Correo electrónico, chat

(pantallazos)

4. Crear y actualizar la base de datos de periodistas: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo diligencian y/o actualiza el “FO-CP-02 Base de Datos Comunicaciones (Información y Prensa)”, para establecer comunicación constante con el gremio periodístico.


Técnico


Operativo

FO-CP-02 Base de Datos

Comunicaciones (Información y

Prensa).

5. Enviar Comunicado de Prensa: Una vez aprobado el comunicado de prensa, el Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo encargado del área de prensa lo envía por correo electrónico a los periodistas, Concejo y Gabinete y el responsable del área de Comunicación Interna lo envía a los funcionarios de la Administración.


Técnico


Operativo

Correo electrónico (Pantallazo)


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 4 de 23

6. Confirmar con los periodistas el recibido de la información tal y como se fue enviada: El Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo realiza llamadas telefónicas y/o utiliza el grupo de chat de la prensa para confirmar el recibido de la información.


Técnico


Operativo

Pantallazo de chat

7. Gestionar entrevistas: El Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo agenda y acompaña todas con el Alcalde como primer vocero oficial o su delegado, sobre los temas tratados en el comunicado u otros temas de interés. La agenda con el Alcalde se verifica a través de la asistente y se corrobora con él.


Técnico


Operativo

No Aplica

8. Realizar el Free Press: El Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo busca con los medios espacios gratuitos para entrevistas y divulgación de la noticia, logrando ampliar la cobertura de un hecho específico a su máxima posibilidad, contando con la información del “FO-CP-03-Clipping”


Técnico


Operativo

FO-CP-03-Clipping

Informe de

monitoreo de medios

9. Actualizar el archivo de prensa: El Profesional Universitario Técnico Administrativo o Técnico Operativo actualiza el archivo físico que contiene todas las publicaciones realizadas en prensa escrita donde está involucrada la Administración Municipal, teniendo en cuenta lo diligenciado en el “FO-CP-04 Archivo de Prensa”


Técnico


Operativo

FO-CP-04 Archivo de Prensa

10. Realizar seguimiento al desempeño del procedimiento e identificar oportunidades de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, realiza seguimiento a la ejecución del procedimiento, identificando y documentando oportunidades de mejoramiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y/o “FO-DE-11 Matriz de Riesgos” de acuerdo a lo establecido en el Proceso de Evaluación y Mejoramiento Continuo y evidenciándolo en “FO-DE-01 Acta de Reunión” y “FO-DE-02 Registro de Asistencia”.

Jefe Oficina Asesora de

Comunicaciones


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento

FO-DE-11 Matriz de Riesgos

11. Aplicar acciones de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, aplica las acciones de mejoramiento establecidas y verifica la eficacia de las mismas en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y/o “FO-DE-11 Matriz de Riesgos” teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso de Evaluación y Mejoramiento Continuo.

Técnico Administrativo

FO-EM-15 Plan de

Mejoramiento



Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 5 de 23

5.2 Producción de material informativo:



1. Identificar la necesidad informativa: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo identifica las necesidades y oportunidades para publicar información. El padrino podrá generar diversos mensajes de acuerdo a su criterio, con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Jefe de la Oficina Asesora de

Comunicaciones



Técnico Operativo

No Aplica

2. Definir el medio: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones junto al Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo define el medio, canal o plataforma pertinente a la necesidad comunicativa que se presente, bien sea artículo de prensa, crónica, infografía, perfil, entrevista, carta, periódico, promo, video, correo electrónico, etc. La elección del medio dependerá de las condiciones del momento, el plazo para la entrega del mensaje, el tipo de información, los destinatarios, entre otros aspectos.


Comunicaciones


Técnico Administrativo o

Técnico Operativo

No aplica

3. Redactar el contenido: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo o Técnico Operativo consolida el texto y si es necesario, envía por correo electrónico al área audiovisual o diseño para su producción. Posteriormente envía al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones para su aprobación.


Comunicaciones



Técnico Operativo


4. Enviar información para publicar: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo,

Profesional Correo electrónico


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 6 de 23



Auxiliar Administrativo (padrino) envía la información con el posible mensaje a las áreas encargadas para su difusión.

Universitario


Técnico Operativo

(Pantallazo)

5. Publicación de la información: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, encargado de cada área recibe el mensaje y lo envía por los diferentes medios de comunicación de la Alcaldía.



Técnico Operativo

FO-CP-07 Informe de padrinazgo

6. Realizar seguimiento al desempeño del procedimiento e identificar oportunidades de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, realiza seguimiento a la ejecución del procedimiento, identificando y documentando oportunidades de mejoramiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y en “FO-DE-11Matriz de Riesgos”, de acuerdo a lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”.


Comunicaciones


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento

FO-DE-11Matriz de Riesgos

7. Aplicar acciones de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, aplica las acciones de mejoramiento establecidas y verifica la eficacia de las mismas en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y en “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”.

Coordinador de Calidad o quien haga sus veces

FO-EM-15 Plan de

Mejoramiento

FO-DE-11Matriz de Riesgos

5.3 Social Media:



1. Identificar y validar la necesidad de publicar a través de las redes sociales: El Profesional Universitario, Técnico


Correo electrónico (pantallazos) o


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 7 de 23



Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) recibe los requerimientos de publicación de cada Unidad Administrativa, incluyendo información de los eventos antes, durante y después de realizados; campañas o noticias de interés para la comunidad. También podrá filtrar y proponer contenidos de acuerdo a su criterio profesional.

Técnico

Administrativo, Técnico

Operativo


chats (pantallazos

2. Recepcionar la información a publicar: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) envía la información (fotos, videos acompañados de texto) al encargado del área de redes sociales.


Técnico


Operativo


Correo electrónico (pantallazos) o

chats (pantallazos)

3. Programar las publicaciones: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo analiza cual es el momento oportuno para la publicación de cada contenido y como lograr el mayor impacto posible según las variables propias del medio.


Técnico


Operativo


No Aplica

4. Publicar el contenido: Una vez validado el contenido, el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo realiza su publicación en las redes sociales que corresponda.


Técnico


Operativo


Publicación en redes sociales (pantallazos)

5. Realizar Monitoreo de Contenido: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (equipo de social media) realiza seguimiento a las publicaciones y las evalúa a fin de generar


Técnico

Informes de seguimiento

FO-CP-07


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 8 de 23



estrategias de crecimiento. Cada padrino tendrá la posibilidad de evaluar y archivar sus propias publicaciones, dejando evidencia de ello en el FO-CP-07 Informes de padrinazgo


Operativo


Informes de padrinazgo

6. Interactuar con la audiencia: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo da respuesta a las inquietudes y dudas que sean formuladas por parte de la comunidad en las redes sociales e interactúa a través de los distintos mecanismos propios del medio, en compañía de cada padrino. Esta interacción se hace en horario laboral.



Técnico Operativo


No Aplica

7. Realizar seguimiento al desempeño del procedimiento e identificar oportunidades de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, realiza seguimiento a la ejecución del procedimiento, identificando y documentando oportunidades de mejoramiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y/o en el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”, de acuerdo a lo establecido en el Proceso Evaluación y Mejoramiento Continuo.


Comunicaciones


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento


8. Aplicar acciones de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, aplica las acciones de mejoramiento establecidas y verifica la eficacia de las mismas en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y/o en el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso Evaluación y Mejoramiento Continuo.


FO-EM-15 Plan de

Mejoramiento



Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 9 de 23

5.4 Actualización de los servicios de información y calendario de eventos sitio web Alcaldía:



1. Identificar y validar la necesidad de publicar en las secciones de los servicios de información o calendario de eventos: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo recibe los requerimientos de publicación de cada uno de los padrinos de dependencia, incluyendo información de los eventos, campañas o noticias de interés para la comunidad.


Técnico


Operativo


Correo electrónico o chat (Pantallazo)

2. Publicar y actualizar contenido: Una vez validado el contenido, el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo realiza su publicación o actualización en el sitio web, bien sea en la sección de prensa o en el calendario de eventos.


Técnico


Operativo


Publicación Página Web

3. Realizar seguimiento al desempeño del procedimiento e identificar oportunidades de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, realiza seguimiento a la ejecución del procedimiento, identificando y documentando oportunidades de mejoramiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y/o en el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”, de acuerdo a lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento

Continuo”.


Comunicaciones


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento


4. Aplicar acciones de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, aplica las acciones de mejoramiento establecidas y verifica la eficacia de las mismas en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y/o en el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”, teniendo en cuenta lo


FO-EM-15 Plan de

Mejoramiento



Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 10 de 23



establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”.

5.5 Administración de la base de datos Comunicaciones del público externo:



1. Recopilar datos de Comunicaciones: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo establece contacto con los diferentes públicos para crear todas las bases de datos.


Técnico


Operativo


FO-CP-02 Base de datos

Comunicaciones (Publico Externo)

2. Actualizar la base de datos El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo actualiza la base de datos de forma permanente para mantener al día todos los datos, generando alertas que permitan recordar con facilidad cuando debe realizarse una nueva actualización. Los campos que deben contener “FO-CP-02 Bases de Datos Comunicaciones” son: nombre, apellidos, dependencia o entidad, cargo, profesión u ocupación, fecha de cumpleaños, dirección para envío de correspondencia, correo electrónico, teléfono fijo y celular.


Técnico


Operativo


FO-CP-02 Base de datos

Comunicaciones (Publico Externo)

3. Realizar seguimiento al desempeño del procedimiento e identificar oportunidades de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, realiza seguimiento a la ejecución del procedimiento, identificando y documentando oportunidades de mejoramiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y/o en “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”, de acuerdo a lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento

Continuo”.


Comunicaciones


Técnico


Operativo

FO-EM-15

Plan de mejoramiento


4. Aplicar acciones de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Técnico FO-EM-15


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 11 de 23



Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, aplica las acciones de mejoramiento establecidas y verifica la eficacia de las mismas en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”.

Administrativo Plan de Mejoramiento

FO-DE-11

Matriz de Riesgos

5.6 Programa de Televisión



1. Identificar la necesidad o Solicitud de la Alta Dirección de comunicar las acciones de gobierno a través de un canal de Televisión: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, de acuerdo a las necesidades institucionales y/o requerimientos de la alta dirección identifican las necesidades de comunicar las acciones de gobierno y la oferta a través de un canal de Televisión, realizan las consultas pertinentes y eligen el canal más adecuado acorde a las necesidades y al público objetivo


Comunicaciones y el Profesional

Universitario

No aplica

2. Gestionar la contratación con el canal de Televisión Elegido: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario gestionan la adquisición del Servicio, acorde a lo establecido en el Proceso “Adquisiciones”, teniendo en cuenta los requerimientos técnicos, legales y las necesidades y expectativas de la administración y de la comunidad”


Comunicaciones


Contrato

3. Recolectar la información para el programa de televisión: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (Padrino) va a las fuentes oficiales de la Administración Municipal por la información requerida para realizar la nota de televisión.

Profesional Universitario,

Técnico Administrativo,

Técnico Operativo

Auxiliar

Administrativo

No aplica

4. Proponer las notas: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar


FO-DE-01


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 12 de 23



Administrativo (Padrino) identifica la nota a realizar, se socializa en Comité Primario y el Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones define las notas y el contenido del programa, evidenciándolo en el “FO-DE-01 Acta de Reunión”.

Comunicaciones


Técnico


Operativo


Acta de Reunión

5. Presentar Notas al Consejo de redacción: : El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (Padrino), presenta la nota de televisión con la estructura, imágenes y entrevista en el consejo de redacción.


Técnico


Operativo


Guion

6. Elaborar el Guion para el Programa de Televisión: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (Padrino), realiza el guion para la grabación de la nota, y se la envía por correo electrónico al encargado del programa de televisión para su revisión.



Técnico Operativo


Guion


7. Grabar las notas para el programa de televisión: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo encargado de la nota se encarga de solicitar espacio para la grabación, agendar las entrevistas.


Técnico


Operativo

Auxiliar

No Aplica


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 13 de 23



Administrativo

8. Editar la nota para el programa de televisión: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo encargado montará la nota en sala de edición, teniendo en cuenta el audio, sonido, efecto, musicalización y puesta en escena, en compañía de personal profesional o calificado en televisión.


Técnico


Operativo


Nota de televisión

9. Revisar el programa de televisión: El Jefe de la Oficina de Comunicaciones en compañía del equipo de comunicaciones revisa el programa, realiza correcciones si es necesario y lo aprueba, para ser enviado a emisión.

Jefe de la Oficina de

Comunicaciones No aplica

10. Divulgar el programa: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo encargado del área de social media se encarga de hacer difusión del programa por los diferentes canales alternativos de la Administración Municipal.


Técnico


Operativo


Publicación en redes sociales

11. Verificar la Emisión del programa: El Profesional Universitario verifica Programa de televisión al aire (Actividad contratada)


Registro de emisión

12. Realizar seguimiento y control a la ejecución de los programas: El Profesional Universitario de Comunicaciones, realiza seguimiento a la prestación del servicio, de acuerdo a lo establecido en el Objeto y obligaciones contractuales y en el procedimiento de “supervisión e interventoría”

Profesionales Universitarios

FO-AD-31 Informe de interventoría o supervisión y acta

de pago

13. Tramitar el pago del servicio: El Profesional Universitario de Comunicaciones, entrega los formatos “FO-AD-31 Informe de supervisión y acta de pago” y “FO-DE-32

Profesionales Universitarios

Pago al Proveedor


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 14 de 23



orden de pago” al área de contabilidad para efectos de pago y cancelación por el servicio prestado.

14. Realizar seguimiento al desempeño del procedimiento e identificar oportunidades de mejoramiento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, realiza seguimiento a la ejecución del procedimiento, identificando y documentando oportunidades de mejoramiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, y en “FO-DE-11Mapa de Riesgos” de acuerdo a lo establecido en el Proceso “Evaluación y

Mejoramiento Continuo”.


Comunicaciones


Técnico


Operativo

FO-EM-15 Plan de

mejoramiento


15. Aplicar acciones de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, aplica las acciones de mejoramiento establecidas y verifica la eficacia de las mismas en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y/o “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento Continuo”.


FO-EM-15 Plan de

Mejoramiento


5.7 Protocolo de eventos, actividades y logística



1. Definir cronograma de eventos: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo informa en comité primario los eventos que tenga la Unidad Administrativa, a fin de organizar la logística, mediante el “FO-DE-01 Acta de Reunión”


Técnico


Operativo


FO-DE-01 Acta de Reunión


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 15 de 23



2. Realizar Avanzadas de eventos: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo junto al encargado del área logística realizarán la avanzada para revisar locaciones y necesidades propias de cada eventos (sonido, tarima, imagen institucional, entre otros)


Técnico


Operativo


No Aplica

3. Definir logística: : El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) se reúne con el encargado del área de Relaciones Públicas y con el funcionario encargado de la dependencia responsable del evento para definir los invitados especiales, mesa principal, sonido, sillas, presentación, mediante el “FO-CP-X8 Lista de Chequeo de eventos”


Técnico


Operativo


FO-CP-08 Lista de Chequeo

de eventos

4. Definir el acompañamiento al evento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones determinará quiénes son las personas que acompañaran el evento en presentación, redes sociales, registro audiovisual y protocolo.

Jefe de Comunicaciones

No Aplica

5. Realizar la invitación a eventos: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (Padrino), solicitará a los encargados de las diferentes áreas dependiendo de la necesidad y el evento.


Técnico


Operativo


Correo Electrónico o chat

(Pantallazos)

6. Elaborar la bitácora del evento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) organizará los datos más relevantes del evento (orden del día, intervenciones, invitados y datos de interés) y entregará esta bitácora previamente al Alcalde, Primera Dama, Secretario de Despacho y comunicadores que acompañan el evento, evidenciado en el “FO-PC-01 Bitácora”.


Técnico


Operativo

Auxiliar

FO-CP-01 Bitácora


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 16 de 23



Administrativo

7. Realizar el Montaje del evento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo del área logística realizará el montaje de la imagen institucional, además ultimará todos los detalles con el operador del evento (si existe) para que salga exitoso.


Técnico


Operativo


No Aplica

8. Acompañamiento de los eventos: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) acompaña el evento desde el inicio hasta el final y está pendiente de la logística y la difusión del mismo.


Técnico


Operativo


No aplica

9. Publicación y difusión de la información: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo (padrino) envía la información a los líderes de cada área (social media, prensa, interna) para que publiquen y realicen la difusión del evento.


Técnico


Operativo



(pantallazo)

10. Realizar el Desmontaje del evento: El Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo o Auxiliar Administrativo del área logística realizará el desmontaje de la imagen institucional.


Técnico


Operativo


No aplica


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 17 de 23



11. Realizar seguimiento al desempeño del procedimiento e identificar oportunidades de mejoramiento: El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y el Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Técnico Operativo, realiza seguimiento a la ejecución del procedimiento, identificando las dificultades y desviaciones presentadas y documentando oportunidades de mejoramiento en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de Evaluación y Mejoramiento y/o en el “FO-DE-11 Matriz de riesgos” Dependiendo del tipo de acción.


Comunicaciones


FO-EM-15

Plan de mejoramiento

FO-DE-11 Matriz

de riesgos

12. Realizar seguimiento a la implementación y eficacia de las acciones de Mejoramiento: El Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y El Profesional Universitario, Técnico Administrativa o Técnico Operativo analizan realizan seguimiento a la aplicación y eficacia de las acciones de mejoramiento documentadas, de acuerdo a lo establecido en el Proceso “Análisis y Mejoramiento continuo”, registrándolo en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento”, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de Evaluación y Mejoramiento y/o en el “FO-DE-11 Matriz de riesgos”


FO-EM-15 Plan de

mejoramiento

FO-DE-11 Matriz de riesgos

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Plan de Comunicaciones

Plan de Desarrollo Municipal – Vigente

FO-CP-06 Matriz de comunicaciones.

7. CONTROL DE REGISTROS- INFORMACIÓN DOCUMENTADA:

Código Nombre Responsable Lugar de

Almacenamiento Recuperación Protección

Tiempo de Retención

Disposición Final

FO-CP-02

Base de Datos

Comunicaciones

(Informació


Técnico

Administrativo

Oficina del Responsable

PC del Responsable

Carpeta Compartida/Pre

nsa

Archivos y carpetas de

uso exclusivo del

responsable

2 años No Aplica


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 18 de 23




Disposición Final

n y Prensa). o Técnico Operativo

Clave de acceso

Backup´s

No aplica



Técnico

Administrativo o Técnico Operativo Auxiliar

Administrativo


PC del Responsable

Carpeta compartida/

carpeta comunicadores

Archivos de uso exclusivo

del responsable

Clave de acceso

1 año No aplica

No Aplica

Comunicado de Prensa


Técnico

Administrativo Técnico

Operativo



PC del Responsable

Carpeta Compartida/Ca

rpeta Comunicadores


uso exclusivo del

responsable Clave de acceso

Backup´s

2 años Archivo Central

No aplica

Pantallazo Chat)


Técnico


Operativo o



PC del Responsable

/Carpeta compartida/

carpeta comunicadores

Archivos de uso exclusivo

del responsable

Clave de acceso

1 año No aplica

FO-CP-03-

Clipping


Técnico

Administrativo o Técnico Operativo


PC del Responsable

/Carpeta compartida/

Prensa

Archivo y uso exclusivo del responsable

Clave de acceso

Backup´s

2 años Archivo central

No aplica

Informe de monitoreo de medios


Técnico



PC del Responsable

Carpeta compartida/

Carpeta Prensa


uso exclusivo del

responsable Clave de acceso

Backup´s


FO-CP-04

Archivo de Prensa


Oficina de Comunicaciones

Capeta Física/Archivo




Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 19 de 23




Disposición Final

Técnico


de Prensa/ Bodega

Comunicaciones

uso exclusivo del

responsable

No aplica

Banco de imágenes


Técnico


Operativo



PC del Responsable


rpeta Banco fotográfico


uso exclusivo del

responsable clave de acceso Backp´s

2 Años Archivo central

No aplica

Videoteca


Técnico


Auxiliar

Administrativo

Oficina de comunicaciones

Punto Vive Digital

(Institución Educativa John F.

Kennedy)

PC del Responsable

clave de acceso/Carpeta Compartida/Carpeta Videoteca

Punto Vive Digital/Disco duro/notas y

promos

Disco duro/imágenes


uso exclusivo del



No aplica


(pantallazos)


Técnico


Auxiliar

Administrativo

Oficina de Responsable

PC del Responsable


rpeta Comunicadores


uso exclusivo del


1 año Eliminar

No aplica

Informes de seguimiento


Técnico


Auxiliar

Administrativo


PC del Responsable


rpeta de comunicadores


uso exclusivo del


2 años Archivo Central

FO-CP-07

Informes de padrinazgo


PC del Responsable/


2 años Eliminar


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 20 de 23




Disposición Final


No aplica

Publicación Página Web



Técnico Operativo o



PC del Responsable

pag web

clave de acceso

1 año No aplica

FO-CP-02

Base de datos

Comunicaciones

(Publico Externo)


Técnico


Auxiliar

Administrativo


PC del responsable

Carpeta Compartida/Carpeta Internas/


uso exclusivo del


1 año Eliminar

FO-AD-05

Estudios y documentos

previos

Jefe de la Oficina

Asesora de Comunicaciones



PC del responsable Carpeta –

Informes de supervisión


uso exclusivo del


1 año Archivo Central

FO-AD-31

Informe de interventorí

a o supervisión y acta de

pago



Expediente Contractual


uso exclusivo del


1 año Archivo de

Contratación

No aplica

Soportes de Pago



Expediente Contractual


uso exclusivo del


1 año Archivo de

Contratación

No aplica

Registro de emisión



PC del responsable

Carpeta


uso exclusivo 1 año destruir


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 21 de 23




Disposición Final

comunicaciones

del responsable

clave de acceso Backp´s

No aplica

Guion


Técnico


Auxiliar

Administrativo


PC del responsable

/Carpeta Compartida/Ca

rpeta Comunicadores

Archivo y carpetas de

uso exclusivo del


1 Años Destruir

No aplica

Nota de televisión






Bodega Comunicacione

s/Caja archivo/CDs Programa

Teleantioquia “Itagüí Sigue Avanzando”

Archivo y carpetas de

uso exclusivo del

responsable


No Aplica







PC del Responsable

clave de acceso

1 año No aplica

FO-CP-08

Lista de Chequeo eventos






PC del Responsable

Carpeta compartida/comunicaciones/

Lista de chequeo eventos


1 año Eliminar

FO-CP-01

Bitácora





Oficina de Comunicaciones

Responsable

PC del responsable




2 años Destruir

FO-DE-01

Acta de Reunión


Técnico


Carpeta física Interna/Actas y

Control de


uso exclusivo 2 Años

Archivo Central


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 22 de 23




Disposición Final


Asistencia del responsable

FO-DE-02

Control Asistencia



o Técnico Operativo


Carpeta física Interna/Actas y

Control de Asistencia


uso exclusivo del

responsable


FO-EM-15

Plan de Mejoramien

to


Técnico



PC del Responsable

Carpeta Compartida/Carpeta Interna

Archivo y uso exclusivo del responsable


2 Años Eliminar

8 CONTROL DE CAMBIOS: Versión Fecha de

Aprobación Descripción del cambio

01 30/08/2013 No Aplica para esta versión

02 30/01/2014 Se modificó el Procedimiento en: Objetivo, Responsable, Alcance; y se adicionaron Definiciones y Términos, se crearon Actividades y registros.

03 15/09/2017

Se modificó: Objetivo, Responsable y Alcance, los nombres de los Numerales 5.1, 5.2, 5.5, 5.6. con las actividades, responsable y registro, los formatos FO-CP-01 Bitácora y el FO-CP-02 Base de Datos Comunicaciones. Se actualizaron los numerales 7 Control de registros, 8 Control de cambios y 9 anexos Se eliminó: Del Numeral 4 (Términos y definiciones) Banco de diseños, News Letter, Vitalización, Diseño, Caracteres, Base de datos, Souvenir, Relaciones Públicas o RRPP. Se redefine: Audiencia y Community Manager: El numeral 5.4 y 5.8 De Documentos de referencia, “Guía de Comunicaciones”. Se Ingresó: el numeral 5.7 y 5.8 el FO-CP-XX Informe de Padrinazgo y se adiciono, el FO-CP-09 Encuesta de percepción del Usuario o Parte Interesada . Cambios aprobados mediante Acta Nº 36 del 15/09/2017.

04 19/06/2018 Se modificó:


Código: PR-CP-02

Versión: 04


Página 23 de 23

Versión Fecha de Aprobación

Descripción del cambio

En el numeral 5.1 las actividades 1,2,3,4 En el numeral 5.6 La actividad 5 Se incluyó: En el numeral 5.2 las actividades 4 y 5 En el numeral 5.6 la actividad 4 En el numeral 5.7 las Actividades 8 y 9 Se eliminó: El numeral 5.3 El Formato FO-CP-05 “Comunicado de Prensa” Cambios aprobados mediante acta N° 04 DEL 19/06/2018

9. ANEXOS:

FO-DE-01 Acta de Reunión

FO-DE-02 Registro de Asistencia

PR-CP-02 Procedimiento para la comunicacion externaaplicaciones.itagui.gov.co/sigi/3. COMUNICACION...

Documents

Transcript of PR-CP-02 Procedimiento para la comunicacion externaaplicaciones.itagui.gov.co/sigi/3. COMUNICACION...