Ponencia M. Claudia Londoño

Vaya por delante mi agradecimiento a la entidad organizadora de este Congreso, GLOBAL ESTRATEGIAS, “RETOS, TENDENCIAS Y MEJORES PRÁCTICAS”, a los patrocinadores las Asociaciones de Secretariado profesional: de Aragón Burgos Cantabria Madrid y Valencia Así como a SEIEM y EUMA A la entidades colaboradoras: Universidad de Alcalá Enforex Asonet y Alacena Catering Creo que lo mejor en este tipo de este tipo de eventos es que partimos de la base de que todas estamos encantadas de tener esta profesión, es verdad que al día de hoy está muy valorada y simplemente hay que trabajar en como mejorar pero no nos lo acabamos de creer. Si se tratase de un Congreso de Cirujanos ninguno de ellos se plantearía que tienen que convencer al resto del mundo de que son buenos profesionales y no andan quejándose. Pues nosotros tampoco. Insisto, no nos lo acabamos de creer. Tenemos que repetirnos continuamente SOMOS FANTÁSTICAS.

Tengo el privilegio de inaugurar formalmente este congreso y lo haré hablando del presente y el futuro de la profesión, las posibilidades de proyección y las carencias y los retos a los que nos enfrentamos.

1www.globalestrategias.es

SITUACIÓN Y PANORAMA ACTUAL DEL

SECRETARIADO –PERSPECTIVAS DE FUTURO

Esta ponencia se ha realizado con la colaboración de las más de 300 profesionales que forman parte del Grupo Executive Assistants de España en LinkedIn. En particular quiero agradecer públicamente la contribución de Sonia Soualen, Mencía Rodríguez, Dorit Sauer, Rosa M. Díaz, Marisol Canosa, Pablo Caballero, Pilar Barreiro, Isabel Justel y Cristina Iglesias.


Escenario actualPerfil profesionalPerspectivas de futuro


Escenario actual: carencias

Falta de reconocimiento oficial de la profesiónBajos salariosPresentismo



Falta de reconocimiento oficial de la profesión

• Contratación como administrativos

• Instrusismo laboral

• Invisibilidad en los Convenios Colectivos

Es cierto que la situación económica y empresarial concretamente en España está "desvirtuando" el perfil académico que algunas empresas están solicitando como requisitos en el ámbito de las Asistentes y Secretarias de alta dirección. Realmente -con todos los respetos- un/a Licenciado-a-o en Derecho (por ejemplo) no tiene una formación especial que le haga ser más apto-a para desempeñar un puesto como profesional del secretariado ya que en principio carece de la formación técnica y profesional específica concreta.

El reto presente y futuro radicará en conseguir el reconocimiento de la categoría profesional lo que garantizará un mejor estatus dentro del ámbito de la empresa, evitará en la medida posible el intrusismo y aclarará la cuestión de los salarios.

Igualmente, el reconocimiento oficial nos dará visibilidad dentro de los convenios colectivos aclarando entonces el sistema de promociones que hasta la fecha en la mayoría de los casos suele ser arbitraria.



Bajos salarios

¿Consecuencia de la crisis?

La situación en cuanto a los salarios y como consecuencia de lo anterior, es decir la falta de reconocimiento oficial, no es buena y no es buena en todo el ámbito europeo donde los salarios, igual que en España y con los necesarios ajustes por el coste de la vida están entre los 20.000 euros y los 55.000€ sin que en muchos casos tenga nada que ver con la formación, la eficiencia o la experiencia. La situación es muy similar en USA donde los salarios están entre los $30.000 y hasta los $65.000.

DIGNO DE DESTACAR EL PRECIO HORA PARA LAS SECRETARIAS TEMPORALES:

$9,75-$18



Presentismo

Nuevo fenómeno laboral ante el temor a perder el empleoNo conlleva un aumento de la productividadFalta de capacidad innovadora Falta de asertividad

El miedo a perder el empleo ha provocado una reducción drástica del absentismo injustificado en los últimos años y ahora ha dado lugar a un nuevo fenómeno: el llamado presentismo. El aumento de la jornada asociado al 'presentismo' no conlleva un aumento de la productividad, pues al quedarse más horas en la oficina, los trabajadores no están buscando mejorar el rendimiento de la compañía, sino asegurar su puesto de trabajo. Los empleados reconocen este hecho, ya que el 60% admite que su productividad no se ha incrementado con la crisis. El presentismo laboral afecta física y emocionalmente a una persona y con el tiempo deriva en ausentismo. El prevenirlo y atacarlo desde sus inicios permite que los empleados mejoren su desempeño. Aunque es una situación latente en la mayoría de las empresas, pocas son las que hacen algo al respecto, pues en general los empleados no hablan de sus problemas abiertamente. A todo esto hay que añadir la norma no escrita de que la secretaria o asistente permanece en su puesto de trabajo (tenga o no qué hacer) mientras el directivo/s estén en el despacho o “en una reunión”. ¿Por qué o para qué? No creo que sea necesario formar parte de la decoración de la oficina. Las nuevas tecnologías nos permiten atender asuntos verdaderamente urgentes, llamadas y correos electrónicos, desde cualquier lugar. Como se ha dicho, el presentismo no favorece la productividad sino más bien al contrario. Pero esto no depende más que de nosotras, de la capacidad de argumentar de forma asertiva. Depende también de los departamentos de Recursos Humanos, por supuesto pero no harán nada si nosotras no lo planteamos.


Perfil profesional: el pasado

Para saber hacía donde vamos es necesario conocer de donde venimos.

Secretaria primera mitad del siglo XX

Para saber dónde queremos ir, conviene saber de dónde venimos. A lo largo de la historia siempre han existido secretarios, véase Antonio Pérez, el Secretario Real por

excelencia en la época de Felipe II y sin embargo, ¿cuándo surgieron las secretarias? ¿Ha sido siempre similar su trabajo al de los secretarios? Hasta los años 70-80 del Siglo XX, la situación y el estatus fue bien distinta a favor de los secretarios.


¿De dónde venimos?

A lo largo de la historia siempre han existido los secretariosEn 1714 se inventa una máquina que se parece a una máquina de escribirA finales del siglo XIX la Remington Rand inicia su comercialización

La realidad es que nos incorporamos al mundo laboral y por ende a la profesión, gracias a la máquina de escribir. Cuando la Remington Rand comenzó a comercializar esa extraña máquina, sus expertos en marketing consideraron que las personas idóneas para utilizarla serían las “señoritas bien” que habían recibido clases de piano y por lo tanto tenían una gran agilidad en los dedos. Así se incorporaron a las oficinas las americanas y en Europa, las francesas. Sin embargo, la verdadera implantación de las mecanógrafas y taquimecanógrafas se produjo como consecuencia de la Primera Guerra Mundial y por supuesto se incrementó a partir de la Segunda.


¿De dónde venimos?

Las Guerras Mundiales favorecen la incorporación de la mujer al mundo laboralEn las décadas de los 60-80 se busca la equiparación con los secretariosLas TIC cambian el escenario

Y eso éramos en la mayoría de los casos, mecanógrafas o taquimecanógrafas quienes, por cierto, ya tenían una mayor consideración puesto que no se limitaban a copiar textos. Entre tanto los secretarios seguían ejerciendo el rol de asistente. Esta situación se ve nítidamente reflejada en muchas películas de los años 50-60. A partir de la década de los 80 se inició un cambio en las funciones que se produjo cuando cada uno de nosotros, mujeres y hombres, dispuso de un PC en el puesto de trabajo. Al introducirse el uso de los ordenadores personales, la situación sufrió un vuelco dramático. Para empezar todos, ejecutivos, personal administrativo, secretarias y secretarios tuvimos que aprender a utilizarlos. Esto ya tuvo en sí mismo, su propia problemática. En general, en lugar de comenzar con los conceptos primarios de la informática, nos enseñaron el uso de un paquete de proceso de textos específico. Esta circunstancia nos llevó a la mayoría a encontrarnos inermes ante cualquier problema. Además los jefes, los directivos para los que trabajábamos optaron por una de estas dos posturas, o confesaban ignorarlo todo sobre la informática o, como ya dominaban como mínimo los rudimentos de la informática y la filosofía del software, empezaron a realizar sus propios trabajos de mecanografía con lo que de un plumazo perdimos parte de las funciones.

Como el tiempo pone todo en su lugar, poco a poco las cosas fueron volviendo a su cauce. La aparición de los entornos gráficos y paquetes ofimáticos hizo que comprendiéramos mejor la tecnología, es más, hubo quien se convirtió en experto. Los directivos también comprendieron que podían escribir mucho más cómodos en su propio ordenador, eliminándose así el dictado, pero que también era mucho más cómodo y eficaz que la secretaria diera al texto el formato y en general, el aspecto estético deseados. El PC hizo que determinadas tareas de carácter rutinario se agilizaran de tal manera que empezamos a tener tiempo para adquirir funciones más creativas. También se han producido cambios, principalmente debidos a los avances en la telefonía. Hace 15 años, las secretarias de dirección disponíamos de un teléfono más bien tonto con dos líneas, y en muchos casos, una de las líneas era sólo de uso interno. Esta situación hacía que el puesto de la secretaria fuera tremendamente estático ya que para no desatenderlo había que estar "clavadas" en el sitio. Poco a poco también esto ha cambiado, la introducción de la telefonía inteligente permite atender el teléfono desde cualquier otro lugar de la empresa o incluso estando fuera del ámbito de la compañía. También ha producido cambios en la localización del directivo que puede atender sus llamadas en casi cualquier lugar. Con ello se ha conseguido una mayor eficacia en las comunicaciones y como contrapartida, las facilidades que ofrece la nueva telefonía permiten que una secretaria pueda atender las llamadas de varios directivos no solo en su puesto de trabajo sino desde cualquier lugar, lo que nos lleva a la necesidad de reconvertir puestos de trabajo. Se produce además la equiparación entre secretarios y secretarias, a partir de los años 90 nuestras funciones y estatus son idénticas.

Esta ha sido la situación hasta la década de los 90, entonces comenzó a variar, incluso empezó a cambiar la denominación. Muchas dejaron de llamarse secretarias para convertirse en asistentes, este es un asunto semántico pero no precisamente baladí. Frases como "secretaria viene de secreto" marcan mucho, hacen pensar en funciones algo difusas, no proyectan nada claro y sin embargo, requiere mucho esfuerzo, afán de superación y disposición personal para adquirir responsabilidades y compromisos. Lo que me lleva a plantear la cuestión: ¿Merece la pena? ¿Qué se obtiene a cambio?

Se obtienen halagos, la secretaria es "única", "imprescindible". "la mano derecha del jefe"... y no nos dábamos cuenta, de que ese rol nos niega cualquier realización profesional que no sea reflejo de la realización profesional del jefe. Mientras que la palabra asistente evoca ideas como colaboradora, copartícipe, ayudante que parecen ajustarse más a la realidad o al menos a la situación deseable.


Perfil profesional

Estamos muy valoradas en el mundo laboral en general, pero somos nosotras las que no nos lo acabamos de creer.

En los 90 aprendimos a servirnos de las nuevas tecnologías y ahora se pone a prueba nuestra capacidad de innovación. Sabemos de dónde venimos y ahora conviene reflexionar acerca de dónde estamos. Desde el punto de vista oficial, no existimos a pesar de estar presentes en todos los segmentos de la actividad empresarial. Sin embargo, nuestro perfil profesional está perfectamente diseñado. Es verdad que a veces no pedimos o nos peleamos bastante porque sabemos que nuestro interlocutor tiene una visión limitada de la palabra secretaria. Nosotras tenemos que cambiar este enfoque, demostrar lo que aportamos a la empresa y no tener miedo en decir lo que queremos para nuestro futuro profesional.


Perfil profesional

Técnicas propias de la profesiónDominio de las TICIdiomasCapacidad de organizaciónHabilidades emocionalesHabilidades socialesExperta en protocolo y comunicación


Perfil profesional ¿qué hace?

Trabaja muy próxima a la alta dirección.Da apoyo en labores de investigaciónSoporte tecnológicoSoporte administrativoElabora informes y gestiona las comunicacionesGestiona su tiempo y el del directivoOrganiza reuniones, eventos y viajes

Entre otros:


Perfil profesional ¿qué hace?Además:Desarrolla actividades que tienen incidencia en el éxito y beneficios de la empresaSu trabajo hace que el ejecutivo sea como mínimo un 8% más productivo

http://hbr.org/2011/05/the-case-for-executive-assistants/ar/1

El correo electrónico, los teléfonos inteligentes, las agendas “on-line”, etc…. han hecho que los directivos de todos los niveles pueden actuar con un gran nivel de auto-suficiencia. Simultáneamente, las empresas se ven obligadas a reducir costes y aligerar sus estructuras. Como resultado de ello, muchos de los puestos de secretaria de directivos de segundo y tercer nivel están desapareciendo en muchas empresas, desafortunadamente puesto que una asistente eficiente contribuye de manera fehaciente a la productividad en todos los niveles de la organización.


Perfil profesional ¿qué hará?

Además de todo lo anterior, deberátener conocimientos (no significa ser expertas) de gestión empresarial y de los nuevos canales estratégicos (e-business), más los nuevos requerimientos que el mundo empresarial vaya demando.

Por supuesto en cuanto a Formación, en el futuro aparte de los conocimientos más tradicionales: dominio de las últimas herramientas informáticas (procesador de textos, preparación de visuales y transparencias, hojas de cálculo,....), protocolo y relaciones públicas (incluyendo un dominio de la comunicación eficaz), idiomas (inglés + otros idiomas de economías emergentes), otras técnicas secretariales (saber gestionar una agenda, administración del tiempo y saber detectar prioridades, archivo, organización de eventos y viajes...), conocimientos (no significa ser expertas) de gestión empresarial y de los nuevos canales estratégicos (ebusiness), más los nuevos requerimientos que el mundo empresarial vaya demando.

Pero el elemento diferenciador va a ser el que está compuesto por ese gran "fondo de saco" que suponen las competencias o cualidades personales vinculadas a la inteligencia emocional: visión (identificación y sinergia con las estrategias y los objetivos de la empresa y/o el ejecutivo o directivo y de sus equipos), iniciativa, anticipación y cierta dosis de autonomía (anticiparse a las necesidades y tareas a realizar), total discreción inherente al rol profesional, pero cada vez más sigue siendo una cualidad extremadamente valorada: una Asistente sigue teniendo cada vez más acceso a mucha información confidencial y restringida, capacidad multitarea, trabajar en situaciones con presión, capacidad de influenciar en otros (habitualmente hay que trabajar y coordinar tareas con otros ejecutivos de reporte directo del directivo y o superiores de su directivo) y liderazgo (directamente relacionado con el punto anterior), rapidez en la ejecución de las tareas, fiabilidad.


Perspectivas de futuro: Retos

Reconocimiento oficial de la profesiónTitulaciónDescripción del puesto y evaluación anualGrupo de cotización independiente al de administrativos Concepto de asistente o secretaria/o en el contratoVisibilidad en los convenios colectivos: promoción


ConclusionesEl futuro de la profesión es similar al de la energía: la transformaciónEncontraremos nuevas oportunidades y tendremos nuevas funcionesNos enfrentaremos a nuevas exigencias

El futuro de la profesión de las Asistentes es similar al de la energía: la transformación. Nada especialmente diferente a los grandes cambios que se han venido produciendo en el rol de esta figura profesional durante la última década, y de los que están teniendo lugar en el mundo empresarial como consecuencia de las características cambiantes de los mercados que son los que determinan las necesidades y cualificación de los distintos perfiles profesionales, incluido el de las profesionales del secretariado.


Conclusiones

A pesar de todo... Amamos esta profesión pero a pesar de haber conseguido mucho, tenemos un camino por andar y tenemos que apoyarnos mutuamente


Perspectivas de futuro

Pero todo..... Depende de nosotros... de• La formación

• La actitud proactiva

• La ambición

Ponencia M. Claudia Londoño

Business

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