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Manual de

Usuario

Sistema de

Indicadores de

Gestión

Institucional

Oficina de Planificación

Institucional

1

Contenido

Introducción .................................................................................................................................. 6

1. Conceptos básicos ................................................................................................................. 8

1.1. Pentaho .......................................................................................................................... 8

1.2. Indicador ......................................................................................................................... 8

1.3. Medidas .......................................................................................................................... 9

1.4. Dimensión ....................................................................................................................... 9

1.5. Jerarquía ......................................................................................................................... 9

1.6. Cubo .............................................................................................................................. 10

1.7. Tabla de hechos ............................................................................................................ 10

1.8. Esquema ....................................................................................................................... 11

2. Requerimientos del Sistema ................................................................................................ 11

3. Alcances y Limitaciones ....................................................................................................... 11

4. Seguridad, registro y autenticación ..................................................................................... 12

4.1. Uso de la Información ................................................................................................... 13

4.2. Registro de usuarios en el sistema ............................................................................... 13

4.3. Autenticación en el sistema .......................................................................................... 13

5. Componentes de la interfaz ................................................................................................ 14

5.1. Barra de menú .............................................................................................................. 15

5.1.1. Archivo ................................................................................................................... 15

5.1.2. Vista ....................................................................................................................... 16

5.1.3. Ayuda ..................................................................................................................... 16

5.2. Menú de herramientas principal .................................................................................. 16

5.3. Área de Trabajo ............................................................................................................ 18

5.4. Repositorio de Consultas .............................................................................................. 18

6. Creación de consultas .......................................................................................................... 20

6.1. Diseño de consultas ..................................................................................................... 20

6.2. Crear una consulta ........................................................................................................ 21

6.3. Funcionalidades de la pantalla de consulta .................................................................. 22

6.4. Filtro de dimensiones y organizar información ............................................................ 24

6.5. Filtro de Contenido ....................................................................................................... 25

6.6. Impresión de consultas ................................................................................................. 28

6.7. Exportar información .................................................................................................... 28

7. Creación de repositorios ...................................................................................................... 29

2

7.1. Crear/eliminar carpetas ................................................................................................ 29

7.2. Compartir carpetas con otros usuarios ........................................................................ 30

8. Guardar consultas ............................................................................................................... 33

9. Uso de Dashboard ............................................................................................................... 34

10. Salir del Sistema ................................................................................................................ 35

11. Otras herramientas de Pentaho ........................................................................................ 35

11.1. Creación de consultas avanzadas ............................................................................... 36

11.2. Barra de herramientas Saiku Analytics ...................................................................... 36

12. Fichas de Usuario .............................................................................................................. 39

12.1. Estudiantes de Primer Ingreso ................................................................................... 39

12.2. Matrícula General ....................................................................................................... 41

12.3. Primera Carrera Matriculada ...................................................................................... 44

12.4. Última Carrera Matriculada ........................................................................................ 46

13. Ejercicios ............................................................................................................................ 48

13.1. Ejercicio 1 ................................................................................................................... 48

13.2. Ejercicio 2 ................................................................................................................... 50

14. Apéndices .......................................................................................................................... 53

Apéndice 1 Memo Solicitud de Creación de Usuario .............................................................. 53

3

Índice de Figuras Figura 1. Pantalla de Acceso al Sistema de Indicadores ............................................................. 14 Figura 2. Pantalla principal del sistema ...................................................................................... 14 Figura 3. Área de Consulta .......................................................................................................... 18 Figura 4. Repositorio de Consultas .............................................................................................. 19 Figura 5. Nueva Vista de Análisis ................................................................................................ 21 Figura 6. Pantalla de Dimensiones .............................................................................................. 22 Figura 7. Funcionalidades de Nueva Vista de Análisis ................................................................ 22 Figura 8. Navegación OLAP ......................................................................................................... 25 Figura 9. Navegación OLAP ......................................................................................................... 26 Figura 10. Botón Ninguno ........................................................................................................... 26 Figura 11. Botón Aceptar ............................................................................................................ 27 Figura 12. Botón Aplicar .............................................................................................................. 27 Figura 13. . Agrupación de información ...................................................................................... 28 Figura 14. Opciones de Carpeta .................................................................................................. 29 Figura 15. Opciones de Carpeta .................................................................................................. 30 Figura 16. Opción de Propiedades .............................................................................................. 31 Figura 17. Botón Añadir .............................................................................................................. 31 Figura 18. Opciones de Añadir .................................................................................................... 32 Figura 19. Clasificación de Carpeta ............................................................................................. 34 Figura 20. Salir del sistema ......................................................................................................... 35 Figura 21. Barra de Herramientas Saiku Analytics ...................................................................... 36 Figura 22. Barra de Herramientas Saiku Analytics ...................................................................... 36

4

Índice de Tablas Tabla 1. Funcionalidades de la barra de herramientas principal ................................................ 17 Tabla 2. Funcionalidades de la pantalla de consulta .................................................................. 22 Tabla 3. Funcionalidades del Navegador OLAP ........................................................................... 24 Tabla 4. Permisos de las carpetas ............................................................................................... 33 Tabla 5. Funcionalidades para Guardar ...................................................................................... 33 Tabla 6. Funcionalidades Barra de herramientas Saiku Analytics ............................................... 37

5

Índice de Cuadros Cuadro 1. Estudiantes de Administración de Empresas por Sede y Grado Académico .............. 20

6

Introducción

Hoy en día, las organizaciones manipulan un flujo de información el cual era

inimaginable años atrás, esto gracias a que en la actualidad se cuenta con mayor

cantidad de instrumentos que permiten una capacidad de recolectar datos

rápidamente.

A nivel de una organización educativa de igual manera se cuenta con una gran

variedad de datos que se van acumulando, dentro de los cuales se puede destacar la

información relacionada con los estudiantes, los docentes, la estructura

organizacional, los planes de estudio, historiales académicos, financieros, información

de los departamentos de apoyo, entre muchos otros. Ante esta gran cantidad de

información ha surgido la necesidad de crear sistemas de información que permitan la

obtención, mantenimiento y conservación de estos datos para que luego puedan ser

consultados.

Lamentablemente para muchas organizaciones la gestión de los datos no se ha

convertido en un recurso valioso para mejorar su desempeño, sino en un problema

difícil de lidiar. Esto ha generado la necesidad de contar con una estrategia que

permita obtener valor a partir de los datos, lo cual requiere que estos sean procesados

para obtener información que contribuya en la toma de decisiones, la planificación y

administración de las organizaciones.

Estas necesidades han dado lugar al desarrollo de soluciones planteadas a nivel de las

tecnologías de información conocidas como herramientas de Inteligencia

Organizacional y conocidas en sus aplicaciones en el mercado como Inteligencia de

negocios (BI, por sus siglas en inglés), las cuales cuentan con una gran capacidad de

aprovechar los datos con la intención de poder manipularlos de una manera más

sencilla y generar información que permita entender cuál es el desempeño de la

organización y así apoyar la toma de decisiones.

Sin embargo, para implementar un sistema de inteligencia organizacional, primero se

debe definir cuáles son los aspectos que se desea medir y que son relevantes para la

7

administración, por lo que previamente se deben definir los indicadores que desean

analizar al procesar los datos disponibles en los sistemas de información.

En el caso del Instituto Tecnológico de Costa Rica, surgió la visión de procesar la

información recopilada a través de los diferentes sistemas de información para

obtener información relevante con respecto a una serie de indicadores definidos por

las diferentes instancias de la institución y por organizaciones externas con las cuales

se intercambia información. Lo anterior con el objetivo de ofrecer información

sistematizada en un conjunto de indicadores, que valora a tiempo real aspectos

cruciales sobre la gestión y el desempeño institucional para el análisis prospectivo,

toma de decisiones, seguimiento, control, mejoramiento continuo y rendición de

cuentas.

Mediante el proyecto “Sistema de Indicadores de Gestión Institucional”, se

implementó la plataforma de inteligencia organizacional, conocida como: Pentaho.

Este documento tiene como objetivo facilitar a todos los usuarios de este sistema su

uso. Primero se definen los conceptos básicos asociados al uso del sistema, los

aspectos de interfaz gráfica y posteriormente, se detalla cómo realizar consultas en el

sistema así como la visualización de Dashboards creados a partir de los indicadores

institucionales.

8

1. Conceptos básicos

Seguidamente se muestra la definición de una serie de conceptos que se deben de

conocer para hacer un uso correcto del Sistema de Indicadores de Gestión Institucional

y que a su vez facilitan la comprensión de la ayuda expuesta mediante este manual de

usuario.

1.1. Pentaho

Pentaho es una herramienta de inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en

inglés) desarrollada para la gestión y toma de decisiones empresariales. Es una

plataforma compuesta de diferentes programas que satisfacen los requisitos de

BI. Ofrece soluciones para la gestión y análisis de la información, incluyendo el análisis

multidimensional OLAP (Procesamiento Analítico en Línea), presentación de informes,

minería de datos y creación de cuadros de mando para el usuario.

La marca Pentaho ofrece dos versiones de este producto, una de ellas bajo el

licenciamiento comercial, el cual requiere el pago por su uso, la otra versión y es la que

está en uso en el Tecnológico es Pentaho Community Edition, es decir bajo la filosofía

del software libre. La plataforma ha sido desarrollada bajo el lenguaje de

programación Java y tiene un ambiente de implementación también basado en Java,

haciendo así que Pentaho sea una solución muy flexible al cubrir una alta gama de

necesidades organizacionales. Además cuenta con productos complementarios que

facilitan la extracción, transformación y la carga de datos a ser procesada por el

sistema de indicadores desde diferentes fuentes.

1.2. Indicador

Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento

determinado. Un conjunto de indicadores puede proporcionar un panorama de la

situación de un proceso o de una organización.

Los indicadores son una forma clave de realimentar un proceso, de monitorear el

avance, el progreso o la evolución de un proyecto, un plan estratégico o una

determinada acción. Esto permite determinar si realmente se está cumpliendo con las

9

líneas base definidas o si se está trabajando de acuerdo a la alineación estratégica

declarada.

1.3. Medidas

Una medida señala un valor numérico agregado que da significado a las distintas

dimensiones que está haciendo uso el indicador analizado. Algunos ejemplos de

medidas en el caso del Instituto Tecnológico de Costa Rica pueden ser: cantidad de

estudiantes matriculados, cantidad de estudiantes becados, costos del estudiante,

entre otros.

1.4. Dimensión

Son los atributos que son analizados en un indicador, por ejemplo: Sexo del

estudiante, grado académico, escuela matriculada, provincia de procedencia, entre

otros. Una dimensión puede ser cualquier atributo que le permita caracterizar

categóricamente los datos y le ofrezca un mejor punto de vista. Las dimensiones por sí

mismas pueden crear una gran lista de medidas.

1.5. Jerarquía

Las jerarquías dividen las dimensiones en “vías de navegación”, que pueden ser

utilizadas para tener información más detallada a nivel granular. Qué tan granulada

debe ser la información, es una decisión que debe ser acordada previamente ya que

entre más granulada esté, mayor cantidad de cálculos tendrán que ser realizados por

el usuario.

Ejemplos de jerarquía son:

• Tiempo: esta puede estar compuesta por el año, la modalidad y el período. Lo

cual permite hacer una consulta por año en general o también especificar el

período de un tipo de modalidad.

• Las direcciones: En el caso de Costa Rica las direcciones están compuestas por la

provincia, el cantón, el distrito y otras señas. Esto facilita obtener información ya

sea por provincia y en caso de ser necesario, se puede tener un nivel de

desagregación hasta llegar a la información organizada por distritos.

10

1.6. Cubo

Un cubo OLAP (Procesamiento Analítico en Línea) proporciona una vista lógica de los

datos provistos por los diferentes sistemas de información facilitando su análisis. Esta

vista se compone de una colección de dimensiones y medidas, todas centradas en una

tabla de hechos.

El análisis de los datos está basado en las dimensiones del cubo, por lo tanto, se trata

de un análisis multidimensional. Esto facilita que cada indicador se pueda evaluar en

cualquiera de los niveles de las jerarquías. Así, por ejemplo, se puede obtener la

información de la matrícula basada en los años, los semestres, por sexo, de acuerdo a

provincia de procedencia o de acuerdo a la nacionalidad, entre otros datos.

1.7. Tabla de hechos

Una tabla de hecho es una representación de un proceso. Los hechos pueden ser

matrículas, transacciones, procesos de admisión, procesos de graduación entre, otros.

La tabla de hechos contiene las claves subrogadas de aquellas dimensiones que

definen su nivel de detalle y los indicadores. En otras palabras, una tabla de hecho que

tiene como un identificador “dirección” se referencia a otra tabla que contiene todos

los detalles de esa “dirección” es decir la provincia, cantón y distrito. Otro ejemplo,

puede ser que la tabla de hechos contenga un identificador de Departamento o

Escuela el cual se referencia a una tabla donde se encuentra toda la información a

detalle sobre dicho instancia académica.

Estas tablas son utilizadas para crear los cubos OLAP, ya que contienen los registros de

las transacciones u operaciones realizadas por la organización a partir de las cuales se

van a asociar cada una de las dimensiones que contempla el cubo.

Ejemplos basados en los procesos ejecutados en el ITCR:

• Registro de las matrículas

• Registro de los beneficiados por los programas de ayuda a los estudiantes.

• Registro de los graduados

11

• Registro del proceso de admisión

1.8. Esquema

Un esquema es una colección de cubos, dimensiones compartidas entre los cubos y los

roles para personalizar los accesos tanto a nivel de cada uno de los cubos y las

dimensiones, como la información que estos contemplan.

El esquema también facilita agrupar los diferentes indicadores que la organización

desea analizar de acuerdo a un proceso en particular. Por ejemplo en el caso del ITCR,

se cuenta con un esquema enfocado al análisis de la oferta y demanda, pero también

se puede contar uno que agrupa la información asociada con Recursos Humanos.

Ejemplos de los esquemas disponibles en el Sistema de Indicadores del ITCR son:

• INOYD – Indicadores de Oferta y Demanda

• INPFE – Indicadores del proceso de formación estudiantil.

2. Requerimientos del Sistema El Sistema de Indicadores de Gestión Institucional requiere acceso a Internet, es decir,

la aplicación se encuentra alojada en un servidor que puede ser accedido vía Internet,

por lo tanto no está restringido a sólo la intranet del ITCR. Para un funcionamiento más

amigable en cuanto a la navegación del sistema se recomienda el uso de los

navegadores web, Mozilla Firefox, Google Chrome o Safari para acceder al sistema.

3. Alcances y Limitaciones El Sistema de Indicadores de Gestión recupera información de diferentes bases de

datos institucionales y presenta los resultados según procedimientos que han sido

acordados y verificados con los Departamentos responsables de la administración de

dichas bases de datos. La actualización de los datos se realiza con frecuencia diaria

(excepto que se indique lo contrario), por lo cual los valores obtenidos deben ser

considerados como representativos del indicador o la dimensión estudiada con un

tiempo de actualización igual o menor a 24 horas. Corresponde a los administradores

12

de las bases de datos el establecimiento de controles de calidad, consistencia y

verificación de los datos capturados.

Es de suma importancia que en el uso de los resultados que ofrece el Sistema de

Indicadores de Gestión los usuarios documenten la fecha y hora de su consulta.

Cuando los resultados de la búsqueda vayan a ser utilizados en forma posterior al

momento de la búsqueda, se recomienda que sean almacenados en archivos

personales del usuario. Esto por cuanto el Sistema realiza la consulta en línea con la

información disponible en ese momento, permitiendo que los valores puedan cambiar,

según se presenten cambios por actualizaciones de las bases de datos en los

indicadores o variables estudiadas. Esta recomendación es particularmente aplicable

cuando la información generada vaya a quedar en documentos o presentaciones que

puedan ser leídas por personas diferentes a quien realiza la consulta. En tal caso debe

indicarse al pie de la información la fuente de donde proviene, según se muestra en el

siguiente ejemplo:

Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión Institucional, Oficina de

Planificación Institucional, Instituto Tecnológico de Costa Rica. Elaborado con

información de Bases de Datos del Departamento de Admisión y Registro,

actualizada al 08/08/2013 a las 8:45 a.m.

Los componentes variables de la indicación anterior serían las bases de datos de donde

proviene la información y la fecha de actualización. En caso de tener dudas sobre

alguno de estos aspectos favor comunicarse a las extensiones 2711 o 2221

4. Seguridad, registro y autenticación

Seguidamente se describen los lineamientos que se deben cumplir al hacer uso de la

información disponible en el Sistema de Indicadores de Gestión Institucional. De igual

manera se detalla el procedimiento de registro en el sistema y cómo se ha realizado la

definición de roles según el tramo de control de acuerdo a la estructura organizacional

del ITCR.

13

4.1. Uso de la Información

La información suministrada por el Sistema de Indicadores debe ser presentada

siempre en forma agregada y nunca orientar a la identificación de una persona en

particular, o la divulgación de sus datos personales o sensibles, según lo establece la

Ley 8968: Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales1. El

irrespeto a lo estipulado a esta Ley, así como a la Reglamentación Interna del Instituto

Tecnológico de Costa Rica relacionada con el manejo de información expone al usuario

a las sanciones previstas en tales instrumentos legales.

4.2. Registro de usuarios en el sistema

Dado que la creación, mantenimiento y administración del proyecto de Gestión de

Indicadores ha sido realizada por la Oficina de Planificación Institucional, el registro de

un nuevo usuario del sistema debe de gestionarse a través de esta oficina. Como

proceso de solicitud se debe enviar un memorándum dirigido a la OPI solicitando la

creación de la cuenta de usuario con la información de la persona que va a adquirir el

acceso y una justificación del por qué requiere dicho acceso. Es importante mencionar

que esta acción debe contar con la debida aprobación de su jefe inmediato. Para

mayor referencia puede consultar el apéndice 1, con una plantilla de la creación del

memorándum.

4.3. Autenticación en el sistema

Para ingresar al sistema de indicadores debe acceder a la siguiente dirección URL,

desde el navegador web

URL: http://www.tec-‐digital.itcr.ac.cr/pentaho/Login

La figura 1 muestra la pantalla de control de acceso al sistema, donde debe de ingresar

el nombre de usuario y contraseña (los cuales fueron asignados mediante el

procedimiento descrito en la sección 4.2) y por último, presionar el botón Login para

ingresar al sistema.

1 Gaceta n° 170 de 5 setiembre 2011 Nº 8968 LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA DECRETA: PROTECCIÓNDE LA PERSONA FRENTE AL TRATAMIENTODE SUS DATOS PERSONALES http://www.archivonacional.go.cr/pdf/ley_8968_proteccion_datos_personales.pdf

14

Figura 1. Pantalla de Acceso al Sistema de Indicadores

Fuente: Sistema Indicadores de Gestión Institucional, OPI, 2013

5. Componentes de la interfaz En la figura 2 se muestra la pantalla principal del sistema después de la autenticación

correspondiente. En esta figura se identifican cuatro secciones las cuales conforman la

interfaz gráfica y serán detalladas en las siguientes secciones de este manual para

facilitar el uso.

Figura 2. Pantalla principal del sistema


15

5.1. Barra de menú Como se muestra en la figura 2, en el área superior izquierda, se encuentra la barra de

menú con las siguientes opciones:

5.1.1. Archivo

Podrá encontrar varias opciones que le permiten complementar las funciones de la

barra de herramientas principal.

1. Nuevo: permite al usuario crear una nueva consulta, según la necesidad

muestra diferentes opciones de nueva consulta. Dentro de este puede

encontrar las opciones de:

• Nuevo Reporte

• Vista de Análisis

• CDE Dashboard

• Saiku Analytics

• Saiku Reporting

Estas opciones se encuentran detalladas en la sección 5.2 Menú de herramientas

principal

2. Abrir: permite al usuario abrir las carpetas y los indicadores que están

almacenados en las mismas.

3. Recent: permite al usuario abrir las últimas consultas almacenadas.

4. Guardar: permite al usuario guardar las modificaciones realizadas a las

consultas almacenadas y guardar consultas nuevas. (esta opción se habilita sólo

si se está realizando alguna consulta)

5. Guardar como: permite al usuario renombrar consultas ya guardadas y

almacenar nuevas consultas. (esta opción se habilita sólo si se está realizando

alguna consulta)

6. Administrar: permite al usuario modificar los permisos sobre las carpetas.

7. Propiedades: permite visualizar las propiedades de las consultas y carpetas

almacenadas. (actualmente inhabilitada)

8. Salir: permite al usuario salir del sistema.

16

5.1.2. Vista

Muestra al usuario otras funcionalidades sobre la vista del sistema:

1. Ventana: es la vista predeterminada que tiene el sistema. Su activación

permite mostrar u ocultar el repositorio de consultas.

2. Espacio de trabajo: permite al usuario crear su propio espacio de trabajo.

3. Use descripciones para los Tools Tips: actualmente está inhabilitada para esta

versión de Pentaho.

4. Themes: es el tema predeterminado que tiene el sistema de cómo mostrar la

interfaz.

5. Lenguajes: según la preferencia el usuario puede especificar el idioma en el que

desea leer el sistema.

6. Actualizar: permite al usuario actualizar la información que se encuentra en las

carpetas.

5.1.3. Ayuda

Permite al usuario obtener información para la utilización del sistema.

1. Documentación: dirige al usuario a manuales diseñados por Pentaho con

materiales de referencia y documentación basada en tareas sobre las

diferentes opciones y aplicaciones ofrecidas por la plataforma.

2. Pentaho.com: direcciona al usuario a la página principal de Pentaho.

3. Acerca de: direcciona al usuario a información relacionada con los términos del

tipo de licencia utilizada.

5.2. Menú de herramientas principal En el área superior de la pantalla se encuentra el menú de herramientas principal que

permite al usuario ejecutar diferentes funcionalidades mientras realiza la consulta,

dicha área se muestra en la figura 2.

A continuación, en la tabla 1 se detalla cada una de las funcionalidades de la barra de

herramientas principal.

17

Tabla 1. Funcionalidades de la barra de herramientas principal

Función Símbolo Definición

Abrir

Abrir indicadores prediseñados y las consultas

creadas por el usuario.

New Report

Actualmente se encuentra en proceso de desarrollo

por lo que no está disponible para el usuario.

Nueva vista de

análisis

Acceder a los esquemas y cubos donde está la

información en general.

Saiku

Reporting

Reportería por medio de gráficos y tablas según la

información seleccionada.

Pentaho

Market place

Direcciona la usuario a complementos (plug-‐ing) y

comunidades que permiten el desarrollo y

crecimiento de la plataforma.

New Saiku

Analytics

Permite crear documentos y tablas con la

información de la plataforma, por medio del arrastre.

Guardar

Permite al usuario guardar las modificaciones

realizadas a las consultas almacenadas y guardar

consultas nuevas. (esta opción se habilita sólo si se

está realizando alguna consulta)

Guardar como

Permite al usuario renombrar consultas ya guardadas

y almacenar nuevas consultas. (esta opción se

habilita sólo si se está realizando alguna consulta)

Espacio de

Trabajo Muestra el espacio de trabajo creado por el usuario.

Cambiar

ventana

Funciona para cambiar la vista de la ventana y

mostrar las carpetas con los indicadores del sistema

y los creados por el usuario dentro del repositorio de

consultas.

Communities Son las herramientas de desarrollo del sistema, por

lo que solo los encargados del sistema tienen acceso.

18

5.3. Área de Trabajo Este espacio es utilizado para desplegar la información de las consultas, reportes, gráficos y

otras herramientas disponibles en Pentaho. Al iniciar la aplicación por defecto se muestra los

botones de acceso directo para la generación de nuevos reportes y nuevas consultas, tal como

se muestra en la Figura 3.

Figura 3. Área de Consulta


A continuación se describe las funcionalidades de consulta:

1. New Report: permite al usuario acceder a la aplicación de generación personalizada

de reportes. (actualmente se encuentra en proceso de desarrollo por lo que no está

disponible para el usuario)

2. New Analysis: esto le permite realizar las búsquedas que el usuario requiere de la

información que el sistema tiene. En las siguientes páginas se detalla el uso de la

funcionalidad en la sección 7. Creación de consultas.

5.4. Repositorio de Consultas Pentaho ofrece la funcionalidad al usuario de contar con su propio espacio de trabajo,

en donde él podrá crear carpetas, almacenar búsquedas y consultar posteriormente de

indicadores previamente elaborados. Como se muestra en la figura 4, el área de

19

navegación permite visualizar las carpetas creadas y el área de archivos muestra las

consultas almacenadas.

Es de suma importancia tomar en cuenta que al guardar las consultas se almacena el

algoritmo de búsqueda y no los datos, por lo cual deben exportarse las búsquedas,

funcionalidad que se detalla en la sección 7.1 Exportar información de este

documento.

Nota Importante: como se menciona en la sección 4. Seguridad, registro y

autenticación el acceso a los indicadores previamente elaborados, dependerá de la


del ITCR.

Figura 4. Repositorio de Consultas


20

6. Creación de consultas Pentaho permite al usuario realizar búsquedas bajo especificaciones definidas dentro

del alcance del Indicador o del Cubo, por lo que a continuación se describen los

diferentes procesos para crear la consulta que dicho usuario necesita.

6.1. Diseño de consultas Es importante tener definido la información y agrupación de este, en el momento de

construir la consulta en el sistema para mayor facilidad en el análisis, por lo que debe

hacer una reflexión anticipada de la forma de la tabla o cuadro (contenido de las filas y

columnas) resultante a dicha consulta, para que la misma quede debidamente

acomodada según sus propios criterios.

Por ejemplo, si desea obtener una consulta de estudiantes de Administración de

Empresas determine cuáles características de esta población desea conocer y cómo

desea visualizarla, en el cuadro 1 se muestra como en este caso se desea la consulta.

Cuadro 1. Estudiantes de Administración de Empresas por Sede y Grado Académico

Departamento Sede Grado

Académico 2011 2012 2013

M F M F M F

Administración

de Empresas

Cartago

Bachillerato

Licenciatura

Maestria

Sede

Regional

San Carlos

Bachillerato

Licenciatura

Maestria

Centro

Académico

San José

Bachillerato

Licenciatura

Maestria

21

Nota Importante: la información incluye los estudiantes de los planes de

Administración de Empresas. No incluye los estudiantes matriculados en carreras

interdisciplinarias en las cuales participa la Escuela de Administración de Empresas

6.2. Crear una consulta

Para realizar una nueva consulta existen tres formas:

1. Barra de menú

2. Menú de herramientas principal

3. Acceso directo del área de trabajo

Puede consultar el apartado que corresponde en la sección 5. Componente de interfaz

de este documento.

Cualquiera de las tres formas de ingreso mencionadas anteriormente, desplegará la

Nueva vista de Análisis con los esquemas2 que contiene el sistema y los cubos3

correspondientes a cada esquema; como muestra la figura 5, por lo que debe

seleccionar cuál esquema desea consultar y luego especificar cuál cubo es de su

interés.

Figura 5. Nueva Vista de Análisis


Una vez seleccionado el cubo a consultar, su contenido será desplegado en el área de trabajo

de pentaho, tal como muestra la figura 6. Para mayor información de los cubos puede

consultar la sección 14. Fichas de Usuario donde encontrará el detalle de los mismos y sus

dimensiones.

2 En la sección 1. Conceptos Básicos puede encontrar la definición de esquema. 3 En la sección 1. Conceptos Básicos puede encontrar la definición de cubo.

22

Figura 6. Pantalla de Dimensiones





del ITCR.

6.3. Funcionalidades de la pantalla de consulta

Según el esquema y cubo al que ingrese las dimensiones serán diferentes pero siempre

podrá encontrar las siguientes funcionalidades, como se muestran en la figura 7:

Figura 7. Funcionalidades de Nueva Vista de Análisis


A continuación, en la tabla 2 se describe las funciones que se muestran en la figura 7:

Tabla 2. Funcionalidades de la pantalla de consulta

Función Símbolo Descripción

Abrir navegador

OLAP

Encuentra la información específica (medidas y

dimensiones del cubo) para su manipulación y

organización según sus necesidades.

Editor MDX

Es la expresión textual del formato de la consulta

por lo que no debe ser modificado porque puede

alterar el resultado de la consulta.

23

Ordenamiento

Configurar la tabla OLAP para ordenar los

resultados obtenidos por sus distintos tipos o

orden.

Mostrar padres

Da la posibilidad desplegar los miembros padres 4

de una consulta en su propia columna o fila.

Esconder

repeticiones

Permite al usuario esconder las repeticiones de

los encabezados cuando se tienen múltiples

dimensiones anidadas en un acceso común.

Mostrar

propiedades

Permite al usuario ver las propiedades de la

búsqueda que realizó.

Suprimir

filas/columnas

vacias

Permite visualizar o suprimir las columnas en las

que se tiene resultado cero.

Intercambiar ejes

Permite intercambiar las dimensiones que se

encuentran en los ejes. (columna a fila y

viceversa)

Drill

Permite al usuario definir el comportamiento de

las consultas en los cubos al marcar un miembro

específico.

Mostrar datos de

origen

Permite al usuario consultar los datos específicos

de la consulta. Por ejemplo, el número de carné

de un estudiante. Los datos mostrados dependen

del cubo consultado.

Mostrar y

configurar gráfico

Le permiten al usuario crear un gráfico con las

opciones disponibles en Pentaho.

Exportar a PDF

Permite exportar las consultas realizadas en

formato PDF

Exportar a Excel

Permite exportar las consultas realizadas en

formato.xls

4 Este botón alterna entre mostrar una vista jerárquica de los datos o una vista plana. Básicamente se inserta encabezados en las columnas de datos una vez detallada la jerarquía

24

6.4. Filtro de dimensiones y organizar información

La consulta muestra por defecto todos las dimensiones que el indicador contiene, por

lo que si se desea obtener la información de algunas dimensiones, se deben ocultar los

no deseados en la búsqueda. Para tal fin se deben “filtrar” dichas dimensiones lo cual

se puede lograr haciendo clic en el botón Abrir navegador OLAP

En el cual encontrará las funcionalidades que se detallan en la tabla 3:

Tabla 3. Funcionalidades del Navegador OLAP


Filtrar

Permite al usuario filtrar las dimensiones, es decir, no se

mostrarán en su búsqueda y solo se muestra los que el usuario

desea.

Columna Permite al usuario colocar las dimensiones en las columnas.

Fila Permite al usuario colocar las dimensiones en filas.

Desplazar Permite al usuario colocar las dimensiones según el orden que

desea.

Por ejemplo, por diseño del sistema, las dimensiones se muestran agrupadas en las

filas, las funcionalidades anteriores permiten al usuario mover las dimensiones según

sea necesario. Como muestra la figura 8 los años se trasladó a la sección de columnas,

se mantuvo la dimensión de sedes en la sección filas y las demás se trasladaron a la

sección filtro para que no sean tomadas en cuenta en la consulta.

25

Figura 8. Navegación OLAP


6.5. Filtro de Contenido

Si desea obtener información más específica es decir, por un periodo determinado o

una variable específica dentro de las dimensiones. Ingrese a la dimensión

correspondiente haciendo clic con el mouse sobre el nombre de la dimensión, por

ejemplo, como muestra la figura 9, donde se observa paso a paso como realizar la

selección correspondiente.

Ingresa a la selección de la dimensión Años, seguidamente abrir el + para acceder a la

clasificación de los años; los cuales se encuentran agrupados , por lo que

posteriormente se expande el + del año 2002 y se seleccionan los años 2009 al 2012.

26

Figura 9. Navegación OLAP


Nota Importante: Se recomienda seleccionar la opción Ninguno, esto con el fin de

eliminar las opciones marcadas y que por defecto serán visibles, como muestra la

figura 10.

Figura 10. Botón Ninguno


Una vez hecho esto, seleccione los valores específicos en los tramos que desea y

ejecute la acción oprimiendo el botón Aceptar (Figura 11).

27

Figura 11. Botón Aceptar


En el caso que desee deshacer todas las especificaciones que ingresó al sistema y

aplicar nuevamente la información, utilice el botón Cancelar (Figura 11). Repetir este

proceso con las dimensiones que considere necesarias.

Nuevamente seleccione Aplicar (Figura 12) para que el sistema genere la información

solicitada con los requerimientos que ha escogido.

Figura 12. Botón Aplicar


28

6.6. Impresión de consultas

Pentaho permite exportar la consulta realizada a los formatos .pdf a través del botón

o .xls y realizar el procedimiento que estos formatos le permiten al usuario

para su impresión.

6.7. Exportar información

Pentaho permite exportar los resultados de una búsqueda en una hoja de Excel® para

modificaciones posteriores de los datos.

Es importante tener presente que antes de exportar los datos el usuario debe estar

seguro de desplegar la información que requiere en forma previa desde Pentaho, ya

que una vez exportada la búsqueda, los despliegues de los datos de las dimensiones

consultadas no serán posibles en Excel®. Para este fin debe colocarse el cursor en los

signos + localizados en el extremo izquierdo de cada una de las jerarquías, como

muestra la figura 13.

Figura 13. . Agrupación de información


29

7. Creación de repositorios Como se menciona en las secciones anteriores de este documento, el sistema permite

al usuario almacenar las consultas realizadas.

Para mayor facilidad, dentro del repositorio existen carpetas y cada una de ellas están

asignadas para cada usuario registrado en el Sistema de Indicadores, el nombre de la

carpeta es idéntico a su respectivo nombre de usuario. Dicha carpeta es privada y

permite que los usuarios almacenen ordenadamente sus consultas del sistema.

7.1. Crear/eliminar carpetas

Para acceder al repositorio existen dos formas:

1. Barra de menú

2. Menú de herramientas principal5

Puede consultar el apartado que corresponde en la sección 5. Componente de interfaz

de este documento.

Para crear nuevas carpetas, debe ubicarse en Carpeta personal, seguidamente

seleccione su carpeta según nombre de usuario, sobre la carpeta seleccionada,

presione el botón derecho del mouse y este desplegará las opciones que se muestran

en la figura 14:

Figura 14. Opciones de Carpeta


5 En el botón Cambiar ventana permite acceder más rápidamente el repositorio de carpetas

30

Para eliminar una carpeta primero debe seleccionarla, sobre la carpeta, presione el

botón derecho del mouse y seleccionar la opción de Eliminar. Verifique que la

confirmación de eliminación sea sobre la carpeta deseada. Presione clic sobre SI.

En el caso que desee crear una carpeta realice el mismo proceso y seleccione la opción

de Nueva Carpeta, escriba el nombre de la carpeta y presione clic en OK.

7.2. Compartir carpetas con otros usuarios El Sistema le permite, una vez creada y guardada una carpeta, invitar a otros colegas a ver

la información y compartirla. Dependiendo de la información generada y el nivel de

interacción del usuario invitado usted tendrá la capacidad de compartirla y permitirle

realizar modificaciones. Las opciones que tendría este usuario invitado serían: todos los

permisos, crear, actualizar, ejecutar eliminar y otorgar permisos, los cuales serán

detallados mas adelante en esta sección.

Para compartir sus carpetas ingrese al Repositorio de Carpetas, seguidamente acceda a

Carpeta personal, seleccione la carpeta con el nombre de usuario. Sobre la carpeta o

archivo que desea compartir, presione el botón derecho del mouse y aparece las

opciones de carpeta, que muestra la figura 15:

Figura 15. Opciones de Carpeta


31

Ingrese a la opción Propiedades y dentro de este ubicarse en el tab de Compartir

(Figura 16):

Figura 16. Opción de Propiedades


Seguidamente, acceda a la opción Añadir (Figura 17)

Figura 17. Botón Añadir


Después, aparecerá el recuadro Seleccionar un usuario o rol (Figura 18) donde usuario

hace referencia a cada uno de los nombres de usuario que existen en el sistema,

mientras que roles hace referencia a las agrupaciones de usuarios por departamento

y/o escuela; es decir si existen 1 o varios usuarios pertenecientes a un departamento

y/o escuela estos se encuentran agrupados en el rol correspondiente:

32

Figura 18. Opciones de Añadir


Si desea compartir la carpeta con un usuario en específico puede realizar la búsqueda

correspondiente con el scroll6 de Usuarios. En caso que desee compartirlo con un

grupo de algún Departamento, puede realizar la búsqueda en el scroll de Roles. (este

proceso también puede realizarlo para eliminar a alguien de la carpeta compartida)

Seguidamente debe asignar los permisos que dicho usuario podrá tener sobre la

carpeta. A continuación, en la tabla 4 se detalla las opciones de permisos.

6 Scroll: desplazamiento al movimiento de los contenidos que conforman el escenario de la ventana que se muestra en una aplicación informática.

33

Tabla 4. Permisos de las carpetas

Permiso Descripción

Todos los

permisos

Asigna los permisos de crear, actualizar, ejecutar, eliminar, otorgar

permisos y planificación.

Crear Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda crear

carpetas o guardar consultas que dentro de la carpeta compartida.

Actualizar Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda actualizar

la información que se encuentra dentro de la carpeta compartida.

Ejecutar Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda ejecutar

lo que contenga dicha carpeta sin realizar ningún tipo de cambio.

Eliminar Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda eliminar

carpetas y consultas almacenadas en la carpeta compartida.

Otorgar

permisos

Permite que el usuario al que se le otorga el permiso pueda otorgar

permisos sobre dicha carpeta a otros usuarios.

8. Guardar consultas Para guardar una consulta existen dos funciones en la barra de herramientas principal,

las cuales se detallan en el la tabla 5.

Tabla 5. Funcionalidades para Guardar


Guardar

Permite al usuario guardar las modificaciones realizadas a las

consultas almacenadas y guardar consultas nuevas. (esta

opción se habilita sólo si se está realizando alguna consulta)

Guardar

como

Permite al usuario renombrar consultas ya guardadas y

almacenar nuevas consultas. (esta opción se habilita sólo si se

está realizando alguna consulta)

34

Nota Importante: Para almacenar las consultas es requisito indispensable tener

carpetas donde almacenarlas, por lo que para mayor facilidad en el repositorio de

carpetas existe una carpeta personal para cada usuario, con su respectivo nombre de

usuario. Dicha carpeta es privada y permite que los usuarios almacenen

ordenadamente sus consultas del sistema.

9. Uso de Dashboard

Los dashboard muestran datos necesarios en forma gráfica para la toma decisiones.

Permite tener la apreciación rápida de un conjunto de valores de uno o varios

indicadores, además de una visualización de datos gráfica permite un rápido

entendimiento de la información hacia el usuario final.

Para acceder a los conjunto dashboards, debe acceder al Repositorio de Carpetas,

seguidamente ingrese en la carpeta Indicadores de Gestión (figura 19):

Figura 19. Clasificación de Carpeta


Los dashboards deben ser consultados en las siguientes categorías:

• Investigación y Extensión

• Oferta y demanda

• Procesos de Formación Estudiantil

• Recursos Humanos

• Resultados Académicos

35

Cada categoría contiene la carpeta Dashboard, para acceder a su contenido debe abrir

el signo +, por ejemplo en la carpeta Oferta y Demanda y por último, seleccionar el

dashboard deseado en el área de Archivos.




del ITCR.

10. Salir del Sistema Si desea salir del sistema ingrese en la opción Archivo que se encuentra en la esquina

superior izquierda. Seguidamente ingrese en Salir.(Ver figura 20)

Figura 20. Salir del sistema


11. Otras herramientas de Pentaho New Saiku Analytics7 es una herramienta alternativa que permite crear consultas con

la información que el sistema contiene. Esta herramienta funciona por medio de

arrastre, permitiendo al usuario una mayor facilidad en la visualización de la

información.

7 Para conocer más sobre esta funcionalidad puede ingresar a la siguiente página web: http://meteorite.bi/saiku/download

36

11.1. Creación de consultas avanzadas

Para realizar estas búsquedas se debe tomar en cuenta las jerarquías de las dimensiones, ya que después de seleccionar el cubo a consultar, por medio de arrastre coloca las dimensiones en columnas o filas, como se muestra en la figura 21.

Figura 21. Barra de Herramientas Saiku Analytics


Para realizar el arrastre de las dimensiones, con el cursor seleccione un miembro de la dimensión sin soltarla y colóquela sobre la orientación (fila o columna) en la que desea y seguidamente suéltela para que el sistema empiece a generar la consulta.

11.2. Barra de herramientas Saiku Analytics El sistema muestra la barra de herramientas que muestra la figura 22.

Figura 22. Barra de Herramientas Saiku Analytics


37

A continuación en la tabla 6 se detalla las funcionalidades de la barra de herramientas de Saiku

Analytics:

Tabla 6. Funcionalidades Barra de herramientas Saiku Analytics


Guardar Guarda las consultas almacenadas por el usuario en las

carpetas.

Ejecutar

consulta

Permiten al usuario ejecutar las consultas que desea

según las modificaciones realizadas.

Alternar

campos Permite ocultar las dimensiones seleccionadas y solo

muestra en pantalla la consulta.

Alternar

modificación Permite al usuario esconder o visualizar las carpetas

con los diferentes atributos según el cubo seleccionado.

Hide parents Da la posibilidad desplegar los miembros padres de una

consulta en su propia columna o fila.

No vacio

Permite visualizar o suprimir las columnas en las que se

tiene resultado cero.

Intercambiar

ejes Permite intercambiar las dimensiones que se

encuentran en los ejes. (columna a fila y viceversa)

Mostrar MDX

Es la expresión textual del formato de la consulta por lo

que no debe ser modificado porque puede alterar el

resultado de la consulta

Drill

Permite al usuario definir el comportamiento de las

consultas en los cubos al marcar un miembro

específico.

Exportar XLS Permite exportar la consulta realizada en formato .xls.

Exportar CSV Permite al usuario exportar la consulta en formato

CSV8, es decir, un formato con ciertas especificaciones.

8 CSV: son un tipo de documento en formato abierto sencillo, para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal: España, Francia, Italia...) y las filas por saltos de línea.

38

Switch to MDX

Mode

Muestra en pantalla la expresión textual del formato de

la consulta y oculta los datos de la misma. Además de

deshabilitar algunas de las funcionalidades de la barra.

Saiku Chart

Plus

Permite crear una gráfica de la consulta realizada y

darle el formato básico que se necesita, además

permite observar tanto la gráfica como el cuadro con la

información.

Basic Stadistics

Permite obtener estadísticas básicas de la información

consultada. (Min, Max, Sum, Promedio, Desviación

estándar)

Tags

39

12. Fichas de Usuario

12.1. Estudiantes de Primer Ingreso

CUBO N.1 ESTUDIANTES DE PRIMER INGRESO

CARACTERÍSTICAS CÓDIGO TIPO DE

INDICADOR CATEGORÍA CONDICIÓN CLASE PERIODO DE

ACTUALIZACIÓN

INOYD-‐ C-‐ 01 Docente Alta Estratégico Impacto 10.04.2013

NOMBRE Total de Estudiantes de Primer Ingreso a la Institución

DESCRIPCIÓN

Es la cantidad de estudiantes según número de carné que tramitan su primera matrícula en la institución, en cualquiera de sus programas formales, incluye los programas de posgrado que se ofrecen con la coadyuvancia de la FUNDATEC.

FORMA DE CÁLCULO

Sumatoria de un conteo único de estudiantes según número de carné que tramitan su primera matrícula en la institución, en las diferentes formas de ingreso. Para ello se toma en cuenta las matriculas registradas de la tabla IEMAFCURRI -‐ DBSIE y la tabla IPPEFACADMEICA -‐ DBPERSONAL y se agrupan los estudiantes según su año de ingreso, del conjunto obtenido sólo se selecciona la primera matricula realizada por el estudiante, esto es dentro de una modalidad y periodo.

UNIDAD DE MEDIDA

Carnés únicos de estudiantes que han registrado una matrícula en la institución

INTERPRETACIONES

DEL INDICADOR DEL RESULTADO

El índice refleja la cantidad total de estudiantes que han matriculado por primera vez alguna materia en la institución.

A mayor cantidad de estudiantes de primer ingreso, mayor será la cobertura y acceso a la educación superior

OBSERVACIONES

La información no existente en alguna de las categorías implica que no se registran carnets en la misma

DESAGREGACIÓN

Años Hacer referencia a año, modalidad y periodo del ciclo lectivo

Sedes Hace referencia a Sede, centros de capacitación, centro académico y recinto. Lugares donde se imparten actualmente las lecciones.

Programas Docentes

Hace referencia a los programas docentes que se imparten formalmente en el ITCR y las Escuela a los cuales pertenecen

Planes de estudio Hace referencia al número y nombre del plan de estudios en el cual el estudiante ha sido registrado según la opción seleccionada en el examen de admisión

40

Área de conocimiento

Agrupamiento de disciplinas ofrecidas en la institución considerando la afinidad de los respectivos objetos de conocimiento. Dicha clasificación responde a los lineamientos estipulados por CONARE

Estudiantes Hace referencia a cada uno de los estudiantes que han registrado una matrícula (carnés, apellidos y nombres)

Índice Desarrollo Social

Hace referencia al índice en una escala de 1 a 100 según la zona de residencia permanente del estudiante y las estipulaciones del MIDEPLAN

Localización Colegios

Hace referencia a la localización del colegio de procedencia de los estudiantes (país, provincia, cantón y distrito)

Colegios Hacer referencia a la condición de financiamiento del colegio de procedencia (público, privado, semipúblico)

Grado Académico Hace referencia al grado académico asociado a la elección del estudiante durante su proceso de admisión a la institución. (Bachillerato, Licenciatura, Maestría, Doctorado)

Sexo Hace referencia al sexo del estudiantes (hombre,mujer)

Residencia Tiempo Lectivo

Hace referencia al lugar donde reside el estudiante en tiempo lectivo (provincia, cantón, distrito)

Residencia Permanente

Hace referencia al lugar donde reside el estudiante permanentemente ( provincia, cantón, distrito)

Nacionalidad Hace referencia al país de nacionalidad del estudiante (país)

Jornada Hace referencia a la clasificación de las horas lectivas (diurna, nocturna, vespertina)

Forma de Ingreso Hace referencia a las formas de ingreso a la institución (examen de admisión -‐abierta, restringida, plan diferenciado-‐, exención por materias, revalidación, titulo profesional, convenios, intercambio)

Acreditaciones Hace referencia a aquellos planes de estudio que han sido acreditados ante un ente externo a la institución.

Becados

Hace referencia a aquellos estudiantes que reciben un aporte institucional que se expresa en términos económicos, de exenciones o de servicios recibidos. Estos aportes no deben ser retribuidos por el o la estudiante y procuran su desempeño académico exitoso.

Financiados

Aporte Institucional que se expresa en términos económicos, de exenciones o de servicios recibidos. Este aporte se asigna de acuerdo al índice socioeconómico que otorga una categoría asociada a un porcentaje en beca y un porcentaje en préstamo. El monto otorgado en préstamo debe ser retribuido por el o la estudiante.

41

12.2. Matrícula General

CUBO N.2 MATRÍCULA GENERAL



ACTUALIZACIÓN

INOYD-‐C-‐ 02 Docente Alta Estratégico Impacto 10.04.2013

NOMBRE Cantidad de Estudiantes Matriculados

DESCRIPCIÓN

Es la cantidad de estudiantes según número de carné matriculados en cualquiera de los programas formales que se ofrecen en el ITCR en las distintas sedes, para todas las modalidades, periodos y grados, incluye los programas de posgrado que se ofrecen con la coadyuvancia de la FUNDATEC.

FORMA DE CÁLCULO

Conteo único de estudiantes de acuerdo con su número de carné en el periodo de análisis. Consiste en una consulta directa a la tabla IEMAFCURRI de la base de datos DBSIE, y el mapeo de los atributos en él registrados en sus respectivas tablas de referencia.

UNIDAD DE MEDIDA

Carnés de estudiantes que han matriculado al menos una materia en cualquier modalidad y periodo.

INTERPRETACIONES


Es la cantidad total de estudiantes únicos que matriculan al menos un curso en la Institución en cualquier modalidad y periodo.

Entre más alto es la cantidad de estudiantes mayor es la cobertura, las oportunidades de acceso y las posibilidades de desarrollo del país

OBSERVACIONES

La matrícula de la modalidad de Verano es contabilizada en el año anterior a su finalización. Las matrículas serán efectivas el día establecido. El total general (suma de periodos que contemplan un año) no necesariamente va a ser igual a la sumatoria de los periodos parciales. (Año) Los valores anualizados estarán disponibles a partir del mes de Febrero del año posterior al consultado.

DESAGREGACIÓN


42


Programas Docentes


Planes de estudio Hace referencia al número y nombre del plan de estudios en el cual el estudiante se encuentra registrado




Materias Hace referencia a cada una de las asignaturas que conforma los planes de estudio (código, nombre)

Grupos Hace referencia al número de grupo ofertado para cada materia.

Estados de curso Hace referencia a la condición que tiene cada estudiante en el curso *






Grado Académico Hace referencia al grado académico asociado al plan en el cual se encuentra matriculado el estudiante (Bachillerato, Licenciatura, Maestría, Doctorado)

Sexo Hace referencia al sexo del estudiante (hombre,mujer)




Hace referencia al lugar donde reside el estudiante permanentemente ( provincia, cantón, distrito)

Nacionalidad Hace referencia al país de nacionalidad del estudiante (país)

Acreditación Hace referencia a aquellos planes de estudio que han sido acreditados ante un ente externo a la institución.

Rangos de Carné Hace referencia a los números de carné agrupados según el año de ingreso

Edad Hace referencia a la edad actual del estudiante.

43

Becados


Financiados


44

12.3. Primera Carrera Matriculada

CUBO N.3 PRIMERA CARRERA MATRICULADA



ACTUALIZACIÓN

INOYD-‐C-‐03 Docente Alta Estratégico Impacto 08.10.2013

NOMBRE Primera Carrera Matriculada.

DESCRIPCIÓN Plan de estudios en el cual el estudiante registró su primer matricula durante el año consultado.

FORMA DE CÁLCULO

Sumatoria de un conteo único de estudiantes matriculados que hicieron su primera matrícula en un plan de estudios en el año de consulta, según carné.

UNIDAD DE MEDIDA

Carnés únicos que han sido registrado en un plan de estudios en la institución.

INTERPRETACIONES


Refleja la cantidad total de estudiantes que han realizado su primera matrícula en un plan específico durante el año en el cual se realiza la consulta.

Es un cubo, no aplica.

OBSERVACIONES

La información no existente en alguna de las categorías implica que no se registran carnés en la misma. La información ofrecida por este cubo debe ser comparada con la del INOYD 04: Última carrera matriculada para conocer los cambios de carrera en el periodo anual de consulta.

DESAGREGACIÓN



Programas Docentes





45












Hace referencia al lugar donde reside el estudiante permanentemente (provincia, cantón, distrito)

Nacionalidad Hace referencia al país de nacionalidad del estudiante (país).




Becados


Financiados


46

12.4. Última Carrera Matriculada

CUBO N.4 ÚLTIMA CARRERA MATRICULADA



ACTUALIZACIÓN

INOYD-‐C-‐04 Docente Alta Estratégico Impacto 08.10.2013

NOMBRE Primera Carrera Matriculada

DESCRIPCIÓN Plan de estudios en el cual el estudiante registró su última matrícula durante el año consultado.

FORMA DE CÁLCULO

Sumatoria de un conteo único de estudiantes matriculados que hicieron su última matrícula en un plan de estudios en el año de consulta, según carné.

UNIDAD DE MEDIDA

Carnés únicos que han sido registrado en un plan de estudios en la institución

INTERPRETACIONES

DEL INDICADOR DEL RESULTADO Refleja la cantidad total de estudiantes que han realizado su última matrícula en un plan específico durante el año en el cual se realiza la consulta.

Es un cubo, no aplica.

OBSERVACIONES

La información no existente en alguna de las categorías implica que no se registran carnés en la misma. La información ofrecida por este cubo debe ser comparada con la del INOYD 03: Primera carrera matriculada para conocer los cambios de carrera en el periodo anual de consulta.

DESAGREGACIÓN



Programas Docentes






47











Hace referencia al lugar donde reside el estudiante permanentemente (provincia, cantón, distrito)

Nacionalidad Hace referencia al país de nacionalidad del estudiante (país).




Becados


Financiados


48

13. Ejercicios

13.1. Ejercicio 1

Cuadro No. 1: Estudiantes de Administración de Empresas por Sede y Grado Académico, según

género. 2011-‐2013

Departamento Sede Grado

Académico 2011 2012 2013

M F M F M F

Administración

de Empresas

Cartago

Bachillerato

Licenciatura

Maestría

Sede

Regional

San Carlos

Bachillerato

Licenciatura

Maestría

Centro

Académico

San José

Bachillerato

Licenciatura

Maestría

• Primera búsqueda dirigida

1. Para iniciar: Click New Analysis

2. Para seleccionar indicadores: Esquema: Click INOYD –Indicadores de Oferta y

Demanda-‐

3. Para seleccionar el Cubo: Matrícula General

4. Click: OK

5. Para abrir el navegador OLAP: Click

6. Para mostrar en columna: Click en Años

7. Para mostrar en columna: Click en Sexo

49

8. Para seleccionar años del análisis: Click en Años

a) Click Ninguno

b) Click en Todos los años

c) Click en 2002

d) Click en 2011, 2012, 2013

e) Click en Aceptar

9. Para Seleccionar Sedes: Click Sedes

a) Click Ninguno

b) Click en Todas las Sedes

c) Click √ en AL-‐Alajuela

d) Click √ en CA-‐Cartago: Sede Central

e) Click en LM-‐Limón

f) Click √ en SC-‐Sede Regional San Carlos

g) Click √ en SJ-‐ Centro Académico San José

h) Click √ en Aceptar

10. Para Seleccionar Programa Académico: Click en Departamento

a) Click Ninguno

b) Click Todos los Departamentos

c) Click en AA-‐Escuela de Ingeniería Agropecuaria Administrativa

d) Click √ en AE, AE, AEL, AEM, AEN, ARH

e) Click en Aceptar

f) Primera búsqueda dirigida

50

11. Para seleccionar Sexo

a) Click en Ninguno

b) Click en Todos los géneros

c) Click en Masculino y femenino

d) Click en Aceptar

12. Para filtrar todas las demás dimensiones:

a. Click en todas las dimensiones.

13. Click en Aplicar

14. Para exportar a Excel:

13.2. Ejercicio 2 Estudiantes de Primer Ingreso a la Escuela de Ingeniería Electrónica por Provincia de

Residencia y Tipo de Colegio, según Sexo. 2009-‐2013

1. Para iniciar: Click New Analysis

2. Para seleccionar indicadores: Esquema: Click INOYD –Indicadores de Oferta y

Demanda-‐

51

3. Para seleccionar el Cubo: Estudiantes de Primer Ingreso

4. Click: OK

5. Para abrir el navegador OLAP: Click

6. Para mostrar en columna: Click en Años

7. Para mostrar en columna: Click en Sexo

8. Para seleccionar años del análisis: Click en Años

a) Click Ninguno

b) Click en Todos los años

c) Click en 2002

d) Click en 2009, 2010, 2011, 2012, 2013

e) Click en Aceptar

9. Para Seleccionar información de hombres y mujeres desagregada: Click Sexo

a) Click Ninguno

b) Click en Todos los Géneros

c) Click √ en Masculino y en Femenino

d) Click en Aceptar

10. Para Seleccionar Tipo de Colegio: Click Colegios

a) Click Ninguno

b) Click en Todos los Colegios de Procedencia

c) Click √ en Público, Semi-‐público y Privado

d) Click en Aceptar

11. Para seleccionar la Provincia de Procedencia: Click en Dirección Permanente:

a) Click en Ninguno

52

b) Click en Todos los Domicilios

c) Click en San José, Alajuela, Cartago, Heredia, Guanacaste, Puntarenas y Limón.

d) Click en Aceptar

e) Segunda búsqueda dirigida

12. Para Filtrar las demás dimensiones:

a) Click en: Medidas, Sedes, Planes de Estudio, Departamento, Área de

Conocimiento, Estudiantes, Índice de Desarrollo Social, Dirección de Colegios,

Grado Académico, Dirección Tiempo Lectivo, Nacionalidad, Jornadas, Formas

de Ingreso y Acreditaciones.

13. Para seleccionar la Escuela de Ingeniería Electrónica: Click Departamento

a) Clic en Ninguno

b) Click en Todos los Departamentos

c) Click en DAR

d) Click en E-‐ Escuela de Ingeniería Electrónica

e) Click en Aceptar

f) Segunda búsqueda dirigida

14. Pasar Provincias a primer lugar:

a) Click hasta quedar en el siguiente orden: Dirección permanente, Colegio y

Departamento.

b) Click en Aplicar

53

14. Apéndices

Apéndice 1 Memo Solicitud de Creación de Usuario

XXX-XXX-XXX

MEMORANDO Para: xxxxxxx

Oficina de Planificación Institucional

De: Director

Departamento

Fecha: xxxxxxxx

Asunto: Trámite solicitud de creación de usuario

Muy respetuosamente le solicito proceder al trámite de la solicitud creación de usuario

para el acceso al Sistema de Indicadores de Gestión.

Información General

Nombre Completo del Solicitante:

Puesto desempeñado:

Departamento:

Correo electrónico:

Periodo acceso:

Extensión:

Justificación del acceso:

Agradezco su atención.

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