Portal para el

registro de CFDI

Manual de Usuario

1

Índice

Pág.

Glosario 2

Iconografía 3

Objetivo 5

Acceso al Sistema e Inicio de Sesión 5

Selección del Periodo de Trabajo 6

Cambio del Periodo de Trabajo 6

Página de Inicio 7

Registro de CFDI´s Emitidos / Nómina

1. Seleccionar y cargar archivos XML 8

2. Verificación de los comprobantes registrados 11

3. Asigna número de control y envía 13

Registro de CFDI´s Recibidos

1. Seleccionar y cargar archivos XML 15

2. Verificación y Asignación del Número de Control 18

3. Envió de Documentos 22

Consulta de Comprobantes CFDI´s 24

Modificación de Número de Control 25

Reporte de Control Interno 27

Generación del Acuse de Cumplimiento 28

Conciliación de CFDI's 29

Cierre de Conciliación 37

2

Glosario

ASEC Auditoría Superior del Estado de Coahuila.

CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) y que garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Este documento es elaborado por el contribuyente por medio de cualquier aplicación electrónica, enseguida es enviado a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), para que éste valide dicho documento y de esta forma poder otorgarle un folio y asignarle el Sello Digital del SAT (Certificación). El producto resultante de este proceso se conoce como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

CFDI´s Emitidos

Los CFDI’s que el ente público al que perteneces expidió por concepto de un ingreso recibido, que la normativa aplicable les faculta a realizar.

CFDI´s Recibidos

Los CFDI’s expedidos por un tercero, con los cuales se adquiere la obligación de pago por la adquisición de bienes o servicios.

CFDI´s

Nómina Los CFDI’s que el ente público al cual perteneces expidió por concepto del pago de nómina a los empleados de la misma entidad.

Navegador Software, aplicación o programa que permite el acceso a la web, interpretando la información de distintos tipos de archivo y sitios web para que estos puedan ser visualizados.

XML Extensible Markup Language, traducido como "Lenguaje de Marcado Extensible" es un meta-lenguaje que permite definir lenguajes de marcas, utilizado para almacenar datos en forma legible. Proviene del lenguaje SGML y permite definir la gramática de lenguajes para estructurar documentos grandes. A diferencia de otros lenguajes, XML da soporte a bases de datos, siendo útil cuando varias aplicaciones deben comunicarse entre sí o integrar información

SCG

Sistema de Contabilidad Gubernamental

IAGF

Informe de Avance de Gestión Financiera

3

Iconografía

Mostrar/ ocultar menú

Registro de “CFDI’s - Emitidos” ubicado en la barra de Acceso Rápido.

Registro de “CFDI’s - Emitidos” ubicado en el menú de navegación.

Registro de “CFDI’s - Recibidos” ubicado en la barra de Acceso Rápido.

Registro de “CFDI’s - Recibidos” ubicado en el menú de navegación.

Registro de “CFDI’s - Nómina” ubicado en la barra de Acceso Rápido.

Registro de “CFDI’s - Nomina” ubicado en el menú de navegación.

Consulta de los CFDI´s, ubicado en la barra de Acceso Rápido.

Consulta de los CFDI´s, ubicado en el menú de Navegación.

Finalizar o cerrar su sesión.

4

Usuario que ingresó y entidad a la que pertenece.

Acuse de Cumplimiento de CFDI´s registrados.

Reporte de Control Interno

Manual de Usuario.

Preguntas Frecuentes.

Políticas de Uso y condiciones para la operación del sistema.

Indica que el comprobante CFDI es válido.

Indica que el comprobante CFDI ya fue registrado anteriormente

Indica que el comprobante CFDI no es valido

Muestra el detalle de un comprobante CFDI

Colapsar el detalle de un comprobante CFDI

Remover un comprobante CFDI

Acceso directo al Chat en Línea

5

Objetivo

Este manual tiene como finalidad dar a conocer a las entidades fiscalizadas las

características y funcionalidades básicas consideradas en el Portal para el registro

de CFDI´s a través del archivo electrónico en su formato XML.

Requerimientos técnicos para su uso

Navegador recomendado Google Chrome.

Configuración de la pantalla con resolución de 1024 x 768 pixeles o superior.

Acceso a Internet.

Tener cuenta de correo electrónico institucional o personal.

Haber solicitado y recibido la cuenta de acceso al portal vía oficio.

Archivos CFDI en su formato XML.

Acceso al sistema e Inicio de Sesión

El ingreso al “Portal para el registro de CFDI” se realizará a través de la dirección https://cfdi.asecoahuila.gob.mx/ para ingresar deberá utilizar su cuenta de correo institucional o personal proporcionada y su contraseña, asignada por parte de la ASEC.

Inicio de sesión

6

Selección del Periodo Una vez ingresados los datos de acceso se deberá seleccionar el periodo en el que

se desea trabajar

Pantalla para la selección del periodo de trabajo.

Cambio de periodo de Trabajo En esta funcionalidad usted podrá elegir otro periodo de trabajo para consultar o en

su caso registrar CFDI, realizando lo siguiente:

Paso 1: Seleccione el Icono de engrane que se encuentra junto del Periodo

en el cual se encuentra.

Paso 2: Seleccione el Periodo deseado.

Paso 3: Pulse el botón de Aceptar.

Pantalla para modificar el periodo de trabajo.

7

Página de Inicio

En la ventana de inicio al sistema se muestra:

Página de Inicio

8

Registro de CFDI´s Emitidos / Nómina

1.-Seleccionar y cargar archivos XML

A). Deberá pulsar el botón seleccionar archivo

B). Se mostrará una ventana donde deberá seleccionar los archivos XML que desea

registrar. Puede seleccionar más de un archivo utilizando la tecla “Shift”.

Selección de comprobantes

C). Presionar el botón Abrir.

Importante: Archivos permitidos en Formato XML | Versión CFDI 3.3 Máximo 100 archivos simultáneos

9

D). Se mostrará una ventana (Últimos archivos registrados) en la cual se indican:

a) Total de archivos seleccionados.

b) Total de archivos registrados

c) Total de archivos no registrados y el motivo del cual no fue registrado.

Para ver el detalle de los archivos registrados o no registrados solo deberá dar clic

sobre la barra mostrada y se desplegará la información.

Pantalla que muestra los últimos archivos registrados.

E). Presionar el botón “Cerrar”.

10

MENSAJE SIGNIFICADO SOLUCIÓN

Documento actualmente en proceso ya previamente cargado

El documento ya ha sido cargado anteriormente.

El documento ya se encuentra registrado

El documento ya tiene asignado un folio de operación y no puede volver a ser cargado

Documento en proceso por otro usuario de la entidad

El documento ya ha sido cargado por otro usuario que pertenece a la misma entidad

Deberá esperar a que lo procese o elimine en caso contrario

Estructura de CFDI incorrecta

La estructura de la información que contiene el documento no es correcta

Revisar los lineamientos del Anexo 20 SAT http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx

EL CFDI no pertenece al tipo emitidos

Usted está tratando de subir un documento que no pertenece al grupo de CFDI Emitidos.

Registrar el comprobante CDFI, en el grupo que le corresponde

EL CFDI no pertenece al tipo recibidos

Usted está tratando de subir un documento que no pertenece al grupo de CFDI Recibidos.

EL CFDI no pertenece al tipo nómina

Usted está tratando de subir un documento que no pertenece al grupo de CFDI Nómina.

Archivo no corresponde a la versión 3.2 o 3.3

Solo se permiten documentos en la versión de CFDI 3.3.

El CFDI no contiene folio fiscal valido

El documento contiene un folio fiscal incorrecto

El CFDI no contiene el RFC predefinido

El documento que intenta subir no pertenece a la entidad, contiene un RFC diferente al de la entidad

El CFDI no contiene el RFC emisor predefinido

El documento que intenta subir no pertenece a la entidad, contiene un RFC en el emisor diferente al de la entidad

11

2.-Verificación de los comprobantes registrados Una vez que un CFDI es registrado, aparecerá en la Columna Acciones un indicador de condición del archivo el cual le informa la situación en que se encuentra el comprobante.

Para conocer el significado de la condición, remítase al apartado de “Iconografía”.

Si el CFDI no es válido podrá revisar la causa de la incidencia, pulsando el botón de

color rojo.

Pantalla que muestra la causas cuando un CFDI no es válido.

Opcional. - Cuando requiera remover un CFDI de la lista de archivos ya registrados,

solo debe dar clic al icono de “remover” dentro de la lista de documentos

12

Para remover todos los CFDI´s que se encuentran registrados, deberá seleccionar

el botón el cual se encuentra dentro del encabezado de la columna

Acciones. Acto seguido, deberá aceptar la acción.

Mensaje de confirmación al remover todos los CFDI

Para ver del detalle de un CFDI deberá dar clic sobre el icono el cual le

mostrará el detalle de conceptos y totales de cada CFDI

CFDI con detalle de conceptos y totales

Para contraer el CFDI, solo de clic sobre el botón

13

3.- Asigna número de control y envía

A). Asigna número de control.

Para los CFDI´S Emitidos y de Nómina se realizara la asignación del número de

control en el apartado número 3, de esta manera se estará relacionando el número

de control para todos los XML visualizados en pantalla

Dentro del paso 3 se asignará el número de Control.

B). Envió de documentos XML

Para que enseguida de asignar el número de control realizar él envió de dichos

documentos XML seleccionando el icono “Enviar”

Es necesario conocer el sistema que utiliza su entidad para saber qué va a requerir

al momento conciliar sus documentos CFDI y ligarlos a una póliza, clave de compra,

así como la solicitud de pago o a una póliza de diario; a éste número, según su SCG

se le denomina número de control.

14

Para entidades SIIF Para la conciliación de

Emitidos Capture el número del Recibo Ingreso

Nómina Capture el número de la solicitud de pago

(Numérico)

Tabla 1 para la conciliación de Emitidos, Recibidos y Nómina que tienen el sistema SIIF

Para entidades SAACG Para la conciliación de

Emitidos Capture el número de Póliza con Momento de Devengado de Ingreso

Nómina Capture el número de Póliza con Momento de Devengado de Egreso

Tabla 2 para la conciliación de Emitidos, Recibidos y Nómina que tienen el sistema SAACG

Para entidades que no utilizan SIIF o SAACG Para la conciliación de

Emitidos Capture póliza de ingreso devengado (Alfanumérico)

Nómina Capture póliza de afectación al gasto (Alfanumérico)

Tabla 3 para la conciliación de Emitidos, Recibidos y Nómina que tienen sistemas diferentes al SIIF y SAACG

15

Registro de CFDI´s Recibidos

1.-Seleccionar y cargar archivos XML

A). Deberá dar clic al botón seleccionar archivo

B). Se mostrará una ventana donde deberá seleccionar los archivos XML que desea

registrar. Puede seleccionar más de un archivo utilizando la tecla “Shift”.

Selección de comprobantes

C). Presionar el botón Abrir.

Importante: Archivos permitidos en Formato XML | Versión CFDI 3.3 Máximo 100 archivos simultáneos

16

D). Se mostrará una ventana (Últimos archivos registrados) en la cual se indican:

a) Total de archivos seleccionados.

b) Total de archivos registrados

c) Total de archivos no registrados y el motivo del cual no fue registrado.

Para ver el detalle de los archivos registrados o no registrados solo deberá dar clic

sobre la barra mostrada y se desplegará la información.

Pantalla que muestra los últimos archivos registrados.

E). Presionar el botón “Cerrar”.

17

MENSAJE SIGNIFICADO SOLUCIÓN

Documento actualmente en proceso ya previamente cargado

El documento ya ha sido cargado anteriormente.

El documento ya se encuentra registrado

El documento ya tiene asignado un folio de operación y no puede volver a ser cargado

Documento en proceso por otro usuario de la entidad

El documento ya ha sido cargado por otro usuario que pertenece a la misma entidad

Deberá esperar a que lo procese o elimine en caso contrario

Estructura de CFDI incorrecta

La estructura de la información que contiene el documento no es correcta

Revisar los lineamientos del Anexo 20 SAT http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx

EL CFDI no pertenece al tipo emitidos

Usted está tratando de subir un documento que no pertenece al grupo de CFDI Emitidos.

Registrar el comprobante CDFI, en el grupo que le corresponde

EL CFDI no pertenece al tipo recibidos

Usted está tratando de subir un documento que no pertenece al grupo de CFDI Recibidos.

EL CFDI no pertenece al tipo nómina

Usted está tratando de subir un documento que no pertenece al grupo de CFDI Nómina.

Archivo no corresponde a la versión 3.2 o 3.3

Solo se permiten documentos en la versión de CFDI 3.3.

El CFDI no contiene folio fiscal valido

El documento contiene un folio fiscal incorrecto

El CFDI no contiene el RFC predefinido

El documento que intenta subir no pertenece a la entidad, contiene un RFC diferente al de la entidad

El CFDI no contiene el RFC emisor predefinido

El documento que intenta subir no pertenece a la entidad, contiene un RFC en el emisor diferente al de la entidad

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2.-Verificación y Asignación del número de control A) Una vez que un CFDI es registrado, aparecerá en la Columna Acciones un indicador de condición del archivo el cual le informa la situación en que se encuentra el comprobante.

Para conocer el significado de la condición, remítase al apartado de “Iconografía”.

Si el CFDI no es válido podría revisar las causas del porque no es correcto dando

clic sobre el botón de color rojo.

Pantalla que muestra la causas cuando un CFDI no es válido.

Opcional. - Cuando requiera remover un CFDI de la lista de archivos ya registrados,

solo debe dar clic al icono de remover dentro de la lista de documentos

19

Para remover todos los CFDI´s que se encuentran registrados, deberá seleccionar

el botón el cual se encuentra dentro del encabezado de la

columna Acciones. Acto seguido, deberá aceptar la acción.

Mensaje de confirmación al remover todos los CFDI

Para ver del detalle de un CFDI deberá dar clic sobre el icono el cual le

mostrará el detalle de conceptos y totales de cada CFDI

CFDI con detalle de conceptos y totales

Para contraer el CFDI, solo de clic sobre el botón

20

B). Asigna número de control.

La asignación del número de control de los CFDI´S Recibidos se realizará dentro

del paso 2; permitiendo con esto asignar de forma particular el número de control

correspondiente en esta etapa del proceso, así mismo de forma particular deberá

seleccionar el tipo de documento al que corresponde el número de control

registrado.

Es importante relacionar el número de control, en caso de no hacerlo el XML seguirá permaneciendo en esta ventana indicando con esto que no se ha realizado él envió del documento.

Como se puede apreciar con esta nueva funcionalidad se mejora el proceso de

registro al permitir capturar el número de control de forma particular a cada uno de

los registros de archivos XML previamente importados.

Es necesario conocer el sistema que utiliza su entidad para saber qué va a requerir

al momento conciliar sus documentos CFDI y ligarlos a una póliza, clave de compra,

así como la solicitud de pago o a una póliza de diario; a éste número, según su SCG

se le denomina número de control.

21

Para entidades SIIF Recibidos Capture el número y

seleccione el tipo de solicitud (Solicitud de pago o de diario) (Numérico)

Tabla 1 para la conciliación de Emitidos, Recibidos y Nómina que tienen el sistema SIIF

Para entidades SAACG Recibidos Capture el número de

Póliza con Momento de Devengado de Egreso

Tabla 2 para la conciliación de Emitidos, Recibidos y Nómina que tienen el sistema SAACG

Para entidades que no utilizan SIIF o SAACG Recibidos Capture póliza de

afectación al gasto (Alfanumérico)

Tabla 3 para la conciliación de Emitidos, Recibidos y Nómina que tienen sistemas diferentes al SIIF y SAACG

22

3.-Envió de Documentos

Para enviar los comprobantes registrados solo deberá dar clic al botón

El cual le mostrará un mensaje de confirmación.

Este mensaje nos indica

1. Sólo quedarán registrados los CFDI´s válidos (Color verde)

2. Los CFDI´s quedarán conciliados al documento con el número que haya

capturado.

Nota. - Una vez que el archivo CFDI haya sido relacionado correctamente no podrá

ser ligado a otra póliza, clave de compra, solicitud de pago o póliza de diario. Hasta

en tanto no haya sido ejecutado el proceso de post-validación por parte de la ASEC.

Mensaje de confirmación al enviar

23

Al seleccionar la opción “SI” el sistema mostrará el número de folio de operación

generado.

Folio de operación exitoso

El número de operación nos indica que los CFDI´s han sido registrados con éxito.

24

Consulta de Comprobantes CFDI´s Para consultar los CFDI´s deberá seleccionar del menú de navegación o desde la

barra de acceso rápido.

Menú de navegación/icono consultar

La pantalla para la consulta de comprobantes le mostrará el total de comprobantes

cargados clasificados por Emitidos, Recibidos, Nómina.

Seleccione los comprobantes que desea consultar

Consulta de comprobantes

Los comprobantes se encuentran agrupados por el número de folio de operación

También se muestra la fecha en que fueron registrados y la cantidad de CFDI´s que

compone dicha operación.

Folio de operación exitoso generado por el sistema

25

Modificación del número de control en el apartado de Consulta Para realizar el cambio del número de control asignado en él envió de los

documentos XML para los CFDI emitidos y de nómina se realizará obedeciendo el

número de operación, es decir se realizará de forma masiva el cambio de número

de control.

Consulta de Comprobantes CFDI´s

Realizando el cambio del número de control obedeciendo al folio de operación, es

decir que se modificara este dato para todos los XML relacionados a dicho folio de

operación.

Para aceptar el nuevo número de control se deberá pulsar el botón “Cambiar”

26

Ahora bien, si se desea modificar algún número de control en particular se deberá

seleccionar el número de control en específico para ese registro de archivo XML, tal

y como se muestra en la imagen.

Consulta de Comprobantes CFDI´s

Una vez seleccionado se mostrará la siguiente ventana en la cual se capturará un nuevo número de control para el Folio del CDFI previamente seleccionado.

Para aceptar el nuevo número de control se deberá pulsar el botón “Cambiar”

Esta acción modificará el número de control exclusivamente al archivo de registro

de XML seleccionado.

27

Reporte de Control Interno

Para generar el Reporte de Control Interno de los CFDI´s ya enviados, deberá

seleccionar del menú de navegación la opción Control Interno, como se visualiza a

continuación.

Enseguida le mostrará un reporte con el total de Archivos registrados en la

plataforma, el cual podrá guardar, imprimir o descargar según las fechas

seleccionadas.

Estructura del Reporte de Control Interno

28

Generación del Acuse de Cumplimiento Para generar el Acuse de Cumplimiento en el registro de CFDI´s, deberá

seleccionar:

Paso 1: Del menú de navegación la opción Acuse.

Paso 2: Selecciona el periodo del acuse a generar y pulsa el botón

“Generar/Consultar”

Paso 3: Visualiza el acuse e imprime.

Acuse de Cumplimiento

29

Conciliación de CFDI’s

En caso de existir un documento faltante o un número de control no coincidente la

ASEC notificara al usuario mediante un correo electrónico esta situación, seguido a

esto el usuario notificado deberá ingresar al apartado de “Carga” dentro del menú

principal y seleccionar la opción “Conciliación”, como se muestra a continuación.

En seguida se mostrara una nueva ventana en la que tendrá que seleccionar el

periodo en el que desea trabajar para luego pulsar el botón .

Pantalla para la selección del periodo a trabajar

Dentro de los posibles resultados que obtendremos son:

Coincidente: Se clasifican aquí los XML’s asociados a una póliza que se encuentra

en la contabilidad del ente público.

No Coincidente: Se clasifican aquí los XML’s asociados a una póliza que no se

encuentra en la contabilidad del ente público.

Faltante: Se enlistan aquí las pólizas que no se encuentran asociados a algún XML.

30

Pantalla para del apartado de los XML´s coincidentes

Para el apartado de los comprobantes emitidos la conciliación se realizará

comparando la sumatoria de los ingresos mencionados en el Informe de Avance de

Gestión Financiera (IAGF), respecto de los ingresos contenidos en los XML

enviados, como se puede visualizar a continuación.

Apartado de los Comprobantes Emitidos

.

31

Respecto de los CFDI’s recibidos y de nómina la plataforma le indicara el tipo de

solicitud, número de control y la cantidad de CFDI’s enviados como se muestra a

continuación.

Apartado de los Comprobantes Recibidos Apartado de los Comprobantes de nómina

En relación a los puntos anteriores no habría que realizar proceso alguno,

adicionalmente el usuario tendrá la posibilidad de consultar los detalles de los CFDI

que ampara la información mostrada en pantalla.

32

Para el apartado de Faltantes podemos observar que la plataforma nos indica el

tipo, número de control y por ultimo nos aparece la opción para enviar el o los XML

que le corresponden a dicho número de control, teniendo en cuenta tres posibles

casos:

Caso 1: para aquellos XML de los cuales se omitió él envió de los XML que le

corresponde a un número de control. En este caso el usuario deberá seleccionar la

opción para realizar él envió de los CFDI recibidos, y para enviar los CFDI de

nómina seleccionar la opción y realizar él envió correspondiente del archivo XML

correspondiente.

Caso 2: para aquellos CDFI que soportan más de una solicitud de pago o varias

pólizas con momento devengado de egreso se deberá seleccionar la opción

para importar un CFDI ya existente, logrando que este número de control faltante

se integre al número de control manifestado con anterioridad.

Caso 3: para aquellos registros que por la naturaleza de la operación su soporte no

es un documento CFDI permanecerán en este apartado de faltante

Pantalla para el registro de los CFDI´s faltantes

Ahora se deberá seleccionar el tipo de comprobante, es decir si el tipo de solicitud

o la póliza con momento devengado de egresos corresponde a un CFDI recibidos o

emitidos, para lo cual se deberá pulsar el botón para seleccionar si

corresponde a un CFDI recibido o un CFDI de nómina.

33

Enseguida la plataforma le mostrara la pantalla para realizar él envió de los XML

correspondientes llevando a cabo el siguiente proceso:

Paso 1: Seleccionar los XML´s correspondientes a dicho número de control.

Paso 2: Verificar los documentos que serán enviados.

Paso 3: Pulsar el botón de Enviar, es importante aclarar que en este paso ya se

encuentra predefinido el número de control el cual no se podrá modificar.

Paso 4: Aceptar el siguiente mensaje.

34

Paso 4: Pulsar el botón

Con los pasos anteriores se realizará él envió de la información faltante. Ahora bien

para que se actualice nuestra conciliación se deberá pulsar de nueva cuenta el

botón .

Una vez que se actualice la información ya no aparecerá en faltantes este número

de control, como se ve a continuación.

Pantalla para el registro de los CFDI´s faltantes

35

En cuanto a los Comprobantes no coincidentes podremos ver por rubro aquellos

XML enviados y que el número de control no se encuentra en la contabilidad del

ente público.

Pantalla para el registro de los CFDI´s no coincidentes

Importante: Por lo que se deberá modificar el número de control para que ya no se muestren en este apartado.

Para realizar el cambio del número de control de los XML en pantalla se realizara

mediante lo siguiente:

Paso 1: Pulsar dos veces el número de control que se desea modificar

Paso 2: Modificar el número de control correcto y pulsar cambiar

36

Se deberá realizar el proceso anterior para todos los XML´s visualizados en pantalla

Importante: El número de control nuevo tendrá que encontrarse en su contabilidad.

Una vez que ya se haya modificado el número de control para los XML visualizados

en este apartado se tendrá que pulsar nuevamente el ícono con el

fin que ya no aparezcan en esta lista y ahora se encuentren en el apartado de

coincidentes.

37

Cierre de Conciliación

Una vez agotados los trabajos dentro del apartado de conciliación se deberá realizar

el cierre de la conciliación.

El proceso es el siguiente:

1. Pulsar el botón

2. Aceptar el mensaje

Importante: Una vez que se haya realizado dicho cierre no podrá realizarse

modificación alguna a la información del periodo cerrado.