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Portada

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Contaduría Pública Autorizada

Tesis presentada previa a la obtención del título de: Contador Público

Autorizado

Tema:

“Propuesta de un manual contable en la unidad educativa

Grancolombiano”

Autores:

Carlos Julio Gómez Magallanes

John Javier Pulla Gordillo

Tutor:

Eco. Christian Miguel Cordero Nicolaide MSc.

Palabras clave:

MANUAL CONTABLE, CONTABILIDAD, PROCEDIMIENTOS

GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2018

ii

Ficha de Registro de Tesis/Trabajo de Graduación

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: PROPUESTA DE UN MANUAL CONTABLE EN LA UNIDAD

EDUCATIVA GRANCOLOMBIANO

AUTORES:



TUTOR: Eco. Christian Miguel Cordero

Nicolaide MSc.

REVISOR:

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Contaduría Pública Autorizada

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.:

ÁREAS TEMÁTICAS: Contabilidad

PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Manual contable, Contabilidad, Procedimientos

RESUMEN/ABSTRACT:

N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL:

ADJUNTO PDF SI ( x ) NO ( )

CONTACTO CON AUTOR/ES:

Teléfono:

E-mail:

CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN

Nombre: Ab. Elizabeth Coronel Castillo, Secretaria de la

Facultad

Teléfono: 2282187

E-mail: [email protected]

mailto:[email protected]

iii

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

Certificación de Urkund

El presente trabajo denominado Propuesta de un manual contable en la unidad

educativa Grancolombiano. Ha pasado por un análisis de plagio dando como resultado

que tiene de similitud según el informe del servicio de análisis documental remitido por el

software URKUND, lo cual se considera aceptable.

------------------------------------------------------------- Eco. Christian Miguel Cordero Nicolaide MSc.

TUTOR

iv



ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA Certificación del tutor

Certificación del Tutor

Ing. Comercial.

Leonor Morales Gallegos, MSC

Directora de Carrera

Ciudad.-

De mis consideraciones:

Envío a Ud. El Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación

Propuesta de un Manual Contable en la Unidad Educativa Grancolombiano, de los

estudiantes Gómez Magallanes Carlos Julio y John Javier Pulla Gordillo, indicando han

cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación.

Los estudiantes demuestran conocimiento profesional integral.

El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo

de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes que los estudiantes están aptos para continuar con el proceso de revisión final.

Atentamente,

------------------------------------------------------

EC. CHRISTIAN CORDERO NICOLAIDE

C.I. 0910341981

v




LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO

COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS

Yo, Gómez Magallanes Carlos Julio con número de cédula # 0920035581, y Pulla Gordillo

John Javier con número de cédula # 0926973223 certifico que los contenidos desarrollados en

este trabajo de titulación, cuyo título es “PROPUESTA DE UN MANUAL CONTABLE EN LA

UNIDAD EDUCATIVA GRANCOLOMBIANO” son de mi absoluta propiedad y

responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECOMÍA SOCIAL

DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una

licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con

fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo,

como fuera pertinente

--------------------------------------------------------------

GOMEZ MAGALLANES CARLOS JULIO

C.I. Nº. 0920035581

--------------------------------------------------------------

PULLA GORDILLO JOHN JAVIER

C.I. Nº. 0926973223

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares

de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el

caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos

superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos

públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como

trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros

análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos

patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia

gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

vi

Dedicatoria

El presente trabajo de investigación lo dedicó con mucho cariño a mi madre Sra. Rosa

Magallanes Vda. de Gómez, quien desde mi infancia fue la promotora de construir la vida que hoy

tengo, por su valioso sacrificio durante todas las etapas de mi formación académica, una gran mujer

una excelente madre y sobre todo un gran ser humano que con humildad y trabajo me convirtió en

un profesional en la docencia para luego con ese ejemplo continuar con otra carrera profesional

como lo es la Contaduría Pública, también dedico este logro a mi querida hija Kiara Kamila a ese

pedacito de mi vida que me inspira para continuar preparándome día a día, y como no dedicarle

este triunfo a la memoria de mi padre Sr. Moisés Gómez Bueno quien desde el cielo es mi ángel que

guía mis pasos.

Carlos Gómez Magallanes

vii

Dedicatoria

Dedico este importante trabajo de investigación principalmente a Dios, por haberme dado la

oportunidad de venir a este mundo, por mantenerme en el camino de fe y esperanza, y

permitirme llegar a este momento importante de mi carrera profesional, a mi madre Martha

Gordillo, por brindarme y enseñarme valores importantes como el respeto y la perseverancia,

por ser el pilar fundamental de mi niñez y adolescencia, por darme un arma hermosa como el

estudio y su amor incondicional de mama. A mi amada esposa y amiga Iveth por ser mi gran

apoyo en este camino de mi carrera, porque supo darme fuerzas cuando las necesitaba, por ser

esa mujer que me ha ensañado muchas cosas buenas para ser mejor persona, a mi querida hija

Chloe que es mi motor, mi alegría y me motiva a seguir creciendo como padre. A mi compañero

Carlos, porque decidimos hacer un gran equipo de trabajo para poder lograr esta meta.


viii

Agradecimiento

Agradezco a Dios por la vida que tengo y por las fuerzas que me da cada día en cada una de las

actividades que llevo a cabo, mi profundo agradecimiento a mis hermanos Esperanza, Mérida, Olga,

Maritza, Fernando y Héctor quienes siempre me ven como un ejemplo a pesar de mis defectos, los

quiero hermanos y como no a mis padres por construir la familia que tenemos a ti Rosita mamá

amada y Moisés allá en el cielo, también mi agradecimiento a mis amigos de trabajo por su apoyo

moral, y a cada uno de los catedráticos que en el transcurso de mi carrera aportaron con el

conocimiento para mi formación en la hermosa profesión de Contador, a ese gran compañero y

amigo John Javier Pulla Gordillo por su valiosa amistad y apoyo durante este proceso para lograr

juntos la meta propuesta en nuestra formación académica.

Carlos Gómez Magallanes.

ix

Agradecimiento

Quiero darle mi sincero agradecimiento a Dios por ser mi guía en este arduo camino, por

cuidarme en todo momento, por enseñarme que a pesar de tener dificultades siempre hay una

solución para los obstáculos que se presenten, agradecerle a mi padre por su apoyo, sus buenos

consejos y por su cariño, a mi madre en especial que se convirtió en el pilar fundamental de mi vida,

porque con su apoyo y compresión no estaría donde estoy ahora y no me hubiera convertido en el

profesional que soy. Agradecerle con mucho cariño a mi primo Daniel, que me enseño muchas cosas

que me ayudaron a desarrollarme profesionalmente en mi carrera, por su apoyo, trabajo, y ejemplo

del cual admiro mucho. También agradecer a la prestigiosa empresa Policonstruc SA, que me ha

dado la oportunidad de trabajar y aprender con ellos, por brindarme su apoyo en la parte

profesional.

También quiero agradecer de todo corazón a esa persona que es especial en mi vida, mi amada

esposa, que, gracias a su sincero amor y apoyo, me ha ayudado mucho a seguir luchando por mis

metas, e ideales, agradecerle porque nunca me ha defraudado porque me has ayudado a seguir

perseverando, son tantas las palabras de agradecimiento que te tengo amor de mi vida. A mi chinita

hermosa mi hija Chloe Isabella, tú también formas parte de este logro hija mía.

Expresarle mi agradecimiento a mi tutor el Ing. Christian Cordero, por ser mi guía para poder

culminar mi trabajo de titulación, a todos mis profesores de mi prestigiosa carrera, y finalmente a

mi compañero Carlos Gómez, por formar parte del equipo de trabajo de nuestra tesis


x




“PROPUESTA DE UN MANUAL CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA

GRANCOLOMBIANO”



Autores:


Tutor:

El presente trabajo de investigación está compuesto por cuatro capítulos en los cuales se

describe la problemática hasta la propuesta para una posible solución en los procesos contables

en la Unidad Educativa Grancolombiano, la Institución se encuentra ubicada al sur de la ciudad

de Guayaquil la misma que no cuenta con un equipo de trabajo direccionado a realizar tareas

específicas en el área contable, se plantea como objetivo general implementar un manual

contable para mejorar los procesos internos en el departamento de contabilidad, en el trabajo de

investigación se muestra una síntesis de varios proyectos vinculados con el tema propuesto, en el

marco teórico se hace énfasis sobre el control interno sus objetivos, la importancia y sus

características, así como también se refiere a los manuales y los respectivos procesos y

procedimientos administrativos que se emplean para un correcto funcionamiento en el

departamento contable, el diseño de la investigación es no experimental porque se realiza sin

alterar en forma intencional ninguna variable, ya que se analizó los hechos tal como se presentan

en su tiempo, finalmente se propone desarrollar un manual contable esta propuesta beneficiará

tanto a la empresa como a sus empleados del departamento de contabilidad, el manual cuenta con

los respectivos procedimientos para la ejecución de las actividades en cuanto se refiere a

elaboración de estados financieros, pago de impuestos y cuentas por cobrar.

Palabras Claves:

Manual Contable - Contabilidad - Procedimientos

xi




“PROPOSAL OF AN ACCOUNTING MANUAL IN THE GRANCOLOMBIANO EDU-

CATIONAL UNIT”



Authors:


Tutor:

Abstract.

The present research work is composed of four chapters in which the problem is described up to

the proposal for a possible solution in the accounting processes in the Grancolombiano Educa-

tional Unit, the Institution is located south of the city of Guayaquil, which is not has a work team

directed to perform specific tasks in the accounting area, as a general objective to implement an

accounting manual to improve internal processes in the accounting department, the research

work shows a synthesis of several projects related to the proposed topic, in the theoretical

framework emphasizes on the internal control of its objectives, the importance and its character-

istics, as well as refers to the manuals and the respective processes and administrative procedures

that are used for a proper functioning in the accounting department , the design of the investiga-

tion is not expe experimental because it is done without intentionally altering any variable, since

the facts as they are presented in their time were analyzed, finally it is proposed to develop an

accounting manual, this proposal will benefit both the company and its employees of the ac-

counting department, the Manual has the respective procedures for the execution of the activities

as regards the preparation of financial statements, payment of taxes and accounts receivable.

Keywords:

Accounting Manual - Accounting - Procedures

xii

Tabla Contenido.

Portada ......................................................................................................................................... i

Ficha de Registro de Tesis/Trabajo de Graduación .................................................................... ii

Certificación de Urkund ............................................................................................................ iii

Certificación del tutor ............................................................................................................... iv

Certificación del Tutor .............................................................................................................. iv

Dedicatoria ................................................................................................................................ vi

Dedicatoria ............................................................................................................................... vii

Agradecimiento ....................................................................................................................... viii

Agradecimiento ......................................................................................................................... ix

Abstract. .................................................................................................................................... xi

Tabla Contenido. ...................................................................................................................... xii

Índice de Tablas. ..................................................................................................................... xvii

Índice de Figuras. .................................................................................................................. xviii

Portada ........................................................................................................................................ 1

Capítulo I .................................................................................................................................... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................... 1

1.1. Antecedentes del problema ....................................................................................... 1

1.2. Planteamiento del problema ...................................................................................... 2

1.3. Sistematización del problema ......................................................................................... 4

xiii

1.3.1 Planteamiento de las hipótesis de investigación ....................................................... 4

La sistematización se plantea de la siguiente manera: ....................................................... 4

1.- ¿Cómo es la realidad de los procesos contable de la unidad educativa

“Grancolombiano”? ................................................................................................................ 4

1.3.2 Objetivo general ........................................................................................................ 4

1.3.3 Objetivos específicos ................................................................................................ 4

1.3.4 Justificación de la investigación ................................................................................ 5

1.3.4.1 Justificación teórica ................................................................................................ 5

1.3.4.2 Justificación práctica .............................................................................................. 5

1.3.4.3 Justificación metodológica ..................................................................................... 5

1.4. Delimitación de la Investigación ..................................................................................... 6

1.5. Hipótesis General: ........................................................................................................... 6

1.5.1. Variable independiente: ............................................................................................ 6

1.5.2. Variable dependiente: ............................................................................................... 6

1.6. Operacionalización de las Variables ............................................................................ 7

Capítulo II .................................................................................................................................. 8

2. MARCO TEORICO ............................................................................................................... 8

2.1. Antecedentes teóricos ...................................................................................................... 8

2.2. Marco teórico .................................................................................................................. 9

2.2.1. El control. ................................................................................................................. 9

xiv

2.2.2. Control interno. ...................................................................................................... 10

2.2.3. Objetivos del control interno .................................................................................. 10

2.2.4. Importancia. ........................................................................................................... 10

2.2.5. Características del control interno. ..........................................................................11

2.2.6. Manual de control interno. ..................................................................................... 12

2.2.7. Objetivos específicos del manual de control interno ............................................. 12

2.2.8. Contabilidad ........................................................................................................... 12

2.2.9. Importancia de la contabilidad ............................................................................... 13

2.2.10. Principios de contabilidad generalmente aceptados ............................................. 14

2.2.11. Manuales .............................................................................................................. 15

2.2.12. Procesos ................................................................................................................ 15

2.2.12. Procedimientos administrativos ........................................................................... 16

2.2.12. Objetivos de los manuales .................................................................................... 16

2.2.14. Clasificación de los manuales .............................................................................. 17

2.3. Marco conceptual .......................................................................................................... 19

2.4. Marco contextual ........................................................................................................... 21

2.4.1. Reseña Histórica. .................................................................................................... 21

2.4.2. Localización de la empresa .................................................................................... 21

2.4.3. Misión. ................................................................................................................... 21

2.4.4. Visión. .................................................................................................................... 22

xv

2.4.5. Objetivos ................................................................................................................ 22

2.4.6. Estructura organizacional actual ............................................................................ 23

2.5. Marco legal .................................................................................................................... 24

Capitulo III ............................................................................................................................... 32

3. Marco Metodológico ............................................................................................................ 32

.1. Diseño de la investigación............................................................................................... 32

3.2. Tipo de la investigación ................................................................................................ 33

3.3. Población ....................................................................................................................... 33

3.4. Muestra .......................................................................................................................... 34

3.5. Técnicas e instrumentos de investigación ..................................................................... 35

3.6. La encuesta a el propietario y /o encargados. ................................................................ 38

3.7. Análisis de los resultados. ............................................................................................. 46

Capitulo IV. .............................................................................................................................. 48

4. La Propuesta. ........................................................................................................................ 48

4.1. Tema. ............................................................................................................................. 48

4.2. Justificación ................................................................................................................... 48

4.3. Objetivo general ............................................................................................................ 49

4.4. Objetivos específicos .................................................................................................... 49

4.5. Descripción ................................................................................................................... 49

4.5.1. Organigrama organizacional del departamento contable ....................................... 50

xvi

4.5.2. Crear controles adecuados en el departamento contable ........................................ 51

4.5.3. Funciones generales del área contable. .................................................................. 51

4.5.4. Políticas. ................................................................................................................. 52

4.5.5. FODA. .................................................................................................................... 54

4.5.6. Actividades. ............................................................................................................ 57

4.5.7. Manual contable ..................................................................................................... 60

4.6. Conclusiones de la propuesta ........................................................................................ 90

4.7. Recomendaciones .......................................................................................................... 91

Bibliografía .............................................................................................................................. 92

xvii

Índice de Tablas.

Tabla 1. Operacionalización de la Variable. ............................................................................... 7

Tabla 2. Muestra a ser encuestada de la unidad educativa Gran Colombiano ......................... 35

Tabla 3. Confiabilidad en los controles en el departamento contable ...................................... 38

Tabla 4. Los procesos contables cumplen con los objetivos ................................................... 39

Tabla 5. Políticas contables fijadas por la Gerencia ................................................................. 40

Tabla 6. Funciones contables controladas ................................................................................ 41

Tabla 7. Efectividad y utilidad de un manual contable ............................................................ 42

Tabla 8. Optimización de tiempo y recursos ............................................................................ 43

Tabla 9. Necesidad de proponer un manual contable .............................................................. 44

Tabla 10. Reducción de riesgos en el departamento contable .................................................. 45

Tabla 11. Análisis integral de las encuesta ............................................................................... 46

Tabla 12. FODA para el área contable de la Unidad Educativa “Grancolombiano”, .............. 55

xviii

Índice de Figuras.

Figura 1. Localizacion de la unidad Educativa Grancolombiano ............................................ 21

Figura 2. Organigrama Estructural actual de Unidad educativa Grancolombiano .................. 23

Figura 3. Confiabilidad en los controles contables ................................................................. 38

Figura 4. Los procesos contables y su cumplimiento con los objetivos .................................. 39

Figura 5. Políticas contables fijadas por la Gerencia .............................................................. 40

Figura 6. Funciones contables controladas .............................................................................. 41

Figura 7. Efectividad y utilidad de un manual contable .......................................................... 42

Figura 8. Optimización de tiempo y recursos .......................................................................... 43

Figura 9. Necesidad de proponer un manual contable. ........................................................... 44

Figura 10. Reducción de riesgos en el departamento contable. .............................................. 45

1

Portada

Capítulo I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Antecedentes del problema

En toda empresa es primordial la aplicación de un manual de procesos contables para la

correcta operatividad de la organización y para la preparación eficaz de los estados financieros

que permitan conocer la situación real del negocio, en todo momento.

(Crespo coronel & Suárez Briones , 2014) En su tesis planteó como objetivo general Elaborar

el diseño, implantación y fortalecimiento del sistema de control interno (SCI) para la empresa

Multitecnos S.A, aplicando el método inductivo y deductivo, llegando a la conclusión de “La

carencia de vigilar, controlar y evaluar el control interno en la empresa provocara que se vuelva

vulnerable a fraudes y a su vez disminuyendo salvaguardar los recursos que posee.

Este trabajo se vincula a la presente investigación con la problemática y la propuesta, un

control interno en la compañía mitigara los posibles errores al momento de la elaboración de la

información contable. Si el control interno es eficaz podrá establecer saldos contables razonables

y generar información en el menor tiempo posible, además mejorar el ambiente de control, la

ejecución y desarrollo de actividades operativas eficientes, establecimientos de niveles de

autoridad y jerarquía”

(Palacio Montaner, 2005) en su tesis planteó como objetivo general proponer un manual de

políticas y procedimientos contables – administrativos para la empresa Pro – Ambiente, SA

Maturín Estado Monagas, utilizando el diseño de investigación de campo – documental que se

basa en la recopilación de datos y cualquier información desde la fuente primaria de la empresa.

2

Llegando a la conclusión que: “se debe de tomar en cuenta al elaborar un manual de políticas y

procedimientos contables- administrativas es básico que se conozcan las funciones que se

realizan en cada uno de los cargos dentro de la empresa para poder establecer los procedimientos

a ejecutar y así llegar a optimizar los procesos gerenciales y agilizar la toma de decisiones de la

organización.” Por lo tanto se relaciona con la presente investigación confirmando a la vez

importancia de aplicar manuales de control en las organizaciones.

1.2. Planteamiento del problema

En el transcurso del tiempo, la contabilidad evoluciona de manera considerable y este seguirá

este proceso afectado a los cambios que se encuentra expuesto el proceso contable, en un mundo

globalizado donde la parte contable va de la mano con la teleinformática, el trabajo contable

debe suministrar información eficiente para la toma de decisiones más idóneas, este proceso se

ve afectado e involucrado cruzando fronteras con normas que regularizan los estado financieros

y a su vez generan una fácil comprensión en un lenguaje universal. “La contabilidad, es una

herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones

que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad

aunque todas estas definiciones tienen algo en común” (Josar, 2011) Las instituciones

educativas privadas son consideradas como empresas de servicio por lo tanto deber alinearse a

las normativas legales en el ámbito contable

Las Unidades Educativas Particulares en el Ecuador son organizaciones que se dedican a

brindar servicios de educación a cambio de una retribución económica, regulada por el

Ministerio de Educación, valores que se fijan según el rango de la Institución Educativa, de

acuerdo a la Ley Orgánica de Educación Intercultural y su respectivo reglamento, en lo que se

refiere a su figura empresarial existen instituciones que están constituidas como sociedades y

3

otras exclusivamente representadas por una persona natural, debido a la naturaleza de la

actividad económica de estas organizaciones deben cumplir todas las obligaciones con el Estado.

Al momento de conformarse como sociedades se deben de alinear a los parámetros de Ley en

cuanto a materia contable y tributaria se refiere, en el caso de las organizaciones educativas que

están representadas por una persona natural; y que, de acuerdo a su capital o ingresos se obligan

a llevar contabilidad, estas también deben contar con un manejo adecuado según las

disposiciones legales para su correcta operatividad.

Sin embargo, muchas de estas instituciones no cuentan con un diseño apropiado de procesos

contables, que le permitan llevar un registro adecuado de las operaciones que realizan

diariamente, es así que en la ciudad de Guayaquil se encuentra una entidad denominada Unidad

Educativa “Gran Colombiano” ubicada en la Cdla. Las Tejas Mz. 16 Sl.3 en el sur de la ciudad, a

continuación se detallan los antecedentes de esta investigación.

Propiedad de una persona natural.

No existe un equipo de trabajo direccionado a realizar estas tareas específicas.

Falta de procedimientos para el área contable.

No existen manuales contables.

Deficiencia en el manejo de la información contable.

No se cuenta con un sistema automatizado para el proceso de la información contable

de la unidad educativa

Desconocimiento total o parcial del personal asignado a las funciones contables

Las declaraciones son basadas en reportes simples de costos y gastos, las mismas que

son registradas en una hoja simple de cálculo informático.

No contar con información a apropiada, real y oportuna de la situación económica

contable de la unidad educativa.

4

Sanciones e interés por la no presentación a tiempo de impuesto no existe una

planeación estratégica calendarizada de esta actividad

Perdida de información física contable

No existe registros sistemáticos de las transacciones realizadas por la unidad educativa

No se establece responsabilidad respecto a la información contable

Por lo anterior expuesto es necesario realizar un manual contable para que se administren

adecuadamente la información registrada y se realícenlos informes adecuados derivados de esta

actividad optimizando tiempo y recursos

1.3. Sistematización del problema

1.3.1 Planteamiento de las hipótesis de investigación

Se plantea la hipótesis de la investigación con las siguientes interrogantes:

¿De qué manera incide la falta de un manual contable, en el registro de los procesos

contables, y la preparación de los estados financieros de la Unidad Educativa

“Grancolombiano”?

La sistematización se plantea de la siguiente manera:

1.- ¿Cómo es la realidad de los procesos contable de la unidad educativa “Grancolombiano”?

2.- ¿Cuáles son los factores que influyen en los registros de las operaciones contables de la

unidad educativa “Grancolombiano”?

3.- ¿Cómo mejorar el proceso contable de la unidad educativa “Grancolombiano?

1.3.2 Objetivo general

Implementar un manual contable para mejorar los procesos internos en el departamento de

contabilidad de la Unidad Educativa “Grancolombiano”.

1.3.3 Objetivos específicos

1. Diagnosticar la realidad de los procesos contables de la unidad educativa

Grancolombiano

5

2. Identificar los factores que influyen en los registros de las operaciones contables de la

unidad educativa “Grancolombiano

3. Diseñar un manual contable para mejorar los controles del área contable de la unidad

educativa Grancolombiano

1.3.4 Justificación de la investigación

1.3.4.1 Justificación teórica

El presente estudio determinara las limitantes en los procesos y procedimientos contables para

la unidad Educativa. El propietario del establecimiento podrá obtener una alternativa para crear

el manual contable que le permitirá optimizar los procesos contables, y la preparación efectiva de

los estados financieros. Los resultados de esta investigación contribuirán al eficiente manejo de

la información contable para ejecutar acciones de evaluación a cada involucrado en el proceso.

1.3.4.2 Justificación práctica

La elaboración de este proyecto de investigación es esencial para mejorar el aspecto contable

de la unidad educativa; evaluar y sugerir mejoras a los procesos existentes con referencia al

manejo de la información contable y fortalecer las actividades de contables, con el fin de

mantener las gestiones operativas, administrativas, financieras derivadas de este proceso y

ayudar a la correcta información financiera para la toma de decisiones de la entidad

1.3.4.3 Justificación metodológica

La investigación está basada en un diseño de campo, utilizando el método analítico

sumando a este proceso la sistematización de datos para determinar las suposiciones pertinentes

que lleven a la negación o afirmación de la hipótesis , adicionalmente se aplicara el método

inductivo y deductivo para reforzar el análisis de la información recolectada finalmente se

cuantificara estos para descubrir las propiedades y las características de la problemática

mediante la aplicación de un muestreo no probabilístico no intencionado.

6

1.4. Delimitación de la Investigación

País: Ecuador

Región: Costa

Provincia. Guayas

Cantón: Guayaquil

Campo: Contabilidad

Área: Contable

Tiempo: Periodo Fiscal 2017

Tema de la Investigación: “Propuesta de un manual contable, en la Unidad Educativa

Grancolombiano”

1.5. Hipótesis General:

Al elaborar un manual contable en la unidad educativa “Grancolombiano” se mejorará los

procesos contables y se optimizara la preparación de los estados financieros.

1.5.1. Variable independiente:

Manual contable

1.5.2. Variable dependiente:

Mejoras en los Procesos Contables

7

1.6. Operacionalización de las Variables

Tabla 1. Operacionalización de la Variable.

VARIABLES DEFINICION

CONCEPTUAL

DEFINICION

OPERATIVA

DIMENSIONES INDICADORES ITEMS O PREGUNTAS INSTRUMENTOS TECNICA

INDEPENDIENTE

:

El Manual contable

El manual es un

conjunto de

instrucciones,

debidamente

ordenadas y

clasificados, que

proporciona

información rápida y

organizada sobre las

prácticas

administrativas

El control interno

permite establecer

lineamientos y

pasos a llevar a

cabo en un

determinado

hecho para

salvaguardar

procesos

Políticas adecuadas para

la presentación de la

información contable

financiera

Identificar normas de

trabajo para el área

contable

Procedimientos a

realizar para cada

puesto de trabajo

Políticas,

procedimientos y

manual de

funciones en el

área contable

¿Es un manual contable?

¿Cree usted que el manual

contable mejoraría el

registro de las

operaciones diarias?

Entrevistas Cuestionario

DEPENDIENTE:

Mejora de los

procesos contables.

Coordinar, dirigir,

controlar y

autoevaluar las

diferentes funciones

del departamento de

contable

Llevar un

adecuado control

contable de las

diferentes

funciones para

cumplir con las

metas y objetivos,

así continuamente

controlar el buen

desenvolvimiento

de las operaciones

en el área

contable

Conocer las actividades

que se deben realizar

cada miembro del

departamento.

Responsabilidades

y procedimientos

Políticas de

control interno

Evaluación

continua del

control interno

¿Cómo se puede inculcar

al personal contable la

cultura de cumplir con los

procedimientos contables

¿Están debidamente

segregadas las funciones?

Entrevistas Cuestionario

Nota: Cuadro de Operacionalización de las variables en relación a la Investigación.

8

Capítulo II

2. MARCO TEORICO

2.1. Antecedentes teóricos

El presente trabajo de investigación se muestra una síntesis de algunos proyectos

investigativos vinculados con el tema propuesto las cuales anteceden este estudio y fueron

considerados como sobresalientes para presentar la misma. Estos trabajos nos sirven como apoyo

a nuestra investigación.

(Jiménez E., 2011) Expuso en su tema de investigación como objetivo general diseñar el

manual de normas y procedimientos para el departamento de Administración de Aserca Airlines

C. A con el propósito de ser empleado como instrumento para optimizar los métodos de trabajo

en donde enfocan el problema. En su tesis concluye diciendo: “la elaboración de Manuales de

Procedimientos, generará con su correcta práctica la uniformidad y el control del cumplimiento

de las rutinas de trabajo, evitando su alteración o distorsión a lo largo del tiempo y la duplicidad

de funciones.”, según lo mencionado se reconoce lo importante que es contar con un manual de

procedimientos porque adicionalmente a controlar las operaciones internas de la empresa

organiza las funciones del personal que labora en cada área establecida.

(Tamayo Guerra , 2010) desarrollo un trabajo de tesis en la universidad Tecnológica

Equinoccial de la ciudad de Quito, titulado “Diseño de un Manual de Procedimientos Contables

para la empresa Bopp del Ecuador Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito”, para la obtención

del título Licenciado en contabilidad y auditoría CPA, el trabajo de la investigación es de campo

y de carácter exploratorio, mediante el cual se detectó que el principal defecto en la compañía es

la ausencia de un manual de procedimientos, el cual estipula las funciones, procedimientos,

políticas y normas para la mejora en la ejecución de las transacciones. Además un manual de

9

procedimientos es diseñado según la estructura organizacional, objetivos y actividad a la que se

dedica, para obtener una eficiente puesta en marcha.

La presente investigación tiene relación con este trabajo en los objetivos, “Diseñar un Manual

de Procedimientos Contables para la empresa Bopp del Ecuador Cía. Ltda., mediante una

descripción de procesos responsabilidades, con el fin de proporcionar una herramienta que

permita entregar informes financieros de mejor calidad y en menor tiempo”. Llegando a la

conclusión, que el aporte de esta tesis se basa en documentar el trabajo que realizan los

empleados, utilizando procedimientos organizados, permitiendo un mayor control interno,

además de un mejor desarrollo de las actividades, normalizando el cumplimiento de las

tareas y sistematizando los procedimientos empleados, además instruye al personal para

alcanzar los objetivos de la empresa.

2.2. Marco teórico

2.2.1. El control.

El control interno es uno de los pilares fundamentales en las acciones y gestiones

administrativas, en esta etapa se ejecuta la comprobación de los proceso y el desempeño de

distintas áreas de una entidad, para determinar si se están alcanzando las metas planteadas de

forma eficiente, eficaz y proceder a tomar las acciones correctivas cuando un caso amerite.

Fayol, define al control como la verificación y constatación de la ejecución efectiva de los

objetivos trazados. “Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado,

con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las

debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.” (Fayol,

1985).

Münch indica que el control se fundamenta en la evaluación de la ejecución según lo planeado

10

a fin de tomar decisiones correctas en el momento indicado. “El control es la fase del proceso

administrativo a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos con relación a lo planeado

con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el proceso” (Münch, 2013).

Sotomayor señala al control como una etapa de inicio perteneciente al proceso funcional en

las organizaciones. “El Control representa por principio una etapa o fase dentro de un proceso

funcional, mismo que es identificado en toda organización independientemente del sector o giro

al que pertenezca” (Sotomayor, 2002).

2.2.2. Control interno.

Se define el control interno como un proceso efectuado por el consejo directivo de la empresa,

la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el

logro de objetivos

Sotomayor indica “el control interno representa un Plan integral de organización que

involucra a métodos y Procedimientos que debidamente entrelazados son aprobados y adoptados

por las organizaciones a efecto de salvaguardar su patrimonio” (Sotomayor, 2002)

2.2.3. Objetivos del control interno

El control interno según varios autores concuerdan en que los objetivos primordiales del

control interno pretenden referirse a salvaguardar los activos, mantener información contable y

oportuna, propone eficiencia, mantenerse apegados a las normativas y políticas de la

administración además la prevención de fraudes y la detección de errores conceptos totalmente

aplicable al departamento de crédito y cobranza

2.2.4. Importancia.

La importancia de una implementación y aplicación del control interno dentro del

departamento contable depende de la complejidad de la entidad, en cuando mayor y compleja

11

sea, mayor también será el interés de un oportuno sistema de control interno.

En este sentido el control interno comprende su interés en la optimización de recursos,

minimiza costos y previene errores, establece medidas para corregir actividades y de esta manera

alcanzar los objetivos determinados por la entidad direccionadas para el departamento contable.

Por lo cual, concluimos que la importancia del control interno permite determinar si las metas

y objetivos se están cumpliendo de manera idónea, por lo cual su uso conlleva a resultados en su

desempeño, eficiencia y eficacia los cuales son variables determinantes para la toma de

decisiones en las organizaciones.

2.2.5. Características del control interno.

Es un proceso; es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.

Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de

manuales de organización y procedimientos

En el departamento contable, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por los

procedimientos y procesos ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad

establecidos; y en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad

independientemente de su categoría ocupacional.

Aporta un grado de seguridad razonable, con relación al logro de los objetivos fijados; no

la total.

Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas relacionadas con el

departamento contable.

Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y

responsabilidad de los colectivos. (Ríos, Fonteboa Vizcaíno, Armada Trabas, & Santos

Cid, 2005)

12

2.2.6. Manual de control interno.

Es un documento que contiene en forma ordenada y sistematizada las instrucciones e

información sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos y actividades de la Unidad de

Control Interno de la institución (Córdoba, 2012).

Para el departamento de crédito y cobranza es aplicable pues mediante este instrumento se

dejaran parametrizadas las directrices necesarias para el manejo y ejecución de las actividades

dentro del área., creando niveles de controles necesarios de acuerdo a perfiles de cargos o

jerarquías dentro del organigrama organizacional.

2.2.7. Objetivos específicos del manual de control interno

Asegurar los activos del mal uso o fraude.

Que las actividades de ingresos o egresos de cualquier índole sean asociados a la

naturaleza institucional y estén debidamente registradas.

Establecer prácticas normadas adecuadas a los intereses institucionales.

2.2.8. Contabilidad

Contabilidad de acuerdo con la NIF A-1: “Es una técnica que se utiliza para el registro de las

operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemáticamente y

estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una

entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos” (CINIF, 2012)

(IDAT, 2010; Nieto Ojeda, 2010) “La contabilidad es una ciencia porque tiene normas, principios

y procedimientos que nos enseña a ordenar, analizar y registrar los documentos que intervienen

en las operaciones que realiza la empresa, en un periodo determinado con la finalidad de conocer

el resultado de su gestión.”

Se puede concluir que la contabilidades una herramienta esencial funcional en el proceso

13

operativo de una organización, proporcionando información de manera oportuna, veras y

efectiva, facilitando la toma de decisiones de las autoridades responsables y optimiza todo los

recursos encaminándolos para el logro de objetivos planteados.

2.2.9. Importancia de la contabilidad

(Nieto Ojeda, 2010) “la importancia de la contabilidad consiste en registrar o anotar todos los

hechos económicos acaecidos en una empresa. Su objetivo es proporcionar la mayor información

posible, tanto en lo acontecido durante un período de tiempo como del estado de la empresa en

una fecha determinada”.

La contabilidad facilita a la empresa recopilar la información correcta de las relaciones que

mantiene con las distintas áreas involucradas o relacionas, adicional como propósito pretende

reflejar el patrimonio real de la entidad permitiendo llevar un orden y control de las operaciones

gestionadas de la empresa, generando y permitiendo a los directivos de la entidad la información

idónea en el momento correcto para la toma más eficiente de las gestiones que afecten a la

organización

La información que proporciona la contabilidad no interesa sólo al empresario. También

interesa a otras personas o entidades como:

Instituciones o inversionistas que pretenderían invertir su capital, para de esta manera

estar salvaguardado que su dinero está siendo administrado de la mejor manera

Conocimiento de los movimientos generados por la entidad información ideal que

necesita conocer los socios y propietarios de la empresa

Entidades financieras para facilitar prestamos, pues necesitan conocer el estado

económico de el posible acreedor

El Ministerio de Economía y SRI, para saber si la empresa cumplen con sus

obligaciones fiscales debidamente.

Proveedores y acreedores, para comprobar que la empresa podrá hacer frente a sus

14

pagos y deuda.

La información que proporciona la contabilidad ha de cumplir unas exigencias mínimas o

requisitos con el fin de que sea útil para los usuarios. Debe ser:

Entendible de fácil comprensión.

Importancia relevante en movimientos específicos de la entidad

Debe ser información confiable y veras

Informacion que mantenga uniformidad para poder ser comparable con el historial de

la empresa

Oportunas. Elaborarse en el momento adecuado.

La contabilidad es de gran importancia para cualquier empresa u organización, sin importar el

tamaño de la misma, puesto que permite tener conocimiento del giro del negocio al llevar un

control de las actividades realizadas, se obtiene información del crecimiento de la empresa en el

transcurso del tiempo y su posicionamiento en el mercado. La información que se obtiene de la

correcta aplicación de ésta, permite plantear nuevas metas para la empresa, mejorar su

productividad, optimizar sus recursos y tener un mejoramiento continuo.

2.2.10. Principios de contabilidad generalmente aceptados

Los (P.C.G.A.) principios de contabilidad generalmente aceptados que se encuentras en vigor

en el país, se encuentran divididos en tres conjuntos.

Básicos.- Se consideran los que son fundamentales ya que orientan el accionar del profesional

contable.

Esenciales.-Guarda relación respecto a la contabilidad financiera en todos sus ámbitos y

aportan con las bases con las que se formulan otros principios.

Principios generales de operación.-Son aquellas en los que se establece el registro, medición y

presentación de toda la información financiera.

15

2.2.11. Manuales

Un manual es un libro que contiene lo más sustancial de un tema, y en este sentido, los

manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias

de personas y organizaciones (Torres, 1996)

Para el autor Duhalt K.M. Define al manual así, como un documento que contiene en forma

ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos,

organización de un organismo social que se consideran necesarios para la mejor ejecución de un

trabajo (Rodriguez Valencia , 2002)

En base a estas definiciones se puede decir que un manual es un documento que incluye una

serie de lineamientos a seguir sobre procesos, escenarios, situaciones, eventos, etc., los cuales

son implementados por las organizaciones para solventar problemas y lograr eficiencia, estos

manuales son realizados basados a experiencias y conocimientos de personas u organización que

han atravesado por circunstancias de la misma dimensión y forma logrando encontrar la

solución.

Los manuales, por otra parte, deben servir para explicar las normas más generales con un

lenguaje que pueda ser entendido por los empleados de todos los niveles, y en su caso por los

administradores, dando énfasis a la información de los procesos y procedimientos

administrativos. (Rodriguez Valencia , 2002)

2.2.12. Procesos

Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un

número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo

previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora sus

procesos (acciones) para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a sus

16

clientes y otros grupos de interés. (Rodriguez Valencia , 2002)

2.2.12. Procedimientos administrativos

“El procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la

actuación administrativa para la realización de un fin, tiene por finalidad esencial la emisión de

un acto administrativo al servicio de los intereses generales y no necesariamente la resolución

sobre una pretensión ajena, como ocurre en los procesos”. (Torres, 1996)

2.2.12. Objetivos de los manuales

En esencia, los manuales representan un medio de comunicación para señalar las decisiones

administrativas, que tienen como propósito señalar en forma ordenada y sistemática la

información.

Según su clasificación y grado de detalle, los manuales permiten cumplir con los siguientes

objetivos:

Presentar una visión de conjunto del organismo social.

Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades,

evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar

la uniformidad del trabajo.

Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y directrices.

Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas.

Facilitar el reclutamiento y la selección de personal

17

Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando

su incorporación a las distintas áreas.

Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos himnos y materiales.

2.2.14. Clasificación de los manuales

La clasificación de los manuales administrativos puede ser en función de criterios u otros caso

diversión, pero se puede resumir de la manera siguiente:

Por su contenido.- Como su nombre indica depende claramente de su contenido y se

deriva de la definición propia de un manual entregado, por lo tanto tendremos una

subclasificasion de manuales de:

Manual de Historia del Organismo.- Este manual describiría el historial de la organización su

acta de constitución, la problemática y esfuerzos realizados que tuvo que afrontar la entidad y

además la forma de administrar hasta el presente, los diferentes aspectos que han afectado al

crecimiento, adjuntado sus valores de institución

Manual de Organización: contiene el organigrama estructura de la empresa, detalla los

propósitos, organigramas, funciones hojas de responsabilidades, perfiles de, responsables de cada

área. Es necesario que cada área o departamento tenga su propio manual de organización y se

utiliza con mucha frecuencia como herramienta de inducción para el personal nuevo.

Manual de Políticas: Hace énfasis en los lineamientos que los colaboradores deben apegarse

para el correcto cumplimiento de las tareas de las distintas áreas que están involucradas en el

crecimiento de la entidad. Su propósito es ser una guía práctica de la manera de proceder con las

funciones asignadas para en lo posible no consultas con los superiores Sirven como guía en el

transcurso de las tareas asignadas para evitar consultando constantemente a los niveles

jerárquicos superiores sobre la forma de proceder ante determinada situación.

18

Manual de Procedimientos: Describe los procedimientos que debe hacer el personal para

determinada actividad, considerado como una guía de gran ayuda para el personal nuevo porque

les da la pauta de cómo proceder en la ejecución de sus funciones. El objetivo de un manual de

procedimientos es evitar el desperdicio de tiempo señalando quién, cómo, cuándo y dónde es

responsable de ciertas tareas.

Manual de Políticas y Procedimientos: Describen las actividades que debe seguir el personal

en la realización de las funciones de una organización. Además incluye la descripción de los

puestos de trabajo y áreas que intervienen, indicando su responsabilidad y participación,

generalmente contienen información muy útil que aporta para el adecuado desarrollo de las

actividades como ejemplos de los documentos, formularios, gráficos de los equipos o

maquinarias que se utilizarán.

Manual de Adiestramiento o Instructivo: Describe los procesos y actividades a realizarse en

un puesto de trabajo, pero en forma más detallada que un manual de procedimientos. El detalle

minucioso se debe a que va dirigido especialmente a personas que saben poco del tema o casi

nada. Por ejemplo, un instructivo de graduación para los estudiantes que egresan de su carrera

universitaria, ellos no tienen conocimiento de los trámites y pasos que deben seguir para

graduarse y en el instructivo se detallan todos esos aspectos, facilitando el trabajo al estudiante.

Manuales Técnicos: Describe cómo realizar las actividades operacionales de un área

funcional. Los manuales técnicos se crean con la finalidad de ser la fuente de conocimiento para

el personal de esa área y de información general para el personal que está relacionado con dicha

área. Sirve como base para futuras modificaciones.

Por la función específica. Al área de actividad de que trata el manual, así puede

haber manuales de:

19

Manual de Producción:

Manual de Compras:

Manual de Ventas:

Manual de Finanzas:

Manual de Contabilidad

Manual de Crédito y Cobranzas:

Manual de Personal.

2.3. Marco conceptual

Auditor: Este término se lo utiliza como referencia de la persona o personas que conducen la

auditoría, en su respectivo caso de firma.

Auditoría: Es la inspección de la contabilidad dentro de una empresa o entidad, realizada por

un auditor para así comprobar si los resultados de los ejercicios económicos de la empresa son

bien reflejados al término de su periodo contable.

Control: Cualquier medida que tome la dirección, el Consejo y otros, para mejorar la gestión

de riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La

dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar

una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas.

Control interno: Es importante en la estructura de una entidad tanto administrativa como

contable, porque de esta manera se asegura lo confiable que puede ser sus resultados económicos

al término de su periodo contable, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia.

Directiva: Conjunto o grupo de personas que dirigen, direccionan o gobiernan una empresa,

agrupación, institución o corporación.

Diseño: Utilizado en la definición de control interno, el diseño del sistema de control interno

20

tiene como propósito proporcionar un grado de seguridad razonable acerca de la consecución de

los objetivos. Cuando dicho propósito se logra, se puede considerar que el sistema es eficaz.

Eficacia: Capacidad para producir el efecto deseado o de ir bien para determinada cosa.

Fraude: Un acto intencionado realizado por una o más personas de la dirección, los

responsables del gobierno de la entidad, los empleados o terceros, que conlleve la utilización del

engaño con el fin de conseguir una ventaja injusta o ilegal.

Manual de control interno: Es un documento el cual está compuesto de forma ordenada las

instrucciones e información sobre las políticas, funciones procedimientos y actividades de una

entidad.

Método: Procedimiento que se utiliza o se sigue para conseguir algo. Modo ordenado y

sistemático de proceder para llegar a un resultado o fin determinado.

NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera, son las normas contables emitidas

por el Consejo De Normas Internacionales De Contabilidad, con el fin de unificar las normas

contables a nivel mundial, para que así sean globalmente aceptadas, compresibles y sobre todo

que tenga una alta calidad.

NIA: Normas Internacionales de Auditoría, las cuales se deben aplicar en la auditoría de los

estados financieros, esta contiene principios y procedimientos básicos que le sirven al auditor

para realizar dicha auditoría.

Optimizar: Conseguir los mejores resultados posibles se alguna situación.

Planificación: Resultado o acción de planificar alguna cuestión, tarea o actividad que lleva a

cabo un ser humano.

Riesgo: Es cuando el auditor da una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados

financieros de la entidad se encuentren con errores o fraudes.

21

Riesgo inherente: Este tipo de riesgo tiene ver exclusivamente con la actividad económica o

negocio de la empresa, independientemente de los sistemas de control interno que allí se estén

aplicando.

2.4. Marco contextual

2.4.1. Reseña Histórica.

La unidad educativa Gran Colombiano inicia sus actividades en el año 1986,actualmente

imparte edcucaion a 800 estudiantes,conformada por 45 docentes y 8 administrativos.

2.4.2. Localización de la empresa

Las instalaciones de la unidad educativa Gran Colombiano están ubicadas en la ciudadela las

Tejas Mz 3 v 3-8 al sur de la ciudad de Guayaquil, por estar ubicada en esta zona cuenta con

vías de acceso en buenas condiciones.

Figura 1. Localizacion de la unidad Educativa Gran Colombiano

2.4.3. Misión.

La Unidad Educativa Gran Colombiano tiene como misión "Formar integralmente a niños y

jóvenes con mentalidad creadora, solidaria, productiva y crítica, fortalecida en el desarrollo del

pensamiento y educación en valores y proveer a la sociedad de seres humanos competentes,

optimizando los procesos e impulsando el desarrollo eficaz de nuestro talento

22

humano, satisfaciendo las necesidades de los estudiantes, del desarrollo del país, y de sus

representantes"

2.4.4. Visión.

Ser una institución facilitadora de los aprendizajes significativos, detectar y desarrollar las

inteligencias múltiples cimentadas en fundamentos pedagógicos holísticos, pensamientos

renovadores, tecnologías modernas que permita una formación sustentable, productiva y

energizante para nuestros educandos.

Concebimos la educación como un proceso activo, dinámico y con sentido de liderazgo,

búsqueda de la excelencia y promueve la participación esencial de un grupo humano

consciente comprometido con el papel fundamental que desempeña.

2.4.5. Objetivos

-Lograr la información integral del educando en los aspectos físicos, psicológicos, éticos e

intelectuales, para que se convierta en un ser pensante, activo, creativo, capaz de construir sus

propios conocimientos, de tomar decisiones y en su momento determinado esté preparado a

resolver sus propios problemas y los de la comunidad educativa.

23

2.4.6. Estructura organizacional actual

Figura 2. Organigrama Estructural actual de Unidad educativa Gran Colombiano

Consejo Ejecutivo

Rectora

Vicerectora

Secretaria

Inspector General

Departamento de Consejeria Estudiantil

Docentes

Contabilidad

24

2.5. Marco legal

Constitución del Ecuador

La sección N° 4 del art. 213 indica que las Superintendencias son organismos técnicos

encargados de vigilar, intervenir y controlar las actividades económicas de las empresas públicas

y privadas, además afirma que éstas cuentan con un sistema de control interno para evitar fraudes

y cumplir con los estados financieros.

En su artículo 26, determina que la educación es un derecho fundamental de las personas a lo

largo de su vida y un deber ineludible e inexcusable del Estado, que constituye un área prioritaria

de la política pública y de la inversión estatal, garantía de la igualdad e inclusión social y

condición indispensable para el Buen Vivir

La Ley Orgánica De Educación Intercultural (LOEI)

Art. 1.- Ámbito.- “La presente Ley garantiza el derecho a la educación, determina los

principios y fines generales que orientan la educación ecuatoriana en el marco del Buen Vivir, la

interculturalidad y la plurinacionalidad; así como las relaciones entre sus actores. Desarrolla y

profundiza los derechos, obligaciones y garantías constitucionales en el ámbito educativo y

establece las regulaciones básicas para la estructura, los niveles y modalidades, modelo de

gestión, el financiamiento y la participación de los actores del Sistema Nacional de Educación”

(LOEI, 2017).

“Art. 2.- Principios.- La actividad educativa se desarrolla atendiendo a los siguientes

principios generales, que son los fundamentos filosóficos, conceptuales y constitucionales que

sustentan, definen y rigen las decisiones y actividades en el ámbito educativo” (LOEI, 2017).

“Art. 4.- Derecho a la educación.- La educación es un derecho humano fundamental

garantizado en la Constitución de la República y condición necesaria para la realización de los

25

otros derechos humanos” (LOEI, 2017).

“Art. 5.- La educación como obligación de Estado.- El Estado tiene la obligación ineludible e

inexcusable de garantizar el derecho a la educación, a los habitantes del territorio ecuatoriano y

su acceso universal a lo largo de la vida, para lo cual generará las condiciones que garanticen la

igualdad de oportunidades para acceder, permanecer, movilizarse y egresar de los servicios

educativos. El Estado ejerce la rectoría sobre el Sistema Educativo a través de la Autoridad”

(LOEI, 2017) Nacional de Educación de conformidad con la Constitución de la República y la

Ley.

“Art. 6.- Obligaciones.- La principal obligación del Estado es el cumplimiento pleno,

permanente y progresivo de los derechos y garantías constitucionales en materia educativa, y de

los principios y fines establecidos en esta Ley” (LOEI, 2017).

“Art. 53.- Tipos de instituciones.- Las instituciones educativas pueden ser públicas,

municipales, fiscomisionales y particulares, sean éstas últimas nacionales o binacionales, cuya

finalidad es impartir educación escolarizada a las niñas, niños, adolescentes, jóvenes y adultos

según sea el caso” (LOEI, 2017).

“Art. 56.- Instituciones educativas particulares.- Las instituciones educativas particulares

están constituidas y administradas por personas naturales o jurídicas de derecho privado podrán

impartir educación en todas las modalidades, previa autorización de la Autoridad Educativa

Nacional y bajo su control y supervisión. La educación en estas instituciones puede ser

confesional o laica”. (LOEI, 2017).

Las instituciones educativas particulares están autorizadas a cobrar pensiones y matrículas, de

conformidad con la Ley y los reglamentos que, para el efecto, dicte la Autoridad Educativa

Nacional.

26

Las instituciones educativas privadas no tendrán como finalidad principal el lucro.

“Art. 57.- Derechos de las instituciones educativas particulares.- Son derechos de las

instituciones educativas particulares, los siguientes:

a. Cobrar las pensiones y matrículas de conformidad con el reglamento que emita la Autoridad

Educativa Nacional;” (LOEI, 2017).

b. Organizarse de acuerdo con sus estatutos y reglamentos, legalmente aprobados por la

Autoridad Educativa Nacional;

c. Ser atendidos y escuchados en sus requerimientos por la Autoridad Educativa Nacional o

local;

d. Ser evaluados de manera integral, de conformidad con la Ley, los reglamentos y

disposiciones emanadas de la autoridad educativa correspondiente;

e. Garantizar el debido proceso en todo procedimiento que la autoridad correspondiente

iniciare en su contra;

f. Asociarse para potenciar y apoyar pedagógicas y/o administrativas; sus funciones

g. Elegir a sus directivos y autoridades, de conformidad con sus estatutos y reglamentos

internos legalmente aprobados por la autoridad competente;

h. Articularse con otros centros educativos públicos o privados entre sí como parte del

Sistema Nacional de Educación;

i. Acceder a convenios de cooperación interinstitucional con el sector público o privado para

proyectos específicos que sean relevantes para el desarrollo educativo.

“Art. 58.- Deberes y obligaciones de las instituciones educativas particulares.- Son deberes y

obligaciones de las instituciones educativas particulares:

a. Garantizar la utilización de medidas de acción afirmativa a favor de los titulares de

27

derechos que se encuentran en condición de desigualdad, para el acceso y permanencia en el

servicio de educación que están autorizados a brindar;

b. Cumplir las medidas de protección impuestas por las autoridades judiciales o

administrativas a favor de las y los estudiantes en el establecimiento educativo;

c. Apoyar y proteger a las y los estudiantes u otras personas integrantes de la institución, que

hayan sido víctimas de abusos o delitos que atenten contra su integridad física, psicológica o

sexual, dictando la suspensión inmediata de funciones o actividades de el/los implicados, sin

perjuicio de las investigaciones y sanciones de orden administrativo, penal o civil que

correspondan;

d. Respetar los derechos de las personas y excluir toda forma de abuso, maltrato,

discriminación y desvalorización, así como toda forma de castigo cruel, inhumano y degradante;

e. Garantizar el debido proceso en todo procedimiento orientado a establecer sanciones a los

miembros de la comunidad educativa, docentes, trabajadores, padres, madres representantes

legales y estudiantes; trabajadoras de familia y o representantes legales y estudiantes;

f. Garantizar la evolución de participativa; construcción e implementación y códigos de

convivencia de forma participativa

g. Vigilar el respeto a los derechos de los y las estudiantes y denunciar ante las autoridades

judiciales y/o administrativas competentes las amenazas o violaciones de que tuvieren

conocimiento;

h. Poner en conocimiento de la Fiscalía General del Estado, en forma inmediata, cualquier

forma de abuso sexual o de cualquier otra naturaleza penal, sin perjuicio de las investigaciones y

sanciones de orden administrativo que correspondan en el ámbito educativo;

i. Participar en el circuito educativo correspondiente;

28

j. Construir consensuada y participativamente su código de convivencia;

k. Garantizar una educación de calidad;

l. Mantener en buen estado y funcionamiento su infraestructura, equipo, mobiliario y material

didáctico;

m. Cumplir con sus obligaciones patronales;

n. Proporcionar un mínimo de becas en los términos de los lineamientos generales que la

autoridad que otorgue las autorizaciones o reconocimientos haya determinado; y, o. Facilitar y

colaborar en las actividades de evaluación, inspección y vigilancia que las autoridades

competentes realicen u ordenen.” (LOEI, 2017).

Reglamento General A La Ley Orgánica De Educación Intercultural (RLOEI)

En el art.23 indica que “la educación escolarizada conduce a la obtención de títulos y

certificados de asistencia a la educación inicial, el certificado de terminación de la Educación

General Básica y el título de bachillerato mencionando adicionalmente que puede ser ordinario o

extraordinario” (RLOEI, 2017)

En el ART 39 menciona que “las instituciones educativas según los niveles de educación que

ofertan poder ser de Centro de Educación Inicial, escuela de Educación Básica, colegio de

bachillerato o Unidades educativas cuando el servicio corresponde a dos o más niveles de

educación” (RLOEI, 2017)

Art 42 “formaliza que las máximas autoridades en las Unidades Educativas son El Rector, el

vicerrector, El Inspector General El subinspector General adicionalmente hace hincapié que en

tofos los establecimientos educativos públicos, particulares y fiscomisionales la máxima

autoridad de ser el responsable de cumplir y hacer cumplir las disposiciones prescritas en la

Constitucion de la Republica, La ley Orgánica de Educación intercultural y demás normativas

29

que pueda expedir la Autoridad Educativa Nacional en todos sus niveles” (RLOEI, 2017).

Normas Internacionales de Auditoria (NIA)

Lineamientos de la NIA

Las NIA se utilizan como base fundamental para realizar procesos de auditorías

en los Estados Financieros de cualquier entidad.

Característica de la NIA

Las NIA tienen como características principales y fundamentales:

Principios y procedimientos básicos esenciales para el auditor.

Pueden ser interpretados en el contexto al momento de realizar la auditoría

Objetivo de la NIA

Es determinar, desarrollar y formular normas de auditoría uniformes de alta calidad

con la finalidad de proporcionar un mayor estándar de mejoramiento a la práctica de la

auditoría en las entidades.

Ley orgánica de régimen tributario interno

Art. 1.- “Objeto del impuesto. - constituye el impuesto a la renta total que alcancen las

personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de acuerdo

con las disposiciones de la presente Ley”. (LORTI, 2016)

Art. 4.-“Sujetos pasivos. - Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales,

las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país,

que alcancen ganancias gravados de acuerdo con las disposiciones de esta Ley. Los sujetos

pasivos se le imponen a llevar contabilidad, cancelaran el impuesto a la renta en base de los

resultados que arroje la misma.” (LORTI, 2016)

30

Art. 4.2.- “Residencia fiscal de sociedades. - Una sociedad tiene residencia fiscal en Ecuador

cuando ha sido constituida o establecida en territorio ecuatoriano, de acorde con la legislación

nacional”. (LORTI, 2016)

Art. 7.- “Ejercicio impositivo. - El ejercicio impositivo es año a año y comprende el periodo

que va del 1o. de enero al 31 de diciembre. Cuando la actividad generadora de la renta se inicie”

(LORTI, 2016).

Art. 8.- “Ingresos de fuente ecuatoriana. - Se considerarán de fuente ecuatoriana los

siguientes ingresos:

Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales, profesionales,

comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras de carácter económico

realizadas en territorio ecuatoriano, excepto los recibidos por personas naturales no residentes en

el país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador, cuando su remuneración u honorarios

son pagados por sociedades extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos por esta,

sujetos a retención en la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior por dichas

sociedades extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con

establecimiento permanente en el Ecuador. Se entenderá por servicios ocasionales cuando la

permanencia en el país sea menor a seis meses consecutivos o no en un mismo año calendario”

(LORTI, 2016).

Art. 11.- Pérdidas. – “En caso de liquidación de la sociedad o cese de sus actividades en el

país, el saldo de la pérdida acumulada durante los últimos cinco ejercicios será deducible en su

totalidad en el ejercicio impositivo en que acabe su liquidación o se realice la finalización de

actividades. No se aceptará la deducción de pérdidas por enajenación directa o indirecta de

activos fijos o corrientes, acciones, participaciones, otros derechos representativos de capital u

31

otros derechos que permitan la exploración, explotación, concesión o similares; de sociedades

domiciliadas o establecimientos permanentes en Ecuador, cuando la transacción tenga lugar entre

partes relacionadas o entre la sociedad y el socio o su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto

grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o entre el sujeto pasivo y su cónyuge o sus

parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. Para fines

tributarios, los socios no podrán recompensar las pérdidas de la sociedad en fecha posterior al 1o.

de enero, el ejercicio impositivo se cerrará obligatoriamente el 31 de diciembre de cada año”

(LORTI, 2016).

Art. 18.- “La Superintendencia de Compañías constituye, bajo su responsabilidad, un lis-

tado de sociedades, teniendo como base las copias que, según la reglamentación que expida

para el efecto, estarán obligados a proporcionar los funcionarios que tengan a su cargo el Re-

gistro Mercantil” (LORTI, 2016).

Art. 20.- “Las compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la

Superintendencia de Compañías, enviarán a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año:

a) Copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y

ganancias, así como de las memorias e informes de los administradores y de los organismos de

fiscalización establecidos por la Ley; b) La nómina de los administradores, representantes legales

y socios o accionistas; y, c) otra información que sea necesaria en el reglamento expedido por la

Superintendencia de Compañías” (LORTI, 2016).

32

Capitulo III

3. Marco Metodológico

En este capítulo se describen los métodos y técnicas para recolección de información,

tomando como guía textos y biografías.

Según (Sabino, 1992) “El estudio del método se denomina metodología, y abarca la

justificación y la discusión de su lógica interior, el análisis de los diversos procedimientos

concretos que se emplean en las investigaciones y la discusión acerca de sus características,

cualidades y debilidades”.

“Nos indica que el enfoque cualitativo se guía por áreas o temas significativos de

investigación, utilizando la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afirmar

preguntas de investigación en el proceso de interpretación” (Hernandez Sampieri , 2010)

Para llevar a cabo la presente investigación se empleó métodos de tipos cualitativos y

descriptivos puesto que se procede a describir los hechos y situaciones que conllevan a

identificar la necesidad e importancia de un manual contable.

.1. Diseño de la investigación

El diseño utilizado en esta investigación es no experimental porque se realiza sin alterar en

forma intencional ninguna variable, se analizó los hechos tal como se presentan en su tiempo

real sin alterar los tiempos determinados por cuanto la información recopilada fue directamente

de fuentes primarias del objeto de estudio.

El autor (Arias, 2012) define: “La investigación de campo es aquella que consiste en la

recolección de todos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los

hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variables alguna, es decir, el investigador

obtiene la información pero no altera las condiciones existentes”.

33

3.2. Tipo de la investigación

El tipo de investigación que se desarrolla es descriptiva pues primeramente se buscó un

enfoque del problema para establecer las afectaciones que perjudican a la unidad educativa,

llevando a cabo el análisis de los fenómenos que ocurren en las variables indicadas de la

hipótesis. (Arias, 2012) Indica: “La investigación descriptiva consiste en la caracterización de

un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento.

Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la

profundidad de los conocimientos se refiere”.

Adicionalmente menciona (Ortiz Flores, 2013) “mediante este tipo de investigación, que

utiliza el método de análisis, se logra caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta,

señalar sus características y propiedades.”

Con la información obtenida para plantear la propuesta se aplicó inicialmente la investigación

de tipo exploratoria por las indagaciones previas en el área contable de la unidad educativa Gran

Colombiano detectando las dificultades lo que reveló el mal funcionamiento realizado, para

posteriormente dar soluciones sugeridas en la tesis.

Finalmente el autor (Arias, 2012) indica: “La investigación exploratoria es aquella que se

efectúa sobre un tema u objeto desconocido o poco estudiado, por lo que sus resultados

constituyen una visión aproximada de dicho objeto, es decir, un nivel superficial de

conocimientos”.

3.3. Población

Se denomina población “en términos más precisos población objetivo, es un conjunto finito o

infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las

conclusiones de la investigación” (Arias, 2012), esta queda delimitada por el problema y por los

34

objetivos del estudio.

3.4. Muestra

La muestra, “es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la población

accesible” (Arias, 2012) adicional indica que el muestreo no probabilístico “es un procedimiento

de selección en el que se desconoce la probabilidad que tienen los elementos de la población para

integrar la muestra” (Arias, 2012) sumando a este concepto que puede ser intencional

refiriéndose al mismo de esta manera “en este caso los elementos son escogidos con base en

criterios o juicios preestablecidos por el investigador” (Arias, 2012).

(Tamayo y Tamayo, 2011), “confirma que la muestra es el conjunto de elementos

que se toma de la población, para analizar un fenómeno estadístico”.

Muestreo aleatorio simple: la forma más común de obtener una muestra es la selección al

azar. Es decir, cada uno de los individuos de una población tiene la misma posibilidad de ser

elegido. Si no se cumple este requisito, se dice que la muestra es viciada. Para tener la seguridad

de que la muestra aleatoria no es viciada, debe emplearse para su constitución una tabla de

números aleatorios

Muestreo No Probabilístico: no se conoce la posibilidad que tiene cada factor de la población

de formar parte de la muestra.

Unidad de análisis: Corresponde a la entidad representativa de lo que va a ser objeto

específico de análisis en una medición y se refiere al qué o quién es objeto de interés en un

estudio.

Basándose en los conceptos antes mencionados llegamos a la conclusión que la población

comprende los empleados de la unidad educativa Gran Colombiano que están inmerso en las

actividades del área contable los mismos que tienen relación directa con la problemática. La

35

población o universo con la que se trabaja está conformado por un total de 4 personas siendo este

un número mínimo no se utilizó procedimiento de muestreo por la relación directa que tienen los

empleados en el área a evaluar siendo estos los siguientes:

Tabla 2. Muestra a ser encuestada de la unidad educativa Gran Colombiano

CARGO CANTIDAD

Propietario 1

Encargado Contable 1

Asistente Contable 1

Secretaria 1

Total 4

Nota: Personal seleccionado de la unidad educativa Gran Colombiano

3.5. Técnicas e instrumentos de investigación

Para poder recopilar datos en la investigación se hizo necesaria la aplicación de técnicas y

herramientas que se utilizó para el desarrollo de la misma. En primer lugar, se realizó la

recopilación de documentos siendo esta una técnica para obtener datos de información dentro de

los límites a investigar con la finalidad de obtener material que se estudie y sustentar la hipótesis

del problema basándose en referencias teóricas.

Además se utiliza la técnica de campo, la cual permite la observación en contacto directo con

el objeto de estudio acorde con la recolección de hechos que permitan confrontar la teoría con la

práctica en la búsqueda de resultados; de esta manera se forma parte del entorno a indagar

estableciendo un vínculo con los empleados que laboran en la áreas a estudiar.

Según (Sabino, 1992) explica que: “La observación científica puede definirse como el uso

sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que se necesitan para resolver un

problema de investigación. Dicho de otro modo, observar científicamente es percibir activamente

36

la realidad exterior con el propósito de obtener datos que, previamente, han sido definidos como

interés de investigación”.

El instrumento a utilizar en la presente investigación fue la encuesta, la cual es muy esencial

para la comunicación con la población, objeto del estudio, sin duda contribuye a conocer de

forma específica los intereses y resultados de las interrogantes a indagar. La ventaja esencial de

la encuesta es la manera más cómoda de quienes nos proporcionan información poder expresar

sus opiniones y expectativas los cuales son un aporte colaborador para las sugerencias en común

de los resultados finales del estudio.

Para (Arias, 2012) “La entrevista, más que un simple interrogatorio, es una técnica basada en

un diálogo o conversación “cara a cara”, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un

tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información”

El Autor (Arias, 2012) define a el cuestionario como “la modalidad de encuesta que se realiza

de forma escrita mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de

preguntas”

Según los conceptos antes mencionados y analizados utilizaremos la encuesta a la muestra

antes mencionada dándole una validez y fiabilidad para llevar a cabo una comparación de

respuestas en base a personas dentro de la unidad educativa conocedoras del tema, obteniendo un

análisis para la elaboración de un manual contable las mismas que contribuirán al desarrollo

integral de la unidad de estudio.

Modelo de encuesta

La presente encuesta tiene como objetivo principal obtener información sobre la actual

situación en el área contable. Los resultados van a ayudar a determinar la necesidad de mejoras

en el departamento estudiado. A continuación encontrarás una serie de afirmaciones y

37

preguntas, las cuales agradeceremos respondas con la mayor sinceridad y honestidad posible,

marcando la alternativa que mejor describa lo que piensas y/o conoces

1.- A su criterio personal, ¿son confiables los controles en el departamento contable?

SI NO

2.- ¿Los procesos contables que mantiene la unidad educativa Gran Colombiano cumple con

los objetivos trazados?

SI NO

3.- ¿La Gerencia ha fijado de manera formal políticas contables para el manejo de la

información?

SI NO

4.- ¿Las funciones del departamento contable están debidamente controladas?

SI NO

5.- ¿Usted cree que la propuesta de un manual será efectiva y útil para el departamento

contable?

SI NO

6.- ¿Cree usted que se optimizara tiempo y recurso con la implementación de un manual

contable en la unidad Educativa Gran Colombiano?

SI NO

7.- ¿Según su criterio es necesario proponer un manual contable en la unidad educativa Gran

Colombiano?

SI NO

8.- ¿Al realizar un manual contable se reducirían los riesgos existentes en el departamento?

SI NO

38

3.6. La encuesta a el propietario y /o encargados.

1.- A su criterio personal, ¿son confiables los controles en el departamento contable?

Tabla 3. Confiabilidad en los controles en el departamento contable

VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE

Si 0 0%

No 4 100%

TOTAL 4 100%

Nota: Encuesta dirigida a los encargados de la unidad educativa Gran Colombiano.

Figura 3. Confiabilidad en los controles contables

Análisis:

El 100% de los encuestados concuerda en que no son confiables los controles en el

departamento contable de la unidad educativa Gran Colombiano.

0%

100%

Si

No

39

2.- ¿Los procesos contables que mantiene la unidad educativa Gran Colombiano cumple con

los objetivos trazados?

Tabla 4. Los procesos contables cumplen con los objetivos


Si 0 0%

No 4 100%

TOTAL 4 100%


Figura 4. Los procesos contables y su cumplimiento con los objetivos

Análisis:

El 100% de los encuestados concuerda en que los objetivos trazados por la unidad educativa

Gran Colombiano no son alcanzados por los procesos contables actualmente utilizados.

0%

100%

Si

No

40

3.- ¿La Gerencia ha fijado de manera formal políticas contables para el manejo de la

información?

Tabla 5. Políticas contables fijadas por la Gerencia


Si 0 0%

No 4 100%

TOTAL 4 100%


Figura 5. Políticas contables fijadas por la Gerencia

Análisis:

El 100% de los encuestados indica que la gerencia no ha fijado políticas contables que

determinen el manejo de la información de la unidad educativa Gran Colombiano.

0%

100%

Si

No

41

4.- ¿Las funciones del departamento contable están debidamente controladas?

Tabla 6. Funciones contables controladas


Si 0 0%

No 4 100%

TOTAL 4 100%


Figura 6. Funciones contables controladas

Análisis:

El 100% de los encuestados indica que las funciones del departamento de contabilidad no

están siendo controladas por la administración de la unidad educativa Gran Colombiano.

0%

100%

Si

No

42

5.- ¿Usted cree que la propuesta de un manual será efectiva y útil para el departamento

contable?

Tabla 7. Efectividad y utilidad de un manual contable


Si 4 100%

No 0 0%

TOTAL 4 100%


Figura 7. Efectividad y utilidad de un manual contable

Análisis:

El 100% de los encuestados indica que la propuesta de un manual contable será efectiva y útil

para el desarrollo de funciones de la unidad educativa Gran Colombiano.

100%

0%

Si

No

43

6.- ¿Cree usted que se optimizara tiempo y recurso con la implementación de un manual

contable en la unidad Educativa Gran Colombiano?

Tabla 8. Optimización de tiempo y recursos


Si 4 100%

No 0 0%

TOTAL 4 100%


Figura 8. Optimización de tiempo y recursos

Análisis:

El 100% de los encuestados concuerda que la propuesta de un manual contable optimizara

tiempo y recursos de la unidad educativa Gran Colombiano.

100%

0%

Si

No

44

7.- ¿Según su criterio es necesario proponer un manual contable en la unidad educativa Gran

Colombiano?

Tabla 9. Necesidad de proponer un manual contable


Si 4 100%

No 0 0%

TOTAL 4 100%


Figura 9. Necesidad de proponer un manual contable.

Análisis:

El 100% de los encuestados que representa el total de la muestra están de acuerdos que es

necesaria la propuesta de un manual contable en la unidad educativa Gran Colombiano.

100%

0%

Si

No

45

8.- ¿Al realizar un manual contable se reducirían los riesgos existentes en el departamento?

Tabla 10. Reducción de riesgos en el departamento contable


Si 4 100%

No 0 0%

TOTAL 4 100%


Figura 10. Reducción de riesgos en el departamento contable.

Análisis:

El 100% de los encuestados que al proponer un manual contable se reducirán riesgos en el

departamento contable de la unidad educativa Gran Colombiano

100%

0%

Si

No

46

3.7. Análisis de los resultados.

Tabla 11. Análisis integral de las encuesta

Número

de

Pregunta

Validación

Propuesta

de un

manual

contable en

la unidad

educativa

Gran

Colombiano

1

Un manual contable mejorara los controles en el

departamento y fomentaría eficiencia y eficacia en la

unidad educativa Gran Colombiano

2 Los procesos contables actualmente ejecutados por el

departamento no son los más fiables y no permiten

alcanzar los logros trazados por la unidad educativa Gran

Colombiano, con la existencia de esta herramienta se

aportaría a un correcto desempeño y a mejorar para la

consecución de los objetivos

En la propuesta se fija crear políticas contables para

que estas estén correctamente apegadas a las

disposiciones legales que permitan determinar el correcto

manejo de la información del departamento contable

3

4 Las funciones del departamento contable no están

debidamente definidas y los pocos existentes no son

idóneos para validar la efectividad y el correcto

desempeño del departamento contable.

47

Número

de

Pregunta

Validación

Propuesta

de un manual

contable en la

unidad

educativa

Gran

Colombiano

5

Al proponer un manual contable para la unidad

educativa esta sería una herramienta efectiva y útil en el

desempeño de actividades diarias y en el alcance de

objetivos

6

Un manual contable está enfocado a minimizar

reprocesos y en optimizar tiempo y recursos generando

beneficios importantes para la unidad Educativa Gran

Colombiano

7

Luego de realizar la encuesta se toma como resultado

que es necesario proponer un manual contable para la

unidad educativa Gran Colombiano

8

Al implementar un manual contable se reducirían los

riesgos existentes en el departamento contable generando

información real y oportuna para la toma de decisiones.

Nota: Análisis de información obtenida en encuesta a encargados de la unidad educativa Gran Colombiano.

48

Capitulo IV.

4. La Propuesta.

4.1. Tema.

Elaboración de un manual para mejorar los procesos del departamento contable de la Unidad

Educativa “Grancolombiano”.

4.2. Justificación

La elaboración de un manual para mejorar los procesos del departamento contable de la

Unidad Educativa “Grancolombiano”, basándonos en los resultados obtenidos en el trabajo de

campo realizado con anterioridad

Como consecuencia, se determinó para el departamento contable mejoras en las funciones,

procesos, procedimientos, perfiles y actividades que ejecuta cada empleado dentro de esta área

perteneciente a la unidad de estudio con el propósito de asegurar el cumplimiento y la agilización

de las funciones de los involucrados

Las ventajas y beneficios que conllevan proponer este manual están dirigidos a establecer

eficiencia, veracidad y eficacia en el desarrollo de actividades de la entidad, establecer procesos

correctivos así como proveer información actualizada con el fin de conocer la situación real de la

Unidad Educativa “Grancolombiano”.

La propuesta beneficiará tanto a la empresa como a sus empleados del departamento que son

los que están expuestos y quienes manejan la información contable y elaboran los reportes para

la gerencia para la respectivas toma de decisiones.

Para finalizar, se plantea el desarrollo de las mejoras como una herramienta guía de las

operaciones realizadas por el departamento contable con respecto al manejo del efectivo

recibido.

49

4.3. Objetivo general

Establecer un manual para mejorar los procesos del departamento contable de la Unidad

Educativa “Grancolombiano”

4.4. Objetivos específicos

Determinar las funciones y procesos para cada empleado en sus respectivos puestos de

trabajo lo cual permitirá el cumplimiento y agilización de labores.

Definir lineamientos que ayuden a la gerencia supervisar, direccionar, controlar y

monitorear de manera eficiente el departamento contable.

Lograr que el manual sirva de guía para que los trabajadores de la entidad optimicen el

cumplimiento de sus funciones y a la vez lograr una disminución de riesgos que se

produzcan en la empresa.

4.5. Descripción

La propuesta para desarrollar un manual para mejorar los procesos del departamento contable

de la Unidad Educativa “Grancolombiano” tiene como propósito servir de guía para el desarrollo

de las actividades que se realizan de manera cotidiana en el departamento contable. Actualmente

no se cuenta con procesos eficientes que controlen las actividades del departamento. Se deberá

realizar la evaluación de control interno para determinar las mejoras a realizar

En una empresa donde el organigrama no es el más correcto, es evidente que los resultados

obtenidos sean las más convenientes. Al realizar mejoras de control interno se implementara

medidas de revisión, supervisión, evaluación, verificación, aprobación y autorización para el

adecuado desempeño de las actividades.

En conclusión el manual que se menciona y se desarrolla en esta propuesta contribuirá al buen

funcionamiento de la entidad las mismas deben ser revisado y evaluado de manera constante

50

para su actualización continua si algún caso lo amerite, presentando como propuesta lo siguiente:

Funciones del personal del área contable.

Procedimiento y política de elaboración de estados financieros.

Procedimientos y política de la documentación contable.

.Procedimiento y política de tratamiento de impuestos.

4.5.1. Organigrama organizacional del departamento contable

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra

organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las

dirigen hacen un esquema sobre las relaciones de roles y funciones.

Por lo anterior expuesto se realiza modificación en la estructura organizacional del área

contable de la Unidad educativa “Grancolombiano”, basándonos en el desarrollo correcto de sus

actividades.

Figura 12: Organigrama organizacional del departamento contable

Unidad Educativa “Grancolombiano”/Dpto. de Contabilidad.

Contador

Asistente Contable

Auxiliar Contable

51

4.5.2. Crear controles adecuados en el departamento contable

Al desarrollar el manual para el departamento contable existe la necesidad de llevar un

seguimiento de la misma, a continuación podemos resaltar los siguientes puntos.

Definir los objetivos y las metas tanto generales, como específicas de la empresa.

Definir los controles internos como pautas de acción para la realización de las

actividades.

Desarrollar instrucciones por escrito y socializarlas con el personal involucrado.

Realizar automatizaciones de seguridad de acuerdo a jerarquía y responsabilidad.

Registrar, archivar de manera ordenada y adecuada la información y documentación

generada por el departamento.

Analizar si el personal involucrado en el área realizan sus labores de manera adecuada

y eficaz

Elaborar planes y estrategias de trabajo que garanticen el flujo de la información

desde la adquisión de un bien/servicio hasta su contabilización en forma oportuna.

Realizar mejoras en la reporteria generada por el sistema informático utilizado por la

empresa.

Realizar verificaciones aleatorias de mayores de cuentas

4.5.3. Funciones generales del área contable.

El departamento contable está conformado por tres colaboradores que se encargan de las

tareas de revisión, seguimiento, ingreso y consolidación de las operaciones relacionadas por

esta área para una mejor interpretación de resultados y realización de metas esperadas por la

entidad.

Algunas de las funciones principales que serán responsabilidad del personal contable se puede

52

mencionar las siguientes:

Proporcionar información necesaria a la gerencia sobre los acontecimientos

financieros generados en el área.

Revisión diaria de los ingresos transaccionales realizados en el area.

Mantener el plan de cuentas actualizado.

Asegurar la correcta aplicación del módulo contable y que esta cumpla con todos los

parámetros de verificación y autorización necesarios para evitar riesgos y salvaguardar

el correcto ingreso de información de costos y gastos proveniente de la actividad

económica de la unidad Educativa.

Preparar y presentar de manera periódica los informes que reflejan los resultados

obtenidos del seguimiento de las operaciones del área.

4.5.4. Políticas.

El departamento de contable en la actualidad no posee políticas propias para el área, por lo

tanto se determinó elaborar una propuesta de las mismas que sean aplicables al área de estudio

dentro de la entidad.

Las políticas que se sugieren son las siguientes:

Los registros resultantes de las transacciones deben ser consolidados, controlados y

verificados.

Mensualmente se realizará obligatoriamente Estados Financieros para que sean

verificados por los encargados del crecimiento económico mes a mes, como también para

su conciliación y revisión por el contador dentro de los 7 primeros días del mes.

La asignación de niveles correspondientes a los accesos del sistema de registro y

proceso que alimentan la información contable deben ser suministrados de acuerdo a

53

la funcionalidad y jerarquías de sus cargos, con el único objetivo de salvaguardar la

integridad de los registros y la información.

No podrá cambiarse los formatos de reportes y de los libros diarios, previo a junta de

la gerencia y contador, debe ser debidamente aprobado con firma de autorización

El contador validara cada reporte generado con su firma de responsabilidad

Los gastos serán revisados y clasificados, en caso de presentar a nombre de la empresa

algún gasto que no corresponda a las actividades normales de la misma, se lo

considera como un gasto no deducible

El personal inmerso en el área contable debe poseer conocimiento y previa

experiencia de las tareas diarias a realizarse.

El contador deberá aplicar las normas adecuadas tanto internacionales como

nacionales, en caso de existir errores von valor material se descontará futuras multas,

puede ser causal de despido si lo considera la gerencia según el agravante

Mantener un clima organización agradable dentro del departamento.

Respuesta eficaz y oportuna a los departamentos que requieran información o soporte

acerca de la información que se genera resultante de las actividades del área, previa

autorización de los superiores.

Comunicación asertiva con los compañeros y jefe del área.

Las tareas realizadas por el departamento deben cerrar su ciclo mensual dentro del

sistema proporcionado por la entidad el último día del mes.

Analizar los factores que afectan al correcto desempeño de las funciones del personal

contable

El personal de contabilidad debe prepararse con constantes capacitaciones en temas de

54

contables tributarios, atención al cliente, manejo de objeciones y todos aquellos temas

que conciernen a la naturaleza de sus tareas diarias para el correcto manejo y

obtención de resultados óptimos dentro del departamento.

La documentación resultante de los ingresos u otro documento que garantice las

tareas del departamento deberán mantenerse bajo estricta custodia.

Mantener en archivo los comprobantes que se generen con sus respectivos soportes,

firmas y visto bueno de los superiores de acuerdo al nivel jerárquico.

En todo lo posible buscar soluciones o respuestas a diferentes situaciones o

problemas generadas dentro del departamento contable.

Realizar reuniones periódicas en el departamento para analizar las metas trazadas y

alcanzadas durante cada mes.

4.5.5. FODA.

El análisis FODA es una herramienta de planificación estratégica, diseñada para realizar una

análisis interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Oportunidades y Amenazas) en la empresa

La finalidad del análisis FODA consiste en definir, mejorar o fortalecer aspectos de la entidad

que se encuentren debilitados u olvidados.

La unidad educativa no presenta un FODA para el área contable por lo cual basado en los

antecedentes de esta investigación se ha realizado el siguiente análisis:

55

Tabla 12. FODA para el área contable de la Unidad Educativa “Grancolombiano”,

Interno

Fortalezas Debilidades

Agradable lugar de trabajo

Personal con conocimiento y

experiencia en el área de

contable

Colaboradores motivados y

contentos

Correcto desarrollo de las

actividades

Las oficinas deben estar bien

equipadas y con artículos y

equipos de oficina en excelente

condiciones y calidad

tecnológica

Falta de planeación para el área.

No se posee controles internos

para el departamento contable

No capacitar al personal

No se posee política referente a

la selección de nuevos talentos

para la entidad.

Equipo de oficinas dañadas,

deficientes y desactualizados.

Falta de experiencia por parte

del personal

56

Externo

Oportunidades Amenazas

Crecimiento del sector de la

construcción

Mejoras en el ambiente de

trabajo

Recurso Humano con alto

nivel profesional y

experiencia en el área de

contable para desempeñarse

en nuevos cargos.

Crecimiento con nuevos tipos

de plataformas informáticas que

automaticen los controles en

esta área.

Mala utilización de

información del área contable

Malas decisiones tomadas

por parte de las autoridades

de la entidad.

Incumplimiento de clientes.

Reducción del personal

del área.

Cambios en el ámbito

económico del país

Ingreso de empresas con una

cultura organizacional superior

Nota: Análisis de las características propias de la organización

57

4.5.6. Actividades.

El departamento contable de la Unidad Educativa está conformada por tres puestos de trabajos

los mismos deberán cumplir con cada una de las actividades o responsabilidades asignadas de

acuerdo a su cargo y nivel jerárquico.

A l momento del ingreso de nuevos colaboradores que sean direccionados al área contable se

le facilitara un manual de sus funciones a realizar.

A continuación se describe las actividades principales que realizaran cada uno de los puestos

creados dentro de la entidad.

Contador

Organizar, sistematizar y dirigir el proceso contable

Presentar los Estados Financieros mensuales

Certificar los balances como previa verificación integral de la contabilidad

Suscribir declaraciones tributarias.

Revisar el cálculo de retención de Impuesto sobre la renta del personal emitidas por

los colaboradores, y ejecutar los ajustes en caso de no cumplir con las disposiciones.

Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable, administrativo

y fiscal, formuladas por Gerencia.

Revisar que se cumplan con los principios de contabilidad de aceptación general.

Responsable del cumplimiento de tareas y propósitos del departamento.

Velar por la eficiente aplicación de normas contables y tributarias

Mantener el sigilo de información generada y gestionada en el área

Actualizar de manera idónea el Plan de Cuentas

Preparar y presentar reportes contables requeridos para la gerencia.

58

Asistente de Contable

Ser objeto activo de las tareas contables, financieras, y de control, según el área

asignada y de acuerdo a las políticas establecidas y lineamientos estratégicos.

Gestionar y analizar cuentas contables, generando informes que revelen analicen

la información financiera de la entidad.

Estar disponible a ejecutar tareas dispuestas por el contador, en el cumplimiento

de sus objetivos en funciones financieras y contables, ejecutando control de

gestión y evaluación interno del area.

Analizar y generar las cuentas y balances

Organizar y mantener el archivo de los documentos que respaldan los registros

contables.

Preparar las notas explicativas a los estados financieros de la organización.

Realizar cualquier otra actividad, de índole similar a las anteriores, en las áreas

financieras, contables y de presupuesto, que su jefe le requiera.

Registrar la información para pago de impuestos.

Realizar arqueos de caja chica.

Realizar conciliaciones bancarias

Realizar el registro de facturas de proveedores (cuentas por pagar-provisiones)

Registrar operaciones diarias de cuentas por cobrar (facturas).

Realizar el registro de ingresos.

Realizar la toma física de inventarios y elaborar informe.

Verificar la documentación fuente, de origen interno y externo, para determinar si

se han cumplido los procedimientos vigentes.

59

Manejar actualizados los archivos de la documentación de sustento y de los

registros contables.

Cumplir y hacer cumplir los procedimientos contables establecidos por la

organización.

Garantizar la custodia permanente de documentos de la empresa.

Brindar capacitación al personal.

Auxiliar Contable

Revisar solicitudes de reposición de fondos de caja chica.

Revisar y comparar lista de pagos para proveedores, comprobantes, cheques y

otros registros con las cuentas respectivas.

Colaborar con la revisión de mayores auxiliares y mayor general.


60

4.5.7. Manual contable

MANUAL CONTABLE

UNIDAD EDUCATIVA “GRANCOLOMBIANO”

Version:1

Fecha: Agosto/2018

MANUAL PARA

EL DEPARTAMENTO

CONTABLE

Al Año 2018.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa

“Grancolombiano” Departamento de Contabilidad

61

MANUAL CONTABLE


Version:1

Fecha: Agosto/2018

Tabla de contenido

Índice

Objetivo

Alcance

Consideraciones Generales

Desarrollo

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa


62

MANUAL CONTABLE


Version:1

Fecha: Agosto/2018

Objetivo.

Determinar las mejoras de proceso y procedimientos en el departamento contable de la

Unidad Educativa “Grancolombino”

Objetivos Específicos.

• Proporcionar la información necesaria de las actividades de quienes integran el

departamento contable.

• Segregación de funciones de quienes integran el departamento.

• Establecer controles dentro del departamento contable.

Alcance

El presente documento es desarrollado con el fin de aportar al control y correcta ejecución de

las actividades dentro del departamento contable en la Unidad Educativa “Grancolombiano”.

Consideraciones Generales

Con el fin de aportar a la solución de los problemas evidenciados en el desarrollo del proyecto

se propone estas mejoras enfocado en tres puntos claves para la eficiencia de las actividades:

determinar un proceso contable óptimo que considere la planificación, establecer métodos de

control adecuados para el registro de las transacciones como último punto diseñar un proceso

claro para asumir las responsabilidades del personal del departamento contable

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa


63

MANUAL CONTABLE


Version:1

Fecha: Agosto/2018

Desarrollo

A continuación se describen las acciones a desarrollarse para efectuar las operaciones de

manera eficaz y eficiente en la unidad Educativa “Grancolombiano”

Segregación de Funciones

El departamento contable su principal propósito será el de mantener información actualizada

y fiable de los movimientos económicos que se realicen en la compañía generados de la

actividad, perpetuando el debido proceso del registro de las transacciones, para eso se determina

que asignar las funciones de cada miembro del departamento permitirá la eficiencia y eficacia en

el mismo.

CONTADOR

Funciones del puesto:

Organizar, sistematizar y dirigir el proceso contable

Presentar los Estados Financieros mensuales

Certificar los balances como previa verificación integral de la contabilidad

Suscribir declaraciones tributarias.

Revisar el cálculo de retención de Impuesto sobre la renta del personal emitidas por

los colaboradores, y ejecutar los ajustes en caso de no cumplir con las disposiciones.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa

“Grancolombiano”

Departamento de Contabili-

dad

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MANUAL CONTABLE


Version:1

Fecha: Agosto/2018

Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable, administrativo

y fiscal, formuladas por Gerencia

Revisar que se cumplan con los principios de contabilidad de aceptación general.

Responsable del cumplimiento de tareas y propósitos del departamento.

Velar por la eficiente aplicación de normas contables y tributarias

Mantener el sigilo de información generada y gestionada en el área

Actualizar de manera idónea el Plan de Cuentas

Preparar y presentar reportes contables requeridos para la gerencia.

ASISTENTE DE CONTABLE


Ser objeto activo de las tareas contables, financieras, y de control, según el área

asignada y de acuerdo a las políticas establecidas y lineamientos estratégicos.

Gestionar y analizar cuentas contables, generando informes que revelen analicen

la información financiera de la entidad.

Estar disponible a ejecutar tareas dispuestas por el contador, en el cumplimiento

de sus objetivos en funciones financieras y contables, ejecutando control de

gestión y evaluación interno del area.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



dad

65

MANUAL CONTABLE


Version:1

Fecha: Agosto/2018

Analizar y generar las cuentas y balances

Organizar y mantener el archivo de los documentos que respaldan los registros

contables.

Preparar las notas explicativas a los estados financieros de la organización.

Realizar cualquier otra actividad, de índole similar a las anteriores, en las áreas

financieras, contables y de presupuesto, que su jefe le requiera.

Registrar la información para pago de impuestos.

Realizar arqueos de caja chica.

Realizar conciliaciones bancarias

Realizar el registro de facturas de proveedores (cuentas por pagar-provisiones)

Registrar operaciones diarias de cuentas por cobrar (facturas).

Realizar el registro de ingresos.


Verificar la documentación fuente, de origen interno y externo, para determinar si

se han cumplido los procedimientos vigentes.

Manejar actualizados los archivos de la documentación de sustento y de los

registros contables.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



dad

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MANUAL CONTABLE


Version:1

Fecha: Agosto/2018

Cumplir y hacer cumplir los procedimientos contables establecidos por la

organización.

Garantizar la custodia permanente de documentos de la empresa.

AUXILIAR CONTABLE


Revisar solicitudes de reposición de fondos de caja chica.

Revisar y comparar lista de pagos para proveedores, comprobantes, cheques y

otros registros con las cuentas respectivas.

Colaborar con la revisión de mayores auxiliares y mayor general.


Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa


67

MANUAL CONTABLE


Version:1

Fecha: Agosto/2018

Procedimientos del manual

Elaboración de los Estados Financieros

Objetivo: Poner a disposición del departamento normas que faciliten el tratamiento contable

de acorde a las actividades y necesidades que beneficien a la organización

Políticas

1.- Mensualmente se realizará obligatoriamente Estados Financieros para que sean verificados

por los encargados del crecimiento económico mes a mes, como también para su conciliación y

revisión por el contador dentro de los 7 primeros días del mes.

2.- No podrá cambiarse los formatos de reportes y de los libros diarios, previo a junta de la

gerencia y contador. Debe ser debidamente aprobado con firma de autorización.

3.- El contador validara cada reporte generado con su firma de responsabilidad.

4.- Los gastos serán revisados y clasificados, en caso de presentar a nombre de la empresa

algún gasto que no corresponda a las actividades normales de la misma, se lo considera como un

gasto no deducible.

5.- El contador deberá aplicar las normas adecuadas tanto internacionales como nacionales, en

caso de existir errores con valor material se descontará futuras multas, puede ser causal de

despido si lo considera la gerencia según el agravante.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa


MANUAL CONTABLE Version:1

68

UNIDAD EDUCATIVA “GRANCOLOMBIANO” Fecha: Agosto/2018

6.- El plan de cuentas se modificara según las necesidades de la empresa previa autorización

Operación

Departamento

encargado Actividad Responsables Descripción

1 Contabilidad

Recolección de

información

Auxiliar

contable

Según la transacción que se

suscite, se procederá a juntar

la documentación pertinente.

2 Contabilidad Solicitud de

información

Auxiliar

contable

En caso de que exista una

transacción con la cual no se

cuenta la documentación se

deberá pedir al departamento

que corresponda.

3 Contabilidad Clasificación de

documentación

Auxiliar

contable

Se clasificaran los documentos

para su registro, para evitar

posibles errores.

4 Contabilidad Clasificación de

cuentas

Asistente

contable

La clasificación de la cuentas

para registrar las

transacciones según el plan

de cuentas propuesto en este

manual.

5 Contabilidad Registro de

transacciones

Asistente

contable

Se encargara de realizar los

registros en el libro diario de

la compañía cada transacción.

6 Contabilidad Conciliación

Bancaria

Asistente

contable

Se procederá a realizar la

conciliación bancaria dentro

de los 7 días del mes

siguiente.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



69


Operación

Departamento



provisiones

Asistente

contable

Según las cuentas

que se requiera

realizar provisiones

llevar a cabo dentro

de los 7 primeros

días del mes

siguiente. Ya sean

estas de beneficios

sociales o de

cuentas por cobrar.


depreciaciones Asistente

contable

El activo fijo se le

hará el registro por

depreciación

mensualmente

dentro de los 7 días

del siguiente mes.

9 Contabilidad Mayorización de

cuentas

Asistente

contable

Al término de cada

semana se

actualizarán los

saldos de los mayores de cada cuenta.

10 Contabilidad Revisión de

Transacciones Contador

Revisará las

transacciones de

cada mes para

elaborar los estados

financieros que

corresponden.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



70


Operación

Departamento

Encargado Actividad Responsables Descripción

11 Contabilidad

Elaboración

de Estados

Financieros

mensuales

Contador

Al inicio de cada

mes se realizara

los Estados

Financieros

principales

Estado de

situación

Financiera

y Estados

de

Resultados

Integrales.

12 Contabilidad

Cálculos para

pago de

impuestos

Contador

Realizara los

cálculos para

efectos de

pagos de

impuestos

según lo

estipulado

13 Contabilidad

Revisión,

regularización

y ajustes de

cuentas

Asistente

contable

y

Contador

Se procederá a la

revisión,

regularización y

ajustes de las

cuentas

mediante

asientos

contables que

sean necesarios.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



71


Operación

Departamento

Encargado Actividad Responsables Descripción

14 Contabilidad

Elaboración de

Estados

Financieros

anuales

Asistente

contable

y

Contador

Se elaboraran el

conjunto de los Estados

Financieros a los que

está sujeto presentar la

compañía tales como

Estado de Situación

Financiera, Estados de

Resultados Integrales,

Estados de Flujos de

Efectivos, Estado de

Cambios en el

Patrimonio y Notas

15 Administración

y Contabilidad

Junta

entre

gerencia y

contador

Gerente y

Contador

Se convocara a junta

entre la gerencia y el

contador para la

revisión de los E. F. y la

toma de decisiones para

el próximo periodo.

16 Contabilidad

Ajustes

después de los

Estados

Financieros

Contador

Después del cierre del

periodo si existe

alguna transacción o

error se procederá a

realizar el asiento de

ajustes

correspondiente y a su

vez a la corrección de

los E. F.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



72


Operación

Departamento


17 Contabilidad

Elaboración de

estados

financieros

iniciales

Contador

Se elaboraran Estados

Financieros iniciales

con los resultados del

cierre del periodo

anterior, con sus

debidas correcciones y

ajustes en caso de

existir.

18 Contabilidad Archivar la

documentación

Auxiliar

contable

Se archivara toda la

documentación según el

orden y lugar que corresponda

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



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Flujograma de elaboracion de Estados Financieros

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



74


Plan de cuentas

Códigos Cuentas

1 Activo

100 Activo Corriente

101 Efectivo y Equivalentes de efectivo

101.1 Caja General

101.2 Caja Chica

101.3 Bancos

101.3.1 Banco Guayaquil

101.4 Cuentas por Cobrar

101.4.1 Cuentas por Cobrar

101.4.2 Capacitación Senecsyt

101.4.3 Capacitación Ingles

101.4.4 Capacitación Computación

101.4.5 Capacitación de Belleza

101.4.6 Capacitación Manualidades

101.5 Cuentas por Cobrar Empleados

101.6 Cuentas Por Cobrar Otros

101.7 Cuentas Incobrables

101.7.1 Provisión de cuentas incobrables

101.9 Anticipo a empleados

101.9.1 Préstamos a empleados

102 Pagos anticipados

102.1 Pagos anticipados

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



75


Códigos Cuentas

103 Activo no Corriente

103.1 Propiedad Planta y Equipo

103.1.1 Vehículo

103.1.2 Equipo de Cómputo – Oficina

103.1.3 Equipo de Cómputo – Aulas

103.1.4 Muebles y Enseres

103.1.5 Equipos de oficina

103.1.6 Útiles de oficina

103.2 Depreciación acumulada

103.2.1 Depreciación acumulada de Equipo de cómputo – oficina

103.2.2 Depreciación acumulada de Equipo de cómputo – Aulas

103.2.3 Depreciación acumulada de Muebles y Enseres

103.2.4 Depreciación acumulada de Equipo de oficina

104

Deterioros

Acumulados

104.1 Deterioro acumulado de las Propiedades, Planta y Equipos

2 Pasivos

200 Pasivo Corriente

201 Cuentas y documentos por pagar Proveedores

202 Obligaciones con Instituciones Financieras

203 Provisiones

203.1 Provisiones legales

203.2 Provisiones por jubilaciones

204 Otras Obligaciones Corrientes

204.1 Impuestos por Pagar

204.1.1 Iva por Pagar

204.1.2 Impuesto a la Renta del ejercicio por Pagar

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



76


Códigos Cuentas

204.2 IESS Por pagar

204.2.1 Décimo Tercer Sueldo por Pagar

204.2.2 Décimo Cuarto Sueldo por Pagar

204.2.3 Fondo de reserva por Pagar

204.2.4 Vacaciones por pagar

204.2.5 15% participación trabajadores del ejercicio

204.2.6 Aporte Patronal por Pagar

205 Cobros anticipados

205.1 Anticipo de clientes

206 Pasivo no Corriente

206.1 Cuentas y documentos por pagar a largo plazo

206.2 obligaciones con Instituciones Financieras a largo plazo

3 Patrimonio

300 Capital

301 Capital suscrito

300.1 Aportes de Socios

302 Reservas

302.1 Reserva Legal

303 Otros resultados Integrales

303.1 Superávit por revaluación de Propiedad, Planta y Equipo

304 Resultados Acumulados

304.1 Resultados del Ejercicio

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



77


Códigos Cuentas

4 Ingresos

400 Ingreso de Actividades Ordinarias

401 Prestación de servicios

401.1 Capacitación Senecsyt

401.2 Capacitación Ingles

401.3 Capacitación Computación

401.4 Capacitación de Belleza

401.5 Capacitación Manualidades

402 Ganancia Bruta

403 Otros Ingresos

403.1 Intereses ganados

403.2 Venta de Activos

5 Gastos

500 Gastos Administración

501 Sueldos y Salarios

501.1 Gastos de Sueldos empleados

501.1.1

Empleado

xxxx

501.2 Gastos Aportes Patronales

501.3 Gastos Comisiones pagadas

501.4 Gastos Décimo Tercer Sueldo Pagado

501.5 Gastos Décimo cuarto Sueldo Pagado

501.6 Gastos Fondo de reserva

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



78


Códigos Cuentas

502 Gastos de arriendos pagados

502.1 Gastos de Arriendo

503 Gastos de servicios básicos

503.1 Gasto de Energía Eléctrica

503.2 Gasto de Agua Potable

503.3 Gasto de Telefonía fija

503.4 Gasto de Telefonía Celular

503.5 Gasto de internet

504 Gastos de repuestos

504.1 Gastos de repuestos equipo de computación

504.2 Gastos de repuestos de vehículo

505 Gastos de combustible

506 Gastos de ventas

506.1 Gastos de publicidad

507 Gastos Financieros

507.1 Gastos de interés al banco

507.2 Gastos de servicios bancarios

507.2.1 Xxxx

508 Otros Gastos

508.1 Otros Gastos

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



79


Documentación contable

Objetivo: La documentación contable es de vital importancia para la entidad, por tal razón se

debe dar a conocer a los involucrados en su manejo el correcto uso y orden del mismo.

Políticas

1.- Todo documento que se genere deberá enviarse una copia al departamento contable en el

momento que suceda cualquier transacción, en un término de 7 días los documentos originales

reposaran en los archivos de contabilidad.

2.- La documentación que maneja la empresa debe ser enumerada por la imprenta, con 3

copias original (cliente o beneficiario), copia 1(departamento encargado) y copia 3

(contabilidad). Además, los documentos anulados serán archivados en el departamento contable,

se deberá elaborar un reporte de todos los documentos al final de cada mes que se encuentren en

orden, que ninguno falte y reportar porque de la anulación de la documentación.

3.- El departamento contable en sus archivos reposaran desde las matriculas a los estudiantes

hasta los vales de caja, factura, retenciones, balances, etc. En caso de compartir documentación

con otro departamento, una copia será proporcionada para archivo. No podrá hacer falta ningún

documento, en caso que haga falta alguno será reportado a la gerencia.

4.- La documentación electrónica se conservara en un archivo en el computador con su debido

respaldo, en caso de ser necesario se imprimirá y archivara.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



80


5.- La documentación bancaria será archivada al igual que la demás.

8.- Los documentos que no se encuentren a nombre de la empresa serán solo considerados

como parte de justificación para los gastos, no serán contemplados para la parte tributaria.

9.- Todos los documentos deben ser pre impreso con su debida numeración, al momento de

ser archivada debe ser consecutivamente en el orden de menor a mayor, clasificada según el mes

y tipo de comprobante, no podrá hacer falta ningún comprobante.

Flujograma de procedimientos de documentación contable

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



81


Pago de impuestos

Objetivo: Los pagos de impuestos como parte de la contabilidad de la entidad es otro aspecto

importante por lo tanto se da a conocer los procedimientos al departamento contable del pago

de los impuestos y evitar caer en moras y futuros pagos de multas.

Políticas

1.- Los impuestos según como corresponda serán pagados un día antes a la fecha de

vencimiento.

2.- Se hará mediante debito a la cuenta de la Unidad Educativa el respectivo pago de los

tributos.

3.- Los cálculos de los tributos serán realizados por el Asistente Contable en borrador y

revisados por el contador.

4.- El Contador será el encargado de subir la declaración en la página web del Servicio de

Rentas Internas.

6.- Se deberá imprimir las declaraciones con su respectivo pago.

7.- Se mantendrá la documentación resultante de etas declaración en archivo ordenados de

manera cronológica para futuras revisiones.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



82


Flujograma de pago de impuestos

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



83


Caja Chica

Objetivo: Mostrar al custodio de la caja chica los procedimientos idóneos además de que

facilitaran sus actividades.

Políticas para el manejo de caja chica

1.- El custodio será el único responsable del manejo de la caja chica.

2.- El reembolso de los fondos de caja chica será solicitado gastado el 70% del total, mediante

el formato propuesto en este trabajo.

3.- El fondo de la caja chica será únicamente utilizados para los gastos menores, no se

pagaran sueldos o préstamos a empleados u otro tipo de gastos.

4.- El fondo de la caja chica será revisado anualmente, según las necesidades de la entidad

podrá ser aumentado o disminuido.

5.- Todo egreso deberá tener su soporte (vale de caja) sin importar el valor del gasto.

6.- Los egresos no podrán ser superiores al 25% de la totalidad del fondo de la caja.

7.- Los arqueos de caja se llevaran a cabo aleatoriamente y sin previo aviso una vez cada mes.

8.- Si existe faltantes será descontado del sueldo, si se presenta un sobrante se registrara

contablemente como otros ingresos.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



84


Nº de

Operación

Departamento


1 Administración Solicitar reem-

bolso de fondo

de caja

Secretaria Mediante el formato de

solicitud de reembolso

de caja chica se solicita-

rá el reembolso

2 Administración Verificar reporte

de reembolso de

caja

Gerencia El gerente procederá a

la revisión de los gastos

reportados con sus res-

petivos documentos que

los validen.

3 Administración Girar cheque por

reembolso de

caja

Gerencia Se girara el cheque que

corresponde al valor re-

portado a reposición por

Concepto de caja chica.

4 Contabilidad Registro conta-

ble de gastos de

caja chica

Auxiliar conta-

ble

Se registrara en la

contabilidad los gas-

tos realizados me-

diante la caja chica.

5 Contabilidad Registro conta-

ble de cheque

por reembolso

de caja

Auxiliar conta-

ble

Se hará el registro en

la contabilidad del

cheque por revisión de

la caja chica.

6 Contabilidad Archivar docu-

mentación Auxiliar conta-

ble

Los documentos de so-

porte de la reposición

de caja serán archiva-

dos

en conjunto al reporte.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



85


Flujograma de Caja Chica

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



86


Formato de solicitud de reposición de Caja Chica

Unidad Educativa “GRANCOLOLOMBIANO”

Solicitud de reposición de caja chica

001

Reporte de gastos del:

N° Fecha Comprobante N° Concepto Valor

Valor de reposición

Valor del fondo

Valor disponible

Elaborado por

Aprobado por

Recibido por

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



87


Cuentas por Cobrar

Objetivo: La unidad ha mostrado un déficit alto en el control en el área de las cuentas por

cobrar, razón por la cual en este manual se espera mejorar las políticas y sistematización de cómo

manejar las cobranzas. Se considera disminuir en gran cantidad los créditos mediante las

políticas propuestas para los créditos en el presente manual.

Políticas de cuentas por cobrar

1.- Los cobros se darán únicamente en la institución, no se aceptarán cobros fuera de las

instalaciones sin autorización de la gerencia. Por concepto de matrículas lo hará directamente

colecturía

2.- Los cobros se darán previo al inicio del año lectivo en su totalidad por matricula y se

generaran las pensiones correspondientes durante el año lectivo,

3.- La cartera vencida, se dará seguimiento a los estudiantes que se han retirado sin cancelar

los valores, cabe recalcar que esta medida se llevara a cabo también con aquellos que luego de 6

días del pago ordinario no realizan la cancelación.

4.- Si algún estudiante llegara abandonar las clases, no se procederá a devolución alguna

cualquiera que fuera su situación, se anticipara al firmar el contrato.

5.- Los cobros que se efectúen mediante documento deberán estar exclusivamente a nombre

de la compañía.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



88


6.- Se realizara reportes semanales de los cobros a efectuarse de la cartera pendiente de pago

según su recuperación y respecto a los pagos se actualizarán al igual que los cobros.

7.- Se considerara como una cuenta incobrable a partir de un año que la cuenta se muestre

impaga, la provisión por este rubro será como lo indica la norma tributaria del país.

Flujograma de cobranza

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa



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Sanciones

En caso que se evidencie la omisión de algún proceso, procedimiento extravío o deterioro del

información por mala administración, se estudiara cada caso de manera independiente y se

emitirán las sanciones respectivas dentro del marco legal correspondiente.

Las acciones repetidas de un integrante del departamento se tomaran acciones no solo

económicas también representaran llamados de atención que serán archivados en la hoja de vida

dentro de la empresa.

Elaborado por:

Gómez Carlos

Pulla John

Unidad Educativa


90

4.6. Conclusiones de la propuesta

La Unidad Educativa “Grancolombiano”. Mantiene actualmente una serie de inconvenientes

derivadas de la mala gestión en el control interno de tareas en el departamento contable, manejo

inadecuado de la recaudación, uso insuficiente o incorrecto de los recursos asignados tales como

ruptura de canales de comunicación, procesos inconclusos, manejo ambiguo de la información, en

base a esto se propone el uso de cuatro estrategias que permitan solventar este inconveniente.

Se crearán políticas adecuadas contables como firmas de responsabilidad por el contador

respuestas de acuerdo por la jerarquía, soportes físicos de movimientos realizados en el sistema,

además para garantizar integridad en los procesos se deberá crear niveles de autorización dentro del

sistema propio de la empresa.

El asistente contable es el principal actor en ejecutar controles, entendiéndose que cada uno

deberá asumir su rol de gestor y actor correcto de los procesos establecidos con la finalidad de

emitir reportes a la jefatura contable enmarcados dentro de la eficiencia y la eficacia.

Actualmente las empresas deben soportarse en el uso de las herramientas tecnológicas como

estrategias para mantener mayores resultados de sus actividades y optimización de tiempo y

recursos, deberá implementar reportes que garantice procesos idóneos e información real dentro

de la Unidad Educativa esto permitirá gestionar las operaciones de forma adecuada y en los

tiempos necesarios.

Como estrategia última se menciona la definición de funciones específicas para los empleados

del departamento contable. Se detalla que al contar con funciones determinas se podrá realizar un

adecuado manejo de la gestión del área, adicional se menciona las responsabilidades causante

por el incumplimiento de algunos de las directrices determinadas por la organización.

91

4.7. Recomendaciones

Fundamentados en los resultados de esta investigación se recomienda.

Adoptar y ejecutar el manual propuesto en esta investigación para el departamento contable

en la unidad educativa “Grancolombiano”.

Se debe Considerar la contratación de un auditor interno quien se encargará de la

implementación del manual de control general.

Se aconseja capacitar y concientizar al personal contable en materia de control en la ejecución

de tareas diarias.

Se sugiere segregar los niveles de autorización en la gestión transaccionales dentro del

departamento

Mantener el plan de cuentas actualizado

92

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