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pOLíTICAS PARA LA OPERACiÓN DELA CAJA GENERAL EN OFICINA

CENTRAL, CENTROS DE TRABAJO YDEPARTAMENTOS DE

OPERACIONES PORTUARIAS Y DEOPERACIONES FRONTERIZAS

FECHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006

DIRECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

Políticas para la Operación de la Caja General en OficinaCentral, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones

Portuarias y de Operaciones Fronterizas

Clave: VST-DFP-PL-001

Emisión original: 23-01-1998

No. Revisión: 02

Revisión: 14-11-2006

FIRMAS DE AUTORIZACiÓN

Elaboró:

~;¿?Francisco Esquivel Reyes

Jefe del Departamento de OperaciónBancaria

Fecha de documentación:Revisión número:Copia número:Co ia asi nada a:

29-11-200602Original

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DIRECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEAC'ÓN

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1.

11.

111.

IV.

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VI.

VII.

VIII.

IX.



Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisión: 02

Emisión original: 23-01-1998 Revisión: 14-11-2006

íNDICE

INTRODUCCIÓN ---------------------------------------------------------------------

OElJETIVO -----------------------------------------------------------------------------

<3LOS~RIO ----------------------------------------------------------------------------

M~RCO LE<3~L -----------------------------------------------------------------------

~LC~NCE ------------------------------------------------------------------------------

pOLíTIC~S -------------------------"---------------------------------------------------

1. ÁRE~ DE L~ C~J~ <3ENE~L ----------------------------------------------

2. PERSON~L ~UTORI~DO ---------------------------------------------------

3. HO~RIOS DE SERVICIO ---------------------------------------------------

4. RECEPCiÓN DE IN<3RESOS ------------------------------------------------

5. CONTROL Y USO DE CHEQUES ------------------------------------------

6. ENSOElRET~DO DE NÓMIN~S ---------------------------------------------

i'. P~<30S -----------------------------------------------------------------------------

i'.1 SUELDOS, S~L~RIOS y PREST~CIONES ---------------------

i'.2 SERVIDORES PÚElLlCOS y OTROS ElENEFICI~RIOS -----

i'.3 PROVEEDORES Y PREST~DORES DE SERVICIOS ---------

8. RES<3U~RDO y CUSTODI~ DE DOCUMENTOS --------------------

REL~CIÓN DE ~NEXOS ----------------------------------------------------------

HISTORI~L DE C~MElIOS ------------------------------------------------------

~PROEl~CIÓN DEL COMITÉ DE MEJO~ RE<3UL~TORI~ INTERN~

Página

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Políticas para la Operación de .Ia Caja General en OficinaCentral, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones


Clave: V8T-DFP-PL-001 No. Revisión: 02


l. INTRODUCCiÓN

Para el adecuado control y manejo de los recursos financieros de la empresa, se debe

considerar la instrumentación de los mecanismos necesarios que permitan administrarlos

con la máxima eficiencia, seguridad y transparencia posibles y donde el área de la Caja

General, se constituye como un área muy activa en ésta parte operativa de la

administración financiera de la Entidad.

En este sentido, con la finalidad de asegurar la adecuada operación de la Caja General en

Oficina Central, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones Portuarias y de

Operaciones Fronterizas, de L1CON8A, 8A DE C.V., se emiten estas políticas en las que

se definen los aspectos que se deben considerar en el manejo de los recursos financieros,

en la salvaguarda de documentos y en general, a todas aquellas actividades que

involucran la participación de los responsables de la Caja General, buscando en todo

momento la seguridad y transparencia en su ejecución.

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~ FECHA, 14 VIEMBRE DE 2006~'PÁGINA: 3 DE: 39

-----:-=~DIRECCIÓN DE FINANZAS YPLANEACIÓN _





No. Revisión: 02


11. OBJETIVO

Establecer las políticas que deberán observar en el desarrollo de sus actividades,

los responsables de la Caja General de Oficina Central, Centros de Trabajo y los

Departamentos de Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas de

L1CONSA, SA DE C.V., buscando que se lleven a cabo con las medidas de

seguridad y tramos de control adecuados, que garanticen el correcto manejo y

salvaguarda de los recursos que se canalizan u operan en esta área de la empresa.

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FECHA: 14 DE VIEMBRE DE 2006

PÁGINA' 4 0"'39:& \DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEACIÓN~



111. GLOSARIO

Clave: V8T-DFP-PL-001


No. Revisión: 02


Para los efectos de las presentes Políticas se entenderá por:

TABULAR/TABULANDO: Imprimir en una tira de la maquina calculadora, la suma dediferentes cantidades.

ENSOBRETADO: Procedimiento mediante el cual una compañía especializadaintroduce el efectivo requerido en el sobre que les fueproporcionado.

BOLSA DE SEGURIDAD: Bolsa de plástico transparente de alta seguridad que seemplea para la movilización de efectivo.

PLOMO:

MACHIMBRAR:

MAPP:

Instrumento de seguridad que se utiliza para el cerrado de labolsa de seguridad, el cual deberá ostentar un número visibley legible, que debe corresponder al señalado en elcomprobante de servicio.

Cerrar el plomo de la bolsa de seguridad.

Movimiento de Afectación Presupuestal y Pagos.

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F CHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006





No. Revisión: 02


IV. MARCO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Promulgada el 5 de febrerode 1917. Última reforma 14 de septiembre de 2006.

1. Leyes

Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. DOF del 27 de agosto de1932. Última reforma DOF del 18 de julio de 2006.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF del 29 de diciembrede 1976. Última reforma DOF del 2 de junio de 2006.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF del 14 de mayo de 1986.Última reforma DOF del 21 de agosto de 2006.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.DOF del13 de marzo de 2002. Última reforma DOF del21 de agosto de 2006.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF del 30 demarzo de 2006.

2. Códigos

Código Fiscal de la Federación. DOF del 31 de diciembre de 1981. Últimareforma publicada el 18 de julio de 2006.

3. Reglamentos

Reglarryento del Código Fiscal de la Federación. DOF del 21 de febrero, de /l1984. Ultima reforma DOF del 21 de mayo de 2002. .

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF denero de 1990. Última reforma DOF del 7 de abril de 1995.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y ResponsabilidadDOF. 28 de junio de 2006.



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j~H Clave: V8T-DFP-PL-001


No. Revisión: 02


4. Decretos

Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio fiscal delaño que corresponda.

5. Acuerdos

Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate ala Corrupción en la Administración Pública Federal, como una comisiónintersecretarial de carácter permanente. DOF del 4 de diciembre de 2000.

Acuerdo que establece las Disposiciones de Productividad, Ahorro,Transparencia y Desregulación Presupuestaria en la Administración PúblicaFederal para el ejercicio fiscal que corresponda.

FEC : 14 DE NOVIEMBRE DE 2006.. PÁGINA: 7 DE: 39 & \'

DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEAC/ÓN~


Portuarias y de Operaciones Fronterizasj!,1! v. ALCANCE



No. Revisión: 02


A. En Oficina Central:

Dirección de Finanzas y PlaneaciónSubdirección de Tesorería General

Departamento de Operación BancariaCaja General

Subdirección de Contabilidad GeneralDepartamento de Contabilidad Financiera

Subdirección de Recursos HumanosDepartamento de Recursos Humanos

Direcciones de ÁreaUnidades de Área

B. En Centros de Trabajo:

En los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas:C.

Gerencia del Centro de TrabajoSubgerencia de Administración y Finanzas

Departamento de ContabilidadCaja General

Departamento de Relaciones Industriales

Departamento de OperacionesCoordinador de Administración y Finanzas

Responsable de las funciones de Caja General



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1Clave: VST-DFP-PL-001


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VI. pOLíTICAS

1. ÁREA DE LA CAJA GENERAL

1.1. En las instalaciones de la empresa se deberá contar con un espacio físicodestinado exclusivamente para el manejo de valores, recursos en efectivo ydocumentos propiedad de L1CONSA, S.A. DE C.V., éste será denominadocomo Caja General.

1.2. La Caja General deberá estar ubicada en el lugar que ofrezca las mejorescondiciones de seguridad de la oficina. De preferencia debe estar aislada delas áreas generales de trabajo, y estar acondicionada de tal manera que elacceso esté restringido y de fácil entrada para el personal y gestoresexternos que efectúan trámites documentales y de cobranza, sin que tenganque cruzar áreas internas de las oficinas.

1.3. Será responsabilidad del titular de la Subdirección de Tesorería General enOficina Central, del Gerente en Centros de Trabajo y de los titulares de losDepartamentos de Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas,establecer y verificar en forma permanente que se cuente con medidas deprotección que garanticen en forma adecuada las condiciones de seguridadde la Caja General.

1.4. En el interior del área de la Caja General, se deberá contar con una cajafuerte del tamaño adecuado a las necesidades propias de esta áreaoperativa de la empresa, para el resguardo y custodia de documentos y7..lo,"" '"' obmo '" pode, del m,pooMble de la Caja Geoeml. ~

PERSONAL AUTORIZADO /12.1. Sólo podrá tener acceso al área de la Caja General, el personal respon able

de su operación; mismo que será designado por el titular de la Subdi cciónde Tesorería General en Oficina Central, por el Gerente en Ce tras deTrabajo y por los titulares de los Departamentos de Operaciones P rtuarias yde Operaciones Fronterizas. f\

2.





No. Revisión: 02


2.2. El personal responsable de la operación de la Caja General deberá estarafianzado de acuerdo a lo señalado en el Manual de Procedimientos deSeguros y Fianzas, clave VST-DA-PR-003.

3. HORARIOS DE SERVICIO

3.1. En lugar visible del área de la Caja General se indicarán los días y loshorarios de atención a proveedores y prestadores de servicios, éstos serándeterminados por el titular de la Subdirección de Tesoreria General enOficina Central, por el Gerente en los Centros de Trabajo y por los titularesdel Departamento de Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas,considerando las cargas de trabajo del personal, a efecto de que susfunciones se realicen en forma planeada y cuidadosa para minimizar riesgos,dado lo delicado de sus actividades, así como en apego a lo establecido enel Manual de Procedimientos para la Solicitud, Trámite y Autorización dePagos, clave VST-DFP-PR-OO?

3.2. Para el caso de recepción de ingresos, pago de nóminas y prestaciones, asícomo pagos al personal de la empresa por diversos conceptos, la atenciónse dará en el horario normal de labores de la oficina.

4. RECEPCiÓN DE INGRESOS

4.1. El responsable de la Caja General, es la única persona autorizada en la sedDde las oficinas para recibir recursos en documentos o en efectivo, derivado 1

de las operaciones propias de L1CONSA, SA DE C.v.

4.2. En caso de que por necesidades específicas de las áreas administrativasoperativas de la empresa, personal adscrito a las mismas recupere a favor ./7de la empresa recursos en cheque o efectivo, deberán entregarlo~

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directamente en la Caja General; contra la expedición del recibo de p 90correspondiente. Cuando se trate de cobranza por venta de leche y elcobrador esté ubicado lejos de la oficina sede, el personal que re . ió losrecursos deberá proceder a depositarlos de inmediato en la c enta decheques establecida a nombre de L1CONSA, SA DE C.V. que e e h~a

indicado, debiendo entregar a su jefe inmediato la ficha original_~. ós

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4.3. Cuando el recurso a recibirse sea en cheque, el responsable de la CajaGeneral deberá verificar que el documento cumpla con los lineamientosestablecidos por el Banco de México, los cuales exigen a las InstitucionesBancarias medidas mínimas de seguridad que los cheques deben ostentar,tales como el papel de seguridad confitado, marcas de agua, impresión continta fugitiva y microimpresión; estas medidas se garantizan con un pequeñocírculo contenido en la parte superior derecha con un número en el centrosimulando una perilla de caja fuerte. Anexo 1.

Adicionalmente, en el cuerpo del documento se revisará lo siguiente:

Que esté expedido a favor de L1CONSA, SA DE C.V.

Que no esté posfechado.

Que el importe asentado con número y letra coincida, en esto últimoque se incluya la palabra "pesos" precediendo a la indicación de loscentavos.

Que no presente tachaduras, enmendaduras o roturas.

4.4. Por lo que se refiere a la recepción de efectivo en billetes, se consideraránlas siguientes características:

Estar impresos en papel de seguridad confitado.

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DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEAC/ÓN

Verificar que los billetes no presenten tachaduras,roturas.

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Que las denominaciones de los billetes sean las de curso corriente. I~ ~

Detectar la tinta brillante que parece como confeti.

Presentar las firmas de Banco de México.

Contener la microimpresión.

Contar con marcas de agua.

Tener una cinta interna en forma vertical en el extremo.



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1I Clave: VST-DFP-PL-001


No. Revisión: 02


De acuerdo al volumen de recursos en efectivo que se reciban en la CajaGeneral, el Subdirector de Tesorería General y el Gerente del Centro deTrabajo, decidirán si es conveniente la adquisición de equipos especialespara verificar la validez de los billetes, o bien marcadores de tintareveladores.

4.5. Todo ingreso que se reciba en la Caja General, invariablemente debeampararse con la expedición de un recibo de pago foliado y fechado el díade su emisión, éste debe ser firmado y sellado por el personal responsablede la Caja General que recibe el pago. El recibo de pago debe contar contodas las características que se señalan en la muestra que se presenta en elAnexo 2, o bien, aquellas que en su momento establezcan las disposicionesfiscales.

4.6. Los ingresos captados en la Caja General, deberán depositarse a más tardarel día hábil siguiente a su recepción en las cuentas bancarias de L1CONSA,S.A. DE C.v., designadas y/o autorizadas por el Subdirector de TesoreríaGeneral, siendo responsabilidad del Departamento de Operación Bancariaen Oficina Central y del Subgerente de Administración y Finanzas en Centrosde Trabajo vigilar que se cumpla con esta disposición.

En el caso de que en los Departamentos de Operaciones Portuarias yOperaciones Fronterizas se reciba efectivo, éste se debe depositar en lacuenta que le indique la Subdirección de Tesorería General de OficinaCentral, elaborándose en ésta el recibo de pago, para ello, el Coordinador deAdministración y Finanzas del Departamento de Operaciones, deberá remitiral titular del Departamento de Operación Bancaria copia de la ficha dedepósito, indicando el nombre de la persona que efectuó el pago y elconcepto del mismo.

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No. Revisión: 02



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4.7. En caso de que un cheque no sea pagado por el Banco girado, se notificarápor escrito tal situación al interesado, requiriendo la restitución del mismo ysolicitando el pago de las comisiones y gastos aplicados por el Banco, másel 20% (Veinte por ciento) de penalización más el impuesto al valoragregado, de acuerdo a lo establecido en el articulo 193 de la Ley Generalde Títulos y Operaciones de Crédito, marcando copia en el escrito a laSubdirección de Contabilidad General en Oficina Central y al Departamentode Contabilidad en el Centro de Trabajo. Para efectos de la recuperación delimporte se deberá atender a lo establecido en las "Políticas, Lineamientos yProcedimientos para la Operación de los Contratos de Venta de Leche, suCobranza y Recuperación de Cartera" clave VST-DFP-PL-012.

El párrafo que antecede no aplica para los pagos efectuados por el InstitutoMexicano del Seguro Social, dada la inviabilidad del cobro de lapenalización.

4.8. El responsable de la Caja General anexará a la copia del recibo de ingresosexpedido, la ficha bancaria que acredite el depósito efectuado, turnándoseesta documentación al área de Contabilidad General para su registro yarchivo.

4.9. El responsable de la Caja General, deberá elaborar diariamente un reportede ingresos, de acuerdo a la estructura del formato que se presenta comoAnexo 3.

FECHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006~PÁGINA: 13 DE: 39

Este reporte se entregará diariamente al titular del Departamento deOperación Bancaria en Oficina Central y al Subgerente de Administración yFinanzas en el Centro de Trabajo. i

Por ningún motivo se podrán utilizar los recursos recibidos en efectivo en la fCaja General para cambiar cheques expedidos por L1CONSA, SA DE C.v. I //1a su personal o para efectuar pagos en efectivo. / I

Queda estrictamente prohibido cambiar cheques personales de servi Orespúblicos con recursos recibidos en la Caja General.

4.10.

4.11.


Portuarias y de Operaciones Fronterizasq\. J Clave: VST-DFP-PL-001


No. Revisión: 02


4.12. Si los ingresos captados en la Caja General en efectivo o documentos, sonenviados para su depósito al Banco por conducto de empresasespecializadas en recolección y traslado de valores, el responsable de laCaja General deberá atender y observar lo siguiente:

El recuento del efectivo y documentos deberá efectuarse por lo menosdos veces.

Tabular el monto del depósito, cuantificando el número de monedas ybilletes por denominación, organizando las fajillas y bolsas de monedasde acuerdo a lo establecido en el contrato de servicio y observando elmáximo criterio de eficiencia en su integración para no incurrir en costosadicionales.

La tabulación y la (s) ficha (s) de depósito deberá introducirse en labolsa de seguridad que contiene el efectivo y los documentos.

Verificar minuciosamente que la bolsa de seguridad en la cual seenviará el depósito no presente roturas.

Sellar y machimbrar la bolsa de seguridad que contiene el efectivo conel material que la compañía especializada proporcione para tal efecto,verificando que quede perfectamente sellada e inviolable y que el folioesté claramente marcado en el plomo.

FECHA: 14 o OVIE BRE DE 2006PÁGINA: 14 DE: 39~ \

DIRECCIÓN DE FINANZAS YPLANEACIÓN~

Verificar que el personal de la empresa de traslado de valores que sepresenta a realizar el servicio de recolección esté registrado en eldirectorio del personal proporcionado por la propia empresa para talefecto; en caso de no aparecer en el directorio no deberá entregar elenvase, debiendo reportar al ejecutivo de cuenta de le empr saespecializada esta situación, requiriendo se envíe a personal regi radapara cumplir el servicio; y de ser el caso, solicitar la actualiza 'ón dedicho directorio. •

La hoja de servicio que ampara la entrega de la bolsa de seguridad,deberá estar debidamente requisitada y firmada.

Solicitar la identificación del personal de la empresa de seguridad queefectúa la recolección antes de entregar el envase.

~---~





Recabar la firma de recibido en la hoja de servicio.

El responsable de la Caja General deberá conservar debidamenteordenada la copia de la orden de servicio, anexando copia de latabulación elaborada.

5. CONTROL Y USO DE CHEQUES

5.1. Invariablemente los cheques de las cuentas bancarias establecidas con lasinstituciones de crédito a nombre de L1CONSA, SA DE C.v., deberán estarresguardados en la caja fuerte ubicada en el área de la Caja General, por loque no deben resguardarse cheques fuera de dicha área.

5.2. Las chequeras de las cuentas establecidas a nombre de L1CONSA, SA DEC.V., únicamente podrán manejarse por los servidores públicos que ocupenlos siguientes puestos:

En Oficina Central:

Director de Finanzas y Planeación

Subdirector de Tesorería General

Jefe del Departamento de Operación Bancaria

Cajero General

Auxiliar de Caja General

En Centros de Trabajo:o/!

FECHA: 1 E N VIEMBRE DE2006~, PÁGINA: 15 DE: 39

DIRECCIÓN DE FINANZAS YPLANEACIÓN

Jefe del Departamento de Contabilidad

Subgerente de Administración y Finanzas

Gerente del Centro de Trabajo

Cajero General

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En los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas:

Titular del Departamento de Operaciones

Coordinador de Administración y Finanzas

5.3.

5.4.

Responsable de las funciones de la Caja General

El responsable de la Caja General deberá resguardar, controlar y utilizaradecuadamente los cheques bajo su guarda y custodia.

Con la periodicidad que juzgue conveniente su jefe inmediato, que serádeterminada a partir de la existencia promedio de cheques que se mantenga,el responsable de la Caja General deberá efectuar una revisión quecontemple la verificación detallada de los folios consecutivos de los chequesdisponibles y le informará por escrito de los resultados del recuentorealizado.

FECHA: DE NOVIEMBRE DE 2006~PÁGINA: 16 DE: 39

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN.

Al momento de que se llegaré a identificar un faltante de cheques, seráresponsabilidad del titular del Departamento de Operación Bancaria enOficina Central, del Subgerente de Administración y Finanzas en Centros deTrabajo y del titular del Departamento de Operaciones, girar de inmediato unoficio a la Institución Bancaria, solicitando la suspensión o bloqueo de pagode los cheques faltantes. Posteriormente, se deberá levantar actaadministrativa de levantamiento de hechos, que deberá entregarse para elcaso de Oficina Central y los Departamentos de Operaciones, al titular de laSubdirección de Tesorería General y al Gerente en Centros de Trabajo.

El responsable de la Caja General vigilará la existencia de cheques ;8disponibles e informará con la debida oportunidad al titular del Departamento ~de Operación Bancaria en Oficina Central, al Subgerente de Administración yFinanzas en Centros de Trabajo y al Jefe de Departamento de Operaciones,sobre la necesidad de solicitar a las Instituciones Bancarias una nueva /1dotación de cheques, por lo que debe existir un estricto control del punto de •reorden de nuevas chequeras, en el que se debe considerar el cons mopromedio de los últimos seis meses, así como el tiempo de entrega qu ieneestablecido la Institución Bancaria para atender la solicitud.

5.5.

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5.6. Cuando se reciba una dotación de cheques, el responsable de la CajaGeneral deberá verificar que el número consecutivo y folio de los chequescoincida contra los folios asentados en el talón del Banco, o de la orden deentrega cuando se trate de chequeras en formas continuas, revisando que ladotación contenga del primero al último folio, verificando uno a uno todos loscheques recibidos.

En caso de observarse faltantes en los cheques recibidos, el responsable dela Caja General deberá reportar tal situación de inmediato al titular delDepartamento de Operación Bancaria en Oficina Central, al Subgerente deAdministración y Finanzas en Centros de Trabajo y al titular delDepartamento de Operaciones, quienes procederán a reportar de inmediatopor escrito a la Institución Bancaria los faltantes detectados, solicitando almismo tiempo, la suspensión o bloqueo de pago de los cheques faltantes.

5.7. Cuando se tengan en existencia cheques que por alguna razón ya no seránutilizados, deberá procederse a su destrucción, para ello, se elaborará actaadministrativa de destrucción de documentos; en el acto de destrucciónparticiparán el responsable de la Caja General, su jefe inmediato y dospersonas que actuarán como testigos, que serán designados por el titular dela Subdirección de Tesorería General en Oficina Central, por el Subgerentede Administración y Finanzas en los Centros de Trabajo y por el titular delDepartamento de Operaciones. Al mismo tiempo, se deberá notificar porescrito a la Institución Financiera de la destrucción de los cheques, indicandoel folio de los mismos.

5.8. Todo cheque que se expida deberá estar debidamente soportado de acuerdoa lo establecido en el Manual de Procedimientos para la Solicitud, Trámite yAutorización de Pagos, clave VST-DFP-PR-007.

5.9. Invariablemente los cheques serán firmados en forma mancomunada por losservidores públicos autorizados. Los costos que pudieran generarse a cargode L1CONSA, SA DE C.V., por haberse entregado al beneficiario un chequecon firmas incompletas, correrán a cargo del responsable de la Caja Gener .

,- DIRECCIÓN DE'FINANZAS YPLANEACfÓN"




No. Revisión: 02


Clave: VST-DFP-PL-001é

I,5.11. Queda estrictamente prohibido girar cheques al portador, así como el firmar

cheques en blanco.

5.12. En todos los casos, la entrega de cheques deberá ampararse con la firma,nombre y fecha de recibido del beneficiario, en el espacio que para tal efectoestá diseñado en la póliza cheque.

5.13. Una vez efectuado el pago del cheque, el responsable de la Caja Generaldeberá sellar con la leyenda "pagado" todos los documentos soporte queintegran la cuenta por pagar liquidada.

5.14. Para dar cumplimiento a las disposiciones fiscales vigentes, se deberáfotocopiar el original del cheque ya firmado.

5.15. La documentación original soporte del pago, un tanto de la póliza cheque y lafotocopia del mismo, debe remitirse al área de Contabilidad General para suregistro contable y archivo.

5.16. En la Caja General se conservará el tanto de la póliza cheque donde elbeneficiario suscribió como recibo de conformidad.

Yl6.1. Cuando las nóminas de los Centros de Trabajo se paguen bajo la forma deefectivo ensobretado y al tenerse contratado el servicio de recolección yensobretado con compañías especializadas, se deberá atender a losiguiente:

ENSOBRETADO DE NOMINAS

5.17. Todo cheque expedido podrá permanecer en la Caja General por un periodomáximo de 30 días hábiles, transcurrido el plazo señalado, deberáprocederse a su cancelación, turnándose al Departamento de ContabilidadGeneral el cheque original con la leyenda "cancelado" conjuntamente con lapóliza cheque del mismo.

5.18. La reexpedición de cheques cancelados se efectuará hasta que el pagocorrespondiente sea reclamado por el beneficiario.

6.1.1 El responsable de la Caja General, deberá efectuar un con o de lossobres, tabulando la nómina en su totalidad, a fin de vard tanto elnúmero de sobres como el importe global de la nómina. °0- \¡,~

FECHA: 14 lE BREDE2 t 06~________) PÁGI A:18 D :39

~ _ DIRECCiÓN DE Ff AN YPLANEACIÓN

6.

Politicas para la Operación de la Caja General en OficinaCentral, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones


J1i



No. Revisión: 02


6.1.2 El responsable de la Caja General será el encargado de entregar elpaquete con los recibos de la nómina al personal del servicio derecolección de la empresa contratada para el ensobretado, deacuerdo al plazo que se haya determinado en el contrato de servicio,entregando también el cheque expedido por L1CONSA, SA DE C.v.,que ampara el costo total de la nómina.

6.1.3 Al recibirse la nómina ensobretada, el responsable de la Caja Generalen presencia del personal de la empresa de traslado de valoresdeberá verificar lo siguiente:

a) Que la bolsa de seguridad que contiene la nómina no presenteroturas.

b) Que el número de plomo que sella la bolsa de seguridad coincidacon el asentado en la orden de entrega de valores.

c) Que el plomo y amarre que sella la bolsa de seguridad nopresente signos de haberse violado.

Una vez que el responsable de la Caja General verificó las medidasde seguridad descritas, firmará de recibido en la orden de servicio deenvío de valores.

6.2. Inmediatamente a la apertura de la bolsa que contiene la nómina, elresponsable de la Caja General deberá efectuar un conteo de los sobresrecibidos, verificándose contra la orden original de ensobretado.

6.3. En caso de sobres faltantes, el responsable de la Caja General deberáinformar de tal situación a su jefe inmediato, quien a su vez notificará elhecho por escrito a la empresa contratada, al mismo tiempo, se deberáelaborar acta administrativa señalando el hecho detectado, quedando bajo laresponsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas del Centro deTrabajo dar el seguimiento a esta situación ante la compañía contratada parael ensobretado, hasta lograr la total recuperación del faltante observado.

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VIEMBRE DE 2006AGINA: 19 DE: 39

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEAC/ÓN~---~

Cuando el beneficiario del pago reclame que hay un faltante de efecti ensu sobre, el responsable de la Caja General tendrá la obligación de erificarque el engomado de seguridad no se haya violado y despegado, que,engrapado este intacto.

6.4.





No. Revisión: 02


En caso de que el sobre presente signos de haberse alterado en suengomado y engrapado original, el responsable de la Caja General no podráaceptar el sobre que se pretende devolver, en razón de que la reclamaciónante la compañía que realizó el ensobretado no puede prosperar sí éstascondiciones de seguridad presentan signos de haberse violado. Por loanterior, se deberá hacer del conocimiento del personal, que no se debequitar el engomado ni desengraparlo, en tanto no se haya contado elcontenido del sobre.

6.5. Si el sobre no fue alterado en su engomado y engrapado original, elresponsable de la Caja General procederá a recibir el sobre de parte delempleado, situación que hará del conocimiento de su jefe inmediato, quiensolicitará por escrito a la empresa que presta el servicio la restitucióninmediata del faltante presentado; obtenida la devolución, se procederá aentregar el sobre restituido o el faltante al beneficiario.

7. PAGOS

7.1. SUELDOS, SALARIOS Y PRESTACIONES

7.1.1 El personal responsable de la Caja General será el único facultado paraefectuar el pago de sueldos, salarios y prestaciones, en efectivo o envales, al personal de L1CONSA, SA DE C.V.

Solo en casos previamente autorizados por el Subdirector de TesoreríaGeneral en Oficina Central, por el Subgerente de Administración yFinanzas en Centros de Trabajo y por el Titular del Departamento deOperaciones, personal ajeno a la Caja General podrá efectuar estospagos, en cuyo caso, se hará con las debidas medidas de control,seguridad, y constancia documental de la entrega recepción de losvalores del responsable de la Caja General a la persona autorizada.

La persona autorizada será responsable de la entrega de los valores alpersonal beneficiario, para hacerlo, deberá exigir la presentación lacredencial oficial expedida por L1CONSA, SA DE C.v., y rec ará lafirma de recibido en los comprobantes respectivos, mismos q deberáentregar una vez concluida la gestión al responsable a C 'aGeneral.


Portuarias y de Operaciones Fronterizasel Clave: VST-DFP-PL-001


No. Revisión: 02


En caso de que el sobre presente signos de haberse alterado en suengomado y engrapado original, el responsable de la Caja General no podráaceptar el sobre que se pretende devolver, en razón de que la reclamaciónante la compañía que realizó el ensobretado no puede prosperar sí éstascondiciones de seguridad presentan signos de haberse violado. Por loanterior, se deberá hacer del conocimiento del personal, que no se debequitar el engomado ni desengraparlo, en tanto no se haya contado elcontenido del sobre.

6.5. Si el sobre no fue alterado en su engomado y engrapado original, elresponsable de la Caja General procederá a recibir el sobre de parte delempleado, situación que hará del conocimiento de su jefe inmediato, quiensolicitará por escrito a la empresa que presta el servicio la restitucióninmediata del faltante presentado; obtenida la devolución, se procederá aentregar el sobre restituido o el faltante al beneficiario.

7. PAGOS

7.1. SUELDOS, SALARIOS Y PRESTACIONES

7.1.1 El personal responsable de la Caja General será el único facultado paraefectuar el pago de sueldos, salarios y prestaciones, en efectivo o envales, al personal de L1CONSA, SA DE C.v.

Solo en casos previamente autorizados por el Subdirector de TesoreríaGeneral en Oficina Central, por el Subgerente de Administración yFinanzas en Centros de Trabajo y por el Titular del Departamento deOperaciones, personal ajeno a la Caja General podrá efectuar estospagos, en cuyo caso, se hará con las debidas medidas de control,seguridad, y constancia documental de la entrega recepción de losvalores del responsable de la Caja General a la persona autorizada.

La persona autorizada será responsable de la entrega de los valores alpersonal beneficiario, para hacerlo, deberá exigir la presentación lacredencial oficial expedida por L1CONSA, SA DE C.V., Y rec ará lafirma de recibido en los comprobantes respectivos, mismos q deberáentregar una vez concluida la gestión al responsable a C 'aGeneral.





No. Revisión: 02


Estos pagos deberán efectuarse en los días programados los cualesserán previamente definidos por la Subdirección de Recursos Humanoso los que estén específicamente establecidos en los contratoscolectivos de trabajo.

7.1.2 Los recibos de pago de nómina deberán entregarse por el personal delDepartamento de Recursos Humanos o Relaciones Industriales alresponsable de la Caja General, para proceder a su pago en las fechasprogramadas.

7.1.3 Al momento de efectuar el pago al personal, es obligación delresponsable de la Caja General, solicitar la credencial oficial expedidapor L1CONSA, SA DE C.v., que lo acredita como empleado de laempresa.

La entrega de un sobre de pago, vales de despensa, comida u otrasprestaciones sin cumplir con este requisito, será bajo su enteraresponsabilidad.

7.1.4 El responsable de la Caja General deberá obtener la firma delempleado en el recibo o listado que ampara el pago efectuado,validándola contra la asentada en la credencial oficial expedida por laempresa.

7.1.5 Por ningún motivo se deberá entregar un sobre de nómina o pago deprestaciones en vales a otra persona que no sea el beneficiario, amenos que presente una carta poder en original, en la cual, elbeneficiario le otorga específicamente el poder para efectuar el cobro,especificando con precisión el concepto y periodo de pago que estaautorizando cobrar a un tercero.

'1)FECHA: DE NO )EMBRE DE 20061~

PAGINA: 21 DE: 39,

DIRECCIÓN DE FINANZAS YPLANEACIÓ~ .

Para validar la personalidad y firmas del otorgante, otorgado y testigos,la carta poder será avalada por el titular del Departamento de Recursos /lHumanos en Oficina Central, por el Jefe de Relaciones Industriales en .Centros de Trabajo y por el Titular del Departamento de Operaci es,suscribiendo la misma al reverso, haciendo constar esta validació .


'==mm¡~~l c=c--_~c;:P;-c0;o"rtc;:u;::a--;ri::;as--=y-:;:d-;-e_o_p_e_r_a-,-c7io;-n_e-=s;-F_ro7n--;t--;e_ri_za-:;:s-::-- _Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisión: 02


Será obligación del responsable de la Caja General al momento deefectuar el pago, solicitar a la persona facultada su identificación oficial,para corroborar su personalidad y firma, confrontándola contra laasentada en la carta poder, la cual deberá anexarse al recibo de pago olistado correspondiente.

7.1.6 La entrega de vales de despensa y de comida, deberá ajustarse a lasfechas establecidas por las disposiciones de carácter general fijadaspor la Dirección de Administración o las que estén establecidas en elcontrato colectivo de trabajo.

1,

\,

FECHA, 14 o NO~IEMBRE DE zbo;)"~./ PAGINA: 22 DE: 39,

DIRECCIÓN DE FINANZAS Y FLANEACIÓN

7.1.7 En el pago de vales de despensa y comida, el responsable de la CajaGeneral deberá recabar del empleado la firma de recibido deconformidad en el listado que proporcione el Departamento dePrestaciones en Oficina Central y el Departamento de RelacionesIndustriales en los Centros de Trabajo.

7.1.8 Será responsabilidad del Cajero General entregar a los empleados deL1CONSA, S.A. DE C.V., la constancia de retenciones y aportaciones alSAR e INFONAVIT, su acuse de recepción deberá ser recabado en eldocumento que proporcione la Subdirección de Recursos Humanos enOficina Central y por el Departamento de Relaciones Industriales enCentros de Trabajo.

7.1.9 Toda suspensión temporal o definitiva de un pago de nómina, debe serrequerida mediante oficio suscrito por el Subdirector de RecursosHumanos y dirigido al Subdirector de Tesorería General, en los Centrosde Trabajo por el Jefe del Departamento de Relaciones Industriales alSubgerente de Administración y Finanzas.

7.1.10 Al solicitársele la cancelación definitiva de un pago de nómina que se '/7realiza en efectivo, el responsable de la Caja General deberá contar elefectivo que contiene el sobre, sin desengrapar ni romper el engom ode seguridad, validando el importe contra el asentado en el recib depago, y procederá a depositar el efectivo el día hábil siguient en lacuenta de cheques establecida a nombre de L1CONSA, S.A. C.V.,determinada por el Subdirector de Tesorería General.

~---~





No. Revisión: 02


7.1.11 Cuando el pago de nóminas se realice mediante depósito bancario a lacuenta personal del empleado, la solicitud de suspensión de pagodeberá enviarse por escrito y por lo menos con dos días hábiles deanticipación a la fecha de pago programada, siendo responsabilidad deltitular del Departamento de Operación Bancaria en Oficina Central y delSubgerente de Administración y Finanzas en Centros de Trabajorealizar las gestiones pertinentes ante la Institución Bancaria parasuspender el pago programado.

7.1.12 Los acuses de recibo de pagos de nómina, deberán conservarsedebidamente ordenados por período de pago en la Caja General por unlapso de cinco años, enviándose una vez transcurrido el tiemposeñalado al archivo general de la empresa.

7.1.13En caso de que la Subdirección de Recursos Humanos o la UnidadJurídica requieran originales de recibos de pago de nómina o de acusesde cobro de prestaciones, con el objeto de integrar documentacióncomprobatoria para efectos de juicios laborales, deberán solicitarlos alresponsable de la Caja General mediante oficio, donde se especifiqueel nombre del exempleado, número de nómina y periodos de pago. Elárea que solicitó la documentación será responsable de devolver lamisma al responsable de la Caja General una vez concluidas lasgestiones legales correspondientes.

7.2. SERVIDORES PÚBLICOS Y OTROS BENEFICIARIOS

7.2.1 Para la entrega de cheques a favor del personal de la empresa, porconcepto de anticipo de viáticos, devolución de descuentos deINFONAVIT, recuperación de fondos revolventes, comprobación degastos efectuados por cuenta de la empresa, etc., el responsable de la /lCaja General solicitará lo siguiente:

\."FECHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006)~

PÁGINA: 23 DE: 39

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEAC1ÓN

Credencial oficial expedida por L1CONSA, SA DE C.V.,acredita como empleado de la empresa.


Portuarias y de Operaciones FronterizasIl,:11



No. Revisión: 02


En caso de no acudir el beneficiario a cobrar el cheque, elempleado que se presente a efectuar el cobro presentará cartapoder suscrita por el beneficiario, anexándole a ésta, copia de lacredencial oficial expedida por L1CONSA, SA DE C.V., tanto delotorgante como del otorgado.

7.2.2 Los cheques expedidos para pago de pensiones alimenticias, seránentregados a los beneficiarios, mediante presentación de identificaciónoficial (credencial de elector, cartilla o pasaporte).

7.2.3

En caso de que el beneficiario no se presente a recibir el pago, deberáextender carta poder, misma que, para validar la personalidad y firmasdel otorgante, otorgado y testigos, deberá avalarse por el titular delDepartamento de Recursos Humanos en Oficina Central, por el Jefe deRelaciones Industriales en Centros de Trabajo y por el Titular delDepartamento de Operaciones, suscribiendo la misma al reverso,haciendo constar esta validación y se incluirá copia de identificaciónoficial (credencial de elector, cartilla o pasaporte) del otorgante y de lostestigos.

Será obligación del responsable de la Caja General al momento deefectuar el pago, solicitar a la persona facultada su identificación oficialpara corroborar su personalidad y firma, y para confrontarla contra laasentada en la carta poder, misma que deberá anexarse al soportecorrespondiente.

Los cheques por concepto de finiquitos y liquidaciones, seránentregados a los beneficiarios por conducto del Departamento deRelaciones Laborales en Oficina Central y por el Departamento deRelaciones Industriales en Centros de Trabajo, para ello, los titulares dedichos Departamentos deberán remitir oficio al responsable de la CajaGeneral, solicitando la entrega del cheque, el cual deberá contener losiguiente:

(JIJ

Designación y firma de la persona que recogerá el cheque.

Nombre del beneficiario, número de cheque, importe y nobanco girado.





No. Revisión: 02


,

I

JExpresamente la leyenda: "El cheque será entregado albeneficiario, obteniendo la firma autógrafa de recibido en la copiade la póliza cheque, la cual será devuelta a la caja general una vezconcluido el trámite respectivo, haciéndonos responsables delbuen uso del cheque hasta su entrega al beneficiario"

7.3. PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS

7.3.1 El pago de cheques a proveedores y prestadores de servicIo seefectuará en la Caja General contra la presentación del contrarecibo silo hubiere, expedido por el área de Cuentas por Pagar.

7.3.2 Para el pago de cheques a proveedores y prestadores de servicios cuyoimporte sea superior a $100,000.00, (Cien mil pesos 00/100 M.N.) elresponsable de la Caja General deberá integrar un expediente porproveedor con la siguiente documentación:

Fotocopia de identificación oficialfacultado para recibir los cheques.

Comunicado suscrito por el apoderado legal del proveedor confacultades para actos de administración, pleitos y cobranzas,donde otorgue al cobrador facultades para recibir chequesexpedidos por L1CONSA, SA DE C.V. a favor de su representada,debiéndose anexar al mismo, fotocopia del poder notarial exped' oa su favor, e identificación oficial con foto y firma, (credenci deelector, cartilla o pasaporte).

Fotocopia del poder notarial otorgado por la empresa a la personaque se presenta a cobrar el cheque, el cual debe contenerexpresamente facultades para actos de cobranza e identificaciónoficial con foto y firma (credencial de elector, cartilla o pasaporte).

Copia del Registro Federal de Contribuyente de la empresa.

En caso de que el cobrador del proveedor no cuente con poder notarialpara actos de cobranza, se solicitará e integrará en el expediente lasiguiente documentación:





No. Revisión: 02


7.3.3 El responsable de la Caja General, deberá conservar este expedientepor cada proveedor y verificar previo a la entrega del cheque, que elcobrador está plenamente facultado para recibirlo según losdocumentos que integran el expediente respectivo, en caso de que lapersona que se presente a cobrar no esté totalmente acreditada en lostérminos descritos no se entregará el cheque.

7.3.4 Para efectuar el pago de cheques por importes menores a $100,000.00(Cien mil pesos 00/100 M.N.), el responsable de la Caja Generalsolicitará se le exhiban los siguientes documentos:

Fotocopia del poder notarial otorgado por la empresa a la personaque se presenta a cobrar el cheque, el cual debe contenerexpresamente facultades para actos de cobranza e identificaciónoficial con foto y firma (credencial de elector, cartilla o pasaporte).

Copia del Registro Federal de Contribuyentes de la empresa.

En caso de que el cobrador del proveedor no cuente con poder notarialpara actos de cobranza, se solicitará exhiba siguiente documentación:

Comunicado suscrito por el apoderado legal del proveedor confacultades para actos de administración, pleitos y cobranzas,donde otorgue al cobrador facultades para recibir chequesexpedidos por L1CONSA, S.A. DE C.V., a favor de surepresentada, debiéndose anexar al mismo, fotocopia del podernotarial expedido a su favor e identificación oficial con foto y firma, .;(credencial de elector, cartilla o pasaporte). /

Fotocopia de identificación oficial con foto y firma del cobrador ¡~facultado para recibir los cheques. U

En caso de que la persona que se presente a cobrar no se acredite en /llos términos descritos no se entregará el cheque.



f) Clave: VST-DFP-PL-001


No. Revisión: 02


7.3.5 En el caso de la entrega de cheques expedidos a personas físicas conactividad empresarial, el cobrador deberá exhibir la siguientedocumentación:

Identificación oficial con foto y firma (credencial de elector, cartillao pasaporte), que deberá validarse con los datos generales delbeneficiario.

Registro Federal de Contribuyentes.

En caso de no ser el beneficiario el que se presente a realizar elcobro, el cobrador deberá exhibir carta en donde el beneficiario lofaculta a recibir cheques expedidos a su favor, así como copia deidentificación oficial de quien la suscribe y de quien cobra(credencial de elector, cartilla o pasaporte).

7.3.6 Es responsabilidad de las áreas de adquisiciones, de serviciosgenerales o de aquella que gestionó la contratación del bien o servicio,informar a los proveedores y prestadores de servicios de todos losrequisitos que deberán cumplir para obtener sin contratiempos el pagode los cheques expedidos a su favor.

7.3.7 Los cheques que son emitidos a favor de Instituciones de Fianzas,serán entregados por conducto de servidores públicos adscritos a laUnidad Jurídica, para entregarlos a la Afianzadora correspondiente,para ello, el titular del departamento que gestionó el pago, deberáremitir oficio al responsable de la Caja General solicitando la entrega I

Jdel cheque, el cual deberá contener lo siguiente: !

Designación y firma de la persona que recogerá el cheque. ( [

Nombre del beneficiario, número de cheque, importe y nombre del ~/'1banco girado. Z I

Expresamente la leyenda: "El cheque será entregado alrepresentante del beneficiario, obteniendo la firma autógra derecibido en la copia de la póliza cheque, la cual será devu a a laCaja General una vez concluido el trámite respectivo, haci ndonosresponsables del buen uso del cheque hasta su e t abeneficiario". \

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No. Revisión: 02


7.3.5 En el caso de la entrega de cheques expedidos a personas físicas conactividad empresarial, el cobrador deberá exhibir la siguientedocumentación:

Identificación oficial con foto y firma (credencial de elector, cartillao pasaporte), que deberá validarse con los datos generales delbeneficiario.

Registro Federal de Contribuyentes.

En caso de no ser el beneficiario el que se presente a realizar elcobro, el cobrador deberá exhibir carta en donde el beneficiario lofaculta a recibir cheques expedidos a su favor, así como copia deidentificación oficial de quien la suscribe y de quien cobra(credencial de elector, cartilla o pasaporte).

7.3.6 Es responsabilidad de las áreas de adquisiciones, de serviciosgenerales o de aquella que gestionó la contratación del bien o servicio,informar a los proveedores y prestadores de servicios de todos losrequisitos que deberán cumplir para obtener sin contratiempos el pagode los cheques expedidos a su favor.

7.3.7 Los cheques que son emitidos a favor de Instituciones de Fianzas,serán entregados por conducto de servidores públicos adscritos a laUnidad Jurídica, para entregarlos a la Afianzadora correspondiente,para ello, el titular del departamento que gestionó el pago, deberáremitir oficio al responsable de la Caja General solicitando la entrega f

Jdel cheque, el cual deberá contener lo siguiente: !Designación y firma de la persona que recogerá el cheque. ( (

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Portuarias y de Operaciones FronterizasII



No. Revisión: 02


7.3.8 Los cheques que son emitidos a favor de ganaderos por la adquisiciónde leche, podrán entregarse por conducto de servidores públicosadscritos al Centro de Trabajo fuera de las instalaciones de la empresa,para ello, el Gerente del Centro de Trabajo designará mediante oficio alservidor público responsable de retirar los cheques de la Caja General.

Conforme a la periodicidad de pago establecida, el servidor públicodesignado retirará los cheques de la Caja General, debiendo firmar derecibido en un tanto de la póliza cheque y se desplazará paraentregarlos a los Jefes de los Centros de Acopio.

Al recibir los cheques, el Jefe del Centro de Acopio suscribirá carta derecibo de conformidad en el cual se señalará:

Número total de cheques que recibe y el número de folio de losmismos.

Expresamente la leyenda: "El cheque será entregado albeneficiario, obteniendo la firma autógrafa de recibido en la copiade la póliza cheque, la cual será devuelta al servidor público queme entregó los cheques, haciéndome responsable del buen usodel cheque hasta su entrega al beneficiario".

Al efectuar el pago, el Jefe del Centro de Acopio solicitará albeneficiario exhiba identificación oficial (credencial de elector o cartilla),y obtendrá la firma de recibido en un tanto de la póliza cheque.

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FECHA, 14 NOVIE BRE DE:J~PÁGINA: 28 DE: 39

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACfÓN

.••....../)El Jefe del Centro de Acopio, entregará al servidor público responsable

de la entrega de los cheques, el tanto de la póliza cheque debidament,esuscrita por el beneficiario, haciendo constar la entrega en la carta quese suscribió cuando recibió los cheques.

El servidor público autorizado entregará al responsable de la Caja /1General el tanto de las pólizas cheque suscritas por el beneficiario paraintegrarlas al archivo respectivo.

~---~





No. Revisión: 02


7.3.9 Será responsabilidad de las áreas internas de la empresa que realizanlos trámites para realizar pagos como impuestos, derechos, energíaeléctrica, agua, teléfonos, IMSS, FONACOT, etc., recoger en la CajaGeneral los cheques emitidos, para ello, deberán enviar al responsablede la Caja General por única vez, oficio suscrito por el servidor públicoque autorizó la MAPP, señalando lo siguiente:

Nombre del empleado (s) facultado (s) para recibir el cheque.

Concepto de las obligaciones o servicios

Expresamente la leyenda: "Quien suscribe y la persona facultada,manifiestan hacerse responsables del buen uso del chequerecibido, y efectuar el pago de la obligación o serviciocorrespondiente, conforme al procedimiento o mecanismoestablecido por el beneficiario del cheque".

El empleado facultado para recibir el cheque, deberá firmar de recibidoen la copia de la póliza cheque.

7.3.10 Los cheques para el pago de cursos de capacitación, análisis demuestras de leche, anticipos para compra de gasolina o todos aquellospagos que son con cargo al solicitante, serán entregados mediante lapresentación de la credencial expedida por la empresa.

7.3.11 Por las condiciones operativas propias de los Departamentos deOperaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas, los cheques quese emiten para el pago de despachos aduanales, derechos y servicios Idirectamente relacionados al proceso de importación de leche en polvo 1;ya la internación del producto, se manejarán de la siguiente forma: (

Para los pagos que deben efectuarse directamente en las Instituciones /1Bancarias por personal del Departamento de Operaciones, el servidorpúblico que realice el pago deberá firmar de recibido en la pólizacheque.

Para los pagos que deben realizarse por la Agencia Aduanal ca ratad,,!para importación del producto, se deberá integrar un expedi n enCaja General con la siguiente documentación: '\

~ ~


'~I~t~t~~l f-=-:--_:-:-=:=P:-o:::rt-.:;u-.:;a,--,ri:::a,-s-::Y-::d--;:e_o_pe_r_a,c-:-io:-n_e-::s:-F_r-,-on,--,t,-;e_ri_za-::s-::- -iClave: VST-DFP-PL-001 No. Revisión: 02


7.3.9 Será responsabilidad de las áreas internas de la empresa que realizanlos trámites para realizar pagos como impuestos, derechos, energíaeléctrica, agua, teléfonos, IMSS, FONACOT, etc., recoger en la CajaGeneral los cheques emitidos, para ello, deberán enviar al responsablede la Caja General por única vez, oficio suscrito por el servidor públicoque autorizó la MAPP, señalando lo siguiente:

Nombre del empleado (s) facultado (s) para recibir el cheque.

Concepto de las obligaciones o servicios

Expresamente la leyenda: "Quien suscribe y la persona facultada,manifiestan hacerse responsables del buen uso del chequerecibido, y efectuar el pago de la obligación o serviciocorrespondiente, conforme al procedimiento o mecanismoestablecido por el beneficiario del cheque".

El empleado facultado para recibir el cheque, deberá firmar de recibidoen la copia de la póliza cheque.

7.3.10 Los cheques para el pago de cursos de capacitación, análisis demuestras de leche, anticipos para compra de gasolina o todos aquellospagos que son con cargo al solicitante, serán entregados mediante lapresentación de la credencial expedida por la empresa.

7.3.11 Por las condiciones operativas propias de los Departamentos deOperaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas, los cheques quese emiten para el pago de despachos aduanales, derechos y servicios Idirectamente relacionados al proceso de importación de leche en polvo ('1'

y a la internación del producto, se manejarán de la siguiente forma:

Para los pagos que deben efectuarse directamente en las Instituciones /1Bancarias por personal del Departamento de Operaciones, el servidorpúblico que realice el pago deberá firmar de recibido en la pólizacheque.

Para los pagos que deben realizarse por la Agencia Aduanal copara importación del producto, se deberá integrar un expedi nCaja General con la siguiente documentación: '\





No. Revisión: 02


Comunicado suscrito por el apoderado legal del Agente Aduanalcon facultades para actos de administración, pleitos y cobranzas,donde otorgue a los cobradores facultades para recibir chequesexpedidos por L1CONSA, S.A. DE C.V. a favor de su representada,debiéndose anexar al mismo, fotocopia del poder notarial expedidoa su favor, e identificación oficial con foto y firma, (credencial deelector, cartilla o pasaporte).

Fotocopia de identificación oficial con foto y firma de loscobradores facultados para recibir los cheques.

Copia del Registro Federal de Contribuyente de la empresa.

7.3.12 El responsable de la Caja General, deberá conservar este expedientepor cada Agente Aduanal y verificar previo a la entrega del cheque, queel cobrador está plenamente facultado para recibirlo según losdocumentos que integran el expediente respectivo, en caso de que lapersona que se presente a cobrar no esté totalmente acreditada en lostérminos descritos no se entregará el cheque, debiendo solicitar laactualización del comunicado al Agente Aduana!.

8. RESGUARDO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS

~¡)

FECHA: 14 DE MBRE DE 2066~PÁG A: 30 DE:"39

El área que remite la documentación para resguardo, es respons le deltiempo de permanencia del documento en la Caja General has! el retirodefinitivo de la misma. 1\

El responsable de la Caja General podrá mantener en resguardo documentosque por su valor e importancia para la empresa se considere necesariomantener en lugar seguro. ~

ICualquier área de la empresa que tenga necesidad de enviar a la Caja I ,General documentación para su resguardo, deberá turnarla mediante oficio ~ !

dirigido al titular de la Subdirección de Tesorería General en Oficina Central, alSubgerente de Administración y Finanzas en Centros de Trabajo y al Titular /l-1del Departamento de Operaciones, en el cual se deberán indicar las / Icaracterísticas principales del documento que se envía para su resguardo yseñalará si la custodia es temporal o por tiempo indefinido.

8.3.

8.2.

8.1.





No. Revisión: 02


8.4.

8.5.

El retiro de la documentación remitida a la Caja General para su resguardo, sesolicitará mediante oficio suscrito por el titular del área que envió el documentoa resguardo, dirigido al Subdirector de Tesorería General en Oficina Central, alSubgerente de Administración y Finanzas en Centros de Trabajo y al Titulardel Departamento de Operaciones.

Para tener un control adecuado de los documentos en custodia, elresponsable de la Caja General deberá elaborar una relación que contenga lascaracterísticas principales de los documentos recibidos que deberá actualizaral momento de recibirlos o entregarlos, adicionalmente, en forma semestralefectuará una revisión física de los documentos en custodia contra dicharelación, misma que deberá firmar manifestando que los documentos encustodia coinciden con la detallado en la misma, debiendo remitirla al Titulardel Departamento de Operación Bancaria en Oficina Central, al Subgerente deAdministración y Finanzas en los Centros de Trabajo y al Titular delDepartamento de Operaciones.

IlL~1

FECHA: 14 DE N \(IE e.Bffi DE200~PAGINA: 31 DE: 3 _

DIRECCiÓN DE FINANZAS YPLANEACfÓN




Revisión: 14-11-2006Emisión original: 23-01-1998

VII. RELACiÓN DE ANEXOS

pAGINA. 32 DE. 39~t\.DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN~

)

Núm. Nombre del Documento Clave

1. Cheque SIN

2. Recibo de Pago FCG-6

3. Instructivo de llenado del Recibo de Pago

4. Reporte de Ingresos SIN

5. Instructivo de llenado del Reporte de Ingresos

~V

//

/, A

11\ \~FECHA: 14 D NO EMBRE DE 2006





CHEQUE(Anexo 1)

No. Revisión: 02


/!


DIRECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA FCG-G "RECIBO DE PAGO"



No. Revisión: 02

Revisión: 14-11-2006Emisión original: 23-01-1998


I

j

II

DEFINICiÓN

La forma FCG-6 Recibo de Pago, es un documento preimpreso en original y dos copias, que seutiliza para hacer constar la recepción de recursos en documento o efectivo pagados en la CajaGeneral.

~---~

EN:

1 Recibimos de:

2 Fecha:

3 Cantidad de:

4 Concepto de:

5 Pagado en:

6 Conceptos:

7 Importe:

8 IVA:

9 Total:

10 Recibió:

11 No. de Cuenta:

12 Elaboró:

13 Contabilizó:

14 Revisó:

SE ANOTARÁ:

Nombre del empleado, persona física o persona morai querealiza el pago.

Día, mes y año en que se recibe el pago.

Importe con número y letra.

Concepto del pago recibido.

Una "X" en el espacio correspondiente, si el pago seefectúa mediante cheque se deberá indicar el nombre delbanco girado, el número de cheque y el número de cuentacontra la que fue girado.

Una "X" en el espacio correspondiente, en caso de noajustarse ninguna de las opciones señaladas, se asentará"X" en el espacio señalado como "otro", y en el renglón(especificar) anotar el concepto.

Monto recibido, de ser el caso antes de impuestos. '~

Monto del Impuesto al Valor Agregado.

Importe total del pago recibido. INombre y firma del cajero general, debiéndose además I lestampar sobre este campo sello con la leyenda "Liconsa ~recibido Caja General". '/7Número, nombre de la cuenta y aplicación del registrocontable correspondiente.

Firma de la persona responsable de codificar la apli acióncontable.

Firma de la persona responsable del área de Con abilidad:4

Firma de la persona responsable del área de Co t

FECHA: 14 DE VIEMBRE DE 2006~GINA: 35 DE: 39

DIRECCfÓN DE FINANZAS YPLANEAC/ÓN':





No. Revisión: 02


REPORTE DE INGRESOS(Anexo 3)

L/CONSA, S.A. DE C. V.REPORTE DE INGRESOS POR CAJA DEL DíA [C]

,/

ELABORÓ

[']REVISÓ

~f !1,, ,I .

/7

!

FECHA: 14 NOVIEMBRE DE2006~PÁGINA: 36 DE: 39

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

j

joI





INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO "REPORTE DE INGRESOS"

DEFINICiÓN

El formato Reporte de Ingresos, es un documento impreso que se utiliza para reportar la recepciónde recursos en documento o efectivo en la Caja General.

EN: SE ANOTARÁ:

1 Del día:

2 Nombre:

3 Recibo de Pago número:

4 Importe:

5 IVA:

6 Total:

7 Concepto:

8 Elaboró:

9 Revisó:

Día, mes y año de elaboración.

Nombre del empleado, persona física, o persona moral querealizó el pago.

Folio del recibo de pago expedido.

Importe del pago sin impuesto.

Monto del Impuesto al Valor Agregado

Monto total del pago.

Breve descripción del concepto del pago recibido.

Nombre y firma de la persona que elaboró el reporte.

Nombre y fírma de la persona que revisó el reporte.

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FECHA 14 DE NOVIEMBRE DE 2006~PAGINA 37 DE 39

D/RECCtÓN DE FfNANZAS y PLANEACIÓN

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"::,,;;:~:~r[11r~~1 Portuarias y de Operaciones FronterizasWC!At iv,u¡",ltL i-=,----;-;::=-==-c=----=-::--:-----.:-:---=-----:----:-:----=-::------i



VIII. HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisión Fecha deDescripción del Cambio Motivo(s)

Núm. Aprobación

00 23-01-1998 Documento Original - Normar las actividades para"Manuat de Políticas para la la operación de la CajaOperación de la Caja General.General en OficinasCentrales, Centros deTrabajo y Representaciones"

01 01-08-2001 Actualización del Manual, - Actualización de diversascon Clave: DF-004-2001. políticas del Manual.

02 29-11-2006 Modificación del Manual. - Actualización de las políticas.

- Homologación conforme a laGuía Técnica para laElaboración de DocumentosNormativos con clave DA-GS-001.

I

FECHA: 14 o OVIEMBRE DE2006~pAGINA: 38 DE: 39

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEAC/ÓN

~--_.~

oPolíticas para la Operación de la Caja General en Oficina

Central, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones

j==l~m¡~~l f-=,----------;--;::-;=-Po-=rt:-;:u=-=ao-r-=ia-,--s--;y:-;:d:-:e_o_pe_r_aTci~o:_n-es_=:_Fr-o;_n_;_te;-r_iz--;a:-;:s,-----__---1Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisión: 02


IX. APROBACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA

NOMBRE FECHA FIRMA

LIC. DANIEL ACEVES VILLAGRÁNDirector de Administración

LIC. FRANCISCO J. LAR~N~ÁJERADirector de Abasto Social lVC.P. ANTONIO DE LA MATA HERNÁNDEZDirector de Finanzas y Planeación

ING. GONZALO E. ROBLES VALDÉSDirector de Materiales

ING. JORGE LUIS SÁINZ PICOSDirector de Producción

C. IGNACIO DURÁN LOMELíTitular de la Unidad de Comunicación Social

LIC. FRANCISCO JAVIER MADRID LINOTitular de la Unidad Jurídica


DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACJÓN

pOLíTICAS PARA LA OPERACiÓN DE LA CAJA GENERAL EN … · 2012-07-04 · destinado exclusivamente...

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