OFICINA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN - OTIC

CREACIÓN DE LAS OFICINAS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LAS DRE , O LAS QUE HAGAN SUS VECES, Y UGEL A NIVEL NACIONALEnmarcado en la Política Nacional de Modernización de la Gestión Publica al 2021. D.S. 004-2013-PCM

De acuerdo al ROF vigente (aprobado por DS N°001-2015-MINEDU) artículo 45, se indican las funciones de la OTIC:

a)Proponer, desarrollar e implementar los documentos normativos y estándares relacionados con el desarrollo de los sistemas de información, adquisición y administración de equipamiento de cómputo, redes y comunicaciones, y el uso de los recursos informáticos del sector educación, en el marco de la normativa vigente.

d) Formular las políticas, planes y proyectos referidos a la modernización de la gestión y estandarización de procesos para el desarrollo de sistemas de información y comunicaciones.

EN CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES

PILARES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN

¿QUÉ ES LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA?

Es un proceso que busca un Estado moderno, capaz de garantizar a todos los ciudadanos el creciente acceso a bienes y servicios públicos de calidad, de manera equitativa, oportuna y pertinente, permitiendo así reducir las brechas sociales y económicas existentes como resultado de un crecimiento desigual del país y ejerciendo con responsabilidad su rol promotor de desarrollo a nivel nacional.

El proceso de modernización tiene lugar en el marco de la descentralización. Política Nacional de Modernización de la Gestión Publica al 2021. D.S. 004-2013-PCM.

OBJETIVOS

1. Mejorar la calidad de los procesos de gestión de las Tecnologías de Información y Comunicación en las DRE , o las que hagan sus veces, y UGEL, que permitan a los gobiernos regionales contar con información validada y de manera oportuna, para agilizar la gestión de los recursos TI y los presupuestos necesarios en el sector educación.

2. Garantizar en las IIEE la disponibilidad operativa de los recursos tecnológicos para la aplicación pedagógica de las TIC que faciliten los aprendizajes de los estudiantes.

3. Implementar las mejores prácticas en la Gestión de los servicios de TI a fin de implantar una cultura de mejora continua y satisfacción de los usuarios.

Problemática

La Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021 aprobada por el Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM identifica como problemática que justifica la necesidad de la implementación de estos lineamientos:

Ítem 1.2. El deficiente diseño de la estructura de organización y funciones.

Ítem 1.2. Los inadecuados Procesos de producción de bienes y servicios públicos.

Ítem 1.2. La Infraestructura, equipamiento y gestión logística insuficiente.

“En muchas instituciones públicas su estructura de organización y funciones (agrupamiento de actividades y asignación de responsabilidades dentro de la entidad) no necesariamente viene siendo congruente con las funciones que deben cumplir ni tampoco con los objetivos que puedan haberse fijado como resultado de sus procesos de planeamiento estratégico-operativo y de su presupuestación...”

“Los procesos dentro de las organizaciones se deben definir como una secuencia de actividades que transforman una entrada en una salida, añadiéndole un valor en cada etapa de la cadena. Sin embargo, la mayor parte de entidades no cuenta con las capacidades o los recursos para trabajar en la optimización de sus procesos de producción de bienes y servicios públicos..”

“….Adicionalmente a esto, están las carencias de planificación y gestión de tecnologías de información en tanto actualmente, las áreas a cargo de éstas son percibidas como únicamente responsables del soporte técnico y no como un área que puede aportar al planeamiento y gestión de la institución, en cuanto a la identificación y gestión de las necesidades tecnológicas para apoyar las funciones sustantivas de la institución y con ello, coadyuvar a la consecución de sus metas y resultados de gestión”.

Problemática

Ítem 1.2. Limitada evaluación de resultados e impactos, así como seguimiento y monitoreo de los insumos, procesos, productos y resultados de proyectos y actividades:

Ítem 1.2. Carencia de sistemas y métodos de gestión de la información y el conocimiento:

Ítem 1.2. Débil articulación intergubernamental e intersectorial:.

“.. las entidades no cuentan con tableros de indicadores cuantitativos y cualitativos para monitorear su gestión en los diferentes niveles de objetivos y responsabilidad sobre los mismos. Además, se identifica que la información para la toma de decisiones no necesariamente pasa por procesos rigurosos de control de calidad; los datos no están centralizados en bases consolidadas, ordenadas y confiables, sino que se encuentran dispersos entre diferentes áreas, personas y en bases de datos desvinculadas; además, hay información que se procesa a mano –lo cual puede llevar a error humano.”

“…en el Estado no existe de manera institucionalizada un sistema de gestión de la información y el conocimiento, ni existe un sistema de recojo y transferencia de buenas prácticas; las lecciones aprendidas de la propia experiencia no se registran, por lo que se repiten los mismos errores y se buscan soluciones a problemas que ya habían sido resueltos, generando pérdidas de tiempo, ineficiencias, además de que las mejores prácticas no se aplican, ni se comparten.”

“La coordinación como proceso apunta a vincular entre sí a diversas entidades y agentes públicos con el fin de complementar sus recursos y capacidades, y articular objetivos y acciones en espacios intersectoriales e intergubernamentales. Esta es una necesidad inevitable en el contexto del proceso de descentralización en curso, en el que tres niveles de gobierno deben coordinar y complementarse a través de múltiples materias de competencia compartida. Sin embargo, la coordinación intergubernamental e intersectorial dentro del Estado peruano es escasa, difícil, costosa y muy poco efectiva.”.

Sobre el alcance de la Política de Modernización de la Gestión Pública.

“Modernizar la gestión pública es una responsabilidad de todas las autoridades, funcionarios y servidores del Estado en cada uno de sus organismos y niveles de gobierno. En ese sentido, cualquier esfuerzo que apunte a elevar los niveles de desempeño de las entidades del Estado a favor de los ciudadanos, debe involucrar a los diversos sectores y niveles de gobierno.

Por lo tanto, la modernización de la gestión pública es una política de estado que alcanza a todas las entidades públicas que lo conforman, sin afectar los niveles de autonomía que les confiere la ley. Compromete al Poder Ejecutivo, organismos autónomos, gobiernos descentralizados, instituciones políticas y la sociedad civil, a través de sus distintas organizaciones.”

¿Qué proponemos que se puede modernizar?

1. La Calidad de las atenciones a las Instituciones con Recursos Tecnológicos Educativos.

2. Las estrategias, procesos, procedimientos y perfiles del personal responsable de las TIC en las UGEL y DRE.

3. La Infraestructura, servicios, y condiciones de trabajo del personal técnico .

4.La normativa necesaria para respaldar el desarrollo de los planes de gestión, mantenimiento, la mejora continua y el presupuesto para la sostenibilidad de los RRHH.

Asistentes Tecnológicos - AT

Más de 35,000 Instituciones Educativas Públicas

implementados con AIP y CRT.

Los Gobiernos Locales y Gobiernos Regionales

también han implementador AIP y CRT en Instituciones

Educativas Públicas.

1. No se cuenta con un modelo único establecido para el desarrollo de las atenciones a las IIEE.

2. No se cuenta con una organización estructurada, estandarizada y documentada sobre los actores de las atenciones en TI. Cada UGEL actúa de manera proactiva según un propio criterio y acomodándose a la disponibilidad que le permite sus funciones.

3. No se cuenta con una gestión de los conocimientos y lecciones aprendidas generadas en cada atención que permita una atención más asertiva, respuestas estandarizadas entre los técnicos y además minimizar los tiempos de atención.

4. No se cuenta con una plaza especializada para la gestión de las TIC en las UGEL y DRE con el perfil correspondiente para confrontar las necesidades de las IIEE respecto a los recursos Informáticos y servicios brindados por el Minedu.

5. No se cuenta con procesos de gestión de Incidencias y Peticiones que permitan controlar mejor las atenciones y obtener métricas e indicadores de la gestión de los recursos informáticos, así como una base de datos compartida entre las UGEL, DRE, Gobierno Regional y Minedu que permita tomar acciones correctivas inmediatas respectos a las TIC.

6. No existe una metodología basada en las buenas prácticas de la gestión de servicios de TI que permita estandarizar y promover una cultura de mejora continua a través de las TIC sobre los procesos de cada Gobierno Local y Regional.

7. No existe una Infraestructura adecuada (Conectividad, Cableado estructurado de datos y eléctrico, mobiliario adecuado, ambiente para reparación y talleres) para atender los servicios de TI.

Problemática actual identificada en la atención a las IIEE

8. No existe un óptimo flujo de la información entre las IIEE, UGEL, DRE, Gobiernos Regionales y Minedu respecto al estado de las TIC, distribución, garantías, adquisiciones por diferentes modalidades, etc; Debiendo ser esta oportuna, a fin de permitir que las DRE y Gobierno regional pueda realizar una rápida y oportuna toma de decisiones respecto a las necesidades identificadas.

9. No existen aplicaciones (medios de interconexión en tiempo real) que permita llevar a cabo lo expuesto.

10. No se cuenta con un presupuesto sustentado en la naturaleza de las actividades y funciones, que deben corresponder a la sostenibilidad y garantía de contar con una alta disponibilidad de los activos informáticos. Esta problemática se centraliza en la falta de una normativa que aporte un fuerte sustento de la necesidad referente a las TIC en las IIEE, UGEL y DRE; es una práctica usual que tomen presupuesto de otras áreas para atender necesidades sobre las tecnologías de información.

11. No se cuenta con métricas de satisfacción de los usuarios de los servicios que permitan medir la calidad en la atención del servicio brindado.

Problemática actual identificada en la atención a las IIEE

Estrategia para lograr implementar las OTI que queremos

Estrategias Indicadores de cambio Medios de verificación

Organización y procesos

Rediseño de la estructura Instrumentos de gestión aprobadosResolución que aprueba nuevos instrumentos de gestión (Normativa, Directiva y Políticas)

Simplificación administrativa # procesos mejorados# procesos certificados

Mapeo de procesos Informe de rediseño de procesos

Integración de sistemas # sistemas de información integrados Adquisición y funcionamiento de Software Base de datos único

Personal

Desarrollo de capacidades en gestión

Incremento del nivel de ejecución presupuestal % de UGEL que cumplen con estándares de gobierno abierto (transparencia, rendición de cuentas, y participación)

Reportes de ejecución presupuestal – SIAFFichas de atención al usuario

Personal nuevo# puestos CAS presupuestados y financiados# puestos CAP presupuestados y financiados

Planillas de pago de CASResolución de aprobación del CASPlanillas de pago CAP

InfraestructuraInfraestructura física

# PIP viable# Expedientes Técnicos aprobados # Obras ejecutadas

Resolución de aprobación de perfiles y expedientes técnicos Suscripción de contrato de construcción de obraConformidad de obra

Infraestructura informática # Adquisición e instalación de equipos informáticos

Conformidad de servicios y equipos informáticos.

Propuestas de mejora sobre la atención a las IIEE1. Sobre la necesidad de contar con perfiles tecnológicos en las UGEL y DRE a nivel nacional con la capacidad de articular la gestión de la infraestructura y servicios en concordancia con “La Ley de Promoción de la Banda Ancha y Construcción de la Red Dorsal Nacional de Fibra Óptica” que interconectará a 180 capitales de provincia.

Presentación de los Proyectos Regionales de Banda Ancha – Red Dorsal. (Fuente: Fitel)

Propuestas de mejora sobre la atención a las IIEE1. Sobre la necesidad de contar con perfiles tecnológicos en las UGEL y DRE a nivel nacional con la capacidad

de articular la gestión de la infraestructura y servicios en concordancia con “La Ley de Promoción de la Banda Ancha y Construcción de la Red Dorsal Nacional de Fibra Óptica” que interconectará a 180 capitales de provincia.

Presentación de los Proyectos Regionales de Banda Ancha relacionados a la Educación – Red Dorsal. (Fuente: Fitel)

2. Respecto a la organización referencial propuesta por el Minedu y sustentada en las Políticas de Modernización al 2021.

DIRECCIÓNÓRGANO DE

ASESORAMIENTO

ÓRGANO DE CONTROL/AUDITORÍA

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - OTI

OFICINA 1 OFICINA 2 OFICINA N DIRECCIÓN 1 DIRECCIÓN 2 DIRECCIÓN N

Modelo referencial propuesto para la Organización en una DRE.

DIRECCIÓNÓRGANO DE CONTROL/

AUDITORÍA/ASESORAMIENTO

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - OTI

ÁREA 1 ÁREA 2 ÁREA N

Modelo referencial propuesto para la Organización en una UGEL.

3. Respecto a la organización referencial propuesta por el Minedu y sustentada en las Políticas de Modernización al 2021.

 

RECURSOS HUMANOS DE LA OTI 

1. EN LA DRE O LA QUE HAGA SUS VECES 

- Jefe de oficina- Especialista de infraestructura y sistemas informáticos- Especialista de atención al usuario de recursos de TI

 1. EN LA UGEL

 - Jefe de oficina- Especialista de infraestructura y sistemas informáticos- Especialista de atención al usuario de recursos de TI

4. Se propone el modelo de Atención basado en gestión de incidencias y peticiones vigentes en la OTIC para la atención del SIAGIE– Minedu como un referente de éxito para su adecuación a la realidad de cada IIEE, UGEL y DRE a nivel nacional,

IIEE

MINEDU Gobierno Regional

Solicitud y atención sobre los servicios del Minedu

Solicitud de atención sobre Recursos TI asignados

UGEL Dirección Regional de Educación/Gerencia regional de Educación

Escalamiento de solicitud de atención Sobre los servicios del Minedu

Atención

Coordinación para la atención/Informa sobre la atención

Accede, entrega y actualiza la información

Accede, entrega y actualiza la información

Accede, entrega y actualiza la información

Accede a la Información

1.

2.

2.

1.

Atención

2.

AT

Garantía/Mantenimiento

3.

3.

5. Se propone el Flujo de la información entre las IIEE, UGEL, DRE, Gobiernos Regionales y Minedu respecto al estado de las TIC, distribución, garantías, adquisiciones por diferentes modalidades, etc; A fin de lograr que la información sea oportuna y permitir que las DRE y Gobierno regional pueda realizar una rápida toma de decisiones respecto a las necesidades identificadas.

6. Es necesario contar con una Infraestructura adecuada que garantice los niveles de seguridad y disponibilidad de los equipos de comunicación, la conectividad adecuada y los servicios que se brindan a través de ellas, así como también con un adecuado cableado estructurado de datos y eléctrico basado en la NTP vigente.

ESTADO ACTUAL DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA UGEL TARMA

Si no tiene cuarto de comunicaciones indicar donde se encuentran los equipos de comunicación instalados

Se encuentra en el ambiente de Informática y Planillas.

Pegar foto de gabinete No cuentan con Gabinete.

Pozo a tierra Sin mantenimiento hace 3 años

SERVICIOS TI SI NO

CUENTA CON DIRECTORIO ACTIVO X

CUENTA CON SERVIDOR DE REPLICA X

Aplica politicas DA por estacion X

Aplica politicas DA por usuario X

Tiene grupos de distribucion X

Tiene UO X

Aplica cuenta unica de adminstrador local X

Cuenta con servicio de correo externo X

Cuenta con servicio de correo interno X

Cuenta con servicio de virtualizacion X

Cuenta con servicio de Backup X

Responsable TI: OLIVERA ALIAGA PEDRO PABLO DNI: 06040696

7. Es necesario contar con una Infraestructura adecuada que garantice los niveles de seguridad y disponibilidad de los equipos de comunicación, la conectividad adecuada y los servicios que se brindan a través de ellas, así como también con un adecuado cableado estructurado de datos y eléctrico basado en la NTP vigente.

ESTADO ACTUAL DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA UGEL URUBAMBAResponsable TI: CARL LEVISS MAYHUA PACHECO DNI: 46028256

SERVICIOS TI SI NO

CUENTA CON DIRECTORIO ACTIVO X

CUENTA CON SERVIDOR DE REPLICA X

Aplica politicas DA por estacion X

Aplica politicas DA por usuario X

Tiene grupos de distribucion X

Tiene UO X

Aplica cuenta unica de adminstrador local X

Cuenta con servicio de correo externo X

Cuenta con servicio de correo interno X

Cuenta con servicio de virtualizacion X

Cuenta con servicio de Backup X

8. Es necesario contar con una Infraestructura adecuada que garantice los niveles de seguridad y disponibilidad de los equipos de comunicación, la conectividad adecuada y los servicios que se brindan a través de ellas, así como también con un adecuado cableado estructurado de datos y eléctrico basado en la NTP vigente.

ESTADO ACTUAL DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA UGEL PATAZResponsable TI: ELVIS JHONNY ARTEAGA MIRANDA DNI: 42571638

SERVICIOS TI SI NO

CUENTA CON DIRECTORIO ACTIVO X

CUENTA CON SERVIDOR DE REPLICA X

Aplica politicas DA por estacion X

Aplica politicas DA por usuario X

Tiene grupos de distribucion X

Tiene UO X

Aplica cuenta unica de adminstrador local X

Cuenta con servicio de correo externo X

Cuenta con servicio de correo interno X

Cuenta con servicio de virtualizacion X

Cuenta con servicio de Backup X

OTI – UGEL/DRE

Soporte Técnico

Canal Presencial

Canal Correo - Teléfono

JEFE

UPS

UPS

UPS

UPS

MPLS

LAN - UGEL

Router386 Kb a 4 Mb

10.XX.XX.XX255.255.255.0

192.XX.XX.XX255.255.255.0

PROXY FIREWALL FILTRO DE

CONTENIDOS BACKUP

Aplicación SINAD

Aplicación SIAGIE

PersonaPersona

Persona Persona

Mesa de Partes/Oficinas/Direcciones- UGEL/DRE

04030201

UPS

UPS

UPS

UPS

UPS

UPS ADSLSPEEDY

Centro de Datos

Persona

BD de Seguridad

Usuarios Finales

UPS UPS UPS

Mes

a de

Tra

bajo

Infraestructura Deseada Referencial

Hoja de Ruta.

N° Actividades Sponsor Natural

Ejecutor Natural Avance

1 Normativa para la creación de las OTI en las UGEL y DRE, o la que haga sus veces. Minedu OTIC/

DIGEGED 90%

2Concientización y Capacitación sobre Gestión de servicios de TI y seguridad de Información al personal Técnico de las UGEL y DRE, o la que haga sus veces a nivel nacional y designación de responsables durante la transición.

Minedu OTIC 0%

3 Levantamiento de Información de la Infraestructura y servicios de TI en las UGEL y DRE, o la que haga sus veces a nivel nacional. Minedu OTIC/

DRE/UGEL 10%

4Mejora de Infraestructura Tecnológica en las UGEL y DRE, o la que haga sus veces a nivel nacional (Licencias, Sistema Operativo, Ms Office, Antivirus, Cableado estructurado de datos y eléctrico, Centro de Datos, Servidores, Seguridad, etc.).

Gobierno Regional DRE/UGEL 0%

5Capacitación en el uso de los recursos informáticos a los responsables de las UGEL y DRE, o la que haga sus veces a nivel nacional.

Minedu OTIC 18%

Se ha identificado y sustentado la necesidad de mejorar y modernizar la Gestión de las TIC en los órganos desconcentrados del Minedu a Nivel nacional según:

Beneficios.

N° Actividades Beneficio1 Normativa para la creación de las OTI en las UGEL y DRE, o la que

haga sus veces. La creación de las OTI

2Concientización y Capacitación sobre Gestión de servicios de TI y seguridad de Información al personal Técnico de las UGEL y DRE, o la que haga sus veces a nivel nacional y designación de responsables durante la transición.

Garantía de los cumplimientos de las metas trazadas durante la transición.

3 Levantamiento de Información de la Infraestructura y servicios de TI en las UGEL y DRE, o la que haga sus veces a nivel nacional.

Identificación y sustento de los proyectos de implementación.

4Mejora de Infraestructura Tecnológica en las UGEL y DRE, o la que haga sus veces a nivel nacional (Licencias, Sistema Operativo, Ms Office, Antivirus, Cableado estructurado de datos y eléctrico, Centro de Datos, Servidores, Seguridad, etc.)

Disponibilidad de los recursos Informáticos, Seguridad de la

Información,

5Capacitación en el uso de los recursos informáticos a los responsables de las UGEL y DRE, o la que haga sus veces a nivel nacional.

Factores de Éxito.

• Sponsor de la Jefatura de la OTIC.

• Efectiva Campaña de concientización y capacitación sobre gestión de los Servicios de TI.

• Compromiso de los Directores de las DRE y UGEL.

• Compromiso de los Directores de los Gobiernos Regionales.

• Seguimiento de los proyectos para la corrección y continuidad del cumplimiento de las metas por los responsables en cada uno de los ROLES.

Hay, hermanos, muchísimo que hacer…

César Abraham Vallejo Mendoza .1892-1938