Portafolio de servicios rehesa 2016

C. Parque Bosencheve No. 1604 Col. Parques Nacionales, Toluca Estado de México. C.P 50100. Tel: (0172) 23 287092 y (045) 7222 45 27 64. http://www.rehesa.com.mx/. Email: [email protected]; [email protected]

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Los objetivos de la empresa

pueden resumirse en tres

palabras: personal, producto y

beneficios.

Lee Iacocca.


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PRESENTACIÓN

REHESA CONSULTORÍA, S.C., es una empresa legalmente constituida desde 2009 que nació por iniciativa, y finalidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes “Entidades públicas, privadas o particulares” y se ha dedicado a crecer con un excelente servicio, calidad y cumplimiento en tiempos con el trabajo. Lo que llevó a que en el año de 2012, se ampliarán sus servicios y se diera atención a las demandas de nuestros usuarios en materia de Sistemas de Administración de Documentos y Gestión de Archivos; Sistemas de Información relacionados con la Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Rendición de Cuentas; elaboración de cursos en materia Archivística, entre otros rubros. REHESA CONSULTORÍA, S.C., somos una consultoría especializada en administración de archivos, bibliotecas, centros de documentación en los ámbitos de la administración pública y de la iniciativa privada, dentro del territorio nacional o el extranjero a personas físicas o morales, comprendiendo a demás la planeación, organización, ejecución de proyectos, así como proporcionar servicios de apoyo profesional a otras firmas similares o afines, para la atención de sus propios clientes y cualquier actividad que pueda derivar o se encuentre enmarcada dentro de este ámbito.


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MISIÓN

Ofrecer soluciones a la medida, en materia de Gestión Documental y Administración de Archivos, a través de la formación y fortalezas de nuestros profesionales, buscando asociaciones de largo plazo que generen calidad, confianza y bienestar con responsabilidad social y englobadas en el marco normativo vigente (general, federal, estatal y municipal), para nuestros clientes, socios de negocio y colaboradores.

VISIÓN

Lograr que REHESA CONSULTORÍA, S.C. sea la empresa de alto reconocimiento en el sector, orientada a la excelencia con personal en formación profesional, servicios y sistemas diferenciados, que satisfagan los requerimientos de las necesidades de los clientes.


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Para REHESA CONSULTORÍA, S.C., son de suma importancia nuestros clientes, por lo que les brindamos la mejor atención dependiendo de sus necesidades específicas como:

1. Elaboración de Sistemas de Administración de Documentos. 2. Gestión y Organización de Archivos. 3. Organización de Bibliotecas. 4. Organización de Centros de Información y Centros de Documentación. 5. Elaboración de Memorias Documentales, Informes y/o Libros Blancos. 6. Elaboración de Manuales de Transparencia, y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales. 7. Elaboración de Sistemas de Información relacionados con la Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental, y Rendición de Cuentas. 8. Elaboración e impartición de cursos, conferencias, talleres y eventos en general, relacionados con la Archivística,

Paleografía, Firma Electrónica Avanzada para Servidores Públicos, Transparencia, Protección de Datos Personales, y Rendición de Cuentas.

9. Digitalización de documentos, que involucra la recepción, preparación, digitalización, indexación, control de calidad, hasta el respaldo y puesta en consulta, los servicios pueden ser proporcionados en las instalaciones del cliente o en las instalaciones de REHESA CONSULTORÍA, S.C.

10. Resguardo y administración, externa en instalaciones especializadas, para la conservación óptima de documentos y archivos, incluyendo servicios de envío, préstamo y consulta, y depuración anual de documentación obsoleta o sin valor de mutuo acuerdo con la autorización del cliente.


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CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN.

Proyectos diseñados de acuerdo a requerimientos del cliente conforme a la legislación vigente (general, federal o local) o reglamentación interna propia de cada dependencia, empresa, archivo, biblioteca, centro de información y/o documentación, incluyendo desarrollo e implementación de:

Políticas y Procedimientos: Sistema Institucional, área Coordinadora, como de las áreas responsables de archivo, conforme a la normatividad vigente.

Manuales Específicos de Operación Archivística.

Calendarios de Retención y Ciclo de Vida documental (trámite, concentración e histórico).

Sistema de Clasificación y Series Documentales. Acorde al marco normativo como a la forma de operar de la institución.

Elaboración del Catálogo de Disposición Documental. Acorde al marco normativo como a la forma de operar de la institución.

Controles de Flujo y Rastreo de Préstamos. En función de la forma de operar de la institución, definir personas y firmas autorizadas, como los niveles de petición. A su vez, los formatos a utilizar para ello.

Administración de Proyectos. Asesorando, diseñando e implementando manuales, políticas y procedimientos y programas administrativos y de control adaptables a las necesidades de cada cliente enfocados al aseguramiento de los archivos de gestión o trámite y resguardo de los archivos de concentración e histórico.

Instrumentos de Control Archivístico. Conforme al marco normativo de la Institución se plantea la propuesta o actualización de formatos de inventario, carátulas de expediente, formatos de transferencia primaria y secundaria, formatos de préstamo de documentos, guía simple, etc.

Confidencialidad en el manejo de sus documentos clausulado en contrato.


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CLIENTES

Algunos de nuestros clientes recientes son:


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TRABAJOS.

Algunos de los trabajos realizados y/o a realizar recientemente son: 1. Organización, Catalogación, Clasificación y Captura de 25 mil títulos de la “Biblioteca privada del Instituto de

Estudios de Izquierda Democrática”. 2. Elaboración del Proyecto de implementación del Sistema de Organización Documental para el “Archivo de

Concentración de la VI Asamblea Legislativa del Distrito Federal”. 3. Elaboración del Proyecto de Digitalización y Sistema de Administración Documental en el “Archivo de

Concentración de la VI Asamblea Legislativa del Distrito Federal”. 4. Propuesta de implementación del Sistema de Administración de Documentos, en la Secretaría de Gobierno del

Distrito Federal. 5. Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, en la Secretaría de Gobierno del Distrito Federal. 6. Elaboración del Catálogo de Disposición Documental, en la Secretaría de Gobierno del Distrito Federal. 7. Propuestas de actualización de Instrumentos de Control Archivístico, en la Secretaría de Gobierno del Distrito

Federal. 8. Diagnóstico del archivo, mapeo por zonas, elaboración del inventario general, organización, ordenación,

depuración, selección, cosido, foliado e integración de expedientes de cajas que fueron seleccionadas, en el Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobierno del Distrito Federal.

9. Elaboración del Proyecto de Políticas y/o criterios de Baja Documental, en la Secretaría de Gobierno del Distrito Federal.

10. Elaboración y presentación del Proyecto de Gestión Documental y Sistematización Integral del Fondo de Desarrollo Económico del Distrito Federal (FONDECO).


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SERVICIOS.

I. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS.

1. Procesos archivísticos de:

Identificación.

Armado de Expedientes.

Depuración y expurgo. Actividades que implican retirar aquellas copias del mismo asunto que resultan inútiles, duplicado de información,

Limpieza, retirar grapas, clips, broches, etc. que obstruyan su proceso de digitalización.

Foliado de los documentos.

Cosido de expedientes, que de mutuo acuerdo se seleccionará la posición de la perforación para su cocido correspondiente (lateral izquierdo o parte superior).

Realizar la captura de información en un formato estandarizado.

Inventario general tomando en cuenta: contenidos de expedientes, cronología, destino final (eliminación o conservación), número de caja y ubicación.

2. Proceso archivísticos complementarios.

Colocación de carátulas a los expedientes.

Colocación de Carátulas o Identificadores en caja de expedientes.

Pre-valoración de baja documental. Proceso que se realiza en conjunto con los responsables asignados por el área.

3. Elaboración de un Inventario pormenorizado pudiendo tomar los siguientes datos como referencia o en su defecto de mutuo acuerdo con el cliente:

No. de Caja.

No. Consecutivo de Expediente.

Clave o Código de Clasificación (este es opcional y se sujeta a que cuente con ella).


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Título.

Asunto o Materia.

Productor (Ente o persona que inicia el asunto).

Tipología (pueden ser oficios, fotografías, CD, planos, contratos, actas, formatos, etc.).

Periodo de trámite. Si cuenta con ello se colocará Año de Inicio y Año de cierre.

Valores documentales. Pudiendo ser: Administrativo, Legal, Contable o Fiscal.

Clasificación de la Información. Esta se puede definir en conjunto con los responsables y podrá ser: Reservada (que conforme a la normatividad, se indicará la fecha de la reserva y su apertura) o Confidencial.

Ubicación. Identificación del expediente, caja en que se localiza, así como, su el espacio físico (oficina, bodega, etc.).

Estado de Conservación. El cual podrá contemplar: óptimo, papel quebradizo, con humedad, rasgado, etc.

Confidencialidad en el manejo de sus documentos clausulado en contrato.

II. Digitalización de los documentos a traves de un Sistema de Gestión Documental.

El cual con lleva el desarrollo a la medida e implementación del Sistema que permita la organización y conservación de los archivos en posesión de la institución, a fin de llevar a cabo el control de los archivos de trámite, concentración e históricos, conforme la incorporación de la clasificación y que con ello permita realizar las transferencias, primaria y secundaria, así como las bajas documentales. Que por ende permita integrar las imágenes digitalizadas, al expediente correspondiente. Así como la elaboración o en su caso actualización de los diversos instrumentos de control archivístico formatos de inventario, carátulas de expediente, formatos de transferencia primaria y secundaria, formatos de préstamo de documentos, guía simple.


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III. RESGUARDO DE ARCHIVO.

Nuestro principal propósito es liberar los espacios productivos de las instalaciones y hacer que estos cumplan con su objetivo real; producir. Actualmente REHESA CONSULTORÍA, S.C., cuenta con una capacidad instalada para guardar y custodiar su archivo. Características con las cuales podemos ofrecer una respuesta inmediata a sus requerimientos de almacenaje y consulta de sus archivos. Al utilizar nuestros servicios, podrá obtener de inmediato grandes ahorros ya que únicamente pagará por el espacio ocupado por sus archivos, reduciendo con esto el pago de espacios innecesarios. Entre los servicios que se pueden ofrecer se encuentran:

Tecnología de código de barras para administrar a nivel caja o expediente. Sala de consulta con, internet, escaneo, impresión y copiado. Cajas de alta resistencia garantizadas durante el contrato y/o tiempo de resguardo. Envío a nivel documento vía fax o e-mail. Orden de Servicio programada para múltiples consultas y ahorro de envíos. Facturación por Centro de Costo y separación de movimientos. Envíos en horarios predeterminados, inmediatos o sin restricción. Atención personal en sitio y el tiempo de respuesta menor a 15 minutos. Confidencialidad en el manejo de sus documentos clausulado en contrato. Servicios de envío y consulta. Reporte periódico sobre documentos en tránsito o sujetos de depuración.


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1. RECEPCIÓN.

El primer proceso para la recepción adecuada de su archivo, es el tener un inventario pormenorizado sea por expediente y por caja, posterior a ello determinar y sustituir las cajas que pongan en riesgo la integridad de su archivo.

2. SEGURIDAD.

La seguridad es muy importante para nosotros por eso manejamos:

Parque industrial con seguridad.

Circuito cerrado de televisión con infrarrojo y grabador.

Alarma de intrusión monitoreada y sensores de movimiento.

Zona antisísmica, y estantería estructural anclada a cimentación soporte.

Elevación de 1.7m sobre nivel calle para evitar inundaciones.

Controles de polvo, plagas y humedad.

Equipo FireAde2000 para extinción de incendios.

Teclado electrónico de acceso personalizado.

Uso de linternas para eliminar el cableado y cortos eléctricos.

Sistema de detección de humo y fuego adecuados a protección civil.


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3. CAJA.

REHESA CONSULTORÍA, S.C, en su catálogo de productos, ofrece una caja de formato mixto (Carta-oficio), que proporciona una gran versatilidad y funcionalidad de operación, ya que optimiza al máximo su ocupación interna y da la posibilidad de un ágil manejo para cualquier persona sin que esta se dañe, como pasa tradicionalmente con las cajas de archivo, que por su diseño y dimensiones ofrece grandes ventajas y reducción de costos a sus usuarios. Su diseño y consistencia en los materiales empleados, ofrece una durabilidad 10 veces superior a las cajas de archivo que actualmente existen en el mercado además de facilitar su manejo, optimiza notablemente el espacio de almacenaje de sus documentos.


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4. CONSULTA.

El procedimiento para llevar a cabo consultas al archivo en resguardo podrá ser tan variada como los mismos requerimientos del cliente. Actualmente ponemos a su disposición diversos tipos de servicio como lo son:

Consulta en nuestras instalaciones.

Consulta en las instalaciones del solicitante.

Consulta vía electrónica. Todos estos servicios podrán ser llevados a cabo por expediente, caja o medio magnético según los requerimientos y el documento resguardado. El archivo requerido, estará disponible en el lugar que señale el cliente a más tardar en 24 hrs. posteriores a la solicitud, o bien si la misma es en el mismo sitio, estará disponible en cuestión de minutos.

5. ENVÍO.

Para el envío y recolección de su archivo, contamos con equipo de transporte y personal altamente capacitado para hacer este proceso un movimiento ágil seguro. Podrá estar tranquilo de recibir su archivo en la comodidad de tus instalaciones o bien, liberar su espacio productivo en un tiempo satisfactorio.

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