Mot 2020 Tanker rundt våre administrative systemer

Økonomiledersamlingen - SUHS 2013

31. oktober 2013

Olav Isak Sjøflot

teknisk direktør FAS

UNINETT FAS’ ROLLE 1/2

100% Eid av Kunnskapsdepartementet (KD)

Ikke-kommersiell formålsparagraf – non profit

Kundekoordinator og tjeneste-leverandør ved utredning, valg,

innføring, drift, videreutvikling og utskifting av Felles

Administrative Systemer ved universiteter og høgskoler

• Koordinering på kundesiden:

– Prioriteringsråd og Arbeidsutvalg

– SUHS-konferansen

– Kontraktsoppfølging

– Endringer / Forbedringer

– Tilgjengeliggjøre informasjon / dokumentasjon

– E-postliste / samarbeidsarena – Agora

UNINETT FAS’ ROLLE 2/2

FAS er UH sektorens verktøy med spisskompetanse på å få

sektoren til å samarbeide om fellesløsninger - gjennom

- Prioriteringsråd

- Arbeidsgrupper

Utnytte sektorens egen kompetanse

• Trekke på spisskompetanse fra BOT

• Trekke på spisskompetanse fra øvrige institusjoner

• Identifisere og spre erfaringer/beste praksis

• Utnytte muliggjørende teknologi

Systemlandskapet vi

opererer i…

KD

Agresso

Studentadm

(FS)

Forskn.

adm

(Cristin)

Samordna

opptak

Visma/

Amesto

Artemis

Basware

Ephorus

LMSer

eCampus Dig. Eksamen

Forelesn-opptak

Videokonferanse

FileSender

m.m.

Samarbeidsverktøyet Agora

Notur/

NorStore

Administrative

systemer

Studieadministrative

systemer

SAP

ePhorte/

Public360

Integrasjonsplattform (Mule)

Rapportering

Systemlandskap

BOT(T )-institusjoner benytter

også Cristin, FS og LMS, men har

forskjellig regnskaps- og HR-

system fra UNINETTs kunder.

Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus

Lærings/forsknings-

faglige systemer

KD

Agresso

Studentadm

(FS)

Forskn.

adm

(Cristin)

Samordna

opptak

Visma/

Amesto

Artemis

Basware

Ephorus

LMSer

eCampus Dig. Eksamen

Forelesn-opptak

Videokonferanse

FileSender

m.m.

Samarbeidsverktøyet Agora

Notur/

NorStore

Administrative

systemer

Studieadministrative

systemer

SAP

ePhorte/

Public360

Integrasjonsplattform (Mule)

Rapportering

Systemlandskap

BOT(T )-institusjoner benytter

også Cristin, FS og LMS, men har

forskjellig regnskaps- og HR-

system fra UNINETTs kunder.

Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus

Lærings/forsknings-

faglige systemer

FAS

5. november 2013 SLIDE 7

5. november 2013 SLIDE 8

Etter KDs høringsrunde

Gjennomgående prosess (langsiktig) • Videreutvikling av virksomhets- og IKT-arkitektur innenfor økonomi- og

personalområdet.

• Muligheter og alternativer

• Valg av prinsipper og føringer

• Dokumentasjon av felles virksomhets- og IKT-arkitektur

Løsninger for tjenestemodeller og

tjenestesenterkonsept (1)

Utredningsfase Anskaffelses-/

etableringsfase

:

Løsninger og kravspesifikasjon nye

systemløsninger på økonomi- og

lønnsområdet (2)

Behov og alternativer for digitale

løsninger på HR-området (3)

Behov og løsningsalternativ selvbetjenings-

grensesnitt på økonomi-

og personalområdet (4)

a) Etablering av tjenestesentre

b) Nye systemløsninger på økonomi og

personalområdet(ref. prosess 2 og 3)

c) Løsninger for

selvbetjeningsgrensesnitt

Sik

re g

ode f

rem

tidsr

ett

ete

adm

. lø

snin

ger

Tanker…

Dette er gode og strategisk riktige aktiviteter,

men…

Dette er tunge prosesser med lang tidshorisont

…som krever involvering av mange aktører

…og handler kanskje like mye om endringsbehov i

organisasjoner/arbeidsprosesser som behov for

nye systemer?

Hvordan berede grunnen for disse endringene?

Hva kan gjøres i det kortere bildet?

…på dagens systemportefølje…

Har vi kanskje en del av det vi trenger allerede?

En forenklet tilnærming …

To tanker på en gang? 1/2

Langsiktig løp – som skissert av KD • Gjennomgående prosess – etablere arkitekturlandskap

• Samlede utredninger

• Anskaffelsesprosesser

• Samlet anbud i 2015?

• Samles på én ERP-plattform?

Kortsiktig løp • Frem til arkitekturlandskap

• Jakte på lavthengende frukter

• Pragmatiske løsninger rundt dagens

systemer, - mindre justeringer

To tanker på en gang? 2/2

Langsiktig løp – som skissert av KD • Gjennomgående prosess – etablere arkitekturlandskap

• Samlede utredninger

• Anskaffelsesprosesser

• Samlet anbud i 2015?

• Samles på én ERP-plattform?

Kortsiktig løp • Frem til arkitekturlandskap

• Jakte på lavthengende frukter

• Pragmatiske løsninger rundt dagens

systemer, - mindre justeringer

2015? 2020…

5. november 2013 SLIDE 15

Kartlegging og gap-analyse må gjennomføres

Mulige angrepspunkter? 1/2

Mer å gå på rundt digitalisering av arbeidsprosesser og støtte?

Anbuds- og innkjøpsprosessen

BOA – momsproblematikk (rammefinansiert/privatfinansiert)

- dekker Anleggsregister-modulen utfordringene?

- timeregistrering i prosjektsammenheng – dataflyt lønn -> regnskap

Dokumentasjon, arkiv og sporbarhet

- hvor skal data ligge – masterdata?

Kvalitet i tall

- korrekt føring av timer

- anleggregisteret

Kanskje flere?

5. november 2013 SLIDE 16

Mulige angrepspunkter? 2/2

Systemene kan i regelen tilpasses – kanskje vi skal se på

prosessene?

Legge lista på «godt nok» - våre Administrative prosesser er støtte

for å fremme undervisning og forskning – må ikke oppleves som en

«hemsko».

UNINETT FAS ønsker og trenger en bedre oversikt over alle

systemene som faktisk er i bruk i sektoren som benyttes innen

administrativt område.

Hver institusjon bruker krefter på å anskaffe egne systemer, der

hvor UNINETT kunne tatt jobben - mange gevinster ved å anskaffe

felles systemer og kjøre felles innkjøpsprosesser.

Eksempel: Rekrutteringsmoduler

5. november 2013 SLIDE 17

KD

Agresso

Studentadm

(FS)

Forskn.

adm

(Cristin)

Samordna

opptak

Visma/

Amesto

Artemis

Basware

Ephorus

LMSer

eCampus Dig. Eksamen

Forelesn-opptak

Videokonferanse

FileSender

m.m.

Samarbeidsverktøyet Agora

Notur/

NorStore

Administrative

systemer

Studieadministrative

systemer

SAP

ePhorte/

Public360

Integrasjonsplattform (Mule)

Rapportering

Systemlandskap

BOT(T )-institusjoner benytter

også Cristin, FS og LMS, men har

forskjellig regnskaps- og HR-

system fra UNINETTs kunder.

Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus

Lærings/forsknings-

faglige systemer

Kjapp

status

Samarbeidsverktøyet

Status

FAS-portal importert

Kontinuerlig bedring av

brukergrensesnitt

Lik oppbygging av

tjenestestøtte eks. prosessteg,

oversikter, FAQ, forum,

veiledninger…

Satsinger

+++ Her kan vi gjøre Mye

Hva ønsker sektoren seg?

Økonomisystemet Agresso

Status

Ny anleggsmodul 5.6

Innført modul for

utgående e-faktura

Satsinger

Overføring av filformater mellom Basware og Agresso – oppdatert løsning Q1 2014

«Brukerstøtte» rundt systemet ved bruk av Agora Q1 2014

Webrapportering i Agresso inkludert arbeidsflyt Q3 2014

Rapportering via presentasjonslag (Dashboard) i Agresso (rapportutvikling) Q3 2014

Lønns– og personalsystem SAP

Status

Nytt prioriteringsråd med nytt mandat –satsninger:

• Sørge for god dialog med partene i samarbeidet (Sektoren, leverandør DFØ og eier KD) for å sikre framtidsrettet løsning – strategisk utvikling

• Ta viktig rolle ved utredningsoppdrag

• Sikre økt gjennomslag og raskere respons når endringsønsker

• Engasjert deltaker i DFØ`s kundemøter/konferanser etc.

• Øke samarbeid med andre DFØ-kunder

Positivt: DFØ har rustet organisasjon og kan drive mer utvikling

Merker godt klima for sammen å finne gode løsninger

Satsinger

Selvbetjeningskanaler (Pad, Mobil): Q3 2014

Reiseregninger

Utgiftsrefusjoner

Timeføring med aktivitet

Prosjektregnskap/oppfølging i Agresso

Tjenestesenter/brukerstøtte for 1. linje. 1.1.2014

«Brukerstøtte» rundt systemet ved bruk av Agora Q1 2014

System for bestilling til betaling

Status

Sikres stabil drift

Forbereder nytt system

«Alusta»

Sikret«Brukerstøtte»

rundt systemet i Agora

Satsinger

Ny versjon Q4 2014

Overføring av filformater

mellom Basware og

Agresso – oppdatert

løsning Q1 2014

Konkurransegjennomføringssystemet

Status

Visma utfases

BOT har inngått

rammeavtale med Amesto

Testpiloter er godt i gang

Satsinger

Sikre godt mottak av ny

løsning hos institusjonene

Sak/arkivsystemet Public 360

Status

Public 360 kontrakts- og

saksbehandlingsverktøy

rulles ut

Gammel løsning ePhorte

fases ut

Satsinger

Utrulling i 2014

Nye integrasjoner i 2015?

Utrede ønskede

integrasjoner Q3 2014

Amesto?

SAP/rekrutteringsverktøy?

Prosjektstyringsverktøyet Artemis

Status

Prosjektverktøyet Artemis

benyttes av 4

institusjoner

Kontrakt går ut mai 2016

I ferd med å avklare

behovet ift. framtidig

løsning

Satsinger

Presentere de 4

institusjoner

valgmuligheter og

anbefale løsning

Viktig å avdekke behov

Se bruke av de systemer vi har

Også løsning for andre

institusjoner i mellomperiode

På tvers av systemene Integrasjon mellom Public 360 og Amesto Sourcing (KGV) for å sikre

overføring av kontraktsinformasjon

Integrasjon mellom Public 360 og SAP HR; Data bør registreres ett

sted, i lønnssystem eller sak/arkiv. «Hurtigtast» mellom SAP og

personalmapper i arkivsystemet

Bedring av arbeidsflyt og dokumentflyt i Agora

Integrasjon Basware og Agresso

Datauttrekk fra SAP og Agresso for prosjektoppfølging

Skaffe felles rekrutteringsverktøy for sektoren, eksempel SAP

utvikler rekrutteringsmodul?

Andre avtaler/anskaffelser som vi burde se på i fellesskap?

5. november 2013 SLIDE 26

Så hva tenker vi å gjøre?

Sette opp et UNINETT-finansiert prosjekt med

sektordeltakelse som skal kvalifisere hypotesene

rundt lavthengende frukter

Involvere ressurser fra våre prioriteringsråd i dette

arbeidet

UNINETT som prosessdriver og sekretær

I samme runde oppdatere vår systemoversikt

Ha fullført denne forstudien og levere en rapport

før påske 2014 som grunnlag for videre diskusjon og

prioriteringer.

Hvordan er stemningen for dette?

Forlagets omtale:

Hvordan få tilbake roen i en arbeidshverdag hvor man må kjempe mot digitale

verktøy? Tidrapporteringssystemer man ikke forstår seg på, økonomisystemer

som kolliderer, registre og databaser som hele tiden synes å spise opp den

tiden som de skulle spare for oss. I det digitale arbeidsmiljøet tvinges

menneskene til å tilpasse seg maskinene, og ikke omvendt. Resultatet er økt

stress og psykiske belastninger. Jonas Söderström har skrevet en vittig og viktig

bok vi alle kan kjenne oss igjen i. En bok som ikke bare stiller diagnosen, men

som også gir tips til hvordan vi kan unngå de digitale fellene.

Jævla drittsystem! er full av hårreisende eksempler på hvordan bedrifter har

oppnådd det motsatte av effektivitet etter å ha innført nye IT-systemer. Den

utkom på svensk i fjor, den norske utgaven har en spesialskrevet innledning.

«Boken burde leses av alle arbeidsgivere og IT-utviklere, for her finnes også

løsningen på problemene.»

Eva Johanson, Västerviks-Tidningen

Underholdende lesning – men kanskje

ikke eksempler til etterfølgelse!