IMPORTANCIA DE LOS SITIOS WEB EN LAS EMPRESAS

Sergio Andrés Ruiz CharryEdixon Hernández

Diego Armando QuizaHarold Hernán Zabala

Universidad Abierta y a Distancia UNAD

Ingeniería de sistemas

Neiva

sergioruiz83@yahoo.es

dixon1104@hotmail.com

racamandaca2007@hotmail.com

zabala81@yahoo.es

Resumen

Existen en nuestra actualidad empresas que carece de un sitio Web que permita una comunicación dinámica y eficiente entre los estamentos que la conforman y sus usuarios. Falta una representación que facilite conocer los diferentes procesos, servicios y beneficios que se desarrollan al interior de la misma.

En esta vertiginosa carrera el internet y todas sus sitios web que lo habitan se han convertido en una herramienta de vital importancia para la existencia mundial de muchas empresas quien por medio de esta maravillosa invención ha dejado en manos de ellas gran parte de sus ejercicios económicos o de otra manera le ha confiado al internet gran fracción de su publicidad dándose a conocer por este medio como un mecanismo efectivo a la hora de promover sus servicios.

1. INTRODUCCIÓN

Con la realización de este proyecto se busca mostrar el nivel de trascendencia que tienen los sitios web dentro de las empresas y los beneficios que estos pueden traer en el desarrollo de las actividades económicas de dichas organizaciones. Adicionalmente se espera establecer las circunstancias en que realmente un sitio web puede ser conveniente, pues no siempre un sitio web es la mejor solución a los problemas. Por ejemplo, empresas que venden artículos en diferentes ciudades indiscutiblemente pueden necesitar un sitio web en donde se puedan promocionar sus productos y se permita a los clientes realizar sus pedidos desde cualquier lugar. Sin embargo para una panadería de esquina quizás un sitio web pueda resultar una inversión perdida, aunque se deben considerar otros factores antes de afirmar lo anterior. Precisamente éste es el motivo más importante para la realización de éste estudio, pues aunque se puede encontrar mucha información en internet sobre el diseño e implementación de sitios web en empresas, se encuentran muy pocas publicaciones en las que se indique a las organizaciones, de manera clara y precisa, los beneficios que un sitio web puede significar y las circunstancias en las que verdaderamente se hacen necesarios. Se pueden encontrar cantidad artículos en los que se incitan a las empresas a implementar su sitio web, pero no las recomendaciones necesarias para tomar una buena decisión, especialmente cuando detrás de dichos artículos existen fines publicitarios.

Al final se esperan obtener las bases necesarias para educar a las personas encargadas de las empresas, da tal manera que estás tomen sus decisiones adecuadamente, y si al final optan por la implementación de un sitio web para su negocio, lo hagan teniendo presente las ventajas y desventajas que éstos pueden significar para la organización; además de los procedimientos, técnicas, y estrategias útiles para que al final un sitio web realmente sea lo que ellos esperaban.

Aunque las grandes empresas se verán beneficiadas con la realización del estudio, serán las Pequeñas y medianas empresas de Colombia y del resto de países subdesarrollados las más beneficiadas, pues contarán con un documento de referencia que les ayudará a tomar las mejores decisiones a la hora de pensar en la implementación de un sitio web, lo que muy seguramente les significará un ahorro de tiempo y dinero. Además es en los países menos desarrollados, como en todo lo que se refiere a tecnología, donde existe el mayor grado de desconocimiento del tema, donde se encuentra el mayor número de empresas que aún no cuentan con un sitio web, o que ya cuentan con uno pero que con su implementación no han conseguido lo que esperaban.

2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La aparición de Internet ha propiciado desde el período de 1990 una revolución tecnológica que está modificando por completo los procesos de acceso, elaboración y difusión de la información. El éxito mundial de la Red supone en este sentido el principal factor de cambio para el futuro de las profesiones, y en particular de la ingeniería de sistemas.

De esta misma manera es que el computador está posicionado en el imaginario colectivo como el representante tecnológico de este tiempo. Su uso se ha generalizado y se ha ido extendiendo hasta la base de la sociedad, introduciéndose en los hogares y en la vida cotidiana. Asimismo las empresas lo han incorporado como herramienta de trabajo, generalizando su uso en diversas tareas en las que hoy se ha convertido en imprescindibles.

El ritmo de esta revolución está afectando más que nunca a los medios de comunicación. La radio necesitó 38 años antes de alcanzar los 50 millones de oyentes, en tanto que la televisión precisó de 13 años para alcanzar la misma cifra. En cambio, Internet en apenas cuatro años (desde 1991 hasta 1995) alcanzó más de 50 millones de usuarios en todo el mundo que demandan cada vez más información

2.1. ¿Para qué un sitio web para una empresa?

El disponer de una página web en Internet, permite a los visitantes obtener una visión clara, gráfica y efectiva de una empresa o actividad, en cualquier momento y en cualquier parte, en el trabajo, en casa etc. Al mismo tiempo da una imagen de dinamismo, seriedad y eficacia, que ayudará a ganar la confianza de posibles usuarios. De igual manera, independientemente de que se trate de una empresa más grande o pequeña, con más o menos empleados, al tener un sitio en Internet, está dando una imagen de empresa sólida y establecida. Cada vez son más las empresas pequeñas que se muestran a través de Internet.

La razón fundamental de implementar un Sitio Web en una empresa es que el Internet es hoy en día el medio de comunicación más eficiente y económica para impulsar una relación comercial entre las empresas que ofertan sus productos y servicios y los mercados consumidores. Por sus facilidades, alcance y bajo costo, el Internet es el medio de comunicación de negocios por excelencia.

No debe implementar un Sitio Web en su empresa, simplemente porque todo mundo lo está haciendo. Usted debe tomar ventaja de estas nuevas tecnologías, porque su negocio obtendrá enormes beneficios al acercarse más a sus clientes y ofrecerles un mejor servicio.

Para la comunidad empresarial, esta es la razón primordial del Web. Promover la oferta de productos y servicios, optimizando al mismo tiempo los procesos comerciales de los negocios.

Un Sitio Web le permitirá entre otras cosas:

• Ofrecer un mejor servicio a sus clientes • Lograr los niveles de servicio y soporte deseados, a un bajo costo • Ofertar sus productos y servicios • Generar nuevas oportunidades de negocio • Transmitir su mensaje de negocios a un mayor universo • Aumentar la dimensión de su mercado • Entrar a mercados en los que antes era difícil llegar por cuestiones de

logística o costos • Optimizar sus procesos comerciales • Permanecer siempre abierto, 7días x 24hrs • Reducir algunos costos de operación • Vender sus productos en línea • Transformar su negocio adaptándose a los nuevos esquemas de

globalización • Aumentar su nivel de competitividad

Hay quienes dirán que la comunidad en Colombia no está preparada todavía para hacer negocios en Internet. Al igual que muchos otros empresarios, se sorprenderán al conocer los niveles de penetración del Internet en nuestro país.

De acuerdo a la experiencia, son dos las razones más frecuentes que dificultan la implementación de estas nuevas tecnologías en los negocios. La primera, y la más común, es el desconocimiento de estas tecnologías del Internet, su concepto y los indudables beneficios que trae consigo la implementación de un Sitio Web en su empresa. Una segunda razón, es el temor a lo desconocido y la tendencia natural a permanecer en la zona de confort, lo que detiene en muchos de los casos las iniciativas para implementar un Sitio Web en su negocio.

2.2. ¿Por qué un sitio web para una empresa?

Internet ha dejado de ser una vanidad y una moda para convertirse en una necesidad. El marketing y la promoción en Internet ya dejaron de ser una elección o alternativa, para pasar a ser una necesidad. Ningún empresario puede ignorar que Internet es hoy en día, un negocio altamente redituable. Usted podrá preguntarse: ¿Es Internet una buena inversión para mi empresa? ¿Por qué tendría que hacer yo una inversión de este tipo? ¿Realmente me va a servir tener un sitio web?

La respuesta es simple: Internet es un medio de difusión que es utilizado cada vez por más personas. Así como alguna vez devino la popularidad en el uso de la

televisión, antes de la radio, y antes aún de los medios gráficos, hoy en día Internet es el medio de comunicación que surge y se estandariza en nuestra época. Este surgimiento y popularidad de Internet hace que cada vez sean más los usuarios en todo el mundo que interactúan a través de él. Una página web le da a su empresa un aspecto profesional a la vez que moderno, y le garantiza una expansión casi mundial de su negocio.

Son tantos los beneficios que se adquieren al implementar un Sitio Web, que la pregunta debiera ser más bien por qué no ha integrado Usted todavía Internet a su negocio.

2.3. ¿Por dónde comenzar?

Lo primero que se debe hacer es involucrarse y conocer un poco más acerca de estas nuevas tecnologías del Internet, ya que esto le permitirá adquirir los conceptos básicos para tomar las decisiones más apropiadas.

Conocer qué es lo que hay desarrollado en el mercado que la empresa vende. lo que a la empresa le interesa lograr en Internet, cuál es el mensaje que desea transmitir, a qué mercado va dirigido, qué problemas de comunicación desea resolver, si es que existen conflictos, qué servicios desea ofrecer, qué procesos comerciales pretende optimizar y qué acciones concretas espera de sus clientes.

Recolectar la mayoría cantidad de literatura de la que disponga la empresa, las líneas de producto, los servicios que ofrece e información técnica que sea de utilidad para sus clientes.

El diseñador de la página web se encargará del resto. Se debe definir el contenido más apropiado de acuerdo a los fines de negocio, proponer un diseño gráfico acorde a sus requerimientos y se encargarán de todos los aspectos técnicos del desarrollo de páginas Web y su implementación

2.4. ¿Qué debemos incluir?

Desde un inicio del proyecto debe quedar perfectamente definido cuál es el objetivo de negocios que la empresa persigue al implementar estas tecnologías en la empresa. Por lo general, el objetivo es promover bienes y servicios en Internet, a menos de que su mercado haya madurado lo suficiente como para poder considerar viable la venta de productos a través de la apertura de una tienda en línea.

El contenido es el componente principal de un Sitio Web y debe ser establecido pensando en las necesidades de sus clientes. Se debe tener especial cuidado al definir el contenido del sitio, ya que la inexperiencia nos hace preocuparnos más por las necesidades de la propia empresa que la de los clientes que consultarán las páginas.

3. DESARROLLO

3.1. ¿Qué necesita la web empresarial?

A continuación mencionaremos unos módulos, que podrían comprenderla, o bien completarán, las funciones del sitio web.

Gestión de NoticiasAdministre fácilmente sus noticias. Las noticias cuentan con fecha, titular, subtítulo, descripción, fotos, etc. Podrá marcarlas como destacadas y aparecerán de forma automática en su página principal.

CMS Gestor de contenidoEste módulo es muy recomendado cuando se necesita de una página que varíe su contenido muy constantemente. Podrá editarlo fácilmente como si se tratara de su procesador de texto más habitual.

MultiidiomaPara que su empresa sea accesible internacionalmente necesita que su contenido pueda aparecer en varios idiomas. Podrá incluir cuantos idiomas necesite sin que ello suponga duplicar los costos.

Agenda WebAnote citas y eventos importantes. Gestione la agenda por usuarios individuales y usuarios administradores que podrán apuntar citas en todas ellas. Utilice su gestor de aviso, que enviará un correo cuando se vaya a producir la cita.

Socios / UsuariosLa gestión de socios o usuarios de su web será fácil. Se dispondrá de contenido restringido para sus usuarios registrados. Utilice todas las técnicas de marketing necesarias para la fidelización de sus clientes.

Modulo FlashEl dinamismo de Flash permite realizar animaciones especiales para informar a sus visitantes de una forma amena y divertida.

Galería de FotosUna imagen vale más que mil palabras. Una web es información e imágenes. Gestione fácilmente sus galerías de fotos. Agrúpelas por categorías o eventos para agilizar su consulta.

Catálogo VirtualOrganice sus productos. Clasifíquelos por categorías y subcategorías. Almacene sobre ellos cuantos campos informativos necesite. Nombre, descripción, características, dimensiones, peso, precio, etc. Podrá indicar qué es novedad, qué

está de oferta, qué es destacado para poder presentarlo de forma especial.

3.2. Equipo adecuado

El entorno de trabajo en equipo surge de la necesidad de dividir el proceso de producción en varias funciones diferenciadas. Cada miembro del Equipo Web debe estar capacitado en su campo de trabajo, la presencia o el nivel de experiencia de ciertos miembros del equipo puede variar dependiendo del proyecto. Se sugieren una lista de miembros que podrían ser parte de este equipo:

Jefe de Proyecto: Encargado de la supervisión y control del resto del equipo. Actúa como enlace entre el usuario y los demás miembros.

Productor: Este se encarga de establecer el aspecto, percepción y funcionalidad del sitio.

Editor: Ayuda a establecer y mantener el estilo, además de la integridad del sitio. Tiene la responsabilidad de controlar la corrección y el flujo de texto y en algunos casos el contenido multimedia del sitio.

Escritor: Los escritores deben interesarse por los detalles técnicos y la incorporación al desarrollo de estándares con respecto al sitio, utilización de las palabras apropiadas, ortografía y gramática. Es necesario que el escritor tenga conocimiento de HTML, o de herramientas con FrontPage u otra aplicación.Diseñador de bases de datos: Desarrolla las bases de datos que gestiona el sitio Web, se ocupa de definir sus relaciones.

Diseñador de scripts: Trabaja en conjunto con el diseñador de la base de datos. Desarrolla y depura los scripts, los componentes ActiveX y otros elementos interactivos de la Web.

Diseñador gráfico: Se encarga de crear los archivos visuales del sitio, también puede encargarse de la creación de los archivos de sonido y de película. Trabaja con imágenes y pequeñas labores de programación.

Técnico de hardware: Configura, prueba, opera y mantiene las computadoras, impresoras y máquinas necesarias para la ejecución y mantenimiento del sitio.

Técnico de prueba: Si se dispone de un sitio grande o complejo, puede resultar provechosa la incorporación de un Técnico de prueba al equipo. Su labor consiste en garantizar que todo funcione como debería, se encarga de probar los elementos de todas las páginas. Aunque estas funciones podrían tomarse como esenciales, la estructura siempre vendrá determinada por el alcance del proyecto.

4. SISTEMATIZACIÓN

4.1. Metodología

Todo proyecto, para completarse de manera exitosa, debe seguir una metodología probada y basada en la experiencia que guie el proceso de desarrollo hasta alcanzar los objetivos propuestos.

Análisis: Ya sea de forma presencia, por teléfono o vía correo electrónico se levanta el requerimiento de las necesidades de su WebSite; definición de secciones de contenido, mapa de navegación, colores e imágenes deseadas y diseños de referencia

Diseño: Los diseñadores proceden a crear 2 Layouts (Maquetas Visuales) de su sitio Web a tamaño real, para seleccionar 1 de su preferencia y hasta 3 rondas de arreglos y modificaciones a la seleccionada

Prototipo: Se crean Wireframes (Maquetas funcionales) de su sitio para definir cómo quedarán estructurados sus contenidos y el funcionamiento de los mismosDesarrollo: con el diseño y los Wireframes los programadores crean el código que construye su Sitio Web

Testing: una vez terminado el desarrollo se hacen pruebas visuales y de funcionamiento, primero por parte de nuestro equipo y luego por parte del cliente, para verificar que el resultado final cumpla con los requerimientos definidos

Dominio y Hosting: Probado el sitio se procede a crear el Hosting final donde se hospedará, se migra todo el sitio web desde el servidor de desarrollo y se enlaza con el dominio real. Nuestra oferta incluye un año de Hosting y nombre de dominio GRATIS, además de cuentas de correo electrónico ILIMITADAS.

Publicación y Entrega: Una vez el sitio en su Hosting final, se le entregan al cliente todos los datos de acceso y capacitación necesaria para el uso del mismo

E-Marketing: Se le incluyen palabras claves en los títulos y etiquetas para garantizar un buen posicionamiento en buscadores y se da de alta el sitio en Google Analytics para darle al cliente un control estadístico de uso del sitio

Mantenimiento: Adiciones y modificaciones posteriores a la entrega, apoyo en la publicación de contenidos. Este paso es opcional y se cotiza aparte de acuerdo a las necesidades del cliente

4.1. Posicionamiento

Cualquier empresa quiere ser la primera en aparecer en los motores de búsqueda.

La razón es simple: si llego antes al cliente, tengo más posibilidades de venta. Es algo que todo el mundo desea, porque si no es tu empresa la que está ahí, significa que probablemente se te han adelantado. Por eso mismo, y por ser algo tan preciado, ser la primera empresa al realizar una búsqueda en google es algo complicado y difícil. Desconfíe de aquellos que le prometan posiciones concretas en plazos determinados, porque no es tan fácil. El posicionamiento lleva tiempo y esfuerzo.

¿Cómo busca la gente información en la red?A través de los buscadores. En el 95% de los casos, la gente usa solamente los buscadores más importantes (Yahoo, Altavista, Terra, MSN y, sobre todo, Google). Si alguien necesita un servicio, entrará en el buscador y tecleará una palabra relacionada con el mismo. El buscador le ofrecerá un listado relacionado con la palabra por la que preguntó. Cuanto más rápido salga la empresa, mayor posibilidad de ganar dinero

¿Y cómo se hace para posicionar una empresa?Básicamente hay dos formas de posicionar su sitio web. La primera sería el posicionamiento web de pago por click y la otra el posicionamiento web orgánico.Posicionamiento web de pago por click se procede eligiendo unas "keywords" o palabras clave para contratarlas con los buscadores. Por ejemplo, si usted es un vendedor de coches, podríamos elegir "coches" o "automóviles". Cuando alguien busque esas palabras, usted estará situado en los primeros puestos del buscador o destacado en algún lugar. Es una forma segura de invertir su dinero, ya que las posiciones siempre son las primeras, y suelen conseguir beneficios altos.

En el posicionamiento web orgánico, aquí el proceso es muy diferente. No se le puede asegurar un puesto concreto en la lista del buscador. Es un trabajo de fondo. Se trabaja en varios aspectos del código de su página e incluso es necesario decidir una estrategia. Los resultados son lentos (cuestión de meses). En cambio su página siempre va a estar en buenas posiciones y podrá ser localizada de manera más espontánea, así que también esta es una forma igual de buena de incrementar beneficios, bastante más lenta, pero más duradera.

Conclusiones

En conclusión, el trabajo del desarrollador web es una especie de alquimista obligado a dominar y combinar tan diferentes eventos, y a veces de apariencia compatible, como la usabilidad y lo llamativo pensando en el usuario, y la efectividad técnica de cara a la empresa que requiere el sitio web. Este trabajo es un proceso largo que requiere un enorme grado de instrucción y aprendizaje, pero también una gran dosis de intuición anticipación y creatividad. A fin de cuenta el internet crece rápidamente y no podemos quedarnos atrás

Un sitio Web inicia a partir la recolección de información y análisis de requerimientos de una empresa permitiendo así encontrar los campos necesarios para el diseño y elaboración del sitio web, creando un óptimo funcionamiento en base a las exigencias de los usuarios.

Como en toda empresa se hace necesario seguir los estándares de desarrollo de sistemas los cuales ayudan a llevar de manera más organizada la información; poder especificar los contenidos que se necesitan visualizar en del sitio web y lograr que los beneficiarios se acoplen sin mayor dificultad en su manejo.

Referencias

[1] Llonch Jordi (2005). Pautas para el diseño de un proyecto web, en la siguiente dirección electrónica: http://www.laigu.net/wp-content/uploads/2009/08/Pautas-dise%C3%B1o-proyecto-web.pdf

[2] Negrete Lorena (2006). Economía de la Globalización, de la siguiente dirección electrónica: http://discusionsobreglobalizacion.blogspot.com/2006/05/la-importancia-del-internet-para-la.html[3] Mendoza Jorge (2005). Justificación de un Proyecto Web, en la siguiente dirección electrónica: http://www.informaticamilenium.com.mx/paginas/mn/articulo102.htm [4] Creación de páginas web, 2006 – 2009, un poco de historia acerca de internet y el surgimiento de las páginas web. Disponible en: http://www.creaciondepaginaweb.net/informacion-pagina-web.htm [5] Internet servicios web, 2012, ¿Por qué es importante las páginas web? Disponible en: http://internetserviciosweb.com/blog/importancia-tener-pagina-web.html